Programación Evento Comercial Y Diseño De La Campaña(1).docx

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña De Difusión

Integrantes: Marcela Alape Diego Suarez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Programa: Tecnología Gestión de Mercados Bogotá D.C Noviembre 2018

1. Tipo de evento a realizar

Tipo de Evento: Empresarial

Debido a que se tratarán temas de carácter

académico, tecnológico, y

empresarial que Tienen como finalidad generar un beneficio económico o de otro tipo para quien lo organiza o para un tercero; como en este caso: presentar un producto, promover relaciones públicas con socios potenciales, la presentación de un plan de desarrollo, acuerdos políticos, exposición, seminarios, y simposio. En el centro de convenciones se presentarán muchas marcas y compañías nacionales

e

internacionales

presentando,

nuevos

productos,

avances

tecnológicos, propuestas de negocios, todo esto a favor de la salud del paciente en falla renal, se tendrán expositores y talla internacional en campo de la salud, específicamente en el área de la Nefrología. Colombian Medicare Actualmente, es líder a nivel nacional atendiendo los requerimientos con nuestros productos de las entidades especializadas en tratamientos

para

pacientes

renales.

Nuestra

actividad

está

orientada

específicamente a mantener contacto directo con nefrólogos, intensivistas, neurólogos, cirujanos y personal de enfermería interesados en nuestros productos quienes son atendidos por personal especializado. En los tratamientos de Hemofiltración, Plasmaféresis y CPFA, ofrecemos apoyo tecnológico con colocación de Máquina y entrenamiento constante al personal de enfermería

que

interviene

en

estos

tratamientos.

Las continúas innovaciones y mejoras, resultado de la investigación de los fabricantes, son transmitidas a la comunidad médica a través de nuestros representantes.

2. Establecer los requerimientos del evento Actualmente, la realización de eventos es importante para las empresas y las instituciones, no solamente para construir una imagen y una identidad corporativa, sino para establecer relaciones estratégicas con proveedores, grandes clientes, instituciones del Estado, entre otros. La realización de un evento, ya sea grande o pequeño, debe ser planificada y programada para que todos los recursos puedan ser distribuidos y asignados eficientemente y en los momentos apropiados. Según Sánchez (2007, p. 34), “la planificación de eventos es una actividad de un alto nivel de versatilidad, que incluye tareas como relaciones públicas, administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervisión general, etc. Por lo cual se requiere de una correcta planificación y organización profesional para poder competir y lograr excelencia en la calidad del servicio.” Para dicho evento se va a requerir de. Determinar el tipo de evento a realizar: como bien se mencióna al inicio: es un evento Empresarial donde se tendrán actividades tales como: Conferencias Cursos, jornadas Seminarios Congresos

Ferias y exposiciones

Lanzamientos de productos Para realizar un evento exitoso, un organizador debe planificar y programar con tiempo todas las actividades y recursos que se necesitarán. Esto, con el propósito de cumplir a cabalidad con los compromisos y obligaciones adquiridas, así como evitar el derroche innecesario de esfuerzos y dinero. Con respecto a estos requerimientos, Michoacan (2011, pp. 3-13) plantea que se debe tener en cuenta: Nombre del evento: Simposio Nacional de Nefrología

✓ Objetivos o Realizar socialización de especialistas en Nefrología a nivel Nacional o Promover Nuevos productos y avances Tecnológicos en el campo de la enfermedad renal. o Generar oportunidad de negocio entre IPS y La industria de los equipos médicos en el Nicho de los especialistas en enfermedad renal o Capacitar y actualizar a especialistas del ámbito nacional con nuevas estrategias en procedimientos avanzados en el tratamiento de la enfermedad renal y su prevención. ✓ Determinar lugar y fechas tentativas

Lugar: CENTRO DE CONVENCIONES CARTAGENA DE INDIAS Fecha: noviembre 19 - 24 de 2018

✓ Personal de apoyo y equipo de asesores o Nefrologos referentes a nivel nacional, que a su vez serán influenciadores de demás especialistas e IPS en el segmento. o Compañía que provee apoyo tecnológico. o Compañía la cual se encargara de organizar, las adecuaciones físicas, el personal, como meseros, guías y orientadores, personal de mantenimiento, servicios generales, técnico en sonido. o Especialistas en relaciones publicas, quienes realizaran la convocatoria de empresas a participar en dicho evento o Empresa con fines Administrativos, Contabilidad Tesorería, Revisoria fiscal. ✓ Costo aproximado del evento Para: Solo Stand Colombian Medicare y actividades 60.000.000 COP aproximadamente ✓ Requerimiento de recursos para iniciar operaciones ✓ Planteamiento oficial

Gran Simposio Nacional de Nefrología, Cartagena de indias Exposición de Nuevos Productos Avances en técnicas y procedimientos Actualización de conceptos académicos Muestra comercial Invitados especiales: Dr, Ronco (Italia) Dr Bellomo (Australia)

Diseño de la imagen y el concepto ✓ ✓ ✓ ✓

Carteleras: en clínicas y hospitales a nivel nacional Correos electrónicos a especialistas del área Banner en Redes sociales Cuñas Publicitarias radio y Tv

✓ Diseño y cotización del kit del trabajo ✓ Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás actividades a realizar ✓ Contactar y confirmar conferencias o expertos ✓ Invitados especiales: Dr., Ronco (Italia) Dr. Bellomo (Australia) ✓ Promoción del evento con posibles patrocinadores ✓ Cotización de hoteles para conferencistas. ✓ Llevar a cabo la planeación de la publicidad”

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento Ítem Lugar Alquiler establecimiento Equipos Sillas Mesas Adecuaciones Otros Publicidad Impresiones Fotocopiado Piezas publicitarias periódicos y revistas Pauta televisión Cuñas Publicidad exterior Otros Servicios y transporte Servicios públicos Pasajes transporte terrestre Suministros Seguros Tiquetes de transporte aéreo Otros Comidas Almuerzos, desayunos y cenas. Bebidas alcohólicas y no alcohólicas TOTAL

Valor Pabellón 11 Conferías 15000000 2000000 15000 20000 6000000 NA 1000 200 50

Cantidad 1 1 4 10 4 1 NA 200 300 300

Valor Total 15000000 15000000 8000000 150000 80000 6000000 NA 200000 60000 15000

800 15000000 2000000 2000000 NA 55000 60000 55000 150000 20000

150 1 1 1 NA 5 3 5 1 5

120000 15000000 2000000 2000000 NA 275000 180000 275000 150000 100000

600000 NA 2500

1 NA 300

600000 NA 750000

8000

150

1200000

6000 42993550

500 1944

300000 52455000

4. Contratar los Espacios que necesitará. A Continuación se presentará un modelo del contrato, realizado para el alquiler del Stand de Colombian Medicare, este ha sido diligenciado y firmado de las dos partes, previo acuerdo. ARRENDAMIENTO DE LOCAL COMERCIAL Bogotá D.C. 15 de septiembre de 2018 Ambas partes Por un lado y como arrendador, el Sr. (a) Gerardo Salinas en edad legal; de estado civil licenciado en profesión administrador de empresas domicilio calle 7 # 5-54 en chapinero Bogotá D.c; Con la Tarjeta de Ciudadanía 123456789 de Antioquia. En otro y como inquilino, el señor Diego Suárez de edad legal; de estado civil casado; Profesión vendedor; con domicilio en la calle 36 H # 5-25 al sur de la ciudad de Bogotá D.c; Con tarjeta de ciudadanía. Número 1023913442 de Bogotá D.C Ambas partes reconocen su capacidad legal para celebrar este contrato; Y EXPONER I. Que el Sr. Gerardo Salinas posee un stand comercial, ubicada en el Conferías International Hall, pabellón 11 de la calle 26 en la ciudad de Bogotá con un área de 6 metros cuadrados, que se describe a continuación: Utilícela solo para stand y exposición de productos, piso en alfombra, energía eléctrica, agua, conexión de red telefónica e internet, baño independiente. II. Ambas partes contratantes han dispuesto el arrendamiento de dicho stand de acuerdo con lo siguiente, CLÁUSULAS Primero: Señor. Gerardo Salinas arrienda en arrendamiento a Don Diego Suárez el uso de los locales descritos, por el período de 6 días, contados desde la fecha en que dicho lugar se pone a disposición del inquilino, quien lo recibe, así como el llaves . Segundo. Una vez transcurrido el período acordado, si ninguna de las partes ha notificado a la otra, al menos un mes antes de esa fecha, su disposición a no renovarlo, el contrato se ampliará por anualidades sucesivas y hasta un máximo de 6 meses.

Tercero. Una vez transcurrido el plazo del contrato y, cuando corresponda, las extensiones de referencia, el arrendatario debe dejar la propiedad completa cuyo uso está asignado en este contrato al arrendador. Cuarto. El inquilino recibe la propiedad en perfectas condiciones y es útil para el propósito para el que está destinada, que se usa para una exposición independiente y de productos. Quinto. Se fija como un ingreso único de 15,000,000, que se pagará dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, a través de los ingresos en la cuenta corriente del propietario no. 1852865-6, abrió en su nombre en el banco de caja social. El inquilino realizará el valor del impuesto al valor agregado junto con la renta, distinguiendo ambos conceptos. También incluirá los gastos mencionados en la cláusula 8 de este contrato, que a todos los efectos tendrá el mismo tratamiento legal que el alquiler en sí. Sexto. El arrendatario puede llevar a cabo en los locales alquilados las obras que considere necesarias para la instalación de la empresa que pretende abrir al público, pero en ningún caso puede causar o contribuir a disminuir su estabilidad o seguridad, para cuyas obras necesitará ayuda expresa. Consentimiento y escrito del propietario. Una vez que el plazo del contrato expire, y si corresponde, las extensiones que se pueden seguir, el inquilino dejará todas las instalaciones fijas que haya realizado en las instalaciones en perfecto uso, en favor del propietario de las instalaciones, sin que esto sea necesario. pagar por tales instalaciones sin cantidad de dinero. Séptimo: El alquiler se actualizará en la fecha en que se cumpla el tiempo estimado de validez del contrato, aplicando a los ingresos correspondientes a la anualidad anterior la variación porcentual experimentada por el Índice de Precios al Consumidor en un período de doce meses inmediatamente anteriores al cierre. fecha de actualización, tomando como referencia para la primera actualización la correspondiente al último Índice publicado en la fecha de conclusión del contrato, y en los sucesivos que corresponden al último aplicado. Octavo. Los gastos incurridos por los servicios prestados por el lugar que se identifican mediante medidores, así como los generados para el adecuado mantenimiento de la propiedad, sus servicios, impuestos, cargos y responsabilidades que no son susceptibles de individualización y que corresponden a Los locales arrendados y sus accesorios, que se computarán según la tarifa de participación del arrendado en el edificio donde se encuentra, se pagarán, junto con el alquiler adeudado por el inquilino. Noveno. Para el arrendatario, la cantidad de 500,000 pesos colombianos, equivalente a Dos días de la renta, se entrega al arrendador, y como depósito, que

debe devolverse dentro del mes siguiente al día en que las llaves se devuelvan al arrendador. La firma de este documento constituye prueba de dicha entrega. Si se produce la extensión a que se refiere la segunda cláusula de este contrato, el importe El monto del depósito se actualizará y se equiparará con lo que importan los dos pagos mensuales de alquiler. Los contratistas utilizarán a este respecto la misma forma operativa que, para la actualización de alquileres, de acuerdo con la Ley de Arrendamientos Urbanos. Décimo. De conformidad con el artículo 1.279 del Código Civil y a solicitud de cualquiera de las partes contratantes, este documento puede ser cargado en una escritura pública, y registrado, según sea el caso, en el Registro de la Propiedad. Undécimo En todo lo que no esté expresamente previsto en este contrato, se aplicarán las normas para el arrendamiento de bienes inmuebles destinados al uso de viviendas que se establecen en la Ley de Arrendamiento Urbano y el Código Civil. Y para el registro y los efectos apropiados, las partes contratantes firman el presente contrato en el lugar y la fecha indicados.

ARRENDADOR

ARRENDATARIO

5. Elaborar del protocolo del evento Se considera que el protocolo empresarial es un código o una serie normas que se aplican a los directivos, trabajadores y personal externos a la empresa cuando se realiza un evento de cualquier categoría. Es importante referenciar los actos empresariales donde, usualmente, se llevan a cabo actos protocolarios. En ese sentido, Soto (2012, p. 90), realiza la siguiente clasificación: ∙Actos relacionados con el negocio: El protocolo empresarial está presente antes, durante y después de la realización del evento. Antes del evento. En esta etapa, el protocolo está relacionado con la planificación y la selección del personal a cargo del mismo e implica: o Estudio de entorno: Al ser el centro de convenciones nos permitirá un acceso fácil y lugar centralizado. o Contratación del equipo de protocolo: se distinguirá por ser bilingüe debido a la llegada de personas del extranjero, diseñadores de interiores acordes a la temática a manejar. o Identificación de recursos: el encuentro será de carácter formal y sobrio, por lo tanto las bebidas alcohólicas serán limitadas, el manejo del sonido y algunas imágenes serán vistosas pero tenues y sobrias. o Envio de invitaciones y acreditaciones: se facilitara la invitación, y credenciales a través del código QR, Para tener acceso mas fácil rápido y seguro de los asistentes. o Confirmación de los asistentes: una base de datos actualizada permitirá llevar a cabo de manera mas exacta la asistencia de estos. o Construcción del cronograma y programa:

o Adecuaciones del lugar: Se contará con 60 Stands de las casas comerciales más influyentes entre ellas, Colombian medicare, para exhibición comercial. o 4 auditorios para conferencias. o Arreglos: se dispondrán sobrios y acordes a la temática tratar durante la jornada.

Durante el evento En esta etapa, se aplica el protocolo a la organización del evento. Esto requiere: o Brindar información a los asistentes o invitados: Gracias a Personal en los diversos puntos, prestaran el servicio de guía y direccionamiento de los invitados. o Recibir las invitaciones o entradas, señalar los lugares de ubicación e indicar horarios para refrigerios y comidas: se realizara por código QR, la confirmación de los asistentes, se dispondrá de material como medio de guía en la planta física y ubicación.

o Dar apertura al evento y presentar al invitado destacado, experto o conferencistas. o Se da lectura al orden del día o del evento, señalando la duración de las interlocuciones, o recesos, comidas, y preguntas o Corregir errores eventuales que se presenten o Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos o Indicar las zonas de salida y sitios de parqueo

Después del evento Una vez se finalice el evento, usualmente a los invitados se les ofrece un coctel, pasa bocas y también en ocasiones bailes, conciertos o exhibiciones. 6. Formular el plan de relaciones públicas del evento Considerado como un conjunto de estrategias y tácticas planteadas por la empresa para generar una imagen positiva ante la competencia, el cliente, el Estado y la sociedad en general. Se estructura de la siguiente manera. Antecedentes de la empresa: Colombian Medicare es una compañía dedicada a la importación y distribución de medicamentos y productos médico-quirúrgicos para pacientes en falla renal aguda y crónica en cuidados intensivos y unidades renales, con más de 20 años de presencia en Colombia. fue creada el 29 de Marzo de 1993. Los primeros productos en importar fueron: los hemofiltros Bellco en 1993 de Italia, posteriormente se introdujo la segunda línea la cual fueron los catéteres para Dialsis Marca Medcomp de los Estados Unidos.

Misión y visión de la empresa: MISION. Ofrecer soluciones clínicas a la comunidad medica para mejorar la calidad de vida de los pacientes, con productos y servicios de categoría mundial y personal especializado, que generen valor a la sociedad, clientes y accionistas. VISION En el 2020 Colombian Medicare será una Empresa símbolo en el país con presencia en el mercado Americano, enfocada a la producción y distribución de productos especializados y la prestación de servicios para el sector salud, apoyados en tecnología de punta y un equipo humano altamente capacitado y comprometido.

Objetivos generales Llenar un vacío en el mercado colombiano para los tratamientos relacionados a la enfermedad renal Lograr comercializar cada vez más Catéteres de acceso agudo y de largo término en Hemodiálisis, Hemofiltración, Alto Flujo y varias modalidades en el tratamiento de falla renal aguda y crónica, y Plasmaféresis. Aumentar el liderazgo a nivel nacional atendiendo los requerimientos con nuestros productos de las entidades especializadas en tratamientos para pacientes renales.

Objetivos específicos Mantener contacto directo con nefrólogos, intensivistas, neurólogos, cirujanos y personal de enfermería interesados en nuestros productos quienes serán atendidos por personal especializado. Promover y ofrecer a los clientes el apoyo tecnológico con colocación de Máquina y entrenamiento constante al personal de enfermería que interviene en estos tratamientos. Resaltar las innovaciones, mejoras, y el resultado de la investigación de los fabricantes, los cuales serán transmitidos a la comunidad médica a través de nuestros representantes.

Target o público objetivo

Nefrólogos, intensivistas, neurólogos, cirujanos y personal de enfermería interesados en nuestros productos quienes serán atendidos por personal especializado.

Estrategias y tácticas

Mediante Nefrólogos y demás especialistas altamente reconocidos e influencidores de las actividades a realizar atraerán a los clientes potenciales o público objetivo. Cronograma Los cronogramas que se plantean será en el momento de la exhibición comercial en donde se podrá tener contacto más directo del cliente, se realizara presentación de nuestra compañía y productos y posteriores seguimientos.

Personal encargo de la ejecución

Especialistas de producto, asesores clínicos y Gerente Presupuesto Será Variable acorde a la actividad o gestión a realizar Indicadores y resultados de medición Mediante la asistencia o libro de contactos en el cual se encontrará la información de los datos recolectados, posteriormente se fijaran unos objetivos los cuales se verán reflejados en los resultados de las ventas de los clientes potenciales.

7. Diseñar la campaña de difusión Para el evento. Revistas nacionales, regionales y digitales Publicidad exterior localizada (vallas, pancartas, etc.) Publicidad exterior de circulación (volantes, afiches, etc. Emisoras nacionales y regionales Posicionamiento en la web (páginas web, correos, blogs, buscadores, etc.) 8. Difundir el evento comercial NOTA: A este segmento se adjuntará un Audio con la invitación formal, el cual se aplicará para la difusión a través de radio e internet-

Evaluación

Criterios

Esperada

Real

La participación del evento es como mínimo de 90% de las personas esperadas.

100%

85%

Los gastos no superan los presupuestados

60.000.000 COP

65.000.000

Los ingresos son por lo menos del 95% de los esperados

100%

98%

El 90% de las personas que asistieron al evento califican el servicio como excelente

90%

85%

90% (SI) 10% (NO)

95% (SI) 5%(NO)

100% (SI)

95% (SI)

El Evento se desarrolló según el orden establecido El 90% de las personas que asistieron al evento se sintieron satisfechas

Plasmado en el objeto de aprendizaje Estrategias de presentación de productos y servicios“, y realice las siguientes actividades: • Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo. • Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento. ¿Qué se debe entregar? Un informe donde se plasme el plan de presentación del producto o servicio, junto con las imágenes publicitarias para la difusión del evento. 3. Celebración de un contrato comercial En esta tercer parte el aprendiz debe estudiar los siguientes materiales de estudio: Proceso de Negociación, Celebración de un contrato comercial y Código de ética; Una vez realizado este proceso deberá hacer lo siguiente: • Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compra-venta de productos o servicios.