Organizacion

MÓDULO

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Área: NEGOCIOS Curso: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA Módulo: Teoría de la Organización

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1. Introducción...................................................................................................................................................... 1 2. Definiciones ...................................................................................................................................................... 3 2.1 Importancia de la Organización de Empresas ............................................................................................................. 4 2.2 Principios de las organizaciones sociales ..................................................................................................................... 5

3. Tipo de Organizaciones..................................................................................................................................... 5 3.1 Organizaciones según sus fines ................................................................................................................................... 6 3.2 Organizaciones ............................................................................................................................................................ 6 a. Organizaciones Formales........................................................................................................................................... 6 b. Organizaciones Informales ........................................................................................................................................ 8 3.3. Organizaciones según su Grado de Centralización ..................................................................................................... 9

4. Estructura Organizacional............................................................................................................................... 11 4.1 Niveles jerárquicos dentro de la organización........................................................................................................... 11

5. Cierre .............................................................................................................................................................. 14

Teoría de la Organización

Índice

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Mapa de Contenido

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Planifica la gestión de recursos humanos en los procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación, incorporación, mantención y evaluación de desempeño del personal, para el cumplimiento de objetivos estratégicos de la empresa en la que se desenvolverá.

1. Introducción ¿Desde cuándo existen las organizaciones sociales? El ser humano desde siempre ha pertenecido a grupos sociales. Primero en la cuna familiar, en donde se forma a través de los valores transmitidos. Luego va perteneciendo a diferentes grupos sociales, que se organizan para el logro de objetivos comunes, como las escuelas, iglesias, grupos de amigos, etc. Desde los inicios de la vida humana, los hombres y mujeres, buscan satisfacer sus necesidades, y descubren que agruparse y organizarse es la forma lógica y más efectiva para lograrlo. Desde el principio de la historia, esta asociación de grupos de personas como pequeñas tribus demuestra que el esfuerzo grupal organizado es una ventaja para el logro de los objetivos. En la antigüedad los pueblos se organizaban para trabajar de manera conjunta y cooperar con sus semejantes con diversos fines: la conformación de sus ejércitos, la construcción de sus monumentos religiosos o la recaudación de los impuestos.

Ejércitos

Organización

Impuestos

Construcción

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RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MÓDULO

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Posteriormente las sociedades se transforman. Con el avance de la tecnología y la revolución Industrial desaparecen los talleres de artesanos y se centraliza la producción dando lugar al surgimiento de las fábricas y los centros industriales con el consecuente traslado de la población hacia las zonas urbanas. Al surgir las grandes industrias van apareciendo formas de organización y administración más complejas. Comienza entonces la sistematización de los conocimientos acerca de las organizaciones. A partir de la sistematización histórica de las diferentes formas de resolver las necesidades que el hombre fue adoptando, tanto individual como grupalmente, y las modificaciones que se han ido gestando en su interrelación con el medio ambiente físico, económico y social, podemos ver el desarrollo de la humanidad en lo referente a la cuestión organizativa. Estas sistematizaciones, a través de escritos, estudios y documentos han ido conformando un campo teórico relativo a las organizaciones. El análisis sistemático de las organizaciones y su forma de administración es un enfoque observable a partir de la revolución Industrial,y su influencia ha marcado el inicio de los que llamamos la Teoría de la Organización, tema que se estudiará en profundidad en el presente módulo.

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Podemos encontrar gran variedad de ejemplos de organización tanto en los pueblos egipcios, griegos o romanos como así también en las civilizaciones precolombinas de incas, mayas y aztecas. Durante siglos la mayor parte de la población vivió en zonas rurales conformando sociedades de tipo agrario donde la familia y la comunidad tenían una importancia relevante.

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Como planteamos al inicio de este módulo, el propósito de éste es que usted primero, identifique una organización social y reconozca la importancia de las organizaciones sociales en la vida cotidiana. Como primera cosa definamos qué es una organización.

La organización social es un sistema inserto en otro más amplio en un entorno complejo y dinámico, que es la sociedad con la cual interactúa. La organización está constituida por un grupo de individuos que intenta perdurar en el tiempo y que se unen para alcanzar determinados propósitos (objetivos). Lo que caracteriza a las organizaciones sociales es que, para alcanzar sus objetivos, cada uno de sus integrantes debe desempeñar una función o cumplir un papel particular, las partes interactúan entre sí para realizar las tareas y/o actividades que les permitirán alcanzarlos.

IMPORTANTE

realizar tareas Grupo de personas

alcanzar objetivos

Estas interacciones son esenciales en la existencia de la organización y para que se lleven a efecto se debe establecer, con anterioridad, compromisos entre las partes, es decir formalizar y definir las actividades que a cada una de ellas le corresponderá realizar.

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2. Definiciones

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2.1 Importancia de la Organización de Empresas

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Eficacia Autoridad y responsabilidad Unidad de mando Unidad de dirección Centralización Jerarquía

Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización. La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona. Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única. Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan. Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización. Debe haber una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización.

3. Tipo de Organizaciones “Las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización.” (Idalberto Chiavenato)

De acuerdo a la definición de Chiavenato, las organizaciones son muy heterogéneas y diversas. Su tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Este escenario da lugar a una gran variedad de tipos de organizaciones, que como dice Chiavenato: “los administradores deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización”. Para el presente curso se considerarán los principales tipos de organizaciones: a. Organizaciones según sus fines; se refiere al objetivo principal que persiguen las organizaciones, sea éste lucrativo o no. b. Organizaciones según su formalidad; Se refiere a que tan manifiestas o no están los aspectos que la componen. c. Organizaciones según su grado de centralización; se relaciona con la medida en que se delega la autoridad dentro de una organización.

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2.2 Principios de las organizaciones sociales

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Se refiere al objetivo principal que persiguen las organizaciones, sea éste lucrativo o no.

lucro

Organizaciones sin fines de lucro

Organizaciones con fines de lucro

Son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por las que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros. Se caracterizan porque buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una determinada sociedad.

3.2 Organizaciones Según su Formalidad Se refiere a que tan manifiestas o no están los aspectos que la componen (responsabilidades, recursos, políticas, procedimientos, etc.).

a. Organizaciones Formales En este tipo de organizaciones las tareas, actividades, responsabilidades y autoridad se distribuyen en forma precisa y explícita entre sus miembros. Dentro de la organización los trabajos están divididos y normados con políticas y procedimientos claros que son comunicados a través de los diferentes canales, manuales, etc., es una organización que no deja cosas al azar, todo está normado, la descripción de cargos, los reglamentos y procesos.

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3.1 Organizaciones según sus fines

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

Organización lineal: Es la estructura más sencilla, tiene líneas de autoridad directas que van desde el cargo más alto al más bajo. Tiene una cadena de mando simple y directa para dar respuestas rápidas y acciones concretas. Característica de empresas pequeñas. En la siguiente figura se muestra la organización lineal de una librería, que tiene solo una sucursal:

dueña



Gerente

Vendedora

Cajera

Organización Funcional: Este tipo de organización trabaja con una jerarquía clásica en donde cada funcionario tiene un jefe, un superior quien sólo vela por actuar en cuestiones que le sean de su propia competencia. Frente a una situación problemática los funcionarios se dirigen a su jefe directo. Cada línea está agrupada según su especialidad, producción comercialización, ingeniería, etc.

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Dentro de esta categoría se pueden encontrar diferentes tipos de organizaciones formales:

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Organización línea-Staff: Esta estructura presenta la relación típica entre superiores y subordinados, pero además agrega una serie de profesionales especializados, llamados profesionales de staff. Este tipo de estructura maneja una combinación de los estilos antes descritos. Aquellas unidades que tienen una organización lineal, están orientados hacia el exterior de la organización (producción, marketing, etc.), en cambio los unidades de staff se orientas hacia dentro de la organización, para asesorar a las demás unidades.



Comités: Se refiere a un grupo formal, de permanencia estable y tiene una función o tarea principal y específica. Pueden desempeñar su labor tanto en el área administrativa como técnica, algunos son convocados para emitir su opinión frente alguna problemática en particular o bien se les piden recomendaciones para enfrentar cierta situación considerando las alternativas más favorables para la organización.

b. Organizaciones Informales Se refiere a la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organización en la práctica. Son las relaciones profesionales a través de las cuales el trabajo se hace y con el cual se construyen las relaciones entre las personas que comparten su vida en una organización común.

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

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“Se compone de un conjunto dinámico de relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común, y las fuentes de motivación emocional. La organización informal se desarrolla orgánicamente y de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo de personas, y la compleja dinámica social de sus miembros”. (Enciclopedia financiera).

3.3. Organizaciones según su Grado de Centralización Se relaciona con la medida en que se delega la autoridad dentro de una organización. La autoridad hace referencia al poder que se le otorga a una persona dentro de una organización, las facultades que tiene una persona sobre un grupo de personas.

Organizaciones Centralizadas

Se refiere a organizaciones en las cuales la autoridad (poder de decisión) se concentra en la cima de la estructura de la organización, en los niveles más bajos de la organización la delegación de autoridad es mucho menor y escasa, incluso rutinaria. Las organizaciones que se caracterizan por la toma de decisiones en lo alto de la estructura organizacional son aquellas en donde las decisiones a tomar son más alto riesgo. Las organizaciones del gobierno, militares, ministerio, son del tipo de organizaciones centralizadas.

Organizaciones descentralizadas

En este tipo de organizaciones la autoridad se delega en los diferentes niveles dentro de la estructura de la organización, hasta lo más bajo dentro de la estructura como sea posible. Esto por cuanto se espera que la respuesta de la empresa sea casi instantánea si se requiere de acciones inmediatas frente a la competencia. Los administradores que se encuentran en los niveles más bajos interactúan directamente con el medio, el cual conocen muy bien, por ello tienen las capacidades de actuar frente a los cambios.

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IMPORTANTE

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Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra). Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello. Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fe de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia. Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas El Ejército, Carabineros, los Ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones. Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción. Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es “exportado” a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones. Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas Por lo general, son grupos de personas que por la iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc.

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En este escenario en donde podemos tipificar las organizaciones según sus fines, formalidad y grado de centralización, es importante señalar que una misma organización puede tener características de dos o más tipos de organizaciones al mismo tiempo. Por ejemplo:

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“La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos” (Mintzberg).

La estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro.

4.1 Niveles jerárquicos dentro de la organización

Directivo

Estratégico

Táctico

Operativo

Directivo o dueño de la Empresa Define el compromiso de la empresa Aprueba los recursos. Altos ejecutivos, gerencias Define alcance, gestiona, planifica, controla y verifica. Mandos medios, Coordinadores, subdirectores Controla, coordina, imparte directrices, controla y reporta. Empleados Incluye esquemas de tareas y operaciones.

Organización es la forma como se crean, dividen, agrupan y se clasifican las actividades de la empresa tales como:      

Actividades Creativas, diseño, investigación. Actividades de Producción. Actividades Comerciales. Actividades Financieras. Actividades de Logística. Actividades Dirección de Personas.

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4. Estructura Organizacional

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• La especialización se da en forma horizontal dentro de la estructura organizacional. Consiste en dividir las labores en actividades. Dependiendo del tamaño de la empresa puede haber mayor o menor complejidad horizontal. mientras más especialización, más diferenciación horizontal.

• La cadena de mando o delegación de poder, se refiere a la división de las labores por nivel de autoridad o jerarquía. Está generalmente crece en forma proporcional a la especialización. a mayor diferenciación horizontal se incrementa la vertical.

• La departamentalización de la estructura organización se basa en la agrupación de las actividades que son similares o poseen una lógica para estar juntas. La departamentalización es propia de las grandes organizaciones. En otras palabras consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización.

• Las áreas funcionales típicas que podemos encontrar dentro de una organización son producción, marketing, Finanzas y recursos Humanos. Esto varía por supuesto dependiendo del tamaño de la empresa y de su área.

Especialización

Trabajo

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Para que una organización logre sus objetivos, sus metas, su misión de la manera más eficiente, debe dividir el trabajo de acuerdo a la cadena de mando (poder), y a la especialización (tareas, trabajo) y debe existir una departamentalización dentro de la estructura organizacional.

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Cómo Pixar ha logrado mantener viva la creatividad durante largos procesos de producción? Principios de innovación Una gran cantidad de académicos han estudiado la fórmula de éxito de esta empresa creativa que por 27 años ha cosechado 12 premios Óscar, 5 Globos de Oro y 3 Grammy. A continuación algunos de los principios operativos que rigen a esta organización y que sin duda explican muchas de las ideas creativas de esos estudios de cine. Líderes que inspiran: En Pixar los líderes deben comprometerse con la innovación y dar ejemplo de ello. Quienes trabajan en estos estudios ven en sus dirigentes un modelo a seguir y saben que para ser originales hay que aceptar la incertidumbre que esto conlleva. Cuestionar el status quo: En esta empresa los jefes no lo saben todo, por eso los equipos realizan arduas sesiones post-mortem para determinar constantemente qué volverían a hacer y qué no harían nunca de nuevo. Diversidad de pensamiento: En esta empresa todo mundo tiene la libertad de comunicarse con cualquiera sin temor a romper barreras jerárquicas. Fuente: http://www.altonivel.com.mx/36564-pixar-una-cultura-empresarial-de-innovacion/ Explicación Es importante primero saber qué es la Administración y luego conocer la Teoría de la Organización. Para que una organización logre sus objetivos, sus metas, su misión de la manera más eficiente, debe dividir el trabajo de acuerdo a la cadena de mando (poder), y a la especialización (tareas, trabajo) y debe existir una departamentalización dentro de la estructura organizacional. ¿Qué aprendí? De acuerdo a la definición de Chiavenato, las organizaciones son muy heterogéneas y diversas. Su tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Este escenario da lugar a una gran variedad de tipos de organizaciones, por ello: “los administradores deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización”. Para reflexionar: ¿Qué elementos base para un buen manejo y dirección de una empresa utiliza Pixar?

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EJEMPLO

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A través del estudio de este módulo, hemos logrado comprender qué son las organizaciones sociales, cuál es su relevancia dentro de la sociedad. Hemos aprendido a tipificarlas y comprendemos la importancia que tiene para el administrador el conocer la Teoría de la Organización como una herramienta que le permitirá hacer una evaluación de una organización y de esa manera abordarla para una correcta estructuración o reestructuración de ésta. Un nuevo elemento que hemos aprendido durante esa unidad, y que abordaremos en detalle más adelante, es la Estructura Organizacional, elemento que toda organización requiere para crecer y ser rentable. Con lo aprendido en la unidad podemos concluir lo siguiente en cuanto a la importancia de una buena Estructura Organizacional:

• Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social. • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un • • • • • • • •

mínimo esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos (capital, personal, material) con un mínimo de y como una máximo de para las personas involucradas. Delegan a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades. Realizan procesos de comunicación, coordinación, control, etc., para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la organización. Concebir por medio de estas que se logre una acción efectiva y eficiente. Establecer niveles jerárquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer. Indicar el tipo de trabajo que debe realizarse, así como los fines y objetivos finales de la empresa.

Hemos visto dos elementos claves que deben ser manejados por el administrador. Primero saber qué es la Administración, y ahora conocer la Teoría de la Organización. Estos dos elementos son la base para un buen manejo y dirección de una empresa que debe conocer el administrador. Cada vez vamos introduciéndonos más en el objetivo de nuestro estudio principal: la empresa.

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5. Cierre

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Lecturas obligatorias Cárdenas, M. (2009). Naturaleza y propósito de la organización. Córdoba, AR: El Cid Editor | apuntes. Pp. 4 – 18.

Lecturas Complementarias: Carrasco, Y. (2009). Las organizaciones. Córdoba, AR: El Cid Editor | apuntes. Pp. 4 – 14.

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Bibliografía

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