Modul Access

MICROSOFT ACCESS A.

MENGENAL DATA BASE SEJARAH DATABASE Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992

dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh

keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for tionsApplica (VBA).

DEFINISI DATABASE Basis data atau database, berasal dari kata basis dan data, adapun pengertian dari kata-kata tersebut adalah sebagai berikut : Basis

:

dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

Data

:

representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang,

hewan

peristiwa,

konsep,

keadaan,

dan

sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Dari kedua pengertian tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian dari Basis Data adalah Kumpulan file / table yang saling berelasi (berhubungan) yang disimpan dalam media penyimpanan eletronik. Dapat dikatakan pengertian lain dari basis data adalah koleksi terpadu dari data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu enterprise (dunia usaha). Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan pada masing – masing table / file didalam database berfungsi untuk menampung / menyimpan data – data, dimana masing – masing data yang ada pada table / file tersebut saling berhubungan dengan satu sama lainnya.

Basis data merupakan representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk

efisiensi kapasitas penyimpanannya. Sedangkan database itu sendiri sangat dibutuhkan bagi suatu organisasi/perusahaan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai diseluruh jenjang perusahaan. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini saya akan membahas lebih detail mengenai database itu sendiri. Basis data (bahasa Inggris: database), adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Atau dengan istilah lainnya database adalah kumpulan data yang diorganisasikan

sedemikian

rupa

sehingga

pengguna

dapat

mengakses,

mengambil, dan menggunakan data. Istilah “basis data” berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Data dapat diterjemahkan ke dalam sebuah aplikasi program, dibandingkan terpisah atau diolah masingmasing. Kontrol akses luas dan manipulasi pada data dapat dilakukan oleh sebuah aplikasi program. PENDEKATAN DATABASE Pada pendekatan database, setiap file yang ada pada tiap departemen disimpan pada sebuah server database dengan sebutan baru, yaitu table. Lalu setiap program dapat mengakses bagian dari database sesuai kebutuhan. Misalnya, departemen customer service hanya dapat membaca table member dan departemen training hanya dapat membaca table training session. Pendekatan database memiliki beberapa kelebihan, yaitu sebagai berikut: 1. Mengurangi redudansi data. Pengurangan data redudansi membuat proses

penyimpanan data efektif sehingga untuk

menghemat

investasi teknologi penyimpanan.

biaya perusahaan

2. Meningkatkan integritas data. Dengan adanya integritas data, maka

mempermudah proses pengupdatean data, karena pengupdatean sebuah field atau data berlaku untuk semua table yang menggunakan data tersebut. 3. Memudahkan dalam share data dan akses data. Proses administrasi dalam

table dilakukan pada satu lokasi yaitu database server. Dengan demikian proses share data atau akses data dapat berlangsung lebih mudah dan efektif. 4. Mengurangi

waktu

pengembangan.

Dengan

sistem

database,

pengembangan program berlangsung lebih cepat. Hal ini disebabkan karena perubahan yang menyangkut administrasi data dilakukan melalui server

database.

Proses

administrasi

dan

penganalisaan

yang berlangsung di satu tempat ini mempermudah

data

proses

pembangunan program yang lebih efektif terutama pada tahap analisa dan penerapan program. MANFAAT DATABASE Selain sebagai penyimpan dan pengelola data, database juga dapat dimanfaatkan untuk menciptakan keunggulan-keunggulan lain, seperti : 1.

Menciptakan integrasi data anatr komputer atau bahkan antardivisi

2.

Mempermudah proses sharing atau bertukar data dengan pengguna lain yang memiliki otoritas

3.

Database memungkinkan pengolah data untuk menghasilkan berbagai format informasi dalam bentuk laporan yang mudah dimodifikasi

4.

Mengurangi resiko data yang tidak konsisten atau data ganda

5.

Data terpusat sehingga mudah dikelola dan dikendalikan

PERANCANGAN DATABASE Database adalah bagian penting dari sebuah system informasi. Database digunakan untuk mengelola informasi yang terdapat dalam sebuah system. Siklus hidup sebuah system informasi tergantung dari siklus database yang digunakan. Tujuan perancangan database :

1.Memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi 2.Menyediakan struktur informasi yang mudah dimengerti. 3.Mendukung kebutuhan pemrosesan dari beberapa objek dalam sebuah system database. Seperti telah disebutkan sebelumnya, sebuah sistem database merupakan komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar. Oleh karena itu siklus hidup aplikasi database berhubungan dengan siklus hidup sistem informasi. Langkah-langkah siklus hidup aplikasi adalah berikut ini :

Gambar 1 : Siklus hidup aplikasi 1.Pendefinisian Sistem 2.Perancangan Database 3.Implementasi Database 4.Pengambilan dan Konversi Data 5.Konversi Aplikasi 6.Pengujian dan Validasi 7.Pengoperasian 8.Pengawasan dan Pemeliharaan. Hal yang penting adalah mengetahui bahwa langkah-langkah siklus hidup aplikasi database dapat tidak beruntun, tetapi melibatkan beberapa langkah pengulangan yang biasanya disebut feedback loop. Proses Perancangan Database :

Pada database yang hanya digunakan oleh single user atau beberapa user saja, perancangan database tidak terlalu sulit. Tetapi jika Ukuran database cukup besar, perancangan database menjadi sangat kompleks. Tujuan perancangan database : 1.Memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya. 2.Memudahkan pengertian struktur informasi. 3.Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan. Tahap-tahap perancangan database: 1.Pengumpulan data dan analisis 2.Perancangan database secara konseptual 3.Pemilihan system manajemen database 4.Perancangan database secara logika 5.Perancangan database secara fisik 6.Implemetasi system database

Gambar 2 : Proses perancangan database. Fase 1 merupakan kumpulan informasi yang berhubungan dengan penggunaan database. Fase 6 adalah implementasi database. Inti dari perancangan sebuah database adalah fase 2, 4, dan 5. 1.Pengumpulan Data dan Analisa

Suatu tahap dilakukannya proses identifikasi dan analisa kebutuhan-kebutuhan data. Untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan tersebut, kita perlu mengenal bagian-bagian lain dari sebuah sistem informasi yang berinteraksi dengan database, termasuk user dan aplikasi. Aktifitas-aktifitas yang dilakukan dalam pengumpulan data dan analisa: a.Menentukan kelompok-kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya. b.Peninjauan dokumentasi yang ada. c.Analisa lingkungan operasi dan pemrosesan data. d.Daftar pertanyaan dan wawancara.

2.Perancangan database secara konseptual Tujuan dari tahap ini adalah menghasilkan sebuah conceptual schema untuk database yang tergantung pada sebuah DBMS yang spesifik. Dalam conceptual schema, kita harus merinci aplikasi-aplikasi database yang diketahui dan transaksi-transaksi yang ada. Tahap ini memiliki dua aktifitas paralel. a.Perancangan skema konseptual. b.Perancangan transaksi. 3.Pemilihan DBMS Pemilihan database dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti faktor teknik, politik organisasi, dan ekonomi. 4.Perancangan database secara logika Disebut juga pemetaan model data (data model mapping). Pada tahap ini dibuat sebuah skema konseptual dan skema eksternal pada model dari DBMS yang terpilih. Pemetaannya dapat diproses dalam dua tingkat: a.Pemetaan system-independent. b.Penyesuaian skema ke DBMS yang spesifik. 5.Perancangan database secara fisik

Merupakan proses pemilihan struktur-struktur penyimpanan dan jalur akses pada file-file database untuk mencapai penampilan terbaik pada berbagai aplikasi. Selama fase ini, dirancang spesifikasi-spesifikasi untuk database yang disimpan yang berhubungan dengan struktur-struktur penyimpanan fisik, penempatan jalur record, dan jalur akses. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan database secara fisik: a.Response time, yaitu waktu yang berlalu dari suatu aplikasi database yang diajukan untuk menjalankan suatu tanggapan. b.Space utility, atau jumplah kapasitas penyimpanan yang digunakan oleh file-file database. c.Transaction troughput, yaitu rata-rata jumlah transaksi per menit yang dapat diproses oleh suatu sistem database. Apabila waktu respon dari database tidak optimal, maka dapat dilakukan denormalisasi. Denormalisasi merupakan proses yang dilakukan pada database yang sudah dinormalisasi, dengan cara memodifikasi struktur tabel dan mengabaikan kerangkapan data (yang terkontrol) untuk

meningkatkan

kinerja

database.

Proses

denormalisasi

termasuk

mengkombinasikan table-tabel yang terpisah dengan join, dan mereduplikasi / menduplikat data pada tabel 6.Implementasi Setelah perancangan secara logika dan fisik telah selesai, sebuah sistem database dapat dijalankan. Perintah-perintah dalam DDL / SDL dari DBMS yang dipilih, dihimpun dan digunakan untuk membuat skema database dan file-file database yang kosong. Setelah itu database itu dapat disatukan dengan datanya. Jika data harus diubah dari komputer sebelumnya, perubahan-perubahan rutin diperlukan untuk format ulang data dan dimasukkan ke dalam database yang baru. Transaksi-transaksi database sekarang harus dilaksanakan oleh programmer aplikasi. Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah-perintah embedded DML yang telah diitulis dan diuji. Suatu saat transaksi-transaksi tersebut telah siap dan data telah dimasukkan ke dalam

database, maka fase perancangan dan implementasi telah selesai, kemudian fase operasional dari seuatu sistem database dimulai.

B. MENGENAL DBMS dalam Bahasa Indonesia secara sederhana, Database Management System adalah Sebuah sistem yang digunakan untuk mengatur atau memange sebuah Database. Pengertian yang lebih jelas DBMS adalah sebuah perangkat lunak yang biasanya digunakan untuk membuat Database yang didalamnya pengguna tersebut dapat menyimpan data yang kemudian dapat diolah untuk menjadi informasi. Jadi, dengan kata lain Database tidak lagi disimpan secara manual ataupun alamiah didalam otak, tetapi sudah ada perantara yang dapat menyimpan, mengatur, serta megolah untuk kemudian dihasilkan menjadi informasi. Perangkat lunak DBMS yang paling sering digunakan adalah microsoft access (kalau OS anda Windows). DBMS yang lainnya adalah MySQL, db4, Informix, OpenOffice.org Base, Oracle Database, dll. Di dalam DBMS ini terdiri dari fungsi-fungsi yang mendukung semua database yang ada di dalamnya yaitu Atomicity, Consistency, Isolation, Durability (ACID). Dengan ACID, DBMS ini memberikan jaminan bahwa data yang tersimpan di dalamnya memiliki kualitas yang baik. Saya jelaskan ringkasan dari ACID ini. Atomicity Dengan adanya fungsi ini, DBMS menjamin bahwa data yang disimpan akan lengkap pada saat pemrosesan. Sebagai contoh: Apabila terdapat proses yang sedang berjalan namun terdapat kegagalan proses karena kondisi jaringan putus, maka dengan atomicity ini seluruh data yang telah di proses akan dibatalkan. Jadi bisa disimpulkan bahwa apabila terjadi sedikit kegagalan maka akan dibatalkan semuanya untuk menjaga kesempurnaan data. Consistency DBMS akan menjamin bahwa dengan consistency ini data transaksi yang tersimpan akan sesuai dengan referensi data utama, dan menghindari duplikasi

data. Sebagai contoh: jika terdapat suatu proses yang sedang menambahkan data yang tidak terdapat pada data referensi, maka dengan adanya consistency DBMS akan menolak proses ini. Isolation Data akan lebih aman dengan fungsi isolasi ini, dimana pada saat data dibuka secara serial data tetap aman meskipun terjadi perubahan. Referensi lebih jelas dapat menuju ke tautan isolation. Durability Dengan adanya fungsi ini, maka ketahanan data yang tersimpan akan terjamin. Meskipun data sangat banyak yang tersimpan di database, namun DBMS memberikan jaminan bahwa data tidak akan rusak. Tidak semua DBMS memiliki fungsi ini, sehingga perlu untuk memilih DBMS yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.