Manual De Procesos Archivo Institucional.docx

ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2016

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“Juntos estamos logrando la transformación del sistema educativo nacional”

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Archivo Institucional

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INDICE GENERAL

PARTE I:

ARCHIVO INSTITUCIONAL

PARTE II:

CENTRO DOCUMENTAL UPEG / SEDUC

PARTE III:

ARCHIVO SECRETARIA GENERAL

PARTE IV:

MICROFILM

PARTE V:

ARCHIVO SUB DIRECCION RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVO

PARTE VI:

ARCHIVO SUB DIRECCION RECURSOS HUMANOS DOCENTES

PARTE VII:

DIGITALIZACION

PARTE VIII:

EXPURGO

PARTE IX:

ARCHIVOS DE GESTION DE LAS UNIDADES DE LA SEDUC

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PARTE I: ARCHIVO INSTITUCIONAL

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ACUERDO 1275-SE-2016 Comayagüela, M.D. C, 20 de julio del 2016.

EL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION

CONSIDERANDO: Que la Constitución de la República, establece en sus declaraciones la preservación y estimulación de la identidad y la tradición cultural, así como la obligación de los hondureños de velar por la protección de la riqueza antropológica, arqueológica, histórica y artística como parte de patrimonio cultural de la Nación.

CONSIDERANDO: Que la Constitución de la República, establece en sus declaraciones un sistema de archivos nacionales que sean garantía del cumplimiento efectivo de los mandatos constitucionales contenidos en los Artículos 172 mencionados en la Carta Magna que promueven el fortalecimiento de las tradiciones y prácticas culturales y de la protección de la riqueza que conforma el patrimonio cultural de la nación en su expresión documental.

CONSIDERANDO: Que es necesario crear un Archivo Institucional que vele por la organización, conservación, protección, custodia y acceso a la documentación mediante la administración eficiente y veraz, con el apoyo de procedimientos teóricos y prácticos, con los estándares de organismos internacionales especializados en asuntos archivísticos con el recurso humano, tecnológico y financiero.

CONSIDERANDO: Que la Ley Fundamental de Educación, garantiza el Derecho Humano a la Educación, estableciendo principios, garantías, fines y lineamientos generales, definiendo la estructura del sistema Nacional de Educación, las atribuciones y obligaciones del Estado, los derechos y responsabilidades de las personas y de la sociedad en la función educadora y tomando en cuenta dentro de sus obligaciones y responsabilidades la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, reconoce que “Los documentos públicos o privados son fuente informativa primaria sobre el desarrollo económico, político y social de la nación y constituyen por lo mismo una parte de su patrimonio cultural. Son archivos oficiales, todos los que existen bajo la Jurisdicción del Estado, ya se trate del actual Archivo Nacional, de los archivos Ministeriales, de los que poseen las autoridades departamentales, Municipales y Distritales.” Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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CONSIDERANDO: Que la ley de transparencia y acceso a la información pública obliga a las instituciones públicas a velar, custodiar y cuidar toda la documentación que se genera. Según el artículo 67 y 68 de la misma ley.

CONSIDERANDO: Que es necesario que la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación cuente con un Archivo Institucional, centralizado, y unificado, a la vez con instalaciones y/o estructuras físicas que reúnan las condiciones de alta calidad y seguridad con el acompañamiento de las tecnologías avanzadas actuales, para la protección de los documentos, acatando las recomendaciones dadas por del Tribunal Superior de Cuentas (T.S.C.), EL Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), las Guías de Control Interno ONADICI. Y el Reglamento de la Carrera Docente Artículos # 14, 15, 16, 17 y 18.

CONSIDERANDO: Es deber de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, brindar un mejor servicio en cuanto al acceso a la información del desenvolvimiento educativo-administrativo en todo el país, haciéndose necesaria la creación de un Archivo Institucional que regule y recopile en una sola Institución, todo lo concerniente a la Custodia, Conservación, Preservación, del Acervo Documental que se Genera a nivel Nacional, Evitando y previendo que toda la documentación existente de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación que se encuentra fragmentada en las diferentes unidades, se pierda, siendo que constituye información de importancia Patrimonial, volviéndose de carácter irrelevante la creación del Archivo Institucional que solucione la problemática existente.

POR TANTO:

En uso de las facultades de que está investido y en aplicación de los Artículos 1, 15, 151, 153, 213, 172, 246, 248, de la Constitución de la República; 1, 13, 14 numerales 1, 2, 4, 6, 8, 9, 34, 106, de la Ley Fundamental de Educación; 14, 15, 16, 17 y 18 del Reglamento de la Carrera Docente; 1, 5, 6, 7, 36, 118, 119 de la Ley General de la Administración Pública.

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ACUERDA: PRIMERO: Aprobar: La Creación y Reglamento del “Archivo Institucional” que regirá la Custodia, Conservación y Preservación del Acervo Documental que constituye el Patrimonio Histórico de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.

Artículo 1 La Secretaria General es la rectora responsable de dirigir custodiar y velar por buen funcionamiento del Archivo Institucional. El Archivo Institucional será el encargado de definir y establecer los procesos de acciones técnicas que se ejecutan como ser: la de recibir documentación, registro, clasificación, ordenación, custodia y conservación de los documentos que son transferidos de las diferentes unidades de la Secretaría. Para el mejor funcionamiento de las consultas tanto para el personal o el interesado, este archivo albergara diferentes fuentes primarias de información administrativa legal y laboral.

Artículo 2 El Archivo Institucional será el receptor de toda la documentación que genere las diferentes unidades de la Secretaria de Educación, después de cinco años de uso o creación. Artículo 3 El Archivo Institucional deberá de aparecer en el Organigrama General de la Secretaría de Educación, bajo la Figura de la Secretaria General y tendrá su propia estructura presupuestaria. Artículo 4 El Archivo Institucional deberá regirse por: a.- Reglamento Interno Archivo Institucional para uso de nivel nacional b.- Manuales de Procedimientos según su jefatura. c.- Un Catálogo (Directorio) d.- Guías de Control Interno e.- Formatos f.- Catalogo Clasificatorio del uso nacional Que serán las herramientas necesarias para prestar un mejor servicio al usuario y regularán la forma de desempeñarse. Artículo 5

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El Archivo Institucional estará ubicado en la Colonia Miraflores, Tegucigalpa, antiguo local de la Escuela Republica de Nicaragua. Y los Archivos Distritales deberán de estar ubicados en los terrenos de las Direcciones Departamentales. Artículo 6 El Archivo Institucional estará constituido de las siguientes unidades con sus respectivos jefes de área. a.- Ventanilla Única (Atención al Cliente) b.- Archivo General c.- Microfilm d.- Archivo de Sub Dirección General Talento Humano Docente e.- Archivo de Sub Dirección General Talento Humano Administrativo f.- Archivo de Gerencia Administrativa, Programas, Proyectos y Archivos Ministeriales g.- Digitalización h.- Empaste i.- Expurgo (Depuración) j.- Centro de Documentación de la UPEG k.- Jefatura administrativa L.- Aseo y Mantenimiento M.- Vigilancia Artículo 7 Todas las unidades descritas en el Artículo 6, deberán estar ubicadas e instaladas en el mismo edifico donde funcionara el Archivo Institucional, cabe hacer la observación que tendrán sus oficinas respectivas, debido a que sus funciones de servicios no son las mismas. Artículo 8 El archivo Institucional deberá de contar con personal técnico profesional capacitado en la rama de archivística y otras similares. Artículo 9 Sera Obligación de la Dirección Administrativa y Financiera, Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión UPEG y Secretaría General velar por el presupuesto para el adecuado funcionamiento del Archivo Institucional, dando prioridad para llenar las necesidades de crecimiento, ampliación y funcionalidad respectivas y preventiva. La parte presupuestaria será determinante para que el Archivo Institucional dé una atención de alta calidad. Artículo 10 La Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles (DIGECEBI) que pasará a llamarse Instituto Hondureño de Infraestructura Física y Educativa (INHIFE) colaborará en atender todo lo concerniente al mantenimiento preventivo y correctivo de las Instalaciones Físicas, velará por el Crecimiento del Archivo Institucional, también hará visitas periódicas in situ, evaluando la seguridad Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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y estado físico de las Instalaciones, cualquier situación que ponga en peligro la documentación hará las recomendaciones a la Máxima Autoridad Ejecutora (MAE) de la Secretaría de Educación para que se proceda a la brevedad posible su corrección. Artículo 11 La Unidad Del Sistema Nacional de Información Educativa USINIEH será la encargada de crear, dar soporte, mantenimiento correctivo y preventivo de una plataforma programática (Software) además ellos serán los responsables de cuidar, proteger, administrar la data que se genere. La utilidad y uso, será la administración de la documentación, este programa podrá ser usado a nivel nacional, tanto en nivel central como en los diferentes Programas y Proyectos, Direcciones Departamentales y Direcciones Distritales. Este programa archivará datos relevantes de los documentos, guarda en formato de PDF o JPG una copia del documento, deberá tener: Pantallas de Ingreso de todo tipo de documento, pantallas de consultas, pantallas estadísticas, y una sección de chat interactivo para atención al público y otros. Artículo 12 Toda la documentación generada en las diferentes áreas, Programas y Proyectos, deberán de tener en custodia su documentación por 5 años para la disponibilidad inmediata, después de cumplido los 5 años deberán de remitirla al Archivo Institucional, mediante oficio, de una forma ordenada, debidamente clasificada, rotulada, foliada y subida al Sistema (registrada en la plataforma que creara USINIEH). Respetando y cumpliendo tanto el reglamento Interno del Archivo Institucional. En cuanto a las Direcciones Departamentales y Direcciones Distritales y Centros Educativos en lo que concierne a la documentación que generen deberán de remitirla a las Direcciones Departamentales respectivas para su custodia. Sera obligación de todas las unidades, Programas y Proyectos, Direcciones, Sub Direcciones, Jefaturas, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales y Centros Educativos al momento de generar documentación hacer el proceso de digitalización respectivo para después subirlo a la plataforma de USINIEH al Sistema Administrativo de Documentos, respetando la forma, catalogación y nomenclatura que establecerá el Archivo Institucional. Todas las unidades descritas anteriormente deberán de velar por la custodia, protección, conservación de toda su documentación, además asignar a una persona responsable de hacer cumplir tal disposición. Artículo 13 La Secretaria General, la Dirección General de Talento Humano en colaboración con la Dirección General Administrativa y Financiera, harán las diligencias correspondientes ante Servicio Civil y Secretaria de Finanzas “SEFIN” para la creación de plazas para el personal que laborará en el Archivo Institucional, debido a que será necesario que el personal asignado este en una condición laboralmente Estable. Artículo 14 Será obligación de la Secretaría General, de la Dirección Administrativa y Financiera, Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión UPEG, programar la parte presupuestaria para capacitar Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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continuamente al personal del Archivo Institucional y las capacitaciones que darán ellos a las diferentes unidades, para mejorar la atención y el servicio. Acarreando el costo de cursos, y alimentación, transporte y hospedaje si fuese necesario. Además el Archivo Institucional deberá contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos. Por lo cual las unidades arriba mencionadas velarán por satisfacer las necesidades logísticas y tecnológicas del archivo. Artículo 15 El Personal del Archivo Institucional impartirá talleres y capacitaciones a las diferentes áreas, Unidades, Programas y Proyectos, Direcciones Departamentales, y Direcciones Distritales y Centro Educativos si fuera necesario. Artículo 16 Sera obligación del personal del Archivo Institucional en su reglamento interno dar la pauta de la nomenclatura de cómo se manejará la Documentación a nivel nacional, además esta nomenclatura será implementada en el Sistema Administrador de Documentos de la Secretaría de Educación. Artículo 17 La Secretaria General será la encargada de gestionar, tramitar, solicitar ayudas para el mejoramiento y funcionamiento que cubran las necesidades del Archivo Institucional. Para el área de capacitación del personal.

Artículo 18 El archivo Institucional tiene la responsabilidad de entregar todo tipo de información a las autoridades competentes siempre y cuando la requieran de manera legal; queda estipulado que cualquier uso que dieren las autoridades, el personal del Archivo Institucional no es responsable. Será responsabilidad de la entidad y/o autoridad que la solicitó.

Transcribir el presente acuerdo Archivo Institucional, a la Secretaría General, como Rectora y al interesado para los fines legales consiguientes.-COMUNIQUESE.-

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PhD MARLON ONIEL ESCOTO VALERIO SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION

ABOG. JENY EUNICE MALDONADO R. SECRETARIA GENERAL POR LEY

ACUERDO 1276-SE-2016 Comayagüela, MDC, 20 de julio del 2016.

EL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION

CONSIDERANDO: Que la Constitución de la República, establece en sus declaraciones el deber y responsabilidad Institucional de regular el sistema Archivístico que rige en cada dependencia del Estado, para la preservación, estimulación y conservación de la documentación soporte que identifica la identidad nacional y la tradición cultural, fomentando la obligación y el deber de los hondureños de velar por la protección de la riqueza antropológica, arqueológica, histórica y artística como parte de patrimonio cultural de la Nación.

CONSIDERANDO: Que la Constitución de la República, establece en sus declaraciones la existencia de un sistema de archivo en cada Institución Pública, que se ajusten a las exigencias de los Sistemas Archivísticos Nacionales y a la globalización mundial, que sean garantía del cumplimiento efectivo de los mandatos constitucionales, que vele por la organización, conservación, protección, custodia y sobre todo el acceso ciudadano a la documentación mediante la administración eficiente y veraz, con el apoyo de procedimientos teóricos y prácticos, con los estándares de organismos internacionales especializados en asuntos Archivísticos con el recurso humano, tecnológico y financiero. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONSIDERANDO: Que habiéndose creado mediante Acuerdo en esta Secretaría de Estado en los Despachos de Educación, un Archivo Institucional, surge la necesidad de emitir el correspondiente Reglamento General que regirá el sistema archivístico de la Secretaría, que obliga a todas sus dependencias, a velar, custodiar y cuidar toda la documentación que se genera, estableciéndose en este Reglamento los procedimientos a seguir para cumplir con los preceptos legales archivísticos; Que obliga a remitir de todas las dependencias de la Secretaría al Archivo Institucional, toda la documentación que se genera en todo el Sistema Educativo Nacional, para recopilando en una sola Institución, la documentación producida a nivel nacional en el Sistema Educativo, sujetándose este Reglamento del Archivo Institucional de la Secretaría a las Exigencias de los Organismos Internacionales de Transparencia.

CONSIDERANDO: Que es necesario que la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación cuente con un Reglamento que rija el Archivo Institucional, centralizado y unificado, que regule las funciones Administrativas de los empleados nombrados para el funcionamiento del Archivo Institucional, así como para el cuido de todo el acervo documental englobado en esta Institución Pública, como de las instalaciones y/o estructuras físicas que se construyan para que funcione el Archivo Institucional en condiciones de alta calidad y seguridad, así como para que velen por que se implementen las tecnologías avanzadas y que se encarguen de mantener actualizado el sistema archivístico de la Secretaría, que se obliguen a la protección de los documentos, acatando las recomendaciones dadas por el Tribunal Superior de Cuentas (T.S.C.), EL Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), las Guías de Control Interno ONADICI. Y el Reglamento de la Carrera Docente Artículos # 14, 15, 16, 17 y 18. CONSIDERANDO: Que es deber de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, brindar un mejor servicio en cuanto al acceso y conservación de la información del desenvolvimiento educativo-administrativo-laboral en todo el país, haciéndose necesaria la elaboración de un Reglamento, que rija el Archivo Institucional que es el que regula y recopila en una sola Institución, todo lo concerniente a la Custodia, Conservación, Preservación, del Acervo Documental que se Genera a nivel Nacional, Evitando y previendo que toda la documentación existente de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación que se encuentra fragmentada en las diferentes unidades, se pierda, siendo que constituye información de importancia Patrimonial, volviéndose de carácter irrelevante la elaboración del Reglamento que regirá el desenvolvimiento del Archivo Institucional, que venga a solucionar la problemática de fragmentación archivística existente.

POR TANTO:

En uso de las facultades de que está investido y en aplicación de los Artículos 1, 15, 151, 153, 213, 172, 246, 248, de la Constitución de la República; 1, 13, 14 numerales 1, 2, 4, 6, 8, 9, 34, 106, de la Ley Fundamental de Educación; 14, 15, 16, 17 y 18 del Reglamento de la Carrera Docente; 1, 5, 6, 7, 36, 118, 119 de la Ley General de la Administración Pública. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el siguiente: REGLAMENTO INTERNO ARCHIVO INSTITUCIONAL DE SECRETARIA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION De Carácter obligatorio para la Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos a Nivel Nacional. para Preservar el Acervo Documental Artículo 1.-

El Presente Reglamento complementa la Ley del Archivo Institucional de la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación. I. Disposiciones Generales. II. De la organización y funcionamiento de la Unidades que formaran parte del Archivo Institucional. III. Prohibiciones y restricciones. IV. Funciones y responsabilidades del los Funcionarios del Archivo. V. Responsabilidades Especiales de todos los Funcionarios de la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación VI. Formatos.

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I. Disposiciones Generales Artículo 2.-

El Archivo Institucional de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación fue creado bajo el acuerdo No. 1275-SE-2016 del 20 de julio del 2016 el cual será una dependencia directa de La Secretaria General. Artículo 3.-

El Archivo Institucional de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación estará regido bajo lo establecido en el presente reglamento, conteniendo las pautas para su eficacia, funcionalidad y aplicación de las herramientas fundamentales necesarias entre las cuales tenemos cinco(5) principales que son: Clasificación, Ordenación, Descripción, Selección y Conservación del Acervo Documental para una mejor organización de las diferentes unidades del Archivo, para poder prestar un mejor servicio a la secretaria y a los usuarios que solicita información. El archivo es la entidad y unidad administrativa que reunirá, conservará, clasificará, ordenará, describirá, seleccionará, administrará y facilitará la documentación producida, tanto con valor administrativo como con valor científico- cultural y legal. Artículo 4.Este reglamento estará sujeto a manuales de procedimientos catálogos y guías para un mejor ordenamiento y funcionalidad, además la seguridad que prestará para la protección de la documentación. Artículo 5.En cuanto a la responsabilidad y custodia del acervo documental le corresponde al Despacho, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos, y/o a su respectivo Jefe o Coordinador. Artículo 6.Es por este motivo que la Secretaria, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos a Nivel Nacional deberán de cuidar y velar por el cuidado, conservación, preservación de toda su documentación, además de prestar toda la colaboración al personal del Archivo Institucional para que pueda guiar, orientar y proteger el acervo documental existente. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Artículo 7.Es por este motivo que La Secretaria, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos deberán mantener toda su documentación en una forma ordenada, clasificada y bien identificada y mantenerla en su protección por un periodo de 5 años; después de ese tiempo la documentación será trasladada a un lugar adecuado por 10 años más. Eso aplicara para todos en igual. Artículo 8.Es deber de la Secretaria, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos, tener en custodia la siguiente documentación: Oficios, Oficios Circulares, Memorandums, Procesos de Licitación completos, Contratos de personal, constancias, Contrato de casetas, Contratos de alquiler, Contratos de Exclusividad, Hojas de inspecciones, documentos de ingresos y egresos, libros de controles y/o registros, contratos de construcciones, registros de cualquier actividad que genere fondos, actas y/o cualquier documento administrativo, operativo y documentos de Docentes, que deberán mantener en forma ordenada, cronológica y detallada. Mantendrá disponible información de 5 años, después deberá mandarla a un lugar seguro por 10 años. A partir de la vigencia de este reglamento cada responsable deberá de informar a través de un oficio y un informe el inventario de toda documentación que tengan bajo su responsabilidad, informando al Archivo Institucional su ubicación y el sistema de cómo esta resguardada la documentación. Artículo 9.La Secretaria, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos deberán mantener un libro de Registro de control numérico de correspondencia generada, el cual deberá llevar por cada tipo de documentos, los siguientes datos: Fecha de elaboración, Numero Correlativo, Destinatarios (para:) y Asunto. Este registro servirá para mejorar los controles de los mismos. Artículo 10.En los Centros Educativos el Director, Sub Director, Administradores, serán los responsables de la falta de medidas de protección y prevención y responsable de las pérdidas o desaparición del acervo documental.

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En las Direcciones Departamentales y Distritales, el Director, el Secretario y los Gerentes de negocios, serán los responsables de la falta de medidas de protección y prevención, incurriendo en responsabilidad por Ley de las pérdidas o desaparición del Acervo Documental. La Secretaria, y las Sub–Secretarias de estado en el Despacho de Educación, las Unidades Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones y Sub Direcciones, el Jefe, el Director y el personal de cada archivo, serán los responsables de la falta de medidas de protección y prevención y responsable de las pérdidas o desaparición del acervo documental. Artículo 11.Es deber de La Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos, contar con una o dos personas que se encarguen de la protección, ordenación, clasificación del Acervo Documental existente en sus unidades o Centros Educativos; Serán asignados dependiendo del volumen documental existente. Este personal deberá de velar por el cuidado que se está dando en cada una de las unidades al acervo Documental. Artículo 12.El archivo Institucional se regirá conforme al reglamento y manual de procedimiento y catálogos. Artículo 13.El archivo Institucional tiene la finalidad y la obligación de prestar un mejor servicio. Con un alto nivel de capacidad, calidad, eficiencia y profesionalismo al público y al personal de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Artículo 14.Aplicar las herramientas necesarias fundamentales en las diferentes Áreas o Unidades del Archivo Institucional y las demás Dependencias de La secretaría de Estado en el Despacho de Educación. (que cumpla los 5 pasos: Clasificación, Ordenación, Descripción, Selección, y Conservación). Artículo 15.En cuanto a los deberes y obligaciones del personal que laboren en el Archivo Institucional y diferentes archivos existentes a nivel nacional, deben ofrecer un servicio de calidad, capacidad, honestidad y responsabilidad. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Artículo 16.Queda totalmente prohibido realizar actividades que no correspondan al desempeño o funciones del Archivo Institucional. Artículo 17.Queda prohibido sustraer documentos originales o copias sin antes llenar la solicitud de préstamo, que se acompañara con un oficio debidamente autorizado por autoridad competente (Secretaria General, y Asistente de Secretaria General). Artículo 18.Para Préstamo (documentación Interna entre unidades) de un documento deberá: a.- Llenar solicitud de préstamo (detallando el tipo de información que necesita) tres copias b.- Oficio hecho por un jefe de línea y respetando el origen del documento (Solo tendrá acceso a documentos de área solicitante). c.- En área de la Docencia el funcionario, cuando solicite copia de su documentación, deberá ser la persona interesada o en su defecto un pariente o representante legal, debidamente identificado; dejar copia de su documentación en la solicitud de préstamo. d.- Este trámite deberá ser aprobado por las autoridades competentes (Secretaria General y Asistente de Secretaria General). Artículo 19.La Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones de nivel central que quieran trasladar su documentación para custodia al Archivo Institucional deberán hacerlo mediante una solicitud y con anticipación de quince (15) días laborales, debiéndose acompañar del informe de inspección, que emita el oficial del archivo para ver el espacio que será necesario para su custodia, protección y conservación. Artículo 20.El Director General del Archivo Institucional y los Jefes o Encargados de los Archivos de las diferentes unidades, deberán denunciar y dar seguimiento, ante: El Tribunal Superior de Cuentas (T.S.C) y ante el Secretario de Estado en los Despachos de Educación mediante oficio, de la apropiación ilegal de Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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documentos producidos en las diferentes unidades de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Además de informar de cualquier situación que ponga en riesgo el Archivo Institucional. Artículo 21.-

Todos los funcionarios y empleados de la Dirección General del Archivo Institucional, deberán de estar bajo el régimen del Estatuto de Servicio Civil. De preferencia permanente. Artículo 22.Los jefes de cada área del Archivo Institucional, también los jefes de las Unidades, Programas y Proyectos, Directores Departamentales, Distritales y Directores de Centros Educativos de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación velarán por el cumplimiento de este reglamento. Artículo 23.-

El personal del Archivo Institucional ofrecerá programas de formación y capacitación, al personal de las diferentes Unidades, Programas y Proyectos, Direcciones Departamentales, y Direcciones Distritales y Centros Educativos de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Artículo 24.A nivel institucional, las actividades de capacitación se desarrollarán de acuerdo con las necesidades y normas internas y serán debidamente planificadas por medio de estudio de detección de necesidades, en los que participarán todos los funcionarios de la institución. Artículo 25.-

Las funciones archivísticas a realizar en la organización de los archivos que pertenecen al sistema son: Reunir, Conservar, Clasificar, Ordenar, Describir, seleccionar, Administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos. Artículo 26.-

La transferencia de documentos de una unidad a otra debe hacerse con la documentación debidamente clasificada, ordenada y acompañada por la respectiva lista de remisión por triplicado. Una copia se devolverá como recibo a la oficina o entidad correspondiente, otra formará parte del Registro General de

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Ingresos y la tercera se incorporará al Registro que se lleva de la oficina o entidad que remite la documentación. Las dos últimas copias quedarán en el archivo que recibe. Artículo 27.-

Además de lo establecido en el artículo anterior, la transferencia de documentos al Archivo Institucional se ajustará a lo siguiente: a. La oficina o entidad solicitará la transferencia por escrito quince (15) días antes de la fecha planeada para efectuar el envío. b. Los documentos que ingresarán al Archivo Institucional, deberán venir acompañados del listado detallado. c. El Archivo Institucional, deberán autorizar por escrito, si procede, la transferencia solicitada y fijarán la fecha en que ésta se llevará a cabo. d. Los documentos que ingresen al Archivo Institucional, deberán estar en perfecto estado de limpieza, operación que se realizará durante el mes anterior a la remisión, de acuerdo con las directrices dictadas por el personal del Archivo Institucional. e. El personal de Archivo Institucional (Un Oficial del Archivo) deberá cotejar, con personas de la oficina o institución remitente, los documentos con sus listas de remisión. En un plazo prudencial reportarán los faltantes o cualquier otra anomalía que se encontrare. Y si es necesario se devolverá hasta que se corrijan los hallazgos. f. Si los documentos están microfilmados o digitalizados ingresarán con las respectivas micropelículas o microfichas y copia de seguridad digitales. g. Otras disposiciones emanadas por el Archivo Institucional. Protección del acervo Documental

Artículo 28.-

El Archivo Institucional, El Despacho, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos en sus locales: Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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a. Sólo tendrán acceso a los depósitos de documentación los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización. b. Será prohibido fumar y comer dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación. c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido. d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica. e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial. f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito. g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%. h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC. i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no inflamable. j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios, tomas de aguas para conectar mangueras para los equipos de rescate. k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro deben estar sobre tarimas o ramplas. l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad. m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar. o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m. p. Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general. q. Los documentos deben de estar rotulados con ciertos datos específicos. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Artículo 29.-

La restauración tiene como fin recuperar la integridad física y funcional de los documentos, mediante la corrección de las alteraciones sufridas, y restituirles en la medida de lo posible a su estado original. Artículo 30.-

La reprografía es la reproducción de un documento, por medio de la microfilmación, fotografía, grabación, o cualquier otro medio digital audiovisual. Artículo 31.-

La secretaría de Estado en el Despacho de Educación antes de iniciar un proceso de microfilmación, o digitalización deberán estudiar y comparar sus costos con los de la conservación de documentos en su forma original, de manera que se microfilmen o digitalicen aquellos que tienen el valor y la importancia suficientes que justifiquen la inversión económica. Artículo 32.-

Los documentos a microfilmar y digitalizar deberán estar debidamente clasificados, ordenados y contarán con el índice de localización respectivo, cuando sea necesario. Artículo 33.-

La microfilmación y digitalización se realizará atendiendo a razones de: a. Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia. b. Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares. c. Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos. d. Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por la micropelícula y digitalización, cuando esto sea posible y legal.

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Artículo 34.-

Las micropelículas originales, producto de la microfilmación que se realizará en el Archivo Institucional, deberán ser depositadas en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para su conservación. Artículo 35.-

La clasificación La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente. Artículo 36.-

Los sistemas de clasificación existentes son. a. Clasificación Orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos. b. Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución. c. Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren. Artículo 37.-

La ordenación La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente. Artículo 38.-

Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico o por instituciones Departamentales o Unidades. a. Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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b. Cronológico: Los elementos que componen ese método de ordenación son el año, mes y día del documento. c. Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva. d. Por Direcciones departamentales, o por unidades y proyectos de la Secretaria. Artículo 39.-

La Descripción Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. Artículo 40.-

En todo archivo se elaborará un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo que maneje, su fondo documental y el servicio que presta. Artículo 41.-

El programa descriptivo en los archivos de gestión, dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación. En los Archivos Centrales a los inventarios y listas de remisión, y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios. Artículo 42.La Selección Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital.

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Artículo 43.Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, se procede a la selección documental que puede comprender: Documentos Vigentes (5 años) A.- Seleccionar documentos de uso común B.- Seleccionar documentos de Poco uso Documentos Mayores de (5 años) A.- Seleccionar documentos de uso común (consulta) B.- Seleccionar documentos de Poco uso C.- Seleccionar documentos de valor permanente, Archivos para conservación D.- Seleccionar documentos para su eliminación respetando lo detallado en el Articulo 55, Inciso d, de este reglamento.

Artículo 44.La Conservación La Conservación de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Es la que hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. es la preservación de la memoria documental analógica y digital en todo el mundo. Artículo 45.Para lograr la conservación del Acervo Documental debe plantearse en tres factores: a.- Instalaciones: Lugares apropiados para que la documentación esté protegida. b.- Medidas preventivas y curativas para su conservación restauración, reprografía y que puedan ser usadas para cualquier consulta para las generaciones futuras. c.- Organización Científica: La cual consiste en una clasificación y ordenación de cada documento para su debida conservación. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Artículo 46.-

Las instituciones a las que pertenecen los archivos del sistema, suministrarán los recursos necesarios para la administración adecuada de sus archivos en caso necesario. Artículo 47.-

El Archivo Institucional, contará con las salas de consulta y despachos de atención al público que sean necesarios para prestar este servicio, con el horario que establezca esta Dirección. Artículo 48.-

La Dirección del Archivo Institucional establecerá mediante normas internas los requisitos para la atención al público en las salas de consulta y despachos de atención. Dichas normas podrán ser aplicadas en los archivos que pertenecen al sistema. Artículo 49.-

Las principales normas que se observarán en las salas de consulta y despachos de atención serán: a. El usuario deberá identificarse previamente con la presentación de su documento de identidad. b. No fumar, comer o beber, ni uso de celular. c. No rayar, calcar o escribir sobre los documentos. d. Se observará buen comportamiento y se guardará silencio. e. El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado adecuadamente y en caso de daño el usuario responderá por su reparación o sustitución. f. Se prohíbe la toma de fotografías debido al daño que genera al documento. Artículo 50.-

Si se incumplieran las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, el usuario podrá ser retirado de las salas de consulta y despachos de atención.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Artículo 51.-

La Dirección General del Archivo institucional, facilitará al usuario los servicios de reprografía para documentos textuales, gráficos y audiovisuales. El usuario deberá pagar el costo de las reproducciones. Artículo 52.-

Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación textual audiovisual, fotografías, cassets, filmaciones, entre otros, con fines de investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes al Archivo Institucional. Artículo 53.-

El Director del Archivo Institucional autorizará la salida de documentos textuales, gráficos y audiovisuales para ser reproducidos fuera de sus instalaciones, en el caso de que no se cuente con el equipo necesario para hacerlo, en casos especiales, mediante oficio, y según el visto bueno del jefe de área. Artículo 54.-

Los fondos documentales del Archivo Institucional y de los Archivos del Sistema, podrán ser reproducidos para cumplir con los trámites de constancias, certificaciones y testimonio que se expedirán a solicitud de los usuarios, quienes cancelarán las especies fiscales, tasas y otros costos establecidos de acuerdo con las leyes vigentes.

Artículo 55.-

La Dirección del Archivo Institucional contará con personal capacitado para dirigir visitas guiadas de grupos, que se interesen por conocer el funcionamiento y la organización de esta institución y el patrimonio que custodia. Artículo 56.-

El Jefe o Encargado de cada Archivo, será cuando menos un Técnico Profesional con especialidad en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su unidad, quien deberá de mantenerse en constante capacitación en cuanto a la actualización de metodologías y técnicas archivísticas. Artículo 57.Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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En aquellas Unidades, Programas y Proyectos, Direcciones, Sub Direcciones, Jefaturas, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales y Centros Educativos donde no exista Archivo, las actividades archivísticas se coordinarán con el Archivo Institucional. Artículo 58.-

Los archivos de las Unidades, Programas y Proyectos deberán presentar obligatoriamente al Archivo Institucional un informe anual de la cantidad de documentación en custodia que tengan en sus unidades mediante oficio y listado por escrito en el mes de marzo de cada año. Detallando la cantidad de cajas, leitz, y tipo de documentación que tengan. Artículo 59.-

Es obligación de todas Las unidades de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación que detecten documentos que han desaparecido de su archivo de custodia permanente o temporal, de hacer la correspondiente denuncia conforme al manual de denuncias de la Secretaria General debiendo informar los hechos ocurridos, a la Dirección del Archivo Institucional y Auditoria Interna mediante oficio. Artículo 60.-

La Dirección del Archivo Institucional inspeccionará regularmente los archivos centrales y de gestión, ya sea a solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspeccionará atendiendo a las siguientes circunstancias: a. Cuando la institución, o una unidad va a trasladarse a otro local. b. Cuando la documentación permanezca en sitios inadecuados. c. Cuando la documentación esté desorganizada. d. Cuando se conozca que la documentación se elimine sin la aprobación de la Comisión de 5 instituciones (Acceso a la Información Publica, Procuraduría General de la Republica, TSC, Archivo Nacional de Honduras, y Asesor Legal de Secretaria General, Mediante Acta). e. Cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario, y cuando se tenga conocimiento de que una unidad va a desaparecer. f. Para verificar cualquier denuncia

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Artículo 61.-

El objetivo general de las visitas de inspección por parte del personal del Archivo Institucional, será para salvaguardar el patrimonio Documental de la Secretaria de Educación. Se pretende además con ellas establecer relaciones permanentes con los archivos centrales y de gestión, para mejorar la conservación y organización de sus documentos. Artículo 62.Los funcionarios del Archivo Institucional que realicen las visitas de inspección, rendirán un informe escrito con las recomendaciones necesarias ante la Jefatura respectiva. Esta lo hará del conocimiento del Comité de Control Interno Institucional (COCOIN), Auditoría Interna, quien hará las recomendaciones y denuncias correspondientes por oficio para dejar constancia de los hallazgos encontrados. Artículo 63.La Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos de todo nivel deberán de Proteger y velar por la protección de la documentación física y Digital que generen, sin importar el tipo de documento. Deberán de abocarse al Archivo Institucional para recibir tanto la información de como debe ser su manejo y protección, además prestarán toda la colaboración necesaria a sus oficiales. Artículo 64.La Secretaria, Las Sub Secretarias de Estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos que generen un documento de cualquier índole, deberá de subirlo a la plataforma Digital “Software Administrativo de Documentos” en la plataforma digital deberán de introducirlo respetando el catalogo clasificatorio de descripción de Documentos, además el portal tendrá capacidad de introducir datos importantes del documentos, para consulta, cabe hacer mención que el documento puede ser subido en formato de PDF o JPG siempre y cuando tenga los sellos de Recibido. Artículo 65.El Despacho, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos deberán de respetar y acatar la asignación clasificatoria de documentos del Catálogo Clasificatorio de Documentos que ayudara a dar un orden al momento de ingresar el documento al sistema. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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II. De la organización y funcionamiento de la Unidades que formaran parte del Archivo Institucional. Artículo 66.El Archivo Institucional estará constituido de las siguientes Unidades con sus respectivos Jefes de Área. a.- Ventanilla Única (Atención al Cliente) b.- Archivo General c.- Microfilm d.- Archivo de Sub Dirección General Talento Humano Docente e.- Archivo de Sub Dirección General Talento Humano Administrativo f.- Archivo de Gerencia Administrativa, Programas, Proyectos y Archivos Ministeriales g.- Digitalización h.- Empaste i.- Expurgo (Depuración) j.- Centro de Documentación de la UPEG k.- Jefatura Administrativa l.- Aseo y Mantenimiento m.- Vigilancia Artículo 67.El Archivo Institucional consta de varias Unidades y su forma de procesar, manejar y custodiar la información es diferente, cada jefe o coordinador en compañía de su personal deberá de crear sus manuales de procesos o procedimientos dependiendo su funcionalidad, además de sus matrices de riesgos. III. Prohibiciones y restricciones. Artículo 68.Queda absolutamente prohibida la extracción de documentos del Archivo Institucional, o de cualquier otro lugar que maneje el Acervo documental, sin el procedimiento establecido, el funcionario que proceda de esta manera, se le aplicará una audiencia de descargo y su respectiva sanción aplicada por la autoridad competente.

Artículo 69.Queda absolutamente prohibido a cualquier funcionario dar información a terceros referente a la información que maneja dentro del archivo Institucional, o archivos documentales de gestión. Debido a que es información que pertenece a La secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Artículo 70.Los empleados del archivo Institucional y de los archivos de gestión se les prohíbe:

a. Solicitar o aceptar obsequios o recompensas como retribución por actos propios de sus cargos. b. Solicitar o recaudar, directa o indirectamente, contribuciones o suscripciones de fondos durante

las horas de oficina. c. Ejecutar trabajos privados en las oficinas y utilizar personal y material de la misma para dichos fines, lo mismo que participar en licitaciones o concursos para la ejecución de obras que guarden relación directa con las actividades propias de los organismos o dependencias donde presten sus servicios. IV. Funciones y Responsabilidades de los Funcionarios del Archivo Institucional. Artículo 71.Los Empleados del Archivo deberán de seguir los lineamientos del jefe inmediato. Artículo 72.El Personal del Archivo deberá de mantener el orden y el aseo de las instalaciones. Artículo 73.El personal del Archivo deberá de presentarse vestido de una manera adecuada. Artículo 74.El personal del Archivo deberá comportarse y respetar a todos sus compañeros evitando usar palabras que no sean correctas como ser: Apodos, sustitutos, o indirectas o practicar bromas a sus compañeros. Artículo 75.El personal del archivo deberá de presentar un informe detallado a su jefe inmediato de las funciones que realiza mensualmente. Artículo 76.El personal del archivo deberá velar por el buen uso del mobiliario y equipo asignado además por la protección de las instalaciones y el equipo asignado a su persona. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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V. Responsabilidades Especiales de todos los Funcionarios de la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación Articulo 77.Se aclara que todo empleado público que maneje en su custodia documentación física y genere acervo Documental digital, ambos de uso oficial para la Secretaria de Estado en el Despacho de Educación al momento de dejar su puesto por: a.- Retiro definitivo de la institución. b.- Traslado de una unidad a otra. C.- Traslado de un municipio a otro de una manera permanente a otro puesto. Deberá dejar mediante un inventario o un listado de toda la documentación que manejó, por oficio a su Jefe inmediato o remplazo, la documentación deberá de rotularla y dejarla en orden, toda la documentación física que mantuvo bajo su responsabilidad en su gestión, sea de uso físico o generada en la unidad que laboró. Si el empleado se retira de la institución deberá de hacer toma de posesión a la persona que se le asignará de ahora en adelante la documentación y el equipo informático que usaba. Se debe de recordad que toda documentación digital que sea de uso oficial generada durante la gestión del empleado es propiedad intelectual de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. No deberá de ser borrada. Una vez que el funcionario deje su puesto, el jefe de la unidad deberá de solicitar al personal de Informática (USINIEH) que revise si la documentación digital concerniente a las funciones de la unidad queda una copia en la máquina que tenía asignada el empleado. En una carpeta llamada el nombre del empleado saliente, con sus directorios clasificados por años y después deberá crear directorios clasificado por el tipo de documento. Así debe de quedar la documentación digital. En lo que concierne a Documentación Digital o sea la parte informática al momento de irse deberá dejar su información generada en una carpeta detallada de una forma cronológica y ordenada. El personal de Informática (USINIEH) debe de hacer un acta del proceso realizado e enviar una copia del acta al Archivo Institucional del proceso mediante oficio, deberá hacer oficios de informes mensuales al Archivo Institucional. Deberá hacer oficios de informes mensuales al Archivo Institucional.

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Articulo 78.El Despacho, Las Sub Secretarias de estado en el Despacho de Educación, todas las Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Direcciones Distritales, Direcciones Municipales y Centros Educativos deberán de mantener toda su documentación en orden respetando la aplicación de las herramientas fundamentales necesarias entre las cuales tenemos cinco(5) principales que son: Clasificación, Ordenación, Descripción, Selección y Conservación del Acervo Documental. La cual facilitara los procesos de Control Interno y procesos de auditorías. VI. Formatos. Artículo 79.El archivo Institucional estará facultado para la creación de formatos para mantener el orden, promover la prevención, preservación y dejar registros del cuidado del acervo Documental existente, las demás instituciones, Unidades, Direcciones deberán de aplicar todos los formatos creados sin alterarlos y aplicarlos para su uso.

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Formato de Solicitud de información ArchivoinstitucionalSE-001

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Formato de Solicitud de inspección ArchivoinstitucionalSE-002

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Transcribir el presente acuerdo Archivo Institucional, a la Secretaría General, como Rectora y al interesado para los fines legales consiguientes.-COMUNIQUESE.-

PhD MARLON ONIEL ESCOTO VALERIO SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION

ABOG. JENY EUNICE MALDONADO R. SECRETARIA GENERAL POR LEY

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PARTE II:

CENTRO

Manual de Procesos del

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CENTRO DE DOCUMENTACION

DOCUMENTAL UPEG / SEDUC

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Centro Documental de la UPEG

Índice

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INTRODUCCIÓN

Se elabora el siguiente manual de procesos que corresponde al Centro de Documentación de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión UPEG que corresponde al año 2016. El cual abarcara los procesos de la unidad, matrices de riesgo, un diagnóstico de la situación real de la unidad. El Centro de Documentación de la UPEG, es el responsable de Organizar, Administrar, guardar, preservar los documentos que se generan en la Secretaria de Educación. El cual con esa información presta los servicios a los usuarios internos y externos para consulta.

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VISIÓN

Ser un centro de ayuda y apoyo a toda La Secretaría de Educación en la preservación de los documentos.

MISIÓN Está orientada a los usuarios internos y externos, interesados en el estudio y la investigación.

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DIAGNÓSTICO Uno de los problemas más grandes que tenemos en La Secretaría de Educación es que el Centro de Documentación de La UPEG, no cuenta con el apoyo técnico, logístico de parte de las máximas autoridades de educación, desde 1998 le han perdido el interés de apoyar a la unidad; sabiendo que en el mismo existe una valiosa colección documental, que la mayoría fue generada por las diversas unidades de la Secretaria de Educación, existe una ley de archivos nacionales que esta retenida en el congreso para su aprobación la cual eleva al centro de documentación dándole un estatus más alto a ser parte del patrimonio nacional. Lo cual no es de interés a las autoridades de educación.

DAFO / FODA CENTRO DE DOCUMENTACIÓN FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

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Atender los requerimientos de consulta de los usuarios relativos a estadísticas y documentos educativos en existencia. Recopilar, conservar, procesar y difundir la información educativa que se genera en la Secretaría de Educación, y en otras instituciones, tanto nacionales como extranjeras. Servir de instrumento de consulta a funcionarios, personal de la Secretaría, docentes, estudiantes, investigadores, y público en general.

DEBILIDADES  Falta de equipo tecnológico (Computadora).  Necesidad de una fotocopiadora o escáner.  Internet para los usuarios.

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Ser un centro de consulta en la SEDUC.

AMENAZAS  La unidad se encuentra abandonada por parte de las autoridades.  Las unidades que generan documentación no envían la documentación al centro.

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ANTECEDENTES En los años 1965 - 1994, la Oficina Integral de Planificación realizó los primeros esfuerzos para la creación del Centro de Información Educativa. En 1998 y tras el devastador Huracán Mitch, desaparecieron miles de documentos dejando el Centro de Información Educativa en un estado lamentable. Consciente de la necesidad e importancia de que la Secretaría de Educación cuente con una Unidad de información, con el propósito de recopilar los documentos editados en la misma, El Director de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión UPEG, el Licenciado Ivis Orlando Boquín realizó gestiones para obtener apoyo técnico y financiero para el fortalecimiento del Centro de Documentación. En abril del 2006 la UPEG, obtiene apoyo técnico y financiero de la GTZ y el Banco Central de Honduras y Bibliografía de la Editorial Océano y del Proyecto PRAEMHO. El Centro de Documentación lleva el nombre “Profesor RAFAEL PINEDA PONCE”, en honor al connotado maestro de Generaciones.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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OBJETIVOS 

Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través de servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educacional del país.



Proveer a los usuarios información documental actualizada que satisfaga sus necesidades requeridas.



Brindar a los usuarios una fuente de consulta ágil, eficaz y oportuna.



Preservar la memoria histórico-documental de la Secretaría de Educación, en general, y de las instancias aportantes, en particular.



Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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METODOLOGÍA Con el uso de normas internacionales para el manejo de la información documental se realiza la selección, adquisición, proceso y análisis. Base de Datos para el insumo y recuperación de la información histórica documental.

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SERVICIOS QUE PRESTA 

Préstamos de documentos en sala.



Copia del Documento en magnético (USB, CD, correo electrónico)



Servicios de consultas y respuestas por medio de teléfono móvil y fijo, y correo electrónico.



Préstamo del documento para fotocopiado.

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

No se puede hablar de archivo o de Centro de Documentación sin hablar de DOCUMENTO, ya que éste es portador de información y archivos e información son inseparables. Etimológicamente la palabra documento deriva de “documentum” y ésta a su vez procese del verbo “doce re”: enseñar.

Es por tal motivo que se procede a elaborar el manual operativo del Centro de Documentación, basado en el propósito principal del Centro.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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LOGROS 

Obtención de espacio físico adecuado, estantes de vidrio cerrados, mesa de trabajo.



Formación del personal: (2 capacitados en Archivo de Doc.)



Recuperación del estado y conservación de documentos en físico para consulta en sala.



Obtención de la donación de 11 armarios para el almacenamiento de la documentación en existencia.



Documentos archivados en forma digital (Computadora)



Ingresada a la Base de Datos ABIES-2: 1,500 documentos en diferentes temas: Memorias SE, Diseños Curriculares, Planes Estratégicos, Proyectos Educativos, Políticas de SE, Planes Operativos, etc.

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PROCESOS QUE REALIZA EL CENTRO DE DOCUMENTAL

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01. RECEPCION DE DOCUMENTOS Objetivo: recibimos información documental en variedad de temas en educación en general (ayudas memorias, diseño curricular, panfletos, acuerdos, leyes generadas en las diferentes programas y proyecto de la Secretaría de Educación, además de recepción de varios documentos de otras instituciones y organizaciones referentes al tema educativo.

Justificación:

Prestamos

un

servicio

de

información

histórica

documental que produce la SE. Preservar, cuidar y custodiar documentos de mucha relevancia.

Alcance: Preservar la debida información y brindarla a los diferentes usuarios tanto internos como externos.

Personal que interviene: Las diferentes unidades, programas proyectos, otras instituciones y organizaciones que quieran colaborar con el Centro de Documentación. Además del personal del centro

Política o normas de operación: Es política del centro de documentación cuidar y preservar todos los documentos que se generan en la Secretaría de Educación.

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Descripción Narrativa:

a.- Las unidades programas y proyectos de la secretaria de Educación generan documentación con valor patrimonial y educacional para el servicio del sistema educativo, tienen la obligación de enviar varios juegos de los documentos creados por ellos mismo. b.- Se reciben los documentos generados que nos envían las diferentes unidades de la Secretaria de Educación c.- se procede a hacer la revisión de la situación física de los documentos. d.- Una Vez revisado y se determina el valor del documento se procede a clasificarlos por áreas para su guarda y custodia y se sella. e.- Si es útil se guarda en los armarios, además se le asigna un código para su respectiva identificación de área metodológica para uso y consulta. Y no es útil se guarda dentro de cajas y se almacenan con su respectivo inventario. f.- fin.

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Proceso de Recepcion de Documentos Generados EN SEDUC Secretaría de Educación

Centro de Documentación

INICIO DOCUMENTOS DOCUMENTOS GENERADOS GENERADOS ENEN LAS LAS DIREFENTES DIREFENTES UNIDADES UNIDADES

RECEPCIÓN RECEPCIÓNDE DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

REVISIÓN REVISIÓN DE DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

CLASIFICACION CLASIFICACION DE DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

SE SELE LEASIGNA ASIGNAUN UN CODIGO, CODIGO,UN UNLUGAR LUGAR YY SE SEARCHIVA ARCHIVA

SE SE DESECHA DESECHA

FIN FIN

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02 PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Objetivo: Que el usuario que busca o solicita la información salga satisfecho, debido a que la información se encontraba en el centro de documentación.

Justificación: ayudar a los usuarios su búsqueda investigativa. Alcance: Que con el servicio prestado la comunidad educativa se dé cuenta de que se existe con un Centro de Documentación que puede proporcionarles y/o satisfacer sus demandas educativas.

Personal que interviene: Los Usuarios de los diferentes niveles educativos y los empleados de nivel Central.

Política o normas de operación: Es política del centro de documentación poder ser un centro de documentación para consultas de cualquier usuario.

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Descripción Narrativa: a.- El usuario anda en busca de la información y llega al centro. b.- Dentro del Centro se busca la información. c.- Si se encuentra la información se le presta para que haga la consulta. Si No encuentra la Información se les informa para que se retire. d.- Fin.

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Proceso de Consulta de Documentos al Centro Documental USUARIOS

Centro de Documentación

INICIO DIFERENTES TIPOS DE USUARIOS SOLICITAN INFORMACION

SE BUSCA LA INFORMACION SOLICITADA

SE LE PROPORCIONA LA INFORMACION EN FISICO Y EN DIGITAL FIN

SE LE INFORMA QUE NO SE ENCUENTRA

EL USUARIO SE RETIRA

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03.- Proceso Clasificatorio De Documento

Objetivo: Clasificar de una manera científica los documentos que tienen un valor educativo y que serán de mucha utilidad para esta Secretaria y demás usuario.

Justificación: Tener de manera ordenada toda la documentación existente para mayor facilidad al momento de su uso.

Alcance: Encontrar el documento de manera eficaz y rápida para su uso.

Personal

que

interviene: Solo el personal del Centro de

Documentación.

Política o normas de operación: Es política del Centro de Documentación cumplir los procesos necesarios para poder catalogar toda la documentación necesaria que tiene en sus instalaciones.

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Descripción Narrativa:

a.- Los documentos recibidos de diferentes maneras son revisados físicamente para ver si tiene, o no tiene un valor para el Centro Documental b.- si “No” tiene valor, se procede a inventariarlo clasificarlo y guardarlo si “SI” tiene valor, se procedimiento respectivo. c.- Se le asigna los diferentes códigos, a través de la asignación topográfica Clasificación Dewey (Duch) y el no. de autor de Cutter (alfabeto) y el manual de Tesaurus. d.- Una vez hecho el proceso completo se le pega su respectiva Viñeta en el lomo del documento o libro. e.- Después se procede en ubicarlo en su respectivo estante. Y se deja listo para su consulta. f.- Fin

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Proceso Clasificatorio De Documento Centro de Documentación

INICIO

SE REVISA EL DOCUMENTO FISICAMENTE

Se le asigna La ficha Bibliografica

SE LE ASIGNA UN CODIGO, A TRAVES DE LA ASIGNACION TOPOGRAFICA CLASIFICACION Dewey (DUCH) y el No. de autor de CUTTER (Alfabeto) y el Manual de Tesaurus

Se le asigna La viñeta

Se coloca en su respectivo estante

SE GUARDA

FIN

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MATRICES DE RIESGO

Matrices de Riesgos del Centro Documental de la UPEG Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Centro de Documentación UPEG Proceso: Procesos del Centro de Documentación. 1 de Septiembre del 2016

No.

ACTIVIDAD

1 Recepción de Documentos

Objetivo: Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través de servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educacional del país. • Proveer a los usuarios información documental actualizada que satisfaga sus necesidades requeridas.

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

P

I

VTR

Documentación dañada e incompleta Documentos dañados por mal manejo

2 2

2 2

4 4

4 2

4 3

3

4

Reconstrucción del documento para preservarlo Llamar vía teléfono al usuario del 16 documento 6 Levantar inventarios periódicos Mejorar medidas de seguridad para 12 evitar que vuelvan a suceder.

5

Capacitarse en los métodos que se 25 manejan

2 Proceso De Consulta de Documentos El documento este prestado Documentos Extraviado Daños Inherentes a los documentos 3 Proceso Clasificatorio De Documento Mala Clasificación del documento

5

ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 1

5 5

8 2

2 4

6

3

10

1

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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A continuación se detalla los puestos que trabajan en el Centro Documental de la UPEG No 1 2

Puestos que existen en la unidad Coordinador de la Unidad Oficial del Centro Documental Coordinador de la unidad

1

Descripción del Puesto Coordinador de la Unidad

2

3

Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones. Perfil del Puesto  Licenciado en cualquier carrera de ciencias sociales  Experiencia en el puesto  Experiencia en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático. Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador          

4

Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria. Gerenciar sistemas de información. Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina. Facilidad para el procesamiento y entrega de información. Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales. capacidad de investigación.

Responsabilidades:

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

Planear y proponer los programas de trabajo del Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional.



Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.

Realizar los informes mensuales, trimestrales, anuales y los que requiera la administración institucional, con base en la documentación y registros de la Biblioteca para transparentar la gestión. Funciones: 

5



Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Promover el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de adquisiciones, organización bibliográfica y servicios de la Biblioteca.



Autorizar y supervisar la correcta aplicación del presupuesto asignado al Departamento, con la participación y aprobación.



Evaluar los servicios del Departamento.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Elaborar y gestionar propuestas para la capacitación y desarrollo del personal.

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

Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.



Representar a la secretaria de educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Oficial del Centro Documental 1

Descripción del Puesto Oficial del Centro Documental Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad.

2

Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información archivística.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

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      4

5

Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina. Facilidad para el procesamiento y entrega de información. Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales.

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 

Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales,

 Obedecer todas las disposiciones del jefe inmediato Funciones: 

Colaborar con los planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Colaborar con el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de adquisiciones, organización bibliográfica y servicios de la Biblioteca.



Supervisar la correcta aplicación del presupuesto asignado al Departamento, con la participación y aprobación de las autoridades.

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

Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.



Representar a la secretaria de educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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El Centro de Documentación de la UPEG, a pesar de sus limitaciones técnicas, físicas y de informática continúa prestando un servicio de consulta de información a los usuarios internos y externos en la Secretaría de Educación esperando que las respectivas autoridades vuelvan sus ojos hacia esta importante unidad. Por lo tanto, el Centro de Documentación tiene futuros retos a ir mejorando día a día, gracias al tipo de información que mantienen en custodia y protección siendo de un alto valor histórico Documental para la Secretaria de Educación. En conclusión, el Centro de Documentación, necesita de parte de las máximas autoridades todo el apoyo necesario para poder fortalecer las funciones, la logística, los servicios, el alcance del mismo. Recomendamos a todos los involucrados, aquellos que apoyan, dirigen este centro que no menosprecien el valor histórico documental que ha logrado obtener con mucho esfuerzo y sacrificio. Se necesita que el Centro de Documentación pertenezca al Archivo Institucional para un mayor fortalecimiento y apoyo, así como lo estipula la Ley de Archivos Nacionales que está en espera de su aprobación en el Congreso Nacional, el cual le proporcionará el rango de Patrimonio Nacional del País.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Manual de Procesos del

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Archivo de Secretaría General

PARTE III: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL

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Archivo de Secretaría General

Índice

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INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los servidores públicos de nuestra unidad. Teniendo en cuenta lo anterior, la Unidad del Archivo General de la Secretaría General de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación ha formulado el presente Manual de Procesos y Procedimientos utilizando como marco referencial para su redacción la “Guía Metodológica para Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos Integrados de SEDUC dada por GIZ. El archivo, como administrador de documentos, tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información. En ese sentido esta guía sirve de apoyo y orientación para la aplicación de procedimientos archivísticos Los insumos para la redacción del contenido textual provienen de la experiencia profesional del personal laborante en el Archivo General, de la ejecución de actividades y de fuentes bibliográficas obtenidas a través de la Internet.

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VISIÓN El Archivo General se proyecta como una unidad de apoyo capaz de ofrecer sus servicios en función de asegurar el procesamiento, almacenamiento y conservación de la documentación que se maneja; satisfacer los requerimientos de los usuarios y aportar soluciones efectivas para la Secretaría de Educación, en el ámbito de su gestión.

MISIÓN Velar por la organización, conservación, protección y acceso del acervo documental en depósito, mediante la administración eficiente y eficaz de la información; con el apoyo de procedimientos técnicos de la archivística y el aprovechamiento del recurso humano, tecnológico y financiero disponible.

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DIAGNÓSTICO Uno de los problemas más grandes que tenemos en La Secretaría de Educación dentro del Archivo de la Secretaria General, no cuenta con el apoyo técnico, logístico de parte de las máximas autoridades de educación, hacinamiento de Documentación, falta de espacio físico, falta de estantería y de otros materiales para el archivamiento correcto, además de las condiciones no adecuadas para el personal y atención de público en general.

DAFO / FODA CENTRO DE DOCUMENTACIÓN FORTALEZAS  Se da un servicio de calidad, eficacia con prontitud al interesado de nivel nacional.  Respondemos las peticiones de las diferentes Unidades de nivel central de la SEDUC. DEBILIDADES  Falta de equipo tecnológico (Computadora).  Falta de insumos  Falta de Espacio Físico  Internet para los usuarios.  Falta mobiliario y estantería adecuado

OPORTUNIDADES  Centro de resguardo y custodia de información para la consulta de los interesados a nivel nacional. AMENAZAS  La unidad se encuentra abandonada por parte de las autoridades.  Expuestos a fenómenos naturales y corre peligro la documentación.  Falta de Medidas de prevención por incendios.

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ANTECEDENTES La estructura organizativa del Archivo General está conformada por un Jefe de Unidad y un equipo de profesionales, quienes tienen asignado el manejo de documentos y procesos archivísticos específicos, pero con conocimiento de todos los procedimientos y las acciones en su conjunto. El Archivo General se ubicaba en la segunda planta de la “Escuela de Ensayo Dionisio de Herrera,” en el Barrio Lempira de la Ciudad de Comayagüela, donde se disponía una área de oficina para la atención al público y la recepción de documentos y con otro espacio exclusivo, y de acceso restringido, para el archivo y custodia del patrimonio documental. Actualmente se encuentra en el primer piso de la Secretaría de Educación en Comayagüela. En el marco de su misión institucional, el Archivo General ofrece un amplio rango de servicios encaminados a la gestión integral del fondo documental que se maneja. Estos servicios cubren desde la recepción de documentos y la organización de los archivos, hasta apoyar la realización de consultas en sala y asistir a los usuarios en general a través del procesamiento de sus solicitudes. La política que enmarca el quehacer de esta unidad es una de puertas abiertas y de eficiencia en cuanto a facilitar y promover el acceso a la información documental en custodia, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos. Acorde con relatos anecdóticos, el surgimiento de la Unidad del Archivo General es paralelo a la vigencia institucional de la Secretaría de Educación, conocida, hasta mediados de los años sesenta, como Secretaría Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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de Instrucción Pública. Esta entidad del Estado fue creada durante la administración del General José María Medina, mediante Decreto Ley No. 1868 del 11 de septiembre de 1868, siendo su primer Secretario de Instrucción Pública el Doctor Pedro Francisco de la Rocha. Al presente, el Archivo General continua adscrito a la Secretaría General, hasta el año 1992 y con la entrada en vigencia de la Ley de Modernización del Estado, dejó de ser denominada Oficialía Mayor. Hasta el mes de octubre del año 1998, el Archivo General contaba con una vasta colección de obras producidas durante la vida institucional de la Secretaría de Educación. Desafortunadamente, este valioso acervo documental fue destruido en su mayoría por las inundaciones sufridas en el inmueble de la Secretaría de Educación, a causa de las tormentas provocadas por el Huracán Mitch. Los documentos rescatados y restaurados, que corresponden al período 1952 - 1995, se encuentran actualmente en la Unidad de Microfilm. Hoy en día, el Archivo General es el centro depositario para el resguardo y conservación de los documentos generados desde el año 1998 a la fecha.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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OBJETIVOS a) Definir normas y procedimientos para estandarizar las prácticas de recepción, organización y almacenamiento de los archivos físicos. b) Garantizar la clasificación, ordenación, conservación, custodia y acceso a la información que se ha producido y se produce en las diferentes instancias de la Secretaría General con valor administrativo, legal y permanente. c) Resolver eficaz y eficientemente las consultas efectuadas y los requerimientos presentados por personal de la Secretaría de Educación, entidades públicas relacionadas con la documentación en custodia.

d) Colaborar, en materia archivística, con otras dependencias al interno y externo de la Secretaría de Educación en la búsqueda y aplicación de lineamientos, estrategias y acciones que coadyuven al óptimo funcionamiento del Archivo General.

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METODOLOGÍA El Archivo General se define como una unidad organizacional encargada de definir y establecer los procesos propios de archivo y ejecutar acciones técnicas en el marco de la recepción, registro, catalogación, custodia, conservación y acceso de los documentos impresos y con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por las diferentes dependencias de la Secretaría General, la Subgerencia de Recursos Humanos Docente y No Docentes, actualmente se llama según la ley Dirección General de Talento Humano y las Direcciones Departamentales de Educación. El que hacer del archivo se relaciona directamente con el funcionamiento de las entidades depositarias, debido a que alberga fuentes primarias de información; lo que implica que éstas podrían mostrar la absoluta regularidad de su gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.

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SERVICIOS QUE PRESTA 

Atención al público en base una solicitud.



Resguardo de la documentación de peso Legal.



Elaboración de Certificaciones



Devoluciones de documentos a apoderados legales y al propietario.



Préstamo de documentación Legal sacando fotocopia para el interesado.

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas sino, que además es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto del recurso humano, en materia no solo de hacer las cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas dentro del archivo.

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Unidad, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo del archivo y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios y/o interesados. .

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Secretario de Estado en El Despacho de Educación MAE

Secretaría General

Servicio Legales

Denuncias

Cooperación Externa

Archivo Institucional

Computo y Acuerdo

Asistencia Técnica

Recepción de Documentos

Archivo de Secretaria General

Area de Digitalización

Expurgo

Dirección

Centro Documental

Archivo RRHH Docente

Archivo RRHH

Microfilm

Administrativo

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LOGROS Manejo de los siguiente tipo de documentación. La colección de obras/ patrimonio o

fondo documental en resguardo en el Archivo General lo constituyen los siguientes documentos: 



Expedientes de Demandas  Laborales  Administrativas Apelaciones o Impugnaciones  Indemnizaciones  Pagos de Salarios  Reintegros  Solicitud de Nombramientos  Devolución de Plazas  Expedientes Legales  Personerías Jurídicas  Denuncias  Licitaciones Públicas  Exoneración de Impuesto de Ventas  Recurso de Reposición  Nulidad de un Acto  Citaciones  Expedientes de Licitaciones Varias



Expedientes de Equivalencias y



Reconocimiento de Estudios

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

Expedientes de Equivalencias



Equivalencias de Estudio



Ampliación de Equivalencias



Rectificación de Equivalencias



Comprobación de Conocimientos



Permisos Especiales de Estudio



Reconocimiento de Diplomas (Extranjeros)

• Expedientes de Funcionamiento de Centros Educativos Oficiales, Semioficiales y Privados a Nivel Nacional



Apertura de Funcionamiento Provisional



Apertura de Funcionamiento Definitivo



Ampliación



Rectificación



Reposición



Legalización



Suspensión



Conversión



Dejar sin valor ni efecto



Zonas Fronterizas



Cambio de Nombre



Acuerdos de Docentes

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•

Contratos



Contratos de Servicios Profesionales



Contrato de Arrendamiento o Alquiler



Contrato de Equipamiento



Contrato de Higienización o Limpieza



Contrato de Empresa de Seguridad y Vigilancia



Contratos de Suministros



Contratos de Jornales



Contrato de Mano de Obra y construcción.



Contratos de Proyectos

•

Documentación varia de los Siguientes Proyectos

Proneeaah, Proheco, Educatodos, Pralebah, Plan EFA, Ampliando Horizontes, Proeinca, Prahemo, BID, Unidad Central, Crea, Fortalecimiento, Lempira Sur, Alfabetización

• Acuerdos de Nombramiento de Personal por Servicio Civil en Centros Educativos Oficiales a Nivel Nacional



Nombramiento Permanente



Nombramiento Interino



Reintegros



Rectificaciones



Licencias Con goce de sueldo

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•



Licencias Sin goce de sueldo



Prorroga de Licencias



Ascensos



Aumento de Sueldo



Transferencia de Plazas



Legalizaciones



Dejar sin valor ni Efecto



Nulidad de Nombramiento



Cancelaciones



Jubilación



Renuncia



Abandono de Puesto



Cesantía



Despido

Acuerdos de Nombramiento de Personal por Jornal a Nivel Nacional

• Acuerdos y Transcripciones de Nombramiento de Altos Funcionarios de la Secretaría de Educación Secretario de Estado Subsecretarios de Estado Secretaria General Gerente Administrativo Jefes de Unidades

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•

Acuerdos de Asignación y Delegación de Altos Funcionarios por Ley

•

Convenios, Acuerdos de Viáticos, Actas Varias

•

Acuerdos de Duelo, Reglamentos y Gacetas

•

Resoluciones Internas de Fianza y de Caución

•

Correspondencia de la Secretaría General

•

Puestos Excluidos

• Acuerdos y Transcripciones de Nombramiento de Docentes en Centros Educativos Oficiales a Nivel Nacional

Nombramiento Permanente Nombramiento Interino Traslados Permutas Licencias Con goce de sueldo Sin goce de sueldo Prorroga de Licencias Reintegros Rectificaciones Legalizaciones Cancelaciones Jubilación Renuncia Abandono de Puesto Despido Resoluciones Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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• Acuerdos y Transcripciones de Nombramiento de Personal Técnico del Nivel Central y Departamental a Nivel Nacional

Nombramiento y Curriculum Vitae de Asistentes Técnicos del Nivel Central Nombramiento y Curriculum Vitae de Asistentes Técnicos del Nivel Departamental Nombramiento de Directores Departamentales, Secretarios Departamentales y Directores Distritales de Educación Licencias Con goce de sueldo Sin goce de sueldo Prorroga de Licencias

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PROCESOS QUE REALIZA EL CENTRO DE DOCUMENTAL

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01. RECEPCION DE DOCUMENTOS Objetivo: recibimos información documental en variedad de temas legales de parte la Secretaria General, de la Unidad que se llama. Y en las direcciones departamentales también existe un oficial de enlace de cada Secretaria de las Direcciones Departamentales.

Justificación: Preservar, cuidar y custodiar documentos de mucha relevancia.

Alcance: Preservar la debida información y brindarla a los diferentes usuarios tanto internos como externos.

Personal que interviene: Cómputo de Secretaria General, y Asistencia Técnica.

Política o normas de operación: Es política del Archivo de Secretaria General cuidar y preservar todos los documentos que se generan en la Secretaría de Educación de base legal.

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Descripción Narrativa:

a.- La Secretaria General genera los documentos legales como ser acuerdos, expedientes legales

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Devolucion de Documentos Secretaria General Publico en General

Archivo Secretaria General

INICIO

LLEGA EL PUBLICO A SOLICITAR INFORMACION PIDE EL EXPEDIENTE

EL INTERESADO SOLICITA EL DOCUMENTO YA SEA EXPEDIENTE APERTURA DE CE, DEMANDAD Y EQUIVALENCIAS Y RECONOCIMEINTO DE ESTUDIOS

SE BUSCA EL DOCUMENTO Y SE ANOTA EN SU LIBRO PARA QUE EL INTERESADO FIRME DE RECIBIDO

SE PRESTA EL DOCUMENTOS AL PROPIETARIO O APODERADO LEGAL. CON CUSTODIA

UNA VEZ REVISADO LO FOTOCOPIA

AL REGRESAR EL INTERESADO CON LA DOCUMENTACION SE LE ENTREGA LA IDENTIDAD.

EL INTERESADO SE LLEVA SU DOCUMENTACION

FIN

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Recepcion de Documentos Secretaria General

Archivo Secretaria General

INICIO

SE GENERAN LOS DOCUMENTOS LEGALES EN LA SECRETARIA GENERAL Y EN LAS DEPARTAMENTALES

SE RECIBEN LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

SE CLASIFICA SE ORDENA

SE REGISTRAN EN SU LIBRO RESPECTIVO

SE INGRESA EN LA COMPUTADORA

SE ARCHIVO EN SU RESPECTIVA ESTANTERIA

FIN

MATRICES DE RIESGO Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación se detalla los puestos que trabajan en el Archivo General se recomienda que se necesita un promedio de 10 personas en la unidad, actualmente solo existe 5. No 1 2 3

Puestos que existen en la unidad Coordinador de la Unidad Oficiales de Archivo. Secretaria de la Unidad Coordinador de la unidad

1

Descripción del Puesto Coordinador de la Unidad Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones.

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2

Perfil del Puesto  Licenciado en cualquier carrera de ciencias sociales  Experiencia en el puesto  Experiencia en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador          

4

Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria. Gerenciar sistemas de información. Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina. Facilidad para el procesamiento y entrega de información. Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales. capacidad de investigación.

Responsabilidades:  Planear y proponer los programas de trabajo del Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 

Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.

Realizar los informes mensuales, trimestrales, anuales y los que requiera la administración institucional, con base en la documentación y registros de la Biblioteca para transparentar la gestión. Funciones: 

5

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

Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Promover el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Evaluar los servicios del Departamento.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Elaborar y gestionar propuestas para la capacitación y desarrollo del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.



Representar a la secretaria de educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Oficial de Archivo 1

Descripción del Puesto Oficial de Archivo Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad.

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2

Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información archivística.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.  Facilidad para las relaciones interpersonales.

4

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional.

5



Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales,

 Obedecer todas las disposiciones del jefe inmediato Funciones: 

Colaborar con los planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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

Colaborar con el desarrollo de los acervos con una participación activa.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de adquisiciones, organización bibliográfica y servicios de la Biblioteca.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.

 

Atender y participar en las reuniones de trabajo. Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Secretaria de Archivo 1

Descripción del Puesto Secretario (a) de Archivo Es responsable de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad.

2

Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables  Habilidad verbal, redactar, razonamiento abstracto y memoria.  Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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    4

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades para el cumplimiento de los objetivos establecidos.  Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos. 

5

Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales.

Realizar los informes mensuales,

 Acatar todas las disposiciones del jefe inmediato Funciones: 

Colaborar con los planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Encargarse de mantener al día el trabajo asignado.



Atender y participar en las reuniones de trabajo.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Es recomendable que este instrumento se actualice y enriquezca continuamente, aparejado al desarrollo y a las mejoras que se implementen a través del tiempo, para brindar un mejor servicio en el marco de las funciones, capacidad logística y administrativa del Archivo General de la Secretaría General de la Secretaría de Estado en los Despachos de Educación. Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades del Archivo General.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA GLOSARIO

Capacitaciones: Eventos educativos que tienen como propósito fortalecer competencias profesionales, motivar, actualizar conocimientos y desarrollar destrezas y habilidades que permitan al personal de la Unidad del Archivo General desempeñar su trabajo de una manera más efectiva y eficiente. Cotejamiento: Se refiere a la verificación del contenido descrito en el Oficio o Listado de Remisión con la cantidad y estado de los documentos transferidos. Facilitadores o Capacitadores: Individuo con experiencia, dominio y conocimiento sobre cierta área del saber que ofrece conferencias, seminarios y cursos sobre esa temática. Informe: Documento contentivo de las acciones ejecutadas durante un período determinado y conforme a una planificación previa. Jefe de Archivo: Miembro del personal profesional laborante en el Archivo General, que coordina el funcionamiento de la entidad. Legajo de documentos, unidad archivable o expediente: Serie de documentos que se agrupan cronológica y numéricamente de Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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conformidad con su naturaleza, contenido y la unidad administrativa que los produce. Matriz: Documento que contempla casillas donde se incluyen la información vinculante con cada aspectos de un plan o informe.

Medios de Verificación: Son las fuentes que permiten determinar dónde y en qué forma se puede encontrar la información para verificar que los productos han sido ejecutados o logrados. Oficial de Archivo: Miembro del personal profesional laborante en el Archivo General. Patrimonio o Fondo Documental: Está constituido por el conjunto de documentos procedentes de cualquiera de las dependencias administrativas en el ejercicio de sus funciones que transfieran, donen o cedan de forma expresa sus documentos al Archivo General. Productos: Se definen como los bienes o servicios generados, mediante un proceso de producción específico y están estrechamente relacionados con la misión institucional. Transferencias de Documentos: Es el procedimiento de remisión organizada y sistemática de los documentos de cada Unidad administrativa al Archivo General.

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PARTE IV: MICROFILM

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MANUAL DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE

MICROFILM Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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MICROFILM

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INTRODUCCIÓN

Los registros que se archivan en Microfilm, se encuentran en una secuencia fija, que evita sean archivados incorrectamente, alterados o extraviados. Los registros en Microfilm ocupan solo el 2% del espacio que se requiere para archivar la información en papel. Se puede tener un archivo central o varios archivos de consulta y su expansión no representa ningún problema. El acervo documental se encuentran archivados en físico en la unidad de microfilm con ello se cuenta con acuerdos originales y registros de título a Nivel Nacional.

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VISIÓN Entregar calidad de trabajo al interesado y Constituirse en una fuente de información confiable y altamente calificada en el manejo de la documentación, con un sistema moderno y eficiente de registro de archivo, de conformidad a los requerimientos de la Secretaria General y a los lineamientos que en la materia expida la Unidad de Microfilm, con el fin de transformar y superar el esquema del archivo tradicional, caracterizado por una efectiva gestión documental, con la perseverancia de continuar conservar.

MISIÓN Contamos con equipo de microfilmación con el cual hacemos una copia microfilmada de los Acuerdos Originales haciendo prevalecer su escritura integra en la elaboración de certificaciones que solicita el interesado; trabajamos a Nivel Nacional con los 18 Departamentos, auxiliamos con calidad y respeto e integridad en la búsqueda de cualquier información que solicitan, estableciendo políticas de organización para los archivos de microfilm.

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ANTECEDENTES La Unidad de Microfilm, fue creada después de la Tormenta Tropical, "MITCH", que afecto en gran manera las instalaciones de la Secretaria de Educación, destruyendo gran parte el archivo central, se desarrolló un proyecto

llamado

"RESCATE,

DESINFECCION,

RESTAURACION

Y

CLASIFICACION DE ACUERDOS ORIGINALES", recuperando los años 1953 al año 1995, y otros acuerdos que fueron donados por la Antigua Casa Presidencial al Archivo Nacional de Honduras, siendo propiedad de la Secretaria de Educación nos reunimos con el Director del Archivo Nacional y crear la Unidad de Microfilm o enriquecer mas información a nivel Nacional, y el coopero dicho traslado con su respectivo tramite de ley, y seguidamente consensuamos como equipo de trabajo la Sra. Norma Rivera en esa época Jefa y la asistente de la Unidad Reina Ávila, se le comunico a la Secretaria General que solicitara el traslado al Director del Archivo Nacional de Honduras de los Acuerdos que fueron

entregados por la

Antigua Casa Presidencial, con un buen logro que ahora se brinda información a nivel nacional evitando falsificación de acuerdos y otros. y dando continuidad la Sra. Reina Ávila, en el año dos mil, siguiendo las mismas normas con la tarea de limpieza desinfección y clasificación, con el objetivo de preservar la escritura de cada acuerdo original en su limpieza y no se siguieran destruyendo por la contaminación que fueron afectadas en las áreas de esta Secretaria de Estado. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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DIAGNÓSTICO Las condiciones ambientales del espacio físico destinado a la unidad de microfilm no han sido el adecuado según las especificaciones técnicas del diseño arquitectónico y el tipo de ventilación que para el empleado y el público que nos visita no son apropiados. La falta de equipo de la oficina no llenan los resultados deseados por el empleado, por lo cual nos limitamos hacer más de lo que podemos. La protección de instrumentos que se necesita para evitar la contaminación para la protección del empleado. Falta de material y equipo de oficina como ser; tinta, impresoras y computadoras que estén en buen estado. La falta de atención para los archivos, ha sido deplorable y por tal motivo se ha descuidados.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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DAFO / FODA UNIDAD DE MICROFILM FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Conservación de la fuente • Un lugar adecuado para la documental, su respectivo consulta al publico resguardo de los mismos. DEBILIDADES AMENAZAS • Falta de equipo, falta de • La falta de interés de mejorar interés a las necesidades de las unidades hacia cada la Unidad unidad de archivo

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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OBJETIVOS 

Brindar información de manera adecuada al personal docente, administrativo y otros que nos visitan a nivel nacional.



Ser eficaz al momento que se nos solicite proporcionar información.



Satisfacer las necesidades del interesado.



Todo sistema que se trate de introducir en una institución, deberá basarse en objetivos; en Microfilmación pretendemos: a. Agilizar la información. b. Economizar espacio. c. Garantizar la integridad de los archivos.



Producir una fotocopia para la elaboración de certificaciones de acuerdos. a.- Permitir el acceso a la información en forma rápida. b.- Garantizar que los documentos estén en archivo. c.- Reducir el espacio físico utilizado por documentos.

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METODOLOGÍA Basados bajo decreto 1059 de fecha 6 de diciembre de 1972, siguiendo las normas y reglamentaciones del Archivo Nacional de Honduras, Registro nacional de las personas y Banco Central de Honduras.

SERVICIOS QUE PRESTA • Elaboración de Certificaciones de acuerdos. • Elaboración de Registro de Títulos. • Elaboración de constancias en caso de que el acuerdo no exista • Asesoramiento a los Interesados sobre el procedimiento de no existir el acuerdo.

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL No se puede hablar de archivo de microfilm sin hablar de DOCUMENTO, ya que éste es portador de información. Es por tal motivo que se procede a elaborar el manual operativo de la unidad de microfilm como parte fundamental de un archivo. Para dejar plasmados las labores que se desarrollan dentro de la Unidad.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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LOGROS 

Recuperación de acuerdos Originales.



Digitalización en rollos microfilmados desde 1954 a 1965



Restauración y reconstrucción de documentos



Obtención de la donación como ser Acuerdos originales donados por el Archivo Nacional De Honduras.



Se consiguieron máquinas lectoras y rotativas.



Registros de títulos originales.

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PROCESOS QUE REALIZA UNIDAD DE MICROFILM

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01.CERTIFICACION, REGISTRO DE TITULO y CONSTANCIA

DE DOCUMENTOS Objetivo: Certificamos Acuerdos y registros de título, y emiten constancias de los documentos que están en custodia en la unidad de Microfilm.

Justificación: Preservar, cuidar y custodiar documentos de mucha relevancia, además de atender al público en general y atender la solicitud de ciertas unidades.

Alcance: con este trámite damos fe en base a ley de autenticidad de los documentos.

Personal que interviene: Las diferentes unidades, programas proyectos, fidedigna.

otras

instituciones,

usuarios

que

soliciten

información

Política o normas de operación: Es política del Microfilm tratar de documentar y preservar todo tipo de documentación que tienen en sus custodia.

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Descripción Narrativa:

a.- nace de la solicitud del usuario “Una certificación, una constancia, o un registro de un título. b.- el jefe de la unidad asigna a un oficial para que realice el trámite del usuario. c.- el Oficial busca la información, en los índices y tomos respectivos. d.- siempre al usuario se le informa que si existe el documento debe ir a la TGR a pagar el TGR-1 para poder empezar el trámite. Si no se encuentra se le informa que debe de realizar una reposición y si solicita una constancia se le mite siempre y cuando haya pagado el TGR-1. e.- ya con el recibo la unidad procede a hacer el trámite, se hacer la elaboración de certificación y se revisa previo envía a secretaria general para su respectiva firma.

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f.- ya en secretaria General se revisa y lo firma el Secretario General. Después lo remiten a la unidad de Microfilm. g.- se recibe en la unidad y registra en el libro de entregas el cual usuario final lo firma y retira h. fin.

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CERTIFICACION, REGISTRO DE TITULO y CONSTANCIA DE DOCUMENTOS USUARIOS

INICIO

Nace la solicitud de certificación. Usuarios o cualquier unidad de la SEDUC

Se le notifica al usuario que no encuentra. se le asesora para que realice la reposición del acuerdo. O si el usuario desea una constancia debe pagar el TGR-1

MICROFILM

SECRETARIA GENERAL

El jefe asigna a un oficial que realice el tramite del usuario

El oficial busca la Información. En los Índices y

Pasa a revisión y después es firmada por el Secretario General

Después es enviada a la unidad de Microfilm para su entrega al usuario

Se le notifica al usuario que compre la TGR-1 y que la traiga a la unidad para empezar el tramite respectivo

Ya con el recibo en la unidad se procede a su elaboración de certificación.

Pasa a revisión para ser remitida a S.G.

El usuario recibe su certificación.

Se registra en un libro para su entrega

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MATRICES DE RIESGO Matrices de Riesgos de MICROFILM Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación

Objetivo: S• Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través de servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educacional del país. • Proveer a los usuarios información documental actualizada que satisfaga sus necesidades requeridas. • Brindar a los usuarios una fuente de consulta ágil, eficaz y oportuna.

Unidad: Microfilm Proceso: Procesos de la unidad de Microfilmacion 1 de Septiembre del 2016

No. 1

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P CERTIFICACION, REGISTRO DE Deterioro de los equipos 5 TITULO y CONSTANCIA DE Falta de materiales para empaste y otros 5 DOCUMENTOS Falta de materiales para el personal 5 Hacinamiento en la unidad 5

I

VTR

5 5

25 Que los mejoren los equipo 25 Que proporcionen los Materiales

5 4

1 3

5 5

25 Que proporcionen los Materiales 25 Que nos amplien el espacio fisico

5 2

2 4

5

5

25 que se involucren mas en la unidad

1

5

Falta de apoyo de las autoridades

ACTIVIDADES DE CONTROL

RESIDUAL RANKING

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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A continuación se detalla los puestos que trabajan en el Centro Documental de la UPEG No 1 2

Puestos que existen en la unidad Coordinador de la Unidad Oficial del archivo Coordinador de la unidad

1

Descripción del Puesto Coordinador de la Unidad

2

3

Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones. Y velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Microfilm Perfil del Puesto  Licenciado en cualquier carrera de ciencias sociales o haber cursado el 70%  Experiencia en el puesto  Experiencia en la rama de la archivística y microfilmado  Manejo de sistemas informático. Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la microfilmación que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.  Facilidad para las relaciones interpersonales.  Capacidad de investigación.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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4

5

Responsabilidades:  Planear y proponer los programas de trabajo del Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 

Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos.



Realizar los informes mensuales, trimestrales.

Funciones: 

Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Promover el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de organización filmografica.



Evaluar los servicios del Departamento.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Elaborar y gestionar propuestas para la capacitación y desarrollo del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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

Representar a La Secretaría de Educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Oficial de Archivo 1

Descripción del Puesto Oficial de Archivo

2

Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad. Y haciendo su trabajo Con excelencia. Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la filmografía  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información Filmográfica.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la filmografía y redacción legal que permitan aportar conocimientos.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.  Facilidad para las relaciones interpersonales.

4

Responsabilidades:

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5



Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional.



Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales.



Obedecer todas las disposiciones del jefe inmediato.



Hacer certificaciones, constancias y oficios.

 Llevar en orden la documentación Funciones: 

Colaborar con el trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo.



Representar a la Secretaría de Educación ante instituciones.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En conclusión la unidad de microfilm, sin apoyo de parte de las autoridades competentes, se encuentra actualmente en un abandono, desconocemos el motivo por el cual se ha llegado a menospreciar la unidad. Actualmente se necesita de parte de las autoridades que le pongan interés a rescatar o modernizar dicha unidad, debido a que se cuenta con personal capacitado por mucho tiempo en la rama de la Microfilmación, este personal debe ser aprovechado y ser considerado como una herramienta valiosa de esta Secretaría. Se debe de considerar que debido a que ya no existe una proveeduría de insumos para la unidad, como ser: microfilmadora, y maquina planetaria, la unidad se encuentra como parada en el tiempo, es necesario considerar llevar a esta unidad a otro nivel como la Digitalización de Documentos vía escáner. Siempre quedando la decisión del futuro de esta unidad en manos de las máximas autoridades de La Secretaría de Educación.

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PARTE V: ARCHIVO SUB DIRECCION RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVO

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INDICE GENERAL

1. INTRODUCCION………………………………………….. 2. Visión y Misión…………………………………………….. 3. Diagnóstico………………………………………………… 4. FODA……………………………………………………….. 5. Antecedentes………………………………………………. 6. Objetivos……………………………………………………… 7. Metodología………………………………………………. 8. Servicios que presta…………………………………….. 9. Justificación del Manual………………………………….. 10. Estructura Organizativa………………………………… 11. Logros…………………………………………………… 12. Procesos…………………………………………………. a. Recepción de Documentos…………………………. b. Consulta de Documentos…………………………….. 13. Matriz de Riesgo………………………………………….. 14. Descripción de Puesto……………………………………. 15. Conclusiones y Recomendaciones…………………………

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INTRODUCCIÓN La Secretaria de Educación en su propósito por impulsar acciones de modernidad, honestidad y transparencia, encomendó a la Secretaria General establecer los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las Direcciones, Sub Direcciones y Unidades dentro de la Secretaria de Educación, fundamentados en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública mediante Decreto 170-2006 publicado en el Diario Oficial La Gaceta. El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Entidad para su trámite, constituye un aspecto medular, tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada Integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones públicas. En la actualidad es probable que un alto porcentaje de los archivos documentales de las dependencias y sus diferentes unidades que forman en la Secretaria de Educación se encuentren desatendidos y ocupando considerables espacios para su resguardo, derivado de que en la mayoría de los casos los archivos han sido conservados indefinidamente, como consecuencia de la ambigüedad y muy limitadas disposiciones existentes en materia de administración de los acervos archivísticos, y sobre todo, para decidir su destino final. La creciente necesidad de clasificar, ordenar, depurar y reubicar los archivos de la Secretaria de Educación ha evidenciado la importancia de contar con los archivos apropiadamente organizados, para atender la demanda de información y en consecuencia, conformar una adecuada memoria histórica institucional. El ciclo de vida de los documentos inicia a partir de su creación o recepción, con lo cual la actividad administrativa dentro de la Entidad, tiene sustento; para ello, en el transcurso su vigencia documental, los expedientes atraviesan por diferentes etapas, que van desde la generación del archivo de trámite, hasta la determinación de su valor histórico o baja documental y eliminación definitiva; por tal motivo, es fundamental que la clasificación-identificación plena del expediente sea bajo criterios homogéneos, de modo que permitan su localización expedita en cualquiera de las etapas con sólo consultar el registro de clasificación de expedientes. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Por lo antes expuesto, con el propósito de dar inicio inmediato al proyecto encomendado, se impartieron cursos de capacitación en materia de técnicas archivísticas a todo el personal que fue designado por las diversas Unidades Administrativas y Centros de Trabajo que integran la Entidad; así como la prestación de asesorías teórico prácticas permanentes, que le permitieran, a dicho personal y demás relacionado al manejo de archivos, realizar con objetividad y eficiencia sus labores archivísticas. Por último, con objeto de reafirmar en el pleno institucional los conocimientos adquiridos, y se defina y proporcione a todos los servidores públicos y personal de la Entidad, una guía que les dé la certeza de que las labores archivísticas que emprendan son las correctas en materia de clasificación, organización, administración, custodia, transferencia y consulta, así como baja y destino final o valoración histórica, de los archivos documentales de la Institución, se emite el presente Manual de Procesos y Procedimientos.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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VISIÓN Preservar, difundir e incrementar el patrimonio documental de la Secretaria de Educación y promover la organización y centralización y actualización del archivo administrativo, con el fin de contribuir a la transparencia y eficiencia en el ejercicio del poder público.

MISIÓN

Ser protagonista en la promoción y evaluación del desarrollo archivístico con sólidos mecanismos de preservación, ordenamiento y resguardo de los acervos históricos de la Secretaria de Educación de conformidad con las prácticas internacionales de archivos.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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DIAGNOSTICO La mayor dificultad que enfrenta el Archivo de la Sub Dirección General de Talento Humano Administrativo (SDGTHA) es el poco o ningún interés de parte de las autoridades correspondientes, tampoco existe el apoyo logístico para continuar y cumplir con el trabajo asignado para ser entregado en tiempo y forma.

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DAFO / FODA ARCHIVO SDGTHA FORTALEZAS 1. Capacitaciones periódicas.

DEBILIDADES 1. Poco o ningún interés de las autoridades competentes.

2. Trabajo elaborado y entregado en tiempo y forma de los documentos 2. No se respeta el proceso en gestión solicitados. de documentos. 3. Personal archivo.

adecuado

dentro

del 3. No existe un sistema de seguridad que garantice la restricción de entrada a las áreas donde se encuentran los archivos ya que algunas puertas se pueden abrir muy fácilmente y la vigilancia no revisa con detenimiento los documentos que salen de la Secretaria de Educación.

4. Carencia de material, mobiliario y equipo de oficina obligando al personal del Depto. de Archivo a colocar los documentos en el piso. AMENAZAS OPORTUNIDADES 1. Documentos dañados por termitas y 1. Adquirir conocimiento y experiencia otras plagas. en cuanto a términos archivísticos. 2. Estantes en mal estado por exceso de 2. Aprender el valor real de un peso de la documentación lo que puede documento. provocar un accidente con el personal. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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3. Oportunidad laboral de acuerdo a la 3. Cuando se presentan auditorías experiencia y capacidad.

externas e internas, es necesario el traslado del archivo a un solo sitio, 4. Capacitaciones continuas. debido a que genera pérdida, deterioro y desorganización de los documentos porque dicho traslado se realiza sin las medidas de seguridad adecuadas; por la misma descentralización de las áreas presentándose todo tipo de situaciones.

ANTECEDENTES En años anteriores la Secretaria de Educación no contaba con un archivo administrativo organizado ni clasificado en las diferentes dependencias y unidades específicamente la Sub Dirección General de Talento Humano Administrativo (SDGTHA) con las diferentes modalidades: permanente (acuerdos), contratos, jornales, consultorías y proyectos. Debido a este problemática existente se asignó a la Sra. Rosario Castillo Zelaya como Oficial de Contratos y a la vez de encargada de recuperar, clasificar, ordenar y custodiar toda la documentación en la modalidad de contratos el día 15 de marzo del 2010, según contrato No. 2319 por orden del Lic. Ricardo Padilla (Sub Director de Talento Humano Administrativo) indicando que la señora Castillo Zelaya se avocara al Abog. Jairo Cruz que fungía como Asesor del Ministro Alejandro Ventura y Jefe de Contratos para instruirla en el ejercicio de sus funciones. Luego de ubicar e instalar a la Sra. Castillo se procedió a buscar, recuperar y archivar la documentación concerniente a contratos la cual se encontraba dispersa en las diferentes unidades dentro de la Sub Gerencia de Personal; este archivo estaba ubicado en la segunda planta del edificio que ocupa la Secretaria de Educación en Comayagüela. En el año 2011 periodo del Abog. Abraham Molina (SDGTHA) se procedió a trasladar parte de la documentación de la modalidad de la modalidad de Contratos hacia la primera planta contiguo a la Unidad de Transparencia, en ese lugar ya existía Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS almacenada documentación concerniente a acuerdos, asignada al Sr. Fernando Amador. Actualmente se encuentra ubicado en el cuarto piso edificio de COACEHL, esquina opuesta de la Dirección Departamental de Gobernación de Francisco Morazán funcionando como Archivo de la Sub dirección General de Talento Humano Administrativo.

OBJETIVOS 

Ejercer control de los documentos existentes dentro del Archivo de la SDGTHA debidamente organizados y conservados bajo criterios uniformes, de tal manera que permitan su localización expedita y disponibilidad inmediata en el uso de sus acervos documentales, procurar una efectiva rendición de cuentas y la transparencia de la gestión.



Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través de servicios eficientes que contribuyan con.

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METODOLOGÍA

Con el uso de normas de control Internos se ha procedido a elaborar un ordenamiento por orden alfabético por el nombre de los expedientes de las modalidades de Acuerdos y contratos, este método nos ha servido de gran ayuda para ordenar la documentación de la unidad.

SERVICIOS QUE PRESTA 

Préstamos de expedientes de forma interna.



Préstamos de expedientes de forma externa.

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

Servicios de consultas y respuestas por medios electrónicos y teléfono.

JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL El manual de Procesos y procedimiento de la sub dirección General de Talento Humano Administrativo, nace de la necesidad de informar de las Actividades que se realizan para dar a conocer a las autoridades y al público en general de los Esfuerzos que ha realizado el personal de la misma.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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LOGROS 

Traslado de espacio físico ya que anteriormente se encontraba en una zona de alto riesgo.



Capacitación del personal que está dentro del Archivo de la SDGTHA.

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PROCESOS 1. RECEPCION DE DOCUMENTOS Objetivo: Recepción de todo tipo de documentos de la Sub Dirección de Talento Humano Administrativo.

Justificación: Preservar y custodiar los documentos que son enviados al Archivo de la SDGTHA.

Alcance: Preservar la información y brindarla a los diferentes usuarios tanto internos como externos.

Personal que interviene: Personal del Archivo de la SDGTHA y de la SDGTHA.

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Descripción Narrativa a. La unidad de la Sub Dirección de Talento Humano Administrativo de la Secretaria de Educación genera y recibe documentación de todos los departamentos del país de las diferentes modalidades (acuerdo, contrato, jornal). b. Se reciben los documentos generados mediante oficio y listado con la debida firma y sello autorizado. c. Se procede a hacer la revisión de los documentos con los respectivos listados. d. Luego de verificar conforme al listado se procede a clasificarlos por departamento y modalidad para su archivo y custodia.

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Proceso de Recepcion de Documentos SDGTHA

DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS DIREFENTES UNIDADES

Archivo SDGTHA

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

SE ARCHIVA

FIN

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2. CONSULTA DE DOCUMENTOS Objetivo: Satisfacer las necesidades del usuario y solicitante en cuanto a la información requerida por los mismos. Justificación: Ayudar a los usuarios internos y externos con la información requerida.

Alcance: Difundir la información a empleados y público interesado.

Personal que interviene: Personal del Archivo de la SDGTHA.

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Descripción Narrativa a. La persona interesada llega a las instalaciones del Archivo de la SDGTHA o hace la consulta vía teléfono cuando se trata de empleados de la Secretaria de Educación. b. Buscamos la información solicitada. c. Si la información requerida está disponible se hace el préstamo anotándolo en el Libro de Préstamos para que la persona interesada pueda obtener una copia de la información. d. Si la información no está disponible se le comunica al solicitante para que pueda volver en los días siguientes o se presente en el lugar donde está la información en calidad de préstamo.

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Proceso de Consulta de Documentos SDGTHA

Archivo SDGTHA

INICIO

DOCUMENTOS SOLICITADOS MEDIANTE OFICIO DE LA SUB DIRECCION Y OTRAS ENTIDADES COMO: T.S.C.

OFICIO RECIBIDO

SE PROCEDE LA BUSQUEDA

SE REMITE MEDIANTE OFICIO Y LISTADO

FIN NO SE ENCUENTRA SE NOTIFICA MEDIANTE OFICIO

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3. ARCHIVAMIENTO DE ACUERDOS, CONTRATOS y OTROS DOCUMENTOS Objetivo: Custodiar, proteger y mantener en buen estado los documentos existentes dentro del Archivo de la SDGTHA. Justificación: Preservar los documentos que son enviados al Archivo de la SDGTHA para que la información esté disponible cuando se necesite. Alcance: Preservar la información y brindarla a los diferentes usuarios tanto internos como externos cuando el caso lo amerite.

Personal que interviene: Personal del Archivo de la SDGTHA.

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Descripción Narrativa a. Una vez creados, firmados y autorizados los acuerdos, contratos y otros documentos se procede a organizar los documentos antes mencionados. b. Después de organizar se clasifica cada documento de las diferentes modalidades (acuerdo, contrato y curriculum vitae de jornal). c. Se completa (archiva) la información en el expediente de cada empleado activo e inactivo. Cabe mencionar que si no existe expediente por cualquier motivo se procede a hacer un expediente con la información que se encontró.

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MATRICES DE RIESGO

Matrices de Riesgos de la Sub Gerencia de Talento Humano Administrativo Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Archivo Sub Direccion General de Talento Humano Administrativo Proceso: Procesos de Sub Direccion General Telento Humano

Objetivo: Ejercer control de los documentos existentes dentro del Archivo de la SDGTHA debidamente organizados y conservados bajo criterios uniformes, de tal manera que permitan su localización expedita y disponibilidad inmediata en el uso de sus acervos documentales, procurar una efectiva rendición de cuentas y la transparencia de la gestión.

1 de Septiembre del 2016

No.

ACTIVIDAD

1 Recepcion de Documentos

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

Informacion Incompleta Informacion equivocada Remision de Documentos sin proceso adecuado

Documentos Extraviado por falta de remisión Las Sub Gerencias no remitan los 3 Procesos Internos de Archivamiento expedientes de Acuerdo y contrato Informacion Incompleta

2 Consulta de Documentos

P

I

3 2

4 1

5

4

3

2

4 3

3 3

VTR

ACTIVIDADES DE CONTROL

RESIDUAL RANKING

Revisar minuciosamente al 12 momento de la recepcion de los 2 documento. Que mediante oficio se remita al 20 archivo. Levantar un inventario y verificar 6 los documentos Solicitar mediante oficio la 12 informacion correspondiente 9 revision de documentos.

3 1

3 6

3

1

2

5

4 2

2 4

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DESCRIPCION DE PUESTOS Puestos de la Unidad Se detalla a continuación los puestos que pertenece a la unidad del Centro documentación de la UPEG. La cual está conformada por: No 1 2

Descripción de puestos Coordinación de Unidad Oficial de la Unidad

Descripción de Puestos 1

2.-

3.-

4.-

Nombre del Puesto Coordinador de la unidad Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones. Perfil del Puesto  Habilidades coordinar liderar un equipo de trabajo.  Ser amable  Título de Educación Universitaria o pasado el 70%  Conocimientos en computación  Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Responsabilidades • Planear y proponer los programas de trabajo del Departamento en función de las necesidades institucionales para el

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cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. • Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.

5.-

• Realizar los informes mensuales, trimestrales, anuales y los que requiera la administración institucional, con base en la documentación y registros de la Biblioteca para transparentar la gestión. Funciones 1. Velar por el cumplimiento de las leyes 2. Coordinar y supervisar el trabajo que se está realizando dentro de la unidad. 3. Presentar informes a las máximas autoridades 4. Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios. 5. Promover el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión. 6. Proponer y promover la mejora continua en los procesos de adquisiciones, organización bibliográfica y servicios de la Biblioteca.

Oficial de la sub dirección General talento Humano 1

Descripción del Puesto Oficial de la SGTHA Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad.

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2

Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la archivística  Manejo de sistemas informático.

3

Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información archivística.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.  Facilidad para las relaciones interpersonales.

4

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional.

5



Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales,

 Obedecer todas las disposiciones del jefe inmediato Funciones: 

Colaborar con los planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.

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

Colaborar con el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de adquisiciones, organización bibliográfica y servicios de la Biblioteca.



Supervisar la correcta aplicación del presupuesto asignado al Departamento, con la participación y aprobación de las autoridades.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.



Representar a la secretaria de educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

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RECOMENDACIONES 1. Reuniones periódicas con el personal de Archivo para evaluación, sugerencias y exposición de la problemática que germine durante el proceso. 2. Elaboración de un plan de contingencia para el Departamento de Archivo donde se contemple cualquier tipo de eventualidad que pueda afectar la conservación, organización y almacenamiento de los documentos en caso de inundación e incendio. 3. Capacitaciones periódicas para el personal que labora en los diferentes Departamentos de Archivo de la Secretaria de Educación incluyendo el personal de Auditoria. 4. Implementar un sistema de seguridad unificado para resguardar la documentación existente en los archivos. 5. Hacer fumigaciones periódicas para evitar que la plaga dañe los documentos existentes en el archivo. 6. Reciclar los estantes metálicos de otros departamentos donde no se utilizan y reubicarlos en el Departamento de Archivo.

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7. Reasignar impresoras y otro tipo de equipo de oficina donde no se le da el uso adecuado. 8. Se solicita a las autoridades competentes atender y dar respuesta a las peticiones del Archivo de la Sub Dirección General de Talento Humano Administrativo (SDGTHA). 9. Retirar el mobiliario en mal estado. 10. Reunirse con USINIEH para coordinar y mejorar el sistema operativo digital. 11. Instalar lámparas y aire acondicionado en las áreas donde sea necesario para mejorar la iluminación del lugar. 12. Para darle cumplimiento a este manual de procedimientos se le debe de bridar la debida importancia en tiempo y forma a cada inciso arriba expuesto. 13. Cada oficina o dependencia de la Secretaria de Educación debe de contar con una copia de este manual para que se respeten los procesos de los archivos.

CONCLUSIONES 1. Agradecidas con Dios y con las autoridades que dieron inicio a esta visión y misión de la Creación del Archivo Institucional, ya que fuimos tomadas en cuenta a lo largo de este proceso y poder hacerlo realidad. 2. Fue una experiencia única y enriquecedora porque aprendimos a investigar en lo concerniente a la archivística. 3.- El equipo de compañeros de trabajo asignados para tal misión fue excepcional, experimentando que la unión hace la fuerza, fue un trabajo en camaradería y en armonía.

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PARTE VI: ARCHIVO SUB DIRECCION RECURSOS HUMANOS DOCENTES

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MANUAL DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE

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DIGITALIZACION

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DIGITALIZACION

INTRODUCCIÓN

El expurgo es el proceso relativo a la toma de decisión sobre la conservación o eliminación de los documentos. Este proceso consta de tres operaciones:

Identificación y valoración de los documentos: en ella se identifican y definen las series documentales y se establece su vigencia administrativa, fiscal y judicial y su valor histórico potencial. Selección de los documentos: en esta fase se separan los documentos valorados como de conservación permanente, que serán transferidos al archivo de depósito definitivo, de los evaluados como eliminables Eliminación: eliminación física de los documentos. Siempre se debe conservar una pequeña, aunque representativa, muestra de la documentación eliminada. Conservación: los documentos valorados de conservación permanente se transferirán al archivo de depósito definitivo. La evaluación debe incluirse como parte del calendario de conservación, que deberá señalar si un documento puede ser eliminado o debe conservarse de forma Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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permanente y, de ser eliminado, transcurrido cuánto tiempo desde que haya concluido su tramitación. Una vez evaluados los documentos, se procederá a la selección, es decir, a separar la documentación que va a pasar a la etapa siguiente de la que va a ser eliminada. La destrucción de los documentos debe ser total y comprobada, de tal forma que no puedan ser consultados por nadie. Esta documentación, aunque eliminable, contiene, en muchos casos, datos de carácter sensible y reservado. Las operaciones de selección y eliminación, se realizan en el paso de los archivos de gestión a la de archivo intermedio y en el paso de éste al archivo de depósito definitivo y siempre previas a la transferencia. No obstante, el expurgo presenta características diferentes en estas dos etapas: * Archivo de gestión: antes de transferir los documentos, se limpiarán los expedientes de copias, duplicados e impresos innecesarios, así como de grapas, clips y cualquier otro elemento que pueda perjudicar su conservación. La estancia en esta etapa oscila entre los 2 y los 5 años desde la conclusión de su tramitación, según las series. En esta etapa, más que un expurgo propiamente dicho, lo que se hace es limpiar la documentación a transferir de elementos innecesarios (copias anejas, folletos...) o que perjudiquen su correcta conservación (grapas, clips...). Algunas series, cuyo período de conservación no supere el período de estancia de los documentos en es los archivos de gestión, se eliminarán en esta etapa, nunca se transferirán al archivo intermedio. Aunque no formen parte del archivo de gestión propiamente dicho, hay que recordar que se debe realizar un expurgo anual de la documentación de apoyo informativo. • Archivo intermedio: previamente a la transferencia al archivo de depósito definitivo, se seleccionarán las series que el calendario de conservación establezca como eliminables y se procederá a su eliminación, mientras que la documentación evaluada como de conservación permanente se transferirá al archivo de depósito definitivo. La estancia de los documentos en esta etapa será desde los 3 o 6 años, aproximadamente, hasta los 15 o 30, según las series

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Manual de Gestión de Archivos Administrativos /Carlos Alcalde Martín-Calero Diputación de Valladolid Servicio de Archivo Provincial

VISIÓN Es realizar un trabajo de calidad, responsable en la eliminación de aquellos documentos que ya no tengan un valor, para ya no manteniendo en manera física. Velara por hacer el trabajo asignado respetando todas las normativas

de trabajo al interesado y Constituirse en una fuente de información confiable y altamente calificada en el manejo de la documentación, con un sistema moderno y eficiente de registro de archivo, de conformidad a los requerimientos de la Secretaria General y a los lineamientos que en la materia expida la Unidad de Microfilm, con el fin de transformar y superar el

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esquema del archivo tradicional, caracterizado por una efectiva gestión documental, con la perseverancia de continuar conservar.

MISIÓN La Unidad de Expurgo se encargará de la eliminación de aquellos documentos que ya hayan perdido un valor para la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, después de haber realizado un proceso de selección, análisis y se haya realizado una copia en Digital del documento. Para así proceder a destruirlo cumpliendo las normativas estipuladas en la ley.

ANTECEDENTES La Unidad de Microfilm, fue creada después de la Tormenta Tropical, "MITCH", que afecto en gran manera las instalaciones de la Secretaria de Educación, destruyendo gran parte el archivo central, se desarrolló un proyecto

llamado

"RESCATE,

DESINFECCION,

RESTAURACION

Y

CLASIFICACION DE ACUERDOS ORIGINALES", recuperando los años 1953 al año 1995, y otros acuerdos que fueron donados por la Antigua Casa Presidencial al Archivo Nacional de Honduras, siendo propiedad de la Secretaria de Educación nos reunimos con el Director del Archivo Nacional y crear la Unidad de Microfilm o enriquecer mas información a nivel Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Nacional, y el coopero dicho traslado con su respectivo tramite de ley, y seguidamente consensuamos como equipo de trabajo la Sra. Norma Rivera en esa época Jefa y la asistente de la Unidad Reina Ávila, se le comunico a la Secretaria General que solicitara el traslado al Director del Archivo Nacional de Honduras de los Acuerdos que fueron

entregados por la

Antigua Casa Presidencial, con un buen logro que ahora se brinda información a nivel nacional evitando falsificación de acuerdos y otros. y dando continuidad la Sra. Reina Ávila, en el año dos mil, siguiendo las mismas normas con la tarea de limpieza desinfección y clasificación, con el objetivo de preservar la escritura de cada acuerdo original en su limpieza y no se siguieran destruyendo por la contaminación que fueron afectadas en las áreas de esta Secretaria de Estado.

DIAGNÓSTICO La documentación tiene valor en tanto lo tenga la información que contiene, por lo que deberá hacerse un proceso de expurgo periódico y sistemático para evitar acumulación innecesaria de documentos en el Archivo Institucional. Es por tal motivo que debe de crearse una unidad dentro del Archivo Institucional por lo menos de tres a cuatro personas con un conocimiento en la rama administrativa, docente y legal porque ellos evaluaran si es necesario que un documento tiene que ser expurgado. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Deberán de crearse herramientas de clasificación documental para proceder a sus análisis y se tome una decisión en donde quedará el documento asignado o si será destruido. Además deberán de comprarse equipos para hacer los procedimientos correctos.

DAFO / FODA UNIDAD DE EXPURGO FORTALEZAS • Preservar y conservación de la documentación en un formato digital para las futuras generaciones. • El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo • Manipulación y distribución de la información con facilidad y rapidez. • El acceso a los documentos digitalizados puede ser controlado

OPORTUNIDADES • Velocidad y facilidad de consultas a través de cualquier terminal • La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana. • Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo. • Los documentos digitalizados no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos •

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con distintos niveles de permisos de usuarios. • DEBILIDADES AMENAZAS • Falta de equipo, en todas las • La falta de interés de crear la unidades de la secretaria de unidad de parte de las educación máximas autoridades • La negación de la contratación del personal que laborará en la unidad • La falta de equipo para proporcionar las herramientas necesarias para la unidad.

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OBJETIVOS 

Analizar e identificar todas las etapas que intervienen en el proceso de digitalización documental del Archivo Institucional de la Secretaría de Educación de acuerdo a las normas, estándares y procedimientos adecuados



Con el fin de aprender a preservar los documentos físicos, evitando su manipulación en la consulta y facilitando su acceso mediante la utilización de software y hardware adecuados para tal fin.



Con la Digitalización el documento Original será preservado de la manipulación continua de uso. Gracias a eso



Se Debera definir que es digitalización.



Determinar las normas, estándares y procedimientos adecuados para digitalizar.



Conocer el hardware y software apropiado para el proceso de digitalización.

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  

Identificar la legislación que sobre la digitalización existe en el país.

METODOLOGÍA El proceso de digitalización deberá de iniciar con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están depurados y estén preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos originales pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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resultado de la digitalización será crear el archivo digital, y los documentos físicos podrán ser trasladados a su área asignada. Ya contando con el Documento Digital dentro del Sistema Administrativo de Documentos “SAD” respetando el Catalogo Clasificatorio de Documentos el cual permitirá darle un orden a toda la documentación Generada en la Secretaria de Educación, quedara los documentos digitales para su consulta y búsqueda de información, incluso el o los usuarios podrán ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

SERVICIOS QUE PRESTA • Elaboración de Certificaciones de acuerdos. • Elaboración de Registro de Títulos. • Elaboración de constancias en caso de que el acuerdo no exista • Asesoramiento a los Interesados sobre el procedimiento de no existir el acuerdo.

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL No se puede hablar de archivo de microfilm sin hablar de DOCUMENTO, ya que éste es portador de información. Es por tal motivo que se procede a elaborar el manual operativo de la unidad de microfilm como parte fundamental de un archivo. Para dejar plasmados las labores que se desarrollan dentro de la Unidad.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Propuesta para la unidad de Digitalizacion Secretario de Estado en El Despacho de Educación MAE

Secretaría General

Servicio Legales

Denuncias

Cooperación Externa

Archivo Institucional

Computo y Acuerdo

Asistencia Técnica

Recepción de Documentos

Archivo de Secretaria General

Area de Digitalización

Expurgo

Dirección

Centro Documental

Archivo RRHH Docente

Archivo RRHH

Microfilm

Administrativo

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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LOGROS 

No permitirá que el documento lo manipule otras personas debido aque una vez digitalizado se podrá ver el documento en formato digital y para consulta.



Reducirá el extravió de documentos



Permitirá un acceso rápido y los usuarios podrán tener acceso a la información solicitada



Permitirá almacenar la información en varios formatos electrónicos.



Gracias a la digitalización ser podrá controlar el acceso a la información.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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

Permitirá que una cantidad considerable de usuarios puedan ver los documentos en cualquier parte del país.

 

Gracias al proceso del expurgo se elimina la existencia de ejemplares duplicados que no reportan ninguna ventaja

PROCESOS Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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QUE REALIZA UNIDAD DE digitalizacion

FASES DE LA DIGITALIZACIÓN I. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El procedimiento con la documentación recibida es el siguiente: • Consideración de la situación legal del documento. Eliminación de sobres. • Extraer documentación de carpetas o fundas. • Documentación anexa a expurgar. • Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada. • Clasificación por tipología documental. • Asignar a cada grupo de trabajo su documentación. • Creación de lotes de trabajo.

10. Mediante este proceso conseguimos la obtención de la imagen del documento físico. Una vez realizado el Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las necesidades del trabajo serán de: Alta producción. A0, planos. Verticales para documentos encuadernados en libros. Doble cara, color. La digitalización le ofrece diferentes posibilidades de tratamiento electrónico de su documentación:

. DIGITALIZACIÓN

02.CERTIFICACION, REGISTRO DE TITULO y CONSTANCIA

DE DOCUMENTOS Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Objetivo: Certificamos Acuerdos y registros de título, y emiten constancias de los documentos que están en custodia en la unidad de Microfilm.

Justificación: Preservar, cuidar y custodiar documentos de mucha relevancia, además de atender al público en general y atender la solicitud de ciertas unidades.

Alcance: con este trámite damos fe en base a ley de autenticidad de los documentos.

Personal que interviene: Las diferentes unidades, programas proyectos, fidedigna.

otras

instituciones,

usuarios

que

soliciten

información

Política o normas de operación: Es política del Microfilm tratar de documentar y preservar todo tipo de documentación que tienen en sus custodia.

Descripción Narrativa: Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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a.- nace de la solicitud del usuario “Una certificación, una constancia, o un registro de un título. b.- el jefe de la unidad asigna a un oficial para que realice el trámite del usuario. c.- el Oficial busca la información, en los índices y tomos respectivos. d.- siempre al usuario se le informa que si existe el documento debe ir a la TGR a pagar el TGR-1 para poder empezar el trámite. Si no se encuentra se le informa que debe de realizar una reposición y si solicita una constancia se le mite siempre y cuando haya pagado el TGR-1. e.- ya con el recibo la unidad procede a hacer el trámite, se hacer la elaboración de certificación y se revisa previo envía a secretaria general para su respectiva firma. f.- ya en secretaria General se revisa y lo firma el Secretario General. Después lo remiten a la unidad de Microfilm. g.- se recibe en la unidad y registra en el libro de entregas el cual usuario final lo firma y retira h. fin.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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MATRICES DE RIESGO Matrices de Riesgos de MICROFILM Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación

Objetivo: S• Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través de servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educacional del país. • Proveer a los usuarios información documental actualizada que satisfaga sus necesidades requeridas. • Brindar a los usuarios una fuente de consulta ágil, eficaz y oportuna.

Unidad: Microfilm Proceso: Procesos de la unidad de Microfilmacion 1 de Septiembre del 2016

No. 1

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P CERTIFICACION, REGISTRO DE Deterioro de los equipos 5 TITULO y CONSTANCIA DE Falta de materiales para empaste y otros 5 DOCUMENTOS Falta de materiales para el personal 5 Hacinamiento en la unidad 5

I

VTR

5 5

25 Que los mejoren los equipo 25 Que proporcionen los Materiales

5 4

1 3

5 5

25 Que proporcionen los Materiales 25 Que nos amplien el espacio fisico

5 2

2 4

5

5

25 que se involucren mas en la unidad

1

5

Falta de apoyo de las autoridades

ACTIVIDADES DE CONTROL

RESIDUAL RANKING

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación se detalla los puestos que trabajan en el Centro Documental de la UPEG No 1 2

Puestos que existen en la unidad Coordinador de la Unidad Oficial del archivo Coordinador de la unidad

1

Descripción del Puesto Coordinador de la Unidad

2

3

Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones. Y velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Microfilm Perfil del Puesto  Licenciado en cualquier carrera de ciencias sociales o haber cursado el 70%  Experiencia en el puesto  Experiencia en la rama de la archivística y microfilmado  Manejo de sistemas informático. Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la microfilmación que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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  4

5

Facilidad para las relaciones interpersonales. Capacidad de investigación.

Responsabilidades:  Planear y proponer los programas de trabajo del Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 

Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos.



Realizar los informes mensuales, trimestrales.

Funciones: 

Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Promover el desarrollo de los acervos con una participación activa de profesores e investigadores atendiendo los perfiles de los programas docentes, proyectos de investigación y actividades de difusión.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de organización filmografica.



Evaluar los servicios del Departamento.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Elaborar y gestionar propuestas para la capacitación y desarrollo del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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

Atender y participar en las reuniones de trabajo, comisiones y órganos de gobierno a que sea convocado por sus superiores.



Representar a La Secretaría de Educación ante instituciones, organismos y personas externas, en lo que se refiere a cooperación bibliotecaria.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Oficial de Archivo 1

Descripción del Puesto Oficial de Archivo

2

3

Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad. Y haciendo su trabajo Con excelencia. Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la filmografía  Manejo de sistemas informático. Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria.  Gerenciar sistemas de información Filmográfica.  Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.  Investigar temas propios de la filmografía y redacción legal que permitan aportar conocimientos.  Facilidad para el procesamiento y entrega de información.  Capacidad de observación, análisis y síntesis.  Iniciativa y orden.  Disposición para el trabajo en equipo.

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 4

5

Facilidad para las relaciones interpersonales.

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones en el Departamento en función de las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 

Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales.



Obedecer todas las disposiciones del jefe inmediato.



Hacer certificaciones, constancias y oficios.

 Llevar en orden la documentación Funciones: 

Colaborar con el trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo.



Representar a la Secretaría de Educación ante instituciones.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En conclusión gracias al área de digitalización tanto en las unidades de las secretaria de educación y Ahorros en papel, tóner, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.  A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.  Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.  Reducción de riesgos por pérdida de documentos.  Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.  Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

Bibliografía http://www.multitecsa.es/servicios/gestion

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PARTE VIII:

EXPURGO

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MANUAL DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE

EXPURGO

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EXPURGO

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INTRODUCCIÓN El Expurgo es el proceso relativo a la toma de decisión sobre la conservación o eliminación de los documentos. El Expurgo es en términos: Derivados de significado deducible de expurgar // es el proceso que permite seleccionar y eliminar previa autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido cualquier valor, valor histórico. Operación por la que se seccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del patrimonio documental. Este proceso consta de tres operaciones: Identificación y valoración de los documentos: en ella se identifican y definen las series documentales y se establece su vigencia administrativa, fiscal y judicial y su valor histórico potencial. Selección de los documentos: en esta fase se separan los documentos valorados como de conservación permanente, que serán transferidos al archivo de depósito definitivo, de los evaluados como eliminables Eliminación: eliminación física de los documentos. Siempre se debe conservar una pequeña, aunque representativa, muestra de la documentación eliminada.

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VISIÓN Es realizar un trabajo de calidad, responsable en la eliminación de aquellos documentos que ya no tengan un valor, histórico, funcional, científico, educativo e informativo para la Secretaría para ya no seguirlo manteniendo en manera física. Velara por hacer el trabajo asignado respetando todas las normativas en base a Ley.

MISIÓN La Unidad de Expurgo se encargará de la eliminación de aquellos documentos que ya hayan perdido un valor útil para uso y servicio de La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, después de haber realizado un proceso minucioso de Selección, Clasificación, Análisis y se haya realizado una copia en Digital del documento. Para así proceder a destruirlo cumpliendo las normativas estipuladas en la ley.

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ANTECEDENTES La Unidad de Expurgo va a ser la única entidad encargada de la eliminación de todo tipo documentos que ya no reúna un valor para la Secretaría y demás dependencia. Debido a que actualmente se ha identificado una gran cantidad de documentación regada, descuidada, abandonada, asinada a nivel nacional y por la por falta de conocimiento de los encargados de los fondos documentales mucha documentación se ha perdido llagando al punto de que varias unidades las destruyen desconociendo lo que determina la Ley sobre procedimiento. Esta situación debe corregirse dejando plasmado los métodos correctos para el proceso de su eliminación.

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DIAGNÓSTICO La documentación tiene su valor dependiendo de la información que contenga, por lo que deberá hacerse un proceso de expurgo periódico y sistemático para evitar acumulación innecesaria de documentos en el Archivo Institucional. Es por tal motivo que debe de crearse una unidad dentro del Archivo Institucional por lo menos de tres a cuatro personas con un conocimiento en la rama administrativa, docente y legal porque ellos evaluaran si es necesario que un documento tiene que ser expurgado. Deberán de crearse herramientas de clasificación documental para proceder a sus análisis y se tome una decisión en donde quedará el documento asignado o si será destruido. Además deberán de comprarse equipos para hacer los procedimientos correctos.

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DAFO / FODA UNIDAD DE EXPURGO FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Ayudar a liberar espacio en • La única unidad encargada el archivo institucional. de la eliminación de la • Se encargará de hacer los Documentación. análisis de la documentación existente y en base a ese análisis se verá si tiene un valor histórico o si se descartan. DEBILIDADES • Falta de equipo, para creación Unidad

la

AMENAZAS • La falta de interés de crear la unidad en de parte de las máximas autoridades • La negación de la contratación del personal que laborará en la unidad • La falta de equipo para proporcionar las herramientas necesarias para la unidad.

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OBJETIVOS 

El objeto del procedimiento es el de normar la mecánica administrativa que regula las operaciones de expurgo a realizar en el Archivo Institucional



Mejorar la calidad y accesibilidad del archivo mediante la eliminación de documentos obsoletos o su traslado a otras ubicaciones.



Incrementar el espacio disponible en el Archivo Institucional.



Mejorar la imagen y funcionamiento del archivo con un fondo de calidad y actualizado.

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METODOLOGÍA La metodología que deberá de realizarse en el Área de Expurgo será la siguiente: para lograr conseguir mayor espacio para nuevas adquisiciones con la retirada de documentos deteriorados y mutilados, la documentación ubicada en las unidades de archivo será minuciosamente revisada con el objeto de valorar sus condiciones físicas, de conformidad con los plazos ya establecidos en el reglamento. Cuando exista más de un ejemplar de un documento en el archivo, se deberá guardar únicamente el original. Se extraerán todas las copias simples de los documentos, ya que con los originales serán resguardados en su área específica es por tal motivo que será innecesarios las duplicidades. También se contara con la colaboración de los coordinadores de los demás jefes de los de los demás archivos debido a que ellos podrán remitir al área de expurgo los documentos que ya cumplieron su tiempo de custodia el área de expurgo antes de destruir el documento deberá de verificar si ya existe una copia en el sistema, si no existe lo devolverá al área respectiva para su digitalización para que vuelva al expurgo, se volverá a verificar si existe en el sistema para poder ser analizado el documento si cuenta con un valor histórico, si el documento no lo tienen se procederá a su destrucción. Después de haber sido completado

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el registro analítico de destrucción. Además para su proceso de destrucción deberá ser autorizado por la junta de expurgación.

SERVICIOS QUE PRESTA • Ultima verificación y análisis de los documentos existentes antes de su expurgo. • Eliminación de toda la documentación innecesaria.

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL El Manual de expurgo nace de una necesidad la cual se implementara al momento de crear el Archivo Institucional de la Secretaría de Educación es necesario entender su importancia debido a que gracias al personal que laborará en la unidad de expurgo ellos deberán de hacer una evaluación crítica y objetiva de la colección documental existente a partir de criterios, materiales e intelectuales que nos permita retirar de manera temporal o definitiva una parte de los fondos con el objetivo de reorganizar los contenidos del Archivo Institucional y ofrecer un servicio mejor. La finalidad del expurgo es mejorar la calidad y accesibilidad de la colección. El expurgo se debe de entender como un proceso más de la gestión del Archivo Institucional por lo tanto los criterios que se sigan deben estar incluidos en la política de gestión del archivo recordemos que se trata, por lo tanto, de un proceso importante en la gestión del archivo. Es por eso que debe de crearse un manual para entender como deberá de trabajar el personal asignado y una vez creado la unidad dentro del Archivo Institucional. Debe de plasmarse lo correspondiente a las actividades a realizar y los procesos que tendrán que realizarse dentro del mismo y varios formatos de uso.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Propuesta para la unidad de Expurgo Secretario de Estado en El Despacho de Educación MAE

Secretaría General

Servicio Legales

Denuncias

Cooperación Externa

Archivo Institucional

Computo y Acuerdo

Asistencia Técnica

Recepción de Documentos

Archivo de Secretaria General

Area de Digitalización

Expurgo

Dirección

Centro Documental

Archivo RRHH Docente

Archivo RRHH

Microfilm

Administrativo

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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LOGROS 

Ahorro de espacio y dinero en encuadernaciones, reparaciones, estanterías, ficheros suplementarios y otros gastos indirectos de mantenimiento.



Ahorro de tiempo para el/la usuario/a y para el/la responsable del Archivo Institucional.



Es más difícil localizar o colocar un libro en estanterías demasiado llenas y con el expurgo se liberan estantes.



Actualización de los fondos y en consecuencia, mayor fiabilidad de la información porque solo así se conserva la documentación que es de valor relevante para la Secretaría de Educación



Su realización periódica permite tener información que es importante y deshacerse la de poco valor. La cual será de gran utilidad.



Gracias al proceso del expurgo se elimina la existencia de ejemplares duplicados que no reportan ninguna ventaja

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PROCESOS QUE REALIZA UNIDAD DE EXPURGO

IAIP T.S.C Procuraduría de la republica ANH Asesor legal Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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03.CERTIFICACION, REGISTRO DE TITULO y CONSTANCIA

DE DOCUMENTOS Objetivo: Justificación: Alcance: Personal que interviene: Política o normas de operación:

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Descripción Narrativa:

MATRICES DE RIESGO

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación se detalla los puestos que trabajan en el Centro Documental de Expurgo No 1 2

Puestos que existen en la unidad Coordinador de la Unidad Oficial del expurgo Coordinador de la unidad

1

Descripción del Puesto Coordinador de la Unidad

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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2

3

Es el jefe de la unidad, el responsable ante las autoridades competentes para la toma de decisiones. Y velar por el buen funcionamiento de la Unidad de expurgo Perfil del Puesto  Licenciado en cualquier carrera de ciencias sociales o haber cursado el 70%  Experiencia en puestos administrativos, también en el área de docencia y en parte legal.  Manejo de sistemas informático.  Criterio de análisis Habilidades y características deseables que debe tener todo coordinador 

Habilidad de delegar funciones

  

Facilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria. Gerenciar sistemas de información. Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, de expurgo. Investigar temas propios de expurgo que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina. Facilidad para el procesamiento y entrega de información. Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales. Capacidad de investigación.

       4

Responsabilidades:  Planear y proponer los programas de trabajo Departamento en función de las necesidades.

del



Dar cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional.



Organizar, dirigir y evaluar el cumplimiento de metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos.

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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 5

Realizar los informes mensuales, trimestrales.

Funciones: 

Elaborar planes y programas de trabajo que den como resultado la satisfacción de las necesidades de los usuarios.



Proponer y promover la mejora continua en los procesos de organización de expurgo.



Evaluar los servicios del Departamento.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Elaborar y gestionar propuestas para la capacitación y desarrollo del personal.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Oficial de Expurgo 1

Descripción del Puesto Oficial de Expurgo

2

3

Son los responsables de colaborar y apoyar al coordinador de unidad, asistiéndolo en cualquier necesidad. Y haciendo su trabajo Con excelencia. Perfil del Puesto  Título de egresado de educación media  Conocimiento en la rama de la expurgo  Manejo de sistemas informático. Habilidades y características deseables que debe tener todo oficial  Facilidad, razonamiento abstracto y memoria.

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       4

5

Manejo de sistemas informáticos. Investigar temas propios del área de expurgo que permitan aportar conocimientos. Facilidad para el procesamiento y entrega de información. Capacidad de observación, análisis y síntesis. Iniciativa y orden. Disposición para el trabajo en equipo. Facilidad para las relaciones interpersonales.

Responsabilidades:  Cumplir con las funciones propiamente de la unidad. 

Hacer cumplir las metas y actividades a través de los controles y procedimientos establecidos con la finalidad de garantizar el logro de los objetivos.



Realizar los informes mensuales.



Obedecer inmediato.



Hacer certificaciones, constancias y oficios.

todas

las

disposiciones

del

Coordinador

Funciones: 

Colaborar con el trabajo.



Participar en la evaluación del desempeño del personal.



Mantener al tanto de los avances que se registran en materia de ciencias y tecnologías de la información.



Atender y participar en las reuniones de trabajo.



Deberá realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En conclusión el Área de Expurgo es necesario crearla por el servicio que prestara en beneficio de mejor control de calidad y buen manejo del espacio físico dentro del Archivo Institucional. Será necesario de dotarlo de todos los implementos necesarios para que funcione. Se le de todo el apoyo necesario. Recomendamos el apoyo total de parte de las autoridades en la creación del área de expurgo en beneficio de Archivo Institucional . Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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Bibliografía http://www.multitecsa.es/servicios/gestion-de-archivos/expurgo.html

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MANUAL DE PROCESOS DE LOS

ARCHIVOS DE GESTION DE LAS UNIDADES DE LA SEDUC, DIRECCIONES Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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ARCHIVOS DE GESTION DE LAS UNIDADES, DIRECCIONES DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES, DISTRITALES, CENTROS EDUCATIVOS DE LA SEDUC

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DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES,DISTRITALES Y CENTROS EDUCATIVOS INDICE GENERAL INTRODUCCION VISION MISION ANTECEDENTES DIAGNOSTICO DAFO/FODA OBJETIVOS METODOLOGIA SERVICIOS QUE PRESTA JUSTIFICACION DEL MANUAL ESTRUCTURA ORAGANIZATIVA LOGROS PROCESOS Aclaración 1.- Descriptor Documental 2.- Proceso de archivamiento de la documentación digital 3.- Libros de controles. 4.- Proceso de archivamiento físico de documentos de gestión menor de 5 años. 4.1.- Rotulación de Leitz y Cajas de los fondos Documentales existentes. 4.2.- Inventario de la Documentación dentro de Leitz y Cajas 4.3.- Rotulación de estantes de los fondos Documentales existentes. 4.4.- Proceso de foliación en los documentos 5.- proceso correcto de archivamiento en cajas de documentos mayores de 5 años. 6.- Proceso de Archivamiento de Expedientes de Empleados 7.- Proceso de archivamiento de cheques, talonarios de recibos y f-01 8.- Proceso de archivamiento de Documentación Legal MATRIX DE RIESGOS

PAG. 4 PAG. 4 PAG. 4 PAG. 5 PAG. 6 PAG. 7 PAG. 8 PAG. 8 PAG. 9 PAG. 9 PAG. 10 PAG. 11 PAG. 1 2 PAG. 13 PAG. 14 PAG. 16 PAG. 18 PAG. 25 PAG. 24 PAG. 26 PAG. 27 PAG. 28 PAG. 35 PAG. 37 PAG. 38 PAG. 39 PAG. 40

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ARCHIVO INSTITUCIONAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DE PUESTOS SUGERENCIAS Y CONCLUSIONES

PAG. 41 PAG. 42

INTRODUCCIÓN Se crea el siguiente manual operativo para que las Unidades, Programas y Proyectos,

Jefaturas,

Direcciones,

Sub

Direcciones,

Direcciones

Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos puedan ir trabajando en la ordenación, clasificación de todos sus documentos. Para que mantengan toda su documentación en un orden respetando el reglamento del Archivo Institucional.

VISIÓN Que Las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos tengan toda su documentación completa, debidamente ordenada y clasificada.

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MISIÓN Para poder lograr la visión arriba ya descrita Las Unidades, Programas y Proyectos,

Jefaturas,

Direcciones,

Sub

Direcciones,

Direcciones

Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos deberán de aplicar las 5 herramientas que se mencionan en el reglamento Interno del Archivo Institucional y así lograr alcanzar el propósito ya establecido para la protección de salvaguardar el Acervo Documental.

ANTECEDENTES Debido a que en toda la Secretaría de Educación nunca ha existido un reglamento o una norma que se encargará y obligue a los empleados y/o encargados a mantener el Acervo Documental existente, en cada una de Las

Unidades,

Programas

y

Proyectos,

Jefaturas,

Direcciones,

Sub

Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos, en orden, clasificada y reguardada, se ha visto el fenómeno de que existe documentación valiosa dañada (Por efectos del clima, plagas, mal uso y manejo de la custodia), desordenada, incompletos, información de ciertas unidades en diferentes lugares. Debido a todas estas situaciones y hechos y preocupados por solventar esta situación las autoridades de la Secretaría de Educación han decidido

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apoyar la creación del Archivo Institucional, y por tal motivo se elabora las disposiciones para el buen manejo y cuidado de los fondos documentales.

DIAGNÓSTICO Las condiciones desfavorables de todos los fondos documentales existentes en La Secretaría de Educación han perjudicado el ordenamiento y salvaguarda de los mismos. También la falta de interés de parte de autoridades Anteriores era necesario regular la parte legal como ser: El acuerdo de creación y su respectivo Reglamento Interno y la creación de manuales operativos herramientas para la protección, uso y buen manejo de toda la documentación Existente. También la falta de equipo en las oficinas para hacer debidamente los procesos de archivística esto también ha contribuido al desorden actual. La falta de atención para los archivos, ha sido deplorable y por tal motivo se ha descuidado.

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DAFO / FODA UNIDAD DE LAS UNIDADES DE LA SEDUC FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Conservación del fondo • Un lugar adecuado para la documental, en sus conservación de su fondo respectivas unidades y documental lugares asignados.

DEBILIDADES AMENAZAS • Falta de equipo, materiales • La pérdida de fondo que no tengan espacio para documental ya sea por la buena conservación de los fenómenos naturales, plagas fondos documentales. al no contar con un local Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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• falta de interés de parte de las autoridades directas de los fondos documentales.

apropiado que reúna las condiciones adecuadas.

OBJETIVOS 

Proteger y salvaguardar la información que existen en cada unidad de manera adecuada para uso y consulta del personal docente, administrativo y demás usuarios.



Implementar todas las medidas de seguridad pertinentes que existen en el reglamento y en este manual para poder proteger y salvaguardar el acervo documental existente.



Mantener la información ordenada de una manera cronológica, alfabético, dependiendo de la nomenclatura, su correlativo para facilitar el uso, búsqueda y consulta.

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METODOLOGÍA Cada unidad será libre de implementar el método que más parezca conveniente según su situación real, siguiendo las normas de protección y seguridad del Reglamento del Acervo Documental.

SERVICIOS QUE PRESTA • Depuración de documentos duplicados. • Mejorar del servicio de búsqueda y consulta de la Información deseada. • La conservación y salvaguarda asegurara que la documentación se mantenga y conserve en buenas condiciones.

JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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El Manual es de uso de obligatorio para Las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos, nace como una guía metodológica para ser implementada en cada una de ellas, gracias a las directrices se podrán mantener y manejar los fondos documentales arreglados, ordenados y de fácil uso y consulta.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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LOGROS 

Fondos documentales debidamente ordenados.



Conservación correcta de los fondos documentales.



Fácil búsqueda de la información requerida.



Aprovechamiento del espacio físico adecuado para los fondos documentales.

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PROCESOS QUE REALIZARAN LAS UNIDADES DE LA SEDUC PARA LA PRESERVACION DE SUS FONDOS DOCUMENTALES.

PARA LOGRAR ESTE PROPOSITO SE HAN CREADO UNA CANTIDAD DE DOCUMENTOS O HERRAMIENTAS QUE SERAN DE APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.

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Aclaración Se informa a todas Las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos. Que se está trabajando con la unidad de USINIEH para la creación del Software Administrativo de Documentos “SAD” que será el programa que nos ayudará a digitalizar toda la documentación que se vaya generando en la Secretaría de Educación, La Secretaria General dará a conocer a partir de qué fecha se podrá implementar el software, y con la ayuda de USINIEH se darán las capacitaciones correspondientes a su manejo y uso. La metodología consistirá en que todo documento: Oficios, Oficios Circulares, Memorandums, Procesos de Licitación completos, Contratos de personal, constancias, Contrato de casetas, Contratos de alquiler, Contratos de Exclusividad, Hojas de inspecciones, documentos de ingresos y egresos, libros de controles y/o registros, contratos de construcciones, registros de cualquier actividad que genere fondos, expedientes de personal, actas y/o cualquier documento administrativo, operativo y documentos de Docentes y todo documentación legal, deberá ser digitalizado, dentro del sistema “SAD”. Cada unidad de la Secretaría de Educación tendrá acceso al sistema para subir los documentos que reciba y genere. Secretaria General cuando el Sistema Administrativo de Documentos “SAD” esté listo informara más detalles de su manejo y uso.

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1.- Descriptor Documental Es el registro metodológico de los documentos existentes en cada Departamento o Unidad de la Secretaría de Educación, con el fin de describir la funcionalidad, ¿El Porqué de la creación del documento? El uso que se le deberá de dar, las normativas porque se regulará el uso del mismo. Además, el mismo personal de la unidad nos revelará el valor del documento.

Documento “Descriptor Documental” formato el cual será utilizado en cada unidad para que puedan comprender el uso debido de los documentos que se manejan y generan en cada unidad.

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A continuación, se detalla la explicación del manejo del documento. Parte superior consiste de:

a.b.c.d.a.- Datos de referencia de la unidad en la cual se genera el documento. b.- Tipo de documento: allí debe marcarse con una “x” los tipos de documentos que se generan en la unidad, aquí se describirá el tipo de documento que se va a describir, por ejemplo: Oficio: Oficios normales, Oficios Circulares, Memorandums, Constancias. Control: Correlativos de F-01, Cheques Tramite: Licitaciones Legal: Documentos de cualquier tipo legal c.- Nombre del documento: allí se describirá el nombre del Documento que será descrito. d.- El Propósito del documento: Se detallará el propósito del uso del documento y los fines que se le dará. Parte Central del Descriptor Documental. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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e.f.-

e.- En esta sección debe de explicarse si el Documento maneja nomenclatura o maneja un correlativo además se debe describir el formato que se usa. f.- Descripción del documento:

g.-

g.- En el área de Requerimiento y normativas del documento: se debe de describir todas las reglas o normativas que regularan la creación del documento.

h.-

h.- En la parte final debe de ser firmada por la persona que elaboro el documento y la firma del jefe.

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2.- Proceso de archivamiento de la documentación digital Existe una cantidad inmensa de documentos digitales en las computadoras que son de uso oficial en la Secretaria de Educación, es por tal motivo que cada empleado de la secretaria debe de mantener su documentación digital guardada de la siguiente manera: a.- Tener una carpeta con el nombre del empleado “usuario de la Maquina” b.- Crear carpetas generales por año c.- Dentro de las carpetas por año deben de crearse carpetas por tipo de documentos digital como ser archivos de Word, archivos de Excel, archivos de Power Point, Archivos de formato PDF, Archivos digitales d.- Es mera liberalidad del empleado, además de crear una carpeta por temas o asuntos si así lo requiere o necesita en vez de hacerlo por el tipo de documento.

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3.- Libros de controles. Es responsabilidad de cada unidad, programa o proyecto llevar los libros de controles que sean necesarios, debido a que se debe de llevar un registro de del uso, manejo de toda su documentación. Se recomienda que sea un libro o cuaderno único de 400 páginas.

En la Primera página de cada libro de control se detallará lo siguiente: El suscrito director o jefe de la unidad de: (nombre completo) En las facultades que me confiere la ley por este medio autorizo el siguiente libro (de control xxxx” el cual consta de 400 paginas o folios útiles sellados y Firmados el primero y el ultimo, dado en Comayagüela Municipio del D.C. a los xx días del mes de abril del 2016. Firma, nombre completo y sello de la unidad.

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Ejemplo: En la Primera página de cada libro de control debe ser autorizado por el jefe de la unidad, el cual es el único responsable de la autorización de libros de controles para la preservación documental.

El suscrito director o jefe de la unidad de: Mantenimiento José Miguel Gonzales En las facultades que me confiere la ley por este medio autorizo el siguiente libro: Control de oficio el cual consta de 400 paginas o folios útiles sellados y Firmados el primero y el ultimo, dado en Comayagüela Municipio del D.C. a los 16 días del mes de abril del 2016. Firma, nombre completo y sello de la unidad

José Gonzales Jefe de Mantenimiento

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Ejemplo del libro de correlativo de oficios.

Además, se pueden hacer libros de control de cualquier otro tema siempre y cuando sea necesario:

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Se pueden Crear cualquier cantidad de Libros de control que se necesitan en la unidad. Libros para oficios Libros para oficios circulares Libros para memorandus Libros de constancias Libros de controles Libro de entrega de correspondencia Libro de creación de informes Libro de licitación de controles Libros de visitas a la unidad y detallando el porqué de la visita y quien lo atendió.

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4.- Proceso de archivamiento físico de documentos de gestión menor de 5 años. Debido a la gran cantidad de archivos existentes en Las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos toda documentación que tiene menor de 5 años debe de clasificarse, ordenarse, estar rotulada, inventariada y en lugares apropiados, además de ser protegida siguiendo las siguientes recomendaciones: Sección primera 1.- Años Empezar a clasificar la documentación por años

2.- Clasificación Orgánica, por temas o organizaciones. Se debe de separar la correspondencia dependiendo de la unidad que la genera o envía y también cuando se dé respuesta mediante oficio o contestación la documentación.

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O por: el tipo de documentos que se generan o usan, también puede clasificarse por entidades con las cuales se tienen relación.

3.- Clasificación de correspondencia recibida y enviada Una vez teniendo clasificado la correspondencia por las unidades que existen, ahora se debe de proceder a separar o clasificarla.

4.- Después se clasificará dependiendo del asunto o la función de los documentos

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Dentro de lo Leitz se debe de separar los diferentes tipos de documentos con separadores. Y debidamente rotulados.

En las unidades también existe este fenómeno:

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4.1.- Rotulación de Leitz y Cajas de los fondos Documentales existentes. Tanto las Cajas y los Leitz que contienen fondo documental debe de estar rotuladas respetando el siguiente formato: Tipo de letra: Century Gothic en negritas

a.- Logo de la Secretaría b.- Detallar la Unidad, Dirección, Jefatura c.- Describir el año del documento d.- Describir los meses e.- Describir los tipos de documentos dentro del Leitz o caja f.- Describir la numeración correlativa de aquellos documentos si lo tienen. g.- Cuando Existan documentos que abarquen más de un Leitz o una Caja se debe describir cuantos tomos son del mismo documento. H.- Al final del Año cuando se realice el inventario de todos los Leitz y cajas con documentación de cada unidad podrán poner la numeración dependiendo a su conveniencia como ser: solo enumerar de uno hasta el último, o detallarlo de la siguiente manera. 1/112 y detallarlo en correlativo. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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4.2.- Inventario de la Documentación dentro de Leitz y Cajas Además se debe de inventariar los documentos existentes, que se encuentran en cada caja y leitz, ese inventario debe de realizarse después de dos meses después de lleno. En cada Leitz y caja, después de un tiempo prudencial 2 meses Debe De hacerse un listado que Contenga un inventario de los documentos dentro de leitz o caja Firmado por el jefe de la unidad y la persona que elaboró el listado.

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4.3.- Rotulación de estantes existentes.

de los fondos Documentales

Tanto las cajas y los Leitz estarán ya rotulados también es importante que los estantes estén enumerados y detallados el contenido que tienen. Además, es importante la revisión continua de los mismos, se deben de asear periódicamente para quitar el polvo, también debe fumigarse tres veces al año. Las áreas de espacio deben estar sin documentación en el piso. Deben estar libres los pasillos, por cualquier emergencia, además se deben evitar plagas como los ratones y cucarachas. Y se debe respetar el formato de identificación de Leitz y de cajas dado en el inciso o proceso # 4.

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4.4.- Proceso de foliación en los documentos Folio: Es una hoja Foliar: Acción de enumerar las hojas (Folio, o páginas del documento). Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. La Foliación es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios o páginas, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. Paso número 1 se revisa el documento para ver cómo está su condición y cuantas paginas está formado. Se quita todo material metálico como ser grapas, clips, ganchos, fasteners, y hules para proceder a foliarlos.

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Paso número 2 se procede a foliar todas las páginas del documento, desde la primera hasta la última. En números en el lado derecho del documento en la parte superior.

Después de Foliarse todo el documento debe de meterse en una carpeta o folder.

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La foliación es muy importante en todos los casos de la organización de archivos, su principal finalidad: * tener identificados la Cantidad de los folios o paginas existentes. Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de documento puede tener foliación (Inventarios, guías, catálogos).

Requisitos para la foliación: 1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. 2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. 3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. 

Materiales para la foliación:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento para la foliación de documentos:

Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc. que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. 8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. 9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado. 10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. 11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos, debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. 13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación. 14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). 16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. 17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. EL documento del Instrumento de Control se realizará en el Archivo Institucional.

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5.- proceso correcto de archivamiento en cajas de documentos mayores de 5 años.

La transferencia de documentación en las cajas o sea documentación mayor de 5 años de todas las unidades. El remitente deberá asegurarse de que la documentación a transferir y la documentación en custodia se encuentre en las condiciones adecuadas de conservación e instalación, comprobando, al menos, los siguientes aspectos: a) Los documentos deberán estar completos, sin que falte ninguna página, deberán foliarse. b) Deberán estar libres de clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de metal, carpetas colgantes, archivadores de anillas o cualquier otro elemento que pudiera afectar a su conservación. Cada documento o expediente se colocará en una carpetilla o folder de cartulina o papel. c) Se destruirán en la propia oficina todos los documentos duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales y sólo en el caso de que éstos no existan, se conservará la copia. Los documentos objeto de transferencia deberán ser, por tanto, originales o copias únicas y organizados de acuerdo a los procedimientos estipulados al efecto. Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104

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d) Toda la documentación irá introducida en cajas archivadoras de cartón normalizadas, según el modelo establecido por el Archivo Central. En el caso de que haya que transferir documentación de dimensiones especiales, como planos, carteles, etc., o bien en soportes diferentes del papel, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el Archivo. e) Cada caja incluirá solamente la documentación relativa a una misma serie documental, (Ejem. Si son cheques, solo cheques deben ir, si es correspondencia solo correspondencia) no debiendo mezclarse en una misma caja archivadora documentos pertenecientes a series documentales distintas. A menos que toda la documentación de la unidad se pudiera guardar o trasladar en una solo caja es allí donde se pondría una etiqueta de documentación varia. Toda caja debe estar etiquetada y rotulada respetando el formato en este manual inciso o proceso # 4, además con su lista de inventario dentro de las cajas También es conveniente que ningún expediente o documento quede dividido en dos o más cajas, pero si no fuera posible, esta circunstancia se señalará claramente en la relación de entrega, detallando los tomos. f) La cantidad de documentación incluida en cada caja será la justa y suficiente para evitar que la misma se doble o se enrolle, pero a su vez debe permitir su extracción con comodidad y sin provocar deterioro. g) Todas las cajas archivadoras (unidades de instalación), sea cual sea su formato, se identificarán únicamente con un número correlativo y el formato standard (del 1 en adelante, de acuerdo con el número total de cajas que compongan la transferencia) Es responsabilidad de la Unidad remitente la integridad de la documentación contenida en las cajas y su concordancia con la información que figura en la Relación de Entrega.

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6.- Proceso de Archivamiento de Expedientes de Empleados Todas las Unidades Programas y Proyectos, Direcciones Distritales, Departamentales, Municipales y Centros Educativos deberán de tener un archivo de los expedientes de todos sus empleados actualizados, deben de estar conformados por:  



Curriculum Vitae actualizado con sus respectivos Títulos y Diplomas. Permisos (oficiales y personales), hojas de vacaciones, incapacidades, asensos, licencias con y sin goce de sueldos, traslados, permutas, su acuerdo de nombramiento o contrato, permisos por estudio etc. Todos los expedientes deben de ser guardados en base a su número de identidad. Debido a que en Honduras se está estandarizando a nivel nacional el número de Identidad para cualquier Trámite.

Se permitirán que se manejen sistemas de control de inventario por los nombres y apellidos de manera alfabéticamente para su rápida búsqueda. Detallado de la siguiente manera: No 1 2 3 4

Nombres Alfredo José Azucena Bayron Carlos Miguel

Apellidos Suarez Martínez Torres Vaca Flores

Identidad 0801-1987-29122 0602-1964-03391 1101-1964-12322 1207-1956-01222

Se aclara que para los archivos de Docentes y Recursos Humanos deben de actualizarse los archivos de todo el personal basado en el número de Identidad. Debe de recordarse que las autoridades actuales de estas subdirecciones están trabajando para que esta meta se cumpla.

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7.- Proceso de archivamiento de cheques, talonarios de recibos y f-01 Toda documentación que se maneje por correlativo como ser: Cheques. Talonarios Tesorería

de

Recibo

de

la

F-01 pagos de tesorería mediante SIAFI Tarjeta de kardek o bodegas Entre otros similares deberán de ordenarse respetando su correlativo numérico, separándolo por meses de mayor a menor. Los f-01 también podrán clasificarse primero por año, después por su objeto de gasto queda a disposición del encargado de archivo la manera como debe de tenerlos en custodia. Por si él los quiere mantener por correlativo.

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8.- Proceso de archivamiento de Documentación Legal La documentación Legal. Toda la documentación, expedientes debe de estar foliado completamente. Además, se debe manejar un libro de control de expedientes por el tipo de caso y detallar en que unidad está asignado el expediente y si es necesario el abogado que lleva el proceso. deberá de clasificarse y ordenarse dependiendo de tipo de caso. Es mera liberalidad de los jefes de áreas legales de la Secretaría de Educación coordinar con el personal de sus áreas, para buscar las opciones más favorables para mantener en orden todo su acervo documental. Deberán de informar al archivo Institucional detallando el proceso que llevarán a cabo. Se Recomienda que todo proceso puede archivarse por el tipo de caso. Expedientes de Demandas Laborales Administrativos Apelaciones o Impugnaciones Indemnizaciones Pagos de Salarios Reintegros Solicitud de Nombramientos Devolución de Plazas Expedientes Legales Personerías Jurídicas Denuncias Licitaciones Públicas Exoneración de Impuesto de Ventas Recurso de Reposición Nulidad de un Acto Citaciones Etcs.

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MATRICES DE RIESGO Matrices de Riesgos del Archivos de Gestion de todas las Unidades de la SEDUC Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: • Proteger y salvaguardar la información que existen en cada unidad de manera adecuada para uso y consulta del personal docente, administrativo y Unidad: Unidades, Programas, Proyectos, Jefaturas, Direcciones Departamentales, demás usuarios. • Implementar todas las medidas de seguridad pertinentes que Distritales, Municipales y Centros Educativos existen en el reglamento y en este manual para poder proteger y salvaguardar el Proceso: del Manejo y Proteccion del Acervo Documentales acervo documental existente. 1 de Septiembre del 2016

No.

ACTIVIDAD

Proteger los archivos de Gestión 1 menor de 5 años Proteger los archivos de Gestión 2 mayores de 5 años

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

P

Poco interés de las unidades en ordenar y clasificar la documentación Poco interés de las Unidades en preparar la documentación que tienen mayor de 5 años

I

VTR

3

4

12

3

4

12

ACTIVIDADES DE CONTROL Capacitar a todas las unidades y supervisar los avances Capacitar a todas las unidades y supervisar los avances

RESIDUAL RANKING 4

1

4

2

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación, se detalla los puestos responsables para cuidar, preservar, ordenar, catalogar y salvaguardar el acervo documental de sus respectivas unidades, siguiendo y hacer cumplir las normativas ya establecidas dentro del Reglamento del Archivo Institucional Acuerdo 1276-SE-2016, Articulo 10. No 1

2

Puestos que existen en la unidad Directores, jefes, coordinadores, Directores Departamentales, Directores Distritales, Municipales y de Centros Educativos, Gerentes de negocios, Secretarios Oficial del archivo de la unidad

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En conclusión, Las Unidades, Programas y Proyectos, Jefaturas, Direcciones, Sub Direcciones, Direcciones Departamentales, Distritales, Municipales y Centros Educativos deberán de comprometerse a hacer todo lo posible para salvaguardar, conservar, ordenar, clasificar su acervo Documental, siguiendo el reglamento y el manual de los archivos de gestión. Los Archivo de gestión: antes de transferir los documentos, se limpiarán los expedientes de copias, duplicados e impresos innecesarios, así como de grapas, clips y cualquier otro elemento que pueda perjudicar su conservación. Se debe de Recordar que todo archivo, fondo documental debe de clasificarse en archivos de gestión aquellos documentos menores de 5 años y los archivos mayores de 5 años deben de estar en cajas debidamente libres de materiales metálicos y hules y separados en folders debidamente foliados. Con su inventario de documentos respectivo en la caja. Se sabe la precariedad económica actual que se encuentra actualmente toda La Secretaría de Educación, pero con la iniciativa de las autoridades de cada fondo documental y los pocos recursos con lo que cuenta puede tomar medidas para su cumplimiento.

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