Modul Kelompok 4.doc

MODUL PEMBELAJARAN MANAJEMEN UNIT KERJA PENILAIAN KERJA, PRODUKTIVITAS KERJA, METODE PENILAIAN KERJA DI BIDANG REKAM MEDIS

Oleh : KELOMPOK 4 Amelia Primita Lola Regita Mufti Aimmatul K Woro Dyah Krisdiana Rosa Amelia Safira Yusri Ihza Noor Roviqoh Arif Wijanarko Dewi Safitri Damayanti Hilma Wanda Agustya Octavia Nurul Anggraini Regita Ventasari Wahyudi

1604000006 1604000018 1604000052 1604000054 1604000056 1604000058 1604000060 1604000062 1604000064 1604000066

JURUSAN KESEHATAN TERAPAN PRODI DIII PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG 2018

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................ii UNIT BELAJAR I

A. PENILAIAN KERJA........................................................................................1 1. 1 Pengertian Penilaian Kerja di Rumah Sakit dan Puskesmas.................1 1. 2 Tujuan Penilaian Kerja Rumah Sakit dan Puskesmas...........................7 1. 3 Fungsi Penilaian Kerja Rumah Sakit dan Puskesmas.........................12 B. METODE PENILAIAN RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS.......20 C. PEMAPARAN KASUS NORMAL DAN TIDAK NORMAL DALAM BIDANG REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS................................................................................22 3. 1 Pendaftaran.........................................................................................22 3. 2 Filing...................................................................................................23 3. 3 Distribusi.............................................................................................24 3. 4 Assembling..........................................................................................25 3. 5 Coding.................................................................................................26 3. 6 Pelaporan.............................................................................................27 D. SARANA DAN PRASARANA DI BAGIAN REKAM MEDIS.......28 4. 1 Ruang Rawat Jalan..............................................................................28 4. 2 Ruang Gawat Darurat..........................................................................29 4. 3 Ruang Operasi.....................................................................................30 4. 4 Ruang Rehabitilatsi Medik..................................................................30 4. 5 Ruang Radiologi..................................................................................31 4. 6 Bank Darah Rumah Sakit....................................................................31 4. 7 Ruang Sterilisasi..................................................................................32 4. 8 Ruang Rekam Medis...........................................................................33 E. FORM PENILAIAN PETUGAS REKAM MEDIS.........................35 F. ESTIMASI WAKTU PELAKSANAAN............................................40 G. EVALUASI SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) DI UNIT REKAM MEDIS..................................................................................42 7. 1 Evaluasi SOP Pendaftaran...................................................................42 7. 2 Evaluasi SOP Sensus Harian Rawat Inap............................................45 7. 3 Evaluasi SOP Coding..........................................................................47 7. 4 Evaluasi SOP Filing............................................................................50 7. 5 Evaluasi SOP Assembling...................................................................52 7. 6 Evaluasi SOP Penyimpanan (Retensi).................................................54

ii

UNIT BELAJAR II Latihan Soal....................................................................................................57 DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................67

iii

iv

UNIT BELAJAR I

A.

PENILAIAN KERJA 1. 1 Pengertian Penilaian Kerja di Rumah Sakit dan Puskesmas Kinerja atau prestasi kerja adalah catatan hasil dari kemampuan kerja atau prestasi yang ditunjukkan atau dicapai dalam suatu waktu tertentu dalam mengerjakan tugas. Kinerja organisasi adalah proses yang dilakukan dan hasil yang dicapai oleh suatu organisasi dalam menyediakan jasa pelayanan atau produk kepada pelanggan (Fitzpatrick, 1994). Kinerja merupakan kombinasi antara kemampuan dan usaha yang dimiliki oleh individu. Kemampuan yang dimiliki dapat berupa kemampuan manajerial, komunikasi, hubungan interpersonal, kepribadian, kedewasaan, kecerdasaan umum, pengetahuan serta keterampilan terkait dengan pekerjaan. Kinerja profesional dalam upaya pelayanan kesehtan secara umum mencakup pengetahuan klinis dan medis, keterampilan teknis klinis dan medis, manajerial kesehatan, dan hubungan interpersonal. Peningkatan dan penampilan kerja atau performa individu dan organisasi dalam upaya pelayanan kesehatan mempengaruhi efektifitas pelaksanaan suatu pro gram. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja, yakni faktor individu, faktor psikososial dan faktor organisasi. 1. Faktor Individu

1

Faktor individu yang mempengaruhi kinerja adalah kompetensi, usia, jenis kelamin, pengetahuan, pengalaman kerja, dan keterampilan. Kompetensi merupakan hal utama yang mempengaruhi kinerja. Contoh: Umur mempengaruhi pengalaman kerja sertaketerbatasan secara fisik dan mental terkait pekerjaan. 2. Faktor Psikososial Faktor psikososial terdiri dari

motivasi

dan

kepatuhan

dalam

bekerja.Motivasi dapat membangkitkan semangat dalam bekerja sehingga pekerjaan terasa ringan dan dapat terselesaikan dengan baik.Kepatuhan dari individu dapt membantu organisasi dalam mewujudkan tujuan dan sasaran kerja organisasi. 3. Faktor Organisasi Manajemen organisasi seperti beban kerja, kepemimpinan, pengawasan serta sanksi sangat mempengaruhi kinerja.Setiap individu memiliki kapasitas kerja sendiri sesuai dengan faktor individu, sehingga beban kerja setiap

individu

berbeda.Kepemimpinan

menjadi

strategi

dalam

meningkatkan kinerja organisasi.Pengawasan serta sanksi diperlukan sebagai koreksi terhadap kinerja untuk mencapai tujuan. a. Pengertian Penilaian Kerja di Rumah Sakit Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawan berdasarkan sasaran, standar, dan kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya.Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan (Mulyadi, 2001:415).

2

Menurut Mondy & Noe (2005) penilaian kinerja adalah tinjauan formal dan evaluasi kinerja individu atau tugas tim. Sedangkan menurut Dessler (2003) penilaian kinerja adalah mengevaluasi kinerja relatif karyawan saat ini dan/atau di masa lalu terhadap standar prestasinya. Kinerja merupakan suatu istilah secara umum yang digunakan untuk sebagian atau seluruh tindakan atau aktivitas dari suatu organisasi pada suatu periode dengan referensi pada sejumlah standar seperti biayabiaya masa lalu atau yang diproyeksikan, dengan dasar efisiensi, pertanggungjawaban atau akuntabilitas manajemen dan semacamnya (Srimindarti, 2004). Sedangkan Menurut Mangkunegara (2005: 9), kinerja karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh karena itu pengukuran

kinerja

merupakan

suatu

proses

penilaian

kegiatan

operasional perusahaan berupa tindakan dan aktivitas suatu organisasi pada periode tertentu sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, pengukuran kinerja adalah penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi dari aktivitas organisasi. Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi.Penilaian kinerja individu sangat bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui

3

penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja karyawan. Rumah Sakit Umum Daerah sebagai salah satu instansi pemerintah harus mampu memberikan pertanggungjawaban baik secara finansial maupun non finansial kepada pemerintah daerah dan masyarakat sebagai pengguna jasa.Oleh karena itu perlu adanya suatu pengukuran kinerja yang tidak hanya melihat aspek finansial rumah sakit saja, tetapi juga aspek non finansialnya. Contoh penilaian kerja di Rumah Sakit Umum tabanan.Badan Rumah Sakit Umum Tabanan merupakan lembaga teknis daerah dengan sistem Badan Layanan Umum (BLUD).Sebagai rumah sakit pemerintah yang dikelola secara sosioekonomis, maka misi sosial menjadi prioritas utama.Namun, dalam pengelolaannya tidak meninggalkan prinsip-prinsip bisnis dalam mengembangkan produk layanan.Badan Rumah Sakit Umum Tabanan juga merupakan salah satu rumah sakit yang telah mendapatkan ISO (The International Organization for Standarization) 9001:2000 mengenai standar pelayanan jasa.Adanya penerapan ISO tersebut, maka perlu ada pengkajian terhadap tingkat kepuasan masyarakat tentang pelayanan yang diberikan selama ini.Untuk itu perlu dilakukan penilaian kinerja, baik dari segi keuangan maupun nonkeuangan.Penilaian kinerja yang tepat adalah penilaian kinerja yang mempertimbangkan faktor eksternal dan internal, keuangan dan nonkeuangan, jangka panjang dan jangka pendek, yang oleh Kaplan dan Norton disebut dengan Balanced Scorecard.

4

Pengertian Balanced Scorecard, Sistem penilaian kinerja yang lebih

komprehensif

tercermin

dalam

Balanced

Scorecard,

yang

merupakan suatu metode atau sistem yang mengungkapkan betapa pentingnya untuk melihat kinerja aspek keuangan dan nonkeuangan guna tercapainya keseimbangan dalam pengukuran kinerja.Balanced Scorecard adalah suatu pendekatan yang menerjemahkan visi dan strategi organisasi ke dalam tujuan dan pengukuran yang terukur (tangible). b. Proses Kegiatan Penilaian Kerja Penilaian prestasi kerja merupakan suatu pemikiran sistematis atas individu karyawan mengenai prestasinya dalam pekerjaannya dan potensinya untuk pengembangan (Dale S. beach, 1970, p257 alih bahasa Achmad S 2001).Proses kegiatan meliputi: 1. Merumuskan tanggung jawab dan tugas apa yang harus dicapai oleh staf rekam medis. Rumusan tersebut telah disepakati oleh atasannya sehingga langkah perumusan tersebut dapat memberikan konstribusi berupa hasil. 2. Menyepakati sasaran kerja dalam bentuk hasil yang harus dicapai oleh karyawan untuk kurun waktu tertentu dengan penempatan standar prestasi dan tolak ukur yang telah ditetapkan. 3. Melakukan monitoring, koreksi dan memberikan kesempatan serta bantuan yang diperlukan oleh stafnya. 4. Menilai prestasi kerja staf dengan cara membandingkan prestasi yang dicapai dengan standar atau tolak ukur yang telah ditetapkan. 5. Memberikan umpan balik kepada staf/karyawan yang dinilai.

5

Dalam proses pemberian umpan balik ini atasan dan bawahan perlu membicarakan cara-cara untuk memperbaiki kelemahan yang telah diketahui untuk meningkatkan prestasi pada.

6

1. 2 Tujuan Penilaian Kerja Rumah Sakit dan Puskesmas a. Tujuan Penilaian Kerja Rumah Sakit Secara umum tujuan penilaian kinerja ada lima tujuan yaitu 1. Tujuan Strategik Tujuan Strategik bertujuan untuk memastikan pencapaian tujuan organisasional. Penilaian kinerja tujuan ini adalah yang ideal, dimana evaluasi terhadap kinerja individu difokuskan pada pertanyaan apakah tujuan organisasi tercapai atau tidak. 2. Tujuan Pengembangan

Tujuan Pengembangan diarahkan sebagai dasar untuk peningkatan kinerja selanjutnya serta perencanaan program pelatihan dan pengembangan. Melalui pinilaian kinerja akan didapatkan gambaran profile kompetensi karyawan. 3. Tujuan Administratif Tujuan Administratif adalah yang paling banyak dilakukan di rumah sakit. Ada dua orientasi dalam tujuan administratif, yaitu sebagai dasar promosi dan sebagai dasar pemberian rewards. 4. Tujuan Dokumentasi

Tujuan Dokumentasi diarahkan untuk dokumen kinerja individual, mengenali kekuatan dan kelemahan bawahan serta mengukur capaian tujuan yang ditetapkan.

7

5. Tujuan Ekspresi Bawahan.

Tujuan Ekspresi Bawahan adalah memberikan kesempatan bawahan untuk

menyampaikan

pandangannya

tentang

supervisor

dan

pekerjaannya. Terlepas dari berbagai macam tujuan tersebut, yang terpenting adalah alat yang digunakan dalam melakukan evaluasi kinerja. Bagaimana instrumen dalam penilaian kinerja itu tidak ambigu, agar penilaian kinerja sedapat mungkin dijauhkan dari bias. b. Tujuan Penilaian Kinerja Puskesmas Tujuan penilaian kinerja puskesmas menurut Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas (Dirjen Bina Kesehatan Masyarakat Departemen Kesehatan RI, 2006) adalah sebagai berikut: a. Tujuan Umum Tercapainya tingkat kinerja puskesmas yang berkualitas optimal dalam mendukung pencapaian tujuan pembangunan kesehatan kabupaten / kota.

8

b. Tujuan Khusus 1. Mendapatkan gambaran tingkat pencapaian hasil cakupan dan mutu kegiatan serta manajemen puskesmas pada akhir tahun kegiatan 2. Mengetahui

tingkat

kinerja

puskesmas

pada

akhir

tahun

berdasarkan urutan peringkat kategori kelompok puskesmas 3. Mendapatkan informasi analisis kinerja puskesmas dan bahan masukan dalam penyusunan rencana kegiatan puskesmas dan dinas kesehatan kota / kabupaten untuk tahun mendatang Manfaat Penilaian Kinerja Puskesmas a. Puskesmas mengetahui tingkat pencapaian (prestasi) kunjungan dibandingkan dengan target yang harus dicapai. b. Puskesmas dapat melakukan identifikasi dan analisis masalah, mencari

penyebab dan latar belakang serta hambatan masalah kesehatan di wilayah kerjanya berdasarkan adanya kesenjangan pencapaian kinerja puskesmas (out put dan out come) c. Puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten/kota dapat menetapkan tingkat urgensi suatu kegiatan untuk dilaksanakan segera pada tahun yang akan datang berdasarkan prioritasnya. d. Dinas kesehatan kabupaten/kota dapat menetapkan dan mendukung kebutuhan sumber daya puskesmas dan urgensi pembinaan puskesmas.

9

Tahapan Penilaian Kinerja Puskesmas 1. Penetapan Target Puskesmas Setiap puskesmas memiliki program masing-masing yang ditetapkan sesuai target yang bersifat spesifik (target nasional menjadi target daerah atau wilayah kerja puskesmas) yang didasarkan pada hasil perundingan antaran puskesmas dan Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten saat penyusnan rencana kegiatan puskesmas. Dimana target dalam puskesmas dijadikan sebagai tolok ukur yang akan dicapai puskesmas pada akhir tahun yang harapannya apabila target puskesmas tercapai, maka dapat membantu target Nasional tercapai. 2. Pengumpulan Data Hasil Kegiatan Hasil kegiatan puskesmas dan jaringannya dalam periode waktu tertentu sesuai dengan rencana kegiatan yang telah disusun, akan diperhitungkan sesuai dengan data yang didapatkan dari SP2TP dan pencatatan hasil kegiatan di Puskesmas. 3. Pengolahan Data Setelah semua data terkumpul, hasil data dari kegiatan di Puskesmas dihitung dan dibandingkan dengan target standar yang telah ditetapkan. 4. Analisis Hasil dan Langkah Pemecahan Menganalisa hasil yang sudah diperhitungkan dan mengelompokkan hasil data sesuai dengan permasalahan-permasalahan yang umum maupun yang spesifik. Dimana nantinya dilakukan identifikasi masalah,

bisa

menggunakan

SWOT atau

pendekatan

sistem.

Selanjutnya setelah menganalisa data teridentifikasi alternative pemecahan

masalah

dan

merumusakan

langkah-langkah

pemecahannya dapat dilakukan. Alternatif pemecahan masalah harus

10

tetap sesuai dengananalisis hasil data yang telah dirumuskan. Dan langkah selanjutnya merumuskan rencana usulan kegiatan tahun depan yang lebih baik sebagai perencanan Puskesmas tahun mendatang. 5. Pelaksanaan Penilaian Adanya sebuah perencanaan pelaksanaan dan terealisasinya program atau kegiatan akan lebih terlihat apa yang harus diperbaiki atau ditambahkan untuk kembali merencanakan kegiatan selanjutnya melaksanakan

tahap

penilaian

terlebih

pelaksanaan penilaian dibagi 2 tingkat: 1. Penilaian Tingkat Puskesmas Dilaksanakan oleh Puskesmas

dahulu.

dalam

Dalam

upaya

tahap

mengukur

kinerjanya.Kepala Puskesmas membentuk tim kecil Puskesmas untuk mengumpulkandata pencapaian, menganalisis masalah, menyusun rencana pemecahankemudian dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. 2. Penilaian Tingkat Kabupaten/ Kota Menerima konsultasi dari puskesmas

dalam

melakukan

perhitungan hasil kegiatan, menganalisa data dan membuat pemecahan masalah. Termasuk juga memantau pelaksanaan kegiatan di puskesmas. 1. 3

Fungsi Penilaian Kerja Rumah Sakit dan Puskesmas a. Fungsi Penilaian Kerja Rumah Sakit

Salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan sebuah rumah sakit adalah peran sumber daya manusia (SDM) sebagai pelaku pelayanan. Sikap, kemampuan dan integritas SDM di rumah sakit mempengaruhi keberhasilan menjalin hubungan antara

perusahaan,

karyawan

dan

pelanggan(Kotler

&

11

Armstrong, 2008). Rumah sakit pemerintah yang terdapat di tingkat pusat maupun daerah tidak lepas dari perkembangan tuntutan pelayanan yang akan menilai rumah sakit untuk mencapai kinerja yang lebih baik. Oleh karena itu, rumah sakit perlu melaksanakan penilaian kinerja. b. Fungsi Penilaian Kerja Puskesmas Manajemen perencanaan yang telah ditetapkan sebagai Rencana Pelaksanaan

Kegiatan,

perlu

dilakukan

pengawasan

dan

pengendalian agar target output dari setiap kegiatan dapat dicapai secara optimal. Hal-hal yang menjadi faktor penghambat pencapaian target output yang ditemukan pada proses pengawasan dan pengendalian, dapat segera diatasi melalui penyesuaian perencanaan selanjutnya. Hasil pengawasan dan pengendalian akan dinilai didalam suatu proses penilaian kinerja Puskesmas, yang juga merupakan instrument/tools untuk menilai pelaksanaan proses manajemen Puskesmas secara keseluruhan. Penilaian Kinerja Puskesmas adalah suatu proses yang obyektif dan sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis dan menggunakan informasi untuk menentukan seberapa efektif dan efisien pelayanan Puskesmas disediakan, serta sasaran yang dicapai

sebagai

penilaian

hasil

kerja/prestasi

Puskesmas.

Penilaian Kinerja Puskesmas dilaksanakan oleh Puskesmas dan kemudian hasil penilaiannya akan diverifikasi oleh dinas kesehatan kabupaten/kota.

12

Masalah kesehatan (termasuk kejadian kesakitan dan kematian) yang terjadi dimasyarakat disebabkan oleh banyak faktor, dimana sebagai penyebab utamanya diluar faktor kesehatan. Penyebab masalah kesehatan dapat disebabkan antara lain oleh faktor lingkungan (termasuk sosial-ekonomi-budaya), perilaku masyarakat, pelayanan kesehatan, keadaan demografi dan faktor keturunan. Oleh karena itu untuk memecahkan masalah kesehatan dibutuhkan kerjasama antara sektor kesehatan dengan sektor-sektor lain yangterkait dengan penyebab terjadinya masalah kesehatan. Untuk menumbuhkan semangat kerjasama antar sektor yang terkait dalam pembangunan kesehatan diperlukan upaya pengggalangan dan peningkatan kerjasama lintas sektoral, agar diperoleh hasil yang optimal. Kinerja merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi, sebab dapat dijadikan sebagai acuan atau tolok ukur untuk mengukur tingkat keberhasilan organisasi bisnis tersebut dalam suatu periode tertentu. Pihak manajemen juga dapat menggunakan pengukuran kinerja perusahaan sebagai alat untuk mengevaluasi organisasi pada periode yang lalu. Sistem kinerja yang baik dan sesuai dengan organisasi sangat diperlukan agar suatu organisasi dapat terus berkembang dan bersaing di dunia bisnis yang semakin kompetitif ini.Selain hal-hal yang disebut di atas, pengukuran kinerja juga dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan sistem imbalan dalam perusahaan,

13

misalnya untuk menentukan tingkat gaji karyawan maupun reward yang layak. (Cahyono dalam Wahyu, 2011). Organisasi pasti memerlukan sistem pengukuran kinerja yang memadai, seperti halnya dengan organisasi sektor publik. Sistem pengukuran kinerja sektor publik adalah suatu sistem yang bertujuan untuk membantu manajer publik menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur finansial dan non finansial. Sistem pengukuran kinerja dapat dijadikan sebagai alat pengendalian organisasi, karena pengukuran kinerja dapat diperkuat dengan menetapkan reward and punishment. (Mardiasmo, 2002:121) Organisasi sektor publik merupakan organisasi pemerintah yang tujuan utamanya bukan untuk mencari keuntungan (profit oriented), melainkan untuk memenuhi kebutuhan/ kepentingan masyarakat, khususnya adalah perusahaan pemerintah yang bergerak di bidang jasa. Jasa merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki, serta pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut. (Supranto dalam Novella, 2010) Perusahaan jasa salah satunya adalah perusahaan jasa pemerintah yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan. Kesehatan merupakan keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Dengan demikian, kesehatan merupakan salah satu kunci utama masyarakat untuk melaksanakan peran

14

mereka masing-masing. Dengan tingkat kesehatan masyarakat yang baik, maka peran yang dimiliki juga dapat dilaksanakan dengan baik, begitu pula sebaliknya. Pembangunan kesehatan merupakan bagian integral dan terpenting

dari

pembangunan

nasional.

Tujuan

diselenggarakannya

pembangunan

kesehatan

adalah

meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Keberhasilan pembangunan kesehatan berperan penting dalam meningkatkan mutu dan daya saing sumber daya manusia Indonesia. Untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan tersebut diselenggarakan berbagai upaya kesehatan secara menyeluruh, berjenjang dan terpadu. Puskesmas adalah penanggung jawab penyelenggara upaya kesehatan untuk jenjang tingkat pertama. (Depkes, 2004) Salah satu fungsi puskesmas adalah sebagai pelayanan kesehatan strata pertama, hal ini berarti puskesmas merupakan pusat pelayanan kesehatan yang memiliki peranan cukup besar di bidang kesehatan karena dapat menjadi ujung tombak dalam pembangunan

kesehatan.

Meskipun

demikian,

perhatian

pemerintah dirasa kurang dalam meningkatkan pembangunan puskesmas, begitu pula dengan masyarakat yang lebih memilih mempercayakan kesehatan dengan rumah sakit-rumah sakit bahkan dokter praktek yang ada di wilayah mereka, dan terkesan

15

bahwa puskesmas adalah pusat pelayanan kesehatan hanya bagi kalangan masyarakat menengah ke bawah.Anggapan bahwa pelayanan dan mutu puskesmas jauh lebih rendah dibandingkan dengan rumah sakit ataupun dokter praktek, hendaknya sedikit demi sedikit dapat dihilangkan dari benak masyarakat, hal ini dapat dilakukan dengan pembangunan atau peningkatan mutu puskesmas oleh pemerintah. Salah satu cara untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelayanan puskesmas adalah dengan cara melaksanakan pengukuran kinerja puskesmas. Penilaian Kinerja Puskesmas dan manajemen sumber daya termasuk alat, obat, keuangan dan tenaga, serta didukung dengan manajemen sistem pencatatan dan pelaporan disebut sistem informasi

manajemen

Puskesmas

(SIMPUS)

dan

upaya

peningkatan mutu pelayanan (antara lain melalui penerapan quality assurance). Mempertimbangkan rumusan pokok-pokok program dan program-program unggulan sebagaimana disebutkan dalam Rencana Strategis Departemen Kesehatan dan program spesifik daerah, maka area program yang akan menjadi prioritas di suatu daerah, perlu dirumuskan secara spesifik oleh daerah sendiri demikian pula strategi dalam pencapaian tujuannya, yang harus disesuaikan dengan masalah, kebutuhan serta potensi setempat. Puskesmas

merupakan

ujung

tombak

terdepan

dalam

pembangunan kesehatan, mempunyai peran cukup besar dalam

16

upaya mencapai tujuan pembangunan kesehatan tersebut di atas, maka pedoman stratifikasi Puskesmas yang telah dipergunakan selama ini telah disempurnakan, dan selanjutnya digunakan istilah Penilaian Kinerja Puskesmas. Pelaksanaan penilaian dimulai dari tingkat Puskesmas sebagai

instrumen

mawas

diri

karena

setiap

Puskesmas

melakukan penilaian kinerjanya secara mandiri, kemudian Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota melakukan verifikasi hasilnya. Adapun aspek penilaian meliputi hasil pencapaian cakupan dan manajemen kegiatan termasuk mutu pelayanan (khusus bagi Puskesmas yang telah mengembangkan mutu pelayanan) atas perhitungan seluruh Puskesmas. Berdasarkan hasil verifikasi, dinas kesehatan kabupaten / kota bersama Puskesmas dapat menetapkan Puskesmas kedalam kelompok (I,II,III) sesuai dengan pencapaian kinerjanya.Pada setiap kelompok tersebut, dinas kesehatan kabupaten/kota dapat melakukan analisa tingkat kinerja puskesmas berdasarkan rincian nilainya, sehingga urutan pencapian kinerjanya dapat diketahui, serta dapat dilakukan pembinaan secara lebih mendalam dan terfokus. Berikut adalah beberapa fungsi penilaian

kinerja

pada

puskesmas : a) Mengetahui tingkat kinerja Puskesmas yang berkualitas secara optimal dalam mendukung pencapaian tujuan pembangunan kesehatan.

17

b) Puskesmas mengetahui tingkat pencapaian (prestasi) kunjungan dibandingkan dengan target yang harus dicapai. c) Puskesmas mendapatkan gambaran tingkat pencapaian hasil cakupan dan mutu kegiatan serta manajemen Puskesmas pada akhir tahun kegiatan. d) Puskesmas dapat melakukan identifikasi dan analisis masalah, mencari penyebab dan latar belakang serta hambatan masalah kesehatan di wilayah kerjanya berdasarkan adanya kesenjangan pencapaian kinerja puskesmas (out put dan out come) e) Puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten/kota dapat menetapkan tingkat urgensi suatu kegiatan untuk dilaksanakan segera pada tahun yang akan datang berdasarkan prioritasnya. f) Dinas

kesehatan

kabupaten/kota

dapat

menetapkan

dan

mendukung kebutuhan sumber daya puskesmas dan urgensi pembinaan puskesmas. Ruang lingkup penilaian kinerja Puskesmas meliputi penilaian pencapaian hasil pelaksanaan pelayanan kesehatan, manajemen Puskesmas dan mutu pelayanan. Penilaian terhadap kegiatan upaya kesehatan wajib Puskesmas yang telah ditetapkan di tingkat kabupaten/ kota dan kegiatan upaya kesehatan pengembangan dalam rangka penerapan ketiga fungsi Puskesmas yang diselenggarakan melalui pendekatan kesehatan masyarakat. Sesuai dengan UU No. 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan di Daerah, maka kabupaten/ kota dapat menetapkan dan

18

mengembangkan jenis program kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang sudah diukur dengan kemampuan sumber daya termasuk ketersediaan dan kompetensi tenaga pelaksananya, dengan tetap memperhatikan arahan dan kebijakan tingkat provinsi dan pusat, yang dilandasi oleh kepentingan daerah dan nasional termasuk konsensus global/ kesepakatan dunia (antara lain penanggulangan penyakit polio, TBC, malaria, diare, kusta, dan lain-lain). Puskesmas yang telah melaksanakan upaya kesehatan pengembangan baik berupa penambahan upaya maupun suatu upaya kesehatan inovasi, tetap dilakukan penilaian. Hasil kegiatan (output atau outcome) yang dilakukan Puskesmas merupakan nilai tambah dalam penilaian kinerjanya dan tetap harus diperhitungkan sesuai dengan kesepakatan. Apabila upaya kesehatan pengembangan tersebut merupakan kebutuhan daerah yang telah didukung dengan ketersediaan dan kemampuan sumber daya di daerah yang bersangkutan maka dimungkinkan untuk dikembangkan secara lebih luas di seluruh Puskesmas dalam suatu wilayah kabupaten/kota. Oleh karenanya, kegiatan tersebut sudah harus diperhitungkan untuk dilakukan penilaian di seluruh Puskesmas. B.

METODE PENILAIAN RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS

19

Menurut Handoko (1994:23) Penilaian kinerja adalah merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan bukan merupakan produk akhir atau produk sesaat. Penilaian kinerja tidak hanya dilakukan sesaat pada akhir periode penilaian saja, karena untuk menjaga obyektifitas penilaian, kegiatan penilaian kinerja hendaknya dilakukan setiap waktu. Atasan hendaknya dapat memberikan penilaian pada setiap tahapan penyelesaian

kegiatan.

Penilaian

setiap

waktu

juga

bermanfaat untuk

memberikan feedbackatau masukan pada bawahan tentang kinerjanya yang kurang baik, sehingga untuk waktu berikutnya , bawahan dapat memperbaiki kinerja. Sedangkan, Metode Penilaian Kerja Runah Sakit dibagi menjadi beberapa tahap, yakni : 1. Rating Scale 2. Checklist 3. Metode Peristiwa Kritis (Critical Incident Method) 4. Metode Peninjauan Lapangan (Field Review Method) 5. Penilaian Didasarkan perilaku 6. Tes dan observasi pretasi kerja 7. Method Ranking

20

C.

PEMAPARAN KASUS NORMAL DAN TIDAK NORMAL DALAM BIDANG REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS 3. 7 Pendaftaran Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekam medis atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat kesan yang baik atau pun tidak baik dari suatu pelayanan dari rumah sakit.  Normal  Pasien baru dan pasien lama mendaftar di tempat pendaftaran. Pasien BPJS membawa surat rujukan dari fasilitas kesehatan tingkat pertama. Pasien lama membawa kartu berobat. 

Pasien mendapat pelayanan pendaftaran yang cepat dan tepat. Tidak normal  Pasien BPJS tidak membawa kartu BPJS atau tidak membawa surat rujukan, pasien lama tidak membawa kartu



berobat, pasien mengantri lama di tempat pendaftaran. Pemaparan  Pasien lama lupa membawa kartu berobat sering mendaftar kembali sebagai pasien baru akibatnya terjadi duplikasi dokumen rekam medis. Hal ini dpat dilakukan secara efektif dengan rekam medis berbasis elektronik, sehingga cepat mencari nomer rekam medis pasien lama yang tidak membawa kartu berobat. Untuk mengatasi pasien mengantri panjang di tempat pendaftaran dapat dilakukan secara efektif dengan sistem pendaftaran secara online jadi, pasien tidak perlu mengantri terlalu lama di tempat pendaftaran karena pasien dapat mengetahui jam berapa akan dilayani dan dapat mendaftar dihari sebelumnya.

21

3. 8 Filing Penyimpanana/ penjajaran dokumen rekam medis adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan (retrival) menjadi lebih mudah dan cepat.  NormalRekam medis tidak boleh dibawa keluar ruang penyimpanan kecuali untuk pelayanan pasien atau kebijakan rumah sakit, susunan rak penyimpanan yang dapat terjangkau oleh petugas (tidak terlalu tinggi), aman dari ancama banjir dan kebakaran, suhu dan pencahayaan yang cukup tidak boleh terlalu 

lembab atau terlalu panas untuk menghindari kerusakan dokumen. Tidak normal  Kurangnya ruang penyimpanan, kurangnya tenaga, semua pegawai rumah sakit walau bukan petugas filling dapat masuk ruang rekam medis akibatnya banyak dokumen rekam



medis yang tidak terkontrol. Pemaparan Petugas filling dapat melakukan dengan efektif dengan melakukan retensi atau pemindahan dari berkas aktif ke inaktif lalu melakukan pemusnahan apabila sudah sampai jangka waktu yang ditentukan. Kegiatan retensi dapat dilakukan secara rutin 1 bulan sekali agar mengurangi penumpukan dokumen rekam medis.

Dilakukannya

pengamatan,

pengecekan,

pengaturan,

pemeliharaan dan pengevaluasian harus dilakukan secara periodik. Petugas filling membuat laporan rutin terkait jumlah berkas medis yang keluar dari rak penyimpanan setiap harinya, jumlah rekam medis yang tidak ditemukan, dan sebagainya. 3. 9 Distribusi

22

Kegiatan distribusi adalah proses pengiriman berkas rekam medis dari unit penyimpanan ke unit yang dituju untuk dilakukan pemeriksaan kesehatan baik di instalasi rawat jalan ataupun rawat inap. Pendistribusian atau pengiriman berkas dilakukan setiap ada permintaan 

dariFront Office (FO). Normal Petugas mengantarkan berkas ke poli tanpa menunggu berkas



banyak dengan alasan untuk efektivitas waktu. Tidak normal Petugas menunggu berkas menumpuk baru diantar ke



poli yang dituju. Pemaparan  Pekerjaan distribusi secara efektif yaitu petugas segera mengantarkan berkas rekam medis ke poli yang akan dituju. Dengan rangkaian pekerjaan yang pertama petugas menuliskan berkas rekam medis yang keluar di buku ekspedisi. Kedua petugas tidak harus menunggu berkas menumpuk banyak karena alasan agar lebih cepat dan efektifitas waktu. Berkas harus segera didistribusikan ke poli yang dituju karena ketika pasien mendaftar sampai berkas ada dipoli seharusnya

membutuhkan

waktu

10

menit.

Tetapi

terkadang

kenyataannya banyak berkas yang tidak 10 menit tiba di poli karena kegiatan distribusi terhambat. 3. 10 Assembling Assembling berkas rekam medis adalah proses pemilahan dan penyusunan terhadap lembaran-lembaran formulir rekam medis pasien 

pulang dirawat agar sesuai dengan nomor urut lembar CM. Normal Berkas rekam medis harus diurutkan mulai kunjungan pasien gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan. Lembaran formulir harus

23

diurutkan sesuai dengan nomor CM dan formulir yang kosong diambil 

dan berkas rekam medis lengkap. Tidak normal Terkadang berkas rekam medis sudah diurutkan sesuai dengan nomor CM akan tetapi tidak diurutkan berdasarkan kunjungan dan formulir yang kosong tidak diambil dan banyak ketidaklengkapan



berkas rekam medis. Pemaparan  Pekerjaan assembling secara efektif yaitu ketika pasien pulang dari berobat, berkas rekam medis dilakukan assembling. Kegiatan assembling dimulai dari berkas dicek kelengkapannya setelah lengkap diurutkan berdasarkan kujungan dan diurutkan berdasarkan nomor urut CM. Terkadang petugas hanya mengurutkan nomor CM tanpa melihat kelengkapan semisal tidak ada ttd dokter, ttd pasien di formulir informed consent. Formulir yang kosong seharusnya diambil atau dikerluarkan dari berkas dan hasil laboraturium ditempel pada formulir hasil laboraturium agar rapi. Pekerjaan menjadi tidak efektif karena masih banyak kekurangan dan akan menjadi pekerjaan yang harus dikerjakan dua kali pekerjaan. 3. 11 Coding Pemberian kode adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili komponen data.Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada didalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di index agar memudahkan pelayanana data penyajian informasi untuk menunjang



fungsi perencanaan, manajemen, dan riset bidang kesehatan. Normal  Coding penyakit dan tindakan sesuai dengan diagnose akhir yang diberikan dokter dan akurat agar dapat dilakukan cleam BPJS.

24



Tidak normal  Coding penyakit dan tindakan tidak tepat dan tidak akurat karena tidak dapat membaca tulisan dokter dan banyak cleam BPJS



yang terlambat karena harus dilakukan revisi. Pemaparan  Petugas coding bekerja secara efektif yaitu ketika berkas setelah di assembling dilakukan coding. Kegiatan dimulai dengan melihat formulir discharge summary mengenai diagnosa akhir dan tindakan jika ada dikoding dengan melihat ICD 10 volume 1 dan 3 sedangkan untuk tindakan melihat ICD 9CM. Berkas seharusnya dikode sesuai dengan diagnosa

akhir

dan

petugas

mengecek

kembali

dengan

semua

pemeriksaan, pemberian obat dan tindakan jika tidak cocok dengan diagnosa akhir petugas dapat menghubungi dokter yang terkait untuk mengkonfirmasi

diagnosa.

Karena

petugas

rekam

medis

tidak

diperbolehkan mengganti diagnosa meskipun diagnosa yang diberikan dokter

tidak

spesifik.

Sedangkan

dari

pihak

BPJS

tidak

mau

menerimacleam penyakit yang dikode tidak spesifik, maka sebelum melakukan coding seharusnya petugas lebih teliti agar tidak terjadi kesalahan dan keterlambatan cleam BPJS. 3. 12 Pelaporan Statistikdapatdigunakanuntukmenghitungberbagaimacam indicator

statistic

RumahSakitmerupakan

layanankesehatan.Pengumpulan data

data

di yang

dikumpulkansetiapharidaripasienrawatjalandanrawatinap.Data tersebutbergunauntukmemantauperawatanpasiensetiaphari, minggu, bulan, dan

lain-lain.Informasidari

statistic

25

rumahsakitdigunakanuntukperencanaanmemantaupendapatandanpengeluar 

andaripasienolehpihakmanajemenrumahsakit. Normal Pelaporan dilakukan secara periode (mingguan, bulanan, triwulan, semester, tahunan) hal ini dilakukan sebagai dasar manajemen



untuk mengambil keputusan. Tidak normal  Dalam dokumen rekam medis tidak dicatat secara lengkap data sosial pasien, pemeriksaan penunjang, diagnosanya pun tidak



ditulis secara konsisten hal ini menghambat kegiatan pelaporan. Pemaparan Kegiatan pelaporan dapat dilakukan secara efektif dengan menggunakan rekam medis berbasis elektronik karena data statistik dapat secara langsung diketahui berapa jumlah tempat tidur yang kosong, 10 penyakit terbanyak, atau pun sebaran penyakit menurut wilayahnya sehingga kegiatan statistik tidak memerlukan waktu yang lama.

D. SARANA DAN PRASARANA DI BAGIAN REKAM MEDIS Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2016 Tentang Persyaratan Teknis Bangunan Dan Prasarana Rumah Sakit.Alat, bahan dan sarana prasarana dalam rekam medis dapat dibagi di setiap ruangan yang ada dirumah sakit. 4. 1 Ruang Rawat Jalan NO.

NAMA RUANGAN

1.

Ruangan

PERSYARATAN RUANGAN • Luas ruangan disesuaikan

KETERANGAN RS Kelas D dan

Administrasi

dengan jumlah petugas,

C

(Informasi,

dengan perhitungan 3-5

Informasi,

Registrasi,

m2/ petugas.

registrasi,

Pembayaran)

• Ruangan harus dijamin

fungsi

pembayaran

terjadinya pertukaran udara

dapat

baik alami maupun

digabungkan 26

mekanik. Untuk ventilasi

pada

mekanik minimal total

ruangan,

pertukaran udara 6 kali per

Sementara

jam .

untuk

• Intensitas cahaya minimal 100 lux.

satu

RS Kelas

A dan B fungsifungsi

tersebut

dilaksanakan pada

ruangan

terpisah.

27

4. 2

Ruang Gawat Darurat

NO. NAMA RUANGAN

1.

Ruangan Administrasi

PERSYARATAN RUANGAN

• Luas ruangan disesuaikan dengan

jumlah

KETERANG AN

Ruangan

ini

petugas, pada RS Kelas D

dengan perhitungan 3-5 m2/ dan C, petugas.

NO. NAMA RUANGAN

bergabung

PERSYARATAN RUANGAN • Ruangan

harus

mekanik. mekanik

alami Untuk minimal

KETERANGAN

dijamin dengan

terjadinya pertukaran udara baik

dapat

perawat,

ventilasi administrasi total keuangan terpusat.

jam. cahaya

namun

maupun untuk

pertukaran udara 6 kali per • Intensitas

pos

minimal

100 lux.

28

dapat

4. 3 Ruang Operasi NAMA

NO. 1

RUANGAN Ruangan Administrasi

PERSYARATAN RUANGAN

KETERANGAN

• Luas ruangan disesuaikan

Fungsi ruangan-

dengan

jumlah

petugas, ruangan ini dapat

dengan

perhitungan 3~5 digabung

m2/ petugas. • Total

pertukaran

udara

minimal 6 kali per jam. • Intensitas cahaya minimal 100 lux. 4. 4 NO. 1.

Ruang Rehabitilatsi Medik

NAMA RUANGAN Ruangan Administrasi (Pendaftaran administrasi kantor)

PERSYARATAN RUANGAN • Luas

KETERANGAN

ruangan disesuaikan RS Kelas D dan

Dengan

jumlah

petugas, C,

dan dengan perhitungan 3-5 m2/ petugas. • Ruangan

ruangan dapat

harus

dijamin digabungkan

terjadinya pertukaran udara baik

fungsi

alami

mekanik.

Untuk

Mekanik

minimal

dengan

maupun ruangan ventilasi administrasi total rawat jalan.

pertukaran udara 6 kali per jam . • Intensitas

cahaya

minimal

200 lux.

29

ini

4. 5

Ruang Radiologi Persyaratan Ruang Radioterapi

NO. 1.

NAMA RUANGAN

• Luas ruangan disesuaikan

Ruangan Administrasi (Terdapat Penerimaan,

PERSYARATAN RUANGAN

fungsi

dengan

jumlah

dengan

perhitungan

• Total

3-5 khusus udara

minimal 6 kali per jam.

Sementara

minimal untuk RS Kelas

100 lux. 4. 6 NO. 1.

untuk

RS kelas A.

pertukaran

• Intensitas cahaya

Ruang

petugas, Radioterapi

dan m2/ petugas.

pengambilan hasil

KETERANGAN

B boleh tidak

ada/

Bank Darah Rumah Sakit

NAMA RUANGAN

• Luas ruangan disesuaikan

Ruangan Administrasi (Terdapat Penerimaan,

PERSYARATAN RUANGAN

fungsi

dengan

jumlah

dengan

perhitungan

• Total

3-5 khusus udara

minimal 6 kali per jam. 100 lux.

untuk

RS kelas A.

pertukaran

• Intensitas cahaya

Ruang

petugas, Radioterapi

dan m2/ petugas.

pengambilan hasil

KETERANGAN

Sementara

minimal untuk RS Kelas B boleh tidak

30

ada/

4. 7 NO. 1.

Ruang Sterilisasi

NAMA RUANGAN

Penerimaan Pencatatan

KETERANGAN

• Luas ruangan disesuaikan

Ruangan Administrasi,

PERSYARATAN RUANGAN

Loket dan

dengan jumlah dengan

petugas,

perhitungan 3-5

m2/ petugas. • Total pertukaran

udara

minimal 6 kali per jam. • Intensitas cahaya minimal 100

31

4. 8

Ruang Rekam Medis a. Letak ruang rekam medik harus memiliki akses yang mudah dan cepat ke ruang rawat jalan dan ruang gawat darurat. b. Desain tata ruang rekam medis harus dapat menjamin kemanan penyimpanan berkas rekam medis.

NO. 1.

NAMA RUANGAN

PERSYARATAN RUANGAN • Luas ruangan disesuaikan

Ruangan Administrasi

dengan

jumlah

dengan

perhitungan

Luasan

total

petugas, ruangan 3~5 disesuaikan

m2/ petugas. • Total

KETERANGAN

dengan

pertukaran

kajian

udara kebutuhan.

minimal 6 kali per jam. • Intensitas cahaya minimal 100 lux. 2.

Ruangan

Kepala Umum

Rekam Medik Luasan 3.

Ruangan

Petugas Umum

ruangan

Rekam Medik 4.

Ruangan Aktif

disesuaikan Arsip • Luas ruangan jumlah

arsip

tergantung dengan dan

jenis kebutuhan.

pelayanan • Persyaratan

ruangan

seperti persyaratan umum 5.

Ruangan Pasif

total

Arsip • Luas ruangan jumlah

arsip

tergantung dan

jenis 32

kajian

pelayanan • Persyaratan

ruangan

seperti persyaratan umum 6.

KM/WC petugas

Persyaratan KM/WC umum lihat poin di atas.

Keterangan

:

Kebutuhan

ruangan

di

ruang

rekam

medis

disesuaikan dengan jenis dan kebutuhan pelayanan serta ketersediaan SDM di Rumah Sakit.

33

E.

FORM PENILAIAN PETUGAS REKAM MEDIS FORM PENILAIAN PETUGAS PENDAFTARAN

Keterangan Pengisian Berilah tanda () untuk setiap pernyataan yang sesuai dengan “KENYATAAN” pada kegitan yang dilakuan: S

: Sesuai (3)

KS

: Kurang Sesuai (2)

TS No.

: Tidak Sesuai (1) Pernyataan

Kenyataan Sesuai Kurang Tidak Sesuai

1.

Sesuai

Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan bagi pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap dan UGD

2.

sebelum memulai tugas. Menerima pendaftaran pasien pada tempat kerja

3.

masing-masing. Mengisi data sosial secara lengkap pada dokumen

4.

Rekam medis dan buku register pasien. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah diisi

5.

nomor rekam medis serta data sosial pasien. Bagi pasien yang berulang, diminta kartu identitas

6.

berobat pasiennya dan catat pada buku register. Mengadakan koordinasi dengan bagian lain guna

7.

kelancaran tugas. Bersikap ramah dan sopan dalam melayani pasien.

34

FORM PENILAIAN PETUGAS ASSEMBLING Keterangan Pengisian Berilah tanda () untuk setiap pernyataan yang sesuai dengan “KENYATAAN” pada kegitan yang dilakuan: S

: Sesuai (3)

KS

: Kurang Sesuai (2)

TS

: Tidak Sesuai (1)

No.

Pernyataan

Kenyataan Sesuai Kurang Tidak Sesuai

1.

Menerima berkas rekam medis yang dikeluarkan dari

2.

ruangan dan mencatat pada buku analisa. Meneliti jumlah lembaran dan catatan yang

Sesuai

seharusnya ada, mencatat pada lembar kekurang lengkapan hal-hal yang perlu dilengkapi oleh dokter, 3. 4.

perawat maupun petugas medis lain. Menyisihkan berkas yang belum lengkap. Menyusun lembaran rekam medis pasien sesuai

5.

dengan urutan yang telah ditetapkan. Mengirim pemberitahuan kepada dokter dan perawat

6.

yang akan melengkapi berkas rekam medis. Melayani dokter dan perawat yang akan melengkapi berkas rekam medis serta menginformasikan tunggakan berkas rekam medis yang belum kembali dari dokter maupun perawat yang melengkapi

7.

dokumen. Meneruskan berkas yang sudah lengkap ke bagian coding. FORM PENILAIAN PETUGAS CODING

Keterangan Pengisian Berilah tanda () untuk setiap pernyataan yang sesuai dengan “KENYATAAN” pada kegitan yang dilakuan:

35

S

: Sesuai (3)

KS

: Kurang Sesuai (2)

TS

: Tidak Sesuai (1)

No.

Pernyataan

Sesuai

Kenyataan Kurang Tidak Sesuai

1.

Menerima berkas yang sudah lengkap dari analisa

2. 3. 4.

dan assembling. Memberi kode penyakit dan kode operasi. Ketepatan dan kecepatan dalam pemberian kode. Mengkonsultasikan istilah yang tidak sesuai dan

Sesuai

kesulitan yang ada kepada kepala Instalasi Rekam 5.

Medis Memberikan evaluasi dan dapat memberikan edukasi kepada sesama petugas apabila ada kesalahan pengcodingan

36

FORM PENILAIAN PETUGAS PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA Keterangan Pengisian Berilah tanda () untuk setiap pernyataan yang sesuai dengan “KENYATAAN” pada kegitan yang dilakuan: S

: Sesuai (3)

KS

: Kurang Sesuai (2)

TS

: Tidak Sesuai (1)

No.

Pernyataan

Kenyataan Sesuai Kurang Tidak Sesuai

1.

Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk

2.

pembuatan laporan dari seluruh unit yang terkait. melakukan sensus secara berkala sehingga data

3.

pelaporan selalu ter-update. Membuat laporan harian, bulanan, triwulan maupun

4.

tahunan. Penggunaan grafik sebagai bukti pelaporan

Sesuai

perkembangan disetiap bangsal.

37

FORM PENILAIAN PETUGAS PENYIMPANAN Keterangan Pengisian Berilah tanda () untuk setiap pernyataan yang sesuai dengan “KENYATAAN” pada kegitan yang dilakuan: S

: Sesuai (3)

KS

: Kurang Sesuai (2)

TS

: Tidak Sesuai (1)

No.

Pernyataan

Kenyataan Sesuai Kurang Tidak Sesuai

1.

Menerima berkas rekam medis yang telah siap

2.

disimpan kembali. Menulis nama dan nomor rekam medis yang telah

Sesuai

diberikan pada rak penyimpanan menurut nomor 3.

sesuai dengan aturan yang berlaku. Menyimpan berkas rekam medis yang telah diberi folder pada rak penyimpanan menurut nomor.

38

F.

ESTIMASI WAKTU PELAKSANAAN Indikator dan Standar NO. 1

JENIS PELAYANAN Rekam Medik

INDIKATOR

STANDAR

1. Kelengkapan pengisian 1. 100 % rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan 2. Kelengkapan Informed Concent setelah mendapatkan informasi yang jelas

2. 100 %

3. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan

3. ≤ 10 menit

4. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat inap

4. ≤ 15 menit

39

Alur Pasien

Alur Rekam Medis

40

G.

EVALUASI SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) DI UNIT REKAM MEDIS 7. 7 Evaluasi SOP Pendaftaran  Relevansi SOP pendaftaran sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis. Sudah berkaitan dengan tujuan pendaftaran  Adequency (Kecukupan) Kegiatan Normatif 1. Panggil pasien sesuai dengan urutan pada nomor antrian C 2. Ucapkan salam ( pagi, siang, sore, malam) , Bapak / Ibu ada, 3.

yang bisa dibantu Tanyakan tujuan pemerikasaan ke poliklinik, atau akan

4.

berobat ke dokter spesialis Tanyakan apakah pasien sudah pernah berobat / periksa ke Rumah Sakit , jika belum pernah maka pasien tersebut adalah

5. 6.

pasien baru rawat jalan. Cek data pasien pada computer. Berikan form LP 1 dan LP 2 kepada pasien untuk di isi kelengkapan informasi dari pasien dan ketentuan / peraturan

7.

yang di buat oleh Rumah Sakit. Pinjamlah tanda pengenal pasien, sebagai acuan pengisian

data pasien di komputer. 8. Tracer data pasien ke ruang filing. 9. Cetak sticker identitas pasien. 10. Cocokkan data yang ada pada tanda pengenal pasien dengan isian form LP 1 yang telah di isi oleh pasien. 11. Buatkan KIB (Kartu Index Berobat ) 12. Berikan KIB kepada pasien dan sampaikan kepada pasien untuk membawa kartu tersebut bila melakukan pemerikasaan kembali atau melakukan chek up di Rumah Sakit.

Kegiatan yang direncanakan 1. Lebih sopan kepada pengunjung yang datang 2. Cermat dan teliti saat melakukan pendaftaran pasien 41

Adequency of Effort

= x 100%

=

x 100%

= 16 % Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan telah terselenggara dalam melakukan pelayanan yang terjadi di pendaftaran pasien 

Efektivitas Efektivitas Progam =

=

x 100%

x 100%

= 16 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP ini masih kurang efektif dari target yang telah ditentukan

42



No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Produktivitas (Productivity)

Jenis Kegiatan Panggil pasien sesuai dengan urutan pada nomor antrian C Ucapkan salam ( pagi, siang, sore, malam) , Bapak / Ibu ada, yang bisa dibantu Tanyakan tujuan pemerikasaan ke poliklinik, atau akan berobat ke dokter spesialis Tanyakan apakah pasien sudah pernah berobat / periksa ke Rumah Sakit , jika belum pernah maka pasien tersebut adalah pasien baru rawat jalan Cek data pasien pada computer Berikan form LP 1 dan LP 2 kepada pasien untuk di isi kelengkapan informasi dari pasien dan ketentuan / peraturan yang di buat oleh Rumah Sakit.

Pinjamlah tanda pengenal pasien, sebagai acuan pengisian data pasien di komputer Tracer data pasien ke ruang filing Cetak sticker identitas pasien

N 1

1

Rating 2 3 1

Skor

Mean

Produkti vitas

2

2

Cukup

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

2

2

Cukup

1

2

2

Cukup

1

2 2

2 2

Cukup Cukup

2

2

Cukup

1

2

2

Cukup

1

3

3

Kuat

1

1

1 1 1

1

10.

Cocokkan data yang ada pada tanda pengenal pasien dengan isian form LP 1 yang telah di isi oleh pasien.

1

1

11.

Buatkan KIB (Kartu Index Berobat )

1

12.

Berikan KIB kepada pasien dan sampaikan kepada pasien untuk membawa kartu tersebut bila melakukan pemerikasaan kembali atau melakukan chek up di Rumah Sakit.

1

1. 2. 3. 4.

4

1

Keterangan : 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP pendaftaran, petugas telah melakukan kegiatan sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP.

43

7. 8 Evaluasi SOP Sensus Harian Rawat Inap  Relevansi SOP Sensus Harian Rawat Inap sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis. Sudah berkaitan dengan tujuan Sensus Harian Rawat Inap  Adequency (Kecukupan) Kegiatan Normatif 1. Mengambil print out data pasien di ruangan dari petugas operator IRNA setiap hari kerja jam 07.30 pagi 2. Jika ada ketidaksesuaian, maka data diubah secara tertulis/manual data print out 3. Serahkan kembali kepada petugas operator IRNA 4. Buat rekap data sensus harian pada form rekapitulasi sensus harian . 5. Serahkan kepada petugas operator IRNA untuk untuk bahan editing data sensus harian pada komputer jaringan LAN, bersama dengan hasil koreksi print out setiap hari kerja paling lambat jam 08.00 pagi.

Kegiatan yang direncanakan 1. Melakukan pencocokkan data dengan pasien yang ada di ruangan secara langsung sehingga kita bisa langsung menggantinya jika ada yang tidak sesuai 2. Menjadwal rutin sesus harian 3. Membimbing petugas agar selalu teliti

Adequency of Effort =

x 100%

= x 100% = 60 % Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan telah terselenggara dalam melakukan pelayanan yang terjadi di Unit Sensus Harian Rawat Inap

44



Efektivitas Efektivitas Progam = =

x 100% x 100%

= 60 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP ini masih kurang efektif dari target yang telah ditentukan  No. 1. 2. 3. 4.

5.

Produktivitas

Jenis Kegiatan Mengambil print out data pasien di ruangan dari petugas operator IRNA setiap hari kerja jam 07.30 pagi Jika ada ketidaksesuaian, maka data diubah secara tertulis/manual data print out Serahkan kembali kepada petugas operator IRNA Buat rekap data sensus harian pada form rekapitulasi sensus harian . Serahkan kepada petugas operator IRNA untuk untuk bahan editing data sensus harian pada komputer jaringan LAN, bersama dengan hasil koreksi print out setiap hari kerja paling lambat jam 08.00 pagi.

5. 6. 7. 8.

N 1

1

Rating 2 3 1

4

Skor

Mean

Produkti vitas

2

2

Cukup

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

Keterangan : 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP Sensus Harian Rawat Inap, petugas telah melakukan kegiatan sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP.

45

7. 3

Evaluasi SOP Coding  Relevansi SOP Koding sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis.SOP Koding sudah berkaitan dengan tujuan Koding yaitu mempermudah pengolahan data dan penyusunan laporan dan menentukan kode penyakit dan kode tindakan secara tepat sesuai dengan buku pedoman ICD X dan ICD 9 CM.



Adequency (Kecukupan) Kegiatan Normatif 1. Menerima dokumen rekam medis dari poli (rawat jalan) / assembling (rawat inap) 2. Menuliskan kode diagnosa penyakit di lembar pertama (rawat jalan) 3. Menuliskan kode diagnosa penyakit maupun diagnosa kematian di lembar pertama (rawat inap) 4. Apabila ada tindakan operatif maka akan diberi kode sesuai dengan ICD 9 CM 5. Memasukkan kode diagnosa penyakit dan tindakan operatif ke dalam database Medical Record di komputer. 6. Untuk rawat inap setelah data tersebut dimasukkan ke dalam komputer kemudian berkas rekam medis rawat inap akan dipisahkan berdasarkan jaminan pembayaran (Pasien umum/perusahaan dan pasien BPJS) dan juga dipisahkan menurut bulannya (tanggal pasien keluar rumah sakit). 7. Berkas rekam medis yang sudah dikode dan telah dimasukkan ke dalam komputer kemudian diserahkan ke bagian filing untuk disampuli/dimasukkan map untuk kemudian disimpan ke gudang filing

Kegiatan yang direncanakan 1. Merenovasi ruangan koding 2. Membuat SOP mengenai pengelolaan rekam medis di ruang koding 3. Membuat daftar singkatan penyakit agar tidak bingung saat menemui singkatan penyakit pada berkas 4. Membuat daftar kode penyakit yang sering muncul agar cepat dan efisien 5. Melakukan pengecekan kembali secara teliti agar tidak salah dalam mengkode

46

Adequency of Effort =

x 100%

= x 100% = 71% Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan telah terselenggara dalam melakukan pelayanan yang terjadi di Unit Koding.  Efektivitas Efektivitas Progam =

=

x 100%

x 100%

= 71 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP Filing ini masih kurang efektif dari target yang telah ditentukan.

47

 No.

Produktivitas (Productivity) Jenis Kegiatan

N

1

Rating 2 3

4

Skor

Mean

Produkti vitas

2

2

Cukup

1.

Menerima dokumen rekam medis dari poli (rawat jalan) / assembling (rawat inap)

1

2.

Menuliskan kode diagnosa penyakit di lembar pertama (rawat jalan)

1

1

3

3

Kuat

3.

Menuliskan kode diagnosa penyakit maupun diagnosa kematian di lembar pertama (rawat inap)

1

1

3

3

Kuat

4.

Apabila ada tindakan operatif maka akan diberi kode sesuai dengan ICD 9 CM

1

1

3

3

Kuat

5.

Memasukkan kode diagnosa penyakit dan tindakan operatif ke dalam database Medical Record di komputer.

1

1

3

3

Kuat

1

Untuk rawat inap setelah data tersebut 6.

dimasukkan ke dalam komputer kemudian berkas rekam medis rawat inap akan dipisahkan berdasarkan jaminan pembayaran (Pasien umum/perusahaan dan pasien BPJS) dan juga dipisahkan menurut bulannya (tanggal pasien keluar rumah sakit).

1

1

2

2

Cukup

7.

Berkas rekam medis yang sudah dikode dan telah dimasukkan ke dalam komputer kemudian diserahkan ke bagian filing untuk disampuli/dimasukkan map untuk kemudian disimpan ke gudang filing

1

1

2

2

Cukup

Keterangan : 9. 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 10. 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup 11. 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 12. 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP Koding, petugas telah melakukan kegiatan Filing sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP Koding.

48

4. 9 7. 4 Evaluasi SOP Filing  Relevansi SOP Filing telah sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis.SOP Filing ini telah berkaitan dengan tujuan Filing yaitu memudahkan dalam pencarian kembali Dokumen Rekam Medis, selain itu juga bertujuan menyimpan Dokumen Rekam Medis sesuai urutan atau sistematis.  Adequency (Kecukupan) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Kegiatan Normatif Menerima dokumen rekam medis dari fungsi Koding dan Indeksing Menyimpan dokumen rekam medis Menerima tracer dari pendaftaran, unit pengguna atau peminjam Mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang sudah terkelompok Menyisipkan tracer dibelakang dokumen rekam medis yang akan diambil Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi Filing Setiap bulan mengadakan penyusutan dokumen rekam medis Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang aktif dan menyimpan dokumen rekam medis yang in-aktif di ruangan yang berbeda

Kegiatan yang direncanakan 1. Merenovasi ruangan filing 2. Membuat SOP mengenai pengelolaan rekam medis di ruang filing 3. Mencetak stiker peringatan untuk diletakkan di pintu masuk ruang filing 4. Memasang CCTV, 1 CCTV diletakkan di dekat pintu masuk, 1 CCTV diletakkan di dalam ruang filing 5. Menambah 2 buah rak filing rekam medis 6. Melaksanakan kegiatan penyisihan berkas rekam medis inaktif dengan jumlah rekam medis baru untuk mencegah pencarian yang berlarut-larut saat diperlukan Adequency of Effort

=

x 100%

49

= x 100% = 75% Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan telah terselenggara dalam melakukan pelayanan yang terjadi di Unit filing. 

Efektivitas Efektivitas Progam

=

x 100%

=

x 100%

= 75 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP Filing ini masih kurang efektif dari target yang telah ditentukan.  No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Produktivitas (Productivity)

Jenis Kegiatan Menerima dokumen rekam medis dari fungsi Koding dan Indeksing Menyimpan dokumen rekam medis Menerima tracer dari pendaftaran, unit pengguna atau peminjam Mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang sudah terkelompok Menyisipkan tracer dibelakang dokumen rekam medis yang akan diambil Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi Filing Setiap bulan mengadakan penyusutan dokumen rekam medis Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang aktif dan menyimpan dokumen rekam medis yang in-aktif di ruangan yang berbeda Keterangan : 13. 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 14. 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup

N 1

1

Rating 2 3 1

4

Skor

Mean

Produkti vitas

2

2

Cukup

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

2

2

Cukup

1

1

2

2

Cukup

1

1

2

2

Cukup

50

15. 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 16. 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP Filing, petugas telah melakukan kegiatan Filing sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP Filing.Sehingga Pelayanan dapat berjalan lancar.

7. 5 Evaluasi SOP Assembling  Relevansi SOP Filing telah sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis. SOP assembling ini telah berkaitan dengan tujuan assembling.  Adequency (Kecukupan) Kegiatan Normatif 1. Terima setoran dokumen rekam media pasien setiap pagi dari perawat ruangan. Catat jumlah dokumen yang disetor dan nomor rekam medis dari dokumen rekam medis tersebut. 2. Cek kelengkapan formulir pasien rawat inap diantaranya RM 5, RM 9. RM 13, LP 2. Untuk pasien yang meninggal harus ada surat kematian, pasien melahirkan harus ada formulir pasca melahirkan dan apabila pasien masuk ICU maka harus berisi RM 25 lembar ICU. Apabila dokumen rekam medis sudah lengkap maka mintalah perawat yang menyetor untuk tandatangan di buku penyetoran dokumen rekam medis.Apabila belum lengkap maka kembalikan lagi ke perawat yang menyetor untuk segera dilengkapi. 3. Urutkan formulir yang ada dalam dokumen rekam medis sesuai dengan urutannya yaitu RM, Model dan Lembar. Pada saat mengurutkan cek kelengkapan formulir beserta tandatangan dokter atau perawat. 4. Tulis dalam formulir ketidaklengkapan apabila dokumen rekam medis tidak lengkap. 5. Kembalikan dokumen rekam medis ke perawat ruangan untuk segera dilengkapi 6. Apabila dokumen rekam medi sudah lengkap dan sudah diurutkan,setorkan ke bagian pelaporan untuk dikoding 7. Setorkan dokumen rekam medis ke ruang penyimpanan 1. 2. 3. 4.

Kegiatan yang direncanakan Teliti dalam mengurutkan berkas Tepat waktu dalam penerimaan berkas rekam medis Cek kelengkapan berkas pasien Tepat penyetoran berkas rekam medis

51

Adequency of Effort

=

x 100% = x 100% = 57% Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan telah terselenggara dalam melakukan pelayanan yang terjadi di Unit assembling. 

Efektivitas Efektivitas Progam

=

x 100%

=

x 100%

= 57 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP assembling ini masih kurang efektif dari target yang telah ditentukan.  No.

1. 2.

Produktivtas (Productivity)

Jenis Kegiatan Terima setoran dokumen rekam media pasien setiap pagi dari perawat ruangan. Catat jumlah dokumen yang disetor dan nomor rekam medis dari dokumen rekam medis tersebut Cek kelengkapan formulir pasien rawat inap diantaranya RM 5, RM 9. RM 13, LP 2. Untuk pasien yang meninggal harus ada surat kematian, pasien melahirkan harus ada formulir pasca melahirkan dan apabila pasien masuk ICU maka harus berisi RM 25 lembar ICU. Apabila dokumen rekam medis sudah lengkap maka mintalah perawat yang menyetor untuk tandatangan di buku penyetoran dokumen rekam medis. Apabila belum lengkap maka kembalikan lagi ke perawat yang menyetor untuk segera

N

1 1

1

Rating 2 3 1 1

4

Skor

Mean

Produkti vitas

2

2

Cukup

3

3

Kuat

52

3.

4. 5. 6. 7.

dilengkapi. Urutkan formulir yang ada dalam dokumen rekam medis sesuai dengan urutannya yaitu RM, Model dan Lembar. Pada saat mengurutkan cek kelengkapan formulir beserta tandatangan dokter atau perawat. Tulis dalam formulir ketidaklengkapan apabila dokumen rekam medis tidak lengkap Kembalikan dokumen rekam medis ke perawat ruangan untuk segera dilengkapi Apabila dokumen rekam medi sudah lengkap dan sudah diurutkan,setorkan ke bagian pelaporan untuk dikoding Setorkan dokumen rekam medis ke ruang penyimpanan Keterangan : 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

3

3

Kuat

1

1

2

2

Cukup

1

1

2

2

Cukup

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP assembling, petugas telah melakukan kegiatan assembling sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP assembling. Sehingga Pelayanan dapat berjalan lancar.

7. 6 Evaluasi SOP Penyimpanan (Retensi)  Relevansi SOP Koding sesuai dengan kebutuhan di Unit Rekam Medis. SOP Penyimpanan (Retensi) sudah berkaitan dengan tujuannya yaitu: 1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah 2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis yang baru 3. Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi 4. Mengurangi arsip yang tidak bernilai 

Adequency (Kecukupan)

Kegiatan Normatif 1. Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai dengan ketentuan jadwal retensi. Datadiambil

53

dari KIUP, bila belum menggunakan KIUP dapat pula diambil dari buku registerpendaftaran pasien rajal dan ranap. 2. Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRM tersebut diretensi dan disimpan inaktif 3. Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif 4. Mengambil DRM yang akan disimpan inaktif Kegiatan yang direncanakan 1. Menyimpan DRM inaktif berdasarkan urutan tanggal terakhir berobat dan dikelompokkan dikelompokan berdasarkan jenis penyakit untuk keperluan : Menentukan lamanya penyimpanan DRM inaktif, memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya. 2. Membuat jadwal Retensi secara rutin Adequency of Effort =

x 100%

= x 100% = 50% Pada perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa kegiatan belum terselenggara dengan baik dalam melakukan pelayanan yang terjadi di Unit Retensi.

54



Efektivitas

Efektivitas Progam = =

x 100% x 100%

= 50 % Efektivitas dapat berfungsi untuk mengukur derajat keberhasilan dari suatu kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada hasil diatas menujukkan bahwa SOP ini kurang efektif dari target yang telah ditentukan.  No.

Produktivitas

Jenis Kegiatan

N

1

Rating 2 3

4

Skor

Mean

Produkti vitas

1.

Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai dengan ketentuan jadwal retensi. Data diambil dari KIUP, bila belum menggunakan KIUP dapat pula diambil dari buku registerpendaftaran pasien rajal dan ranap.

1

1

2

2

Cukup

2.

Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRM tersebut diretensi dan disimpan inaktif

1

1

2

2

Cukup

3.

Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif

1

1

3

3

Kuat

4.

Mengambil DRM yang akan disimpan inaktif

1

1

3

3

Kuat

Keterangan : 17. 1 – 1,75 = Produktivitas lemah 18. 1,76 – 2,5 = Produktivitas cukup 19. 2,6 – 3,25 = Produktivitas kuat 20. 3,26 – 4 = Produktivitas sangat kuat 

Progress (Pengamatan Kemajuan) Dalam pelaksanaan SOP Retensi, petugas melakukan kegiatan sesuai dengan Prosedur Pelaksanaan yang terdapat didalam SOP, namun harus diperbaiki lagi karena masih ada poin penting yang belum ada dalam SOP.

55

UNIT BELAJAR II

LATIHAN SOAL 1. Bagian SDM Rumah Sakit “X” menilai kerja karyawan di unit rekam medis mulai dari pendaftaran sampai dengan penyimpanan berkas rekam medis, tidak hanya menilai karyawan saja akan tetapi organisasi di unit rekam medis juga dinilai, guna mengetahui apakah sudah sesuai dengan standar yg telah ditentukan. Dari pernyataan diatas termasuk penilaian apakah ? a. Penilaian organisasi b. Penilaian staff rumah sakit c. Penilaian kinerja d. Penilaian hasil kerja e. Penilaian pendidikan Jawaban : C 2. Suatu upaya untuk melakukan penilaian hasil kerja atau prestasi Puskesmas. Pelaksanaan penilaian dimulai dari tingkat Puskesmas sebagai instrumen mawas diri karena setiap Puskesmas melakukan penilaian kinerjanya

secara

mandiri,

meliputi

penilaian

pencapaian

hasil

pelaksanaan pelayanan kesehatan, manajemen Puskesmas dan mutu pelayanan merupakan pengertian dari a. Mutu pelayanan Puskesmas b. Manajemen Puskesmas c. Pencapaian hasil pelaksanaan pelayanan kesehatan d. Penilaian kinerja Puskesmas e. Pengembangan Puskesmas Jawaban : D

56

3. Dalam rangka mendapatkan informasi analisis kinerja puskesmas, puskesmas seger waras melakukan penilaian kinerja puskesmas. Dari penilaian tersebut di dapatkan informasi bahwa puskesmas wonorejo merupakan kategori kelompok II sesuai dengan pencapaian kinerjanya. Tujuan penilaian kinerja yang dilakukan puskesmas wonorejo tidak lain untuk ... a. Mengetahui tingkat kinerja puskesmas pada akhir bulan berdasarkan urutan peringkat kategori puskesmas b. Mendapatkan penilaian kinerja puskesmas pada akhir tahun yang optimal berdasarkan urutan peringkat kategori kelompok puskesmas c. Mendapatkan gambaran kinerja puskesmas pada akhir bulan berdasarkan kategori puskesmas d. Mengetahui tingkat kinerja puskesmas pada akhir tahun berdasarkan urutan peringkat kategori kelompok puskesmas e. Mendapatkan tingkat kinerja puskesmas pada

akhir

tahun

berdasarkan urutan peringkat puskesmas Jawaban : D 4. Pada Rumah Sakit Bhayangkara Prapen kepala rekam medis

menilai

kinerja bawahannya dengan menggunakan daftar item-item yang harus dinilai, sehingga penilai tinggal memilih kalimat yang sesuai dengan hasil pekerjaan bawahan dan memberinya skor. Dari hal tersebut, maka kepala rekam medis Rumah Sakit Bhayangkara Prapen menggunakan metode penilaian kerja... a. Rating Scale b. Checklist c. Method ranking d. Metode peristiwa kritis e. Penilaian didasarkan perilaku Jawaban : B

57

5. Penilaian Kinerja Puskesmas adalah suatu proses yang obyektif dan sistematis

dalam mengumpulkan, menganalisis

dan menggunakan

informasi untuk menentukan seberapa efektif dan efisien pelayanan Puskesmas disediakan, serta sasaran yang dicapai sebagai penilaian hasil kerja/prestasi Puskesmas. Yang bukan merupakan fungsi dari penilaian kinerja pada puskesmas adalah ... . a. Mengetahui tingkat kinerja Puskesmas b. Mendapatkan gambaran tingkat pencapaian hasil cakupan dan mutu kegiatan c. Dapat melakukan identifikasi dan analisis masalah d. Mengetahui penyakit terbesar yang terjadi dalam daerah tersebut e. Puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten/kota dapat menetapkan tingkat urgensi suatu kegiatan Jawaban : D 6. Penilaian kinerja dikatakan penting mengingat melalui penilaian kinerja dapat diketahui seberapa tepat pegawai telah menjalankan fungsinya. Ketepatan pegawai dalam menjalankan fungsinya akan sangat berpengaruh terhadap pencapaian kinerja organisasi secara keseluruhan. Hasil penilaian kinerja pegawai akan memberikan informasi penting dalam proses pengembangan pegawai, diantaranya adalah: a. Sebagai Evaluasi Rancangan Perusahaan b. Menumbuhkan kepedulian antar pegawai c. Meingkatkan rasa kekeluargaan dalam lingkugan kerja d. Menciptakan suasana nyaman untuk bekerja e. Sebagai penyemangat pekerja Jawaban : A

58

7. Penilaian kinerja dikatakan penting mengingat melalui penilaian kinerja dapat

diketahui

seberapa

tepat

pegawai

telah

menjalankan

fungsinya.Sejauhmana tujuan perusahaan telah tercapai dapat dilihat dari seberapa besar perusahaan memenuhi tuntutan lingkungannya. Yang dimaksud perusahaan dapat memenuhi tuntutan lingkungannya adalah: a. Dapat memberikan bimbingan pada karyawannya b. Dapat mengembangkan potensi pegawai c. Dapat memanfaatkan kesempatan dan atau mengatasi tantangan atau ancaman dari lingkungan perusahaan d. Dapat memberikan penghargaan sebesar-besarnya pada pegawai terbaik e. Dapat membuat pegawai betah untuk bekerja di perusahaan Jawaban : C 8. Salah satu Rumah Sakit di kota Malang akan melakukan penilaian pada kinerja pegawainya. Penilaian kinerja dilakukan saat akan menilai dan mengetahui apakah seorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya secara keseluruhan. Pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan bukan hanya dilihat atau dinilai hasil fisiknya tetapi meliputi berbagai hal seperti berikut ini, kecuali: a. Kemampuan kerja b. Kedisiplinan c. Hubungan kerja d. Kebebasan pegawai e. Kepemimpinan yang baik Jawaban : D

59

9. Suatu Rumah Sakit yang akan melakukan penilaian kerja pasti akan memulainya dari penentuan tujuan/target dari kinerja yang diiringi dengan pengamatan. Kemudian saat dan setelah pekerjaan dilaksanakan, dilakukanlah evaluasi yang disusul dengan promosi berdasarkan hasil evaluasi berupa insentif maupun peningkatan posisi. Dalam hal ini, factor yang harusdinilai adalah: a. Kepribadian pegawai b. Ketepatan pemilihan pegawai c. Kemudahan pegawai dalam bekerja d. Rasa aman pegawai saat bekerja e. Kualitas kerja pegawai Jawaban : E 10. Penilaian kinerja tidak hanya dilakukan sesaat pada akhir periode penilaian saja, karena untuk menjaga obyektifitas penilaian, kegiatan penilaian kinerja hendaknya dilakukan setiap waktu.Penilaian setiap waktu juga bermanfaat untuk memberikan feedbackatau masukan pada bawahan tentang kinerjanya yang kurang baik, sehingga untuk waktu berikutnya , bawahan dapat memperbailki kinerja. Dan beikut adalah salah satu fungsi dari diadakannya penilaian kerja adalah untuk: a. Analisis lingkungan untuk menentukan kendala dan kesempatan yang spesifik b. Sebagai dasar pertimbangan untuk keputusan promosi bagi pegawai c. Penetapan tujuan dan sasaran perusahaan d. Menciptakan kebijakan, rencana, program, dan tugas pokok perusahaan e. Meneliti tugas pokok dan fungsi perusahaan Jawaban : B 11. Dalam upaya peningkatan mutu suatu Rumah Sakit, akan dilakukan penilaian kerja pagi para pegawai. Pencatatan penilaian pegawai sangat dibutuhkan dalam proses penilaian pegawai. Menurut Mathis dan Jackson

60

Penilaian kinerja dapat dilakukan oleh siapapun yang mengetahui dengan baik kinerja dari karyawan secara individual, kecuali: a. Para Supervisor yang Menilai Karyawan Mereka b. Para Karyawan yang Menilai Atasan Mereka c. Anggota Tim yang Menilai Sesamanya d. Anggota selain pegawai Rumah Sakit e. Karyawan Menilai Diri Sendiri Jawaban : D

12. Dalam penilaian kerja, pasti terdapat hal yang menjadi masalah dalam penilaian kerja. Seperti kurangnya objektivitas, penilaian yang terlalu longgar, kecenderungan memberika nilai tengah dan penilaian yang terlalu ketat. Dan yang merupakan kelemahan dari metode penilaian tradisional adalah: a. kecenderungan memberika nilai tengah b. penilaian yang terlalu ketat c. kurangnya objektivitas d. penilaian yang terlalu longgar e. kepribadian pegawai Jawaban C

61

13. Dalam penilaian kerja, pasti terdapat hal yang menjadi masalah dalam penilaian kerja. Hal tersebut dapat diminimalkan dengan membuat standar penilaian yang dinyatakan secara jelas, pelatihan, umpan balik, dan pemilihan teknik penilaian kinerja yang sesuai.Dalam penilaian kinerja perlu memiliki hal berikut ini: a. Standar kinerja dan Sistem penilaian kinerja b. Peran penilaian kinerja c. Keseimbangan menilai kinerja d. Keinginan menilai kerja e. Kemudahan menilai kerja Jawaban : A 14. Suatu Rumah Sakit yang akan melakukan penilaian kerja pasti akan memulainya dari penentuan tujuan/target dari kinerja yang diiringi dengan pengamatan. Kemudian saat dan setelah pekerjaan dilaksanakan, dilakukanlah evaluasi yang disusul dengan promosi berdasarkan hasil evaluasi berupa insentif maupun peningkatan posisi. Dalam melakukan penilaian kerja terdapat unsur penting yang harus ada dalam penilaian kerja, yaitu: a. Tanggung jawab dan kejujuran pegawai b. Kejujuran dan kemudahan pegawai c. Tanggungjawab dan kebebasan pegawai d. Ketepatan dan kejujuran pegawai e. Pengawasan dan ketepatan pegawai Jawaban A

62

15. Suatu Rumah Sakit yang akan melakukan penilaian kerja pasti akan memulainya dari penentuan tujuan/target dari kinerja yang diiringi dengan pengamatan. Kemudian saat dan setelah pekerjaan dilaksanakan, dilakukanlah evaluasi yang disusul dengan promosi berdasarkan hasil evaluasi berupa insentif maupun peningkatan posisi. Dalam melakukan penilaian kerja terdapat unsur penting yang harus ada dalam penilaian kerja, salah satunya adalah kesetiaan / loyalitas. Yang dimaksud kesetiaan / loyalitas adalah: a. kemampuan seseorang pegawai untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam menyelesaikan sesuatu tugas b. tekad dan kesanggupan mentaati, melaksanakan, mengamalkan sesuatu yang ditaati dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab c. hasil kerja yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas d. kesanggupan seorang pegawai untuk menaati segala peraturan e. ketulusan hati seorang pegawai dalam melaksanakan tugas Jawaban : B 16. Pak Doni telah dituntuk sebagai tim penilai kinerja pegawai oleh Direktur Rumah Sakit tempat ia bekerja. Dalam melaksanakan tugasnya sebagai tim penilai, maka pak Doni harus melakukan penilaian sesuai dengan tujuan, unsur dan waktu yang tepat dalam kegiatan penilian kinerja pegawai. Peniliaan kinerja tidak hanya dilakukan pada akhir periode penilian saja, melainkan harus … a. Awal periode penilaian b. Sewaktu-waktu penilian c. Dilakukan setiap waktu d. Pertengahan periode penilaian e. Awal pegawai baru mulai bekerja Jawaban : C 17. Pak Doni telah dituntuk sebagai tim penilai kinerja pegawai oleh Direktur Rumah Sakit tempat ia bekerja. Dalam menilai kinerja pegawai pak Doni tidak

dapat

melakukannya

dengan

sendirian,

sehingga

dalam

pelaksanaannya, penilaian kinerja juga terkait dengan kegiatan lain, seperti analisis pekerjaan, standar kerja maupu metode penilaian kinerja. Hal 63

berikut yang tidak harus diperhatikan pak Doni saat analisis pekerjaan adalah: a. jenis-jenis pekerjaan, b. tanggungjawabyang dimiliki, c. kondisis kerja, d. kegiatan yang harus dilakukan e. kemudahan pegawai dalam melakukan pekerjaannya Jawaban : E 18. Ilham adalah karyawan di rumah sakit X, dia bekerja sudah 4 tahun. Dia merasa kurang adil karena ada karyawan yang masih bekerja selama 2 tahun namun sudah mendapat promosi kenaikan pangkat sedangkan Ilham tidak. Ilham melakukan protes kepada atasannya mengenai hal itu tanpa mengetahui bahwa selama ia bekerja hanya melakukan pekerjaan semaunya tanpa memberikan kinerja yang baik. Pada kasus ilham ini yang sesuai dengan fungsi penilaian kerja adalah: a. penyesuaian kompensasi b. keputusan penempatan c. dasar pertimbangan untuk keputusan promosi d. menentukan keputusan penggajian e. dasar pertimbangan untuk keputusan training dan pengembangan Jawaban : C

64

19. Puskesmas kedurus bertolak ukur pada kepuasan pasiennya, daya tanggap dan empati terhadap pasien. Prespektif apa yg digunakan pada puskesmas kedurus? a. Prespektif keuangan b. Prespektif kinerja c. Prespektis bisnis internal d. Prespektif pertumbuhan dan pembelajaran e. Prespektif pembelajaran Jawaban : B 20. Penilaian kinerja dengan menilai seberapa besar potensi pegawai dan mampu untuk menetapkan kinerja yang diharapkan pada masa datang. Metode penilaian kerja yang digunakan adalah… a. Past based methods b. Future based methods c. Written Essays d. Critical Insidens e. Multiperson Comparison Jawaban : B 21. Rumah Sakit Sehat Sentosa akan memberikan pelatihan kepada karyawan rumah sakit untuk meningkatkan mutu knerja karyawan agar dapat memberikan pelayanan dengan baik. Tujuan penilaian rumah sakit tersebut yaitu.... a. Tujuan Pengembangan b. Tujuan Administratif c. Tujuan Dokumentasi d. Tujuan Strategik e. Tujuan Ekspresi Bawahan Jawaban : A 22. Rumah Sakit Pelita telah melakukan penilaian kerja selama 6 bulan terakhir demi memberikan penghargaan terhadap para karyawan yang telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Hal tersebut sesuai dengan tujuan penilaian kerja Rumah Sakit, yaitu: a. Tujuan Strategi b. Tujuan Pengembangan c. Tujuan Administratif d. Tujuan Dokumentasi e. Tujuan Pelayanan Jawaban : C

65

23. Dalam penilaian kerja Rumah Sakit, terdapat beberapa factor yang mempengaruhi kinerja para pegawai. Seperti saat masih banyak pegawai baru dengan usia yang masih muda dan membutuhkan bimbingan dari pegawai senior. Hal ini sesuai dengan factor yang mempengaruhi kinerja pegawai, yaitu: a. Factor Organisasi b. Factor Individu c. Factor Psikososial d. Factor Lingkungan e. Factor Motivasi Jawaban : B 24. Suatu Rumah Sakit yang akan melakukan penilaian kerja pasti akan memulainya dari penentuan tujuan/target dari kinerja yang diiringi dengan pengamatan. Kemudian saat dan setelah pekerjaan dilaksanakan, dilakukanlah evaluasi yang disusul dengan promosi berdasarkan hasil evaluasi berupa insentif maupun peningkatan posisi. Dalam melakukan penilaian kerja terdapat unsur penting yang harus ada dalam penilaian kerja, yaitu: a. Tanggung jawab dan kejujuran pegawai b. Kejujuran dan kemudahan pegawai c. Tanggungjawab dan kebebasan pegawai d. Ketepatan dan kejujuran pegawai e. Pengawasan dan ketepatan pegawai Jawaban A 25. Rumah Sakit Pelita telah melakukan penilaian kerja selama 6 bulan terakhir demi memberikan penghargaan terhadap para karyawan yang telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Tim penilai sedang melakukan pengawasan dan bantuan terhadap staf yang memerlukan. Kegiatan tersebut sesuai dengan proses kegiatan penilaian kinerja, yaitu: a. Merumuskan tanggung jawab dan tugas apa yang harus dicapai b. Menyepakati sasaran kerja c. Melakukan monitoring d. Menilai prestasi kerja e. Memberi umpan balik terhadap staf Jawaban : C

66

DAFTAR PUSTAKA

academia.edu.2018.PenilaianKinerjaPuskesmas. (http://www.academia.edu/8739605/), diakses pada 11 Maret 2018 herususilofia.lecture.ub.ac.id.2018. Penilaian Prestasi Kerja dan Manajemen Kinerja(http://herususilofia.lecture.ub.ac.id/files/2016/02/MakalahPenilaian-Prestasi-Kerja-dan-Manajemen-Kinerja.pdf), diakses pada 11 Maret 2018 Scribd.com.2017.Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas(https://www.pdfcoke.com/mobile/doc/114845817/PEDOMA N-PENILAIAN-KINERJA-PUSKESMAS), diakses pada 11 Maret 2018 Thesis.umy.ac.id.2016.Data Publik(http://thesis.umy.ac.id/datapublik/t69505.pdf), diakses pada 11 Maret 2018 Dokumen.tips.html.2015.Kinerja Rekam Medis.( https://dokumen.tips/documents/kinerja-rekam-medis.html), diakses pada 11 Maret 2018

67

68