Pelupusan Peralatan Ict

PELUPUSAN ASET

PELUPUSAN DEFINISI “Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan; Membolehkan aset dipindahkan Ke Kementerian/ Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.

OBJEKTIF PELUPUSAN

Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik;

Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

(k) Melebihi keperluan

(a) Tidak Ekonomi Dibaiki

(c) Rosak dan tidak boleh digunakan

(j) Perubahan teknologi (i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan (a) Disyor selepas pemeriksaan aset

(b) Usang/obselete

SEBAB PELUPUSAN

(a) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

(a) Luput tempoh penggunaan (a) Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum (f) Tiada alat ganti

KUASA MELULUS 1. Perbendaharaan a. Nilai melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000 b. tanpa mengira nilai perolehan asal: (i) Hadiah; (vii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; (iii) Tukar Beli (trade-in); (iv) Tukar Barang (barter-trade); (x) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

2. Kementerian/Jabatan a. Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; b. Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000. # Pewakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Pewakilankuasa 1956 – Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan bth. 9 Mei 2008

3. KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana -mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

PROSES PELUPUSAN 1. Menyenaraikan aset yang hendak di lupuskan 2. Sediakan KEW. PA-16 bagi pelupusan Harta Modal dan dapatkan perakuan pelupusan dari pegawai yang berkelayakan 3. Sediakan KEW. PA-17 bagi Pelupusan Harta Modal/ Inventori dan diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal KEW. PA-15 4. Kemukakan ke Urusetia Pelupusan, Unit Aset Alih di Jabatan Pelajaran Negeri melalui PPD untuk mendapat kelulusan pelupusan yang nilai tidak melebihi RM50,000 seunit dan keseluruhan kurang RM500,000.

PROSES PELUPUSAN

5. Melebihi RM50,000 seunit dan keseluruhannya melebihi RM500,000 hendaklah dikemukakan oleh Urusetia Pelupusan JPN melalui Kementerian ke Perbendaharaan untuk Kelulusan 6. Setelah mendapat kelulusan pelupusan hendaklah dilaksanakan mengikut kelulusan yang disyorkan; 7. Kelulusan Pelupusan hendaklah dicatatkan dalam daftar Harta modal KEW.PA-2 dan daftar Inventori KEW.PA-3; 8. Pelanjutan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan dua minggu sebelum tamat tempoh kelulusan kpd Kuasa Melulus;

PROSES PELUPUSAN 9. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh pelupusan kepada kuasa melulus; 10. Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan; 11. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18 hendaklah disediakan selepas pelupusan dilaksanakan; 12. Mengemukakan Sijil Pelulpusan pelupusan dijalankan kepada Kuasa

KEW.PA-19 setelah Melulus;

13. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

b. a. Jualan secara:(i) Tender (ii) Sebut harga (iii) Lelong (i) -

Musnah secara:Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam Kaedah lain pelupusan yang difikirkan esuai.

Jualan Sisa KAEDAH PELUPUSAN

(a) Tukar Barang ( Barter Trade) (a) Tukar Beli (Trade In) (a) Tukar Ganti (Cannibalize)

(f) (h)

Hadiah

Pindahan

Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kem./Jab. dipadamkan;

Kenderaan kerajaan dan aset lain dikecualikan daripada semua jenis cukai.

TINDAKAN PELUPUSAN

JPJ hendaklah dimaklumkan supaya Pendaftaran Kenderan dibatalkan;

Kad Pendaftaran Kenderan hendaklah diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa;

LEMBAGA PEMERIKSA

a. Lembaga pemeriksa dilantik oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh pelantikan selama 2 tahun; b. Keanggotaan:i. ii. iii. iv.

Sekurang-kurangnya dua orang pegawai (Pengrusi dan Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dengan aset; Mempunyai kepakaran memeriksa aset; Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

Tempoh tindakan pelupusan :i.

Perlu dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan ;

•

Permohonan pelanjutan tempoh hendaklah dikemukakan kepada kuasa melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan;

x.

Pelanjutan tempoh dibenarkan sekali sahaja; dan

iv.

Pelupusan yang tidak dapat di laksanakan selepas pelanjutan tempoh, kelulusan pelupusan akan terbatal.

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET

TAFSIRAN KEHILANGAN KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

(a)

Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset;

(a) Menyelaraskan rekod aset; OBJEKTIF HAPUS KIRA

(a) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan (a) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

KUASA MELULUS PERINGKATAN PERBENDAHARAAN (a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(c)

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(k)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam. #

Pewakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Pewakilankuasa 1956 – Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan bertarikh 9 Mei 2008

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Jabatan Pelajaran Negeri bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. •

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal (KEW. PA-2/KEW. 312)/Daftar Inventori (KEW. PA-3/KEW. 313) dan Laporan Awal kehilangan ( KEW. PA-28) bersama Laporan Awal Polis daripada Ketua Jabatan. (SEKOLAH/PPD)

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal (Kementerian) bersama nama Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format KEW. PA-29.

SAMBUNGAN (a) Mendapatkan hasil siasatan polis. (c) Mendapatkan Laporan Akhir KEW. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. (e) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (g) Menyemak hapus kira

dan memastikan dokumen bagi permohonan lengkap dan teratur.

(i) Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

SAMBUNGAN •

Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n)

Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

PROSES HAPUSKIRA 1. Melaporkan Kehilangan (a) (b)

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. Laporan Awal – KEW. PA-28 (a)

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal jika kehilangan aset oleh kakitangan bawahannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di- peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i)

Urusetia Kehilangan Jabatan Pelajaran Negeri melalui Pejabat Pelajaran Daerah; dan

(ii)

Jabatan Pelajaran (Urusetia Kehilangan) hendaklah mengemukakan Laporan Awal, Laporan Awal Polis bersama nama Jawatankuasa Penyisat KEW.PA-29 kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Jawatankuasa Penyiasat 1. Keanggotaan: (c) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (e) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi. 2. Kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai K Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat

Penyedian Laporan Akhir – KEW.PA-30 - Perlu disediakan dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh perlantikan; - Dapatkan keterangan dari pegawai yang terlibat; - Lampirkan bersama dokumen-dokumen sokongan:-Salinan Daftar Harta Modal/Inventori; -Salinan daftar pergerakan harta modal/inventori; -Gambar lokasi kejadian; -Salinan Sijil Akuan Penerimaan; -Salinan Sijil Pemasangan dan Pengujian; -Salinan surat perjanjian (jika ada); dan -Dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

Penyedian Laporan Akhir – KEW.PA-30

- Lengkap hantar ke Kementerian melalui PPD dan JPN; - Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal.

TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN DITERIMA

(a) Catatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori; (d) Kemukakan Sijil Hapus Kira Aset KEW. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan; (g) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan: dan (k) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

SEKIAN TERIMA KASIH JUMPA LAGI