Gestión De Información No Estructurada

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA APLICACIÓN EN EXPLORACION DE HIDROCARBUROS Por: Ing. Wilmar Amaya, MSc. [email protected]

Muchas empresas enfocan su gestión de información no estructurada en los documentos, sin embargo la realidad refleja que las necesidades de información cubren otros tipos de información como es la información disponible en ítems o medios físicos/electrónicos y en ciertos formatos propios de negocio como por ejemplo un registro eléctrico de un pozo, sísmico o un mapa como es el caso en la industria del petróleo. La búsqueda, acceso y uso de estos tipos de información asociados por lo general a un área geográfica son actividades del día a día de un usuario técnico de datos. No obstante, las piezas de información se encuentran aisladas pues no existen entre ellas relaciones o asociaciones que permitan su integración. Además la administración y preservación de información en el tiempo con calidad son factores críticos para lograr el éxito y las metas estratégicas de una compañía. No obstante su innegable importancia, hoy en día la información se administra aisladamente, en silos, con asociaciones limitadas o ninguna hacia otras fuentes de datos similares que son de gran interés e importancia para los especialistas técnicos. Esto lleva a que un proyecto exploratorio, por ejemplo, se tome varios meses en la recopilación de información relevante para un área sin tener en cuenta las altas demandas de tiempo de expertos en la limpieza, depuración y tratamiento de los datos para dejarlos con las calidades requeridas para su análisis e interpretación. Análisis recientes sobre el estado de la información técnica de Exploración concuerdan en un conjunto de criterios y desafíos para una eficiente administración de los datos:

Falta de estándares y gobernabilidad Existencia de silos de información Falta de calidad y en especial completitud y exactitud de los datos Baja disponibilidad (acceso) e integralidad Dispersión de altos volúmenes de datos Carencia de personal experto para análisis y control de calidad Falta de una infraestructura (framework) común para integración de información. Confidencialidad y seguridad física (sitio formal) limitados. Así, la disponibilidad de información con calidad al igual que su integración permiten ver más sobre los datos facilitando vistas con mayor comprensión e integralidad. En consecuencia, la preservación de la información en repositorios que aseguren su valor y vigencia en el tiempo junto con mecanismos mejorados de acceso en cualquier lugar y momento son funcionalidades que los usuarios técnicos requieren con urgencia y que se pueden lograr con una gestión integral y organizada de la información que a la vez aumenta la confianza y certidumbre en la toma de decisiones y reduce los riesgos operacionales al contar con información correcta y oportuna. Objetivo Una solución de integración que comprenda cada uno de los desafíos identificados requiere de un diseño, provisión, construcción, implantación y puesta en operación de una solución estructural para servicios integrados de Información Técnica y de preservación de información que aseguren los activos estratégicos de datos, integrando procesos, personas y tecnología.

[email protected]

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

La solución debe ofrecer servicios basados en Web de auto-atención de información donde, cuando y como se necesite para una empresa global con énfasis en la búsqueda y acceso a datos no-estructurados y de bases de datos, al igual que una infraestructura (framework) para servicios de administración de información técnica asegurando su calidad y preservación en el largo plazo.

Estándares. Comprende la definición de estándares, políticas, procedimientos y normas que faciliten la integración y flujo de la información en los procesos de negocio.

Alcance

Gobernabilidad. Establece los roles, funciones y responsabilidades tanto de las áreas como de las personas en el ciclo de vida de los datos desde su creación hasta su retención y/o disposición.

De acuerdo con las prioridades en los requerimientos de información, una solución de esta envergadura debe limitar su cubrimiento de información No-estructurada hacia los siguientes tipos de datos: Información técnica propia del negocio (p.e. Sísmica, pozos, geología, …) Información geográfica (mapas, sensores remotos), Documental técnica ya sea digital o física, Activos físicos o información técnica en medios físicos (papel, electrónicos).

Seguridad. Define los criterios, reglas y mecanismos para garantizar la confidencialidad y privacidad de los datos al igual que su seguridad física y los controles de acceso y uso.

Preservación. Define los medios, sitios y repositorios de almacenamiento de la información, procedimientos y modelos para asegurar la vigencia y uso de la información en el largo plazo. Este pilar establece que la información se debe administrar y asegurar como un activo estratégico para una organización.

Información de resultado (Producto final). Conjunto de datos finales de los proyectos (interpretaciones). Para ello se debe formular la solución con énfasis en la optimización de procesos y flujos de información de servicios como data management, bibliotecas de información técnica, gestión documental técnica y administrativa, servicios de cartografía y la información externa de asociados, contratistas, y entidades de gobierno. La solución integral apunta a que se entreguen principalmente dos ambientes de trabajo que faciliten, el primero los servicios integrados de información técnica, documental y física, y el segundo la preservación y calidad de los datos en repositorios formales y permanentes de información. Independientemente de la estrategia para la implantación de una solución (desarrollo, compra, outsourcing,…), está debe comprender los siguientes componentes o pilares fundamentales que aseguren una eficiente gestión de la información:

Integración. Define los lineamientos, directrices y principios arquitectónicos que faciliten la navegación, transporte, distribución y suministro de información entre los diversos ambientes heterogéneos y dominios que puede tener una solución integral. Estas bases fundamentales deben soportar y permear la triada de los procesos, tecnología y servicios (gente) como componentes claves de una solución para la gestión eficiente de información cuyo fin principal de ser la provisión de información con calidad, correcta

[email protected]

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

y oportuna como soporte para la toma de decisiones con baja incertidumbre.

Cubre aspectos de arquitectura de datos, modelos, metadata, taxonomías y seguridad de la información. Caracteriza los flujos de información y su gobierno para la eficiente gestión del ciclo de vida de los datos.

La solución conceptualmente integra los siguientes componentes arquitectónicos y sus respectivos alcances: a. Entrada de datos. Facilita y controla el ingreso de información tanto interna (proyectos, funcionarios, sistemas de información) como externa (Socios, operadoras, otras entidades). El objeto es garantizar que la información recibida cumple con criterios de calidad a través de herramientas como manuales de recepción de datos que permitan la integración de información bajo estándares. b. Servicios Integrados de Información. Implanta un conjunto de productos y procesos que permiten la operación de servicios de información integrados bajo un único ambiente de trabajo. El objeto es integrar los servicios de datamanagement (datos técnicos como sísmica, pozos, cultural), los de gestión documental (documentos técnicos y administrativos) y los activos físicos en papel o medios electrónicos. c. Motor de Metadata. Es el mecanismo fundamental para la integración y asociación entre sí de las diferentes clases de información consideradas en los Servicios Integrados de Información. Cada clase de información tiene su propia metadata administrada de forma independiente. El motor de metadata es un integrador que facilita asociar y correlacionar las piezas de información entre sí de manera que el usuario final pueda encontrar y usar todas los ítems de información relevantes a un proyecto área geográfica de interés. Conforma una especie de catalogo maestro de metadata de información heterogénea. d. Sistema de Gestión de Información. Define y establece las diferentes políticas, estándares, metodologías, normas, procedimientos y guías para una efectiva estandarización de información técnica junto con modelos de gobernabilidad que definen los roles y responsabilidades para una correcta administración de datos.

Comprende los procedimientos y/o Herramientas de análisis y control de calidad para la administración y el Contexto de los datos: Formatos, Nomenclatura, metadata, taxonomía, coherencia, asociaciones, consistencia. e. Repositorios de información. Define e implanta los modelos, arquitectura y tecnología de los sitios y repositorios para el almacenamiento y preservación de la información técnica al igual que su conservación en el largo plazo y custodia. Comprende las herramientas, procedimientos y servicios para el control y aseguramiento de la calidad de los datos. f.

Calidad de Datos. Un pilar clave para el almacenamiento de Información encargado de la conversión, limpieza, acondicionamiento/tratamiento, carga y migración de información a los repositorios definitivos garantizando el cumplimiento de los criterios y especificaciones de calidad para el contenido de datos. Estructura y migra la totalidad de la información de los proyectos corrientes, las aplicaciones técnicas interactivas como Geoframe y Openworks, la información documental técnica disponible en contenedores documentales y la información física administrada por centros o bibliotecas hacia la nueva plataforma aplicando pruebas de aceptación, transición, entrenamiento y entrega en producción a un operador de servicios de información definido por la empresa. Comprende los procedimientos, servicios y/o Herramientas de análisis y control de calidad para el Contenido de los datos: Exactitud/precisión, completitud, cubrimiento, temática, correlación, temporalidad. Define las especificaciones de calidad, sus [email protected]

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

métricas y medición al igual que los planes de aseguramiento de calidad. g. Solución de TI. Licencia, implanta y pone en operación los productos y aplicaciones especializadas de software, hardware, software operacional, soluciones de almacenamiento, redes y telecomunicaciones requeridos y que respondan a esquemas de alta disponibilidad y exigencia en escalabilidad para la gestión integral de la información técnica asegurando su integración con la actual arquitectura en operación para el Upstream. h. Servicios de atención y suministro de información. Define y diseña el modelo de servicios de atención a usuarios (FrontDesk) basado en acuerdos de niveles de servicio/negocio que satisfaga la experiencia final del usuario en la consulta, acceso y suministro de la información técnica a los flujos de trabajo y toma de decisiones de negocio tanto dentro como fuera del país. Implanta y pone en operación una solución de auto-atención de usuarios basada en Web o punto único de acceso seguro a la información donde y cuando se necesite para una Empresa global mediante facilidades de búsqueda geoespacial (por mapas) y textual sobre datos noestructurados, su visualización y descarga de acuerdo con los privilegios/permisos tanto de los datos como del perfil del usuario.

Cubre la implantación de herramientas y procedimientos para el análisis y gestión del desempeño y productividad de los servicios de atención a usuarios como soluciones de Workflow y facilidades para gestión y control de solicitudes/ordenes que garanticen el suministro de los datos a los proyectos y los usuarios especialistas de E&P. i.

Servicios del Centro/Biblioteca de Información Técnica -CIT. Define y pone al servicio un sitio físico formal de la Empresa para el recibo, administración, preservación y custodia de los activos físicos de información ya sean en papel o medios electrónicos, aplicando los procesos, modelos y estándares empresariales para esta clase de datos. Comprende los servicios de atención a usuarios propios del centro los cuales serán integrados de acuerdo con la solución de servicios integrados de información.

j.

Manejo de cambio y cultura. Diseña y ejecuta los planes de capacitación y entrenamiento basados en competencias y destrezas que permitan la asimilación y manejo del cambio y mejore la cultura organizacional en la gestión de información técnica con énfasis en la sensibilización de la información como un activo estratégico de negocio y las mejores prácticas asegurando que la gente involucrada o impactada asimile la nueva solución y esquema de gestión.

[email protected]

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

Estrategia de desarrollo Partiendo de las necesidades prioritarias de contar con una solución robusta, estable, escalable y evolutiva como base para ofrecer los servicios integrados de información y teniendo en cuenta los tiempos y recursos que demanda la construcción de la solución según antecedentes, experiencias y mejores prácticas a nivel mundial en sector perolero; como estrategia se ve factible y realizable desarrollar y entregar en operación un primer producto llamado servicios integrados de información un segundo producto para la construcción de los repositorios y sitios junto con el aseguramiento de la calidad de datos. Entregables del producto integrados de información

1. Entrada de datos 2. Servicios integrados de información 3. Motor de metadata 4. Sistema de gestión de información 5. Solución de TI 6. Servicios de atención y suministro de información 7. Servicios de CIT 8. Manejo de cambio y cultura Entregables del producto repositorios y calidad de información Los entregables para los repositorios de información cubren los siguientes componentes descritos en el Alcance de este documento:

servicios

De esta forma los entregables de los Servicios Integrados de Información cubren los siguientes componentes descritos en el Alcance de este documento y limitados a la administración de la información no-estructurada:

1. 2. 3. 4.

Repositorios de información Calidad de datos Solución de TI Manejo del cambio y cultura

[email protected]

HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA

Estructura Organizacional La estructura organizacional para el desarrollo de la solución integral comprende principalmente los siguientes roles: Patrocinador Gerente Comité Ejecutivo Líderes Técnicos: Tecnología, Negocio, Servicios de Información Equipo Extendido estructurado por frentes de trabajo así:

-

Líder Frente: Servicios DataManagemet Líder Frente: Servicios de Información Líder Frente: Repositorios y Calidad de datos Líder Frente: Centro/Biblioteca de información técnica

Resumen Aunque las empresas tienen diversos desafíos para una gestión integral de información heterogénea principalmente por gobiernos aislados en los tipos de información (silos), este documento presenta un diseño conceptual y arquitectura de una solución para una gestión eficiente de información no-estructurada que cubre datos técnicos propios de un negocio, documentales e ítems físicos. La solución tiene como base unos pilares fundamentales sobre los cuales se construyen diferentes componentes estructurales que conforman los productos principales para servicios integrados de información y la preservación en el tiempo de los datos con calidad con el objeto de proveer información correcta y oportuna en la toma de decisiones estratégicas en los procesos de negocio.

[NOTA: El autor agradece la participación, aportes, revisiones y comentarios del Ing. Javier D. Ospina ([email protected]) en el diseño y construcción de esta solución]

[email protected]