Otimizando Eventos De Formacao Paula Ugalde

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by paula ugalde

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Cuidados que fazem a diferença facilitando o alcance dos resultados esperados. by paula ugalde

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ANTES


Estabeleça o objetivo a ser alcançado com o evento (resultados).




Tenha presente esse aspecto durante todas as etapas da organização.




Defina o tipo de evento mais adequado para o alcance dos resultados desejados.

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PALESTRAS:

Tem a função de sensibilizar e instigar o interesse e a curiosidade pelo assunto. São mais adequadas para públicos menores. Não servem para detalhamentos técnicos. Podem também ser utilizadas para retroalimento de algo em andamento ou ainda como um fechamento para as ações.

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SEMINÁRIOS: Função similar a das Palestras, porém sua duração pode ser e, em geral, é maior. Serve como ‘um’ instrumento de formação introdutorio, ou complementar, a um curso, que é ‘o’ instrumento efetivo de facilitação da construção de saberes.

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CURSOS: Atendem ao objetivo de facilitar a construção de vários saberes técnicos e práticos. Podem ter a duração de um turno, um dia, três dias ou um ano, sendo, nesse caso programados e realizados sistematicamente, com vários intervalos de tempo (dias).

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WORKSHOPS:

São os mais adequados para facilitar a construção de vários saberes técnicos e práticos, por sua metodologia interativa e vivencial (aprender juntos e fazendo). Também podem ter duração diversa.

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A escolha da pessoa precisa considerar os objetivos do evento. Todos precisam apresentar saberes técnicos e habilidades comunicativas.

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Palestrante:

Precisa ter conhecimentos técnicos profundos sobre o assunto e a habilidade de comunicar idéias e envolver.


Facilitador: Atua em cursos ou workshops como facilitador na construção de saberes com e pelos participantes.

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Tutor:

Também atua em cursos ou workshops como facilitador na construção de saberes com e pelos participantes. A diferença entre ambos está em que este desenvolve um trabalho anteriormente programado, em geral, por outros.

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O TEMPO: Palestras, em geral, tem duração de 1 hora e 15 minutos, havendo ao final, a previsão de mais 15 minutos para questionamentos. Seminários, Workshops e Cursos podem ter duração variada: entre um turno, a um dia, três dias ou, em se tratando de cursos, podem ser de até um ano, ou mais. Nesse caso são programados para ser realizados com vários intervalos de tempo (dias).

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ASSENTOS:

Para públicos maiores, a melhor disposição das cadeiras é em semicírculo, para facilitar a visibilidade. Em cursos ou workshops que preveem a realização de atividades práticas, a melhor disposição é em mesas, com o público dividido em grupos. Neste caso o facilitador / tutor precisará movimentar-se bastante pelo ambiente, a fim de garantir sua visibilidade e a atenção do público

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EQUIPAMENTOS:

Equipamentos de som precisam ser instalados e testados com antecedência, para garantir sua eficiência. Estando à direita do palestrante / facilitador / tutor, favorecem a comunicação e o atendimento a eventuais solicitações.

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Telas de projeção: Devem estar à esquerda do palestrante para facilitar que aponte as lâminas com a mão esquerda e troque os slides com a direita. A iluminação próxima a tela deve ser menor, para favorecer a visão.

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Microfones: Os manuais sem fio garantem a qualidade do som e previnem acidentes. Reserve um espaço (mesa) para ser depositado, havendo necessidade.

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Som: Informe-se se a pessoa vai trazer o seu notebook e se necessário, providencie cabo adequado e a amplificação do som.

Água: Deixe garrafa de água e copo próxima ao palestrante e a substitua se necessário.

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SENDO VOCÊ O FACILITADOR Facilitar um evento exige técnica, saberes sobre o assunto e bastante preparo logístico prévio. Planeje e cuide dos mínimos detalhes. A colaboração e contribuições de outras pessoas experientes garante seu sucesso. Registre todo o planejamento e o analisem metodicamente!




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O DESENHO Estudos! Pesquise e estude muito e desenvolva somente assuntos que tenha saberes reais.

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Planeje detalhadamente o trabalho, considerando os saberes e experiências dos envolvidos e necessidades de facilitação de saberes. Organize instrumento para coleta de dados na inscrição.




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Planeje estabelecendo objetivos ‘possíveis’ de serem a l c a n ç a d o s (considerando tempo / recursos).




Defina as ações a serem desenvolvidas e teste o tempo para sua realização.




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Faça a previsão dos recursos necessários e analise a adequação do local para as atividades.




Estabeleça cronograma de execução, com responsáveis pelas ações. Planeje junto e se certifique que entenderam e colaborarão conforme o esperado.




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Realize sensibilização prévia junto aos participantes, visando a compreensão da importância da proposta para a melhoria das práticas. Desperte a curiosidade, o ’desejo’ de construir novos saberes. Isso garante o envolvimento e a participação durante os trabalhos.

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Esta etapa pode se dar por meio de multiplicadores, como, por exemplo, direções de escolas, em eventos educacionais.




Forneça material escrito, pois facilita a socialização. Certifique-se do entendimento do proposto pelos multiplicadores.




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Havendo funcionários de creches (que não fecham) é mais viável participar um representante, que pode atuar como multiplicador do encontro na escola.




A escolha deve ser pelos pares, considerando saberes e interesse pelo assunto, capacidade de se expressar, de se organizar e socializar. E comprometimento e responsabilidade com o trabalho posterior junto aos pares.




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As direções precisam fornecer os recursos e os meios para o desenvolvimento do trabalho na escola, participar e colaborar na logística durante o encontro.




Certificados são valorizados e podem ser dados aos que participarem nas escolas (e um para o facilitador).




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Havendo programação de eventos afins no ano, certifique o total de horas. Carga igual ou superior à 32 h contam pontos para avaliação nos Planos de Carreira. E um único certificado representa economia de tempo e redução de custos.




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Não condicione a certificação aos 75% de participação no total de horas. Compute a participação em cada encontro e certifique apenas os em que participaram. É difícil a participação em todos os encontros, em programações de longo tempo.




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DURANTE


Música ambiente.

É agradável antes e ao término do encontro. De preferência instrumental e alegre.
Recepção. É aconselhável haver pessoas recepcionando os participantes. Isso garante que tomem assento desde a primeira fileira e não fiquem espaços vazios.

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Abertura (Protocolo). O mestre de cerimônias procede a abertura fazendo uma breve leitura alusiva a importância do evento, chamando as autoridades a compor a mesa oficial (se houver) e apresentando o palestrante. Deve informar a dinâmica da programação, os intervalos e solicitar atenção aos celulares. Havendo espaço para perguntas e avaliação, também deve informar estes aspectos.

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Se você for o facilitador.




Use linguagem clara e objetiva. Mescle momentos de discussões com momentos de produções / construções (se houver previsão). Estas, sempre que possível, devem ser em propostas cooperativas, que são mais prazerosas. Apresente os painéis / assuntos com figuras (lâminas, ppt, dinâmicas...).

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Se o assunto a ser apresentado for teórico, siga uma progressão lógica para facilitar o entendimento.




Divida a apresentação em tópicos e ilustre com história / experiência.




Cuide para manter o enfoque por todo o tempo.




Escreva o que vai dizer e analise o conteúdo e os recursos para a apresentação junto com outros (durante o planejamento).




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Explane instigando os participantes a participar, emitindo opiniões, idéias ou fazendo questionamentos. Isso garante a atenção, o interesse e o envolvimento.




Tenha sempre um ‘plano B’. Uma estratégia de ação inusitada, divertida ou desafiante, para o caso de conversas paralelas, alheias ao assunto.




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Tenha presente que conversas paralelas só ocorrem quando o facilitador não está conseguindo ‘vender bem’ sua idéia. Portanto: seja artista! Ou ao menos criativo e um pouco imprevisível.




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Apresente ao final uma conclusão lógica, que também pode ser construída com e pelos participantes.







Finalização. O mestre

de cerimônias deve finalizar o evento, dando avisos, agradecendo ao palestrante / facilitador / tutor e a presença dos participantes.

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DEPOIS Faça muito ’barulho’! Divulgue registro ilustrativo do evento. Pode ser um Informativo ou um artigo. Se possível, com contribuições dos participantes. As pessoas apreciam ver socializados seus trabalhos, se sentem mais motivadas, valorizadas e se empenham mais para construir saberes e boas produções.




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Dê suporte ao trabalho dos multiplicadores (havendo este trabalho posterior), em encontro próprio. Esta apresentação pode ser útil para o fim.







Avalie!

Analise e avalie o evento com os colaboradores (grupo de suporte). Identifiquem falhas e pensem alternativas para corrigi-las. Havendo, usem as avaliações dos participantes.

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LEMBRE SEMPRE!

O CUIDADO COM OS MÍNIMOS DETALHES É DETERMINANTE PARA O SUCESSO DO EVENTO.

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Elaborado com base na análise de experiências em organização e facilitação de eventos e estudos posteriores. Bibliografia consultada: http://www.mariopersona.com.br/ consultoria.html http:// wiki.organizandoeventos.com.br/ index.php? title=Manual_para_Eventos_Universit% C3% A1rios#ORGANIZA.C3.87.C3.83O_DE_E VENTOS

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