Organizacion Expedientes Disciplinarios Ejc- Dicoi-2018.pdf

ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

DISCIPLINARIOS Y DILIGENCIAMIENTO LIBROS RADICADORES Ley 1862 de 2017 DIRECCIÓN CONTROL DE INVESTIGACIONES

2

ÍNDICE FORMALIDAD DEL EXPEDIENTE DISCIPLINARIO

Pág. 05

FOLIACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES

Pág. 08

ELIMINACIÓN CUADERNILLO COPIA

Pág. 14

DIRECTRICES IMPLEMENTACIÓN O ADECUACIÓN LIBRO ÍNDICE Y RADICADOR GENERALIDADES

Pág. 15

LIBRO DE REGISTRO DE MEDIOS CORRECTIVOS

Pág. 22

RADICACIÓN ACTUACIONES

DIRECTRICES GENERALES O LIBRO REGISTRO DE MEDIOS CORRECTIVOS

Pág. 23

Pág. 26

3

Dada la importancia Institucional que reviste el administrar en forma correcta la justicia por parte de los operadores del Código Disciplinario Militar, y teniendo de presente la reciente entrada en Vigencia de la Ley 1862 de 2017 “Por la cual se establecen las normas de conducta del Militar Colombiano y se expide el Código Disciplinario Militar” es necesario emitir las siguientes directrices, con el fin de tramitar por un mismo cauce legal y procedimental el correcto diligenciamiento de los libros radicadores y de los expedientes disciplinarios regulados por mencionada Ley. Estas directrices buscan que de acuerdo a las competencias establecidas en la Ley 1862 de 2017, se elaboren en forma unificada y organizada libros radicadores para los procesos que se adelanten, y dar orientación frente a los que se encontraban en vigencia de la Ley 836 de 2003; lo anterior, con el propósito de realizar una unificación útil, entendible y organizada.

4

FORMALIDAD DEL EXPEDIENTE DISCIPLINARIO: El expediente disciplinario es un instrumento público que se constituye en el legajo de actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales realizados en un proceso, ordenados cronológicamente y foliados en forma de libro, provistos de una carátula destinada a su individualización, esto para constituir su formación y conservación. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Página: Lo escrito o impreso en una cara Paginar: Acción de numerar páginas. Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

5

Carátulas expedientes A. Investigaciones Disciplinarias Nombre de la unidad. Radicado del proceso Clase del proceso Grado, nombre y cédula del investigado Fecha inicio de investigación Lugar y fecha de los hechos Hechos Identificación del funcionario competente Identificación del funcionario de instrucción Número de folio (Libro índice - Libro radicador) Año registro Número de radicado de base de datos FFMM Observaciones



FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL DIRECCIÓN DE CONTROL DE INVESTIGACIONES ASESORIA JURIDICA INVESTIGACION DISCIPLINARIA No.XXXXX

GRADO, NOMBRES, APELLIDOS Y C.C INVESTIGADO: XXXXXXXXXXXX FECHA INICIO INVESTIGACION: XXXXXXXXXXXX LUGAR Y FECHA HECHOS : 21 DE FEBRERO DE 2018 HECHOS : 17 DE ABRIL DE 2013 FUNCIONARIO COMPETENTE FUNCIONARIO INSTRUCCIÓN No FOLIOS AÑO DE REGISTRO NUMERO BASE DE DATOS FFMM OBSERVACIONES ______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

6





1. La caratula debe ser de color blanco y en tamaño oficio. 2. Como requisito legal y formal, el expediente disciplinario deberá estar conformado en dos (2) cuadernos, original y copia idénticos, debidamente foliados y la aducción o aporte de los documentos será en duplicado. Al respecto el artículo 126 de la Ley 1862 de 2017 regula tal formalidad de la siguiente manera:

“ARTÍCULO 126. REQUISITOS FORMALES DE LA ACTUACIÓN. La actuación disciplinaria debe consignarse por escrito, en idioma castellano, en duplicado y para el caso de audiencias se deberá recopilar en medios técnicos adecuados. La investigación continuará con las copias y siempre habrá un cuaderno en el despacho. Para los efectos anteriores, todos los documentos se solicitarán o aportarán por duplicado. Cuando en la actuación obren documentos originales o únicos, se llevarán al duplicado en copia o fotocopia autenticada por el respectivo secretario. El secretario está obligado a mantener debidamente separados y foliados los cuadernos del proceso y en ningún momento se remitirán conjuntamente. Por secretaría se dejará copia de las diligencias surtidas, en el otro cuaderno”.

7

FOLIACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES A) Foliación: 1. La foliación se debe realizar con lápiz blando de grafito (HB o B) de manera legible y sin enmendaduras todos los documentos incluyendo la carátula. (RGE 4-0.1-2018 pág 3-31 numeral C - Foliación)

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irrevesible al soporte del papel.

2. Se debe enumerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir numeros.

7. Al realizar la formación de expediente tampoco se debe escribir otras letras adicionales, tales como la “R”, ya que técnicamente el número simple y sin adiciones de ninguna especie es suficiente y tiene validez en términos legales.

3. No se debe foliar utilizando números con el suplente 1A,1B, 1C. o 1bis 4. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Ejemplo:

8

6. No se debe foliar las pastas ni las hojas-guardas en blanco

8. Si existe información por las dos caras, se debe foliar el anverso del documento acompañado de las siglas: R/V (R= Recto, y V= Vuelto), tal como se describe en el Ejemplo:

9. Cuando la orientación del documento es horizontal, deberá foliarse en ángulo superior derecho con respeto a la dirección de la información que contiene. Ejemplo:

9

10. La foliación debe hacerse en el ángulo superior derecho y fuera de cualquier información del documento. Esta debe ser continua; quiere decir, que al terminarse el primer cuaderno y se pasa al segundo cuaderno no se inicia la foliación desde el número 1, sino que se continúa con la numeración que venía del primer cuaderno. Ejemplo:

11. La foliación del expediente es responsabilidad del secretario de acuerdo a lo estipulado en el artículo 119 de la Ley 1862 de 2017 y su importancia radica en identificar numéricamente cada una de las hojas en orden ascendente en el vértice superior derecho de cada una de ellas.

10

12. Ahora bien, si son aportados documentos que tienen foliación o en caso de haberse incurrido en algún error al momento de realizarse la misma, se procederá a borrarse en su defecto anularse mediante una línea oblicua y se registrará a un lado el número de folio que corresponde, en aras de que no exista confusión en los números consecutivos de la foliación original de la investigación. Ejemplo:

13. Los CD´S – DVD o fotografías se deben anexar al expediente con oficio remisorio el cual debe ser foliado, los CD´S – DVD- fotografías o planos llevarán el mismo número del radicado del documento remisorio o documento al cual pertenece. (RGE – 4-0.1 Gestión Documental para el Ejército Nacional – Pág. 3.22)

11

B) Alistamiento físico: 1) Cada expediente debe tener 200 folios (hojas) si un expediente supera este número, (se puede almacenar hasta 210 folios (hojas) siempre y cuando sea para no interrumpir la continuidad del documento (declaración, fallo, auto, etc.) una vez se termine la foliación del primer expediente se debe abrir nuevo expediente e identificarlas, así: a. b.

Primer expediente: como cuaderno 1 de 2 Segundo expediente: 2 de 2 y así sucesivamente, dependiendo el número de cuadernos que se requiera abrir para el mismo asunto.

2) Para facilitar el manejo del expediente, al llegar a un número determinado de 200 folios y máximo de 210, se procede a la formación de un segundo expediente, o sucesivo, cuerpo de actuaciones, en aras de evitar que un mayor número de estos no puedan ser asegurados mediante el gancho legajador, lo que puede generar que se suelten los documentos que hacen parte del acervo probatorio, o que estos se desgasten.

“La clave para el control de la integridad del expediente, del respeto del orden cronológico y de la oportuna formación de los sucesivos cuerpos de expediente, es la foliación del mismo”. 3) Los expedientes una vez estén listos para ser trasferidos al archivo central deben ser organizados en carpetas legajadoras conforme lo ordena la Ley 592 de 2000 de archvo y así serán entregados.

12

4) Constancia terminación cuaderno se realiza al final del expediente una vez se llegue a los 200 o (210 folios)

C) Formación expediente de carácter reservado. Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.

De acuerdo a lo regulado en el artículo 119 de la Ley 1862 de 2017 entre los aspectos que le corresponde a los secretarios, se encuentran: “…Num 5 Legajar en cuadernos separados la documentación de carácter reservado.…”

13

ELIMINACIÓN CUADERNILLO COPIA Los documentos de apoyo deben agruparse y ordenarse por asuntos de acuerdo con las necesidades del usuario; estos documentos no hacen parte de la TRD y deberán eliminarse una vez tenga la respetiva Orden Administrativa de los Servicios (para el caso de los Informativos administrativos) o resolución de ejecución de sanción (investigación disciplinaria) o decisión de fondo definitiva. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones (AGN.2006) – RGE 4-01 Gestión Documental para el Ejército Nacional pág. 4

La eliminación de los documentos de apoyo (cuadernillo copia, se relacionarán en el Formato Único de Inventario Documental y en el acta para efectuar el proceso. Esta actividad deberá ser realizada por el Administrador de archivo de cada Unidad, quienes expedirán el respectivo concepto de eliminación, previa solicitud de la sección donde se encuentra el documento a eliminar

14

Los documentos deben eliminarse por medio de máquinas destructoras de papel, para evitar su uso indebido y así mismo facilitar el reciclaje. Antes de realizar la eliminación del cuaderno copia se efectuará el escaneo de la misma el cual se guardará en CD en la Oficina Jurídica. Mencionados CD´S deben ser incluidos en las actas de entrega del cargo.

DIRECTRICES IMPLEMENTACIÓN O ADECUACIÓN LIBRO ÍNDICE Y RADICADOR GENERALIDADES A. El asesor jurídico velará por la correcta actualización y diligenciamiento de los libros radícadores, los cuales serán adelantados por el secretario desigando dentro de las investigaciones. B. Cuando se inicie el registro de una investigación, la misma se hará siempre en la cara frontal del folio, dejando su revés para continuar con las respectivas anotaciones. C. Si se finaliza el folio del libro con información de la actuación y no se puede continuar al respaldo del mismo, por cuanto ya se registró otra investigación, se debe registrar al final del folio lo siguiente “PASA AL FOLIO ____ TOMO No.____”, y se continúa registrando las actuaciones en la siguiente hoja útil del libro señalando “VIENE DEL FOLIO ____ TOMO No. _____ RAD. _____”.

15

D. Una vez la actuación llegue a su fin y ya no se hagan más registros, se inscribirá una leyenda que diga “DESANOTADO”. Si quedan líneas en blanco al finalizar el registro total de la investigación, se debe pasar de manera cruzada una línea sobre las mismas. E. Los libros no se deben forrar, el rótulo irá sobre la tapa del libro, tal como lo ordena la ley de archivo. F. los libros que ya vienen páginados de fábrica se les conserva esa numeración. No hay necesidad de refoliarlos

NOTA Mencionado libro será adelantado para las investigaciones disciplinarios e informativos administrativos. 1. Libro Índice Alfabético de Implicados: a. Debe contener: - Grado - Nombres y apellidos del investigado - Cédula - Tipo de procedimiento por la cual se adelanta la investigación (procedimiento especial - faltas leves al procedimiento disciplinario - faltas graves y gravísimas) - Radicado del proceso - Fecha de inicio - Fecha de decisión - Folio - Libro Ejemplo:

16

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

L

EJERCITO NACIONAL (UNIDAD) GDO

NOMBRE COMPLETO

CEDULA

TIPO DE PROCEDIMIENTO

RADICADO PROCESO

FECHA DE INICIO

FECHA DE DECISIÓN

FOLIOLIBRO

SS.

LOPEZ ARTEAGA LUIS FERNANDO

XXX

Indagación disciplinaria

001-2018

9 –feb-2018

14-Agosto-2018

Folio 56 – Libro I

MY.

LINARES ROMERO CELIA MARIA

XXX

Procedimiento especial (Falta leve)

002-2018

10-abril-2018

15- Julio-2018

Folio 4- Libro 3

2. libro de procedimiento disciplinario para faltas gravísimas y faltas graves. a. En este libro las investigaciones iniciadas en el año 2018, se registraran indicando: - Radicado de la investigación. - Fecha de los Hechos - Fecha de Prescripción - Funcionario Competente - Funcionario de Instrucción - Quejoso - Correo, Dirección y Teléfono del Quejoso - Nombre (s) Investigado (s) - Lugar y fecha de los hechos - Hechos - Número radicado base de datos FFMM - Anotaciones Ejemplo:

17

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL (UNIDAD) RADICADO FECHA DE HECHOS FECHA DE PRESCRIPCION FUN. COMPETENTE FUN. INSTRUCCIÓN QUEJOSO CORREO, DIRECCION Y TELEFONO DEL QUEJOSO GRADO NOMBRE (S) INVESTIGADO (S) APELLIDO (S)

001-2018 DD –MM-AA (El mes en letra) DD –MM-AA (El mes en letra) Cr XXXX (Nombre Completo) Cr XXXX (Nombre Completo) GRADO, NOMBRES COMPLETOS, CEDULA

CR XXXX (Nombre Completo – Cedula y teléfono) TC XXXX (Nombre Completo – Cedula y teléfono) MY XXXX (Nombre Completo – Cedula y teléfono)

LUGAR Y FECHA DE HECHOS HECHOS NÚMERO RADICADO BASE DE DATOS FFMM ANOTACIONES

b. En mencionado libro se radicarán las investigaciones iniciadas en el año 2018 debiendo si fuera el caso modificar el radicador de las indagaciones preliminares e investigaciones formales radicadas antes del 4 de febrero del mismo año y siguiendo el consecutivo en su orden de acuerdo a la fecha de apertura. Ejemplo: INVESTIGACIONES APERTURADAS DEL 1 ENERO AL 4 FEBRERO DE 2018 Investigación Disciplinaria 001-2018 (12 -01-2018) Indagación Disciplinaria 001-2018 (20-01-2018) Indagación disciplinaria 002-2018 (30-01-2018)

18

Pasarían al siguiente radicado: Indagación Disciplinaria 001-2018 (12 -01-2018) Indagación preliminar 002-2018 (20-01-2018) Investigación disciplinaria 003-2018 (30-01-2018) Indagación disciplinaria 004-2018 (05-02-2018)

c. Frente a las investigaciones aperturadas antes del 2018, estas continúan con su registro en su libro original, solo hasta el momento de evaluar la investigación y si fuera el caso, se profiere auto de citación a audiencia, se le asigna un nuevo radicado de acuerdo al consecutivo que traiga el libro del 2018, realizando la anotación en el libro anterior, que la misma pasa al libro de procedimiento disciplinario al folio que corresponda.

d. Serán radicados los procesos de manera consecutiva; es decir, al iniciar el año no se iniciará nuevo número de radicado, sino que se seguirá en su consecutivo hasta infinito, cambiando solo el año de la nueva vigencia. Ejemplo: 001-2017 002-2018 003-2018 004-2019

(auto (auto (auto (auto

apertura 23-diciembre-2017) de apertura 01-enero-2018) de apertura 01-diciembre-2018) de apertura 02-enero-2019)

19

e. Una vez se finalice el libro se indicará que pasa al tomo siguiente. Así mismo, el libro nuevo se indicará el folio y tomo del que viene. Ejemplo: - Viene el folio 100 tomo 1 - Pasa al tomo 2 folio 1

3. Libro radicador procedimiento especial para faltas leves a. Se inicia un libro nuevo registrando las investigaciones que por estas faltas se adelanten, teniendo de presente que mencionado procedimiento es especial. Ejemplo:

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL (UNIDAD) RADICADO LUGAR Y FECHA DE HECHOS FUN. COMPETENTE NOMBRE (S) INVESTIGADO (S) RESUMEN DE LOS HECHOS FECHA INICIO PROCEDIMIENTO ESPECIAL NÚMERO BASE DE DATOS FFMM

20

002-2018 DD –MM-AA (El mes en letra) CT XXXX (Nombre Completo) C3 XXXX (Nombre Completo – Cedula y teléfono) SLP XXXX (Nombre Completo – Cedula y teléfono) DD –MM-AA (El mes en letra)

4. Apertura y cierre libro radicadores e índice Apertura: En el primer folio se escribirá Nombre de la Unidad, asunto o tema del libro y fecha de apertura (día, mes, año) Ejemplo: TRIGÉSIMA BRIGADA Coordinación Jurídica Militar 3.1 Libros Libro radicador investigaciones disciplinarias

10 de Abril de 2018

Cierre: Se realizará en el último folio útil es decir si el libro es de 200 folios, ira en el folio No 200, se escribe la palabra CIERRE y se debe trazar una línea diagonal con tinta negra de un extremo al otro. Si el libro no es diligenciado en su totalidad se colocará la misma palabra CIERRE en el último folio diligenciado y se archivará.

21

NOTA: Las investigaciones que vienen con el radicado de la ley 836/03 continúan en su libro y con su radicado.

LIBRO DE REGISTRO DE MEDIOS CORRECTIVOS Resolución 114 de 2018 “Por la cual se reglamenta el Libro de Registro de Medios Correctivos” CGFM

En el Cuartel General de las Fuerzas Militares y de las Fuerzas Las dependencias donde haga parte el funcionario a quien se le impuso la medida, apertura el libro donde centralizarán las anotaciones de los medios correctivos impuestos por parte del superior jerárquico y superior del destinatario. Unidades Operativas Mayores, Menores y Tácticas La ayudantía de cada una de las Unidades Militares aperturará el libro donde se centralizan las anotaciones de los medios correctivos impuestos. Respecto al personal que se encuentre en el área de operaciones, el Comandante de la Unidad Fundamental o equivalentes en cada Fuerza, destinará un cuaderno para el registro de los correctivos impuestos al personal bajo su mando.

22

RADICACIÓN ACTUACIONES

El registro de los medios correctivos impuestos deberá hacerse en el libro realizando las anotaciones en forma consecutiva, cronológica y en orden. El libro deberá estar completamente actualizado respecto de las actuaciones que se vayan adelantando, las cuales se anotarán en letra clara y legible con la siguiente información - Registro (consecutivo según las anotaciones). - Fecha (en que se informa la situación) - Medio (verbal o escrito) en caso de ser verbal, se hace la transcripción en el libro. En caso de ser escrito, se relacionará el número radicado del documento, fecha del mismo, fecha de llegada a la dependencia del superior jerárquico y el asunto.

23

- Datos del superior jerárquico y/o superior militar del destinatario (Grado, nombre completo, identificación, cargo, teléfono, correo electrónico, dirección) - Destinatario de la medida (Grado, nombre completo, identificación, cargo, teléfono, correo electrónico, dirección) - Descripción de la situación (Artículo 22 de la Ley 1862 del 2007) - Actuaciones- trámite adelantado (se registrán las anotaciones relevantes frente al caso) - Decisión: se indica la determinación de aplicar o no el medio correctivo (en caso positivo, se señala el medio correctivo correspondiente, la forma y medio de su ejecución) - Comunicación de la decisión al funcionario (fecha y firma) - Cumplimiento de la medida (se detalla si fue cumplida o no la medida por parte del funcionario) - Fecha y radicado de la comunicación enviada al superior militar donde se informa la decisión adoptada - Identificación de la carpeta donde serán archivados los documentos que soportan la actuación, indicando el número de folio del documento

24

El ayudante o secretario de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 3 de la Resolución 033 de 2018 “Por la cual se reglamenta el Libro de Registro de Medios Correctivos” dispondrá una carpeta en la cual se archivarán en orden consecutivo de llegada (debidamente foliado), los informes y/o documentos que soportan la actuación adelantada. en el libro radicador quedará registrado el nombre de la carpeta, relación de los documentos soportes y folios de los mismos

25

DIRECTRICES GENERALES O LIBRO REGISTRO DE MEDIOS CORRECTIVOS

A. Los libros no se deben forrar, el rótulo irá sobre la tapa. B. Los libros que ya vienen paginados de fábrica se les conserva esa numeración. No hay necesidad de refoliarlos C. El registro de las anotaciones, NO podrá tener enmendaduras, borrones o tachones. En caso de incurrirse en algún error de trascripción, se corregirán con lápiz rojo subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse e insertando en el sitio pertinente la información que debe agregarse y salvando al final lo corregido D. No se puede arrancar las hojas o alterar el orden de las mismas

26

F. Si se finaliza el folio del libro con información de la actuación y no se puede continuar al respaldo del mismo, por cuanto ya se registro, se debe registrar al final del folio lo siguiente “PASA AL FOLIO ____ TOMO No.____”, y se continúa registrando las actuaciones en la siguiente hoja útil del libro señalando “VIENE DEL FOLIO ____ TOMO No. _____ RAD. _____”. E. Una vez la actuación llegue a su fin y ya no se van hacer más registros, se inscribirá una leyenda que diga “DESANOTADO”. Si quedan líneas en blanco al finalizar el registro total de la investigación, se debe pasar de manera cruzada una línea sobre las mismas.

27

NOTA FINAL: los parámetros relacionados en la presente guía están sujetos a lo ordenado en: • Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” • Ley 1862 de 2017 “Por la cual se establecen las normas de conducta del militar colombiano y se expide el Código Disciplinario Militar” • Resolución No 8614 de 2012, Por el cual se adopta el Programa de Gestión Documental PGD “Hacia un sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo” SGDEA para el sector defensa • Resolución 033 de 2018 “por la cual se reglamenta el libro de registro de medios correctivos” expedida por el Comando General de las Fuerzas Militares • RGE- 4-01- Gestión Documental para el Ejército Nacional • Directiva permanente “Instrucciones para la aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército Nacional” • Boletín No 01 del 05 de Abril de 2013 – Área de Archivo

28

Elaboró: SS. Diego Villota CT. Sonia Díaz

Doctrina Promoción y Difusión DICOI

Revisó: MY. Juan García Director DICOI

VoBo: CT. Ronald Gallo

Oficial Gestión Documental CEYAG

Aprobó: BG. Javier Ayala Jefe CEDE11

29