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Archivística estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos

La archivística, archivología o archivonomía (término no reconocido por la Real Academia Española) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones[1] de los documentos de archivo y de las

instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos.[2] La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente es relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de pequeñas organizaciones. También es frecuente la perspectiva de la archivística como disciplina dedicada preferentemente

al patrimonio documental histórico, pero esta visión resulta reduccionista pues resulta imprescindible aplicar sus principios también en la gestión documental.[2] Los documentos de archivo han sido objeto siempre de prácticas que procuraban garantizar su localización, acceso y utilidad. Sin embargo, la formulación científica de los principios de organización archivística y el desarrollo teórico de sus procedimientos específicos fue mínima hasta la primera mitad del siglo XIX. Desde entonces se ha desarrollado notablemente la literatura

profesional, se han creado organismos internacionales específicos, se ha renovado el concepto de usuario de Archivo y se han incluido en su ámbito de estudio los documentos electrónicos.[3] La archivística se enseña como una o varias asignaturas en distintas titulaciones universitarias como Biblioteconomía, Documentación, Humanidades o Historia. La profesión de archivero o archivista es habitualmente ejercida también por titulados en otras carreras, como Derecho, Ciencias Políticas, Historia del Arte o Filología. La archivista y el oficio del historiador se articulan, se nutren, se

relacionan al apuntar ambos hacia un mismo objetivo el documento de archivo, prestando cuidado a su conservación y estudio de su contenido.

Definición y ámbito de la Archivística Definición de Archivística Existen numerosas definiciones del concepto de Archivística, algunas de ellas ordenadas cronológicamente conforme su fecha de publicación son:[3] Ciencia de los archivos.

Eugenio Casanova, 1928. Ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público. T. R. Schellenberg, 1958. Disciplina joven y moderna en pleno desarrollo y formación de conceptos generalmente valederos o reconocidos y

prácticas experimentadas (...) disciplina auxiliar o funcional de la administración y la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales. Aurelio Tanodi, 1960. Ciencia que se contrae al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos. Mario Briceño Perozo, 1969.

Ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas. Elio Lodolini, 1982. Ciencia y técnicas relativas a la organización, la legislación y la reglamentación, el tratamiento y la gestión de los archivos. Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1986. Ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última

instancia éstos sean el producto integrande de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y servicio de los mismos a la administración y a la Historia, en definitiva, a la sociedad (...) ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Antonia Heredia Herrera, 1987. Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

Consejo Internacional de Archivos, 1988. Ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los intereses, del buen hacer y de la memoria de las personas morales y físicas. Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1991. Metadisciplina en la que el archivero actúa como

intermediario entre el material y el usuario final. F. J. Stielow, 1991. Ciencia que estudia el origen, la formación, laordenación, el funcionamiento y la conservación de los archivos, además de las leyes que los rigen y todos los problemas que les afectan, y al mismo tiempo enseña a conocer su historia, naturaleza y escritura. Salvatore Vagnoni, 1995.

La conclusión a la que José Ramón Cruz Mundet llega después de analizar esta y

otras definiciones de la doctrina archivística, es que la Archivística:[3] Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información para su uso. José Ramón Cruz Mundet, 2003.

Una definición más reciente sería:[2]

Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquéllos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos. Antonia Heredia Herrera, 2011.

Esta última es la definición que consta en noviembre de 2015 en el Diccionario Archivístico Multilingüe del Consejo Internacional de Archivos..[4]

Ámbito de la Archivística

Las prácticas archivísticas han auxiliado siempre la práctica administativa, y como disciplina ha pasado de estar al servicio de la investigación histórica a adquirir una entidad propia como ciencia de un marcado carácter interdisciplinar. Además, su evolución también ha llevado a una mayor inclinación de su atención al documento de archivo y a las relaciones que lo caracterizan, en detrimento de la dedicación a la organización y funcionamiento del Archivo como institución.[2] La Archivística tiene muchos puntos en común con la Biblioteconomía y la

Documentación, como la preocupación por la variedad de los soportes de la información (papel, cintas magnéticas, discos ópticos,...), el avance en las técnicas de reprografía, la planificación de la prevención e intervención en incidentes y desastres, la evolución de las demandas de información de los usuarios, etc. Aunque el objeto de las tres disciplinas es la información, la información archivística tiene características propias:[3] 1. El documento de archivo se origina natural y fluidamente dentro de una secuencia que lo relaciona con otros documentos de archivo; es único,

irrepetible y seriado por ser producto de una acción continuada en el tiempo; en algún momento han tenido efectos probatorios de carácter jurídicoadministrativo; es íntegro, ya que debe ser transmitido y conservado sin alteraciones hasta que se decida su eliminación. 2. La información archivística es una información interna, previsible y reglada, producida necesaria e innevitablemente en el desarrollo de las actividades de una persona física o jurídica, como consecuencia de procesos previamente establecidos por quien la produce, sin que intervenga en su aparición ningún tipo de capacidad creativa.

La relación de la archivista y la música, las cuales parecen muy distintas y sin tener nada que ver una con la otra, pero en realidad eso no es del todo cierto, ya que la música al haber sido practicada, de ella queda un vestigio material, el cual puede ser un documento en soporte papel o digital, o bien una grabación, de cualquier manera, al punto que quiero llegar es a que este será un documento musical. Para su adecuada organización existen los archivos musicales Lo realmente importante es entender que es necesaria la organización, conservación y divulgación adecuada del

patrimonio musical, sobre todo en estos días que parece que se quiere pasar por alto aspectos tan importantes de nuestra propia cultura lo cual hace parte de nuestra identidad como sociedad, por eso es fundamental aplicarle a estos documentos las debidas técnicas archivísticas y procurar no olvidarlos ni hacerlos menos ya que hace parte de lo que nos identifica. El archivista, al recibir la documentación generada por un músico, se enfrenta al dilema de establecer qué es documento y cuál no lo es. El documento tiene características de tipo interno y externo, el

primero relacionado con la información que transmite, el segundo por su forma y formato. Del conjunto de documentos que un músico produce o recibe en el transcurso de su vida sobresale el documento estrictamente musical: genéricamente llamado partitura, cuyo contenido es radicalmente diverso del que se puede esperar de un tradicional documento de archivo. De manera que el documento musical es, sencillamente, aquel en el que sin importar su soporte o clase documental nos transmite la música a través del sonido. Si el documento no transmite música como algo que suene,

será solamente ideas, palabras o signos relacionados con la música.[1] El documento musical es todo aquel soporte material cuyos signos allí registrados representan una realidad musical, es decir, que su contenido semiótico sea capaz de producir música. Este concepto es válido para una gran variedad de soportes documentales, mucho más allá del registro gráfico tradicional sobre papel, el cual se ha ido ampliando hasta incluir grabaciones por diversos medios, tanto análogos como digitales, e incluso más recientemente a los llamados multimedia.

Es así como encontramos dos tipos de documentos musicales, los de música anotada y los de música programada. El primero corresponde al más tradicional, llamado genéricamente partituras o papeles de música; se caracteriza porque los signos registrados en forma de notación figurada occidental moderna (sin excluir otras notaciones como las cifras, acordes alfabéticos, notación gregoriana, etc...) pueden ser leídos y, por ende, recuperada la información musical que contiene por un individuo, permitiendo una interpretación inmediata y subjetiva.

La música programada, por el contrario, requiere de un artefacto o equipo que facilite su lectura, porque no es directamente accesible al hombre por razones de complejidad técnica. Es así como la tecnología ha producido distintos soportes documentales que les son propios no sólo a los contenidos estrictamente musicales, sino a todo el espectro de los fenómenos sonoros. El documento musical es la prueba, tanto testimonial como material, que un compositor o intérprete produce en el ejercicio de sus actividades artísticas. De igual forma encontramos otros

documentos más de tipo archivista o bibliotecológico asociados con determinados hechos musicales tales como ediciones musicales, programas, álbumes, anuncios, carteles o afiches, fotografías y correspondencia. La fotografía como un soporte documental: Para afirmar que la fotografía es un soporte documental tenemos que partir de dos datos fundamentales primero conocer el año en el cual fue tomada y el segundo es el lugar. La fotografía nos permite notar detalles que antes no eran percibible ni

imaginables la fotografía nos da la oportunidad de reconstruir acontecimientos sumamente importantes que no tendríamos de otra manera. En la fotografía como en todo documento histórico hay que tener ciertas precauciones respecto a la falsificación de la imagen o la manipulación indebida de esta. Para poder determinar una fotografía como unidad documental tenemos que tener presente la imagen como tal y el texto que la acompaña para tener un mejor análisis del contenido de la imagen.

Los análisis documentales de fotografías se articulan en dos grandes partes: el primero es el análisis morfológico y el segundo es el análisis del contenido el cual afecta a lo fotografiado y a sus posibles significados, en él se debe añadir los datos de identificación del documento como lo es el autor, titulo, edición, etc. El análisis morfológico estudia las características técnicas, formales y de composición de la imagen, la forma de fotografiar lo cual influye en su interpretación y precisiones técnicas sobre el punto de vista. Se reconoce una serie de aspectos importantes en el

análisis morfológico: el soporte, formato, tipo de imagen, óptica, tiempo de pose, luz, calidad técnica, enfoque del tema y estructura formal. El análisis de su contenido se encuentran dos aspectos: la denotación y la connotación. La denotación es una lectura escrita de la imagen este método de análisis permite señalar los personajes, de igual manera los lugares y acciones. la jerarquización de la imagen: la fotografía tiene tres componentes primero el componente estable, el segundo componentes móviles y tercero

componentes vivos. Los componentes estables son las montañas, arboles, casas etc. Los componentes móviles quieren decir los medios de locomoción, agua, nubes, fenómenos naturales etc. y los componentes vivos son los seres humanos y animales. la fotografía es indiscutiblemente un soporte documental de gran importancia ya que en ella podemos encontrar grandes factores que no percibimos en otros documentos, también podemos decir que se debe ser cuidadoso ya que las fotografías como cualquier documento pueden ser distorsionadas o manipuladas

en interés políticos, sociales o culturales. La fotografía nos permite detectar diferentes factores del entorno, un soporte fotográfico aparte de conservar la memoria de un acontecimiento también lleva consigo información desde el contexto histórico ya que las imágenes describen aspectos que se pueden pasar por alto cuando no se tienen en cuenta este tipo de soportes .Por ultimo queda decir que la fotografía es sumamente importante en cualquier investigación histórica ya que permite recrear hechos pasados cuando no hay suficiente documentación.'[1]'

[1] GASTAMINZA, Feliz. El análisis documental de la fotografía. [EN LINEA] consultado, [fecha de consulta: 19 de enero 2017]. Disponible desde: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/ multidoc/multidoc/revista/num2/fvalle.ht ml

Historia de la Archivística

Grabado representando un archivo.

El origen de la disciplina es desconocido. Se sabe que los archivos, sea documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la reflexión sobre su organización y su gestión es mucho más reciente. La creación por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos o teóricos sobre el rol de los archivistas o sobre la naturaleza de los archivos.

Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos. La primera teoría archivística fue formulada por él. Ver: [1]

Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros trabajos que pueden considerarse relevantes en la archivística: estos consisten en mostrar los principios directores de la clasificación de los archivos y del establecimiento de los instrumentos de búsqueda. La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los ciudadanos franceses de los archivos de los poderes públicos. En consecuencia una imponente red de archivos fue engendrada, la cual necesitaba dotarse de reglas.

Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualización del principio de respeto de los fondos. En la práctica, este principio ya existía montañas, arboles, casas etc. Los componentes móviles quieren decir los medios de locomoción, agua, nubes, fenómenos naturales etc. y los componentes vivos son los seres humanos y animales. LLa fotografía es indiscutiblemente un soporte documental de gran importancia ya que en ella podemos encontrar grandes factores que no percibimos en otros documentos,

también podemos decir que se debe ser cuidadoso ya que las fotografías como cualquier documento pueden ser distorsionadas o manipuladas en interés políticos, sociales o culturales. La fotografía nos permite detectar diferentes factores del entorno, un soporte fotográfico aparte de conservar la memoria de un acontecimiento también lleva consigo información desde el contexto histórico ya que las imágenes describen aspectos que se pueden pasar por alto cuando no se tienen en cuenta este tipo de soportes .Por ultimo queda decir que la fotografía es sumamente importante en cualquier investigación

histórica ya que permite recrear hechos pasados cuando no hay suficiente documentación.r lado y lado, no solamente en Francia. Este principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en función de su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina archivística. La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para probar los derechos y concurrir a la administración y luego como fuente de la historia es a partir del siglo XIX, el gran sujeto de reflexión y de inquietud de los archivistas.

El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística. Una cuestión conexa es aquella del uso de los documentos archivados, producidos y

conservados en su origen como pruebas, por lo tanto para responder a las necesidades de aquellos que los conservan, notablemente en materia financiera y jurídica, estos pueden servir para conocer mejor el pasado y para escribir la historia. Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser concomitantes, a la vez porque los documentos pueden guardar durante largo tiempo su función de pruebas (Es el caso de los títulos de propiedades, acuerdos y tratados internacionales, por ejemplo) y porque la búsqueda histórica puede portar

sobre periodos y eventos recientes. Desde entonces los archivistas deben encontrar los medios de conciliar el problema de las autoridades de velar por proteger ciertos secretos, con la voluntad del público que los archivos sean bien conservados y ampliamente consultables. Toda la reflexión en materia archivística después de la primera guerra mundial está también consagrada a la elaboración de soluciones a estos problemas. Los principales son: • La teoría de las tres edades (Otro concepto de base de la archivística) que

analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas. • La elaboración progresiva en cada país de leyes y de reglamentos que obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la producción de los documentos, de la vocación de ciertos de entre ellos a volver a los archivos y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los archivistas. • La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y en la sociedad que es muy variable según el país.

• La definición de las funciones del archivista, que no es solamente la de conservar, sino también la de colectar, comunicar y valorizar. Según Gumaro Damián Cervantes (enlace roto disponible en Internet Archive; véase el historial y la última versión). se puede aceptar

como una disciplina, en tanto que quien la practique deberá seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de organización, conservación y servicio de los archivos. Empero, si se analiza brevemente la literatura de la materia se puede observar que los estudiosos del área la identifican como una ciencia que

se enmarcan en el área de lo que distinguen como ciencias de la documentación o la información documental junto la bibliotecología y la Documentación.

Principios de la Archivística Respeto de los fondos Este principio implica respetar la integridad material e intelectual de cada fondo de archivos sin intentar separar los unos de los otros, los documentos que lo componen y sin repartirlos en categorías artificiales en función de su sujeto. Clasificación e instrumentos de búsqueda

(Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben permitir al investigador, no perder de vista el vínculo orgánico que une cada documento a la entidad que lo ha producido. En este sentido, los dos principios fundamentales de la Archivística son precisamente el principio de procedencia y el principio de orden natural.

Ciclo de vida de los documentos Teoría de las tres edades de los archivos

Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento donde

conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos históricos. En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geográfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y de los establecimientos públicos a competencia

nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.

Funciones de la archivística Creación Evaluación (de) Crecimiento (adquisición) Clasificación Conservación (preservación) Descripción e indexación Difusión En la obra colectiva Administración de archivos (2011), redactada por profesionales españoles e

iberoamericanos, se estudian las funciones archivísticas agrupadas en dos categorías: funciones del sistema de administración de documentos y funciones de administración del sistema. Se incluyen entre las funciones de administración documental: la identificación; la clasificación; la descripción; la valoración, selección y eliminación, y la captura y transferencia de documentos. Son funciones de administración del sistema: la formación de usuarios; la gestión de recursos; la gestión de accesos y consultas; la elaboración de disposiciones normativas;

el manual de buenas prácticas, y la difusión y acción cultural.[5]

Decálogo de la profesión del archivista Diez reflexiones acerca de la profesión del archivista según la Dr Antonia Heredia Herrera que fueron presentadas en 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima. El referido decálogo dice así 1. El objeto de la Archivística sigue siendo doble: los documentos de archivo, en papel o electrónicos, y todos los Archivos, como instituciones, con la salvedad del

cambio de orden en su enumeración tradicional. 2. El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo 3. El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisión 4. Hay una ruptura del equilibrio entre práctica y teoría: la teoría hoy va por delante y a veces es difícil alcanzarla con la práctica. 5. Hay una atención preferente a los documentos antes que a los Archivos, de aquí el protagonismo de la gestión documental que llega a arrinconar a la Archivística.

6. Los contextos, junto a los atributos, juegan un papel muy importante a la hora de la identificación de los documentos 7. Existe un protagonismo de las funciones y de los procesos que se hace patente a la hora de la valoración, de la clasificación, de la gestión de la calidad y hay una ampliación de sus respectivos objetos 8. El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesión por la posesión, por la propiedad, de aquí la proliferación de instrumentos de control a la hora de la egestión documental

9. Es un hecho la anticipación y adelanto de las funciones archivísticas antes de la producción de los documentos 10. Y también es evidente que la autonomía ha cedido el paso a la corresponsabilidad.

Archivística en Colombia Archivo General de la Nación (AGN) Como Archivo Nacional de Colombia, es el órgano rector de la archivística en el país. Es una entidad de carácter oficial que encabeza el Sistema Nacional de archivos; por medio de la Ley 80 del 22 de diciembre

de 1989[6] el antiguo Archivo Nacional de Colombia se convirtió en el Archivo General de la Nación, adscrito al Ministerio de Gobierno, definiendolo como establecimiento público nacional, con personería Jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

Objetivos[7] Generales  Velar por la preservación del patrimonio documental de la Nación y facilitar el acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.

 Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la Nación. Coordinar las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo Cultural y material del país, en armonía con el Plan Nacional Económico y Social adoptado por el Estado, así como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.

Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos. Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la archivística, la gestión documental y la gestión de la información útil y oportuna para la toma de decisiones y gestión eficiente de la administración. Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad nacional. Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión documental articulado con los sistemas de

información en la administración pública.  Misionales Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión documental articulado con los sistemas de información en la administración pública. Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración pública como centros de información de

recursos humanos para el manejo de archivos. Promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integren el Sistema Nacional de Archivos. Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social adoptado por el Estado

Normatividad

La ley 594 de año 2000, mejor conocida como "ley general de archivos", versa que un archivo es Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.[8] También se reglamentan aspectos básicos como el ciclo vital de los documentos, los principios de procedencia y orden natural, el sistema

de categorización de los archivos públicos según su jurisdicción territorial y su función en la estructura del estado colombiano, las funciones de los archivos, su administración, los procedimientos de consulta de la documentación, la gestión documental, el control y la custodia de la documentación, la adquisición, exportación y expropiación de documentos, la conservación documental, el maneo de diferentes soportes y la gestión de los archivos privados. Sistema Nacional de Archivos (SNA)

La Ley 80 de 1989 estableció el Sistema Nacional de Archivos el cual tiene como objetivo “planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad”, la Ley 594 de 2000 definió los órganos asesores del Sistema, reglamentado por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue posteriormente derogado por el Decreto 2578 de 2012 el cual reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y establece la Red Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos – SNA se define entonces como el conjunto de

instituciones archivísticas articuladas entre sí, que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del país y tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.[9]

Relación Historia y Archivística

La relación historia – archivística resalta a simple vista desde el hecho de que son los documentos los que forman los archivos, una de las principales materias primas con las que trabaja el historiador. Aunque los testimonios históricos que ofrece el pasado sean casi infinitos, pues abarcan todo lo que el ser humano ha creado, manufacturado o modificado, el material archivístico no ha agotado sus posibilidades de explicarnos tal o cual hecho histórico; incluso mucho de este material permanece virgen en el terreno de las investigaciones que sobre el pasado se realizan en diferentes disciplinas. Pero esta relación histórico-archivística puede ir

más lejos en otras direcciones desde el enfoque histórico: el mismo hecho de que un documento esté en un archivo determinado es consecuencia de un hecho histórico que también puede ser objeto de análisis, así como la transmisión, conservación e incluso, la destrucción de ese archivo. También se constata la relación que guardan estas dos disciplinas en la realidad actual de los archivos, ya que se da a menudo la coincidencia entre el quehacer del historiador y el del archivista. Por una parte, una conciencia histórica es muy importante para el archivista en su

labor de organizar y resguardar un acervo y de ayudar a los usuarios, pues al trabajar con sus documentos se va familiarizando con el aspecto y periodo de la historia que abarca el fondo o la serie específica, mejorando el funcionamiento del archivo. Por parte de la historia, son muchos los historiadores que tienen a su cargo archivos históricos, pues conocen por experiencia propia el valor de los documentos; o bien, pueden ser ellos quienes busquen información y se encuentren con falencias en la organización de los documentos, por lo tanto el primer paso de la investigación será organizar y catalogar, lo que puede

retrasar los tiempos de la misma. Así, esta relación entre la historia y la archivística resulta mucho más estrecha y profunda de lo que nos podría indicar el sentido común a simple vista.

La Archivística y su Incidencia en la Corrupción (Latinoamérica ) La corrupción es un tema que siempre ha estado vigente en el mundo entero, especialmente en la administración pública, sin embargo, desde la perspectiva de un ciudadano común el Gobierno ni nadie hace nada para solucionar esta

problemática que cada día aqueja más los intereses políticos y económicos del país. Por otro lado, se vulnera la confianza de los ciudadanos en sus gobernantes, razón por la cual siempre se han violado los derechos desde las generaciones pasadas El tema de corrupción se empezó a abordar en la primera cumbre de las Américas en 1994, donde se subrayó la problemática de la corrupción y sirvió de ímpetu para la negociación y aprobación en 1996 por parte de la Convención Interamericana Contra la Corrupción, a partir de la cual se toman medidas para combatirla, incluyendo el esfuerzo de

realizar cambios a las leyes nacionales. Peter Deshazo, presenta un trabajo llamado “Esfuerzos Contra la Corrupción en América latina”, donde se toma en cuenta la importancia de la lucha contra la corrupción. A partir de lo cual el programa de las Américas de la CSIS celebró una conferencia el 10 de julio de 2007 con el fin de estudiar este tema, revisando para ello los obstáculos y las medidas que se deberían tomar para mejorar el nivel de ética y transparencia gubernamental en Latinoamérica, la conferencia conto con una presentación general por parte de un delegado del Banco Mundial, para discutir

los esfuerzos en contra de la corrupción realizados en Chile, Colombia y México.[10] Los avances de la tecnología y las diversas aplicaciones en todos los campos del quehacer archivístico constituyen un motivo para reflexionar en torno al manejo de la información, de aquí la preocupación de cómo se están manejando los documentos de archivo y la problemática que gira alrededor del acceso a la información, la preservación y conservación documental, como también el manejo de los diferentes soportes electrónicos gracias al avance de la tecnología. Todo aquello que alude al ciclo

vital de los documentos, la migración de la información y los distintos soportes de información de acuerdo con la naturaleza y clase de los archivos. Uno de los aspectos a resaltar en la disciplina archivistica es por ejemplo, la gestión documental . por medio de los sistemas de protección de los documentos durante su etapa de tramitación (etapa corriente), simplemente no existen; los expedientes en formación están expuestos a saqueos o exfoliaciones debido a que la mayoría se encuentra fuera del control de los archivos. sin embargo, el camino por

recorre es largo, y queda por ver, como la disciplina puede mutar ante los restos que implica su labor contra los actos administrativos, corruptos.

Condiciones ambientales de los espacios de archivo y de los soportes documentales "Relación Temperatura/humedad según los espacio"[11] Espacio

Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Depósito de documentos 15-21

45-65

Sala de ordenadores

10-20

45-65

Servicios generales

15-21

45-65

Administración y público 18-25

40-75

Zonas comunes

18-30

40-75

Dependencias de servicio 18-30

30-85

Instalaciones

30-85

10-40

"Relación temperatura / humedad según los soportes"[12] Soporte Papel

Temperatura (°C) Humedad relativa (%) 15-21

45-65

Fotografía en blanco y negro 15-20

30-35

Fotografía en color

10-18

25-35

Fotografía en blanco y negro 12-20

30-40

Películas en color

10-20

25-35

Grabaciones

10-18

40-50

Soportes magnéticos

14-18

40-50

Soportes ópticos

16-20

33-45

Micróformas

18-20

30-40

Véase también Archivo de documentos Aprendizaje organizacional Anexo:Archivos de España Bibliotecología Diplomática (ciencia) Ecdótica Historiografía

ISAD(G) Paleografía

Referencias 1. Consejo Internacional de Archivos, Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos de 1988 (1988). Dictionary of archival terminology : english and french with equivalents in dutch, german, italian, russian and spanish. Munchen etc. : K. G. Saur. p. 212. ISBN 3598-20279-2. 2. Heredia Herrera, Antonia (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un diccionario. Consejería de

Cultura de la Junta de Andalucía. ISBN 97884-9959-038-7. 3. Cruz Mundet, Jose Ramón (2003). Manual de Archivística (6ª edición). Fundación Germán Sánchez Ruipérez. ISBN 84-89384-31-2. 4. Consejo Internacional de Archivos (30 de septiembre de 2015). «Diccionario Archivístico Multilingüe» . Consultado el 15 de noviembre de 2015. 5. Cruz Mundet, José Ramón (dir.) (2011). Administración de documentos y archivos: textos fundamentales . Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. ISBN 978-84-615-5150-7.

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