Ogv Contract Lc & Ep 4.docx

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

Surat Perjanjian Peserta Exchange Global Volunteer Programme No. 005/UPNVJ/OGV/MoU/III/2019 Yang bertanda tangan dibawah ini: I.

Nama Jabatan Alamat No. Telp

: LCVP : VP oGV AIESEC in LC 2019 : Alamat Office : +628xxxx

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama AIESEC Local Committee XXXX selanjutnya disebut “PIHAK PERTAMA”; II.

Nama Alamat No. Telp

: : :

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama dirinya sendiri sebagai Peserta Exchange Program Global Volunteer Programme dari AIESEC yang akan diadakan di luar negeri selama batas waktu yang telah ditentukan dan telah lulus interview dengan AIESEC negara tujuan disebut “PIHAK KEDUA”. PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA yang secara bersama-sama disebut “Para Pihak”. Pada hari ini, hari [DD/MM/YYYY], Para Pihak telah sepakat bahwa segala tindakan yang dilakukan kepada, untuk, dan berhubungan dengan kebijakan AIESEC Indonesia yang dikeluarkan oleh AIESEC in LC, yang dijelaskan dalam Perjanjian Peserta Exchange dengan ketentuan – ketentuan dan syarat – syarat yang diatur dalam 9 pasal sebagai berikut:

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

Pasal 1 DEFINISI DAN INTERPRETASI Dalam Perjanjian ini yang dimaksud dengan : 1. “AIESEC” adalah organisasi pemuda Internasional yang bertujuan untuk mengembangkan potensi kepemimpinan; 2. “GLOBAL VOLUNTEER PROGRAMME” adalah sebuah kesempatan bagi Peserta untuk mengembangkan potensi kepemimpinan dan bertanggung jawab dengan menciptakan dampak positif secara langsung melalui pengalaman menjadi relawan internasional; 3. “ACCEPTED” adalah ketika peserta diterima di sebuah proyek sosial di negara lain setelah melalui proses seleksi data atau wawancara; 4. “APPROVED” adalah ketika peserta telah menandatangani perjanjian ini dan membayar biaya yang tercantum pada pasal 5. Peserta kemudian menandatangani acceptance note dan mengisi test Leadership Development Assessment di akun aiesec.org; 5. “REALIZED” adalah ketika peserta mulai menjalankan proyek sosial di salah satu negara AIESEC di luar negeri dalam Global Volunteer Programme; 6. “FINISHED” adalah ketika peserta telah selesai mengerjakan proyek sosial di negara tujuan dan kembali ke Indonesia. 7. “COMPLETED” adalah ketika peserta telah melengkapi survey pada akun aiesec.org dan mendapatkan sertifikat dalam bentuk soft file dari AIESEC Internasional; 8. “BREAK APPROVED” adalah pembatalan keikutsertaan program setelah status “approved” terjadi yang dijelaskan pada pasal 6; 9. “BREAK REALIZE” adalah jika peserta berhenti bekerja sebelum periode proyek selesai. Pasal 2 KEWAJIBAN 1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk: a. Membekali PIHAK KEDUA dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi atau proyek yang bersangkutan ketika PIHAK KEDUA telah “approved” dengan suatu proyek; b. Menyarankan dan memandu PIHAK KEDUA dalam mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan seperti visa, asuransi dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan AIESEC Local Committee di luar negeri; c. Menjaga komunikasi dengan PIHAK KEDUA selama proyek berlangsung; d. Menyiapkan kesempatan reintegrasi untuk PIHAK KEDUA setelah kembali dari pengerjaan proyek; e. Merekomendasikan travel insurance yg bekerjasama dengan PIHAK PERTAMA; f. Menjelaskan tentang Exchange Programme Policies yang menjadi landasan hukum dalam program ini. 1) N 2) PIHAK KEDUA memiliki kewajiban untuk: a. Mengikuti pembekalan yang terdiri dari: ● Lead Session, yaitu kegiatan pembekalan yang diberikan oleh AIESEC in LC kepada peserta selama proses persiapan pemberangkatan.

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

● Outgoing Preparation Seminar, yaitu seminar persiapan yang diberikan kepada peserta sebelum berangkat ke negara tujuan. ● Jika PIHAK KEDUA tidak mengikuti Outgoing Preparation Seminar maka tidak diizinkan untuk berangkat ke negara tujuan dan biaya administrasi yang sudah dibayarkan tidak akan dikembalikan. b. Mengumpulkan dokumen penting sebagai syarat keikutsertaan dalam program pertukaran di luar negeri antara lain passport, visa, asuransi, dan syarat-syarat lain terlampir serta menanggung segala pengeluaran; c. Memiliki asuransi perjalanan (travel insurance) yang mencakup asuransi kesehatan selama program pertukaran berlangsung dalam rangka mencegah hal-hal yang tidak diinginkan; d. Mendapatkan izin orang tua dalam mengikuti Global Volunteer Programme dengan mengumpulkan surat izin orang tua kepada PIHAK PERTAMA; e. Memiliki dana yang cukup untuk menutupi segala pengeluaran selama proyek berlangsung dan telah memiliki tiket kembali ke Indonesia; f. Mengisi segala kuesioner melalui e-mail atau akun aiesec.org yang dikirim oleh AIESEC International atau AIESEC Indonesia; g. Membayar biaya administrasi sesuai dengan “AIESEC Indonesia Exchange Participant Pricing” yang juga diterangkan dalam Pasal 5; h. Kooperatif serta responsif dengan PIHAK PERTAMA selama proses exchange serta memenuhi segala sesuatu yang ditentukan; i. Berpartisipasi pada proyek sosial yang telah disepakati (approved), mengerjakan pekerjaan yang telah ditentukan, dan tinggal di lingkungan yang telah ditentukan selama durasi proyek sosial tersebut; j. Memberikan testimoni yang dilengkapi dengan foto kegiatan exchange kemudian mempublikasikan kisah exchange PIHAK KEDUA melalui media online dan atau membuat video tentang pengalaman exchange PIHAK KEDUA, dalam waktu paling lambat 3 (tiga) minggu setelah acara reintegrasi; Pasal 3 HAK 1) PIHAK PERTAMA berhak untuk: a. Mendapatkan segala dokumen yang dibutuhkan untuk proses keseluruhan; b. Menerima uang pembayaran dari PIHAK KEDUA yang akan diatur pada Pasal 5. c. Mengumpulkan segala kuesioner melalui e-mail yang dikirim oleh AIESEC International atau AIESEC Indonesia; d. Mengumpulkan cerita exchange dan foto kegiatan setelah PIHAK KEDUA menyelesaikan program pertukaran dan melakukan reintegrasi; dan e. Menyarankan PIHAK KEDUA untuk tidak membeli tiket pesawat sebelum menyelesaikan proses pembuatan visa, kecuali jika tiket pesawat dibutuhkan dalam proses pembuatan visa (PIHAK KEDUA disarankan untuk membeli tiket yang dapat dikembalikan dalam kasus ini). 2) Pihak Kedua berhak untuk: a. Dipandu oleh seorang manajer Peserta Exchange dari PIHAK PERTAMA selama proses persiapan keberangkatan hingga balik ke Indonesia;

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

b. Memperbarui Perjanjian dengan evaluasi dan persetujuan PIHAK PERTAMA terlebih dahulu (menimbang kemampuan “approve” PIHAK KEDUA), apabila PIHAK KEDUA ingin melanjutkan partisipasinya pada Global Volunteer Programme setelah kontrak Pihak Kedua habis masa berlakunya; c. Mendapat dukungan serta bantuan dari PIHAK PERTAMA dalam setiap tahap (approve, realize, finish, complete) dan selama terjadi prosedur komplain; d. Mendapatkan sertifikat Peserta Exchange setelah mengisi semua kuesioner melalui email/aiesec.org yang dikirim oleh AIESEC Internasional atau AIESEC Indonesia. Pasal 4 PROSES APPROVE 1.

2.

3.

4.

5.

Proses approve merupakan proses ketika PIHAK KEDUA telah diterima di proyek sosial di aiesec.org dan telah menandatangi acceptance note dan mengisi leadership development assessment; Apabila PIHAK KEDUA diterima oleh satu atau beberapa proyek sekaligus, PIHAK KEDUA harus memilih satu proyek yang paling sesuai dan menandatangani acceptance note; PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan mendaftarkan diri pada proyek lain apabila perwakilan proyek sudah menerima atau menandatangani acceptance note Peserta Exchange, karena proses approved sudah terjadi; PIHAK KEDUA hanya boleh mendaftarkan diri pada proyek lain apabila setelah 10 (sepuluh) hari accepted tidak ada kabar lebih lanjut mengenai proses “Approved” dari LC luar negeri; PIHAK KEDUA wajib membayar biaya administrasi tepat waktu sesuai dengan yang dicantumkan di Pasal 5, jika tidak maka PIHAK KEDUA akan dianggap “break accepted” kecuali ada situasi darurat seperti yang dicantumkan pada lampiran I. Pasal 5 BIAYA

1.

Pihak Kedua dengan ini sepakat untuk membayar biaya administrasi sebesar Rp 3.000.000,untuk semua project yang berada di semua region yang akan dibayar satu kali dengan ketentuan: Biaya administrasi adalah biaya approve dan persiapan sebesar Rp 3.000.000,dibayar maksimal 7 (tujuh) hari setelah Peserta Exchange participant lolos pada tahap wawancara (accepted) . bila peserta pertukaran memutuskan untuk menggunakan fasilitas AIESEC Insurance maka terdapat ketentuan biaya seperti berikut : Jenis Asuransi

Biaya Tambahan

Schengen

Rp. 485.000

Non Schengen

Rp. 375.000

Tidak memakai

-

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

2.

3.

Dengan durasi asuransi adalah selama 50 hari waktu pelaksanaan kegiatan pertukaran. Peserta yang memilih untuk menggunakan AIESEC insurance agar dapat membayarkan biaya tambahan bersamaan dengan biaya administrasi. Apabila peserta ingin memperpanjang ari,maka peserta diwajibkan untuk membayarkan biaya tambahan sesuai dengan jumlah hari yang diperpanjang yang dapat dilihat di lampiran Biaya yang dicantumkan dapat dikembalikan kepada PIHAK KEDUA jika terdapat pembatalan keikutsertaan pada Program Global Volunteer oleh PIHAK KEDUA dengan ketentuan yang dijelaskan pada pasal 6. PIHAK KEDUA wajib menanggung biaya dokumen (paspor, visa dan legalitas lain yang dibutuhkan), transportasi dari negara asal dan keperluan pribadi. Pasal 6 PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM

1. Pembatalan keikutsertaan program disebut dengan break approved dan break realized; 2. Break approved terjadi sebelum PIHAK KEDUA berangkat ke negara tujuan dan break realize terjadi setelah PIHAK KEDUA sampai di negara tujuan; 3. Biaya approved akan dikembalikan kepada peserta sebesar Rp 2.000.000,- apabila pembatalan disebabkan oleh faktor legalitas dan kemananan negara tujuan dan proses pembatalan disahkan oleh PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I. 4. Biaya asuransi tidak dapat dikembalikan apabila peserta melalakukan pembatalan atau break approved. 5. PIHAK KEDUA membatalkan keikutsertaan disebabkan oleh urusan pribadi maka biaya approved tidak akan di kembalikan tetapi mendapatkan kesempatan untuk pindah ke musim selanjutnya tanpa perlu membayar biaya approve lagi dan proses pembatalan disahkan oleh PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I. 6. Denda akibat pembatan proyek yang di tetapkan oleh negara tujuan akan menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA. 7. Syarat dan ketentuan pembatalan keikutsertaan dijelaskan lebih lanjut pada lampiran I. Pasal 7 JANGKA WAKTU 1. 2.

3.

Perjanjian ini berlaku sejak hari ditandatanganinya Perjanjian ini oleh kedua belah pihak dan tetap berlaku sampai dengan 6 (enam) bulan. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode summer (Juni sampai Agustus) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode winter (Desember sampai Februari) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang hingga periode summer berikutnya. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode winter (Desember sampai Februari) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode summer (Juni sampai Agustus) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang hingga periode winter berikutnya.

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

4.

5.

Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode autumn (September sampai November) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode spring (Maret sampai Mei) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang hingga periode autumn berikutnya. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode spring (Maret sampai Mei), maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode autumn (September sampai November) setelahnya, dan tetapi tidak dapat diperpanjang hingga periode autumn berikutnya. Pasal 8 PENYELESAIAN PERSELISIHAN

1.

2.

Apabila di kemudian hari timbul perselisihan di antara PARA PIHAK mengenai isi dari Perjanjian ini, PARA PIHAK sepakat dengan niat yang baik mencari penyelesaian secara damai, dan merujuk pada XPP (Exchange Program Policies) AIESEC; Jika sengketa tidak dapat diselesaikan secara damai, kedua pihak sepakat untuk membawa semua sengketa yang timbul dari Perjanjian ini melalui mediator yang selanjutnya akan ditunjuk oleh PARA PIHAK.

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

Pasal 9 KETENTUAN LAIN 1.

2.

3.

Terlampir sebagian “AIESEC Exchange Program Policies” sebagai bagian penting dan tak terpisahkan dari Perjanjian ini untuk menangani segala sengketa dan sesuatu yang tidak jelas dapat dipecahkan melalui standar Internasional ini; Segala sesuatu yang tidak berkaitan dengan Perjanjian ini dan/atau disetujui untuk dilakukan perubahan dan/atau penambahan akan diputuskan di kemudian hari saat ditandatanganinya perjanjian tambahan oleh PARA PIHAK dimana perjanjian tambahan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan Perjanjian ini; Perjanjian ini dibuat tanpa ada paksanaan dari pihak manapun.

Demikian Perjanjian ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap, diberi materai secukupnya serta berbunyi dan berisikan sama, tidak bertentangan satu dengan yang lainnya, serta mempunyai kekuatan hukum yang sama dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. tempat, hari DD/MM/YYYY Pihak Pertama

Pihak Kedua

Nama VP Local Committee Vice President of oGV AIESEC in [LC] 2017/2018

Nama EP Peserta Exchange Global Volunteer Programme

SAKSI I,

SAKSI I,

Nama saksi (tdk boleh tulis tangan)

Nama saksi (tdk boleh tulis tangan)

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

LAMPIRAN I PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM I.

Break Approved, dan Break Realize 1. Break Approved Dikatakan break approved jika: (a) PIHAK KEDUA menolak TN atau proyek yang telah approved yang mana formulir di dalam sistem tersebut cocok dengan area proyek yang dibutuhkan, latar belakang professional, deskripsi pekerjaan atau jadwal tanpa alasan yang sah. (b) PIHAK KEDUA memberikan informasi yang palsu atau salah dalam formulir Peserta Exchange, resume, dan lain-lain. (c) PIHAK KEDUA menolak proyek karena latar belakang negara atau wilayah, padahal wilayah tersebut terindikasi dalam formulir Peserta Exchange. (d) PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program ini dengan alasan yang tidak termasuk dalam alasan yang sah dalam dokumen ini sebelum masa Perjanjian habis. (e) PIHAK KEDUA menolak pekerjaan, padahal proses approved sudah selesai (f) PIHAK KEDUA melanggar aturan yang dipatuhi di negara tujuan. Konsekuensi dari break approved antara lain: (a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC negara tujuan.

Beberapa situasi break approved dapat dimaklumi. AIESEC in LC akan mempertimbangan alasan yang sah dan tidak akan menyalahkan Peserta Exchange yang bersangkutan apabila: (a) Di negara tujuan terdapat perang atau kerusakan serius lainnya yang dapat mengancam nyawa Peserta Exchange. (b) PIHAK KEDUA atau PIHAK PERTAMA tidak memiliki atau tidak diinformasikan mengenai izin bekerja yang legal yang sesuai dengan program pertukaran di negara tujuan. (c) Jika PIHAK KEDUA tidak bisa mendapatkan visa yang dikarenakan oleh regulasi negara pengirim/penerima bukan disebabkan oleh kelalaian peserta. (d) Ketika ada kondisi darurat seperti kematian atau penyakit serius yang dimiliki oleh PIHAK KEDUA atau keluarganya. (e) Apabila AIESEC negara tujuan membatalkan status approved PIHAK KEDUA tanpa adanya konfirmasi dari AIESEC negara tujuan Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti yang dijelaskan pada pasal 6. 2. Break Realize Break realize adalah ketika PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program dengan alasan yang tidak sah selama proses proyek berlangsung. AIESEC in LC akan memperbolehkan break realize dengan alasan yang sah dan tidak akan

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948

AIESEC in Indonesia Business Unit - UPNVJ Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820 www.aiesec.or.id | [email protected]

menyalahkan PIHAK KEDUA dengan situasi seperti berikut: (a) Deskripsi pekerjaan berbeda antara kenyataan dengan formulir TN di aiesec.org; (b) Negara atau wilayah tempat mengerjakan proyek mengalami masa perang dan situasi lainnya yang mengancam yang dapat membahayakan PIHAK KEDUA; (c) PIHAK KEDUA tidak menemukan adanya proyek atau pekerjaan pada waktu dan tempat yang seharusnya; (d) Kondisi proyek benar-benar berbeda dengan apa yang dicantumkan pada TN form di aiesec.org; (e) PIHAK KEDUA didiskriminasikan berdasarkan warna kulit, ras, jenis kelamin, umur, atau mendapatkan pelecehan seksual di tempat PIHAK KEDUA melaksanakan proyek; (f) Adanya masalah keluarga yang tidak diinginkan seperti masalah kesehatan keluarga dimana PIHAK KEDUA harus hadir di negara asal. (g) PIHAK KEDUA jatuh sakit dan situasi sangat membahayakan hidup PIHAK KEDUA. Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti yang dijelaskan pada pasal 6. Konsekuensi dari break realize yaitu: (a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC negara tujuan. 3. Prosedur Pembatalan Keikutsertaan Program (a) PIHAK KEDUA wajib mengirim surat pembatalan kepada PIHAK PERTAMA maksimal seminggu sebelum proyek dimulai; (b) Surat pembatalan harus di ketahui oleh orang tua atau wali dari PIHAK KEDUA; (c) Pembatalan keikutsertaan akan sah jika pihak pertama sudah mengirimkan konfirmasi berupa surat resmi kepada PIHAK KEDUA; (d) Segala bentuk kelalaian yang disebabkan oleh PIHAK KEDUA akan menjadi tanggung jawab pihak kedua.

AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948