Ensayo Legislación Documental.docx

Legislación Documental Actividad 1 Ensayo

Elaborado Por: Evelin Melissa Rodríguez Escobar

Servicio Nacional De Aprendizaje –SENA Legislación Documental En El Entorno Laboral Florencia-Caquetá 25 De Marzo De 2019

Legislación Documental Actividad 1 Ensayo

Elaborado Por: Evelin Melissa Rodríguez Escobar

Presentado A: Thomas Erick Pichon Perez

Servicio Nacional De Aprendizaje –SENA Legislación Documental En El Entorno Laboral Florencia-Caquetá 25 De Marzo De 2019

Introducción

Son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la constitución política que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla los estatutos más sencillos para la gestión documental. Se manejan unas leyes acorde a cada necesidad de salvaguardar la Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las diferentes oficinas y personas que lo necesiten para la toma de decisiones. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Legislación Documental

Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Uno de los principios básicos de toda función archivística es la organización, puesto que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores condiciones de conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y rápido que permita la eficiente localización y recuperación de la información, puesto que un archivo no sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente constante de información y consulta, el cual se erige en cuanto a la Administración Pública como el pilar del derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país. NORMATIVIDAD GENERAL Ley 594 de 2000. «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.» Ley 23 de 1981 «Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.» Ley 23 de 1982. «Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto 1369/89 y Decreto 2145/85)» Ley 80 de 1989. «Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.» Ley 31de 1992. «Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la República.» Artículo 8. ´Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. ´Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Conclusiones

Así mismo, también es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen los archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así como testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos históricos. De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en el argumento de su deterioro o antigüedad. Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.