Access
This document was uploaded by user and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this DMCA report form. Report DMCA
Overview
Download & View Access as PDF for free.
More details
- Words: 1,885
- Pages: 65
Εισαγωγή στην Microsoft Access
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Δεδομένα είναι στοιχεία (λέξεις, αριθμοί, σύμβολα) τοποθετημένα σε ένα σύνολο χωρίς να εκφράζουν καμιά πληροφόρηση. BAR CODE
Δεδομένα – Πληροφορίες Πληροφορία: Δεδομένα, τα οποία έχουν υποστεί κάποια επεξεργασία. Η πληροφορία πάντα έχει έννοια και συνήθως περιγράφει κάτι.
ΠΟΣ. 1
ΚΩΔ. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 2345
ΤΙΜΗ
ΚΥΛΙΝΔΡΙΚΟ ΚΟΥΤΙ £1.00
Λευκωσία
Αύξων Αριθμός: 1 Επίθετο: Κωνσταντίνου Όνομα: Μαρία Διεύθυνση: Στασίνου 32 / Στρόβολος Ημερ. Γέννησης: 03/05/1976 Φύλο: Θ Πόλη: Λευκωσία
1 Θ Στρόβολος Μαρία Α 3/5/76 Στασίνου 32 Κωνσταντί Δεδομένα
Πληροφορίε
Βάση δεδομένων Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή από συσχετιζόμενες πληροφορίες, που περιέχονται σε ένα ή περισσότερα αρχεία. Ένα σύστημα βάσης δεδομένων είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα τήρησης εγγράφων, δηλαδή, είναι ένα σύστημα για υπολογιστές, που ο γενικός σκοπός του είναι να τηρεί πληροφορίες και να τις δίνει όταν του ζητούνται.
Βάσεις Δεδομένων Παραδείγματα: O Τηλεφωνικός κατάλογος Προσωπικό ημερολόγιο διευθύνσεων Πληροφορίες υπαλλήλων για μια εταιρεία Δρομολόγιο των τραίνων Λογαριασμοί του κοινού στην τράπεζα
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ 1. ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΟΣ ΣΧΟΛΕΙΟΥ
Τα δεδομένα των μαθητών ενός σχολείου (επώνυμο, όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο, κ.λ.π), των καθηγητών (επώνυμο, όνομα, ειδικότητα, ημερομηνία διορισμού κ.λ.π) αλλά και του ίδιου του σχολείου (στοιχεία σχολείου, τομείς, τάξεις, ειδικότητες κ.λ.π)
ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ-DBMS Είναι
μία συλλογή από προγράμματα τα οποία χρησιμοποιούνται για την δημιουργία , την διαχείριση και την συντήρηση μίας βάσης δεδομένων. H Microsoft Access είναι ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης
Βασικά στοιχεία Το πιο βασικό συστατικό στοιχείο μιας βάσης δεδομένων της Access είναι ο πίνακας (Table), στον οποίο οι πληροφορίες διευθετούνται σε γραμμές (Rows) και στήλες (Columns).
ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΙΝΑΚΕΣ (TABLES)
Είναι μία συλλογή δεδομένων που περιγράφουν ομοειδή αντικείμενα και οργανώνονται σε Fields (στήλες) και Records(γραμμές). π.χ στοιχεία των υπαλλήλων εταιρείας, στοιχεία μαθητών τάξης, στοιχεία προϊόντων αποθήκης.
μίας μίας μίας
ΕΓΓΡΑΦΗ (Record) • Είναι κάθε γραμμή σε βάσης δεδομένων.
ένα πίνακα μίας
• Περιέχει όλα τα δεδομένα που περιγράφουν μία συγκεκριμένη καταχώρηση του πίνακα. • Οι εγγραφές ενός πίνακα είναι όμοιες μεταξύ τους στον τύπο των πληροφοριών που περιέχουν.
ΠΕΔΙΟ (FIELD) Κάθε
στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα πεδίο.
Στην
κάθε μία καταχωρούνται οι τιμές για ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό κάποιας εγγραφής του πίνακα.
Π.χ
Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση
ΠΡΩΤΕΥΟΝ ΚΛΕΙΔΙ (Primary key)
Είναι ένα πεδίο ή συνδυασμός πεδίων που μας εξασφαλίζει ότι κάθε εγγραφή είναι μοναδική και χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό και αναγνώριση της εγγραφής.
Πχ. Αριθμός ταυτότητας, αριθμός λογαριασμού, πινακίδες
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Field=Πεδίο=Σύνολο χαρακτήρων Record=Εγγραφή= Σύνολο πεδίων File = Αρχείο = Σύνολο εγγραφών Database = Βάση
Πλεονεκτήματα Βάσεων Δεδομένων
Ευέλικτη Δομή Οικονομία Χώρου Ταχύτητα Αξιοπιστία Ασφάλεια
Τι θα μάθουμε δουλεύοντας με την Access
Δημιουργία Βάσης 1. Δημιουργία Πίνακα (Tables) Διαχείριση Δεδομένων 1. Φόρμες
(Forms)
2. Ερωτήματα (Queries) 3. Εκθέσεις (Reports) 4. Μενού (Switchboard)
ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ
Κλικ στο Start Κλικ στο Programs . Κλικ στο Microsoft Access . Εμφανίζεται στην οθόνη το πλαίσιο διαλόγου
εκκίνησης του προγράμματος που μας προσφέρει τρεις επιλογές : Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα οδηγό Άνοιγμα υπάρχοντος αρχείου
Access
• •
Στόχοι: • Εκκίνηση της Access • Δημιουργία Νέας Βάσης Δεδομένων • Δημιουργία Πίνακα (Table) • Καθορισμός Πεδίων (Fields) Καθορισμός Τύπου Δεδομένων (Data Type) Καθορισμός πρωτεύων κλειδιού (Primary Key) • Αποθήκευση Πίνακα • Έξοδος από τη Access
Εκκίνηση της Access
Κλικ στο Start Programs Microsoft Office Κλικ στην Microsoft Office Access 2003
Δημιουργία Νέας Βάσης Δεδομένων
Από το Κυρίως Μενού κλικ στο File Κλικ στο New Κλικ στο Blank Database Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το 3.5 Floppy A: και δακτυλογραφούμε το όνομα Πληροφορίες
Δημιουργία Πίνακα (Table)
Διπλό κλικ στο Create Table in design view Δακτυλογραφούμε τα ονόματα των πεδίων (Field Name)
Καθορισμός Τύπου Δεδομένων (Data Type) Χρησιμοποιώντας το ποντίκι καθορίζουμε των τύπο τον δεδομένων που πρέπει να καταχωρούνται για κάθε πεδίο
Καθορισμός πρωτεύων κλειδιού (Primary Key)
Δεξί κλικ στα αριστερά του πεδίου που θέλουμε να καθορίσουμε πρωτεύων Κλικ στο Primary Key
Αποθήκευση Πίνακα
Αφού καθορίσουμε το τύπο των δεδομένων για το κάθε πεδίο και το πρωτεύων κλειδί κάνουμε κλικ στο κουμπί κλεισίματος του πίνακα Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε κλικ στο Yes Στο νέο πλαίσιο διαλόγου δακτυλογραφούμε το όνομα μαθητές και κάνουμε κλικ στο ΟΚ
Έξοδος από τη Access
Από το Κυρίως Μενού του προγράμματος κλικ File Κλικ στο Exit
Access 2. 3.
Στόχοι Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων
Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων
Εκκινήστε την Access Από το Κυρίως Μενού κλικ στο File Κλικ στο Open Στο Πλαίσιο Διαλόγου κάνετε τις ανάλογες επιλογές
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων
Εάν προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε τους πίνακες μιας βάσης δεδομένων για τη καταχώρηση και επεξεργασία των δεδομένων της, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι αυτή η διαδικασία είναι πολύ κουραστική και μονότονη. Για αυτό ακριβώς το λόγο η Access μας παρέχει την δυνατότητα να χρησιμοποιούμε τις φόρμες εισόδου δεδομένων (Forms) Η πιο συνηθισμένη μέθοδος για τη δημιουργία φορμών είναι η χρήση του Οδηγού Φορμών (Wizard)
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 1/3
Στο παράθυρο της Access κάνουμε κλικ στο Forms Κλικ στο Create form by using Wizard Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το πίνακα για τον οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε φόρμα και στην συνέχεια χρησιμοποιώντας το κουμπί επιλέγουμε όλα τα πεδία. Κλικ στο Next
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 2/3
Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το justified Κλικ στο Next
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 3/3
Επιλέγουμε το Ricepaper Κλικ στο Next
Κλικ στο Finish
Στο νέο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε κλικ στο κουμπί εξόδου Εγκαταλείψετε το
Access
2.
Στόχοι Χρήση της Εργαλειοθήκης για επανασχεδιασμό της φόρμας εισαγωγής δεδομένων 3. Αποθήκευση τροποποιήσεων μιας
Χρήση της Εργαλειοθήκης για επανασχεδιασμό της φόρμας εισαγωγής δεδομένων
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Forms Κλικ στο όνομα της φόρμας που θέλουμε να τροποποιήσουμ ε κλικ στο
Εισαγωγή Label στη Κεφαλίδα (Header) της φόρμας
Χρησιμοποιούμε το ποντίκι για να αυξήσουμε το ύψος της κεφαλίδας Εάν η Εργαλειοθήκη δεν έχει εμφανιστεί από το Κυρίως Μενού κάνουμε κλικ στο View και κλικ στο Toolbox για να την εμφανίσουμε Κλικ στο εργαλείο Label, μεταφέρουμε το ποντίκι στο χώρο της κεφαλίδας και το σύρουμε και στη συνέχεια δακτυλογραφούμε το κείμενο που θέλουμε
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Εάν η Εργαλειοθήκη δεν έχει εμφανιστεί από το Κυρίως Μενού κάνουμε κλικ στο View και κλικ στο Toolbox για να την εμφανίσουμε Κλικ στο εργαλείο List Box, μεταφέρουμε το ποντίκι στο χώρο της φόρμας και το σύρουμε μέσα στο πεδίο του χωριού.
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Κλικ στο I will type in the values that I want και μετά κλικ στο Next Δακτυλογραφούμε στο πίνακα τα ονόματα όλων των χωριών από τα οποία κατάγονται οι συμμαθητές μας
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Επιλέγουμε το Store that value in this field και στη συνέχεια επιλέγουμε το πεδίο ΧΩΡΙΟ Κλικ στο Next Ονομάστε το List Box με το όνομα ΧΩΡΙΟ Κλικ στο Finish
Αποθήκευση τροποποιήσεων μιας φόρμας
Από την Γραμμή Εργαλείων κάνουμε κλικ στο Save
Access
3.
Στόχοι 2. Εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Μετακίνηση από εγγραφή σε εγγραφή
Εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων
Εκκινήστε την εφαρμογή Microsoft Access Ανοίξετε τη Βάση Δεδομένων Ενεργοποιήστε τη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε Δακτυλογραφήστε τη πρώτη εγγραφή Κάνετε κλικ στο Δακτυλογραφήστε τα δεδομένα για τη δεύτερη εγγραφή και επαναλάβετε το πιο πάνω βήμα
Μετακίνηση από εγγραφή σε εγγραφή
Νέα εγγραφή
Μετακίνηση στη επόμενη εγγραφή Μετακίνηση στη προηγούμενη εγγραφή Μετακίνηση στη πρώτη εγγραφή
Μετακίνηση στη τελευταία εγγραφή
Access
Ερωτήματα (Queries) Στόχοι: Δημιουργία Ερωτήματος (Query) Εκτέλεση Ερωτήματος Τροποποίηση Ερωτήματος
Ερώτημα (Query) Με
τη βοήθεια των ερωτημάτων (queries) εντοπίζουμε και παρουσιάζουμε τα δεδομένα που επιθυμούμε από μία βάση δεδομένων.
Δημιουργία Ερωτήματος
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Queries Διπλό κλικ στο Create Query by using Wizard Επιλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να παρουσιάζονται στο ερώτημα Κλικ στο Next
Δημιουργία Ερωτήματος
Επιλέξετε Detail Κλικ στο Next Ονομάστε το ερώτημα Κλικ στο Modify the query design
Δημιουργία Ερωτήματος
Το παράθυρο της προβολής σχεδίασης χωρίζεται σε δύο τμήματα. Στο πάνω μέρος διακρίνουμε τις λίστες των πεδίων των πινάκων στους οποίους βασίζεται το ερώτημα και στο κάτω μέρος διακρίνουμε τα πεδία τα οποία έχουμε τη δυνατότητα να τα επεξεργαστούμε στο ερώτημα
Δημιουργία Ερωτήματος
Στη Γραμμή των κριτηρίων (criteria) δακτυλογραφούμε τo κριτήριο ή τα κριτήρια που είναι απαραίτητα για την εμφάνιση μιας συγκεκριμένης εγγραφής κατά την εκτέλεση ενός ερωτήματος Κλικ στο Save
Εκτέλεση Ερωτήματος
Κλικ στο Queries Διπλό κλικ στο όνομα του ερωτήματο ς που θέλουμε
Τροποποίηση Ερωτήματος
Κλικ στο Queries Κλικ στο όνομα του ερωτήματος που θέλουμε να τροποποιήσουμε Κλικ στο Design Κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Αποθηκεύουμε τις αλλαγές
Access Αναφορές (Reports) Στόχοι: Δημιουργία Αναφοράς (Report) Εκτέλεση Αναφοράς Τροποποίηση Αναφοράς
Αναφορά (Report) Οι
αναφορές (Reports) ή εκθέσεις είναι εργαλεία που έχουν ως βασικό σκοπό τους την αποτελεσματική παρουσίαση των δεδομένων σας σε έντυπη μορφή.
Δημιουργία Αναφοράς
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Reports Διπλό κλικ στο Create Report by using Wizard Επιλέγουμε το πίνακα ή το ερώτημα για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε αναφορά Επιλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να παρουσιάζονται στην αναφορά Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τα επίπεδα ομαδοποίησης (grouping levels) των δεδομένων μας Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τη σειρά ταξινόμησης των δεδομένων της αναφοράς μας. Η ταξινόμηση μπορεί να γίνει σε διάφορα επίπεδα και μπορεί να είναι είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα μορφή Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τη διάταξη (layout) της αναφοράς και τον προσανατολισμ ό (orientation) του χαρτιού
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε το στυλ της αναφοράς μας Κλικ στο Next Δακτυλογραφούμε το όνομα που θέλουμε να έχει η αναφορά μας και κάνουμε κλικ στο Finish
Εκτέλεση Αναφοράς
Κλικ στο Reports Διπλό κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλουμε να ενεργοποιήσουμ ε
Τροποποίηση Αναφοράς
Κλικ στο Reports Κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλουμε να τροποποιήσουμε Κλικ στο Design Κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Αποθηκεύουμε τις αλλαγές
Access 2.
Στόχοι Δημιουργία της φόρμας του κύριου πίνακα ελέγχου (Main Switchboard)
Πίνακας ελέγχου (Main Switchboard)
Συνήθως, η τελευταία φόρμα που πρέπει να δημιουργήσετε είναι η φόρμα του κύριου πίνακα ελέγχου, η οποία θα παρέχει στο χρήστη άμεση πρόσβαση στις κύριες εργασίες της εφαρμογής.
Δημιουργία Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Tools από το Κυρίως Μενού Κλικ στο Database Utilities Κλικ στο Switchboard Manager Κλικ στο Yes
Δημιουργία Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Edit Κλικ στο New Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Κλικ στο OK Επαναλάβετε τα προηγούμενα για να προσθέσετε άλλα αντικείμενα μέσα στο πίνακα ελέγχου Κλικ στο Close Κλικ στο Close
Εμφάνιση του Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Forms Διπλό κλικ στο Switchboard
Καθορισμός ιδιοτήτων εκκίνησης για τη βάση δεδομένων
Κλικ στο Tools από το Κυρίως Μενού Κλικ στο Startup Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Κλικ στο ΟΚ
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Δεδομένα είναι στοιχεία (λέξεις, αριθμοί, σύμβολα) τοποθετημένα σε ένα σύνολο χωρίς να εκφράζουν καμιά πληροφόρηση. BAR CODE
Δεδομένα – Πληροφορίες Πληροφορία: Δεδομένα, τα οποία έχουν υποστεί κάποια επεξεργασία. Η πληροφορία πάντα έχει έννοια και συνήθως περιγράφει κάτι.
ΠΟΣ. 1
ΚΩΔ. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 2345
ΤΙΜΗ
ΚΥΛΙΝΔΡΙΚΟ ΚΟΥΤΙ £1.00
Λευκωσία
Αύξων Αριθμός: 1 Επίθετο: Κωνσταντίνου Όνομα: Μαρία Διεύθυνση: Στασίνου 32 / Στρόβολος Ημερ. Γέννησης: 03/05/1976 Φύλο: Θ Πόλη: Λευκωσία
1 Θ Στρόβολος Μαρία Α 3/5/76 Στασίνου 32 Κωνσταντί Δεδομένα
Πληροφορίε
Βάση δεδομένων Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή από συσχετιζόμενες πληροφορίες, που περιέχονται σε ένα ή περισσότερα αρχεία. Ένα σύστημα βάσης δεδομένων είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα τήρησης εγγράφων, δηλαδή, είναι ένα σύστημα για υπολογιστές, που ο γενικός σκοπός του είναι να τηρεί πληροφορίες και να τις δίνει όταν του ζητούνται.
Βάσεις Δεδομένων Παραδείγματα: O Τηλεφωνικός κατάλογος Προσωπικό ημερολόγιο διευθύνσεων Πληροφορίες υπαλλήλων για μια εταιρεία Δρομολόγιο των τραίνων Λογαριασμοί του κοινού στην τράπεζα
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ 1. ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΟΣ ΣΧΟΛΕΙΟΥ
Τα δεδομένα των μαθητών ενός σχολείου (επώνυμο, όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο, κ.λ.π), των καθηγητών (επώνυμο, όνομα, ειδικότητα, ημερομηνία διορισμού κ.λ.π) αλλά και του ίδιου του σχολείου (στοιχεία σχολείου, τομείς, τάξεις, ειδικότητες κ.λ.π)
ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ-DBMS Είναι
μία συλλογή από προγράμματα τα οποία χρησιμοποιούνται για την δημιουργία , την διαχείριση και την συντήρηση μίας βάσης δεδομένων. H Microsoft Access είναι ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης
Βασικά στοιχεία Το πιο βασικό συστατικό στοιχείο μιας βάσης δεδομένων της Access είναι ο πίνακας (Table), στον οποίο οι πληροφορίες διευθετούνται σε γραμμές (Rows) και στήλες (Columns).
ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΙΝΑΚΕΣ (TABLES)
Είναι μία συλλογή δεδομένων που περιγράφουν ομοειδή αντικείμενα και οργανώνονται σε Fields (στήλες) και Records(γραμμές). π.χ στοιχεία των υπαλλήλων εταιρείας, στοιχεία μαθητών τάξης, στοιχεία προϊόντων αποθήκης.
μίας μίας μίας
ΕΓΓΡΑΦΗ (Record) • Είναι κάθε γραμμή σε βάσης δεδομένων.
ένα πίνακα μίας
• Περιέχει όλα τα δεδομένα που περιγράφουν μία συγκεκριμένη καταχώρηση του πίνακα. • Οι εγγραφές ενός πίνακα είναι όμοιες μεταξύ τους στον τύπο των πληροφοριών που περιέχουν.
ΠΕΔΙΟ (FIELD) Κάθε
στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα πεδίο.
Στην
κάθε μία καταχωρούνται οι τιμές για ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό κάποιας εγγραφής του πίνακα.
Π.χ
Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση
ΠΡΩΤΕΥΟΝ ΚΛΕΙΔΙ (Primary key)
Είναι ένα πεδίο ή συνδυασμός πεδίων που μας εξασφαλίζει ότι κάθε εγγραφή είναι μοναδική και χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό και αναγνώριση της εγγραφής.
Πχ. Αριθμός ταυτότητας, αριθμός λογαριασμού, πινακίδες
ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Field=Πεδίο=Σύνολο χαρακτήρων Record=Εγγραφή= Σύνολο πεδίων File = Αρχείο = Σύνολο εγγραφών Database = Βάση
Πλεονεκτήματα Βάσεων Δεδομένων
Ευέλικτη Δομή Οικονομία Χώρου Ταχύτητα Αξιοπιστία Ασφάλεια
Τι θα μάθουμε δουλεύοντας με την Access
Δημιουργία Βάσης 1. Δημιουργία Πίνακα (Tables) Διαχείριση Δεδομένων 1. Φόρμες
(Forms)
2. Ερωτήματα (Queries) 3. Εκθέσεις (Reports) 4. Μενού (Switchboard)
ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ
Κλικ στο Start Κλικ στο Programs . Κλικ στο Microsoft Access . Εμφανίζεται στην οθόνη το πλαίσιο διαλόγου
εκκίνησης του προγράμματος που μας προσφέρει τρεις επιλογές : Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα οδηγό Άνοιγμα υπάρχοντος αρχείου
Access
• •
Στόχοι: • Εκκίνηση της Access • Δημιουργία Νέας Βάσης Δεδομένων • Δημιουργία Πίνακα (Table) • Καθορισμός Πεδίων (Fields) Καθορισμός Τύπου Δεδομένων (Data Type) Καθορισμός πρωτεύων κλειδιού (Primary Key) • Αποθήκευση Πίνακα • Έξοδος από τη Access
Εκκίνηση της Access
Κλικ στο Start Programs Microsoft Office Κλικ στην Microsoft Office Access 2003
Δημιουργία Νέας Βάσης Δεδομένων
Από το Κυρίως Μενού κλικ στο File Κλικ στο New Κλικ στο Blank Database Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το 3.5 Floppy A: και δακτυλογραφούμε το όνομα Πληροφορίες
Δημιουργία Πίνακα (Table)
Διπλό κλικ στο Create Table in design view Δακτυλογραφούμε τα ονόματα των πεδίων (Field Name)
Καθορισμός Τύπου Δεδομένων (Data Type) Χρησιμοποιώντας το ποντίκι καθορίζουμε των τύπο τον δεδομένων που πρέπει να καταχωρούνται για κάθε πεδίο
Καθορισμός πρωτεύων κλειδιού (Primary Key)
Δεξί κλικ στα αριστερά του πεδίου που θέλουμε να καθορίσουμε πρωτεύων Κλικ στο Primary Key
Αποθήκευση Πίνακα
Αφού καθορίσουμε το τύπο των δεδομένων για το κάθε πεδίο και το πρωτεύων κλειδί κάνουμε κλικ στο κουμπί κλεισίματος του πίνακα Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε κλικ στο Yes Στο νέο πλαίσιο διαλόγου δακτυλογραφούμε το όνομα μαθητές και κάνουμε κλικ στο ΟΚ
Έξοδος από τη Access
Από το Κυρίως Μενού του προγράμματος κλικ File Κλικ στο Exit
Access 2. 3.
Στόχοι Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων
Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων
Εκκινήστε την Access Από το Κυρίως Μενού κλικ στο File Κλικ στο Open Στο Πλαίσιο Διαλόγου κάνετε τις ανάλογες επιλογές
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων
Εάν προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε τους πίνακες μιας βάσης δεδομένων για τη καταχώρηση και επεξεργασία των δεδομένων της, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι αυτή η διαδικασία είναι πολύ κουραστική και μονότονη. Για αυτό ακριβώς το λόγο η Access μας παρέχει την δυνατότητα να χρησιμοποιούμε τις φόρμες εισόδου δεδομένων (Forms) Η πιο συνηθισμένη μέθοδος για τη δημιουργία φορμών είναι η χρήση του Οδηγού Φορμών (Wizard)
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 1/3
Στο παράθυρο της Access κάνουμε κλικ στο Forms Κλικ στο Create form by using Wizard Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το πίνακα για τον οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε φόρμα και στην συνέχεια χρησιμοποιώντας το κουμπί επιλέγουμε όλα τα πεδία. Κλικ στο Next
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 2/3
Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το justified Κλικ στο Next
Δημιουργία φόρμας εισόδου δεδομένων Οδηγός Φορμών (Wizard) 3/3
Επιλέγουμε το Ricepaper Κλικ στο Next
Κλικ στο Finish
Στο νέο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε κλικ στο κουμπί εξόδου Εγκαταλείψετε το
Access
2.
Στόχοι Χρήση της Εργαλειοθήκης για επανασχεδιασμό της φόρμας εισαγωγής δεδομένων 3. Αποθήκευση τροποποιήσεων μιας
Χρήση της Εργαλειοθήκης για επανασχεδιασμό της φόρμας εισαγωγής δεδομένων
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Forms Κλικ στο όνομα της φόρμας που θέλουμε να τροποποιήσουμ ε κλικ στο
Εισαγωγή Label στη Κεφαλίδα (Header) της φόρμας
Χρησιμοποιούμε το ποντίκι για να αυξήσουμε το ύψος της κεφαλίδας Εάν η Εργαλειοθήκη δεν έχει εμφανιστεί από το Κυρίως Μενού κάνουμε κλικ στο View και κλικ στο Toolbox για να την εμφανίσουμε Κλικ στο εργαλείο Label, μεταφέρουμε το ποντίκι στο χώρο της κεφαλίδας και το σύρουμε και στη συνέχεια δακτυλογραφούμε το κείμενο που θέλουμε
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Εάν η Εργαλειοθήκη δεν έχει εμφανιστεί από το Κυρίως Μενού κάνουμε κλικ στο View και κλικ στο Toolbox για να την εμφανίσουμε Κλικ στο εργαλείο List Box, μεταφέρουμε το ποντίκι στο χώρο της φόρμας και το σύρουμε μέσα στο πεδίο του χωριού.
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Κλικ στο I will type in the values that I want και μετά κλικ στο Next Δακτυλογραφούμε στο πίνακα τα ονόματα όλων των χωριών από τα οποία κατάγονται οι συμμαθητές μας
Εισαγωγή List Box στη φόρμα
Επιλέγουμε το Store that value in this field και στη συνέχεια επιλέγουμε το πεδίο ΧΩΡΙΟ Κλικ στο Next Ονομάστε το List Box με το όνομα ΧΩΡΙΟ Κλικ στο Finish
Αποθήκευση τροποποιήσεων μιας φόρμας
Από την Γραμμή Εργαλείων κάνουμε κλικ στο Save
Access
3.
Στόχοι 2. Εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Μετακίνηση από εγγραφή σε εγγραφή
Εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων
Εκκινήστε την εφαρμογή Microsoft Access Ανοίξετε τη Βάση Δεδομένων Ενεργοποιήστε τη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε Δακτυλογραφήστε τη πρώτη εγγραφή Κάνετε κλικ στο Δακτυλογραφήστε τα δεδομένα για τη δεύτερη εγγραφή και επαναλάβετε το πιο πάνω βήμα
Μετακίνηση από εγγραφή σε εγγραφή
Νέα εγγραφή
Μετακίνηση στη επόμενη εγγραφή Μετακίνηση στη προηγούμενη εγγραφή Μετακίνηση στη πρώτη εγγραφή
Μετακίνηση στη τελευταία εγγραφή
Access
Ερωτήματα (Queries) Στόχοι: Δημιουργία Ερωτήματος (Query) Εκτέλεση Ερωτήματος Τροποποίηση Ερωτήματος
Ερώτημα (Query) Με
τη βοήθεια των ερωτημάτων (queries) εντοπίζουμε και παρουσιάζουμε τα δεδομένα που επιθυμούμε από μία βάση δεδομένων.
Δημιουργία Ερωτήματος
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Queries Διπλό κλικ στο Create Query by using Wizard Επιλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να παρουσιάζονται στο ερώτημα Κλικ στο Next
Δημιουργία Ερωτήματος
Επιλέξετε Detail Κλικ στο Next Ονομάστε το ερώτημα Κλικ στο Modify the query design
Δημιουργία Ερωτήματος
Το παράθυρο της προβολής σχεδίασης χωρίζεται σε δύο τμήματα. Στο πάνω μέρος διακρίνουμε τις λίστες των πεδίων των πινάκων στους οποίους βασίζεται το ερώτημα και στο κάτω μέρος διακρίνουμε τα πεδία τα οποία έχουμε τη δυνατότητα να τα επεξεργαστούμε στο ερώτημα
Δημιουργία Ερωτήματος
Στη Γραμμή των κριτηρίων (criteria) δακτυλογραφούμε τo κριτήριο ή τα κριτήρια που είναι απαραίτητα για την εμφάνιση μιας συγκεκριμένης εγγραφής κατά την εκτέλεση ενός ερωτήματος Κλικ στο Save
Εκτέλεση Ερωτήματος
Κλικ στο Queries Διπλό κλικ στο όνομα του ερωτήματο ς που θέλουμε
Τροποποίηση Ερωτήματος
Κλικ στο Queries Κλικ στο όνομα του ερωτήματος που θέλουμε να τροποποιήσουμε Κλικ στο Design Κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Αποθηκεύουμε τις αλλαγές
Access Αναφορές (Reports) Στόχοι: Δημιουργία Αναφοράς (Report) Εκτέλεση Αναφοράς Τροποποίηση Αναφοράς
Αναφορά (Report) Οι
αναφορές (Reports) ή εκθέσεις είναι εργαλεία που έχουν ως βασικό σκοπό τους την αποτελεσματική παρουσίαση των δεδομένων σας σε έντυπη μορφή.
Δημιουργία Αναφοράς
Ανοίγουμε τη Βάση Δεδομένων Κλικ στο Reports Διπλό κλικ στο Create Report by using Wizard Επιλέγουμε το πίνακα ή το ερώτημα για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε αναφορά Επιλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να παρουσιάζονται στην αναφορά Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τα επίπεδα ομαδοποίησης (grouping levels) των δεδομένων μας Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τη σειρά ταξινόμησης των δεδομένων της αναφοράς μας. Η ταξινόμηση μπορεί να γίνει σε διάφορα επίπεδα και μπορεί να είναι είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα μορφή Κλικ στο Next
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε τη διάταξη (layout) της αναφοράς και τον προσανατολισμ ό (orientation) του χαρτιού
Δημιουργία Αναφοράς
Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε το στυλ της αναφοράς μας Κλικ στο Next Δακτυλογραφούμε το όνομα που θέλουμε να έχει η αναφορά μας και κάνουμε κλικ στο Finish
Εκτέλεση Αναφοράς
Κλικ στο Reports Διπλό κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλουμε να ενεργοποιήσουμ ε
Τροποποίηση Αναφοράς
Κλικ στο Reports Κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλουμε να τροποποιήσουμε Κλικ στο Design Κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Αποθηκεύουμε τις αλλαγές
Access 2.
Στόχοι Δημιουργία της φόρμας του κύριου πίνακα ελέγχου (Main Switchboard)
Πίνακας ελέγχου (Main Switchboard)
Συνήθως, η τελευταία φόρμα που πρέπει να δημιουργήσετε είναι η φόρμα του κύριου πίνακα ελέγχου, η οποία θα παρέχει στο χρήστη άμεση πρόσβαση στις κύριες εργασίες της εφαρμογής.
Δημιουργία Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Tools από το Κυρίως Μενού Κλικ στο Database Utilities Κλικ στο Switchboard Manager Κλικ στο Yes
Δημιουργία Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Edit Κλικ στο New Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Κλικ στο OK Επαναλάβετε τα προηγούμενα για να προσθέσετε άλλα αντικείμενα μέσα στο πίνακα ελέγχου Κλικ στο Close Κλικ στο Close
Εμφάνιση του Πίνακα Ελέγχου
Κλικ στο Forms Διπλό κλικ στο Switchboard
Καθορισμός ιδιοτήτων εκκίνησης για τη βάση δεδομένων
Κλικ στο Tools από το Κυρίως Μενού Κλικ στο Startup Στο πλαίσιο διαλόγου κάνουμε τις ανάλογες επιλογές Κλικ στο ΟΚ
