Memorando De Planeacion V. Flamingo.docx

MEMORANDO DE PLANEACIÓN AUDITORIA ESPECIAL AL AREA DE TESORERIA PARA LA EMPRESA VIAJES FLAMINGO LTDA REVISADO POR AUDITORA PRINCIPAL CARGO

Michelle Guiliana Sora Angel NOMBRE

FIRMA

APROVADO POR DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION CARGO

Jorge Luis Urbina Avendaño NOMBRE

FIRMA

Copia N° 1

TOTAL DE FOLIOS

MEMORANDO DE PLANEACION Estrategia o Plan de Trabajo: La Auditoria especial al área financiera de VIAJES FLAMINGO LTDA, se llevará a cabo bajo los lineamientos de la NIA 300 presenta la responsabilidad del auditor de planear una auditoria de estados financieros. La planeación involucra establecer la estrategia general y desarrollar el plan de trabajo para la auditoria, lo que le permite al auditor organizar y administrar de manera apropiada el trabajo de auditoría garantizando un trabajo eficiente y efectivo. De la misma manera le permite seleccionar un equipo de trabajo competente y con las capacidades necesarias para el desarrollo del trabajo., cuya finalidad es emitir una opinión de razonabilidad de los estados contables, económicos, presupuestales y financieros.

1. DEFINICION DE OBJETIVOS 1.1 GENERAL. Objetivo General Realizar auditoria en el área de tesorería de la AGENCIA DE VIAJES FLAMINGO LTDA 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Establecer el alcance y la cobertura de la auditoria a realizar.  Analizar y evaluar el resultado de los estados financieros individual y consolidado del sujeto de control.

 Efectuar un análisis financiero de las cuentas de alto impacto en cada sujeto de control.

 Realizar evaluación del control interno contable. 2. INVESTIGACION PRELIMINAR: 2.1 RESEÑA HISTORICA VIAJES FLAMINGO Fue creada el 8 de julio de 1983 con integración de 2 asociados aportando un capital total de 116.000.000 millones distribuidos así Socio 1. Myriam Leonor Suarez González. $96.280.000 Socio 2. David Camilo Rodríguez Suarez $19.720.000 Tiene por objeto social las negociaciones y operaciones sobre las que versa el giro ordinario de la sociedad, será principalmente la venta de tiquetes para todo tipo de transporte, efectuar reservaciones y ventas de servicios turísticos e impulsar el turismo por las distintas empresas, corporaciones e instituciones nacionales o extranjeras, la realización de todas las actividades, operaciones y negocios de cualquier índole que tengan relación directa o indirecta con lo mencionado anteriormente adicionalmente promover y vender los servicios de transporte de carga nacional, de exportación y de

importación, y de realizar todas las actividades, operaciones y actos de comercio propios de una agencia de carga, hospedaje y alimentación para deportistas o pasajeros en tránsito, en general cualquier gestión que en una y otra forma se relacione con el desarrollo y cumplimiento del mismo objeto social. la empresa podrá tomar en arrendamiento y usufructo de unas infraestructuras hoteleras, turísticas, recreativas para vender los servicios de alojamiento y alimentación tanto a personas naturales como a personas jurídicas. así mismo, en desarrollo de su objeto social, la sociedad podrá ejecutar todo lo relacionado con la contratación de centros de convenciones y salones de reuniones para eventos de cualquier índole, manejo de cadena de suministros, servicios de banquetes y cathering, servicios de cafetería, organización y operación de eventos tales como congresos, seminarios, conferencias capacitaciones; pudiendo, en general, ejecutar u operar todo lo relacionado con servicios de apoyo logísticos para la realización de los mismos. Su domicilio principal se encuentra en la Cra 13 # 63-21 Bogotá Dc Cuenta con un gerente general y representación legal Myriam Leonor Suarez González, un subgerente David Camilo Rodríguez Sánchez El termino de duración de la compañía expira el 29 de enero 2028 2.2 CIRCUSTACIAS ECONOMICAS Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO: El compromiso y la visión de nuestros empleados han llevado a VIAJES FLAMINGO LTDA a consolidarse en el mercado de agencias de viajes como una de las más serviciales y comprometida con el sector del turismo, implicando mucho esfuerzo para mantenernos en este sector que es tan competitivo y con clientes tan exigentes. La consolidación y prestigio a nivel del deporte han permitido que seamos reconocidos para suplir sus necesidades. 

Adoptan el dar crédito y su notación de cartera a 30, 60 y 90 días para ejercer el control del producto.

2.3 POLITICAS Y PRACTICAS FINANCIERAS: La empresa se compromete a satisfacer la necesidad del cliente mediante las siguientes políticas: 

brindándole un servicio oportuno ágil y eficiente con productos innovadores, competitivos, de alta calidad y rentables.



Realizar visitas y hacer seguimiento a los clientes con el fin de mantener actualizado, ofrecer promociones, aspectos positivos y negativos del servicio.



Mantener un trato cordial y la relación que se tiene con el cliente a lo largo del asesoramiento.



Realizar encuestas de satisfacción personal o telefónicamente o por medio electrónicos.



Disponer de una página web, con contenidos de información actualizados para el cliente.



Envió permanente de mensajes de promociones vigentes.

POLÍTICAS DE PAGO 

Con el fin de ofrecer a sus clientes un sistema de pago que genere permanencia en la AGENCIA DE VIAJES FLAMINGO LTDA ha establecido la siguiente política de pago:

Medios de pago: Efectivo (COP/Moneda Extranjera*), cuando es presencial solo el Gerente financiero está autorizado para recibir el dinero. - Tarjeta de crédito/débito presencial (Visa, Master, Diners), se debe identificar el tarjetahabiente y estar presente en dicha transacción

- Tarjeta de crédito no presencial, solo se reciben si diligencia los formatos de pagos no presenciales y debe adjuntar copia de la cedula y tarjeta de crédito la primera cara. Estas tarjetas solo se reciben a clientes frecuentes o que sean los mismos viajeros la encargada de recibir estos pagos es la comercial - Se reciben pesos para pago de tiquetes y dólares cuando el valor del hotel o algún servicio en el exterior viene liquidado en dólares - Transferencia bancaria. 

Se entregarán mensualmente informes de ejecución presupuestales.



En las cuentas por pagar, cartera y bancos para determinar posibles errores y dar soluciones.

PRINCIPALES PROVEEDORES:

PROVEEDOR

PRODUCTO O SERVICIO

CONTACTO

HOTEL ECOSTAR

ALOJAMIENTO & ALIMENTACION

DIANA NUÑEZ

HOTEL DANN CALI

ALOJAMIENTO & ALIMENTACION

JORGE PERICO

HOTEL CARIBE

ALOJAMIENTO & ALIMENTACION

CLAUDIA CARMONA

HOTEL REGATTA

ALOJAMIENTO & ALIMENTACION

MARIO CORREDOR

MULTIDESTINOS JRB TRANSPORTE

TRANSPORTE TERRESTRE

JAIME RICO

TRANSPORTE BOLIVARIANO

TRANSPORTE TERRESTRE

WILLIAM RICO

TRANSPORTE EXPRESSCOL SAS

TRANSPORTE TERRESTRE

LUIS VILLAMIL

AVIANCA

AEROLÍNEA

SILVANA PIÑEROS

% 15% 10% 20% 20% 60%

15%

40%

80%

TEL.

2 741212 8933000 3106379373 3113581311 3106189006

4 249090

3188763389 310 2302245

COMPAÑÍA PANAMEÑA DE AVIANCIÓN

AEROLÍNEA

OLGA ROMERO

LAN AIRLINES S.A

AEROLÍNEA

NICOLAS ARTEAGA

IBERIA LÍNEAS AÉREAS DE ESPAÑA

AEROLÍNEA

MARTHA MUÑOZ

UNIVERSAL TRAVEL ASSISTANCE

ASISTENCIA MÉDICA INTERNACIONAL

ALEJANDRO GRANADOS

ASSIST CARD

ASISTENCIA MÉDICA NACIONAL E INTERNACIONAL

LONY MILENA VANEGAS

COPYSMART SAS

FOTOCOPIADO

MARIO SUAREZ

CIA PAPELERA NACIONAL SAS

PAPELERIA

CARLOS SUAREZ

AVELINO PLAZAS

ABOGADO

AVELINO PLAZAS

VIAJES CHAPINERO

OPERADOR MAYORISTA

LUZ MARINA AMEZQUITA

OPERANDO VIAJES

OPERADOR MAYORISTA

DIANA PATRICIA MUÑOZ

TURISMO AL VUELO

OPERADOR MAYORISTA

JEREMIAS LASSO

30%

60% 30%

50%

40%

80% 80%

20% 30% 20% 25%

311 8764592 318 5320310 316 3999534

317 4423542

316 8301717 2 508333 4 943055 EXT 199 3153354070 7443434 2534011 2174555

3. ALCANCE DE AUDITORIA 

Según la NIA 300 presenta la responsabilidad del auditor de planear una auditoria de estados financieros. La planeación involucra establecer la estrategia general y desarrollar el plan de trabajo para la auditoria, lo que le permite al auditor organizar y administrar de manera apropiada el trabajo de auditoría garantizando un trabajo eficiente y efectivo. De la misma manera le permite seleccionar un equipo de trabajo competente y con las capacidades necesarias para el desarrollo del trabajo.



Para El alcance de auditoría en agencia de viajes FLAMINGO se basara en los procesos administrativos que desarrolla la Entidad, en cumplimiento de su misión, visión y políticas de esta sobre las áreas y procesos identificados como puntos

críticos en el mapa de riesgos e información analizada, a través de la evaluación y verificación de operaciones, documentos, registros y ejecución de actividades que comprenden la gestión como los estados financieros donde los evaluaremos y daremos la máxima responsabilidad y el mejor manejo para así mismo evitar el riesgo, los cuales pueden afectar la toma de decisiones. La captura y verificación de pruebas se hará mediante el procedimiento técnico de muestra representativa de operaciones, procesos y actividades descritas en este memorando para obtener conclusiones sobre los procesos examinados, aplicando los siguientes controles: Financiero, para evaluar el sistema de registro de la información contable, teniendo en cuenta los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2017 y emitir una opinión sobre la razonabilidad de los mismos. La NIA 300 nos permite obtener un entendimiento del marco de referencia legal y determinar procedimientos de evaluación del riesgo, aspectos importantes para el desarrollo de la auditoria, teniendo en cuenta que la planeación es un proceso continuo e interactivo. Mediante la revisión de la documentación que soporta la información reportada en las cuentas, donde se reflejara la realidad de nuestra compañía. PROCEDIMIENTOS A UTILIZAR    

Analizar a fondo los estados financieros donde evaluaremos los resultados obtenidos en el periodo determinado. Tener un control interno, para así mismo saber delegar las respectivas funciones a seguir, y poder encontrar resultados positivos. Se compararán los estados financieros de dos periodos evaluando cada una de las operaciones registradas y evaluar si efectivamente fueron reales los resultados. Realizar diferentes investigaciones para verificar si en realidad nuestra empresa se encuentra con liquidez para seguir con la operación.

4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL:

Control: Se detectan fallas en el área de tesorería ya que a los encargados de facturación no se les esta realizando arqueo de caja mensual y por lo tanto se está incumpliendo con las políticas estipuladas por la empresa. Riesgo Inherente: el área financiera y tesorería por el volumen de las operaciones puede que no realice un seguimiento correcto de todas las transacciones por lo que los datos expuestos y presentados pueden no ser exactos. Se encuentra también presente el fraude a tesorería debido a que el encargado de facturación este comercializando ilícitamente facturas de la empresa, el departamento de adquisiciones puede estar realizando acuerdo con proveedores a cambio de comisiones. 5. AREAS SIGNIFICATIVAS Tesorería: a) Tesorería: Es la encargada de registrar las operaciones por la venta de los servicios y productos turísticos en esta área aconsejan las siguientes actividades básicas: 1. Diseño y organización de manejo de caja. 2. Constitución de caja menor 3. Central de Reservas. 4. Banco de datos 5. Registro de operaciones por venta de servicios o productos turísticos.

1. Diseño y organización de servicios y productos. 1. Solicitud del cliente 2. Preparación de itinerarios 3. Programación de las actividades a desarrollar. 4. Determinación de costos

5. Fijación de precio final 2.Contratación: Consiste en contactar, seleccionar y contratar proveedores en todo el mundo: transporte aéreo y/o terrestre, hoteles, agencias de viajes receptivas, restaurantes, guías, etc. 3.Central de reservas: Recibe y controla las peticiones de reservas de plazas de los puntos de venta, que todavía son realizadas en su gran mayoría a través de teléfonos y fax. 4.Banco de Datos: Es el concentrado de la información de los clientes y proveedores. Debe estar al servicio de todos los departamentos. 5.Operaciones: Es la división que controla los servicios ofrecidos por la agencia, esta área de gestión suele contar con equipos eventuales y auxiliares como: traslados, guías, operadores. 6.VISITAS 6.1 PRELIMINAR O INTERNA De común acuerdo con la gerencia de Viajes Flamingo Ltda se realizará la auditoria de forma general donde se evaluarán diferentes procesos o rubros establecidos en el manejo de nuestra operación, donde se tendrán en cuentan los más afectados como las obligaciones financieras, cuentas por cobrar, tesorería entre otras. El auditor hará su respectivo proceso y se comprometerá con lo establecido. 6.2 AUDITORIA FINAL Al final del periodo el auditor enviara su dictamen de comparación de un periodo a otro y siguiendo los programas de auditoría analizaremos dichos resultados, para así mismo dar fe que la compañía está presentando la realidad y se diseñara un control para el área de tesorería

6.3 EN EL TRABAJO Para la realización de la auditoria se harán visitas consecutivas para ofrecer la mayor confianza y fiabilidad de los procesos a auditar internamente.

6.4 POSTERIOR Una vez entregado el informe de auditoría se llegará a un acuerdo con el cliente donde se especificará la fecha del último dictamen real que se presentará en una forma clara y concreta, donde se explicará todo el informe respecto a lo escrito y satisfacer el cliente.

7.PRESUPUESTO DE TIEMPO

ACTIVIDAD

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

HORAS

VISITA

MICHELLE SORA

GERENTE DE AUDITORIA

20

PROGRAMAS DE AUDITORIA

JORGE LUIS URBINA

AUDITOR SENIOR

75

EJECUCION

ANDREA MARTINEZ

AUDITOR JUNIOR

65

INFORME

CARLOS VASQUEZ

SUPERVISOR

40

TOTAL DE HORAS

200

ITEM

VALOR

UTILES Y PAPELERIA

$100.000

COMPUTADOR

$1.800.000

GERENTE AUDITORIA

$4.000.000

AUDITOR SENIOR

$2.800.000

AUDITOR JUNIOR

$2.100.000

SUPERVISOR

$1.200.000

TOTAL, COSTO AUDITORIA

12.000.000