Nanda Rafsan Jani.docx

Survey Pendahuluan Pengauditan Internal

Disusun oleh : NANDA RAFSAN JANI 16043047

JURUSAN AKUNTANSI (S1) FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2019

Survei Pendahuluan Dalam tahap survey pendahuluan ini, dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan penjualan perusahaan sebagai sumber pendapatan perusahaan dan bagaimana pencatatan dan pengelolaan piutang yang dilakukan di perusahaan karena tahap survei pendahuluan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan. Survey pendahuluan (preliminary survey) merupakan proses yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai risiko dari suatu unit yang akan diperiksa. Survey pendahuluan bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang diteliti tanpa melakukan verifikasi secara rinci. Tujuan dari survey pendahuluan ini untuk lebih memahami aktivitas auditee, mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam audit, memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melakukan pekerjaan lapangan, dan menetukan apakah perlu melakukan audit lebih lanjut. Dengan kata lain, survey pendahuluan berguna untuk memahami lebih baik mengenai tujuan, proses, risiko, dan pengendalian dari bagian/fungsi yang diaudit.

TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN SURVEY PENDAHULUAN Melaksanakan Studi Awal Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membentu untuk lebih memahami subjek audit.

Prosedur Pemeriksaan 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas dari setiap bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang usaha serta prosedur penjualan dan penagihan piutang usaha. 2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan. 3. Melakukan wawancara lisan terhadap pejabat perusahaan, yaitu dengan Manajer Pemasaran dan Manajer Keuangan dan Akuntansi serta bagian terkait lainnya. 4. Mempelajari prosedur proses penjualan tunai dan penjualan kredit, pengelolaan piutang usaha beserta proses penagihannya. 5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan tunai dan penjualan kredit dan pengelolaan piutang usaha yang berjalan dalam perusahaan. Pendokumentasian Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer kalien. Dokumentasi berupa kuesioner penting untuk bahan wawancara/diskusi. Ini dapat membantu auditor dalam mengetahui resiko-resiko yang dihadapi dalam audit penjualan, sistem pengendalian yang digunakan, membantu dalam penyusunan langkah-langkah dalam mengaudit penjualan. Daftar Pengingat Daftar pengingat tidak dirancang untuk menghambat inisiatif atau kreativitas. Daftar tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan membantu auditor melakukan pekerjaan secara terorganisasi dan dengan langkah awal yang minimum. Daftar pengingat membantu auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutnya lebih sederhana untuk dikerjakan. Daftar Isi Daftar isi akan memaksa audit untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dalam bidang penjualan, pencatatan, pendokumentasian, dan (2) membuat acuan kertas kerja dalam pelaksaan audit penjualan. Pengurangan Biaya Pengurangan biaya secara langsung memengaruhi laba perusahaan. Pada umumnya manajemen mengharapkan penugasan audit internal menghasilkan pengurangan biaya, maupun peningkatan operasi. Beberapa usulan pengurangan biaya dari auditor berasal dari kombinasi kondisi yang ada dan memahami masalah yang dihadapi oleh auditor.

Catatan Kesan Fungsinya adalah sebagai daftar pengingat bagi auditor ketika mereka sedang melakukan pembicaraan rahasia dengan manajer senior. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi gejala-gejala kemunduran yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan dalam hubungan dengan karyawan, kondisi kerja, manajemen, atau pengawasan. Catatan kesan dibutuhkan dalam menentukan permasalahan yang terjadi dalam bidang penjualan yang akan diaudit oleh auditor. Dengan demikian auditor dapat menetukan tindakan yang akan dilakukan dalam penyelesaiannya. Kuisioner Kuisioner diusahakan untuk mudah dipahami bagi responden yang diminta mengisi kusioner. Kuesioner ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan audit, bertemu manajer klien pada pertemuan awal. Selain itu, kuisioner yang baik tidak terlalu tebal atau tidak terlalu panjang. kuisioner disusun dengan tujuan untuk memepermudahkan auditor dalam memahami perusahaan terlebih dalam bidang yang akan di audit

NO. 1.

PERTANYAAN Apakah perusahaan membuat target penjualan ?

2.

Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list) ?

3.

Apakah penyimpangan dari daftar harga harus disetujui oleh manajer pemasaran?

4.

Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan secara tertulis?

5.

Apakah untuk setiap penjualan dibuat sales confirmation kepada pelanggan dan ditandatangani ?

6.

Apakah order pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh manajer pemasaran mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya ?

7.

Apakah digunakan formulir pesanan penjualan yang diberi

YA

TIDAK

nomor urut cetak (prenumbered) ? 8.

Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat jalan – SJ (delivery order – DO)?

9.

Apakah SJ : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak ? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi ? c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan SJ ?

d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan SJ dan isinya? e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin SJ telah dibuatkan fakturnya? 10.

Apakah faktur penjualan : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan :

11.

-

Jumlah kuantitas yang dikirim?

-

Harga?

-

Perhitungan?

-

Syarat kredit?

Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan?

12.

13.

Apakah fungsi penjualan terpisah dari : - Bagian keuangan? -

Bagian akuntansi?

-

Bagian penyimpanan?

-

Bagian kredit?

Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap pelanggan yang baru melakukan transaksi pertama kali dengan perusahaan?

14.

Apakah penyelesaian pesanan pelanggan selalu diselesaikan tepat waktu?

15.

Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik barang sebelum dikirim?

16.

Apakah pengiriman barang selalu disetujui oleh manajer keuangan dan akuntansi?

17.

Apakah dibuat surat kontrak kerja dengan perusahaan jasa Pengiriman untuk pesanan pelanggan?

18.

Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama dengan penjualan kredit : a. Penjualan tunai? b. Penjualan Cash on Delivery (COD)? c. Penjualan kepada karyawan? d. Penjualan barang rusak?

19.

Apakah nota kredit :

   20.

Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? Diotorisasi oleh orang tertentu? Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan baik?

Apakah dibuat daftar formulir-formulir : a. Pesanan penjualan? b. Surat jalan? c. Faktur? d. Nota kredit?

21.

Retur penjualan : a. Apakah harus mendapatkan persetujuan manajer pemasaran? b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang? c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam : - Kartu gudang? -

Buku persediaan?

d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota kredit dengan berita acara penerimaan kembali barang? 22.

Apakah sistem informasi penjualan meliputi : a. Anggaran penjualan? b. Grafik tren penjualan? c. Laporan tertulis penjualan? d. Penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan?

23.

Apakah bagian penagihan terpisah dari fungsi akuntansi?

24.

PIUTANG Apakah dibuat kartu piutang? Bila “Ya” : a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan pencocokkan buku besar piutang dengan kartu piutang? b. Apakah pengamanan fisik kartu piutang cukup? c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya?

25.

Apakah pencatatan di kartu piutang : a. Sering bergilir? b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar?

26.

Apakah akun piutang piutang per pelanggan secara periodik diteliti mengenai : a. Pelanggan yang sering terlambat? b. Bukti adanya salah pembebanan? c. Bukti adanya pelunasan sebagian-sebagian? d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan? e. Sesuatu ketidaklaziman?

27.

A. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening koran (statement of account) kepada pelanggan? B. Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap dilakukan usaha-usaha penagihannya? C. Apakah proses penagihan piutang telah dilakukan sebagaimana mestinya? D. Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh bagian kredit atau atasan atau orang lain yang

dikuasakan dan tidak dilakukan oleh kasir atau petugas administrasi piutang? E. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan khusus dari manajer pemasaran dan bagian penjualan? F. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang harus disetujui manajer keuangan dan akuntansi? 28.

1) Apakah secara periodic dibuat analisis umur piutang (aging analysis) dan yang sudah lama jatuh tempo ditindaklanjuti? 2) Apakah catatan piutang di-update setiap hari? 3) Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? 4) Apakah surat pernyataan piutang dibuat oleh orang yang tidak menangani catatan penerimaan kas? 5) Apakah surat pernyataan piutang dikirimkan oleh orang yang tidak berhubungan dengan bagian piutang? 6) Apakah faktur dan surat jalan diikutsertakan dalam melakukan penagihan piutang?

29.

Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? Bila “Ya” : a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak? b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa lebih dahulu ke masing-masing saldo piutang? c. Apakah bagian akuntansi memperhatikan urutan nomornya? Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro (post dated

30.

cheque) diberikan ke bagian akuntansi? Apakah diguanakan penyisihan piutang tak tertagih

Bertemu Klien Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit penjualan yang akan dilakukan. Waktu dan tempat pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan. Langkah-lanhkah yang diguanakan dalam pertemuan klien : - Mengatur Jadwal Pertemuan - Wawancara Mengumpulkan Bahan Bukti hasil dari internal control questionnaires (ICQ) dan program pemeriksaan atas penjualan kredit dan piutang usaha dapat disimpulkan dengan bukti yang didapatkan : -

-

Penjualan dilakukan berdasarkan atas order penjualan yang telah diotorisasi oleh manajer pemasaran, dan terdapat kebijakan dan prosedur penjualan serta pengelolaan piutang usaha secara tertulis. Telah digunakan formulir-formulir yang cukup memadai, misalnya :   







Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Nama formulir sudah tercantun dengan jelas. Hal ini mempermudah untuk mengidentifikasikannya. Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang berbeda sehinggan mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan. Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan pada delivery order sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari manajer keuangan dan akuntansi. Setiap mendapat pesanan dari pelanggan, dilakukan pengecekan baik terhadap status kredit maupun ketersediaan barang di gudang. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya sehingga perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan serta dibuatnya laporan keuangan dan laporan penjualan olah bagian akuntansi secara periodik kepada pimpinan dan pemegang saham perusahaan.

-

Dilakukan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname) secara berkala, baik di kantor maupun di gudang.

Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, dapat diperoleh pula kelemahan-kelemahan atas pengendalian intern yang masih perlu mendapat perhatian dan penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Pengamatan Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui pengamatan dan tanya jawab yang yang efektif, auditor internal mampu dalam menentukan : 1) Auditor dapat mengetahui tujuan, sasaran, dan standart yang ingin didapatkan dari audit penjualan yang akan dilakukan. 2) Kontrol-kontrol tang dapat digunakan dalam membantu audit penjualan nantinya. 3) Menentukan resiko-resiko yang dapat menghambat proses pengauditan penjualan Dan langkah-langkah dalam mengendalikannya sehingga pada saat audit dilakukan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang material dan salah pengambilan keputusan. Pengamatan Fisik Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Auditor harus keluar sendiri dan melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku dan dokumen. Pengamatan pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya.

Menyiapkan Flowchart Dengan menyampaikan Flow chart suatu proses dapat dipotret dan dapat memberikan gambaran system dan merupakan sarana untuk menganalisa operasi yang kompleks - analisa yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci. Pembuatan flow chart sudah dipelajari pada kuliah sistem informasi akuntansi dengan tujuan mempermudah auditor mempelajari siklus penjualan dan penilaian sistem pengendalian penjualannya.

Pelaporan Survei yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat, data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah yang ada dalam survei pendahuluan penjualan serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan. Hasil survey ini perlu dibuatkan laporan dengan fokus pada kecukupan control bukan efektivitas kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit fungsi penjualan.