Modelo Cibernetico Gerencial Iutet (corto)

MODELO CIBERNETICO GERENCIAL PARA EL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO DEL ESTADO TRUJILLO AUTOR: Leal José J.

Con base en el proceso metodológico asumido por Stafford Beer para los Modelos de Sistemas Viables, a continuación les presento una propuesta que pudiese ser aplicada en la transformación de nuestro Instituto de Tecnología del Estado Trujillo, y la cual forma parte de mi investigación realizada como tesis de grado. Espero que de alguna manera pueda serles de utilidad Javier Leal (2009).

Desarrollo del Diagnóstico Preliminar del IUTET Ya que la nueva Universidad Politécnica debe funcionar tomando en cuenta la estructura y recursos existentes en el IUTET, recordando que este es un proceso transformador que se está desarrollando por etapas, y del cual no existen definiciones claras respecto a su estructura gerencial, organizativa o administrativa, que el proceso se desenvuelve con base en las decisiones que van emanando del ejecutivo nacional, y su visión del socialismo del siglo XXI, implementadas estas a través del Ministerio del Poder Popular para La Educación Superior, así como también el hecho que se han creado diferentes comisiones encargadas de discutir y evaluar las diferentes directrices y planes curriculares (según el Plan Nacional de Formación), se realizó el siguiente diagnostico preliminar, basado en la revisión documental, las teorías estudiadas del Modelo de Sistema Viable, las discusiones referidas a la realidad que se vive en el IUTET desarrollada por diferentes miembros de la comunidad iutetista (docentes, administrativos, estudiantes y obreros), de la cual forma parte activa el presente investigador como docente de la institución, obteniéndose lo siguiente: .- No existe suficiente autonomía entre las diferentes divisiones que rigen las unidades operativas del IUTET, lo cual limita enormemente su capacidad de desarrollo y de logro de objetivos, afectando esta situación la calidad de la formación brindada. Esto es preocupantemente más acentuado en las extensiones de la institución. .- La comunicación entre las diferentes Divisiones y los miembros del Consejo Directivo, así como entre ellas y los departamentos es totalmente ineficientes, llegándose al extremo que el personal debe en muchas ocasiones dedicar gran parte de su tiempo en movilizar y realizar seguimiento a los trámites o comunicaciones realizadas, sin obviar el constante extravió, temporal o permanente, de documentos. .- No existen mecanismos que permitan garantizar la estabilidad de la institución o la resolución de conflictos. No obstante, existe la figura del Consejo Directivo, los Consejos Académicos, de Mención y de Departamentos, los cuales no necesariamente garantizan su eficacia, debido esto a que muchas veces sus decisiones, o consensos, no son tomados en cuenta por las autoridades principales, o simplemente son desechados por requerimientos de factores políticos, además en muchos de ellos la apatía hacia la participación es una constante. .- La institución ha demostrado su incapacidad para auditar sus procesos, perdiendo la posibilidad de que se desarrollen verdaderas acciones contraloras de manera transparente, mucho menos alcanzar la efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos y manejo de los recursos. .- Se observa que la institución se encuentra a merced de las variaciones políticas, económicas y sociales que se dan Nacional y Regionalmente, no permitiendo esta situación desarrollar planes o estrategias futuras coherentes que faciliten su adaptación a dichas variaciones. .- Las políticas que rigen el desenvolvimiento de la institución son perturbadas continuamente por el medio ambiente laboral, estudiantil y político. Todo lo señalado hasta este punto permite establecer que el sistema gerencial existente en el IUTET es muy precario en el contexto de lo que se reconoce como organizaciones estables y eficientes.

Propuesta Gerencial Basada en el Modelo de Sistemas Viables Como se desprende de las teorías revisadas y las experiencias evaluadas por el investigador, durante el desarrollo de la presente investigación, cualquier organización, de cualquier sistema, se puede representar mediante el Modelo de Sistemas Viables con el fin de facilitar un diagnóstico acerca de la viabilidad del mismo. De allí que, a partir de la exploración general de los aspectos que debe cubrir la nueva Universidad Politécnica y el diagnóstico realizado al IUTET se definirán las distintas funciones que deben existir en un sistema viable aplicado en ésta nueva casa de estudios. .- Unidades operativas. (Función de Implementación) Las unidades operativas tendrán la función principal de diseñar, planificar, coordinar y evaluar el cumplimiento de los planes y programas de Docencia, Investigación y Extensión Universitaria, así como los objetivos y metas, establecidos para cada una de las carreras, y su impacto, desde y hacia, el entorno en el que se encuentran asentadas las actuales Extensiones del IUTET, así como el correcto uso de los diferentes recursos que les sean asignados, contando con la mayor autonomía posible. Para este fin, se crearían cuatro (04) unidades operativas, las que podrían ser denominadas Células, correspondiéndose su entorno al espacio social, comunitario, medioambiental, político-territorial y productivo de los municipios que presentan una mayor relación con el lugar donde se encuentra su planta física y las carreras a ser dictadas en ellos, conformándose de la siguiente manera: - Célula Valera Entorno correspondiente a los municipios: Valera, Motatán, Escuque, San Rafael de Carvajal y Urdaneta. - Célula Trujillo Municipios: Trujillo, Pampanito, Pampán y Candelaria. - Célula Boconó Municipios: Boconó, Campo Elías y Carache. - Célula Zona Baja ( El Dividive) Municipios de influencia: Miranda, Sucre, Andrés Bello, Márquez Carrizales, Bolívar, La Ceiba y Monte Carmelo.

Cabe destacar que cada una de las Células, unidades operativas, constituyen por sí mismas sistemas viables, en las cuales se pueden conformar a su vez muchos otros sistemas viables. Esto se corresponde con el principio de recurrencia del Modelo. Como ejemplo de ello se podría proponer un modelo dentro de cada Célula para representar el sistema de Administración de los recursos económicos (Caja chica, Contabilidad, control Interno, etc), otro que modele el sistema de Control de Estudios y Bienestar Estudiantil y así sucesivamente para cada uno de los procesos operativos que se den en la célula. Pero ello ésta fuera del alcance dado a la presente investigación. Por otra parte en lo sucesivo, para facilitar el desarrollo gráfico del modelo, se denotaran las células y sus entornos de la siguiente manera: Célula Valera: CV Trujillo: CT Boconó: CB Dividive: CD

Entorno EV ET EB ED

.- Sistema de estabilidad y resolución de conflictos. (Función de Coordinación) El hecho de que el sistema operativo, sistema 1 del MSV, se halla dividido en Células con un alto nivel de autonomía no implica que las mismas se encuentren desligadas de las otras Células, ya que se debe salvaguardar, y asegurar, que las mismas no sobrepasen, o se conviertan en una amenaza para la viabilidad de la institución de la cual forman parte, es decir de la Universidad Politécnica del Estado Trujillo. Por ello, se debe crear un sistema que permita la evaluación y seguimiento de las normas y reglas preestablecidas según las políticas de funcionamiento y desarrollo de la Universidad. Dicho sistema, permitirá también garantizar la resolución de conflictos que pudiesen generarse dentro y entre las Células conllevando al mantenimiento de la estabilidad en la institución. Este sistema será denominado “Coordinación de Mancomunidad”, y el mismo poseerá las capacidades y funciones necesarias para desarrollar y monitorear y las coordinaciones inter células, las locales, y las relativas a los subsistemas y sus entornos. De allí que se basará en el impulso y promoción, cíclica, continua y obligatoria, de indicadores de gestión, a través de los siguientes comités (sistema 2 en el MSV): .- Comité Directivo: en el cual deben participar todos los Directores/Coordinadores representación de los docentes, los empleados, los estudiantes y de las comunidades.

de Células, una

.- Comité de División: en ésta los coordinadores de las diferentes Divisiones podrán desarrollar y evaluar el alcance o limitaciones presentadas durante un periodo determinado, pudiendo elevar los informes correspondientes al Comité Directivo. .- Comité de Departamentos: Funcionamiento idéntico al anterior pero sólo a nivel de los departamentos y contando con la presencia de representantes del personal involucrado en su funcionamiento. .- Comité Estudiantil: en el mismo se buscará la participación de por lo menos dos (02) representantes de las diversas corrientes estudiantiles, que mantengan una participación activa dentro de las distintas células, para garantizar el feedback necesario que conlleve a la mejora de la calidad educativa, la inclusión social y participativa de los mismos en el desarrollo y estabilidad de la institución. Éste comité, debe contar con una representación del comité directivo para asegurar un canal de comunicación fluido, transparente y veraz entre ambos. .- Comité de apoyo sociocomunitario: el mismo se encargará de coordinar y desarrollar los mecanismos que le permitirán a la universidad solventar cualquier conflicto, o requerimiento, que se pudiese presentar entre cualquiera de los sectores que hacen vida activa en la misma, de la célula como un todo o de la propia Universidad, con las comunidades, sus organizaciones, sus instituciones públicas o privadas, o cualquier otro ente que se considere pertinente.

El mismo debe contar con representantes de los coordinadores de células, de sus divisiones, del estudiantado y obviamente, de las comunidades organizadas y sus representantes públicos (Alcaldías, Concejos Municipales, Juntas Parroquiales, Concejos Comunales, etc.) .- Optimización y generación de sinergia entre las unidades operativas.(Función de Control) Teniendo ya dividido el sistema operacional en Células operativas viables y habiéndose establecido el sistema de coordinación pertinente, es necesario desarrollar el sistema encargado de monitorear la consecución de los diferentes objetivos y metas, el uso eficiente de los recursos facilitados, verificar que se tengan todos los elementos necesarios para lograrlos, así como el cumplimiento del los requerimientos humanos técnicos, logísticos, y sociales que garanticen la calidad y viabilidad de la Universidad durante el cumplimiento de sus funciones. En el MSV este sistema se denomina sistema 3. Éste funcionara con base al logro de la sinergia entre las unidades, observando cómo pueden ser optimizadas las diferentes funciones y operaciones llevadas a cabo por cada Célula. Para lograr lo expuesto anteriormente esta función se alcanzará estableciendo los siguientes Concejos y la participación efectiva de los elementos que se señalan en los mismos, en lo que se denominará “Concejo de Control”: .- Concejo Académico: Vicerrector / Vice-concejero Académico, Secretario, Directores/Coordinadores de Células, Coordinadores de División, Coordinadores de Departamentos, Representantes de los Docentes y Representantes estudiantiles de cada célula. .- Concejo Administrativo: Vicerrector / Vice-concejero Administrativo, Secretario, Directores/Coordinadores de Células, Coordinadores de División, Coordinadores de Departamentos, Representantes de los Docentes y Representantes estudiantiles, Representantes de los empleados y obreros de cada célula. .- Concejo de Investigación y Post Grado: Vicerrector / Vice-concejero Académico, Secretario, Directores/Coordinadores de Células, Coordinadores de División, Coordinadores de Departamentos, Representantes de los Docentes, Representantes estudiantiles, Representantes del entorno productivo y Representantes del entorno socio comunitario. .- Concejo de Extensión Universitaria y Sintegridad Social: Vicerrector / Vice-concejero Académico, Secretario, Directores/Coordinadores de Células, Coordinadores de División, Representantes de los Docentes, Representantes estudiantiles, Representantes del entorno productivo, Representantes: del entorno socio comunitario, organizaciones de interacción universitaria, organizaciones deportivas, culturales, recreativas, medioambientalistas y de bienestar social. Dentro de los aspectos cubiertos por el MSV, se prevé la utilización de un sistema 3*, que consiste en la realización de auditorías o mecanismos similares, de manera aleatoria a las unidades operativas o sus subsistemas, ya que existe la posibilidad de obtener reportes incorrectos por parte de alguno de ellos, especialmente cuando algo no esté funcionando como debería ser. Al respecto, Beer consideraba este sistema como la Función de Auditoria ó 3* y enfatizaba el hecho que ésta sólo debía usarse para chequeos de control y no como un canal extra para el desarrollo de nuevas políticas instructivas. (Underwood, 2000) Planificación, estrategias futuras y adaptación a los cambios. (Función de Inteligencia) Debido a que el Concejo de Control no se relaciona directamente con el entorno de la Universidad, ya que las interacciones del día a día son llevadas a cabo por las Células Operativas, se requiere un mecanismo que permita el manejo de los diferentes escenarios que pueden afectar la viabilidad y sustentabilidad de la Universidad Politécnica. Éste mecanismo de autopercepción, llamado sistema 4 en el MSV, que le facilitará a la Universidad el adecuarse a las variaciones del medio o entorno, siendo éste en primera instancia el Estado Trujillo y de manera más global el País, será denominado “Concejo Universitario Integrado”. Y el mismo lo conformaran las siguientes figuras:

.- Rector ó Concejero Principal (quien lo preside) .- Vicerrectores / Vice-concejeros .- Secretario .- Directores/Coordinadores de Células .- Coordinadores de División .- Representantes Docentes (de cada Célula) .- Representantes Estudiantiles (Con participación activa) .- Representantes del Poder Ejecutivo Regional y Local .- Representantes de los Empleados (de cada Célula) .- Representantes del Personal Obrero (de cada Célula) Este grupo de personas, podría realizar reuniones, mesas de trabajo o cualquier otro tipo acción similar, de manera trimestral, al finalizar cada periodo académico, o cuando exista alguna condición que pudiese afectar de manera crítica, la viabilidad y sustentabilidad de la institución.

Sistema de políticas institucionales. (Función Política) Finalmente es necesario establecer la autoridad máxima, para determinar o crear las políticas y normativas que regirán el funcionamiento académico, administrativo y social de la Universidad Politécnica, los planes para su desarrollo, control y evaluación. Con base a lo señalado anteriormente se propone la Creación del “Concejo Social Universitario”, conformado de la siguiente manera: .- 02 representantes del MPPES .- El Rector o Concejero Principal .- 01 Representante del Ejecutivo nacional .- 02 Representantes del Ejecutivo Regional .- 04 Representantes Docentes (01 por Célula) .- 04 Representantes Estudiantiles (01 por Célula) .- 04 Representantes de las organizaciones comunitarias (01 por Célula) Ya que, esta función debe ser realizada por aquellas instancias responsables de la interpretación de las políticas sociales-educativas del Estado, la planificación y toma de decisiones con el objeto de generar conocimientos innovadores para el desarrollo endógeno y sostenible del estado y el país, mediante la participación social, democrática, protagónica, multiétnica y pluricultural de la comunidad universitaria y todas las fuerzas vivas de su entorno. (Comisión Nacional, 2008) Los sistemas 2,3,4 y 5 son agrupados por el MSV en un Metasistema, quedando el modelo dividido en tres partes bien diferenciadas: El metasistema (M), la operatividad (O) y el entorno (E). En definitiva el Modelo de Sistema Viable para la Universidad Politécnica del Estado Trujillo, quedaría configurado de la siguiente forma:

ENTORNO (E) METASISTEMA (M)

VENEZUELA

5. Concejo Social Universitario Entorno Futuro

4. Concejo Universitario Integrado

Político Económico Tecnológico Social..otros

3. Concejo de Control

2 Estado TRUJILLO

3

2. Coordinación de Mancomunidad

Auditorias

C V EV

CT ET

OPERACIONES (O)

CB EB

CD ED

Modelo Viable para la Universidad Politécnica del Estado Trujillo