Auditorías.docx

LACTEOS LA ESMERALDA

CÓDIGO: 1 VERSIÓN: 1.0

CONTROL DE DOCUMENTOS

FECHA DE ELABORACIÓN: 08/11/2015

Fecha Terminación: 12/11/2015 Firma:

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Elaboró: Benigno C.

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GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIG

1. OBJETIVO: Establecer las directrices para la planificación y ejecución de las auditorías internas de calidad de LÁCTEOS LA ESMERALDA, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP 1000: 2009), legales, del cliente y de la organización que le aplican a la Institución y evaluar si se mantiene la eficacia del Sistema de Calidad. 2. ALCANCE: La Auditoria Interna tiene alcance en tres aspectos básicos de evaluación: •Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales y de autorregulación que le son aplicables. • Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. • Gestión y resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. 3. DEFINICIONES: 

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.



Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda.

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

GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIG

Alcance de la Auditoría: Marco o límite de la auditoría en el que se determina el tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundización de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable.



Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.



Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.



Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.



Conclusiones: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de ésta.



Conformidad: Cumplimiento de un requisito.



Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.



Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.



Equipo auditor: Equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.



Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría.



No conformidad: Incumplimiento de un requisito



Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría

como

oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental). 

Lista de verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macro proceso a auditar.

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GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIG



No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.



Observación (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.



Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora continua del SIG.



Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.



Programa: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.



Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto y∕o servicio y pueden ser del cliente, legales, de la organización o de la norma de calidad.



Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situación indeseada que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.



Verificación: Confirmación mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

4.

DISPOSICIONES GENERALES

Los auditores deben tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditoría: a. Revisión documental: La documentación se podrá consultar en la página web el link del Sistema Integrado de Gestión y de requerir documentación complementaria a los líderes de macroprocesos. b. Diligenciamiento de los formatos de la auditoria "Plan de auditoria interna de calidad", “lista de verificación (o listas de chequeo)”.

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c. Objetivos de la auditoría: Incluir en los objetivos de la auditoria la verificación de la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los macro procesos y y la capacidad de los controles para detectar y bloquear efectivamente los riesgos existentes. d. Ejecución de la auditoría: - Reunión de apertura: El equipo auditor, realiza reunión de apertura con auditados, con el fin de socializar el Plan de Auditoría, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la asistencia del personal que participa en la auditoria se utiliza el formato “Registro de Asistencia” (E.GC-01.F.07 ). - Recolección de la información: A través de entrevistas, revisión documental, observación del desarrollo de actividades y condiciones de las áreas, el auditor reúne evidencias objetiva, teniendo en cuenta: • Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial. • Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros. • Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan efectivamente. • Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando como evidencia los registros. • Identificar si lo solicitado en la norma está documentado y si es efectivo.

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5.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1

DIAGRAMA DE FLUJO

No.

ACTIVIDAD (Diagrama de Flujo) INICIO

1

Identificación de los recursos

2

Elaboración del cronograma de Auditoría

3

Elaboración del programa de Auditoría

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABL E

DOCUMENTO O REGISTRO

Inicio del Procedimiento Determinar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría (financiero, logístico, metodológico y humano).

Jefe Oficina de Control Interno

Plan de Gastos operativos

Elaborar el programa anual de auditorías internas de calidad y presentar al Comité Coordinador de Control interno para su aprobación.

Auditor Calidad

de

Cronograma auditoría

de

Elaborar programa de auditoría Formato: F-CIG-AG-002

Auditor Calidad

de

Programa Auditoría

de

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4

5

Capturación de Información Previa

Programar las auditorías en formato Cronograma Auditorias de gestión a realizar durante el año,

Elaboración de Riesgos del Programa de Auditoría

6

Definición del Plan de Auditoría

7

Aprobación del Plan de Auditoría

8

GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIG

Realización de la Auditoría

Auditor Líder y/o Equipo Auditor Oficina de Control Interno

Lista de Chequeo

Identificar los riesgos asociados a la implementación del programa de auditoría que afecte el logro de los objetivos

Equipo Interno

Matriz de Riesgos

Definir el Plan de Auditoría (Objetivos, criterios de auditoría, fechas importantes, personal de contacto, enfoque y alcance de la pruebas, equipo asignado)

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno

Plan de Auditoría

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno y auditados.

Plan de Auditoría

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno y auditados.

Plan de Auditoría

Aprobar el plan de Auditoría.

Realizar la reunión de apertura y socializar el plan de auditoría y resolver las inquietudes que se presenten.

Control

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9

Aplicación de Técnicas de Auditoría

Aplicar técnicas de auditoría (análisis y revisión, observación, inspección, confirmación, indagación, entrevista, cálculo).

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno

Evidencias

10

Registro de Observaciones (Hallazgos)

Determinar hallazgos positivos o negativos, fortalezas y oportunidades de mejora

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno.

Evidencias

11

Realización Reunión de Equipo Auditor

Realizar mesa de trabajo para evaluar ejecución de la auditoría. Elaborar pre informe

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno

Pre informe

Realizar reunión de cierre (Informando al responsable del proceso o dirección regional auditada el resultado de la auditoría, hallazgos y oportunidades de mejora).

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno y procesos auditados.

Acta Informe de Auditoria

Elaborar informe de auditoría dentro de los 8 días hábiles siguientes realización de la reunión de cierre.

Auditor Líder y/o equipo auditor Oficina de Control Interno

Informe de auditoría

12

13

Realización cierre de la auditoria

Elaboración de Informe de Auditoría

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Revisión, Aprobación y emisión de Informe

14

Archivar 15

16

Elaboración de Informe

GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIG

Revisar, firmar y remitir el informe final dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega por parte del auditor.

efe Oficina de Control Interno

Informe de auditoría

Archivar informe y papeles de trabajo, soporte de las auditorías.

Auditor Líder y secretaria Oficina de Control Interno

Informes y papeles archivados en carpeta

Elaborar el informe de auditoría

Proceso auditado

Informe

Procesos auditados y Direcciones Regionales

Formato de acciones correctivas

NO No conformidades

17

Si se generan no conformidades, continuar en la actividad 20 en caso contrario pasar a la actividad número 21.

SI

18

Responder No conformidades

Dar respuesta a las no conformidades dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo.

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Elaborar Plan de Mejoramiento por Proceso

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Generar el Plan de Mejoramiento por proceso, establecido por la Oficina de Control Interno, conforme al seguimiento de la No conformidad registrada(s) en el aplicativo de calidad.

Procesos auditados

Formato Plan de Mejoramiento por proceso Registro de No Conformidades Aplicativo Calidad

Auditor Líder y/o Equipo auditor Oficina de Control Interno Procesos

soportes de las acciones registradas en el aplicativo vs el reporte entregado en el formato de Plan de Mejoramiento por procesos

NO Plan de Mejoramient o Adecuado?

20

SI

21

Realización de Seguimiento

22

FINAL

Si el plan de mejoramiento es adecuado proceder a aprobarlo de lo contrario devolver al responsable del proceso para ajustes.

Verificar trimestralmente el grado de cumplimiento y constrastar el avance a las acciones registradas en el aplicativo de calidad y en el plan de mejoramiento

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6. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

CÓDIGO Formato F-CIGAG-001 Formato F-CIG-AG-002 Formato F-CIGAG-003 formato F-CIGAG-004 Formato F-CIG-AG-005

DESCRIPCIÓN

TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO ACTIVO INACTIVO

UBICACIÓN

. Cronograma de Auditorías

X

Archivo

Programa de Auditoría

X

Archivo

Informes anteriores a la auditoría

X

Archivo

Criterios de Auditoría

X

Archivo

Informe de Auditoría

X

Archivo