Herramienta Gerencial

Herramienta Gerencial “SLII Tools v1.0” Br. Cristian C. Sánchez Cortés (Basado en Ken Blanchard’s Situational Leadership II)

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO ESCUELA DE POSTGRADO MAESTRIA EN SALUD PÚBLICA: PLANIFICACIÓNY GESTIÓN GERENCIA EN SALUD

“Pienso que las personas desean ser excepcionales. Es tarea del líder lograr que toda esa excelencia aflore en ellas y crear un medio en donde se sientan seguras, apoyadas y preparadas para dar lo mejor de sí mismas para alcanzar metas importantes. Esta responsabilidad constituye un deber sagrado que siempre debe recordarse. La posibilidad de guiar a otros hasta alcanzar su máximo potencial, es un honor que no debe ser tomado con ligereza. En nuestra calidad de líderes tenemos las vidas de otros en nuestras manos. Estas manos deben ser gentiles y cuidadosas y estar siempre dispuestas a brindar apoyo”.

Ken Blanchard SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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INDICE • INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………04 • OBJETIVO DEL “SLII Tools v 1.0”………………………………………………..05 • DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA………………………………………………….05 • USUARIOS A LOS QUE ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA……………………07 • APLICACIÓN DEL “SLII Tools v 1.0”…………………………………………….07 • VENTAJAS DEL “SLII Tools v 1.0”……………………………………………….08 • LIMITACIONES DEL “SLII Tools v 1.0”………………………………………….09 • RECOMENDACIONES PARA LOS USUARIOS DEL PROGRAMA……………09 • MANUAL DE INSTALACIÓN DEL “SLII Tools v 1.0”………………………….10 • MANUAL DE USO DEL “SLII Tools v 1.0”………………………………………15 • REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………..22

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1. INTRODUCCIÓN

El papel del gerente ha cambiado notablemente durante los últimos años. Antiguamente predominaba una concepción del gerente como “jefe”. Hoy en día, los gerentes deben ser socios de sus colaboradores: ya no pueden dirigir solamente apoyados en su posición de autoridad. Los gerentes deben evolucionar del papel de “mando y control”, juzgar y evaluar, a un papel que garantice la toma de responsabilidades a través del apoyo, la formación y el estímulo.

El Liderazgo Situacional II (Situational Leadership II – SLII) ha perdurado como un enfoque efectivo para dirigir y motivar a las personas porque fomenta la asociación entre el líder y las personas a quienes apoya y de quienes depende. El Liderazgo Situacional II (SLII) no es algo que se hace a las personas: es algo que hacemos con ellas.

El SLII estimula la comunicación entre el líder y el colaborador a fin de alcanzar las metas personales y las de la organización mediante acuerdos mutuos.

El Liderazgo Situacional (SLII) es un proceso para desarrollar personas proporcionándoles un liderazgo eficaz al correr del tiempo y así puedan alcanzar su máximo nivel de desempeño. El SLII se fundamenta en una relación entre el “nivel de desarrollo del colaborador” (diversas combinaciones de competencia y compromiso) en cuanto a una meta o tarea específica y el “estilo de liderazgo” (distintas combinaciones de los comportamientos directivo y de apoyo) que proporciona el líder.

Para el SLII existen cuatro estilos de liderazgo y cuatro niveles de desarrollo. Los cuatro estilos de liderazgo son: el estilo 1 (Dirigir), el estilo 2 (Entrenar), el estilo 3 (Apoyar) y el estilo 4 (Delegar). Estos estilos de liderazgo se corresponden con los cuatro niveles de desarrollo que son: desarrollo 1 SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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(Principiante entusiasta), desarrollo 2 (Aprendiz desilusionado), desarrollo 3 (Colaborador cauteloso) y el desarrollo 4 (Colaborador autónomo), incluidos en una escala de desarrollo continuo. El desarrollo del colaborador hasta el más elevado nivel de desarrollo puede ser considerado como un viaje. Si bien la meta es la autonomía, el colaborador tiene necesidades específicas en cada nivel a lo largo del camino de desarrollo.

El líder utiliza un estilo de liderazgo que es adecuado en todo momento al nivel de desarrollo de la persona, con relación a una meta o tarea específica. El estilo de liderazgo debe cambiar en la misma medida que cambie en nivel de desarrollo.

No existe un estilo de liderazgo mejor que otro porque el nivel de desarrollo varía de una persona a otra y de una tarea a otra.

El SLII es un modelo de asociación. Y como esta asociación comienza con la comprensión de las necesidades del colaborador con quien el líder está trabajando, el nivel de desarrollo es lo primero que debemos encontrar.

2. OBJETIVO DEL “SLII Tools v1.0”

La presente herramienta gerencial informática “SLII Tools v1.0”, es ayudar al gerente a planificar el desarrollo de sus colaboradores, mediante la determinación automatizada de sus niveles de desarrollo y los estilos de liderazgo acorde a ellos.

3. DESCRIPCIÓN DEL “SLII Tools v1.0”

El “SLII Tools v1.0” es una herramienta gerencial informática, basada en el “Ken Blanchard’s Situational Leadership II” y por ende los comandos utilizados en su confección y elaboración se basan en los principios del SLII. SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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Creada para ayudar al gerente, el “SLII Tools v1.0”, se encarga de elaborar, a partir de determinar el nivel de desarrollo del colaborador y el estilo de liderazgo a utilizar, los planes a seguir para mejorar su nivel de desarrollo de y realizar el seguimiento de su evolución con el fin de realizar los ajustes necesarios que busquen su mejoría, esto es en resumen la esencia de esta herramienta gerencial informática “SLII Tools v1.0”.

Si bien existen diversas variables que pueden afectar la capacidad del colaborador para realizar bien una determinada tarea, el “SLII Tools v1.0” se enfoca en la variable “nivel de desarrollo” del colaborador frente a una meta o tarea específica. El nivel de desarrollo es considerada como la combinación de dos factores: competencia y compromiso.

La “competencia” y el “compromiso” deben ser determinadas previamente por el gerente que usa el “SLII Tools v1.0”, con el fin de ingresarlas en la base de datos. Existen diversas formas que podrían ser tomadas en cuenta por el gerente para poder determinarlas, a continuación, de una manera sencilla, proponemos algunas.

La “competencia”, consiste en la suma de los conocimientos y las habilidades que el colaborador presenta frente a una meta o una tarea. Como ayuda podemos anotar que la competencia se puede determinar por el desempeño demostrado, y se la podría medir a través de la educación formal, la capacitación en el puesto de trabajo y la experiencia (que a su vez engloba cargos anteriores afines, capacidad de planificar, organizar, resolver problemas y comunicarse bien).

El “compromiso” consiste en una combinación de la motivación y la confianza que la persona manifiesta frente a una meta o tarea. Como ayuda podemos anotar que la motivación se puede determinar por el grado de interés y entusiasmo que posee la persona para llevar a cabo un determinado trabajo. A su vez, el interés y el entusiasmo se expresan desde el punto de vista del SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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comportamiento mediante la atención, el ánimo, los niveles de energía y las expresiones faciales, además de expresiones verbales. En lo referente a la confianza, esta se pude determinar por el grado de seguridad en sí misma que presenta la persona, es el grado en el que confía en sus propias habilidades para realizar su tarea. Si el nivel de la motivación o de la confianza es bajo o inexistente, el compromiso como un todo se considera bajo.

El “SLII Tools v1.0” al combinar los distintos niveles de competencia y compromiso de los colaboradores de la institución brinda el nivel de desarrollo en el cual se encuentra y al mismo tiempo el estilo de liderazgo que amerita. En suma al diagnosticar el nivel de desarrollo, un líder puede determinar qué estilo de liderazgo utilizar y consecuentemente un “plan de desarrollo” para mejorar a ese colaborador.

4. USUARIOS A LOS QUE ESTÁ DIRIGIDO EL “SLII Tools v1.0”

El SLII Tools v1.0 está dirigido a los gerentes que conocen y tienen inclinación por el uso del “Liderazgo Situacional” en sus instituciones

El “SLII Tools v1.0” puede ser utilizado también por el departamento de RRHH de la institución en coordinación permanente con el gerente de la institución.

5. APLICACIÓN DEL “SLII Tools v1.0”

El “SLII Tools v1.0” se recomienda ser utilizado en instituciones donde se tenga conocimiento pleno de los niveles de competencia y compromiso de su colaboradores.

No se recomienda el uso del “SLII Tools v1.0” en instituciones que recién están empezando a funcionar, salvo se tomen las medidas necesarias para el SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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rápido conocimiento de los niveles de competencia y compromiso de sus colaboradores.

6. VENTAJAS DEL “SLII Tools v1.0”

 Permite un diagnóstico computarizado del nivel de desarrollo de los colaboradores de una institución a partir del conocimiento previo de sus niveles de compromiso y competencia.

 Permite determinar el estilo de liderazgo adecuado a utilizar en relación al nivel de desarrollo de los colaboradores.

 De no estar familiarizado con las definiciones de los distintos niveles de desarrollo y estilos de liderazgo “SLII Tools v1.0” cuenta con comandos de ayuda para encaminar los planes de desarrollo del personal.

 Permite elaborar, sucintamente, un plan de mejoramiento del desarrollo del personal.

 Permite contar con una base de datos actualizada sobre los datos generales de los colaboradores de la institución.

 Permite el seguimiento del desarrollo y los planes utilizados para el mejoramiento individual del colaborador, mediante el uso de una base de datos que debe ser actualizada por el usuario del programa.

 Permite el seguimiento del desarrollo y los planes utilizados para el mejoramiento de todos los colaboradores en general, mediante el uso de una base de datos que debe ser actualizada por el usuario del programa.

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 Al permitir conocer las fechas en que se hicieron los diagnósticos de los niveles de desarrollo según el “SLII Tools v1.0”, podremos ver: las mejorías, los retrasos, la efectividad o fracaso de los planes elaborados para el colaborador y los períodos en que existen disminución o aumento del nivel desarrollo del colaborador para encaminar la búsqueda de posibles causas externas que influyan en el desempeño de este.

7. LIMITACIONES DEL “SLII Tools v1.0”

∼ Compatibilidad limitada para Windows Vista.

∼ Los planes elaborados para cada colaborador deben ser específicos, no se permite escribir demasiadas líneas.

∼ No está adaptada para el uso por personas afines a otras teorías sobre liderazgo.

∼ La estética del programa se mejorará para versiones subsecuentes.

∼ Pueden existir dificultades en la instalación del programa si la pc donde se instale tiene archivos en común con el “SLII Tools v1.0”, pero esto no impide su posterior funcionamiento.

8. RECOMENDACIONES PARA LOS USUARIOS DEL “SLII Tools v1.0”

 Antes de instalar el programa lea el archivo “leeme.txt” y seguir los pasos ahí mencionados, de lo contrario el programa no funcionará correctamente.

 Se recomienda a los usuarios del presente programa ahondar en el tema de liderazgo situacional con el fin de familiarizarse con la finalidad del presente programa. SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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 De preferencia instalar en computadoras con Windows Xp, con Microsoft Access 2003 en adelante.

 Ser específicos en los planes elaborados para cada colaborador.

 Si el usuario es partidario de otra teoría de liderazgo pueda que el presente programa le resulte incomodo para utilizar.

9. MANUAL DE INSTALACIÓN DEL “SLII TOOLS V 1.0”

Ingresar a la carpeta “Paquete” que viene en el CD. Se recomienda que antes de iniciar la instalación se lea el archivo “leeme.txt”, para complementar los pasos que se presentan a continuación.

Al hacer clic en el archivo “setup.exe”, aparecerá en el escritorio la siguiente ventana que nos dice que se están descargando los archivos de instalación:

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Una vez cargado los archivos nos aparecerá la siguiente ventana:

Se debe hacer clic en el botón “aceptar” para continuar con la instalación del programa, aparecerá por defecto que la carpeta de instalación se ubica en “Archivos de programa”, debemos cambiar la carpeta de instalación, hacer clic en “Cambiar de directorio”, como muestra la imagen:

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En la ventana emergente nos pedirá la ubicación donde instalar el programa, les damos ruta a los archivos de instalación escribiendo c:\Sistema-SLII

Una vez escrito la nueva ruta de instalación damos clic en “Aceptar”, luego se nos solicitará confirmarla, clic en “Si”.

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Una vez realizado lo antes dicho damos clic en el botón con el símbolo de computadora para continuar con la instalación.

Luego presionamos continuar:

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Dejamos que el proceso de instalación continúe normalmente. Durante la instalación en algunos casos pueden aparecer ventanas que avisen de archivos ya existentes, se recomienda sobrescribirlos, y en caso de aparecer ventanas de errores, solo omitirlos para proseguir la instalación.

Finalmente colocamos el icono del programa en el escritorio para tener un fácil acceso, listo ya está instalado.

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10. MANUAL DE USO DEL “SLII Tools v1.0”

Al iniciar el programa aparece una ventana principal que consta del nombre del programa, mi autoría y la mención sobre el estilo de liderazgo en el cual se basó el desarrollo del programa “SLII Tools v1.0”.

En la parte superior se ubican los comandos “Registro”, “Reporte General”, “Avance” y “Salir”, que a continuación se procede a explicar con más detalles la utilidad de cada uno de ellos.

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Al hacer clic sobre “Registro” nos sale una pestaña que dice “Nuevo perfil”. Al hacer otro clic sobre esta pestaña nos saldrá la siguiente ventana:

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Esta nueva ventana sirve para realizar el “Registro de Colaboradores”.

En la parte superior de esta ventana se observa: “El número de ficha del colaborador” un número automático y secuencial de acuerdo al número de colaborador a quien se le ingresan sus datos, también en esta parte se ubica “La fecha de ingreso” de los datos el cual debemos ubicarla de acuerdo al día en el cual se le realiza la evaluación al colaborador.

En la parte media superior se ubica un panel de ingreso de datos generales del colaborador que consta de los “Nombres completos”, “Apellidos completos” y “Sexo” del colaborador los cuales aparecen seguidos del signo “∗” lo que simboliza que son campos obligatorios y sin los cuales el programa no puede continuar. En esta parte también figura la colocación de la “Fecha de Nacimiento” con el cálculo automático de la “Edad” y el registro del número de “DNI/Boleta” del colaborador.

En la parte media inferior existen dos sub-pestañas: la primera está relacionada con los datos concernientes a la ubicación del colaborador “Dirección”, “Teléfono”, etc. su llenado es opcional. La segunda pestaña contiene datos relacionados a la institución (también campo opcional).

En la parte inferior consta de una serie de comandos cuyas funciones están en relación a sus respectivos nombres. Aquí tenemos el comando “Nuevo”, el cual sirve para ingresar una nueva ficha de colaborador; el comando “Buscar” el cual sirve para ingresar a una lista con el fin de encontrar los datos de un colaborador ingresado anteriormente; el comando “Guardar” que sirve para subir a la base de datos el registro del colaborador; el comando “Modificar” para cambiar algunos datos que se hayan escrito erróneamente al ingresarlos;

el

comando

“Eliminar”

sirve

para

eliminar

perfiles

de

colaboradores; el comando “Cancelar” para detener una acción; el comando “Salir” que sirve para cerrar la ventana. Una vez ingresados y guardados los datos del colaborador presionamos el comando “Dx. SLII” que sirve para SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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realizar un diagnostico desde la perspectiva del liderazgo situacional. Al hacer clic sobre este comando ingresamos a la siguiente ventana:

En donde aparece el “Análisis N°” que aparecerá luego de dar el resultado del diagnóstico por el SLII, el que a su vez resultará de la combinación del nivel de competencia y el grado de compromiso encontrado en nuestro colaborador. Una vez encontrado el “Nivel de Desarrollo” y el “Estilo de Liderazgo” procedemos a llenar lo más breve posible el plan de desarrollo para nuestro colaborador, obviamente no se colocara todo lo que pensamos hacer con él pero si las palabras indicio de lo que debemos reforzar.

Los comandos que aparecen de amarillo “?” al presionarlos nos informan sobre lo que significa el nivel de desarrollo encontrado en el colaborador o sobre el estilo de liderazgo que nos corresponde utilizar para ese colaborador. Presionamos “Salir” y listo ya hemos ingresado todos los datos generales de nuestro colaborador, hemos determinado su nivel de desarrollo, el estilo de liderazgo a utilizar y su plan de mejoría. SLII v1.0 – Noviembre 2008 Herramienta Gerencial

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Para visualizar los datos de nuestros colaboradores regresamos a la pantalla de inicio del programa y hacemos clic en el segundo comando “Reporte General” y otro clic sobre “Ver Reporte de colaborador”.

Al hacer clic sobre “Ver Reporte de colaborador” aparece la siguiente ventana:

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En esta ventana figura el registro completo de: la fecha de evaluación de los colaboradores, los nombres y apellidos de estos, el grado de compromiso y de competencia encontrados en esa fecha, el nivel de desarrollo y el estilo de liderazgo diagnosticados para esa misma fecha y el plan que nos trazamos en términos breves. Hay una opción para ver la “vista previa” del registro, dentro del cual hay un subcomando para imprimir el registro.

Para poder observar el progreso de un colaborador en particular, es decir realizar un seguimiento, regresamos a la pantalla principal del programa:

Hacemos un clic sobre “Avance” y otro más sobre “ver avance del colaborador”, con este comando podemos determinar las fechas que evaluamos al personal, como lo hemos ido encontrando en cada evaluación hecha, cual ha sido su mejoría y que planes hemos ido realizando con él, todo esto con la finalidad de realizar reajustes.

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Aquí seleccionamos previamente el colaborador a seguir y nos aparecen los datos antes mencionados. También hay una opción de “vista previa”, que también tiene un subcomando para imprimir y la opción “salir” para cerrar la ventana.

Finalmente para cerrar el programa, en la pantalla principal clic en salir y aceptar al momento de preguntar si estamos seguros de abandonar el programa.

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11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. KRESS PONCE, Rudy. Aplicación de la Teoría del Liderazgo Situacional II en la Superintendencia de Administración Tributaria [tesis doctoral]. Guatemala: Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad Rafael Landivar; Abril 2008.

2. The Ken Blanchard Companies [sede Web]. EEUU: Teaching Others, 2000 [fecha de consulta: 1 de noviembre 2008]. Situational Leadership® II [8 páginas]. http://kenblanchard.net/files/pdf/SLII_Teach_Others.pdf. 3. Silverthorne C, Wang T. Situational Leadership Style as a Predictor of Success and Productivity Among Taiwanese Business Organizations. The Journal of Psychology [revista en Internet] 2001 [fecha de consulta: 1 de noviembre 2008]; 135(4), 399–412. http : / / web. ebscohost. com/ ehost/ pdf?vid=8&hid=5&sid=7499714d-1344-4792-80e4-9697f861cda3% 40 SRC SM2.

4. Sánchez E. Teoría del Liderazgo Situacional en la Administración Local: Validez del Modelo. Psicothema [revista en Internet] 2000 [fecha de consulta: 1 de noviembre 2008]; Vol. 12, N°3, pp. 435 – 439. http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/727/72712316.pdf.

5. Monografías.com [sede Web]. Argentina: Monografías.com, 2000 [fecha de revisión

1

de

noviembre

2008].

Liderazgo

[8

pantallas].

http://www.monografias.com/trabajos14/lider/lider.shtml#Comentarios.

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