Manual De Procesos Y Procedimientos.pdf

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A.

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A.

TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO Pág. 1. RESUMEN

7

2. INTRODUCCIÓN

9

3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

11

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

11

3.1.1. DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA

11

3.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

12

3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

13

4. DELIMITACIÓN

14 1

5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

15

6. JUSTIFICACIÓN

17

7. MARCO REFERENCIAL

18

7.1. MARCO TEÓRICO

18

7.2. MARCO CONCEPTUAL

34

7.3. MARCO LEGAL

35

7.4. MARCO SOTUACIONAL

37

8. DISEÑO METODOLÓGICO

48

8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

48

8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN

48

8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA

49

8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS

50

9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA 51 9.1. DISEÑO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

52

9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

52

9.1.1.1. MISIÓN Y VISIÓN

52

9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

53

9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS

54

9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO

56

9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN

57

9.1.3. ORGANIGRAMA

64

9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

71

9.2.1. MAPA DE PROCESOS

71

9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO

79

9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

81

9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES

85

9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

87

10. CONCLUSIONES

101

11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

106

12. BIBLIOGRAFÍA

114

13. ANEXOS

115

2

LISTA DE FIGURAS

pág. Figura 1.

Proceso Administrativo

19

Figura 2.

Fase de Planeación

21

Figura 3.

Fase Organización

28

Figura 4.

Fase de la Dirección

31

Figura 5.

Fase de Control

33

Figura 6.

Empleados de la empresa

42

Figura 7.

Empleados por género

43

Figura 8.

Empleados por sucursal

44

Figura 9.

Áreas de la empresa

45

Figura 10-

Empledos por áreas

46

Figura 12.

Relación entre las áreas de la empresa

47

Figura 13.

Distribución general de bodegas y oficina

59

Figura 14.

Distribución de oficinas

60

Figura 15.

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual)

64

Figura 16.

Organigrama por funciones

66

Figura 17.

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1)

68

Figura 18.

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2)

69

11.

3

LISTA DE CUADROS

Pág. Cuadro 1.

Variables de la investigación

50

Cuadro 2.

Variables y su estado

51

Cuadro 3.

Cambios sugeridos organigrama por funciones

67

Cuadro 4.

Mapa de procesos

71

LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo A.

Diagramas de Flujo

115

Anexo B.

Manual de Procesos y Procedimientos

249

Anexo C.

Manual de Funciones

502

4

1. RESUMEN

La práctica empresarial nos permite aún como estudiantes el vivenciar de manera más cercana a la realidad los procesos adelantados en las diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra economía, lo que nos permite poner en practica los conocimientos previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a través de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo de las empresas y están continuamente actualizando la información que nos imparten.

A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimiento del avance de las mismas, es posible decir que aún hoy en día podemos encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades, dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la productividad planeada, sin tener en consideración factores tan importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las actividades asignadas y los factores que les motivarían a desempeñar de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.

El problema para un empresario empírico en muchas ocasiones radica en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la administración de los recursos tanto físicos como humanos, así como el interés innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar laboral de sus colaboradores.

5

SUMARY

The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way nearest to the reality the processes advanced in the different companies corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in practice the previous knowledge acquired in our learning process developed to the interior of the university classrooms, guided by our directors and entities of support represented in our teachers, who share his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in the world of the companies and are updating constant the information that they us give.

In spite of the different administrative theories and knowledge of the advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned productivity, without having in consideration factors so important as they it are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the post(cargo), in favor of the mutual benefit.

The problem for an empirical businessman in many occasions takes root in the ignorance of the aspects related to the administration of the resources so much physical as human beings, as well as the innate interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour wellbeing of his(her,your) collaborators.

6

2. INTRODUCCIÓN

En los años 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la gestión de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente mediante la reingeniería de procesos. En la década actual, muchas han vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas veces no se traducen en rápidas reducciones de costos o en un balance general más ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos y capacidades comenzó a ganar aceptación como un medio para obtener beneficios más rápidos. Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre cómo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos más eficientes y benchmarking del desempeño. Dado que los sistemas de información sustentan los procesos, la estandarización permite sistemas uniformes

dentro

de

las

empresas

e

interfaces

de

sistemas

estandarizadas entre diferentes firmas. Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los procesos es la división del trabajo, la cual hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. Las economías modernas están cada vez más enfocadas en aumentar la producción a través de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez más, lograr la especialización de las actividades. 7

Existen varias características de la división del trabajo que permiten que, a través de ésta, se aumente la producción de la sociedad en general, al aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos disponibles, que en muchos casos son escasos. La primera característica es la diferencia de capacidades: Cada persona posee características propias que le permiten ser mejor en algunas actividades que en otras. La división del trabajo permite que las personas se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas podrían hacer mejor. La segunda característica es el aprendizaje por medio de la experiencia: Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores técnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedería si esa persona también se ocupara de otras actividades (sería algo así como “la práctica hace al maestro”). La tercera característica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador esté dedicado permanentemente a una sola tarea evita la pérdida de tiempo por

el

paso

de

un

10

trabajo

a

otro.

3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1.1.

Diagnóstico o situación problema. Actualmente la empresa

HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la información, la línea a seguir y las funciones que se deben desempeñar en cada uno de los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que actividades realmente les compete llevar a cabo.

La organización carece de planeación estratégica que permita identificar de manera directa la misión, visión, estructura organizacional y objetivos organizacionales.

Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el desarrollo de la planeación estratégica donde se plantee el diseño de la misión, visión, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de información.

La estructuración del Manual de Funciones y Procedimientos permitirá establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados hacia la rentabilidad y la productividad.

11

3.1.2. Formulación del problema. ¿La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos contribuirá a mejorar la ejecución de las actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.

Sistematización:

 ¿La estructuración del organigrama permitirá visionar en mejor medida la conformación de la empresa?

 ¿El diseño de la misión, visión y objetivos organizacionales influirá positivamente en el planteamiento, dirección y programación de las estrategias organizacionales?

 ¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los objetivos de la empresa?

 ¿El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que facilitará la selección de personal y la designación de las actividades inherentes a los cargos?

12

3.2.

IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones requieren estar seguras de las tareas que deben desempeñar y conocer la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las cuales fueron contratadas.

El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene en

forma

ordenada

y

sistemática,

información

sobre

aspectos

organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional.

Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboración se tienen: 

Cumplimiento

de

los

preceptos

Constitucionales,

legales

y

reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos

que

desempeñen

las

personas

y

los

requisitos

y

responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la competitividad.

13



Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos de educación, capacitación y experiencia laboral.



Servir de insumo para la selección de personal en la compañía, procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.

La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para la empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de manera práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante la formación profesional.

4. DELIMITACIÓN

El estudio se desarrollará en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A, en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar según la norma ISO 9001:2000

14

5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

5.1.

GENERAL

Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.

5.2.

ESPECÍFICOS

 Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las actividades que lleva a cabo y su conformación.

 Establecer la misión y visión de la empresa como parte fundamental y prioritaria para el inicio del proceso de elaboración del manual.

 Diseñar el organigrama de la compañía para establecer el orden jerárquico y el flujo de la información.

 Realizar

sensibilización

y

socialización

de

los

objetivos

organizacionales.

 Efectuar el análisis de los cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas por cada uno de los integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.

15

 Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y estandarizarlas.

 Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la empresa HIERROS HB S.A.

16

6. JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y procedimientos es una herramienta que permite la estandarización de las actividades llevadas a cabo al interior de la organización se hace necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se carece de los elementos constitutivos de la planeación estratégica.

El problema para todo tipo de empresa radica en: ¿Cómo obtener mejores desempeños económicos y laborales?; ¿Qué variables se deben tener en cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; ¿Existe una forma indicada y precisa para alcanzar las metas?; ¿Es la motivación un factor clave que conduce al logro de los resultados esperados?; ¿Cuáles son las razones del éxito o fracaso de una organización?

Como resultado de la práctica empresarial y la investigación inherente al desarrollo de la misma, se contará con la estructuración de la planeación estratégica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la empresa Hierros HB S.A.

Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las características existentes de la empresa, su evolución, competitividad y compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos futuros.

17

7. MARCO REFERENCIAL

7.1.

MARCO TEÓRICO

PROCESO ADMINISTRATIVO

Para direccionar la organización hacia el alcance de resultados concretos de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo, desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la implementación del proceso administrativo, apoyado en la interacción de los colaboradores de todos los niveles y áreas operativas.

La aplicación del modelo gerencial administrativo implica la puesta en marcha

de

cuatro

fases

o

etapas

interrelacionadas entre sí:  Planeación  Organización  Dirección  Control

18

de

carácter

permanente

e

FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEAR

CONTROLAR

ORGANIZAR

RESULTADOS

DIRIGIR

Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.

PLANEACION

Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el costo para lograrlos. En la elaboración y formulación de planes es necesario contar con información de carácter interno y externo que permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos específicos.

19

ORGANIZACIÓN

Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos trazados y alcanzar los resultados propuestos. Consiste en la definición y ubicación de estructuras orgánicas, identificación de los grandes procesos (estratégicos, operativos, de apoyo) corporativos, división del trabajo, creación de cargos, número de personas ideales a vincular, asignación de funciones y procedimientos, establecimiento

de

perfiles

ocupacionales,

responsabilidades

y

competencias, y generación de recursos de dotación

DIRECCION

Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecución del día a día, la realización de los planes y programas propuestos, el cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Básicamente consiste en poner en acción todo lo que se ha pensado y definido con anterioridad, de manera coherente y sistemática.

CONTROL

Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante toma oportuna de decisiones. 20

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

LA FASE DE PLANEACIÓN. Fase que se enfoca hacia:



Toma anticipada de decisiones.



Selección de un curso de acción entre varias opciones



Definición anticipada de objetivos.

En la definición anticipada de objetivos se presentan dos momentos básicos: Un momento conceptual o de definición de identidad, y un momento instrumental u operativo. FIGURA 2: FASE DE PLANEACIÓN PLANEACIÓN

FASE OPERATIVA

FASE CONCEPTUAL

Elaboración planes Programas de trabajo Proyectos concretos Objetivos Metas Cronogramas Presupuestos

Misión Visión Estrategias Políticas Valores Principios Objetivos

RESULTADOS

Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.

21

FASE CONCEPTUAL: Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:

MISIÓN. Identificación de la razón de ser de la organización, su radio de acción (local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el grado de desarrollo tecnológico y sus principales fortalezas o cualidades. El planteamiento de la misión debe permitir el entendimiento claro de las características fundamentales de la organización a las personas.

VISIÓN.

Señala los objetivos o propósitos que la organización quiere alcanzar en un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y debe ser concreto, estimuladora de la acción y del compromiso.

POLÍTICAS DIRECCIONADORAS:

Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las áreas y puestos de trabajo. Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la acción de los diferentes colaboradores en su actuación cotidiana.

22

Delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean consistentes y contribuyan tanto a la definición como al logro

de

objetivos. Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboración de un plan y delegar autoridad sin perder el control.

ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.

Planes de acción que permiten esbozar la forma correcta de utilización de los recursos, aún en la presencia de obstáculos; involucra la organización como un todo a través del tiempo, dentro de su ambiente..

La Estrategia tiene como propósitos los siguientes:



Asegurar el éxito en la realización de proyectos.



Superar los obstáculos y garantizar la supervivencia de los procesos.



Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados, producto de la reflexión.



Crear nuevas formas de solución que den respuestas a circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se puedan resolver.

23

Pueden manejarse de dos maneras diferentes:

COMO IDEA GENERAL: Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la visión, partiendo de la respectiva misión, y dar respuesta efectiva a los retos planteado en el tiempo. Orienta el programa general de acción y de trabajo y presupone el despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados, cumpliendo con los objetivos formulados. Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitación oportuna, la calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la información, la seguridad en los vehículos, la disminución de los costos, dependiendo del contexto en que se manejen.

COMO IDEA PARTICULAR: Selección de un curso específico de acción, orientado a la mejor utilización de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa más viable entre varias disponibles. Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia más puntual: logro de una meta o de una acción particular.

RESULTADOS ORGANIZACIONALES. Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualización como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir actos fallidos.

24

Los resultados pueden referirse a cualquiera de las áreas funcionales de la Organización: administración, finanzas, aspectos legales, parque automotor, prestación del servicio, personal, instalaciones físicos, posicionamiento externo, etc.

OBJETIVOS.

Blanco a alcanzar con el fin de que la organización cumpla sus metas. Pueden plantearse de carácter permanente o puntual DE CARÁCTER PERMANENTE: Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la organización. DE CARÁCTER PUNTUAL: Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado (mediano y largo plazo).

META:

Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo específico más corto, dentro del periodo que abarca el Plan. En este término se resumen los propósitos, la misión y los objetivos de la organización.

25

VALORES

Código de conducta general que deben adoptar y poner en práctica todos los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez, tolerancia, respeto, solidaridad.

PRINCIPIOS.

Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la Organización, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.

PROPÓSITO: El Propósito de una Organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que opera.

OPERACIONALIZACIÓN DE LA PLANEACIÓN.

La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los OBJETIVOS definidos en categorías conocidas como PROYECTOS, los que también se agrupan según su afinidad en categorías más amplias denominadas PROGRAMAS.

26

EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN.

Está

constituido

por

el

conjunto

de

programas

articulados

coherentemente. Según su enfoque puede denominarse de diferentes maneras: DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.

ESTRATÉGICO. Se enfoca en la obtención de resultados en el mediano y largo plazo. DE INVERSIONES. Señala la forma en que se invertirán los recursos económicos asignados, disponibles, o necesarios.

TÁCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo más cortos.

27

LA FASE DE LA ORGANIZACIÓN.

En esta fase se define la distribución de las actividades entre los colaboradores de la compañía. FIGURA 3: FASE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN

FASE OPERATIVA FASE CONCEPTUAL

Estructura orgánica Procesos Procedimientos Plan de cargos Planta de personas Funciones Competencias Normalización Aseguramiento Dotación

División del trabajo Especialización Coordinación Supervisión Eficiencia Eficacia Niveles jerárquicos Comunicación Información

RESULTADOS Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.

Consiste en la identificación y diferenciación de los macroprocesos estratégicos, operativos y de apoyo, división del trabajo, creación de cargos, asignación de funciones y procedimientos, responsabilidades y competencias y recursos de dotación a suministrar.

28

En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente evidenciadas las áreas funcionales: 

Comercial



Técnica



Talento Humano.



Legal



Logística



Financiera y económica.

Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.

Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente definidos los criterios y pautas concernientes a:



División del trabajo



Especialización de funciones, procedimientos y tareas.



Los modelos de coordinación y supervisión empleados.



Las necesidades concretas de información y de comunicación entre grupos y personas



Los niveles de jerarquía o las formas de liderazgo a implementar.



Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.

29

LOS PROCESOS

La administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos: 

Contar con formas organizativas ágiles



Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos



Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos



Revisar

y

actualizar

permanentemente

los

procedimientos

establecidos 

Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas, previo análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos.



Establecer y trabajar con indicadores.



Hacer aseguramiento de calidad, con políticas de mejoramiento continuo y normas de calidad.

LOS PROCEDIMIENTOS

Descripción en forma detallada y secuencial de la manera en que deben ser llevadas a cabo las actividades.

LOS MANUALES DE FUNCIONES

Sistematizan

la

información

sobre

los

diferentes

aspectos

organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Describe cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la organización. Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por parte de los dirigentes de la organización de las actividades desarrolladas 30

por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de autoevaluación de los logros obtenidos.

LA FASE DE LA DIRECCIÓN

Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organización hacia el empoderamiento y facilitación. FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIÓN CONOCIMIENTO DE OBJETIVOS

DIRECCIÓN

LIDERAZGO EJERCIDO TRABAJO EN EQUIPO

EMPODERAMIENTO

COMUNICACIONES EFECTIVAS

RESULTADOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CAPACITACIÓN IMPARTIDA

Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.

31

Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos fundamentales para la efectiva ejecución del día a día, como son:



El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.



Altos niveles de liderazgo.



Trabajo en equipo.



Comunicaciones adecuadas.



Efectivos sistemas de información.



Empoderamiento personal y colectivo.



Capacitación y mejoramiento continuo.

LA FASE DE CONTROL

Etapa de implementación de herramientas para el seguimiento y desarrollo de las actividades de la organización.

32

FIGURA 5: FASE DE CONTROL CONTROL

FASE OPERATIVA Cumplimiento a metas y objetivos Logro de resultados Procesos en ejecución, su logística, aseguramiento Manejo de indicadores Estructura organizacional adoptada Ambiente organizacional existente Resultados económicos y financieros Aspectos físicos Medidas correctivas

RESULTADOS

Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.

Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas estrategias.

33

7.2.

MARCO CONCEPTUAL

Diagnóstico Es un proceso de construcción de conocimiento, estructurado, reflexivo y crítico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y transformar los hechos de un determinado proceso o situación de lo social.

Empresa u Organización Es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus representantes.

Estrategia Forma de distribuir recursos, configuración de objetivos a largo plazo, conjunto de políticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales. La conceptualización de cómo alcanzar los objetivos deseados en una situación conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en este caso, cuando y cómo, y la forma de lograr la máxima efectividad en un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la distribución práctica, adaptación y aplicación de los medios disponibles para alcanzar los objetivos deseados.

Mercado El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y vendedores. En contraposición a una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. 34

Trabajo Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una persona natural ejecuta permanente y conscientemente para sí o al servicio de otra.

Ventaja Competitiva En marketing y dirección estratégica, la ventaja comparativa es una ventaja

que

una

compañía

tiene

respecto

a

otras

compañías

competidoras. Característica única de una empresa o producto que la hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores obtenida por ofrecer precios más bajos a los consumidores por proporcionarles a estos más beneficios que justifiquen precios más altos.

Código de comercio Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles.

7.3.

MARCO LEGAL

Para las ferreterías son aplicables los principios de la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en las convocatorias, así mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantías y de los artículos del Código de Comercio.

Las Ferreterías deben ajustarse a las siguientes normas para la presentación de licitaciones:

35

1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 2. Normas pertinentes del Código de Comercio y del Código Civil, en lo no previsto por las disposiciones anteriores. 3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones. 4. Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del contrato le sean aplicables. 5. Las propuestas que se presenten. 6. Los demás documentos que se produzcan durante el proceso de selección.

CÓDIGO DE COMERCIO CAPITULO II. DEBERES DE LOS COMERCIANTES ARTICULO 19. Es obligación de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y 6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

36

7.4.

MARCO SITUACIONAL

HIERROS HB S.A

LA RAZÓN DE SU NOMBRE

Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores José Bertulio Pérez Gómez y Hernando Frías. HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y venta de material para construcción (Hierro, PVC, Eternit, Cemento, Láminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)

HISTORIA La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA), con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuantía, en las instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 Nº 34-34 de la ciudad de Pereira (Risaralda), siendo el señor Bertulio el Gerente y acompañado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde ese mismo año la empresa se preocupó por invertir en infraestructura y equipos para brindar mayor satisfacción a sus clientes. Para el primer año y dada las necesidades detectadas por los socios debido a la creciente demanda generada por la expansión del mercado 37

a otras regiones del país, se procedió a sistematizar la empresa y a vincular nuevo personal; dos años después se compraron dos camiones para mejorar el servicio de entrega de la mercancía haciéndola más eficiente.

En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquirió un lote ubicado en la calle 9 Nº 7A-60 La Badea, Dosquebradas (Risaralda) donde se inició la construcción de la bodega, que en el año 1997 pasó a ser la sede principal de la empresa. Allí se colocó un puente grúa que permitió mayor eficiencia en el almacenamiento y despacho de la mercancía, y se amplió el espacio de las oficinas para el personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.

LA SUCURSAL DE BOGOTÁ… Debido a la creciente demanda se detectó la necesidad de abrir un nuevo punto de venta, razón por la cual se optó por la ciudad de Bogotá, ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo industrial, gran infraestructura, estratégica posición geográfica, y por la conveniencia de los socios ya que uno de ellos residía en esa ciudad, así se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogotá el 11 de febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento. En el año 2000 se efectuó la inversión en tecnología representada en la compra de un carro montacargas, una máquina enderezadora de chipa,

38

un circuito cerrado de televisión, a fin de incrementar la eficiencia y seguridad de la empresa.

SUCURSAL DE CALI… Para el año 2002, el 9 de octubre, se constituyó la sucursal de Cali. Por iniciativa y visión del gerente José Bertulio, su conocimiento de la ciudad, la ayuda de un amigo, y la información suministrada sobre al posibilidad de acceder a ese mercado se decidió establecer una sucursal en esa ciudad. Inicialmente se ubicó en una zona industrial, allí funcionó por casi dos años, pero era una bodega pequeña y arrendada por lo que se generaban

sobrecosto.

Por

ofrecimiento

de

los

terrenos

de

parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedió a la compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicación. Las actividades se iniciaron en la bodega y con un puente grúa. Para el año 2006 se efectuó la compra y adquisición de dos puente grúa y la importación de una máquina para figurar el hierro. Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 años). En estos momentos la sucursal de Cali es la más tecnificada y la administración está a cargo del señor Hernando Frías.

39

CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOTÁ… Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y descargue de la mercancía y la poca flexibilidad que este local ofrecía, la sucursal de Bogotá fue trasladada a una bodega localizada en el sector de Fontibón donde igualmente se paga renta, este cambio ha repercutido notablemente en el índice de ventas que reporta la sucursal tendiendo a la baja. Se realizó la compra de un terreno en el mismo sector pero aún no se inicia la construcción de las instalaciones. ALGO MÁS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA. Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital humano está conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres. EN LA ACTUALIDAD… Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento a nivel nacional en la comercialización de material para la construcción, además posee el capital económico y humano que permite ofrecer a sus clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor atención, asesoría, respaldo técnico y eficiencia en las entregas. El recurso humano con el que cuenta la empresa está conformado por 111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las áreas administrativa, comercial y operativa. En este momento la empresa realiza las importaciones de material relacionado principalmente con hierro a través de sucursal de Bogotá. 40

Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de Cali es la que está reportando mayores ventas al día de hoy.

CARGOS: Gerente.

Auxiliar de inventario.

Subgerente.

Cajera.

Director comercial

Mensajero (Cobrador).

Director de cartera.

Asesor Comercial.

Auxiliar Contable.

Jefe de bodega.

Nómina.

Auxiliar de bodega.

Auxiliar General.

Conductor.

Secretaria.

Servicios Generales.

41

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA

FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA

# EMPLEADOS DE LA EMPRESA PEREIRA ; 35; 32%

CALI ; 42; 37%

BOGOTÁ ; 34; 31%

PEREIRA BOGOTÁ CALI

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor número de trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso humano. Se muestra un número similar para los colaboradores de la ciudad de Pereira y Bogotá.

FIGURA 7: EMPLEADOS POR GÉNERO

EMPLEADOS POR GÉNERO

MUJERES; 29; 26%

HOMBRES ; 82; 74% HOMBRES MUJERES

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa, mientras que el restante 74% está conformado por hombres, esto debido a que la mayoría de actividades son desarrolladas en el área de bodegas donde se requiere de fuerza física y existen mayores riesgos. Las mujeres realizan labores relacionadas con la administración y ventas.

43

FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL

EMPLEADOS POR SUCURSAL 32

35

# PERSONAS

30

26

24

25 20 15

11

10 8

HOMBRES MUJERES

10 5 0 PEREIRA

BOGOTÁ

CALI

CIUDAD

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

El mayor número de empleados de género masculino se encuentra situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor número de mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11. El menor número de colaboradoras mujeres se sitúa en Bogotá, 8, y el menor número de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.

44

FIGURA 9: ÁREAS DE LA EMPRESA ADMINISTRATIVA:

    

ADMINISTRATIVA

Gerente Subgerente Director Comercial Auxiliar Contable Auxiliar de Nómina

COMERCIAL

COMERCIAL:

    

OPERATIVA

Director de Cartera Asesor Comercial Cajera (o) Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador

OPERATIVA:

   

Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

A pesar de que se cuenta y se conoce la información de los cargos desarrollados al interior de la organización, hasta el momento no se había realizado una caracterización de las áreas que conforman la misma.

45

FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR ÁREA

EMPLEADOS POR ÁREA ADMINISTRATIVOS; 16; 15% OPERATIVOS; 58; 55% VENTAS ; 32; 30%

ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS

EMPLEADOS POR ÁREAS

# EMPLEADOS

30

26

25 18

20 13 14

15

10

9 10

6

6

4

5 0 PEREIRA

BOGOTÁ CIUDAD

CALI

ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao El 55 % de los empleados de la organización se concentra en el área operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el área administrativa. La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor número de colaboradores en el área Administrativa, 26 personas, presentando casi el doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para adelantar las labores administrativas.

46

FIGURA 12: RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA

ADMINISTRACIÓN

BODEGA

CONTABILIDAD

COMERCIAL

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

El flujo de la información y la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la interacción y participación de los colaboradores en los procesos desarrollados tanto en su área de trabajo como en aquella donde se maneja la información suministrada.

47

8. DISEÑO METODOLÓGICO

8.1.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Los métodos utilizados en la presente investigación son los siguientes: 

Deductivo: la primera parte de la investigación requiere un diagnóstico del actual estado de la empresa y los trabajos adelantados hacia la elaboración del manual de funciones.



Inductivo: de acuerdo a la percepción y observaciones encontradas en la etapa de diagnóstico, se plantean aportes y mejoras.



Sintético: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se estructura una adecuada Planeación Estratégica y Manual de Funciones y Procedimiento.

8.2.

FASES DE LA INVESTIGACIÓN

 Recopilación organización,

de

la su

información: conformación,

conocimiento las

de

la

actividades

desarrolladas y obtención de la información requerida.

 Diagnóstico: establecer el estado actual de la empresa y los trabajos adelantados en la elaboración del manual de funciones. 48

 Análisis de la información obtenida: se identificarán las falencias y fortalezas de la compañía.

 Propuestas: de acuerdo al diagnóstico realizado se propone el mejoramiento y la implementación de un sistema adecuado en lo pertinente planeación estratégica y manual de funciones y procedimientos a fin de que éste se adapte a los requerimientos de la organización.

 Informe: presentación del informe final con las mejoras propuestas.

Elaboración del manual de funciones y procedimientos donde se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de los cargos. Proceso

de

sensibilización

y

socialización

del

trabajo

adelantado en la organización.

8.3.

POBLACIÓN Y MUESTRA

La población seleccionada posee unas características propias las cuales van a determinar el objeto de estudio. La población son los integrantes de la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total de 36 personas.

49

8.4.

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS

CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN PROCESO

VARIABLE

RESULTADO

Misión Visión GERENCIAL

Diseño

de

la

misión,

visión, organigrama para

Organigrama

mejorar

el

direccionamiento

de

la

compañía

Compra MISIONAL

y

venta

productos

de Comercialización de los productos

Financiero Recurso humano

Contar

con

colaboradores motivados APOYO

Salud ocupacional

y comprometidos en el desarrollo

Comunicación Ambiente de trabajo

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

50

actividades

de

las

9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO VARIABLES

ESTADO Es deficiente en cuanto al desconocimiento de los factores administrativos e importancia

DIRECCIONAMIENTO

del papel a desempeñar por cada uno de los colaboradores

MISIÒN

No se encuentra diseñada

VISIÓN

No se encuentra diseñada Aunque existe diferenciación de los cargos e

ORGANIGRAMA

información, no se cuenta con este, algunos de los colaboradores desconocen cual es su jefe inmediato No se cuenta con un área o persona que

RECURSO HUMANO

desarrolle las actividades necesarias para brindar apoyo en el manejo del personal

SALUD OCUPACIONAL FINANCIERA

COMUNICACIÓN

No se está implementando el programa de salud ocupacional Buena relación y conocimiento proveedores y manejo de cartera Se presentan falencias lo que ocasiona el surgimiento de conflictos Se

MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO

de los

vislumbra

un

clima

tensionante,

estresante y sin ninguna motivación, lo que limita a los colaboradores a cumplir sus funciones o tareas encomendadas

Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

51

9.1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 9.1.1.1. MISIÓN Y VISI MISIÓN La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la comercialización de materiales para la construcción y enfoca sus directrices hacia la satisfacción de sus clientes, ofreciendo productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesoría, respaldo técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos. Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano capacitado, comprometido con los procesos necesarios para alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir con el desarrollo y mejoramiento de la nación.

VISIÓN Para el año 2010 HIERROS HB S.A propenderá por la consolidación de su posicionamiento a nivel nacional como una de las mejores empresas en el mercado de materiales para la construcción, destacándose por sus estándares de calidad, alto nivel de satisfacción de sus clientes, tanto internos como externos, y compromiso con el desarrollo arquitectónico, social y económico de las diferentes regiones. 52

9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

 Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la construcción a través de la actualización en forma permanente de los procesos y la infraestructura tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda del mercado.

 Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a través de la productividad, y la administración de los recursos económicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.

 Gestión tecnológica. Conocimiento de las alternativas tecnológicas que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas en la empresa y capacitación del equipo humano.

 Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de las condiciones sociales y económicas del país siendo una fuente generadora de empleo.

 Calidad. Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la asesoría técnica calificada, altos estándares de calidad y acompañamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano integrante de la compañía. 53

9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

Los Principios Corporativos son el marco de actuación ética de la organización y la base de la cultura institucional, entendida ésta como el conjunto de valores que inspiran y guían su vida cotidiana, adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratégico. Por tanto, la gestión de la organización se soportará en los siguientes Valores:  Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los principios centrales en el actuar organizacional y deben ser aplicados, sin excepción, por todos los miembros de la organización.

 Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la organización será crear una cultura de servicio a sus clientes tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y expectativas y ofreciendo asesorías pertinentes para sus requerimientos.  Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia se combinen para asegurar una entidad altamente productiva, con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos ingresos

que

aseguren

la

sostenibilidad

organizacional

y

proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la organización y la sociedad. 54

 Comunicaciones:

El

manejo

oportuno

y

adecuado

de

la

información será una de las principales responsabilidades en todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral y creando así las condiciones necesarias para desarrollar y asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.  Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje continuo en la articulación de los talentos, las oportunidades, el entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la obsesión institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de los miembros de la organización.

 Creatividad e Innovación: La organización tiene que desarrollar su actuar en un entorno que facilite la creación y la innovación como el único medio posible para anticipar las demandas de una sociedad en proceso de cambio cada día más acelerado. El uso intensivo de la tecnología para la modernización y virtualización de los ambientes y espacios para la gestión, será un vehículo para estimular la Creatividad y la Innovación.

55

9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO  Seguir los conductos regulares para la presentación de observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno como externo.

Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben:  Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por la empresa.  Ejecutar de manera comprometida y con disposición las funciones del cargo para el cual fue contratado.  Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, colaborativo y motivador.  Generar espacios de comunicación y difusión de las actividades encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales y la mejora del clima organizacional.  Brindar la mejor atención a los clientes, asegurando a los existentes y posibilitando la adhesión de nuevos compradores.  Cuidar y conservar en buen estado los implementos y elementos de trabajo suministrados por la empresa.

56

 Buscar a la menor brevedad posible solución a las situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias, propias de la compañía.  Utilizar los implementos de protección establecidos para que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo. Comprometerse con el mejoramiento continuo de la empresa y las actividades que adelanta.  Facilitar y acompañar a los nuevos colaboradores con la familiarización de las actividades a ejecutar.  Manifestar, comunicar o exponer estrategias que contribuyan al mejoramiento y conservación de un buen ambiente de trabajo.  Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y visitantes de la compañía.

9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

La empresa cuenta con una infraestructura física propia para la ejecución de las actividades inherentes a la comercialización de productos, contando con áreas para oficinas y bodegas. Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre sí donde se almacena diferente tipo de productos. La distribución física de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4) áreas: Comercial. En ella se ubican:  Subgerencia.

 Caja.

 Dirección Comercial.

 Ventas.

 Dirección Cartera.

Es un salón grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12) que desempeñan los cargos antes mencionados.  Inventario. Salón ubicado sobre parte del área de ventas, donde además se encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.  Administración. Compuesta por la oficina de Gerencia, el área de Contabilidad (salón dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetería (cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nómina, Practicantes y personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el área de ventas y entrada a la bodega 1.

57

Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).

Bodega 1: Tubería, pintura, puntilla, platinaría, varilla grafilada, productos SIKA, perfilaría liviana, malla gallinero (pollo). Bodega 2: Varillas, ángulos, láminas, malla electrosoldada, perlines. Bodega 3: PVC (tubería y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de asbesto y de yeso.

Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la entrada de la Bodega 1.

Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de empleados, visitantes y vehículos de la empresa.

58

ÁREAS FÍSICAS FIGURA 13: DISTRIBUCIÓN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS

BODEGA 1

BODEGA 2

BODEGA 3

OFICINAS PISO 1 Y 2 OFICINA PISO 2

OFICINAS PISO 1

OFICINAS PISO 2

Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

59

FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS G: GERENCIA AC: AUX. CONTABLE AN: NÓMINA A: AUDITORIA CO: COCINA

S: SUBGERENCIA V: VENTAS C: CAJA 1: DIR. COMERCIAL 2: DIR. CARTERA

D: DESPACHO B: BAÑO 1 C

2 C

O M

V

BODEGA 1

SALA DE JUNTAS

V

E R

BODEGA 1

INVENTARIO

S

B V V

B CO

B V

AN

CONTABILIDAD A

G

D

Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

60

AC

A

A

SALA DE ESPERA

INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS. Las principales máquinas y herramientas que utiliza la empresa para el desarrollo de su actividad son:

EQUIPO DE OFICINA:  COMPUTADORES: 13 Gerente, Subgerente, Nómina, Auxiliar Contable, Auxiliar General, Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera, Caja, Vendedores (2), Auditoria.  IMPRESORAS: 9 Auxiliar Contable, Nómina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de Inventario (2), Ventas (1 para facturación de ventas de contado), Caja (caja y ventas de Crédito) compartida con Director de Cartera, este último posee otra más.  MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA: 1 Secretaria  TELÉFONOS: 19

Todos los empleados del área administrativa y ventas cuentan con una extensión telefónica.  FAX: 2 Área contable (1), ventas (1).  CELULARES: 4 Área contable (2), ventas (2).  FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el área contable.

61

 EQUIPO DE SEGURIDAD: Circuito cerrado de televisión con visor y cuatro (4) cámaras.  CAJA FUERTE: 2

MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA: 

BODEGA: báscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas, barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates, cortafrío, tijeras, calibrador, pulidora.



CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).

El flujo de la información entre los diferentes departamentos se realiza a través de comunicación telefónica, traslado o movilización del personal de un área a otra. Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se debe contar con la capacitación adecuada de manejo y lo más importante el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso de estos. PUENTE GRÚA. Esta máquina es de gran ayuda en la manipulación de la mercancía ya que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue y descargue de los productos sea mucho más rápido evitando al Auxiliar efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaución con su manejo. Es una máquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega donde se encuentra instalada. 62

MONTACARGAS. Sirve de apoyo y complemento al puente grúa y al personal, se utiliza en el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y movilización entre una bodega y otra.

HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO. La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sábados a horas de 8 a.m. a 12 a.m.

Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.

VÍAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESIBILIDAD. Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vías de comunicación por su ubicación sobre la vía de la badea (variante Turín – La Popa).

63

9.1.3. ORGANIGRAMA FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL) ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

SECRETARIA

DEPARTAMENTO CONTABLE

REVISOR(A) FISCAL

GERENTE

DEPARTAMENTO COMERCIAL

SERVICIO GENERAL

SUBGERENTE

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR NÓMINA

AUXILIAR GENERAL

DIRECTOR CARTERA

DIRECTOR COMERCIAL

COBRADOR (MENSAJERO)

Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

ASESOR COMERCIAL

CAJA

AUXILIAR INVENTARIO

JEFE DE BODEGA

CONDUCTOR

AUXILIAR BODEGA

SERVICIOS VARIOS

64

Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organización y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la estructuración del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la empresa la claridad en cuanto a la composición de la misma, por lo que se procedió a utilizar la información recopilada para el diseño de la estructura organizacional al momento de iniciar la práctica empresarial.

65

FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES

ADMINISTRATIVA

COMERCIAL

OPERATIVA

Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao

En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones: administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las actividades desarrolladas.

66

CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR FUNCIONES

ADMINISTRATIVA:

      

COMERCIAL:

   

Gerente Subgerente Auxiliar Contable Auxiliar de Nómina Director de Cartera Cajera (o) Secretaria

Director Comercial Asesor Comercial Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador

OPERATIVA:

   

Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales

Para la no afectación en gran proporción del modelo hasta ahora adelantado por la organización, donde se encuentran incluidas las funciones financieras y contables dentro de la administración, se sugieren los siguientes cambios para dar un poco más de estructuración a las diversas áreas: 

Situar al Director Comercial en el área comercial y no en la parte administrativa.



Director de Cartera y Cajera en el área administrativa y no en la

comercial,

debido

a

que

son

cargos

de

gran

responsabilidad e importancia y la información que manejan va dirigida a la administración principalmente.

67

FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1) ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

SECRETARIA

REVISOR(A) FISCAL

SUBGERENTE

DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTO CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR GENERAL

AUXILIAR NÓMINA

DIRECTOR CARTERA

COBRADOR (MENSAJERO)

DEPARTAMENTO LOGÌSTICA

DIRECTOR LOGÌSTICO

DIRECTOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

CAJA

SERVICIO GENERAL

AUXILIAR INVENTARIO

JEFE DE BODEGA

CONDUCTOR

AUXILIAR BODEGA

SERVICIOS VARIOS

68

FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS JUNTA DIRECTIVA SECRETARIA

AUDITORÍA

GERENTE

SUBGERENTE

DEPARTAMENTO CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR GENERAL

AUXILIAR NÓMINA

DEPARTAMENTO COMERCIAL

DIRECTOR CARTERA

COBRADOR (MENSAJERO)

SERVICIO GENERAL

DIRECTOR LOGÌSTICO

DIRECTOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

CAJA

AUXILIAR INVENTARIO

JEFE DE BODEGA

CONDUCTOR

AUXILIAR BODEGA

SERVICIOS VARIOS

69

ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1): En este diseño se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del departamento comercial y haga parte de la administración como debe ser, para colaborar con el manejo integral de la organización; el cargo de Director de Cartera guíe y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales, Cajera, Auxiliares de Inventario; la creación de un departamento de Logística desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.

(PROPUESTO 2): En este diseño se propone a diferencia del anterior que el departamento comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de Cartera, Comercial y Logístico para lograr una mayor interacción entre estos y garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino también para los clientes tanto internos como externos.

70

9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9.2.1. MAPA DE PROCESOS CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS

ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA  Direccionamiento de la compañía.  Planteamiento de estrategias.  Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas.  Interacción con proveedores.  Autorización

de

documentos

y

acciones

a

implementar.  Establecimiento de políticas de compras y ventas. GERENCIALES GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.  Selección de personal.  Contratación.  Liquidación contrato.  Programación de vacaciones.  Capacitación técnica.  Cuadros de reemplazo (informal).  Programación de actividades.

AUTORIZACIONES.

71

VENTAS  Programación de visita al cliente.  Atención de mostrador o visita al cliente.  Consulta de disponibilidad de productos.  Asesoría técnica.  Cotización de productos para clientes.  Seguimiento de las cotizaciones.  Orden de Pedido.  Facturación.  Remisión de mercancía.  Seguimiento del pedido.

COMPRAS MISIONALES

 Determinar productos a comprar.  Selección proveedor.  Pedido a proveedores.

FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.  Establecimiento de precio de venta de los productos  Cambio de precio.  Fijación precio de negociación y descuentos.

METAS DE VENTAS.  Generación informe de ventas.  Revisión estadísticas de ventas.  Fijación meta de ventas.  Seguimiento meta de ventas. 72

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.  Conocimiento de productos.  Asesoría y capacitación equipo de ventas.  Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

73

RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍA.  Recepción de facturas o remisiones. Descargue, ingreso y almacenamiento.  Reporte y verificación de los productos recibidos.  Sistematización ingreso de mercancía.  Revisión ingreso de mercancía al sistema. Ajustes de inventario.

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.  Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega.  Recepción facturas o remisiones. APOYO

 Planeación

del

cargue y

distribución

de

los

productos en los vehículos.  Alistar mercancía a despachar.  Cargue de mercancía al vehículo.  Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos.  Transporte de mercancía.  Descargar mercancía.  Entregar facturas al cliente.

DEVOLUCIÓN EN VENTAS  Gestión de devolución de mercancía

74

GESTIÓN CONTABLE.  Consulta de saldo en bancos.  Registro de consignaciones.  Cuadre y revisión de la caja.  Registro de reembolso de caja menor.  Conciliación bancaria.  Revisar cuenta con clientes y proveedores  Revisión de la cartera de la empresa.  Cancelación de anticipos de clientes.  Manejo de información contable y general de las sucursales.  Control de costos de inventario.  Documentación

e

informes

requeridos

por

entidades estatales.

COBRO Y RECAUDO  Generación de listado de cartera vencida.  Entrega de listado de cartera.  Cobro.  Recaudo.  Seguimiento del estado de cobro y recaudo.  Ajuste de cartera al cliente.  Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.

CAJA  Cuadre de caja.  Manejo del dinero en caja.  Administrar la caja menor. 75

 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.  Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.  Cheques devueltos.  Recepción pago del cliente.

NÓMINA.  Liquidación de nómina.  Pago de nómina.  Pago parafiscales.  Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley.  Interfase de nómina.

ESTUDIO DE CRÉDITO. 

Solicitar y recibir documentación.

 Estudio de crédito.  Creación de terceros.

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.  Elaboración y entrega de notas.  Codificación de productos.  Inventario físico de los productos de bodega.  Facturación de remisiones.  Traslado de mercancía.  Liquidación de fletes.

76

MENSAJERÍA.  Pagos y consignaciones en bancos.  Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.  Entrega de documentos a clientes.  Solicitar y entregar documentación en entidades.  Compras eventuales de oficina.

SALUD OCUPACIONAL.  Dotación de elementos de protección personal.  Dotación de uniformes.  Dotación de botiquín de la planta y de los APOYO

automotores de la empresa.  Accidente de trabajo

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.  Selección de personal.  Afiliaciones y contrato de trabajo.  Inducción.  Asesoría y capacitación equipo de ventas.  Liquidación contrato de trabajo.  Vacaciones.

77

MANEJO DE ARCHIVO.  Archivo de documentos.  Préstamo de documentos.

SERVICOS GENERALES.  Compra de implementos

de aseo y víveres de

cafetería.  Servicio de cafetería.  Aseo áreas de oficinas.  Oficios varios.

En el Mapa de procesos se hace la diferenciación de los procesos desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los procesos misionales se enfocan hacia la comercialización de los productos, pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar el éxito de los mismos, claro está sin dejar de lado las actividades administrativas que direccionan, plantean y diseñan las estrategias a seguir para el logro de los objetivos.

78

9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR

INICIO

Recibir información de los stocks de mercancía

Consultar la información de las ventas efectuadas

Revisar o chequear la información

Calcular las cantidades existentes de cada producto

Determinar la rotación de los productos

Producto de alta rotación?

SI

Consultar punto de reorden

1

79

NO

Redefinir punto de reorden

1

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden

Compra el producto?

NO

Esperar alcanzar punto de reorden

SI

Establecer cantidad a comprar

FIN

Los demás diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A

80

9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Compra.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Efectuar la compra comercializados por le empresa.

de

los

productos

que

serán

1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:



Facturas de compra o remisiones.

1.7

RIESGOS:

 

Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:

   

Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada.

81

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPRA Nº Orden

Código: Procedimiento productos

a

Área Responsable

Responsable

Administrativa

Subgerente

1

Determinar comprar

2

Selección del proveedor

Administrativa

Subgerente

3

Pedido de mercancía a proveedores

Administrativa

Subgerente

82

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4

OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5

GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9

RIESGOS:  Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES.

83

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: DETERMINAR COMPRAR

N°

PRODUCTOS

A

Actividad

Página

Responsable

Área

Frecuencia

D S M O

1

Recibir información de los stocks de mercancía

Subgerente Administrativa

X

2

Consultar información de las ventas efectuadas

Subgerente Administrativa

X

3

Revisar o información

Subgerente Administrativa

X

4

Calcular las cantidades existentes de cada producto

Subgerente Administrativa

X

5

Determinar la rotación de los productos

Subgerente Administrativa

X

6

Consultar punto de reorden

Subgerente Administrativa

X

7

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden

Subgerente Administrativa

X

8

Establecer comprar

Subgerente Administrativa

X

chequear

la

la

cantidad a

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B

84

9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Gerente Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. OBJETIVO Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18.

Desempeñarse como representante legal de la empresa. Direccionar y administrar la compañía. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. Aprobar y realizar la contratación de personal. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. Determinar el orden de pago a proveedores. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. Tomar decisiones. Implementar las políticas de la empresa. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compañía. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.

IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita

85

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Gerente Administrativa

Cargo: Área:    

    

Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Experiencia Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.

El manual completo se muestra en el ANEXO C

86

9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluación del desempeño, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la compañía propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.

PERSONALES.

 Aptitud ante las reglas. Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas establecidas.

 Aptitud frente al cambio. Reacción ante cambios eventuales en diversos campos y afectación de estos sobre el comportamiento y las labores a desempeñar.

 Autocontrol y estabilidad emocional. Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales a las que se encuentra expuesto.

 Honestidad e integridad. Evaluación de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las que se enfrenta.

 Motivación. Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades encomendadas.

 Orientación a los resultados. Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.

 Reacción ante problemas. Capacidad de proponer alternativas de solución a los inconvenientes que se presenten.

87

 Responsabilidad. Nivel de compromiso con las actividades que desempeña. Compromiso con el desempeño de las actividades para las que fue contratado.

INTELECTUALES.

 Capacidad de Aprendizaje. Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la información e instrucción.

 Capacitación. Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempeñar las funciones que se le imputen.

 Creatividad. Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solución a los inconvenientes a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.

 Solución de problemas. Capacidad de rápida respuesta y planteamiento de alternativas de solución a los problemas generados en el desarrollo de la labor.

 Toma de decisiones. Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.

88

INTERPERSONALES.

 Atención, trato y respeto hacia los demás. Forma como entabla relación con otras personas; respeto tanto a la persona como a la labor desempeñada.

 Colaboración. Relación y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compañía.

 Comunicación escrita. Canales de comunicación escrita utilizados para el direccionamiento de la información y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.

 Comunicación oral. Manejo de las herramientas y mecanismos lingüísticos que le permiten comunicación con las demás personas. Capacidad de entablar diálogo, exponer sus ideas y escuchar la información que las demás personas le puedan aportar.

 Liderazgo. Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo hacia el logro de los objetivos planteados.

 Manejo de conflictos. Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.

 Relación con compañeros. Tipo de relación que maneja con los compañeros de trabajo Aporte y afectación del ambiente de trabajo creado con sus compañeros.

 Trabajo en equipo. Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la selección de la mejor opción y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.

89

ORGANIZACIONALES.

 Control. Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempeñar y programación de cada una de ellas.

 Comportamiento. Conducta y características de las acciones y reacciones.

 Cuidado y protección. Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad física y la de los elementos que manipula o utiliza.

 Manejo de la información. Consideraciones sobre el flujo de la información y la responsabilidad para con la administración de la misma.

 Planteamiento de estrategias. Visión y estructuración de caminos para el logro de los objetivos. Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.

 Resultados. Evaluación del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.

 Medioambiente de trabajo. Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempeña sus actividades.

90

CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS

CATEGORÍA

 PERSONALES

 INTELECTUALES

 INTERPERSONALES

 ORGANIZACIONALES

COMPETENCIAS

       

Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad

    

Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones

       

Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo

     

Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo

91

FECHA: _ NOMBRE:

__

CARGO:

Evalúe el desempeño de acuerdo con la siguiente escala de valoración, indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los indicadores de sus competencias laborales generales: Personales, Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales. Permanentemente Habitualmente Ocasionalmente No (siempre) (casi siempre) (Rara vez) Aplica (P)

(H)

(O)

(NA)

1. COMPETENCIAS PERSONALES Acepta y rige su comportamiento bajo las normas establecidas.

Aptitud ante las reglas

Ante la autoridad se muestra incómodo e indiferente. Corrige los comportamientos ante las observaciones realizadas. Identifica las condiciones cambiantes de su entorno.

Aptitud frente al cambio

Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes para el cumplimiento de su labor Modifica la propia conducta para obtener mejores resultados en entornos cambiantes. Sabe identificar sus propias fortalezas y limitaciones.

Autocontrol y estabilidad emocional

Controla impulsos y reacciones espontáneas que puedan generar incomodidad o perjuicio. Es asertivo, expresa sus pensamientos sentimientos en el lugar y el momento precisos.

y

Demuestra un comportamiento honesto y claro en el desarrollo de sus actividades laborales y personales.

Honestidad e Integridad

Cumple con las normas establecidas en la empresa. Actúa según sus convicciones y correlación con los de la organización.

92

valores

en

Siente complacencia desempeña.

Motivación

por

las

funciones

que

Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro de sus metas. Reconoce los logros alcanzados y continúa enfocándose hacia el alcance de retos mayores. Conoce con claridad sus funciones y sus responsabilidades.

Orientación a los resultados Reacción ante problemas

Cumple satisfactoriamente con las actividades que llevan a los resultados propuestos.

Identifica y analiza los inconvenientes surgidos. Propone alternativas de inconvenientes presentados.

solución

ante

los

Espera indicaciones de las acciones a seguir. Asume las funciones de su cargo de manera comprometida.

Responsabilidad

Se compromete en la mejora continua de ejecución de sus actividades. Asume sus errores y las consecuencias de estos.

93

2. COMPETENCIAS INTELECTUALES Reconoce sus falencias cognitivas.

Capacidad de aprendizaje

Aprende, comprende y memoriza fácilmente información suministrada.

la

Capta o asimila rápidamente la manera como debe desempeñar las funciones designadas. Cuenta con la preparación necesaria para cumplir con las actividades que se le asignen.

Capacitación

Se inquieta por conocer y aprender constantemente sobre temas desconocidos. Muestra interés por actualizar los conocimientos previamente adquiridos. Conoce y genera múltiples formas de dar solución a una necesidad o un problema.

Creatividad

Propone nuevas maneras de ver y de manejar las situaciones difíciles. Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales. Identifica fácilmente las causas de una situación problemática.

Solución de problemas

Analiza y propone alternativas para la solución de los inconvenientes. Muestra disponibilidad de participar activamente en la solución de los problemas. Identifica claramente las consecuencias de una decisión.

Toma de decisiones

alternativas

Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a las que se enfrenta. Entrega respuestas e implementa acciones óptimas en el momento oportuno.

94

y

3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES Brinda a las personas con las que se relaciona la atención, trato y respeto adecuado.

Atención, trato y respeto hacia los demás.

Respeta tanto a la persona como la actividad que esta realiza. Ofrece la mejor atención a clientes y visitantes. Respalda las actividades desarrolladas por sus compañeros.

Colaboración

Apoya y participa en la capacitación de los nuevos integrantes de la empresa. Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le consulte. Conoce diferentes maneras de producir formas escritas de comunicación.

Comunicación Escrita

Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y ortografía. Utiliza canales de comunicación escrita dentro de la empresa. Recibe y expone información verbal de manera coherente y eficaz.

Comunicación Oral

Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en discursos verbales lo que le facilita darse a entender. Maneja un amplio vocabulario y léxico. Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo.

Liderazgo

Coordina y organiza los miembros de un grupo de trabajo para lograr el mejor desempeño. Denota interés en el potencial del grupo hacia su mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.

95

Identifica objetivamente las causas y efectos de cada situación conflictiva.

Manejo de conflictos

Cumple un papel mediador y negociador que busca la mejor solución para las partes. Enfrenta con asertividad las situaciones difíciles en la convivencia laboral, social y comunitaria. Participa activamente en la creación de un clima de organizacional fundamentado en el compañerismo, respeto y colaboración.

Relación con los compañeros

Acepta a sus compañeros con cualidades, defectos y forma de ser. Evita el surgimiento de conflictos con los demás integrantes de la empresa. Conoce las dinámicas de interacción de su grupo de trabajo.

Trabajo en equipo

Sincroniza su trabajo con el de sus compañeros para obtener los mejores beneficios. Reconoce la repercusión de sus acciones en las acciones de sus compañeros de trabajo.

96

4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Lleva control sobre las actividades y resultados a obtener.

Control

Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la ejecución de las demás actividades. Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro del tiempo fijado. Sigue la normatividad contemplada en el reglamento interno de trabajo.

Comportamiento

Cumple con las normas y valores de la organización. Propende porque sus acciones no afecten su labor ni la de sus compañeros negativamente. Utiliza los implementos y elementos de protección entregados por la empresa.

Cuidado y protección

Es cauteloso en el desempeño de su labor para evitar accidentes y pérdida de los productos. Muestra precaución en la manipulación de la mercancía. Recibe y direcciona la información de manera productiva y funcional.

Manejo de información

Administra de manera cautelosa, responsable y organizada la información a la que tiene acceso. Realiza las acciones necesarias para mantener actualizada la información a su cargo. Identifica en todas las actividades de la empresa oportunidades de mejoramiento e innovación.

Planteamiento de estrategias

Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer y la manera de lograrlo. Establece las acciones para llevar a cabo el logro de los objetivos organizacionales.

97

Conoce con responsabilidades.

claridad

sus

funciones

y

Determina e implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados esperados y superar las situaciones adversas.

Resultados

Cumple a cabalidad con las funciones para las cuales fue contratado y aquellas que se le asignan. Cuenta con las condiciones medioambientales que garanticen el desempeño del cargo en óptimas circunstancias.

Medioambiente de trabajo

Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de limpieza y orden. Participa de las actividades encaminadas al mejoramiento ecológico y funcional del ambiente de trabajo.

OBSERVACIONES: _

_

_

_

_

_

_

_

NOMBRE DEL EVALUADOR:

_ CARGO: _

FIRMA Y SELLO: _

98

_

TÉCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS

Son llamadas técnicas activas, pues en ellas la persona crea la situación, la desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las técnicas que se utilizan para verificar o medir competencias son:

 Entrevista: permite a través de la interacción real con la persona

determinar

la

capacidad

de

escucha,

comunicación,

actitudes

y

reacciones.

 Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que

simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se pregunta a la persona la manera como trataría o afrontaría las diferentes situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la forma de trabajar, el nivel de planificación, organización y gestión del tiempo, entre otros.

 Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre sí

y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores. Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo, Argumentación, Sensibilidad, Inteligencia Práctica, Capacidad

de

Escucha.

 Presentaciones: está técnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio

o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas competencias muy específicas.

 Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa información para

resolver un problema. El avaluador solamente contestará preguntas 99

suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad de síntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.

 Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabación oral o

un vídeo, evaluándose su capacidad de asimilación y escucha por medio de preguntas que formulará el evaluador, valorando el grado de exactitud de la información.

 Otras técnicas: también se utilizan en la evaluación por competencias los

Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoración de Rendimientos, Técnicas Proyectivas, entre otros.

100

10. CONCLUSIONES

 La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos años en el mercado de materiales para la construcción. Al ahondar en su historia se conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la información pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con la presencia de tres sucursales en el país, ubicadas en las ciudades de Pereira, Cali y Bogotá. En el momento se están adelantando gestiones para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medellín.

 No establecimiento de planeación estratégica: misión, visión, objetivos institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseño de los ítems antes mencionados debido a la importancia de estos para la identificación y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.

 El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los cargos, jerarquías y conocer el direccionamiento del flujo de la información. Para dar solución a este faltante, se elaboró un Organigrama Actual con la información obtenida y suministrada por los colaboradores de la empresa, de igual manera se diseñaron dos Organigramas propuestos, los cuales fueron puestos a consideración de las directivas de la compañía.

 Se desarrollaron actividades de sensibilización y socialización de los objetivos organizacionales y planeación estratégica, debido a la gran importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los 101

integrantes de la compañía. Para ello se formaron grupos que permitieran una mejor interacción, entrega y comprensión de la información, programación y divulgación de las actividades, y utilización de medios audiovisuales y físicos.  Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no fueron contratados. El análisis de los cargos existentes permite conocer las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una redistribución de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en la organización.  La descripción detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organización facilita la estandarización de las mismas, al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a cabo se puede lograr la optimización de los resultados.  El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta guía necesaria para la administración del talento humano vinculado a las empresas puesto que contiene la descripción ordenada y estándar de las diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados al interior de la organización. Adicionalmente es de gran importancia en los procesos de selección de personal y entrenamiento de los nuevos colaboradores de la compañía.  Prevalencia del modelo autocrático: quien tiene el poder impone sus ideas y da las órdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y falta de delegación de autoridad y autonomía que permita y facilite la toma de decisiones. 102

 Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por todos los empleados de la compañía.  Falta del programa de salud ocupacional: se realizó una aproximación pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en términos de seguridad tanto para los empleados como para la mercancía que se maneja y los vehículos.

 Falta

de

proceso

de

selección

de

personal,

programación

de

capacitaciones, etc.

 Desconocimiento de temas logísticos, almacenamiento y productos por parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en la programación de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la perdida de estos últimos.

 Empleados con funciones similares: 

Jefe de Bodega y su asistente, este último es quien en realidad ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es más aceptado entre los Auxiliares.



Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan hacia el área comercial.

 El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un alto nivel de estrés y desmotivación entre los empleados de las diferentes áreas, presentándose mayores conflictos en la relación entre Jefe de Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una actitud y la instauración del tipo de mando o modelo autocrático ya que las disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la empresa. 103

 No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solución a los inconvenientes presentados, esto además se debe a la falta de caminos o mecanismos

que

permitan

la

comunicación

entre

los

diferentes

componentes de la organización.

 El factor motivación del empleado no aparece, todo redunda y solo se enfoca hacía la generación de utilidades y productividad. La preocupación por la persona no prima, al parecer hoy en día podemos encontrar, aunque sea difícil de creer y de acuerdo a los cambios de los últimos tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compañías que consideran a su fuerza de trabajo como máquinas que deben rendir y cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carácter humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino de una sociedad mejor.

 Prevalencia del interés por los resultados en términos monetarios (utilidades) y no preocupación por el diseño de los medios o estrategias para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan hacía la generación de utilidades buscando solo el beneficio de la empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecución de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus colaboradores que conllevaría a la obtención de mejores resultados.

 A pesar que la empresa ha crecido en los últimos años y que cuenta con estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apatía ante el cambio por parte de los directivos no ha permitido un avance más importante y un nivel de competitividad mejor.

104

 No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa, pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptación de las ideas o proyectos innovadores diseñados por los colaboradores, a pesar de que son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda así, desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y que redundarían en el bienestar general.

 Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formación o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.

105

11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

LLAMADAS.

 El servicio de contestador automático permite que se de una atención más rápida y precisa a la persona que se está comunicando, disminuyendo el tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y disminuya el ruido generado por el timbre del teléfono.

DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO.

 Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con más privacidad debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso de todo el personal principalmente el área comercial: ventas, subgerencia, dirección comercial, dirección de cartera y caja.

 La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al igual que con una registradora que facilite la manipulación del dinero.

 Desarrollar un diseño para los puestos de trabajo que permita su fácil comunicación con los demás áreas.

106

SALUD OCUPACIONAL.

 Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.

 Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboración de las entidades de salud en la programación de actividades que permitan mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores de la empresa.

COMUNICACIÓN.

 Suministrar a todos los integrantes de la compañía las directrices o camino a seguir para que la comunicación sea efectiva.

 Fortalecer

la

comunicación

para

brindar

rápida

solución

a

los

inconvenientes que tengan lugar en el desempeño de las tareas.

 Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o pasos a seguir ante el trámite interno de diversas acciones, consulta y/o manejo de la información.

107

RECURSO HUMANO.

 Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de personal.

 Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a través de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos organizacionales.

 Diseñar e implementar un proceso de selección de personal que permita identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la empresa.

 Actualización constante en temas referentes al manejo del recurso humano.

 Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la compañía a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia que representa para la compañía.

 Adelantar procesos de sensibilización y sociabilización de los objetivos empresariales a todos los integrantes de la compañía.

 Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan cómodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.

 Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa. 108

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.

 Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones en él contenidas.

 Realizar una revisión y actualización del reglamento.

 Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicación de la normatividad cuando los eventos así lo requieran.

LOGÍSTICA.

 Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la experiencia para hacer énfasis en la coordinación logística de las actividades relacionadas con despacho, bodega y envío de mercancía a los clientes.

 Programar la capacitación del personal existente en temas logísticos.

 Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos en bodega y las zonas determinadas para la movilización y circulación de productos y personal.

 Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de inconvenientes.

109

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.

 Prestar mayor atención a los empleados cuando reporten las fallas.

 Programar mantenimientos preventivos de los vehículos, maquinaria y equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un daño mayor que afecte no solo la distribución de los productos sino las finanzas de la compañía.

 Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que están directamente relacionadas con las actividades operativas.

PROGRAMACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE BODEGA.

 Concertar, consultar o solicitar con antelación la colaboración de los Auxiliares en ejecución de actividades que deben desarrollarse en horas extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar la programación de las mismas.

110

CRÉDITO A CLIENTES.

 Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentación requerida para realizar el estudio de crédito.

 Ante la solicitud de ampliación de cupo de crédito para los clientes existentes se hace indispensable conocer la situación financiera actual de la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para la compañía.

 Solicitar RUT (Registro Único Tributario) a los clientes.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES).  Diseñar e implementar la evaluación de desempeño para analizar las competencias empresariales de los integrantes de la organización.

 Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas áreas por cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar las falencias y/o fallas y así poder diseñar estrategias dirigidas a la corrección o minimización de las mismas.

 Determinar las necesidades de capacitación en temas inherentes al cargo, actualización de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento de las capacidades de los colaboradores.

111

ALGUNAS MÁS…

 Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de sus integrantes.

 Otorgar a las personas la autonomía y autoridad inherente para el desarrollo de su cargo, pero controlando que esta última no sea excedida.

 Programar y brindar espacios para las capacitaciones.

 Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de alimentación, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.

 Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al logro de los objetivos organizacionales de un manera más eficiente.  Desarrollar un área logística desde donde se coordinen las actividades inherentes a la distribución, ingreso, almacenamiento y salida de la mercancía.

 Fomentar políticas de dialogo y manejo de estrés.

 Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es necesario realizar ajustes o modificaciones.

112

 Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la información concerniente a la misión, visión, políticas, organigrama y reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor sentido de pertenencia y compromiso.

 Señalizar en las áreas de bodega los espacios y pasillos para la movilización y circulación de personal.

 Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos organizacionales es el contar con la colaboración, apoyo y compromiso de todos sus integrantes.

 Evaluar el desempeño del cargo a partir de la identificación de las competencias

organizacionales

es

un

factor

que

permite

la

retroalimentación y el análisis de la manera como los colaboradores están enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el camino que para ello han tomado.

 Las

competencias

organizacionales

permiten

evaluar

además

características de la persona y determinar algunas condiciones o capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.

 Desarrollar la planeación estratégica para que sea posible visionar o establecer los mecanismos que conllevarán al logro de los objetivos planteados.

113

12. BIBLIOGRAFÍA

CHIAVENATO, Adalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edición,1992.

GRUPO

DE

INVESTIGACIÓN

DESARROLLO

HUMANO

Y

ORGANIZACIONAL. Administración por Resultados. Un enfoque teórico

práctico

para

organizaciones

cambiantes.

Facultad

de

Ingeniería Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira, 2004.

SLACK, Nigel et al. Administración de Operaciones. 2 ed. México : Continental, 1999. 863P

ROBBINS,

Stephen

y

De

CENZO,

David.

Fundamentos

de

Administración : Conceptos y aplicaciones. México : Prentice Hall, 1996. 485P

MARÍN, Lucas. Sociología para la empresa. Madrid, España : Mc Graw Hill, 1994. 436P

114

13. ANEXOS

ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO Pág COMPRA Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedores

119 119 120 121

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Recepción de facturas o remisiones Descargue, ingreso y almacenamiento Reporte y verificación de los productos recibidos Sistematización del ingreso de producto(s) Revisión del ingreso de mercancía al sistema Ajustes al inventario

122 122 123 125 126 127 128

FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Establecimiento del precio de venta Cambio de precio Fijar precio de negociación y descuentos

129 129 130 131

PAGO A PROVEEDORES Recepción y archivo de las de compra de mercancía Programación del pago a proveedores Efectuar el pago a proveedores

132 132 133 135

VENTA Programar visita al cliente Visita obra Atención de mostrador (venta de contado) Consulta disponibilidad de los productos Asesoría Técnica Cotización de productos para clientes Seguimiento de las cotizaciones Pedido Facturación o remisión de mercancía Seguimiento del pedido

138 138 139 140 141 142 143 144 145 147 152

115

METAS DE VENTA Generación informe de ventas Revisión estadísticas de ventas Fijación meta de ventas Seguimiento meta de ventas

153 153 154 155 156

COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida Entrega de listado de cartera Cobro Recaudo Seguimiento del estado de cobro y recaudo Ajuste de cartera al cliente Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes Generación de listados de cartera

157 157 158 159 160 161 162 163 165

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega Recepción de facturas y/o remisiones a despachar Planeación del cargue del vehículo Alistar la mercancía a despachar Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida Transporte de la mercancía Descargar mercancía en obra o ferretería Entregar factura al cliente

166 166 168 169 170 171 172 173 174 175

DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía

176 176

CRÉDITO A CLIENTES Solicitar y recibir documentación para crédito Estudio de crédito Crear cliente

179 179 180 181

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Inventario físico de los productos de bodega Codificación de productos Elaboración y entrega de notas Facturación de remisiones Traslado de mercancía Liquidación de fletes

182 182 184 185 186 187 188

AUTORIZACIONES

189 116

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitar asesoría muy especializada para clientes

190 190 191

GESTIÓN CONTABLE Consulta de saldo en bancos Registro de consignaciones Cuadre y revisión de la caja Reembolso de caja menor Conciliación bancaria Ajuste de cuentas con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa Cancelación de anticipos de clientes Manejo de información contable y general de las sucursales Control de costos de inventario Documentación e informes requeridos por entidades estatales

192 192 193 194 195 197 199 200 201 202 203 204

NÓMINA Liquidación de nómina Pago de nómina Pago de parafiscales Liquidación de vacaciones Interfase de Nómina

208 208 210 211 212 213

MANEJO DE CAJA Cuadre de caja Manejo del dinero en caja Administrar la caja menor Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Cheques devueltos Recepción pago del cliente

214 214 215 216 217 219 220 221

SALUD OCUPACIONAL Dotación elementos de protección personal Cotización y selección del proveedor Recepción y entrega de elementos Dotación de uniformes Dotación Botiquín

222 222 223 224 225 226

ACCIDENTE DE TRABAJO Reportar accidente de trabajo Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo

227 227 228

117

Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo Tramitar liquidación de la incapacidad

229 230

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Selección de personal Afiliaciones y contrato de trabajo Inducción Liquidación contrato de trabajo Asesoría y capacitación del equipo humano Vacaciones

231 231 232 235 235 236 237

MENSAJERÍA Pagos y consignaciones en bancos Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes Entrega de documentos a clientes Solicitar y entregar documentación en entidades Compras eventuales de oficina

238 238 239 241 242 243

MANEJO DE ARCHIVO Archivo de documentos Préstamo de documentos

244 244 245

SERVICIOS GENERALES Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería Servicio de cafetería Aseo área de oficinas Oficios varios

246 246 246 247 247

118

PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR INICIO

Recibir información de los stocks de mercancía

Consultar la información de las ventas efectuadas

Revisar o chequear la información

Calcular las cantidades existentes de cada producto

Determinar la rotación de los productos

NO

Redefinir punto de reorden

Producto de alta rotación?

SI

Consultar punto de reorden Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden

Compra el producto?

NO

SI

Establecer cantidad a comprar

FIN

119

Esperar alcanzar punto de reorden

PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

INICIO

Consultar proveedores de los productos

Establecer contacto con el proveedor

SI

Proveedor conocido (antiguo)?

NO

Posee certificado de calidad?

SI

Solicitar información de precio de productos

Analizar la información y opciones ofrecidas

Consultar políticas de compras Escoger la mejor opción

Iniciar negociación

FIN

120

NO

Finalizar comunicación

PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES

INICIO

Diligenciar borrador carta de pedido

Elaboración o corrección carta de pedido

Recibir y revisar carta

Verificar información contenida en la carta (elaboración, producto y cantidad) NO

Carta aprobada? SI

Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax

Enviar la carta

Asegurarse que la carta haya sido recibida y confirmada

Reportar el envío de la carta

FIN

121

Solicitar cambios y ajustes

PROCESO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS O REMISIONES

INICIO

Llegada de los camiones de los proveedores

Recibir las facturas o remisiones de la mercancía

Consultar el documento e identificar producto(s)

Determinar a que bodega llevar el producto

Coordinar el ingreso de los productos

Anotar las referencias de los productos en un papel

Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir

FIN

122

PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO

INICIO Recibir de Jefe de Bodega anotación en un papel de las referencias de los productos Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento

Establecer mecanismo de descargue

SI

NO

Puente grúa o montacargas?

Descargue manual

SI

Empleado del proveedor?

Indicar sitio de almacenamiento

NO

Coordinar labor con Auxiliares de Bodega

Supervisar labor

Tomar la mercancía

Bajar los productos del vehículo

Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el interior de la bodega

123 1

2

1

2

Confirmar sitio de almacenamiento

NO

SI

Sitio correcto? Establecer lugar indicado

Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía ingresada a bodega

Descargar la mercancía en el sitio de almacenamiento

Arrumar o colocar los productos en estibas o burros

Verificar almacenamiento de

SI

NO

Está bien? Mover o ubicar los productos

Descargue completo? SI

Anotar cantidad de productos ingresados

Reportar el ingreso de la mercancía

FIN

124

PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS

INICIO

Consultar anotación de productos y cantidades ingresados

Informar verbalmente referencias cantidades almacenadas

Confrontar la información reportada con la registrada en la factura o remisión

SI

Coinciden productos y cantidades?

NO

Recontar la mercancía

Revalidar la información

Sigue presentándose diferencia?

SI

Establecer las diferencias

Hacer nota manual

Anotar mercancía en el cuaderno de entrada de bodega

Entregar facturas o remisiones y observaciones a Inventario

FIN

125

NO

PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)

INICIO

Recibir facturas, remisiones y observaciones

Consultar la carta de pedido de mercancía

Verificar la concordancia de material recibido y solicitado

Armar paquete de factura y remisión

Ingresar al software

Consultar factura o remisión y nota

Digitar la información de los productos

Cotejar el ingreso de los productos

Ingreso correcto? SI

Anotar información de la mercancía en el cuaderno de entrada

FIN

126

NO

Realizar cambio de código, proveedor, etc.

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA

INICIO

Recibir las facturas, remisiones y notas

Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada

Consultar inventario del sistema

Revisar notas de entrada

Confrontar la información (producto y cantidad)

SI

Requiere ajuste?

NO

Realizar los ajustes

Cargar la entrada de productos a inventario en el sistema

FIN

127

PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES

INICIO

Recibir nota o petición

Identificar tipo de ajuste

SI

NO

Error de ingreso? SI

NO

General?

Reprocesar información

SI

Calcular cuantas unidades se pueden sacar del producto

Informar a la persona solicitante

Imprimir los ajustes

Revisar los documentos de ajuste

Entregar copia de los ajustes a Contabilidad

Archivar documentos de ajuste

128 FIN

NO

Corte?

Convertir paquete de producto a cantidad menor

SI

Analizar conveniencia o facilidad

Cambio de producto?

NO

PROCESO: FIJACIÓN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS INICIO

Consultar lista de costo de compra

Revisar y analizar la información Calcular precio de venta

Verificar margen de ganancia (10% a 12%)

Se cumple el margen?

NO

SI

Conocer precio de la competencia

Determinar precio de venta del producto

Consultar precio de venta anterior

NO

SI

El precio difiere?

Autorizar cambio de precio

Cambiar precio al producto

Imprimir listado de precios

129 FIN

PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO

INICIO

Recibir petición de cambio de precio del producto(s)

Ingresar al software

Consultar ítems y ubicar producto en pantalla

Confirmar información

NO

Es el producto? SI

Relacionar ítem y nuevo precio

Cambiar el precio

1

Actualizar y guardar los cambios efectuados

Salir del software

Consultar producto y precio

Revisión y autorización del cambio

NO

Cambio el precio? SI

Entregar listado a integrantes del Área Comercial

FIN

Imprimir listado

1

130

PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS

INICIO

Recibir lista de costos de los productos

Revisar y analizar la información

Consultar precio de venta establecido

Calcular precio mínimo de venta y descuento

Verificar margen de ganancia mínimo (8%)

Cumple margen?

NO

SI

Fijar políticas de descuento

Establecer precio mínimo de negociación y descuento

Reunión Área Comercial

FIN

131

PROCESO: PAGO A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCÍA

INICIO

Recibir las facturas enviadas por los proveedores

Consultar y revisar las facturas

Establecer fecha de pago

Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece)

SI

NO

Pronto pago?

Ubicar facturas en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo al sitio de trabajo

Archivar facturas

FIN

132

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES

INICIO

Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana

Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores

SI

La factura tiene abonos?

NO

Calcular saldo adeudado

SI

NO

Descuentos?

Efectuar el cálculo de los descuentos

Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo

Totalizar los pagos

1

133

1 Consultar saldo en bancos

Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente Determinar a que proveedor pagar y la cuantía

SI

NO

Cancelación total?

Establecer cuantía a abonar

Tomar la factura correspondiente al proveedor autorizado para pago

FIN

134

PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES

INICIO

Consultar la factura

Establecer el valor adeudado

NO

SI

Abono a la deuda?

Fotocopiar la factura Cancelar la deuda en su totalidad

Colocar sello de abono en la factura original y anexar copia del abono Archivar factura

Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento (si lo

Establecer forma de pago

NO

SI

Cheque? Efectuar pago en efectivo

Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada

Pasar factura a Auxiliar de Nómina o General

Pasar factura del proveedor a Auxiliar de Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco establecido

Verificar el valor y la cuenta a donde se está llevando

1

2

135

1

2

Pasar a Cajera la factura a cancelar

Anotar en el cuaderno del banco # del cheque

Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor

Elaborar cheque

Recibir los cheques diligenciados

Verificar el banco y el valor que debe contener el cheque NO

Aprobado?

Anular cheque

SI

Colocar sello para firmas (2 de 3 firmas)

Pasar a Gerente para obtener firma

Recibir cheques firmados

Firmar cheques

Remitir cheques a Cajera

Recibir autorización de consignación de Auxiliar Contable y cheques elaborados Diligenciar consignación a nombre del proveedor 3

136

Anotar la observación en el cuaderno de

3

Revisar cheques y firmar si es necesario

Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o cheque

Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitación en el banco respectivo Recibir llamada del banco

Confirmar firma y valor del cheque

Autorizar el cheque

NO

Cancelación de varias facturas a un proveedor?

SI

Solicitar elaboración de carta de pago a Auxiliar General

Elaborar Carta de pago relacionando las facturas canceladas

Enviar carta de pago a proveedor vía fax

Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado

FIN

137

PROCESO: VENTAS PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE

INICIO

Elegir sector o población objetivo

Armar plan de trabajo

SI

Visita fuera de la ciudad?

Determinar número de días

NO

Programar Visita local

Solicitar autorización salida de la empresa Autorización del Plan de Trabajo (visitas)

FIN

138

PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES INICIO

Desplazarse a la zona o lugar determinado

Visita fuera de la ciudad? Iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana

NO

Salir de la empresa a mitad de la mañana

SI

Cliente antiguo?

Buscar persona que pueda tomar decisión de compra

Recordar al cliente los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Identificarse con nombre propio y de la empresa Brindar información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Obtener información de productos necesitados Tomar datos del cliente Cotizar productos

SI

Realizará pedido?

Anotar productos y cantidades

NO

Ponerse a disposición del cliente

Diligenciar Planilla de Visita

139 FIN

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO) INICIO

Recibir visita del cliente Entablar comunicación

Determinar que productos requiere

Ingresar al software

Consultar disponibilidad del producto(s)

NO

Productos disponibles?

SI

Cotizar producto Informar al cliente

Informar el valor al cliente

SI

Algo más? NO NO

Efectuará la compra?

SI

Facturar o remisionar

Entregar factura o remisión al cliente

Indicar ubicación de caja (para pago) y de despacho (para entrega de productos)

140 FIN

PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS

INICIO

Establecer ubicación del Asesor Comercial

SI

NO

Está en la empresa?

Ingresar al software

Comunicarse a la empresa

Consultar los requerimientos del cliente

Indagar por la existencia del producto(s)

Consultar lista de precios Confrontar información del sistema con la de la lista de precios

SI

Productos disponibles en bodega?

NO

Productos disponibles en otra sucursal?

SI

Establecer cantidad existente

FIN

141

NO

Informar al cliente

PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA INICIO

Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material Determinar clase de asesoría

SI

NO

Asesoría Básica?

SI

Establecer los productos que más se ajustan a la necesidad del cliente

Describir las especificaciones del material

Explicar al cliente las ventajas del producto(s)

Solicitar colaboración a la Ingeniera Civil de la empresa Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra

Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra Efectuar despiece del producto

Interpretar cartilla

Establecer satisfacción de la necesidad del cliente

142 FIN

Asesoría especializada?

NO

Tramitar asesoría muy especializada con el proveedor

Acompañar la asesoría

PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES

INICIO

Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente Consultar lista de precios y descuentos

Calcular valor del producto(s)

SI

Requiere informe

NO

Ingresar al software

Informar al cliente telefónicamente o en persona

Diligenciar formato de cotización del sistema o personalizado referenciando producto, cantidad y valor

Imprimir cotización

Enviar documento vía fax o entregar personalmente (oficina u obra del cliente)

FIN

143

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES

INICIO

Comunicarse con el cliente

Determinar consideración sobre la cotización

SI

Realizará pedido?

NO

Establecer razón

Tomar datos del pedido

Conocer de otras cotizaciones

Consultar precios y descuentos límites para la mercancía

Es posible recotizar? NO

Ponerse a disposición del cliente

FIN

144

SI

Cotizar nuevamente

PROCEDIMIENTO: PEDIDO

INICIO

Tomar datos del producto y cliente

Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en bodega

Consultar lista de precios

Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y cálculos efectuados

Revisar que los datos estén completos y correctos

NO

Realizar correcciones

NO

Informar al cliente

Está bien? SI

Solicitar autorización de Cartera y Comercial

Aprobado? SI

Pasar formato de pedido a despacho

1

145

1

Solicitar programación de la entrega de pedido

SI

Mercancía existente en

NO

Facturar pedido

Remisionar pedido

Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía

Realizar seguimiento al despacho

FIN

146

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA INICIO

Calcular valor total de la venta

Ingresar al software Revisar # de factura para no saltar consecutivo

Establecer tipo de venta

SI

NO

Contado? SI

Crédito?

Facturación Contado Facturación Crédito

Con anticipo

Verificar concordancia de precio y descuento

NO

Es correcto?

Corregir

SI

Buscar dispositivo de salida

Imprimir factura

Corroborar datos de la factura

SI

Error en facturación?

NO

Entregar factura al cliente

Anular factura

147

FIN

NO

PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA INICIO

Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial junto con la factura a anular

SI

NO

Factura venta de contado?

Revisar que la factura se encuentre completa (4 hojas) y que no tenga sello de entregado

Revisar que la factura se encuentre completa (3 hojas) y que no tenga sello de entregado

Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación Confirmar la apreciación de la observación

Ingresar al sistema para efectuar la anulación

Habilitar la factura (ingresar a la factura con su #)

Recorrer la factura

Adicionar a la factura la observación de la anulación y la razón de la misma

Colocar sello de anulada a la factura física

Archivar las facturas anuladas

148 FIN

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO

INICIO

Consultar existencia del cliente en el sistema

SI

NO

Existe? Solicitar información al cliente

Digitar información en el sistema

Confirmar datos

Datos correctos?

NO

Efectuar modificaciones

SI

Anexar la información de la mercancía (referencia, cantidad y valor) NO SI

Compra representativa?

Grabar información del cliente en el sistema

Revisar # factura confrontando con el sistema

FIN

149

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO INICIO

Consultar formato de pedido

Digitar información de pedido

Verificar los datos del cliente y del pedido

Datos correctos?

NO

SI

FIN PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ANTICIPO DE PAGO INICIO

Solicitar revisión y autorización comercial y cartera

Elaborar formato de pedido proforma describiendo detalladamente los artículos, cantidad, precio y datos del

Digitar información del cliente y productos comprados

Solicitar revisión y autorización comercial y cartera

Realizar facturación parcial a un (1) día

FIN

150

Corregir datos

PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA

INICIO

Tomar pedido de producto y cantidad

Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la remisión facilitándole la información del cliente, producto y cantidad

Elaborar remisión de mercancía diligenciando formato del sistema

Verificar consecutividad de la remisión

Buscar dispositivo de salida

Imprimir remisión (4 hojas)

Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenando las dos primeras casillas (# remisión, nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura Archivar una copia de la remisión y entregar las demás a Asesor Comercial

Recibir remisión y entregar al cliente

FIN

151

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

INICIO

Consultar compras de los clientes

Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente

Establecer etapa del despacho

NO

SI

Ya se realizó entrega?

Comunicarse o recibir llamada del cliente

Comunicarse con el cliente

SI

Informar al cliente etapa del despacho

Determinar tipo de inconveniente

Ayudar a resolver o participar en la solución

Establecer satisfacción del cliente

FIN

152

Alguna observación?

NO

PROCESO: METAS DE VENTAS PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS INICIO

Ingresar al sistema

Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema

Diligenciar y adicionar datos requeridos

Consultar información general de las ventas

Establecer frecuencia de presentación

SI

NO

Informe diario?

Seleccionar datos de ventas Acumulada del día y acumulada del mes

Seleccionar ventas por vendedor, cliente, línea, costo y acumulada del

Verificar la información

Información correcta? SI

Imprimir listados de ventas

FIN

153

NO

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS

INICIO

Recepción informe de ventas

Analizar las estadísticas de ventas

Determinar la rotación de los productos 1

Resaltar o señalar los datos más relevantes

SI

Se lograron las metas?

Confrontar y verificar la información impresa con la registrada en el sistema

Información correcta?

NO

NO

Establecer razones

Replantear estrategias

Establecer las diferencias y la razón de estas

SI

Consolidar la información Conocer las estrategias desarrolladas

Tomar nota de las ventas totales

Estudiar y analizar los logros alcanzados

Informar a Gerencia el nivel de ventas logrados

Determinar alcance de las estrategias

FIN

1

154

PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS

INICIO

Revisión de la información de ventas del mes anterior

Analizar la información

Calcular el promedio de venta general

Consultar las políticas de la empresa

Conocer el comportamiento del sector (mercado)

Realizar las proyecciones de ventas

Definir y revisar las metas fijadas

Establecer el monto mínimo que debe facturar cada Asesor

Realizar reunión del Área Comercial

Informar las meta de ventas a alcanzar a los integrantes del Área Comercial

FIN

155

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS

INICIO

Reunión Área Comercial

Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados

Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial

Comparar las ventas realizadas con la meta establecida

Conocer las estrategias desarrolladas

SI

Se alcanzarán

NO

Replantear las estrategias

Establecer el alcance de la meta de ventas

FIN

156

PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA

INICIO

Ingresar al sistema por Cartera

Consultar la información de cartera de clientes

Analizar la información

Establecer estado del cliente

SI

Cartera vencida?

Relacionar clientes

Filtrar la información por Asesor Comercial

Generar los listados de clientes

Imprimir listados

FIN

157

NO

PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA

INICIO

Consultar listados de cartera vencida

Establecer días de vencimiento del cliente

SI

Mayor a 10 días?

Reunión con Asesores Comerciales

NO

Entregar listados a mensajero

Entregar listados

Recibir listados de cartera vencida

Guardar copia de las listas de cartera vencida entregadas

FIN

158

PROCEDIMIENTO: COBRO INICIO

Consultar y analizar los listados de cartera vencida

Resaltar los pagos recibidos

Establecer comunicación con el cliente

SI

Cobro presencial?

Solicitar a cartera elaboración circular o carta de cobro

Comunicarse telefónicamente

Elaboración carta de cobro Recibir documento de respaldo

Recordar al cliente monto, fecha de pago de su obligación con la empresa y días de

Desplazarse a la oficina del cliente Entregar al cliente la circular o carta de cobro

SI

Solicitar cancelación del compromiso

NO

Requiere explicación?

NO

Revisar con el cliente el saldo adeudado

Hacer firmar al cliente copia del documento Fijar compromiso y fecha de pago Entregar copia de la circular o carta a Director de Cartera

159 FIN

PROCEDIMIENTO: RECAUDO INICIO

Establecer comunicación telefónica con el cliente

SI NO

Cobro presencial?

Regresar a la empresa

Recibir el pago en efectivo o cheque

SI

NO

Mucho dinero?

Regresar a la empresa

Comunicarse con Cajera o Auxiliar Contable Indicar la cuantía

Dirigirse a caja

Entregar dinero o cheque

Recibir indicación de cuenta y banco Desplazarse al banco Diligenciar formato de consignación Realizar consignación

Presentar y entregar recibo de consignación a cajera de la empresa

Elaborar recibo de caja, firmar y colocar sello de cancelado Enviar o entregar recibo de cancelación al cliente

FIN

160

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO

INICIO

Reunión de Cartera y Comercial (Asesores comerciales) Recibir información del avance de cobro y recaudo

Preguntar y recibir las observaciones del Asesor

Confrontar la información actual con la anterior

FIN

161

PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE

INICIO Recibir copia de consignación

Establecer a que cliente corresponde Consultar con Asesores Comerciales

NO

Se identificó? SI

Diligenciar Planilla de consignaciones

Consultar consignaciones de los clientes en los bancos

Confrontar información de planilla de consignaciones y bancos

Confirmada la consignación? SI

Ingresar todas las consignaciones al sistema

Aplicar la consignación a la factura del cliente

Elaborar recibo de caja para cancelar la factura

FIN

162

NO

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES

INICIO

Consulta de saldos en bancos

Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa

Establecer en que ciudad se realizó la consignación

Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones

Confrontar la información de la Planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos

SI

Confirmada la consignación?

NO

Tratar de establecer a que cliente pertenece la consignación

Marcar o señalar en la Planilla

Consultar con vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco

Dirigir carta al banco solicitando copia de la consignación

2

1

163

1

1

Cuando han pasado muchos días y no se sabe de quien es el dinero: elaborar recibo de caja para enviar dinero para anticipo

Se logro establecer quien realizó la consignación?

SI

Anotar la información en la planilla de consignaciones

FIN

164

NO

Elaborar recibo de caja y enviar para anticipo de clientes

PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA

INICIO

Recibir solicitud de la información y/o hacerlo cuando el desempeño del cargo lo exija Ingresar al sistema y consultar la información

Filtrar la información según el listado requerido:      

Estado de cuenta Análisis de vencimientos Circularizaciones Libros auxiliares Relación de recaudos Otros

Imprimir documento(s)

Entregar o enviar documento(s) o listado a la persona solicitante o a Asesores Comerciales

FIN

165

PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS DE LA EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCÍA

INICIO

Recibir las facturas, formato de pedido y remisiones

Consultar la información contenida en el documento

Analizar la información

Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes

Zonificar la entrega

Priorizar la entrega de la mercancía

Archivar documento

NO

Se requiere entregar? SI

Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar

Entregar la Planilla de Horario a Conductores del empresa

1 166

Según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicación, etc.

1 Consultar la ruta programada con los conductores

Recibir observaciones de los conductores

NO

La ruta requiere ajuste?

SI

Realizar ajustes

Entregar las facturas o remisiones a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía FIN

167

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO

INICIO

Recibir facturas o remisiones

Consultar información contenida en el documento

Analizar información

Programar las acciones a seguir

Ejecutar las acciones

FIN

168

PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS

INICIO Consultar las facturas o remisiones

Determinar productos y cantidades a despachar

Programar el cargue del vehículo

Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de los productos

NO

SI

Vehículo de la empresa?

Planear el cargue en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas o remisiones

Establecer contacto con el cliente

Idear la distribución de la mercancía en el planchón del

Establecer ubicación en bodega

FIN

169

PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR

INICIO

Ubicar productos en bodega y seleccionarlos

Verificar los productos seleccionados

NO

Producto correcto? SI

Tomar producto de su sitio de almacenamiento

SI

NO

Requiere corte?

NO SI

Consultar dimensión

Colocar en báscula

Buscar herramienta

Determinar peso

Realizar corte

Adjuntar tiquete de pesio al producto

Productos listos para el cargue

FIN

170

Debe pesarse? SI

Transportar productos

Ubicarlo en un lugar más próximo a la salida

Mejorar ubicación?

NO

PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE

INICIO

Ubicar los productos

Verificar referencia de los productos y la cantidad a cargar

NO

Producto correcto?

1

SI

Tomar y levantar la mercancía

Establecer cuantía de productos cargados

Ir contando los productos a medida que sean cargados

Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas

SI

Requiere marcación?

NO

Se cargaron todos los productos?

Marcar productos con pintura

NO

SI

Transportar los productos hasta el vehículo

Ubicar o arrumar los productos en el vehículo

1 171

Solicitar la verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo FIN

PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS VEHÍCULOS

INICIO

Consultar facturas o remisiones

Contar los productos cargados al camión

Ir marcando con pintura los productos contados

Confrontar información del conteo con la registrada en los documentos

Producto y cantidad correctos?

SI

Autorización Salida del vehículo

FIN

NO

SI

Otra referencia?

Descargar productos

Cambiar producto

Cargar producto correcto

NO

SI

NO

Faltantes?

SI

Establecer cantidad Cargar productos faltantes al camión

172

NO

Sobrantes?

Establecer cantidad

Bajar la mercancía e ingresarla a bodega

PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA

INICIO

Recibir facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Consultar información contenida en la Planilla

Establecer dirección de entrega

Desplazarse hasta el sitio

Buscar dirección

NO

Se ubicó dirección?

Comunicarse con despacho

SI

Estacionar vehículo en el lugar

Corroborar dirección

Dirección correcta?

FIN

NO

Recibir indicaciones o regresar a la empresa

173

SI

PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA

INICIO

Establecer contacto con el cliente

Esperar autorización del cliente para descargar mercancía NO

1

Descargue autorizado?

Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente

SI

Preguntar o establecer sitio de almacenamiento

Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes

Consultar factura o remisión

Ir contando los productos descargados

Seleccionar del vehículo los productos del cliente

Establecer cuantía de productos cargados

Desarrumar la mercancía del vehículo

NO

Se descargaron todos los productos?

Alcanzar los productos

SI

Bajar los productos del vehículo

Proceder a entregar factura o remisión al cliente

Levantar o recibir y sujetar los productos

FIN

Ingresar la mercancía a la obra o ferretería

1

174

PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE

INICIO

Restablecer contacto con el cliente

Entregar la factura al cliente

Hacer firmar copia de la factura al cliente

El cliente firmó la

SI

Guardar factura

NO

Recibir notas u observaciones

Diligenciar y anotar observaciones en Planilla de Horario

FIN

175

PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA INICIO

Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente

NO

Recibir factura con observación del Asesor Comercial de error o decisión de no compra por parte del cliente

Diligenciar formato de devolución de mercancía

Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción material, cantidad, observación (firma del

Autorizar mediante firma, garantizando que la mercancía no ha salido de bodega

SI

Mercancía despachada?

Mercancía no recibida por el cliente o sobrante de la obra

SI

Recibir orden de recoger mercancía en obra o ferretería

Recoger mercancía

Revisar el estado de los productos

Cargar los productos al vehículo Diligenciar formato de devolución Transportar los productos a la empresa

Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehículo el formato de devolución Descargar mercancía del vehículo

176

Recoger mercancía?

NO

Mercancía traída por el cliente

Diligenciar formato de devolución de mercancía

Recibir la mercancía directamente o realizar ingreso por bodega

2 2

1 1

Verificar el estado de los productos

Ubicar o almacenar los productos en la bodega

Contar la mercancía ingresada

Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo

Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución

Revisar información contenida en la devolución y firma de quien recibió en bodega

Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota

Diligenciar el formato de devolución de ventas: código, descripción material, cantidad, valor unitario, valor total Establecer comunicación con el cliente para confirmar motivo de la devolución

Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción material, cantidad, observación

3

177

3

Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera

Recibir factura y formato de devolución

Revisar que la factura se encuentre completa y formato de devolución bien diligenciado y con la firma de Jefe de bodega o de quien recibió la mercancía (si fue despachada) Firmar formato de devolución

Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario

Elaborar nota de devolución

Revisar la nota de devolución

Ratificar ingreso de la devolución al sistema

Adicionar observación de la razón de la devolución

FIN

178

PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA CRÉDITO

INICIO

Informar al cliente del servicio ofrecido por la empresa

Al cliente le interesa?

NO

Finalizar contacto

SI

Documentos requeridos:

Indicar al cliente las acciones a seguir

Entregar formato de solicitud de crédito y carta de instrucciones

Recibir la documentación del cliente o indicarle a que persona debe hacerla llegar

Hacer llegar la documentación a Director de Cartera

Recibir los documentos

FIN

179



Fotocopia de cédula del representante legal  Documento Cámara de Comercio  Pagaré ingresos y de  Certificado retenciones  PyG  Referencias Comerciales  Referencias Bancarias  Extractos bancarios de los últimos

PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO

INICIO

Recibir documentación del cliente

Confirmar información y referencias comerciales

Revisar información financiera

Determinar capacidad de pago (análisis de factibilidad)

SI

Cuenta con respaldo?

Aprobar crédito

NO

Negar crédito

Establecer cupo y tiempo de pago

Crear cliente

Informar Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente

FIN

180

PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros)

INICIO

Ingresar al software

Diligenciar formato de la base de datos

Adicionar información del cliente y de Asesor Comercial

Verificar información digitada

Información correcta? SI

Grabar y guardar la información en la base de datos

Activar al cliente

Informar a Asesor Comercial

FIN

181

NO

Realizar modificaciones y/o ajustes

PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA

INICIO

Determinar tipo de inventario

SI

NO

General?

SI

Programar para Fin de año Informar al personal de la empresa la fecha del inventario

Listado de todos los productos almacenados

NO

Algunos productos?

A mitad de año

Ocasional o aleatorio

Seleccionar los productos

Seleccionar el producto

Listar los productos

Asignar productos al personal Escoger la persona o personas Recibir el listado de los productos Recibir información y anotación del producto(s) a inventariar

Ubicar productos en bodega

Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto

1 182

1 Establecer la cantidad total almacenada en bodega

Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega

Cargar al sistema la información recopilada

Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacén

NO

SI

Existen diferencias?

Establecer la cantidad

Analizar la razón de las diferencias

SI

Efectuar ajustes

Elaborar informe de los productos y cantidades existentes en bodega Presentar informe de los productos almacenados en bodega 183 FIN

Inventario de fin de año?

NO

PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS INICIO

Recibir petición y/o conocer incorporación nuevo producto Establecer información y especificaciones del nuevo producto

Ingresar al software

Digitar la información del producto

Asignar código al producto

Verificar código asignado

Código preexistente?

SI

NO

Diligenciar formato del sistema para codificación de ítem Grabar información

Copiar información en Excel

Imprimir información

Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás sucursales

184 FIN

Generar código

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS INICIO

Recibir información y petición de elaboración de nota Determinar tipo de nota (devolución de mercancía, faltantes, menor o mayor valor cobrado)

Sistematizar nota

Imprimir la nota

Revisar diligenciamiento de la nota Aprobación de la nota

Seleccionar las notas SI

NO

Proveedor?

Enviar la nota vía fax

Clasificar las notas de los clientes por ubicación geográfica del cliente

Confirmar la recepción de la nota Recibir respuesta del proveedor Realizar el ajuste necesario

SI

Entregar a Mensajero

Entregar copia de la nota a contabilidad

NO

Clientes en la ciudad?

Entregar a Director de Cartera

Diligenciar formato de entrega de la nota

Causar la nota contablemente

Realizar seguimiento de entrega de la nota Archivar copia de la nota

185 FIN

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES

INICIO

Recibir la factura enviada por el proveedor

Verificar existencia de la remisión en el cuaderno de remisiones

Numerar la factura

Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# Factura) Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones

Sumar y totalizar las remisiones

Verificar el total de las remisiones

Entregar informe del valor total y listado de remisiones del día a Subgerente y Director Comercial Archivar documentos

Verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas antes del cierre del mes

FIN

186

PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA

INICIO

Diligenciar formato de traslado de mercancía

Establecer comunicación con la sucursal

Solicitar traslado de mercancía

Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente

Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado

Efectuar facturación de la mercancía

Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad

Recibir información y copia del traslado efectuado

Contabilizar el traslado de mercancía

Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado

FIN

187

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA INICIO 1

Recibir información del descargue e ingreso de la mercancía a bodega

Solicitar a Auxiliar General elaborar comprobante de egreso con copia

Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por Auxiliar de Inventario

Calcular la tarifa por peso o unidades totales

Recibir el comprobante de egreso

Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes: nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor

Desplazarse a caja con el formato de liquidación y comprobante de egreso

Hacer retención del 1% para régimen simplificado

Solicitar el dinero para el pago del flete

Imprimir formato de liquidación Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador

Solicitar revisión del formato a Director de Cartera

Hace firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor

Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa

Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja Cálculos correctos?

NO

Realizar correcciones FIN

SI

Autorizar liquidación del flete adicionando firma al formato

1

188

PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES INICIO

Recepción de documentos Consulta de documentos

Clasificación tipo de autorización

SI

Pedido?

NO

SI

Revisión diligenciamiento

Devolución?

Formato de

Revisión diligenciamiento

Revisión precio de venta y descuentos otorgados al

Formato de

NO

NO

SI

Gasto? Revisión concepto de gasto

Analizar la información

SI

Recibir Formato de Pedido

Revisar factura Establecer o conocer motivo

Verificar gasto

Aprobar o no la petición o documento

SI

NO

Aprobada? Autorizar mediante firma

Devolver los documentos

FIN

189

NO

Despacho

Consultar cupo y mora

Analizar y estudiar factibilidad

PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS. INICIO

Consultar la lista de productos comercializados Analizar el nivel conocimiento de los productos y sus especificaciones

Establecer requerimientos de información

SI

Producto nuevo?

NO

Asistir al lanzamiento

Solicitar mayor información de los productos y/o actualización de la información Conocer las especificaciones de los productos

Indagar sobre las ventajas del nuevo producto

Verificar su diferenciación de los demás productos

Mantener comunicación con el proveedor

Programar asesoría y capacitación conjunta con el proveedor para el equipo de ventas

190

FIN

PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES

INICIO

Identificar necesidad del cliente

Establecer contacto con el proveedor

Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente

Conocer asignación de asesor del proveedor

Acompañar al cliente durante la asesoría

Establecer satisfacción de las necesidades del cliente

FIN

191

PROCESO: GESTIÓN CONTABLE PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS INICIO

Establecer comunicación con los bancos

NO

SI

Por la red? Comunicarse telefónicamente

Ingresar a la página Web del banco

Digitar la clave

Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad

Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco

Revisar y anotar el # de los cheques para guardar la consecutividad

Totalizar el saldo de cada uno de los bancos

Consolidar el saldo de todos los bancos

Relacionar los saldos de cada banco y el general

Informar a Gerente

192 FIN

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES

INICIO

Verificar consignación realizada

Señalar en el cuaderno de bancos Registrar en paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente

Colocar a la consignación sello de contabilizado

Registrar con fecha de consignación y con fecha de de registro en caja

Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco

Revisar que la consignación corresponda al banco donde se envía

FIN

193

PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA

INICIO

Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos) Ingresar al software contable 1

Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno de bancos, marcarlas para no volverlas a ingresar

Archivar los demás documentos

Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad

Ingresar al sistema las consignaciones que no se encuentren registradas

Ingresar al software por paquete comercial Determinar cuales comprobantes de egreso no están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago

Hacer interfase de los recibos de caja y de las ventas, para cuadrar caja

Analizar los gastos

En el sistema por contabilidad, subir las interfases

Determinar la necesidad de reembolso (cuando los gastos se aproximan al valor de la base)

Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema

Elaborar el comprobante de egreso

Imprimir el cuadre de caja

Pasar los gastos a Nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor

Pasar documento a Cajera

FIN

1

194

PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR

INICIO

Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja

Acumular los gastos diarios y sus facturas

Revisar diligenciamiento y autorización de los gastos

Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día con la fecha de la tirilla entregada por Cajera

Ir adicionando a la nota los gastos diarios, e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor

Gastos = caja menor? SI

Imprimir nota contable

Elaborar comprobante de egreso por valor del costo del reembolso 1

195

NO

Formato de gastos con el nombre del establecimiento, dirección, NIT o cédula del propietario, firma del dueño, nombre de quien realizó el gasto y concepto

1

Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema

Confrontar la información y realizar las correcciones necesarias SI NO

Factura ingresada?

Adicionar valor a la cuenta gastos asumidos

Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema

Pegar las facturas en hojas de block

Archivar nota con facturas

Desembolsar el dinero para caja menor

Iniciar nueva nota de contabilidad

FIN

196

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

INICIO

Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web de la entidad

Revisar impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes en cada banco

Registrar la información en formato de Excel (predefinido)

Calcular uno a uno los ítems para cada banco y totalizarlos

Elaborar nota de contabilidad con la fecha del último día del mes en conciliación

Registrar la nota

Imprimir borrador del libro de bancos

Comparar extracto del banco con la información del libro impreso

1

197

1

Verificar concordancia de la información del extracto

Información correcta?

NO

SI

Diligenciar formato de conciliación bancaria

Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomalía Nombre banco, # cuenta, mes a conciliar, cheque por cobrar, consignaciones, notas débito o crédito, ingresos, egresos,

Archivar conciliación en carpeta del banco respectivo

Imprimir libro de bancos (original)

Archivar libro

FIN

198

etc.

PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.

INICIO

SI

NO

Cliente?

Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando información sobre facturas canceladas y la fecha de pago

Recibir petición del estado de cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente)

Consultar los pagos realizados

Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores

SI

Varias facturas?

Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente Imprimir información de la cuenta

Confrontar cuantía adeudada y pagos realizados

Revisar la cuenta confrontándola con las facturas del archivo

Establecer diferencias

Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas

Solicitar a proveedores el estado de cuenta de la empresa

Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefónicamente

Recibir informe

Verificar los saldos con los proveedores

Efectuar los ajustes necesarios

FIN

199

NO

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA

INICIO

Ingresar al software

Seleccionar la información de cartera

Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial

Verificar la concordancia de la información Señalar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos, anotando las posibles causas por las que no cuadra

Totalizar la cartera de la empresa

FIN

200

PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de Cartera relación de los anticipos de los clientes Ingresar al sistema

Consultar la información de los clientes

SI

Conoce las facturas a cancelar?

NO

Preguntar a Asesor Comercial del cliente

Visualizar en pantalla las facturas del cliente

Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera

Verificar la cancelación de las facturas

FIN

201

PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES.

INFORMACIÓN CONTABLE.

DOCUMENTOS.

INICIO

INICIO

Recibir de las sucursales los listados de cartera y los informes contables

Recibir de las demás sucursales los formatos de los bancos, Cámara de Comercio, Industria y

Revisar y confrontar la información de los listados y la contable

Diligenciar los documentos

Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales

Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicándose y preguntando a la persona

Enviar los documentos a la sucursal respectiva Recibir la información y documentación de los movimientos realizados en las demás sucursales.

FIN

Mantener contacto permanente con las sucursales.

Informar los gastos generados en las demás sucursales y que correspondan a cada una

Revisar y efectuar los ajustes necesarios.

FIN

202

PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO

INICIO

Realizar interfase del costo de inventario

Retirar información y colocarla en la cuenta correcta

Imprimir información del costo del inventario

Confrontar información impresa con la registrada en contabilidad

NO

Existen diferencias?

SI

Imprimir información de las compras realizadas a cada uno de los proveedores

Comparar la información de las compras con la registrada en comercial

Realizar los ajustes necesarios

FIN

203

PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES.

INICIO

Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la página Web

Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero

FIN

204

PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos) INICIO

Ingresar al software por información fiscal

Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución

Amarrar los formatos a cada una de las cuentas del plan de cuentas que se maneja en la empresa

Verificar que los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos

Imprimir el listado del plan de cuentas

Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos

Imprimir un listado de los formatos

Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo

Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc.

Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer dígito de verificación a colocar a cada cliente 1

205

1

Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la DIAN

Realizar actualización automática de medios

Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas).

Revisar que cada concepto contenga la información necesaria, en caso de que falte algún dato, este debe ingresarse por medios

Generar listado final

Ingresar a la página Web de la DIAN

Empezar a transmitir la información vía Internet adicionando los formatos

Se presentan problemas? NO

Enviar la información

FIN

206

SI

Revisar la información de los clientes y realizar las correcciones

PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A SUPERSOCIEDADES

INICIO Bajar de Internet el formato para reporte de la información

Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes

Contar o solicitar información de:  Total de empleados.  Número de hombres y mujeres.  Total de los sueldos por departamentos.  Cantidad de artículos que se venden.  Cantidad de artículos devueltos.  Productos comprados y su costo.  Área ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administración.

Diligenciar toda la información en cada uno de los anexos de la superintendencia

A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) Enviar el informe físicamente

FIN

207

PROCESO: NÓMINA PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

INICIO Consultar base de datos de empleados de la empresa

Verificar datos y vinculación del personal Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados

NO

Posee compromisos?

SI

Deducir préstamos, cuotas o afiliaciones

NO

Final de mes?

SI

Efectuar descuento para salud y pensión

NO

Sueldo < 2 SMLV?

SI

Adicionar Auxilio de Transporte

NO

Empleado bodega?

SI

Consultar horas extras Calcular cuantía de dinero adicional

1

208

1

Realizar los cálculos necesarios

Establecer cuantía a pagar a cada empleado

Imprimir borrador de lista de pago de nómina

Revisar y verificar información

SI

Realizar los ajustes que se requieran

Requiere ajustes? NO

Imprimir lista de pago de nómina en formato grande y pequeño (colilla de pago)

Totalizar el valor de la nómina Informar a Caja el valor de la Nómina

FIN

209

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA INICIO

Recibir de caja el dinero para pago de nómina

Contar el dinero y revisar billetes

NO

Dinero completo?

Esperar completar el dinero

SI

Disponer el dinero para el pago a los empleados Recibir en oficina una persona a la vez

Consultar la lista de pago de nómina

Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona

Entregar el dinero y colilla de pago al empleado

NO

SI

Requiere explicación?

Explicar la razón de la cuantía

Hacer firmar lista de pago de nómina (formato grande)

Archivar formato de pago

210 FIN

PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES

INICIO

Provisión pago de aportes

Revisar provisión en el sistema y liquidación interna

1 Imprimir formato de pago único

Realizar liquidación interna

Consultar autoliquidaciones de la página Web del operador (24 horas después)

Imprimir listado de aportes a las entidades

Comparar información impresa con la de provisión del sistema

Imprimir por cada entidad los aportes cancelados

NO

Es correcta?

Realizar ajustes

SI

Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado

Imprimir documento soporte de pago efectuado (arrojado por el operador)

Ingresar a página Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes

Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad

Diligenciar formato de pago unificado

FIN Se va a pagar?

NO

Grabar información

SI

Asignar # de cuenta bancaria

1 211

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

INICIO

Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de Nómina (software) Revisar y realizar los descuentos del periodo

Imprimir borrador de la liquidación

Calcular manualmente la liquidación

Comparar liquidación del sistema y la calculada manualmente

NO

Es correcta? SI

Imprimir original de la liquidación

Elaborar comprobante de egreso

Pasar comprobante de egreso a caja para su pago

Informar a la persona los descuentos realizados

Pagar el valor de las vacaciones

FIN

212

Realizar ajustes

PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA

INICIO

Consultar la Provisión de nómina

Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando

Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado pendiente en el periodo anterior

NO

SI

Requiere corrección?

Corregir las cuentas de provisión por liquidación de contratos y vacaciones

Expedir los certificados de retención de salarios

Entregar los certificados de retención de salarios a Auxiliar de Nómina para que los haga firmar de los empleados

Guardar los certificados en la declaración de renta

FIN

213

PROCESO: MANEJO DE CAJA PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA INICIO Establecer cuantía de las ventas de contado Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema

Diligenciar formato manual del cuadre del día, relacionando valor de ventas, recibos de caja, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones

Revisar formato manual del cuadre de caja Efectuar los cálculos necesarios y sacar una relación del valor total (tirilla) Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable Recibir el formato revisado por Auxiliar Contable Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre Anotar en la nueva hoja de cuadre del día el número consecutivo de recibos de caja y consignaciones

Revisar, firmar y archivar formato de cuadre del día

FI2 N14

PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA INICIO

Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja

Contar el dinero en efectivo acumulado en caja

NO

Mayor a un millón? SI

Informar a Auxiliar Contable la cuantía del dinero recaudado

Esperar autorización e indicaciones

SI

SI

Dirigirse a Área de Contabilidad

Entregar dinero a Auxiliar Contable

Contar nuevamente el dinero

Depositar el dinero en caja fuerte

NO

Guardar en caja fuerte?

Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor Efectuar el pago a proveedores.

Pago a proveedores?

NO

Consignar en cuenta de bancos de la empresa

Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados

Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada

Efectuar la consignación

215 FIN

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR

INICIO

Recibir reembolso del dinero de caja menor

Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado

Entregar recibo de gasto y dinero al empleado

Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos

Relacionar los gastos

Informar y entregar los documentos de respaldo de los gastos a contabilidad

Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor

FIN

216

PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO

INICIO

Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos

Verificar el gasto

Autorizar los gastos

Generar relación de los gastos

Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización

Recibir facturas y recibos de gastos (Cajera)

Verificar la autorización de los gastos por el Director de Cartera

Revisar la numeración de los recibos de gastos

Consultar el # del recibo de gastos y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, señalar con una pequeña marca

1

217

1

Revisar el diligenciamiento de los documentos

Totalizar los gastos

Efectuar el cuadre del día anterior (devolución de dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado)

Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos

NO

Dinero suficiente?

Establecer cuantía a pagar

SI

NO

Sobró dinero?

SI

Recibir dinero devuelto por la persona

Pagar la suma adeudada

Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregado

Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso

Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto

Ordenar los gastos según su tipo

Enviar documentos a contabilidad para su archivo

218 FIN

PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS CONSIGNACIONES

RECIBOS DE CAJA

INICIO

INICIO

Recibir de Auxiliar Contable

Ingresar al sistema la cuantía de los cheques y efectivo recaudado

cheques y autorización y/o petición de la elaboración

Realizar registro de los movimientos (flujo de caja)

Diligenciar formato de consignación del respectivo banco

Imprimir recibos de caja Entregar a mensajero cheque y formato de consignación

Revisar los recibos

Enviar copia de consignación a Auxiliar Contable

Totalizar el recaudo Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende el recaudo

Archivar copia de la consignación

Archivar recibos de caja FIN FIN RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transición Régimen Simplificado con

personas naturales no comerciales) INICIO

Recibir petición de dinero para sufragar gastos Entregar el recibo de gastos a la persona solicitante Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # del recibo y nombre de la persona solicitante

219

FIN

PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS

INICIO

Recibir cheques devueltos

Informar a Asesor Comercial cliente y causal y a Auxiliar Contable sobre el cliente, causal y vendedor

Establecer comunicación con el cliente

Ingresar al software

Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal

Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados

Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente

FIN

220

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE INICIO

Establecer forma de pago

NO

SI

Efectivo?

Recibir cheques o copia del formato de consignación

Recibir la factura y sus copias

Consultar factura

Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario

Verificar la cuantía

Informar el valor total de la compra al cliente

Informar cheques recibidos a Auxiliar Contable

Recibir el dinero Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelación de la deuda

Revisar y verificar la autenticidad de los billetes

Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias

Entregar tres copias de la factura al cliente

SI

NO

Sobra dinero?

Devolver dinero sobrante

Archivar una copia de la factura en caja

221 FIN

PROCESO: SALUD OCUPACIONAL PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL INICIO

Determinación de los elementos a comprar

Cotización y selección del proveedor

Recepción y entrega de los elementos

FIN

PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR

INICIO

Revisar o recibir información del estado de los elementos

Confirmar el estado de los elementos

Calcular las cantidades existentes de cada producto

SI

Compra el producto?

Establecer cantidad a comprar

FIN

222

NO

PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

INICIO

Evaluar productos del proveedor anterior

SI

Productos de buena calidad?

NO

Buscar nuevo proveedor

Consultar proveedores de los productos

NO

Cumple las normas del ministerio?

SI

Solicitar información de precio de productos

Evaluar la información y opciones ofrecidas

Elegir la mejor opción

Consultar políticas de compras Efectuar pedido

FIN

223

Finalizar comunicación

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS

INICIO

Recibir los elementos de protección personal enviados por el proveedor

Verificar que los elementos correspondan a los solicitados

Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, el valor y fecha de recepción

Organizar y disponer los elementos para la entrega

Diligenciar formato de entrega

Realizar entrega oficial de los elementos de protección y dotación

Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos

Firmar el formato de entrega

Archivar el formato de entrega

Botar los elementos viejos (deteriorados)

FIN

224

PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES INICIO

Consultar fecha de dotación de uniforme al personal

Establecer los tallajes requeridos

Imprimir formato para recopilación de tallas

Entregar formato para que los empleados lo diligencien anotando las tallas de pantalón, camisa, zapatos, delantal

Verificar las tallas

Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas

Realizar pedido al proveedor

Recibir los uniformes enviados por el proveedor

Imprimir formato de entrega

Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados Anotar las cantidades entregadas a cada empleado

Firmar formato de entrega

Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones

225 FIN

PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN

INICIO

Recibir la observación de requerimiento de dotación del botiquín o realizar Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa

SI

Cuenta con los elementos necesarios?

NO

Listar los elementos faltantes

Solicitar los medicamentos y elementos a droguería

Recibir los elementos

Equipar el botiquín de planta y de los vehículos de la empresa

Verificar la dotación del botiquín

FIN

226

PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO INICIO

Establecer riesgo del accidente Comunicar a jefe inmediato

SI

NO

Accidente grave?

Accidente muy leve: Remitirse rápidamente a la clínica

Accidente leve? SI

Al regresar a la empresa:

Informar y narrar a Auxiliar de Nómina lo sucedido

Dirigirse a Nómina para la sistematización del

Esperar y recibir copias impresas del reporte

Dirigirse a la clínica

SI

NO

Recibe incapacidad?

Informar a Jefe inmediato Hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nómina

Archivar una copia del reporte del accidente e incapacidad

FIN

227

NO

Solicitar a la persona encargada del botiquín elementos

PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO

INICIO

Ingresar a la página Web de la ARP Digitar la clave asignada

Diligenciar formato de la página con la información del empleado

Complementar la información faltante en el formato novedades, y/o la información de lo ocurrido al

Radicar el accidente

Imprimir formato diligenciado del reporte del accidente

Fotocopiar y entregar dos (2) copias al trabajador

Archivar una copia del reporte

FIN

228

PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO

INICIO

Recibir información y documento de incapacidad

Ingresar a la página Web de la ARP

Digitar la clave asignada

Establecer duración de la incapacidad

Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de incapacidad

SI NO

Incapacidad > 3 días? Tramitar liquidación

Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado

FIN

229

PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD

INICIO

Revisar documento de incapacidad

Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad

Adjuntar copia de la incapacidad

Enviar documentos a la entidad

Esperar respuesta de la entidad

Recibir autorización del descuento en pago de aportes del mes siguiente o cheque

Anexar autorización del descuento y copia de la incapacidad al documento de pago de aportes

Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado

FIN

230

PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL

INICIO

Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal Recibir información de solicitud de personal

Establecer comunicación con entidades o publicar el requerimiento de personal

Recibir hojas de vida

Seleccionar los candidatos

Convocar a las aspirantes

Efectuar entrevista y/o prueba

Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas

NO

Cumple requisitos?

SI

Contratar la persona

FIN

231

PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO

INICIO

Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la empresa Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa

Determinar estado civil del nuevo colaborador, para indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y la de sus familiares a las entidades respectivas

Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc.

Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión, riesgos profesionales, etc.

SI

Se encuentra suscrito?

Realizar los ajustes necesarios para que sigan siendo cubiertos por la empresa, según

NO

Realizar las afiliaciones a las entidades

Tramitar cita para examen médico

1

232

1

Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización del examen médico

Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos

Elaborar contrato de trabajo

Pasar contrato a Gerente para su firma

Recibir y archivar contrato y examen médico en la carpeta del colaborador

Alimentar paquete contable con la información del empleado

FIN

233

PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN

INICIO

Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional Presentar las políticas de la empresa

Realizar un recorrido institucional

Presentar a los compañeros de trabajo

Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo

Efectuar seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa

FIN

234

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO

INICIO

Recibir información sobre desvinculación del colaborador 1

Establecer asuntos pendientes: préstamos, deudas, etc.

Elaborar comprobante de egreso

Diligenciar formato del sistema para liquidación de contrato

Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró)

Verificar descuentos parafiscales

Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa

Imprimir en borrador de la liquidación

Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a Contadora

Revisar liquidación de prestaciones sociales

Pasar comprobante a Cajera para su cancelación

Realizar cálculo manual de la liquidación

Pagar a la persona, dinero por concepto de liquidación de contrato

Confrontar la información arrojada por el sistema con la calculada manualmente

Información correcta?

FIN

NO

Realizar ajustes

SI

Imprimir liquidación en original

1

235

PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO

INICIO

Identificar la necesidad de capacitación 1 Determinar los objetivos de la capacitación

Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitación

Definir temática

Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad

Acompañar capacitación y realizar seguimiento

Coordinar actividades

Establecer número de participantes

SI

Todo el equipo?

Evaluar los resultados

NO

Seleccionar personal

Determinar lugar de la capacitación

SI

En la

NO

empresa? Programar horario y fechas

Facilitar asistencia de los Asesores

Brindar herramientas al expositor

236 1

Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas

Retroalimentar los resultados de la capacitación

FIN

PROCEDIMIENTO: VACACIONES INICIO

Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de solicitud de vacaciones Elaborar carta de solicitud de vacaciones

Imprimir carta

Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma Entregar carta a Subgerente

Autorizar vacaciones

Programar las vacaciones de los empleados

SI NO

Descontar días? Calcular los días pendientes

Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso) FI2 N37

PROCESO: MENSAJERÍA PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS

INICIO

Desplazarse al área de contabilidad de la empresa

Recibir el dinero de Auxiliar Contable

Contar el dinero recibido y dirigirse al área de Caja de la empresa

Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques

Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse

Consultar la información contenida en los documentos

Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto

Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación

Entregar a la Cajera de la empresa, al día siguiente, los documentos de las diligencias

FIN

238

PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los recaudos a realizar

Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicación del cliente

Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa

NO

SI

Cantidad considerable?

Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones

Llevar el dinero en efectivo o cheque a la empresa NO

SI

Consignar? Desplazarse al banco

Realizar consignación a cuenta de proveedor o de la empresa

Regresar a la empresa

1

239

1

Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador

Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a la Cajera de la empresa Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente

Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la empresa

Desplazarse a oficina del cliente para entregar recibo de cancelación de su deuda

FIN

240

PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia) Consultar las facturas y programar su entrega

Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura

Hacer firmar la factura original y copia

Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al día siguiente al Director de Cartera Acumular las facturas no entregadas

Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes

FIN

241

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES

INICIO

Recibir petición del personal administrativo de la empresa o llamada telefónica e indicaciones Desplazarse hasta la entidad respectiva

SI

Solicitar o recoger documentos?

Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa

NO

Entregar en entidades: cartas, certificados, reportes, documentos, etc. Responder las inquietudes que se presenten sobre le estado de entrega de los documentos

Entregar los documentos a la persona que los solicitó

Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa)

FIN

242

PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA INICIO

Recibir petición de personal administrativo

Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello

Efectuar la compra de los productos solicitados

Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra

Entregar a Director de Cartera la facturas de las compras realizadas en la semana

Esperar la revisión y autorización de los gastos

Dirigirse al área de Caja de la empresa y entregar las facturas

Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos

Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante

Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina

Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera

243 FIN

PROCESO: ARCHIVO PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS

INICIO

Recepción de documentación Consultar la información contenida en el documento

1

Verificar el diligenciamiento del documento

Posee autorización y sellos?

NO

Devolver documentos

Existe la carpeta?

NO

SI

Seleccionar la carpeta

SI

Identificar tipo de documento

Verificar que los documentos correspondan a la carpeta

Seleccionar y separar documentos Es la carpeta correcta?

Ordenar documentos por número

NO

SI

Revisar consecutividad Introducir los documentos en la carpeta

Efectuar las acciones respectivas a su preparación (corte, perforación, etc.)

Guardar la carpeta en el archivador o en caja

Buscar, ubicar o crear carpeta FIN 1

244

Crear carpeta

PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

INICIO

Recibir petición del préstamo

Preguntar por información o identificación del documento

Establecer tipo de documento

Ingresar al software de la empresa

Ubicar en pantalla el documento 1 NO

Existe el documento?

Informar a solicitante

Hacer firmar formato de préstamo

SI

Identificar posición física en archivo

Buscar y ubicar físicamente el documento

Esperar devolución

Recibir documentos devueltos

Registrar la devolución del documento en el formato de préstamo

Diligenciar formato de préstamo

Archivar documento

Entregar documento a la persona solicitante

FIN 1

245

PROCESO: SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERÍA

INICIO

Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc.

Hacer la lista de los elementos que se deben comprar

Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras

Implementos de aseo: jabones para baños y

1

Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera

Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante Dirigirse al supermercado a realizar las compras Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos

Regresar a la empresa y solicitar a la cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte

Separar los utensilios y productos de aseo de los víveres

Entregar factura de las compras y recibo del gasto del transporte a Director de Cartera

Guardar en la cocina los productos de la cafetería y algunos implementos de aseo

Autorización de los gastos

Guardar en la nevera los productos que requieran conservación

Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero

Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería

Esperar a que la cajera revise el total de los gastos

1

FIN

246

PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE CAFETERÍA

ASEO ÁREAS DE OFICINAS

INICIO

INICIO

Recibir llamado de integrantes de la empresa solicitando bebidas o atención a clientes o proveedores

Barrer y trapear los pisos del Área de las oficinas

Sacudir el polvo de escritorios, teléfonos, computadores, muebles, etc.

Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados

Limpiar vidrios de las ventanas del área de las oficinas

Preguntar y establecer las bebidas solicitadas

Limpiar y ordenar la cocina (cafetería)

Preparar las bebidas

Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.)

Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentran

Realizar la limpieza de los baños

Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina

Lavar y cambiar las toallas de los baños para que permanezcan limpias

FIN Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baños

FIN

247

PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA LA COCINA

ASEAR LA NEVERA

INICIO

INICIO

Conservar vasos, pocillos y platos lavados

Lavar la nevera

Eliminar los productos vencidos

Tener siempre la vajilla organizada

FIN Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina

Asear la greca

Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos, pocillos y platos

FIN

CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS

INICIO

Proporcionar agua a las plantas

Podar las plantas

Quitar el polvo de las plantas

FIN

248

ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MAPA DE PROCESOS

ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA  Direccionamiento de la compañía.  Planteamiento de estrategias.  Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas.  Interacción con proveedores.  Autorización de documentos y acciones a implementar.  Establecimiento de políticas de compras y ventas. GERENCIALES GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.  Selección de personal.  Contratación.  Liquidación contrato.  Programación de vacaciones.  Capacitación técnica.  Cuadros de reemplazo (informal).  Programación de actividades. AUTORIZACIONES.

MISIONALES

VENTAS  Programación de visita al cliente.  Atención de mostrador o visita al cliente.  Consulta de disponibilidad de productos.  Asesoría técnica.  Cotización de productos para clientes.  Seguimiento de las cotizaciones.  Orden de Pedido.  Facturación.  Remisión de mercancía.  Seguimiento del pedido. COMPRAS  Determinar productos a comprar.  Selección proveedor.  Pedido a proveedores. FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.  Establecimiento de precio de venta de los productos  Cambio de precio.  Fijación precio de negociación y descuentos. METAS DE VENTAS.  Generación informe de ventas.  Revisión estadísticas de ventas.  Fijación meta de ventas.  Seguimiento meta de ventas. COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.  Conocimiento de productos.  Asesoría y capacitación equipo de ventas.  Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

249

RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO MERCANCÍA.  Recepción de facturas o remisiones.  Descargue, ingreso y almacenamiento.  Reporte y verificación de los productos recibidos.  Sistematización ingreso de mercancía.  Revisión ingreso de mercancía al sistema.  Ajustes de inventario.

APOYO

DE

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.  Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega.  Recepción facturas o remisiones.  Planeación del cargue y distribución de los productos en los vehículos.  Alistar mercancía a despachar.  Cargue de mercancía al vehículo.  Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos.  Transporte de mercancía.  Descargar mercancía. Entregar facturas al cliente. DEVOLUCIÓN EN VENTAS  Gestión de devolución de mercancía GESTIÓN CONTABLE. Consulta de saldo en bancos. Registro de consignaciones.  Cuadre y revisión de la caja. Registro de reembolso de caja menor.  Conciliación bancaria. Revisar cuenta con clientes y proveedores  Revisión de la cartera de la empresa.  Cancelación de anticipos de clientes.  Manejo de información contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario.  Documentación e informes requeridos por entidades estatales. COBRO Y RECAUDO  Generación de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro. Recaudo. Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente.  Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes. CAJA Cuadre de caja. Manejo del dinero en caja. Administrar la caja menor. Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos.  Recepción pago del cliente.

250

NÓMINA.  Liquidación de nómina.  Pago de nómina.  Pago parafiscales.  Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley.  Interfase de nómina. ESTUDIO DE CRÉDITO.  Solicitar y recibir documentación.  Estudio de crédito.  Creación de terceros. MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.  Elaboración y entrega de notas.  Codificación de productos.  Inventario físico de los productos de bodega.  Facturación de remisiones.  Traslado de mercancía.  Liquidación de fletes. APOYO

MENSAJERÍA. Pagos y consignaciones en bancos.  Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes. Entrega de documentos a clientes.  Solicitar y entregar documentación en entidades. Compras eventuales de oficina. SALUD OCUPACIONAL.  Dotación de elementos de protección personal.  Dotación de uniformes.  Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la empresa. Accidente de trabajo GESTIÓN DEL RECURSO HUMAN.  Selección de personal. Afiliaciones y contrato de trabajo.  Inducción.  Asesoría y capacitación equipo de ventas.  Liquidación contrato de trabajo. Vacaciones. MANEJO DE ARCHIVO. Archivo de documentos.  Préstamo de documentos. SERVICOS GENERALES.  Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería.  Servicio de cafetería.  Aseo áreas de oficinas. Oficios varios.

251

INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Pág. COMPRA Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedores

256 257 259 261

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Recepción de facturas o remisiones Descargue, ingreso y almacenamiento Reporte y verificación de los productos recibidos Sistematización del ingreso de producto(s) Revisión del ingreso de mercancía al sistema Ajustes al inventario

263 264 266 268 270 272 274

FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Establecimiento del precio de venta Cambio de precio Fijar precio de negociación y descuentos

276 277 279 281

PAGO A PROVEEDORES Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía Programación del pago a proveedores Efectuar el pago a proveedores

283 284 286 288

VENTA Programar visita al cliente Visita obra Atención de mostrador (venta de contado) Consulta disponibilidad de los productos Asesoría Técnica Cotización de productos para clientes Seguimiento de las cotizaciones Pedido Facturación Remisión de mercancía Seguimiento del pedido

291 292 294 296 298 300 302 304 307 308 312 314

252

METAS DE VENTA Generación informe de ventas Revisión estadísticas de ventas Fijación meta de ventas Seguimiento meta de ventas

316 317 319 321 323

COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida Entrega de listado de cartera Cobro Recaudo Seguimiento del estado de cobro y recaudo Ajuste de cartera al cliente Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes Generación de listados de cartera

325 327 329 331 333 335 336 338 340

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega Recepción de facturas y/o remisiones a despachar Planeación del cargue del vehículo Alistar la mercancía a despachar Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida Transporte de la mercancía Descargar mercancía en obra o ferretería Entregar factura al cliente

342 344 346 347 349 351 353 355 357 359

DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía

361 362

CRÉDITO A CLIENTES Solicitar y recibir documentación para crédito Estudio de crédito Crear cliente

366 367 369 371

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Elaboración y entrega de notas Inventario físico de los productos de bodega Codificación de productos Facturación de remisiones Traslado de mercancía Liquidación de fletes

372 373 375 378 380 382 384

AUTORIZACIONES

386 253

Autorizaciones

388

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORE Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitar asesoría muy especializada para clientes

390 391 393

GESTIÓN CONTABLE Consulta de saldo en bancos Registro de consignaciones Cuadre y revisión de la caja Registro de reembolso de caja menor Conciliación bancaria Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa Cancelación de anticipos de clientes Manejo de información contable y general de las sucursales Control de costos de inventario Documentación e informes requeridos por entidades estatales

395 397 399 401 403 405 407 409 411 413 415 417

NÓMINA Liquidación de nómina Pago de nómina Pago de parafiscales Liquidación de vacaciones Interfase de Nómina

420 421 423 425 427 429

MANEJO DE CAJA Cuadre de caja Manejo del dinero en caja Administrar la caja menor Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Cheques devueltos Recepción pago del cliente 1

431 432 434 436 438 441 443 445

SALUD OCUPACIONAL DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL DOTACIÓN DE UNIFORMES BOTIQUÍN ACCIDENTE DE TRABAJO a. Reporte de accidente de trabajo b. Sistematización del reporte de accidente de trabajo c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. d. Trámite de liquidación de la incapacidad.

447 449 452 454

254

456 458 460 462

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Selección de personal Afiliaciones y contrato de trabajo Inducción Asesoría y capacitación del equipo humano. Liquidación contrato de trabajo Vacaciones

464 465 467 469 471 473 475

MENSAJERÍA Pagos y consignaciones en bancos Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes Entrega de documentos a clientes Solicitar y entregar documentación en entidades Compras eventuales de oficina

477 478 480 482 484 486

MANEJO DE ARCHIVO Archivo de documentos Préstamo de documentos

488 489 491

SERVICIOS GENERALES Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería Servicio de cafetería Limpieza de las oficinas Oficios varios

238 494 496 498 500

255

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Compra.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le empresa. 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

1.6 

FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra o remisiones.

1.7  

RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

1.8    

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

COMPRA Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable Subgerente

1

Determinar productos a comprar

Administrativa

2

Selección del proveedor

Administrativa

Subgerente

3

Pedido de mercancía a proveedores

Administrativa

Subgerente

256

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.5

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.6

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.7

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.8

OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5

GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9

RIESGOS:  Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES.

257

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DETERMINAR COMPRAR N°

PRODUCTOS

A

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir información de los stocks de mercancía

Subgerente

Administrativa

X

2

Consultar información de las ventas efectuadas

Subgerente

Administrativa

X

3

Revisar o chequear la información

Subgerente

Administrativa

X

4

Calcular las cantidades existentes de cada producto

Subgerente

Administrativa

X

5

Determinar productos

Subgerente

Administrativa

X

6

Consultar punto de reorden

Subgerente

Administrativa

X

7

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden

Subgerente

Administrativa

X

8

Establecer la cantidad a comprar

Subgerente

Administrativa

X

la

rotación

de

los

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

258

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección del proveedor.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la empresa y que cuente con certificación de calidad. 2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el mercado posibilita seleccionar aquel que más se ajuste a las políticas de la empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada. 2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos. PUNTO FINAL: Selección e iniciación de negociación con el proveedor.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

2.9

RIESGOS:  Elección inadecuada del proveedor.  Sacrificar calidad por precio.  Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 2.11 OBSERVACIONES.

259

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR N°

Actividad

Responsable

1

Consultar productos

proveedores

2

Establecer contacto con el proveedor

3

Conocer si cuenta con certificado de calidad

4

Solicitar información de precio de productos

5

Analizar información ofrecidas

6

Consultar políticas de compras

7

Escoger la mejor opción

8

Iniciar negociación

y

de

los

opciones

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

260

Página Área

Frecuencia D

S M

O

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

Administrativa

X

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercancía a proveedores.

3.2

MARCO NORMATIVO.

3.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

3.4

OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envío de la mercancía requerida.

3.5

GENERALIDADES: Pedir la mercancía a los proveedores al llegar al punto de reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los mismos.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercancía.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido. PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercancía haya sido realizada con éxito.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Carta de pedido de productos.

3.9

RIESGOS:  Errores de diligenciamiento de carta de pedido.  Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al proveedor.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información contenida en la carta de pedido.  Revisión y Autorización de envío de la carta de pedido.  Confirmación de la recepción de la carta por el proveedor. 3.11 OBSERVACIONES.

261

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PEDIDO DE PROVEEDORES N°

MERCANCÍA

A

Actividad

Código:

Responsable Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Auxiliar de Inventario

1

Diligenciar borrador carta de pedido

2

Solicitar elaboración carta de pedido

3

Elaborar carta de pedido

4

Recibir y revisar la carta

5

Verificar la información contenida en la carta (elaboración, producto y cantidad)

6

Solicitar cambos y ajustes si es necesario

7

Realizar cambios o ajustes

8

Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax

9

Enviar la carta

Subgerente y/o Director Comercial Auxiliar de Inventario

10

Confirmar la recepción de la carta por el proveedor

11

Informar a Subgerente o Director Comercial sobre el envío del carta

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

Administrativa

X

Administrativa

X

Comercial

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Comercial

X

Administrativa

X

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

262

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de la mercancía comprada.

1.2

AREA TITULAR: Bodega.

1.3

OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercancía comprada.

1.4

GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es el mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la compañía.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas.  Cuaderno de entrada.

1.7

RIESGOS:  Deterioro de la mercancía durante su manipulación.  Faltantes o sobrantes de mercancía.  Pérdida de los productos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de las facturas y mercancía comprada.  Verificación de la mercancía recibida en cuanto a referencia, cantidad y calidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Nº Orden

Procedimiento de

facturas

Responsable

Bodega

Jefe de Bodega

Bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

Auxiliar de Bodega y Jefe de Bodega

1

Recepción remisiones

2

Descargue, almacenamiento

3

Reporte y verificación productos recibidos

4

Sistematización del ingreso de producto(s)

Comercial

Auxiliar de Inventario

5

Revisión del ingreso de mercancía al sistema

Comercial

Director de Cartera

6

Ajustes al inventario

Comercial

Auxiliar de Inventario

ingreso

o

Área Responsable

y de

los

263

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción las facturas o remisiones.

1.2

MARCO NORMATIVO.

1.3

RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4

OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercancía comprada a los proveedores.

1.5

GENERALIDADES: La recepción de las facturas permite identificar el tipo de producto que está llegando, la programación de la recepción de la misma y la identificación del lugar donde debe ser almacenado.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercancía comprada a los proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de la empresa. PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

1.9

RIESGOS:  Pérdida de facturas o remisiones.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.

1.11 OBSERVACIONES

264

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS O REMISIONES

N°

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

1

Conocer llegada de los camiones de los proveedores

Jefe de Bodega

Bodega

X

2

Recibir las facturas o remisiones de la mercancía

Jefe de Bodega

Bodega

X

3

Consultar el documento e identificar producto(s)

Jefe de Bodega

Bodega

X

4

Determinar a que bodega llevar el producto

Jefe de Bodega

Bodega

X

5

Coordinar productos

Asistente de Jefe de Bodega

Bodega

X

6

Anotar las referencias productos en un papel

Jefe de Bodega

Bodega

X

7

Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir

Jefe de Bodega

Bodega

X

el

ingreso

de

los

de

los

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

265

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4

OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos comprados a los proveedores.

2.5

GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se ejecuta dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por medio de mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la empresa de los productos enviados por los proveedores.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos. PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.

2.9

RIESGOS:  Pérdida o deterioro de los productos.  Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.  Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Conteo de los productos ingresados a bodega.  Revisión del estado de los productos recibidos.  Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad. 2.11 OBSERVACIONES.

266

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DESCARGUE, INGRESO ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍA N°

Y LA

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Recibir anotación de las referencias de los productos a recibir

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

2

Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento.

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

3

4

Establecer mecanismo de descargue (puente grúa, montacargas o personas) Coordinar y supervisar la labor de Auxiliares de Bodega o empleados del proveedor

5

Tomar la mercancía

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

6

Bajar los productos del vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

7

Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el interior de la bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

8

Confirmar sitio de almacenamiento

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

9

Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía ingresada a bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

10

Descargar la mercancía en sitio de almacenamiento

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

11

Arrumar o colocar los productos en estibas o burros

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

12

Verificar el correcto almacenamiento de los productos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

13

Mover, ubicar o reubicar los productos si es necesario

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

14

Anotar cantidad ingresados

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

15

Reportar el ingreso de la mercancía

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

de

productos

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

267

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de los productos recibidos.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

3.4

OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.

3.5

GENERALIDADES: La verificación de los productos ingresados a bodega permite establecer si la información contenida en las facturas o remisiones enviada por los proveedores corresponde a la constatada físicamente con el ingreso de los mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación o determinación de los productos y cantidades realmente recibidos.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades ingresadas a la bodega. PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a Inventario.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.

3.9

RIESGOS:  Mal conteo de los productos.  No identificar las cantidades faltantes.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información.  Conteo y reconteo de los productos.  Anotación de las observaciones. 3.11 OBSERVACIONES.

268

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS N°

Código:

Actividad

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

1

Consultar anotación de los productos y cantidades ingresadas a bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

2

Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

4

Confrontar la información reportada con la registrada con la registrada en la factura o remisión Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar la mercancía si es necesario

5

Recontar la mercancía por indicación de Jefe de Bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

6

Revalidar la información si se requiere

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

7

Establecer diferencias si se presentan y realizar anotación de la observación

Jefe de Bodega

Bodega

X

8

Registrar mercancía en el cuaderno de entrada

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

9

Entregar facturas o remisiones observaciones a inventario

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

3

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

269

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematización del ingreso de producto(s).

4.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

4.4

OBJETIVO: Cargar al sistema la mercancía ingresada a la bodega como resultado de la compra a proveedores.

4.5

GENERALIDADES: La sistematización de los productos facilita la consulta de la disponibilidad de la misma y agiliza la facturación de las ventas.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas. PUNTO FINAL: Anotar la mercancía en el cuaderno de entrada.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

4.9

RIESGOS:  Referencia equivocada de producto.  Cantidades erróneas.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información contenida en los documentos y en el sistema. 4.11 OBSERVACIONES.

270

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S) N° 1

Código:

Actividad

Responsable

Recibir facturas, remisiones y notas

Consultar la carta de pedido de 2 mercancía

Página

Área

Frecuencia D

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Verificar la concordancia de material recibido y solicitado

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Armar paquete de factura y remisión

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Ingresar al software de la empresa

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

6

Consultar factura, remisión y nota

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Digitar la información de los productos

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Cotejar el ingreso de los productos

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Realizar los ajustes necesarios

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

10

Anotar la información de la mercancía en el cuaderno de entrada

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

271

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión ingreso de la mercancía.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

5.4

OBJETIVO: Determinar si la mercancía ha sido ingresada al sistema correctamente o requiere ajustes.

5.5

GENERALIDADES: La revisión del ingreso de la mercancía al sistema permite detectar fallas en la digitación de la información y realizar los correctivos pertinentes antes de que la mercancía sea cargada al sistema.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la mercancía.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas. PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el sistema.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas, remisiones y notas.

5.9

RIESGOS:  Mercancía mal ingresada al sistema.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema.  Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema. 5.11 OBSERVACIONES.

272

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN INGRESO MERCANCÍA N°

DE

LA

Código:

Actividad las facturas, remisiones y

Página Frecuencia

Responsable

Área

Director de Cartera

Comercial

X

D

1

Recibir notas

2

Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada

Director de Cartera

Comercial

X

3

Consultar inventario del sistema

Director de Cartera

Comercial

X

4

Revisar notas de entrada

Director de Cartera

Comercial

X

5

Confrontar la información de los documentos y del sistema correspondiente a producto y cantidad

Director de Cartera

Comercial

X

6

Solicitar ajustes si se requieren

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Realizar los ajustes si es necesario

Director de Cartera

Comercial

X

8

Cargar la entrada de mercancía al sistema

Director de Cartera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

273

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.

6.2

MARCO NORMATIVO.

6.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

6.4

OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercancía.

6.5

GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptación a códigos y tamaño de presentación manejado por la empresa.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Corrección de fallas de inventario.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición. PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Documento de ajuste.

6.9

RIESGOS:  Equivocación en la modificación de los datos.  Pérdida del documento de soporte del ajuste.  Errores de cálculo del ajuste.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES.

274

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO N°

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir nota o petición del ajuste

Auxiliar de Inventario

2

Identificar tipo de ajuste

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Reprocesar información por error de ingreso

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

5

6

Convertir paquete de producto a cantidad menor o solicitada (General) Calcular cuantas unidades se pueden sacar de un producto si este es cortado en una dimensión diferente a la recibida Analizar conveniencia o facilidad de realizar un cambio de producto

Comercial

X

7

Informar la realización del ajuste a la persona solicitante

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Imprimir documento de ajuste

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Revisar el ajuste y el documento de ajuste

Director de Cartera

Comercial

X

10

Entregar copia de los ajustes a Contabilidad

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

11

Archivar documentos de ajuste

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

275

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Fijación de precio de venta de los productos.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los productos comercializados por la empresa.

1.4

GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite asegurar el margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y descuentos que es posible otorgar a los clientes.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los integrantes del Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de precios y descuentos.

1.7

RIESGOS:  El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada fijación de precios y descuentos.  La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas para la empresa.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los costos de compras.  Verificación del margen de ganancia esperado.  Análisis y revisión de la lista de precios y la información del sistema.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Nº Orden

Procedimiento

1

Establecimiento venta

2

Cambio de precio

3

Fijar precio descuentos

de

del

precio

negociación

Área Responsable de

y

276

Responsable

Administrativa

Subgerente

Administrativa y Comercial

Subgerente y Auxiliar de Inventario

Administrativa

Subgerente

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.

1.4

OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es posible alcanzar el margen de ganancia esperado.

1.5

GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os productos y políticas de descuentos.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra. PUNTO FINAL: Fijación o cambio de precio de venta del producto(s).

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de precios.

1.9

RIESGOS:  Equivocación en el cálculo del precio.  No cumplimiento de margen de ganancia.  Cambios de las condiciones del mercado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación del margen de ganancia esperado.  Revisión de la lista de precios y costo de compra. 1.11 OBSERVACIONES.

277

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA

Página Frecuencia

N°

Actividad

Responsable

Área

D

S

M

O

1

Consultar lista de costo de compra

Subgerente

Administrativa

X

2

Revisar y analizar la información

Subgerente

Administrativa

X

3

Calcular precio de venta

Subgerente

Administrativa

X

4

Verificar margen de ganancia (10% a 12%)

Subgerente

Administrativa

X

5

Conocer precio ofrecido para producto por la competencia

Subgerente

Administrativa

X

6

Determinar producto

Subgerente

Administrativa

X

7

Consultar precio de venta anterior

Subgerente

Administrativa

X

8

Autorizar cambio de precio

Subgerente

Administrativa

X

9

Cambiar precio al producto(s)

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

10

Imprimir listado de precios

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

precio

de

venta

el del

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

278

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.

2.4

OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea necesario.

2.5

GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener actualizado el valor de la mercancía de acuerdo a diversos aspectos que influyen sobre este.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio. PUNTO FINAL: Generación de nuevos listados de precio de venta y entrega a integrantes del Área Comercial.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de precios.

2.9

RIESGOS:  Cambiar precio al producto equivocado.  Referencia de producto inadecuada.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y autorización del cambio de precio. 2.11 OBSERVACIONES.

279

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CAMBIO DE PRECIO N°

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir petición de cambio de precio del producto(s)

Subgerente

Administrativa

X

2

Ingresar al software

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Consultar ítems y ubicar producto en pantalla

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Confirmar información

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Relacionar ítem y nuevo precio

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

6

Cambiar el precio

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Actualizar y guardar los cambios efectuados

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Consultar producto y precio

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Imprimir listado de precios

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

10

Salir del software

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

11

Revisión y autorización del cambio

Subgerente

Administrativa

X

12

Entregar listado a integrantes del Área Comercial.

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

280

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociación y descuento.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

3.4

OBJETIVO: Establecer el precio mínimo de venta y descuentos de cada producto comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.

3.5

GENERALIDADES: El precio mínimo de venta y descuento establecido para cada producto es un indicador del límite de los parámetros que pueden negociar y ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la venta.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Precio mínimo de venta y descuento de cada producto.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos. PUNTO FINAL: Reunión integrantes del Área Comercial.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de precios.

3.9

RIESGOS:  Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos.  Desactualización de la información.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y autorización del precio mínimo y políticas de descuento para los productos 3.11 OBSERVACIONES.

281

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS N°

Actividad

1

Recibir lista de costo de los productos

2

Revisar y analizar la información

3

Consultar precio de venta establecido

4

Calcular precio mínimo de venta y descuento

5

Verificar margen de ganancia mínimo (8%)

6

Fijar políticas de descuento

7

Establecer precio mínimo de negociación y descuento para cada producto

8

Realizar reunión de Área Comercial

Código:

Responsable Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

282

Página

Área

Frecuencia D

S M

Administrativa

O X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.

1.2

AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3

OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contraídas con los proveedores.

1.4

GENERALIDADES: El pago a proveedores se efectúa dependiendo de la prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificación de la existencia de dinero en las cuentas bancarias de la empresa.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la cuantía adeuda.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Comprobantes de egreso.  Cheques y consignaciones.  Carta de pago.

1.7

RIESGOS:  Enviar dinero a cliente equivocado.  Error en el cálculo del descuento.  Vencimiento de los pagos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de proveedores.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: PAGO A PROVEEDORES Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Recepción y archivo de facturas de compra de mercancía

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

2

Programación proveedores

Contabilidad

Auxiliar Contable

3

Pago a proveedores

Contabilidad

Gerente o Auxiliar Contable

del

pago

a

283

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía.

1.2

MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

1.4

OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.

1.5

GENERALIDADES: La recepción y archivo de las facturas permite establecer las fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Programación de la cancelación de las facturas adeudadas.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivo de facturas.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.9

RIESGOS:  Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de pago.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Consulta del archivo de facturas a pagar.  Revisión de la fecha de pago de las facturas. 1.11 OBSERVACIONES.

284

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN FACTURAS MERCANCÍA N°

Y DE

ARCHIVO COMPRAS

DE DE

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D S

1

Recibir las facturas enviadas por los proveedores

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Consultar y revisar las facturas

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Establecer fecha de pago

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece)

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Ubicar las de pronto pago en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo a sitio de trabajo

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Archivar las facturas

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

285

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del pago a proveedores.

3.2

MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.

3.4

OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.

3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores permite establecer la cuantía y los descuentos a los que es posible acceder para de esta manera programar los pagos. 3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la facturas a cancelar.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la semana. PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas a cancelar.  Lista de proveedores a pagar.  Informe del saldo de los bancos.

3.9

RIESGOS:  Error de selección de facturas de proveedores a cancelar.  Pérdida de descuentos.  Cancelación de mayor valor de saldo adeudado.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o descuentos. 3.11 OBSERVACIONES.

286

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN PROVEEDORES N°

DEL

PAGO

A

Código:

Actividad

1

Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana

2

Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores

3

Establecer si se han realizado abonos y calcular el saldo adeudado

4

Determinar descuentos necesarios

5

Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento

6

Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo

7

Totalizar los pagos

8

Consultar saldo en bancos

9

Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente

10

Determinar a que proveedor y cuantía (total o abono)

11

Tomar las factura correspondiente al proveedor autorizado para pago

Responsable

si la factura presenta y efectuar los cálculos

Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Gerente o Auxiliar Contable Auxiliar Contable y de Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

287

Página

Área

Frecuencia D

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

S M

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.

4.2

MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

4.4

OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para minimizar la deuda.

4.5

GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligación contraída por la empresa debido a la compra de productos.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación o abono a la obligación contraída con los proveedores.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar. PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Comprobante de egreso.  Cheques.  Libro de bancos.  Consignaciones.  Carta de pago.

4.9

RIESGOS:  Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada.  No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores.  Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.  Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información.  Revisión del diligenciamiento de los documentos.  Firma de los documentos para autorización.  Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad. 4.11 OBSERVACIONES.

288

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

PAGO A PROVEEDORES N°

Actividad

Responsable Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable y de Nómina

1

Consultar la factura

2

Establecer el valor adeudado

3

Cancelar la deuda en su totalidad o realizar abono

4

ABONO:  Fotocopiar la factura  Colocar sello de abono a la factura original y anexar copia del abono a realizar  Archivar la factura

5

Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento si lo hubo

6

Establecer forma de pago (efectivo o cheque)

Auxiliar Contable y de Nómina Auxiliar Contable, de Nómina o General Auxiliar Contable y de Nómina

Página Área

Frecuencia D

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

EFECTIVO 7

Pasar la factura a Auxiliar de Nómina o General

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

8

Verificar el valor y la cuenta donde se está llevando

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

9

Pasar a Cajera la factura a cancelar

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

10

Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

CHEQUE 11

12

13

Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada Pasar la factura del proveedor a Auxiliar de Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco establecido Anotar en el cuaderno del banco # del cheque

Auxiliar Contable, de Nómina o General Auxiliar Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

289

S

M

O

Frecuencia N°

Actividad

Responsable

Área

D S

Auxiliar de Nómina o General

Contabilidad

X

15 Recibir los cheques diligenciados

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Verificar el banco y valor de cada 16 cheque

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

20 Recibir cheques firmados

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

21 Firmar cheques

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

22 Remitir cheques a Cajera

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

28 Recibir llamada del banco

Auxiliar Contable o de Nómina

Contabilidad

X

29 Confirmar firma y valor del cheque

Auxiliar Contable o de Nómina

Contabilidad

X

30 Autorizar cheque

Auxiliar Contable o de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar General

Contabilidad

X

Auxiliar General

Contabilidad

X

14 Elaborar cheque

Para cheque aprobado, anotar 17 cheque en cuaderno de bancos de lo contrario anularlo Colocar sello para firmas (requiere 18 dos de tres firmas autorizadas) Pasar cheques 19 obtener firma

a

Gerente

para

Recibir autorización de consignación 23 de Auxiliar Contable y cheques elaborados Diligenciar consignación a nombre del 24 proveedor Revisar cheques 25 necesario

y

firmar

si

es

Enviar cheque a proveedor 26 consignar en efectivo o cheque

o

Entregar consignaciones y cheques a 27 mensajero para su tramitación en el banco respectivo

Para informar al proveedor del pago de varias facturas: Elaborar carta de pago relacionando 31 las facturas canceladas Enviar carta de pago al proveedor vía fax Archivar facturas y documentos de 32 respaldo del pago efectuado

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

290

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Venta.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos.

1.4

GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del producto.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas de venta o remisiones.  Formato de pedido. RIESGOS:  Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico.  Realizar visitas infructuosas a los clientes.  No identificación de las oportunidades de negocio.

1.7

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de planilla de visitas.  Seguimiento de las visitas.  Análisis de l alcance de la metas de ventas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

VENTA Nº Orden

Área Responsable

Procedimiento

Responsable

1

Programar visita al cliente

Comercial

Asesor Comercial

2

Visita obra

Comercial

Asesor Comercial

3

Atención de mostrador (venta de contado)

Comercial

Asesor Comercial

4

Consulta disponibilidad de los productos

Comercial

Asesor Comercial

5

Asesoría Técnica

Comercial

Asesor Comercial

6

Cotización de productos para clientes

Comercial

Asesor Comercial

7

Seguimiento de las cotizaciones

Comercial

Asesor Comercial

8

Pedido

Comercial

Asesor Comercial

9

Facturación o remisión de mercancía

Comercial

Asesor Comercial

10

Seguimiento del pedido

Comercial

Asesor Comercial

291

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

1.4

OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.

1.5

GENERALIDADES: La programación de las visitas a los clientes permite trazar el plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Diseño del Plan de trabajo.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo. PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.9

RIESGOS:  Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Autorización del plan de trabajo. 1.11 OBSERVACIONES.

292

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE

Código:

Página Frecuencia

N°

Actividad

Responsable

Área

D

1

Elegir sector o población objetivo

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Armar Plan de Trabajo

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Determinar si la visita es fuera o dentro de la ciudad

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Para visita fuera de la ciudad, determinar el número de días

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Programar visita local

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Solicitar autorización salida de la empresa

Asesor Comercial

Comercial

X

7

Autorización del Plan de Trabajo de los Asesores Comerciales

Director Comercial o Subgerente

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

293

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

2.4

OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar los productos y servicios de la empresa.

2.5

GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretería permite identificar las oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisición de nuevos.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que pueda tomar la decisión de compra, ofertar y vender los productos.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado. PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de Visita.

2.9

RIESGOS:  Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente.  No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra.  Accidentes en la obra.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de Planilla de Visitas. 2.11 OBSERVACIONES.

294

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

VISITA OBRA N°

Actividad

1

Desplazarse a la zona o determinado (obra u oficina)

2

Responsable

Área

Frecuencia D

Asesor Comercial

Comercial

Para visita fuera de la ciudad iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana; para visita local, salir de la empresa a mitad de la mañana

Asesor Comercial

Comercial

CLIENTE ANTIGUO

Asesor Comercial

Comercial

Establecer comunicación y recordarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Asesor Comercial

Comercial

X

CLIENTE POTENCIAL (nuevo)

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Buscar a la persona que pueda tomar la decisión de compra

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Identificarse con nombre propio y el de la empresa

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Brindar información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa

Asesor Comercial

Comercial

X

8

Obtener información de los productos necesitados

Asesor Comercial

Comercial

X

9

Tomar datos del cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

10

Cotizar los productos

Asesor Comercial

Comercial

X

11

Tomar datos del pedido si lo realizará o ponerse a disposición del cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

12

Diligenciar Planilla de Visita

Asesor Comercial

Comercial

X

3

lugar

Página

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

295

X

X

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Mostrador.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

3.4

OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la empresa en el punto de venta.

3.5

GENERALIDADES: La atención de mostrador permite efectuar la venta de los productos en las instalaciones de la empresa.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente. PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Factura de Venta.

3.9

RIESGOS:  Errores de diligenciamiento de la factura.  Liquidación errónea del valor de los productos.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Consulta de la disponibilidad de los productos.  Verificación de la información a registrar en la factura. 3.11 OBSERVACIONES.

296

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

ATENCIÓN DE MOSTRADOR N°

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Recibir visita del cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Entablar comunicación

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Determinar producto(s) requeridos por el cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Ingresar al software

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Consultar producto(s)

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Si los no se encuentran disponibles informar al cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

PRODUCTOS DISPONIBLES

Asesor Comercial

Comercial

7

Cotizar producto(s)

Asesor Comercial

Comercial

X

8

Informar el valor al cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

9

Indagar y establecer si el cliente requiere algún producto más

Asesor Comercial

Comercial

X

10

Establecer si el cliente realizará la compra

Asesor Comercial

Comercial

X

11

Facturar o remisionar la mercancía

Asesor Comercial

Comercial

X

12

Entregar factura o remisión al cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

13

Indicar al cliente la ubicación de la caja para que realice el pago y de despacho para que reclame los productos

Asesor Comercial

Comercial

X

disponibilidad

del

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

297

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

4.4

OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.

4.5

GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la mercancía a los clientes de manera eficiente.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los productos solicitados por los clientes.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores Comerciales. PUNTO FINAL: Determinación de las cantidades existente en bodega del producto.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de traslado de mercancía.

4.9

RIESGOS:  Desactualización de los stocks de mercancía.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Consulta de lista impresa de productos e información del sistema. 4.11 OBSERVACIONES.

298

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS N°

Código:

Actividad Asesor

Frecuencia D

Comercial

X

M

O

2

Si se encuentra en las instalaciones de la empresa: Ingresar al software Consultar los productos requeridos por el cliente De lo contrario: Comunicarse a la empresa Indagar por la existencia del producto(s)

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Consultar lista de precios

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Confrontar información del sistema con la de la lista de precios

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Establecer cantidad disponible de productos, de lo contrario informar al cliente. Determinar si los productos se encuentran en bodega o debe realizarse traslado desde otra sucursal

Asesor Comercial

S

1

6

del

Área

Establecer Comercial

5

ubicación

Responsable

Página

TRASLADO DE MERCANCÍA 7

Diligenciar formato de traslado de mercancía

8

Establecer sucursal

9

Solicitar traslado de mercancía

10

Recibir mercancía en bodega enviarla directamente al cliente

11

Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

12

Efectuar facturación de la mercancía

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

13

Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a cartera y una a contabilidad

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

comunicación

con

la

o

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

299

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría Técnica.

5.2

MARCO NORMATIVO.

5.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

5.4

OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su necesidad.

5.5

GENERALIDADES: La Asesoría Técnica permite brindar al cliente la indicación de los productos que más se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definición del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia acompañamiento en el desarrollo de la obra.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere el material.

al

cliente

de

productos

PUNTO FINAL: Establecer satisfacción de la necesidad del cliente. 5.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

5.9

RIESGOS:  Pérdida del cliente.  Definición errónea de materiales.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Determinación del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento en los factores a tener en cuenta durante la ejecución de la misma. 5.11 OBSERVACIONES.

300

y

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

ASESORÍA TÉCNICA N°

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Determinar clase de asesoría

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Asesoría especializada:  Solicitar colaboración de la Ingeniera Civil de la empresa  Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra  Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra  Efectuar despiece del producto  Interpretar cartilla

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Asesoría muy especializada:  Tramitar con el proveedor idóneo la asesoría para el cliente  Acompañar asesoría

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Establecer satisfacción necesidad del cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Asesoría Básica:  Establecer los productos que más se ajustan a la necesidad del cliente  Describir las especificaciones del material  Explicar al cliente las ventajas del producto

de

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

301

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de productos para clientes.

6.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

6.4

OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos solicitados.

6.5

GENERALIDADES: La cotización de los productos permite indicar al cliente el valor que tendrá su compra si decide realizarla.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Estimación del valor de los productos requeridos por el cliente.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente. PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Cotización.

6.9

RIESGOS:  Errores al calcular precio y descuento de los productos.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de precios y descuentos. 6.11 OBSERVACIONES.

302

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES N°

Actividad

1

Estudiar nota de los requeridos por el cliente

2

Consultar lista descuentos

3 4 5

6

Código:

Responsable

Área

Frecuencia D

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Calcular valor de los productos

Asesor Comercial

Comercial

X

Solicitar información de precio de productos

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

de

productos

Página

precios

y

Informar la cliente telefónicamente o personalmente durante la visita o elaborar cotización por escrito Diligenciar cotización del sistema o personalizada referenciando producto, cantidad y valor

7

Imprimir cotización

Asesor Comercial

Comercial

X

8

Enviar documento vía fax o entregar personalmente

Asesor Comercial

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

303

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.

7.2

MARCO NORMATIVO.

7.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

7.4

OBJETIVO: Determinar si el cliente realizará la compra de los productos.

7.5

GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el cliente realizará la compra de los productos.

7.6

RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del cliente.

7.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente. PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su disposición para una compra futura.

7.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

7.9

RIESGOS:  Perder el cliente y la oportunidad de negocio.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS  Comunicación con clientes. 7.11 OBSERVACIONES.

304

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES Nº

Actividad

Código: Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Comunicarse con el cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Determinar consideración sobre la cotización

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Establecer si el cliente realizará el pedido

Asesor Comercial

Comercial

X

Tomar los datos del pedido si el cliente 4 ha decidido realizarlo

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Si el cliente ha decidido no realizar el pedido:

5

   

Establecer la razón para ello Conocer de otras cotizaciones Consultar precios y descuentos límites para la mercancía Recotizar si es posible o ponerse a disposición del cliente para una compra futura

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

305

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido. 8.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

8.4

OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por los clientes.

8.5

GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.

8.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de los productos a despachar.

8.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente. PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.

8.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de pedido.

8.9

RIESGOS:  Pedido erróneo de productos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de productos.  Autorización de pedido por Cartera y Comercial. 8.11 OBSERVACIONES.

306

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

PEDIDO Nº

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Tomar datos del producto y cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en bodega

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Consultar lista de precios

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y cálculos efectuados

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Revisar que los completos y correctos

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Realizar las correcciones necesarias

Asesor Comercial

Comercial

X

7

Solicitar autorización de Cartera y Comercial

Asesor Comercial

Comercial

X

8

Autorización Comercial

9

Autorización de Cartera

datos

estén

Subgerente o Director Comercial Director de Cartera

Administrativa y Comercial

X

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

PEDIDO NO AUTORIZADO 10

Informar al cliente PEDIDO AUTORIZADO

11

Pasar formato de pedido a despacho si se obtiene la autorización

Asesor Comercial

Comercial

X

12

Solicitar programación de la entrega de pedido

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

14

Facturar pedido si la mercancía está cargada al sistema, de lo contrario, remisionar los productos Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía

15

Realizar seguimiento del despacho

13

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

307

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación.

9.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

9.3

RESPONSABLE: Asesor Comercial.

9.4

OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.

9.5

GENERALIDADES: La facturación de los productos genera un documento de respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.

9.6

RESULTADOS ESPERADOS: Generación de documento descriptivo de los productos, cantidades y valor de la compra.

9.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta. PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de facturación o anularla.

9.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Factura.

9.9

RIESGOS:  Errores al calcular precio y descuento de los productos.  Errores de diligenciamiento y de impresión.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.  Copia y archivo de las facturas. 9.11 OBSERVACIONES.

308

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ANULACIÓN DE FACTURA Frecuencia Nº 1

Actividad

Responsable

Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial

Área

D

S

M

O

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

4

Revisar que la factura se encuentre completa: 4 hojas factura venta de contado 3 hojas factura venta a crédito Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación Confirmar la apreciación de la observación

5

Ingresar al sistema para efectuar la anulación

Director de Cartera

Comercial

X

6

Habilitar la factura factura por su # )

Director de Cartera

Comercial

X

7

Recorrer la factura

Director de Cartera

Comercial

X

8

Adicionar a la factura la observación de la anulación y la razón de la misma

Director de Cartera

Comercial

X

9

Colocar sello de anulada a la factura física

Director de Cartera

Comercial

X

10

Archivar las facturas anuladas

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

2

3

(ingresar a la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

309

Código:

FACTURACIÓN Nº

Actividad

Responsable

1

Calcular el valor total de la venta

2

Ingresar al software

3

Revisar # de factura para no saltar el consecutivo

Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial

4

Establecer tipo de venta (contado, crédito, anticipo)

Asesor Comercial

5

Verificar concordancia de precio y descuento

6

Realizar las correcciones requeridas

7

Buscar dispositivo de salida

8

Imprimir factura

9

Corroborar datos de la factura

Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial

10

Entregar factura al cliente si no se presenta error de facturación, de lo contrario solicitar anulación de la factura

Asesor Comercial

Página Área

Frecuencia D

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

S

M

O

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

FACTURACIÓN CONTADO Nº

Actividad

Responsable

Área

Frecuencia D

1

Confirmar datos del cliente si existe en el sistema, de lo contrario, solicitar y digitar información del cliente en el sistema

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Confirmar los datos y/o realizar modificaciones

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Anexar información de la mercancía (referencia, cantidad y valor)

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Grabar la información del cliente en el sistema si se trata de una compra representativa

Asesor Comercial

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

310

S

M

O

FACTURACIÓN CRÉDITO Frecuencia Nº

Actividad

Responsable

Área

D

1

Consultar formato de pedido

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Digitar información del pedido

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Verificar los datos del cliente y del pedido

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Corregir los datos que se requieran

Asesor Comercial

Comercial

X

S

M

O

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

FACTURACIÓN ANTICIPO Frecuencia Nº

Actividad

Responsable

Área

D

S

M

O

1

Digitar información de cliente y productos comprados

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Solicitar revisión y Comercial y Cartera

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Facturar a un (1) día

Asesor Comercial

Comercial

X

autorización

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

311

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de mercancía. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido ingresados al sistema. 10.5 GENERALIDADES: La remisión de los productos permite la venta de estos ante su disponibilidad aún cuando no han sido cargados al inventario. 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisión de los productos. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad. PUNTO FINAL: Entregar de remisión al cliente. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Remisión. 10.9 RIESGOS:  Errores al calcular precio y descuento de los productos.  Errores de diligenciamiento y de impresión. 10.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.  Copia y archivo de las remisiones.  Facturación de las remisiones. 10.11 OBSERVACIONES.

312

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

REMISIÓN DE MERCANCÍA Nº 1

Actividad Tomar pedido cantidad

de

Responsable producto

y

Página Área

Frecuencia D

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la remisión facilitándole la información del cliente, producto y cantidad Elaborar remisión de mercancía diligenciando formato del sistema

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Verificar remisión

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Buscar dispositivo de salida

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

6

Imprimir remisión (consta de 4 hojas)

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenado las dos primeras casillas (# remisión y nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Archivar una copia de la remisión y entregar las demás a Asesor Comercial

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Recibir remisión y entregar al cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

2

consecutividad

de

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

313

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido. 11.2 MARCO NORMATIVO. 11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente. 11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfacción de los mismos ante el compromiso de entrega oportuna. 11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación de la entrega del pedido en el tiempo estimado. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS:  11.9 RIESGOS:  No programación del despacho del pedido.  No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.  Pérdida del cliente. 11.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente.  Comunicación permanente con el cliente. 11.11 OBSERVACIONES.

314

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Nº

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Consultar compras de los clientes

Asesor Comercial

Comercial

X

2

Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Establecer etapa del despacho

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Comunicarse o recibir telefónica del cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Informar al cliente la etapa de despacho de la mercancía

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

6

7

llamada

Participar en la solución de los inconvenientes cuando estos se presenten Establecer satisfacción del cliente cuando se haya realizado la entrega de los productos o conocer sus observaciones al respecto

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

315

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.

1.4

GENERALIDADES: La proyección de ventas permite direccionar el equipo de ventas hacia el desafío del alcance de las mismas y hacia la puesta en práctica de todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el mercado.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las metas de ventas establecidas.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Estadísticas de ventas.  Informe de ventas por Asesor, Línea, cliente, etc.

1.7

RIESGOS:  No cumplimiento de las metas.  Cambios imprevistos del mercado.  Planteamiento de estrategias erradas.  Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente.  Inadecuada interpretación de la información.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Análisis de las estadísticas de ventas.  Seguimiento del alcance de las metas de ventas.  Revisión de los informes de ventas.  Reunión con asesores y revisión formato de visita a clientes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

METAS DE VENTA Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Generación informe de ventas

Administrativa

Subgerente y Director Comercial

2

Revisión estadísticas de ventas

Administrativa

Subgerente y Director Comercial

3

Fijación meta de ventas

Administrativa

Subgerente y Director Comercial

4

Seguimiento meta de ventas

Administrativa

Subgerente y Director Comercial

316

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de Informe de Ventas.

1.2

MARCO NORMATIVO.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

1.4

OBJETIVO: Contar con la información de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

1.5

GENERALIDADES: La generación de informes de ventas permite conocer los productos que presentan mayor demanda y rotación, así como establecer el cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales, por cliente, línea, cliente, etc.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema. PUNTO FINAL: Impresión de los listados de ventas.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Listado de ventas del día, acumulada del mes, mensual.  Listado de ventas por: vendedor y línea, vendedor y cliente, línea, costos.

1.9

RIESGOS:  Selección errónea de la información.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Generación y consulta de la información solo por personal autorizado.  Verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES.

317

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN INFORME DE VENTAS Nº 1

Actividad Ingresar al sistema

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

D

3

Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema Diligenciar y adicionar datos requeridos

4

Consultar información general de las ventas

5

Establecer frecuencia presentación del informe

6

Informe diario: Seleccionar los datos de ventas acumuladas del día y acumuladas del mes hasta la fecha, de lo contrario, seleccionar las ventas por vendedor- línea, vendedor- cliente, línea, costo, mensual, etc.

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Verificar la información

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Imprimir los listados de ventas

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

2

de

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

318

S M

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión Estadísticas de Ventas.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.

2.4

OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotación de productos.

2.5

GENERALIDADES: La revisión de las estadísticas de ventas brinda información relevante sobre la rotación de los productos, los niveles de ventas alcanzados y adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el Área Comercial, para así evaluar las estrategias desarrolladas.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Recopilación de información sobre las ventas realizadas.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas. PUNTO FINAL: Determinación de la rotación de los productos, los más vendidos, los menor salida, etc.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Informe de ventas.

2.9

RIESGOS:  Reportes de ventas erróneos.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información de los reportes de ventas.  Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema. 2.11 OBSERVACIONES.

319

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS Nº

Actividad

Código:

Responsable

Recepción informe de ventas 1

2

Analizar las estadísticas de ventas

3

Determinar la rotación de los productos, los más y menos vendidos, etc.

4

Resaltar o señalar los datos más relevantes

5

Confrontar y verificar la información impresa con la registrada en el sistema

6

Establecer diferencias cuando se presenten

7

Conocer las desarrolladas

8

Estudio y análisis de los logros alcanzados

9

Determinar estrategias

10

Establecer las razones y replantear las estrategias cuando las metas no han sido alcanzadas

11

Consolidar la información

12

Tomar nota de la ventas totales

13

Informar a Gerencia el nivel de ventas logradas

estrategias

alcance

de

las

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

320

Página

Área

Frecuencia D

S M

Administrativa X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

X

Administrativa

X

X

Administrativa

X

X

Administrativa

X

X

Administrativa

X

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación meta de ventas.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.

3.4

OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial.

3.5

GENERALIDADES: La fijación de la meta de ventas señala la cuantía mínima que debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Definición de la meta de ventas.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el mes inmediatamente anterior. PUNTO FINAL: Información de la meta de ventas a lograr a los integrantes del Área Comercial.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

3.9

RIESGOS:  Inadecuada fijación de la meta de ventas.  Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información de las ventas realizadas. 3.11 OBSERVACIONES.

321

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

FIJACIÓN META DE VENTAS Nº

Actividad

Responsable

1

Revisión de la información ventas del mes anterior

2

Analizar la información

3

Calcular general

4

Consultar empresa

5

Conocer el comportamiento sector (mercado)

6

Realizar las proyecciones de ventas

7

Definir y revisar las metas fijadas

8

Establecer monto mínimo que debe facturar cada Asesor Comercial

9

Realizar reunión del Área Comercial

10

Informar las metas a alcanzar de ventas a los integrantes del Área Comercial.

el

promedio

las

de

políticas

de

venta

de

la

del

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

322

Página Área

Frecuencia D

S M

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

Administrativa

X

X

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

4.4

OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.

4.5

GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de ventas.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial. PUNTO FINAL: Comparación de las ventas con la meta establecida.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

4.9

RIESGOS:  Reportes de ventas erróneos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial. 4.11 OBSERVACIONES.

323

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO META DE VENTAS Nº

Actividad

Código: Responsable

1

Reunión de Área Comercial

2

Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados

3

Analizar las ventas logradas por cada Asesor Comercial

4

Comparar las ventas realizadas con la meta establecida

5

Conocer las desarrolladas

6

Replantear las estrategias si es necesario

7

Establecer el alcance de la meta de ventas

estrategias

Subgerente y Director Comercial Asesor Comercial Subgerente y Director Comercial Subgerente y Director Comercial Subgerente y Director Comercial Subgerente y Director Comercial Subgerente y Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

324

Página Área

Frecuencia D

S M

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.

1.2

AREA TITULAR: Cartera.

1.3

OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperación de cartera, es decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crédito.

1.4

GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las obligaciones contraídas.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperación de cartera en el menor tiempo posible, decir, lograr una rotación de cartera exitosa.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Listados de cartera vencida.  Circular o carta de cobro.

1.7

RIESGOS:  Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la empresa.  Rotación lenta de cartera.  Pérdidas económicas para la empresa.  Iliquidez.  Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Estudio de crédito a clientes.  Autorización comercial y de cartera para despacho a clientes.  Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.  Comunicación con clientes.

325

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código: COBRO Y RECAUDO Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Generación de listado de cartera vencida

Comercial

Director de Cartera

2

Entrega de listado de cartera

Comercial

Director de Cartera

3

Cobro

Comercial

Asesor Comercial y/o Mensajero

4

Recaudo

Comercial

Asesor Comercial y/o Mensajero

5

Seguimiento del estado de cobro y recaudo

Comercial

Director de Cartera y Asesor Comercial

6

Ajuste de cartera al cliente

Comercial

Director de Cartera

7

Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes

Comercial

Director de Cartera

8

Generación de listados de cartera

Comercial

Director de Cartera

326

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación listado de cartera vencida.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

1.4

OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.

1.5

GENERALIDADES: La generación de listados de clientes con cartera vencida permite diseñar y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperación de dinero adeudado por los clientes.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de clientes con obligaciones vencidas.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes. PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por Asesor Comercial.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de clientes con cartera vencida.

1.9

RIESGOS:  Desactualización de la cartera.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información.  Actualización de la información de la cartera. 1.11 OBSERVACIONES.

327

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN DE LISTADOS CARTERA VENCIDA Nº

DE

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S M

1

Ingresar al sistema (software) por cartera

Director de Cartera

Comercial

X

2

Consultar información de cartera de los clientes

Subgerente

Administrativa

X

3

Analizar la información

Subgerente

Administrativa

X

4

Establecer estado del cliente

Subgerente

Administrativa

X

5

Relacionar los clientes con cartera vencida

Subgerente

Administrativa

X

6

Filtrar la información por Asesor Comercial

Subgerente

Administrativa

X

7

Generar los listados de clientes con cartera vencida por Asesor

Subgerente

Administrativa

X

8

Imprimir los listados

Subgerente

Administrativa

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

328

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4

OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para que proceda a su respectivo cobro y recaudo.

2.5

GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los días de vencimiento, esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 días es responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben realizar el respectivo cobro.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida. PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida entregados.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Copia del listado de cartera vencida.

2.9

RIESGOS:  Pérdida del listado.  No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información del estado y comportamiento de cartera de los clientes.  Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y Mensajero. 2.11 OBSERVACIONES.

329

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Nº

Actividad listados

Responsable

1

Consultar vencida

2

Establecer días de vencimiento del cliente

3

Realizar reunión con Asesores Comerciales o Mensajero

4

Entregar los listados de cartera con vencimiento mayor a 10 días a Asesores, de lo contrario entregar listados a Mensajero

5

Recibir listados de cartera vencida

6

Guardar copia entregadas

de

de

las

cartera

listas

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

330

Página Área

Frecuencia D

S M

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.

3.4

OBJETIVO: Recordar al cliente la obligación contraída con la empresa, establecer compromiso y fecha de cancelación de la misma.

3.5

GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la obligación por parte del cliente o compromiso de fecha de pago.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Circular o carta de cobro.

3.9

RIESGOS:  Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.  No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Seguimiento de las actividades de cobro.  Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES.

331

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

COBRO Nº

Actividad

Responsable

1

Consultar y analizar los listados de cartera vencida

2

Resaltar los pagos recibidos

3

Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente

4

Solicitar elaboración de circular o carta de cobro

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial

5

Elaboración de circular o carta de cobro

6

Recibir documento de cobro

7

Desplazarse a la oficina del cliente

8

Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora

9

Entregar al cliente documento de cobro

10

Revisar con el cliente el saldo adeudado

11

Solicitar compromiso

12

Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro

13

Fijar compromiso y fecha de pago

14

Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera

cancelación

Área Comercial

Frecuencia D X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial Asesor Comercial

del

Página

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

332

Comercial

Comercial

X

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.

4.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.

4.4

OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela su obligación con la empresa.

4.5

GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: cancelación de la obligación por parte del cliente o compromiso de fecha de pago.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Circular o carta de cobro.

4.9

RIESGOS:  Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.  No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Seguimiento de las actividades de cobro.  Verificación de la información. 4.11 OBSERVACIONES.

333

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

RECAUDO Nº

Actividad

Responsable

1

Consultar y analizar los listados de cartera vencida

2

Resaltar los pagos recibidos

3

Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente

4

Solicitar elaboración de circular o carta de cobro

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial

5

Elaboración de circular o carta de cobro

6

Recibir documento de cobro

7

Desplazarse a la oficina del cliente

8

Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora

9

Entregar al cliente documento de cobro

10

Revisar con el cliente el saldo adeudado

11

Solicitar compromiso

12

Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro

13

Fijar compromiso y fecha de pago

14

Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera

cancelación

Área

Frecuencia D

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Asesor Comercial

Comercial

X

Comercial

X

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial Asesor Comercial

del

Página

Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial Asesor Comercial o Mensajero Asesor Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

334

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

Comercial

X

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

5.4

OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.

5.5

GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementación de las estrategias que conlleven hacia la minimización de la cartera adeudada por los clientes.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y recaudo.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales. PUNTO FINAL: Confrontar la información actual con la anterior.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Listado de cartera vencida.

5.9

RIESGOS:

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Anotación de las observaciones.  Verificación de la información. 5.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO N°

Código:

Actividad

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Reunión de cartera y comercial

Director de Cartera

2

Recibir información del avance de cobro y recaudo

Director de Cartera

Comercial

X

3

Preguntar y recibir las observaciones del Asesor Comercial

Director de Cartera

Comercial

X

4

Confrontar la información actual con la anterior

Director de Cartera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

335

Comercial

X

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.

6.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

6.4

OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.

6.5

GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efectúa cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contraídas con la empresa, para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación. PUNTO FINAL: Elaboración de recibo de caja.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de consignaciones.  Recibo de caja.

6.9

RIESGOS:  Cantidades faltantes por ajustar.  Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES.

336

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE N°

Actividad

1

Recibir copia de consignación

2

Establecer corresponde

3

Diligenciar consignaciones

4

a

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

Director de Cartera

Comercial

X

D

que

cliente

Director de Cartera

Comercial

X

planilla

de

Director de Cartera

Comercial

X

Consultar consignaciones de los clientes en los bancos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

5

Confrontar la información de planilla de consignaciones y bancos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

6

Ingresar todas las consignaciones al sistema

Cajera

Comercial

X

7

Aplicar la consignación a la factura del cliente

Comercial o Contabilidad

X

8

Elaborar recibo de cancelar la factura

Comercial

X

caja

Director de Cartera o Auxiliar Contable

para

Cajera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

337

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.

7.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

7.4

OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.

7.5

GENERALIDADES: La revisión de las consignaciones locales y nacionales proporciona información sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa por concepto de pagos efectuados por los clientes.

7.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el pago o abono de su deuda.

7.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos. PUNTO FINAL: Ajustes a la información.

7.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de consignaciones.  Recibo de caja.

7.9

RIESGOS:  Desconocimiento de cliente que realizó consignación.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información.  Comunicación con Asesores Comerciales y clientes. 7.11 OBSERVACIONES.

338

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES N°

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Consulta de saldos en bancos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

2

Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

3

Establecer en que ciudad se realizó la consignación

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

4

Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Comercial

X

5

6

7

Confrontar la información de planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos y marcar o señalar la existente Tratar de establecer, en lo posible, a que cliente pertenece la consignación si se desconoce Consultar con Vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco o dirigir carta al banco solicitando copia de la consignación

8

Elaborar recibo de Caja y enviar para anticipo de clientes, si no ha sido posible establecer a quien pertenece el dinero

9

Anotar la información en la planilla de consignaciones

Cajera

Auxiliar Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

339

Contabilidad

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de listados de cartera.

8.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

8.4

OBJETIVO: Generar listados de cartera.

8.5

GENERALIDADES: la generación de listados de cartera facilita el contar con información impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder diseñar y plantear las acciones a seguir para su recuperación.

8.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.

8.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia del cargo. PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales.

8.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Estado de cuenta.  Circularizaciones.  Libros Auxiliares.  Relación de recaudos.  Otros.

8.9

RIESGOS:  Desactualización de los datos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES.

340

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN CARTERA N°

DE

LISTADOS

DE

Actividad

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

1

Recibir solicitud de la información y/o hacerlo cuando el desempeño del cargo lo exija

Director de Cartera

Comercial

X

2

Ingresar al sistema y consultar la información

Director de Cartera

Comercial

X

3

Filtrar la información según listado requerido:  Estado de cuenta  Análisis de vencimientos  Circularizaciones  Libros auxiliares  Relación de recaudos  otros

Director de Cartera

Comercial

X

4

Imprimir documentos o listados

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

5

entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

D

el

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

341

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercancía.

1.2

AREA TITULAR: Bodega.

1.3

OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes

1.4

GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes

1.6  

FORMATOS O IMPRESOS: Factura. Planilla de horario.

1.7

RIESGOS:  No poder establecer la ubicación del cliente.  Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte.  Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente.  Retrasos en la entrega.  Faltantes o sobrantes de mercancía.  Pérdida de los productos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los costos de compras.  Verificación de precio de negociación con proveedor.  Proveedores certificados.  Revisión de las facturas y mercancía comprada.

342

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega

Bodega

Jefe de Bodega

2

Recepción de facturas remisiones a despachar

Bodega

Auxiliar de Bodega

3

Planeación del cargue del vehículo

Bodega

Auxiliar de Bodega

4

Alistar la mercancía a despachar

Bodega

Auxiliar de Bodega

5

Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente

Bodega

Auxiliar de Bodega

6

Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida

Bodega

Asistente Jefe de Bodega

7

Transporte de la mercancía

Bodega

Conductor

8

Descargar mercancía en obra o ferretería

Bodega

Auxiliar de Bodega

9

Entregar factura al cliente

Bodega

Auxiliar de Bodega

y/o

343

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega.

1.2

MARCO NORMATIVO: Políticas establecidas en la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4

OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercancía a los clientes estableciendo la ruta de entrega.

1.5

GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehículos estableciendo adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y garantizar la entrega de la mercancía en buen estado y de manera oportuna.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a realizar.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones. PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la mercancía.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de horario.

1.9

RIESGOS:  Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía.  Sobrepeso de los vehículos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  1.11 OBSERVACIONES. La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los clientes causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo. El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por deterioro o daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito. La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o total de los productos.

344

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS Y DE LA RUTA DE ENTREGA. Nº

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Recibir las facturas, formato de pedido o remisiones

Jefe de Bodega

Bodega

X

2

Consultar la información contenida en el documento

Jefe de Bodega

Bodega

X

3

Analizar la información

Jefe de Bodega

Bodega

X

4

Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes

Jefe de Bodega

Bodega

X

5

Zonificar la entrega

Jefe de Bodega

Bodega

X

6

Conocer la carga en peso y volumen que puede transportar cada vehículo

Jefe de Bodega

Bodega

X

7

Priorizar la entrega de la mercancía según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicación, etc.

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

9

Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar Entregar la Planilla de Horario a Conductores

10

Consultar la conductores

11

Recibir observaciones de los conductores y realizar ajustes a la ruta si es necesario

Jefe de Bodega

Bodega

X

12

Entregar las facturas a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía

Jefe de Bodega o Auxiliar (Asistente) de Jefe de Bodega

Bodega

X

8

ruta

con

los

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

345

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas y/o remisiones para despacho.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4

OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.

2.5

GENERALIDADES: La recepción de las facturas es el primer paso para determinar que mercancía sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los vehículos tanto de la empresa como del cliente.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercancía a despachar y ubicación de los productos.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para llevar a cabo el despacho y entrega de la mercancía.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

2.9

RIESGOS:  Perder alguna de las facturas o remisiones.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS: 2.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECEPCIÓN REMISIONES Nº

DE

FACTURAS

Y

Código:

Actividad

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Recibir las facturas o remisiones

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

2

Consultar la información contenida en el documento

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

3

Analizar la información

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

4

Programar las acciones a seguir

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

5

Ejecutar las acciones

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

346

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación de cargue y distribución de los productos en los vehículos.

3.2

MARCO NORMATIVO.

3.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

3.4

OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo.

3.5

GENERALIDADES: La planeación del cargue de los vehículos permite establecer como debe cargarse el vehículo de acuerdo a los productos y ubicación del cliente, de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la entrega.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos. PUNTO FINAL: selección e iniciación de negociación con el proveedor.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

3.9

RIESGOS:  Elección inadecuada del proveedor.  Sacrificar calidad por precio.  Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 3.11 OBSERVACIONES.

347

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS Nº

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

1

Consultar las facturas o remisiones

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

2

Determinar productos y cantidades a despachar

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

3

4

5 6

7

Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de la mercancía Programar el cargue del vehículo de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregados las facturas o remisiones Idear la distribución de la mercancía en el planchón del vehículo. Establecer contacto con el cliente para programar el cargue de su vehículo Establecer ubicación de los productos en la bodega de la empresa

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

348

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercancía a despachar.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

4.4

OBJETIVO: Preparar la mercancía que debe ser entregada.

4.5

GENERALIDADES: Alistar la mercancía a despachar permite seleccionar los productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares más próximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, así como si deben llevarse a otra de las bodegas.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el cargue del vehículo de la empresa o del cliente.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos. PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehículos de la empresa o del cliente.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

4.9

RIESGOS:  Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados.  Avería o deterioro de la mercancía.  Error en el corte o pesaje de los productos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de los productos seleccionados y preparados para su cargue al vehículo. 4.11 OBSERVACIONES.

349

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ALISTAR LA DESPACHAR Nº

MERCANCÍA

A

Actividad

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

y

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

productos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

1

Ubicar productos seleccionarlos

en

bodega

2

Verificación de seleccionados

los

3

Tomar producto almacenamiento

de su sitio de

4

Establecer si el producto debe ser cortado, pesado o mejorar su ubicación

D

CORTE 5

Consultar dimensión requerida para el producto

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

6

Buscar herramienta

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

7

Realizar corte

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

PESAJE 8

Colocar en báscula

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

9

Determinar peso

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

10

Adjuntar tiquete de peso al producto

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

MEJORAR UBICACIÓN 11

Transportarlo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

12

Ubicarlo en un lugar más próximo a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

13

Productos listos para el cargue

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

350

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar empresa o del cliente.

la mercancía al vehículo de la

5.2

MARCO NORMATIVO

5.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

5.4

OBJETIVO: Cargar la mercancía a despachar o entregar al vehículo de la empresa o del cliente.

5.5

GENERALIDADES: La mercancía a entregar a los clientes se carga en los vehículos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretería y de forma completa para garantizar que toda la mercancía enviada a un mismo cliente se encuentre conjunta. El cargue al vehículo del cliente sugiere la entrega de la mercancía al cliente y la disposición en el automotor del mismo.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Vehículos cargados con la mercancía a entregar.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar. PUNTO FINAL: Solicitud de verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

5.9

RIESGOS:  Pérdida de la mercancía.  Avería o deterioro de los productos.  Sobrantes o faltantes de mercancía.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la referencia de los productos a cargar.  Verificación del cargue de la mercancía para autorización de salida de los vehículos. 5.11 OBSERVACIONES.

351

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE Nº

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Ubicar los productos a cargar al vehículo

2

Verificar la referencia productos y la cantidad

3

Asegurarse de que el producto sea el correcto

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

4

Tomar y levantar la mercancía

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

5

Ir contando los productos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

6

Marcar con pintura los productos que lo requieran

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

7

Transportar los productos hasta el vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

8

Ubicar o arrumar los productos en el vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

9

Establecer cuantía de productos cargados

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

10 11

12

de

los

Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas Establecer el cargue completo y adecuado de los vehículos Solicitar la verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo a Asistente de Jefe de Bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

352

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos.

6.2

MARCO NORMATIVO.

6.3

RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.

6.4

OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehículos.

6.5

GENERALIDADES: La verificación de la mercancía y autorización de salida involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehículos y la confirmación de la correspondencia de referencias y cantidades.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Autorización de salida de los vehículos.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Autorización de salida de los vehículos.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.

6.9

RIESGOS:  Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los productos.  Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos cargados.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y conteo de la mercancía cargada a los vehículos.  Autorización de salida de los vehículos. 6.11 OBSERVACIONES.

353

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN REMISIONES

DE

Nº

FACTURAS

Y

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

1

Consultar facturas o remisiones

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

2

Contar los productos cargados al camión

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

3

Ir marcando con productos contados

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

4 5

pintura

los

Confrontar información del conteo con la registrada en las facturas o remisiones Detectar errores o equivocaciones e indicar correctivos ERROR DE REFERENCIA DE LOS PRODUCTOS

6

Descargar los productos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

7

Cambiar los productos erróneos por los correctos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

8

Cargar los productos correctos al vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

FALTANTES 9

Establecer la cantidad

10

Cargar camión

productos

faltantes

al

SOBRANTES 11

Establecer la cantidad

12

Bajar la mercancía e ingresarla a bodega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

13

Autorizar salida para vehículo con productos y cantidades correctas

Asistente Jefe de Bodega

Bodega

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

354

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercancía.

7.2

MARCO NORMATIVO.

7.3

RESPONSABLE: Conductor.

7.4

OBJETIVO: Trasladar la mercancía desde la bodega de la empresa hasta la obra, ferretería o lugar indicado por el cliente.

7.5

GENERALIDADES: El transporte de la mercancía comprende desde el instante en que vehículo inicia su tránsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en que el vehículo llega al sitio indicado de entrega de la mercancía.

7.6

RESULTADOS ESPERADOS: Vehículo con la mercancía estacionado en el sitio de entrega.

7.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Estacionar vehículo en el lugar.

7.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de horario.  Facturas y remisiones.

7.9

RIESGOS:  Perder alguna de las facturas o remisiones.  No encontrar el sitio de entrega.  Pérdida de los productos.  Deterioro o avería de la mercancía.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la Planilla de Horario.  Verificación de las entregas realizadas.  7.11 OBSERVACIONES.

355

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA Nº

Actividad

Responsable

2

Recibir las facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Consultar la información contenida en la Planilla

3

1

Conductor

Página

Área

Frecuencia D

Bodega

X

Conductor

Bodega

X

Establecer dirección de entrega

Conductor

Bodega

X

4

Desplazarse hasta el sitio indicado

Conductor

Bodega

X

5

Buscar dirección

Conductor

Bodega

X

SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN 6

Comunicarse con despacho

Conductor

Bodega

X

7

Corroborar dirección

Conductor

Bodega

X

8

Recibir indicaciones o regresar a la empresa

Conductor

Bodega

X

Conductor

Bodega

X

SI SE DIRECCIÓN 9

ENCUENTRA

LA

Estacionar vehículo en el lugar

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

356

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercancía en obra o ferretería.

8.2

MARCO NORMATIVO

8.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehículo).

8.4

OBJETIVO: Entregar y situar la mercancía en el sitio indicado por el cliente.

8.5

GENERALIDADES: El descargue de la mercancía involucra el desarrumar los productos del vehículo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.

8.6

RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercancía.

8.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona responsable de recibir la mercancía. PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisión al cliente.

8.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de Horario.

8.9

RIESGOS:  Retrazo en las entregas.  Pérdida o deterioro de la mercancía.  Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio indicado por el cliente.  Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y conteo de la mercancía descargada de los vehículos.  Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho con la mercancía recibida. 8.11 OBSERVACIONES.

357

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCARGUE DE LA MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERÍA Nº

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D S M O

1

Establecer contacto con el cliente

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

2

Esperar autorización del cliente para descargar la mercancía

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

3

Preguntar o establecer sitio de almacenamiento

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

4

Consultar factura o remisión

Bodega

X

5

Seleccionar del vehículo productos del cliente

los

Bodega

X

6

Desarrumar vehículo

del

Conductor

Bodega

X

7

Alcanzar los productos

Conductor

Bodega

X

8

Bajar los productos del vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

9

Levantar o recibir y sujetar los productos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

10

Ingresar la mercancía a la obra o ferretería

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

11

Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

12

Acomodar los productos estantes, burros o arrumes

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

13

Ir contando descargados

Bodega

X

14

Establecer cuantía de productos descargados

Bodega

X

15

Proceder a entregar factura o remisión al cliente cuando se hayan descargado todos los productos

Bodega

X

la

mercancía

los

en

productos

Conductor y/o Auxiliar de Bodega Conductor y/o Auxiliar de Bodega

Conductor y Auxiliar de Bodega Conductor y Auxiliar de Bodega Auxiliar de Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

358

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.

9.2

MARCO NORMATIVO.

9.3

RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.

9.4

OBJETIVO: Entregar documentación de respaldo que garantiza al cliente como propietario de la mercancía.

9.5

GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de entrega de la mercancía y es en este momento donde el cliente procede a firmar la factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y notas pertinentes.

9.6

RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.

9.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona encargada de la recepción de la mercancía. PUNTO FINAL: Recepción de la factura firmada y anotaciones en la Planilla de horario.

9.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Planilla de Horario.  Copia de la factura.

9.9

RIESGOS:  Pérdida de las facturas o remisiones.  Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la Planilla de Horario.  Firma de la factura. 9.11 OBSERVACIONES.

359

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE Nº

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Reestablecer contacto con el cliente o persona responsable de la recepción de la mercancía

Conductor

Bodega

X

2

Entregar factura al cliente

Conductor

Bodega

X

3

Hacer firmar copia de la factura al cliente

Conductor

Bodega

X

4

Recibir notas u observaciones por parte del cliente

Conductor

Bodega

X

5

Guardar copia de la factura

Conductor

Bodega

X

6

Diligenciar y anotar observaciones en la Planilla de Horario

Conductor

Bodega

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

360

S M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Devolución en ventas.

1.2

AREA TITULAR: Bodega.

1.3

OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía devuelta.

1.4

GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten hacia la minimización de su frecuencia.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación de acciones para ejecutar el trámite de devolución.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.  Formato de devolución de mercancía.  Formato de relación devolución en ventas.  Nota de devolución.

1.7

RIESGOS:  Deterioro de la mercancía durante su manipulación.  Faltantes o sobrantes de mercancía.  Pérdida de los productos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de las facturas y mercancía.  Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad.  Ingreso de la información al sistema.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: DEVOLUCIÓN EN VENTAS Nº Orden 1

Procedimiento Gestión de mercancía

devolución

de

361

Área Responsable

Responsable

Bodega

Jefe de Bodega

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Devolución de mercancía.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4

OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los clientes.

1.5

GENERALIDADES: La devolución de mercancía se presenta por diversos factores entre los que se destacan la no recepción por parte del cliente, sobrantes de obras o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide si es factible o no recibir de nuevo la mercancía antes egresada de las bodegas o sin despachar.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente. PUNTO FINAL: Registrar en el software la observación de la razón de la devolución.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas o remisiones.  Formato de devolución de mercancía.  Formato de relación devolución en ventas.  Nota de devolución.

1.9

RIESGOS:  Aumento injustificado de las devoluciones.  Mercancía averiada.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de las facturas y mercancía.  Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad.  Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software. 1.11 OBSERVACIONES.

362

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN MERCANCÍA

DEVOLUCIÓN

Nº

DE

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente

Jefe de Bodega

Bodega

X

2

Establecer si despachada

Jefe de Bodega

Bodega

X

3

Programar recogida de la mercancía despachada

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

la

mercancía fue

MERCANCÍA NO DESPACHADA 4

5

6

7

Recibir factura con observación del Asesor Comercial de error o decisión de no compra por parte del cliente Diligenciar formato de devolución de mercancía Radicar en el formato de relación devolución en ventas : fecha, # factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor) Autorizar mediante firma, garantizando que la mercancía no ha salido de bodega MERCANCÍA DESPACHADA Recoger mercancía

8

Recibir orden de recoger mercancía en obra o ferretería

Conductor

Bodega

X

9

Desplazarse hasta el sitio indicado

Conductor

Bodega

X

10

Revisar el estado de los productos

Bodega

X

11

Cargar los productos al vehículo

Conductor y Auxiliar de Bodega Auxiliar de Bodega

Bodega

X

12

Diligenciar formato de devolución

Conductor

Bodega

X

13

Transportar empresa

Conductor

Bodega

X

14

Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehículo el formato de devolución

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

15

Descargar la mercancía del vehículo

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

los

productos

a

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

363

Nº Nº

Actividad Actividad

Responsable Responsable

Área Área

Frecuencia DFreSc ueMnc iaO

Mercancía traída por el cliente 16

Diligenciar formato de devolución de mercancía

Jefe de Bodega

Bodega

X

17

Recibir la mercancía directamente o realizar ingreso por bodega

Jefe de Bodega

Bodega

X

18

X

19 Verificar el estado de los productos 20

Ubicar o almacenar los productos en bodega

21 Contar la mercancía ingresada

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

Bodega

X

22

Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo

Auxiliar de Bodega

23

Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución

Conductor

Bodega

X

Revisar información contenida en la 24 devolución y firma de quien recibió en bodega

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Jefe de Bodega

Bodega

X

Comercial

X

25

Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota

Diligenciar el formato de devolución en ventas: código, descripción del 26 material, cantidad, valor unitario, valor total Establecer comunicación con el 27 cliente para confirmar motivo de la devolución Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # 28 factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor) 29

Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera

30

Recibir factura devolución

y

formato

de

Director de Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

364

D

S

M

O

Revisar que la factura se encuentre completa y el formato de devolución 31 bien diligenciado y con la firma del Jefe de Bodega o de quien recibió la mercancía (si fue despachada)

Director de Cartera

Comercial

X

32 Firmar formato de devolución

Director de Cartera

Comercial

X

33

Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario

Director de Cartera

Comercial

X

34

Elaborar la nota de devolución de mercancía

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

35 Revisar la nota de devolución 36

Ratificar el ingreso de la devolución al sistema

Director de Cartera

Comercial

X

37

Adicionar observación de la razón de la devolución

Director de Cartera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

365

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Crédito a clientes

1.2

AREA TITULAR: Cartera.

1.3

OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crédito a los clientes y determinar la conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.

1.4

GENERALIDADES: El servicio de crédito a clientes permite ofrecer a los clientes la posibilidad de solicitar la mercancía necesitada en el momento y efectuar la cancelación de la misma en un periodo de tiempo posterior.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos con la empresa.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.7

RIESGOS:  Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y financiero.  Pérdidas de dinero.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Estudio de crédito.  Seguimiento al comportamiento de y uso del crédito.  Control en cupo y mora.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: CRÉDITO A CLIENTES Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Solicitar y recibir documentación para crédito

Administrativa

Director de Cartera

2

Estudio de crédito

Administrativa

Director de Cartera

3

Crear cliente

Administrativa

Director de Cartera

366

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentación para crédito.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

1.4

OBJETIVO: Recibir la documentación del cliente para realizar el respectivo estudio de crédito.

1.5

GENERALIDADES: La documentación requerida para estudiar la aprobación del servicio de crédito a clientes permite efectuar el análisis de la factibilidad de ofrecer este servicio al cliente.

1.6

RESULTADOS requeridos.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.

ESPERADOS:

Recepción

completa

de

los

documentos

PUNTO FINAL: Recibir la documentación. 1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Fotocopia de cédula del representante legal  Documento Cámara de Comercio  Pagaré  Certificado de ingresos y retenciones  PyG  Referencias Comerciales  Referencias Bancarias  Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses

1.9

RIESGOS:  Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información contenida en los documentos. 1.11 OBSERVACIONES.

367

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITAR Y DOCUMENTACIÓN CRÉDITO N°

RECIBIR PARA EL

Actividad

1

Informar al cliente del ofrecido para la empresa

2

Código:

Responsable servicio

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

Asesor Comercial

Comercial

X

Consultar al cliente si le interesa acceder a este servicio

Asesor Comercial

Comercial

X

3

Indicar al cliente las acciones a seguir

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Entregar formato de solicitud de crédito y carta de instrucciones

Asesor Comercial

Comercial

X

5

Recibir la documentación del cliente o indicarle a que persona debe hacer llegar la documentación a Director de Cartera

Asesor Comercial

Comercial

X

6

Hacer llegar la documentación a Director de Cartera

Comercial

X

7

Recibir la documentación

Comercial

X

Asesor Comercial y/o clientes Director de Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

368

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crédito.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4

OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación del servicio de crédito.

2.5

GENERALIDADES: El estudio de crédito permite conocer si el cliente aspirante al servicio cuenta con el respaldo económico y la seriedad necesaria para acceder a este.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la información de respaldo del cliente y establecer su veracidad.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente. PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

2.9

RIESGOS:  Aprobar crédito sin contar con la documentación completa.  Información ficticia del cliente.  Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información del cliente. 2.11 OBSERVACIONES.

369

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ESTUDIO DE CRÉDITO N°

Actividad

Código: Responsable

Página Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir documentación del cliente

Director de Cartera

Comercial

X

2

Confirmar información y referencias comerciales

Director de Cartera

Comercial

X

3

Revisar información financiera

Director de Cartera

Comercial

X

4

Establecer si realmente cuenta con el respaldo económico

Director de Cartera

Comercial

X

5

Determinar capacidad de pago

Director de Cartera

Comercial

X

6

Aprobar o negar el crédito

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

7

8

Para crédito aprobado establecer cupo y tiempo de pago y crear cliente Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

370

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

3.4

OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la información correspondiente a este y activarlo en le sistema.

3.5

GENERALIDADES: La creación del cliente en la base de datos permite realizar el seguimiento del cliente y facilita la consulta de la información de la cartera del mismo.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Adición del cliente a la base de datos de la empresa.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ingresar al software. PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el sistema.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de la Base de datos.

3.9

RIESGOS:  Errores de ingreso de datos del cliente.  Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6CREInAfR orm CLaIrEaNA TsEeSsor Comercial N°

CDóirdeicgtoo:r de Cartera

Actividad

Responsable

Comercial Pá gina X Frecuencia Área D S M O

1

Ingresar al software de la empresa

Director de Cartera

Comercial

X

2

Diligenciar formato de la base de datos

Director de Cartera

Comercial

X

3

Adicionar información del cliente y Asesor Comercial

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

4 5

Grabar y guardar la información en la base de datos Activar cliente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

371

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercancía y contar con la información de la mercancía existente en bodega.

1.4

GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la información necesaria para la realización de pedidos a proveedores y garantizando la existencia de productos en todo momento.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la información de las cantidades existentes en bodega.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Ajustes de inventario.

1.7

RIESGOS:  Pérdidas de material.  Desactualización de los stocks de mercancía.  Deterioro de los productos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión ingreso de la mercancía.  Revisión facturas o remisiones y notas.  Revisión cuaderno de entrada de mercancía.  Inventario aleatorio o general.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Elaboración y entrega de notas

Comercial

Auxiliar de Inventario

2

Codificación de productos

Comercial

Director de Cartera

3

Inventario físico de los productos de bodega

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

4

Facturación de remisiones

Comercial

Auxiliar de Inventario

5

Traslado de mercancía

Comercial

Auxiliar de Inventario

6

Liquidación de fletes

Comercial

Auxiliar de Inventario

372

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y entrega de notas.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

1.4

OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado.

1.5

GENERALIDADES: La elaboración y entrega de notas permite tramitar con clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y proveedores.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la misma. PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Notas.

1.9

RIESGOS:  No entrega de la nota a clientes o proveedores.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión del diligenciamiento de la nota.  Autorización y aprobación de la nota.  Seguimiento de entrega de las notas. 1.11 OBSERVACIONES.

373

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN NOTAS N°

Y

ENTREGA

DE

Actividad

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

1

Recibir información y petición de elaboración de nota

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

2

Determinar tipo de nota a elaborar (devolución de mercancía, faltantes, mayor o menor valor cobrado)

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Sistematizar nota

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Imprimir nota

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Revisar diligenciamiento de la nota

Director de Cartera

Comercial

X

6

Aprobación de la nota

Director de Cartera

Comercial

X

7

Seleccionar notas para proveedores y clientes

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

D

S M

PROVEEDORES 8

Enviar la nota vía fax

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Confirmar la recepción de la nota

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

10

Recibir respuesta del proveedor

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

11

Realizar el ajuste necesario

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

12

Entregar copia contabilidad

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

13

Causar nota contablemente

Auxiliar Contable

Contabilidad

Auxiliar de Inventario

Comercial

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

de

la

nota

a

X

CLIENTES 14

Clasificar las notas de los clientes por ubicación geográfica

16

Entregar la de los clientes de la ciudad a Mensajero y las demás a Director de cartera Diligenciar formato de entrega de nota

17

Realizar seguimiento de entrega de la nota

15

CLIENTES Y PROVEEDORES 18

Archivar copia de la nota

X

Comercial Auxiliar de Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

374

Comercial

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de los productos de bodega.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4

OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la bodega.

2.5

GENERALIDADES: El inventario físico aleatorio o general de los productos permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la bodega de la empresa.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de las cantidades existentes del producto(s).

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario. PUNTO FINAL: Elaboración de informe de productos y cantidades almacenadas en bodega.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Informe de productos y cantidades existentes en bodega.

2.9

RIESGOS:  Errores en el conteo.  Equivocaciones en los ajustes al inventario.  2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada físicamente.  Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema. 2.11 OBSERVACIONES.

375

Nº Actividad INVENTARIO FÍSICO DE PRODUCTOS DE BODEGA Nº

LOS

Actividad

Responsable Código:

Área

Responsable

Área

Frecuencia PáSginSaS O P Frecuencia PS SS

1

Determinar tipo general o aleatorio

de

inventario

Director de Cartera

Comercial

X

X

2

Programar inventario mitad o final de año)

(ocasional,

Director de Cartera

Comercial

X

X

O

X

GENERAL 3

Programar inventario para fin de año

Director de Cartera

Comercial

X

4

Informar al personal de la empresa la fecha del inventario

Director de Cartera

Comercial

X

5

Listar todos los productos almacenados en bodega

Director de Cartera

Comercial

X

6

Asignar productos al personal

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Recibir el listado de los productos

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

ALGUNOS PRODUCTOS 3

Ocasional o programar para mitad de año

4

Seleccionar producto(s)

5

Listar productos

6

Escoger la persona o personas

7

Recibir anotación del producto(s) a inventariar

Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Personal de bodega y Comercial

X

X

Administrativa y Comercial

X

X

Administrativa y Comercial

X

X

Administrativa y Comercial

X

X

Bodega y Comercial

X

X

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.

376

8

Ubicar productos en bodega

9

Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto

10

Establecer la cantidad almacenada en bodega

11 12

total

Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega Cargar al sistema la información recopilada

13

Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacén

14

Ante la existencia de diferencias, calcular la cantidad.

15

Analizar la razón de las diferencias

Personal de bodega y Comercial Personal de bodega y Comercial Personal de bodega y Comercial Personal de bodega y Comercial Auxiliar de Inventario Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Realizar los ajustes al inventario si se trata del inventario de fin de año previa autorización Elaborar informe de los productos y 17 cantidades existente en bodega Presentar informe de los productos almacenados en bodega

X

X

X

Bodega y Comercial

X

X

X

Bodega y Comercial

X

X

X

Bodega y Comercial

X

X

X

Comercial

X

X

X

Administrativa

X

X

X

Administrativa

X

X

X

Administrativa

X

X

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

X

X

Subgerente y/o Director Comercial

Administrativa

X

X

X

16

18

Bodega y Comercial

Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.

377

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificación de productos.

3.2

MARCO NORMATIVO.

3.3

RESPONSABLE: Director de Cartera.

3.4

OBJETIVO: Asignar un código de identificación interna a los diferentes ítems comercializados por la empresa.

3.5

GENERALIDADES: La codificación de los productos permite el manejo y la identificación interna de los diferentes artículos.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Asignación de un código único de identificación de cada artículo.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un nuevo producto. PUNTO FINAL: Informar el código del producto a las demás sucursales.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de codificación de ítem.

3.9

RIESGOS:  Asignación de código preexistente a nuevo producto.  Duplicidad de código para producto.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación del código asignado automáticamente por el sistema.  Comprobar la no existencia del código. 3.11 OBSERVACIONES.

378

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Nº

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir petición y/o conocer incorporación de nuevo producto

Director de Cartera

Comercial

X

2

Establecer información y especificaciones del nuevo producto

Director de Cartera

Comercial

X

3

Ingresar al software

Director de Cartera

Comercial

X

4

Digitar la información del producto

Director de Cartera

Comercial

X

5

Asignación automática código al producto

Director de Cartera

Comercial

X

6

Verificar la no existencia del código asignado en el sistema

Director de Cartera

Comercial

X

7

Generar nuevo código ante código preexistente

Director de Cartera

Comercial

X

8

Diligenciar formato del sistema para codificación de ítem

Director de Cartera

Comercial

X

9

Grabar información

Director de Cartera

Comercial

X

10

Copiar información en Excel

Director de Cartera

Comercial

X

11

Imprimir información del producto

Director de Cartera

Comercial

X

12

Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás sucursales

Director de Cartera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

379

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación de remisiones.

4.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

4.4

OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los productos.

4.5

GENERALIDADES: La facturación de las remisiones emitidas para la venta de los productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Facturación de las remisiones.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivar los documentos.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Listado de remisiones.

4.9

RIESGOS:  Pérdida de remisión.  No facturación de alguna remisión.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la facturación de las remisiones.  Diligenciamiento de cuaderno de remisiones. 4.11 OBSERVACIONES.

380

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

FACTURACIÓN DE REMISIONES Nº

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir la factura enviada por el proveedor

Auxiliar de Inventario

Comercial

2

Verificar la existencia de la remisión en el cuaderno de remisiones

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Numerar la factura

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

5

Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# factura) Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones

X

6

Sumar y totalizar las remisiones

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Verificar el total de las remisiones

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Entregar informe del valor total y listado de remisiones del día a Subgerente y Director Comercial

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

9

Archivar documentos.

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

381

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercancía.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

5.4

OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercancía desde otras sucursales.

5.5

GENERALIDADES: El traslado de mercancía desde otras sucursales permite ofrecer disponibilidad de la mercancía al cliente.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercancía y entrega al cliente.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía. PUNTO FINAL: Contabilización del traslado de mercancía.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de traslado de mercancía.  Factura.

5.9

RIESGOS:  Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte.  No recepción por parte del cliente.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Sistematización del traslado de la mercancía.  Facturación.  Seguimiento de entrega de las notas. 5.11 OBSERVACIONES.

382

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

TRASLADO DE MERCANCÍA Nº

Actividad

Página

Responsable

Área Comercial

Frecuencia D

S

M

O

1

Diligenciar formato de traslado de mercancía

Auxiliar de Inventario

2

Establecer comunicación sucursal

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Solicitar traslado de la mercancía

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

6

Efectuar facturación mercancía

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

con la

de

la

8

Archivar una copia de la factura, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad Recibir información y copia del traslado efectuado

9

Contabilizar mercancía

10

Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado

7

el

traslado

de

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

383

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación fletes de mercancía.

6.2

MARCO NORMATIVO.

6.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

6.4

OBJETIVO: Tramitar la liquidación y pago de los fletes generados por el transporte de la mercancía.

6.5

GENERALIDADES: La liquidación y pago de fletes a los transportadores de mercancía se realiza una vez la mercancía se encuentre almacenada en bodega.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de los fletes.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a bodega. PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar copia a caja.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de liquidación del flete.  Comprobante de egreso.

6.9

RIESGOS:  Errores del cálculo del valor a liquidar.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de aplicación de la tarifa del flete y retenciones.  Autorización y aprobación de la liquidación del flete.  Archivo de los documentos. 6.11 OBSERVACIONES.

384

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN MERCANCÍA Nº

FLETES

DE

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área Comercial

Frecuencia D S

1

Recibir información del descargue e ingreso de la mercancía a bodega

Auxiliar de Inventario

2

Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Calcular la tarifa unidades totales

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

por

peso

o

X

5

Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes adicionando: nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor. Hacer retención del 1% para régimen simplificado

6

Imprimir formato de liquidación

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Solicitar revisión del formato a Director de Cartera

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa

Director de Cartera

Comercial

X

Director de Cartera

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Contabilidad

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

9 10 11

12 13

Autorizar liquidación del flete mediante firma o solicitar las correcciones necesarias Corregir la liquidación del flete si se requiere Solicitar a Auxiliar General elaboración de comprobante de egreso con copia Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por la Auxiliar de Inventario

Auxiliar General

Recibir el comprobante de egreso

15

Desplazarse a caja con el formato de liquidación del flete y comprobante de egreso Solicitar el dinero para el pago del flete

16

Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

17

Hacer firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

18

Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

14

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

385

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.

1.2

AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera.

1.3

OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones.

1.4

GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes actividades que se realizan al interior de la compañía.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Ordenes de pedido.  Facturas.  Recibos de gastos.  Devoluciones.  Etc.

1.7

RIESGOS:  Equivocación en la aprobación.  Pérdidas económicas y generación de conflictos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la documentación.  Determinación de la factibilidad de la aprobación.  Seguimiento.

386

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

AUTORIZACIONES Nº Orden

Procedimiento

1

Recepción de documentos

2

Consulta del documento

3

Clasificación tipo de autorización

contenido

Área Responsable

Responsable

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

del

PEDIDO 4

Revisión diligenciamiento Formato de Pedido

Administrativa

Subgerente, Director Comercial

5

Revisión precio de venta y descuentos otorgados al cliente

Administrativa

Subgerente, Director Comercial

DEVOLUCIÓN 6

Revisión diligenciamiento Formato de Devolución

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

7

Analizar la información registrada en el formato

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

8

Establecer o conocer motivo de la devolución

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

GASTO 9

Revisión concepto de gasto

Comercial

Director de Cartera

10

Revisar factura(s)

Comercial

Director de Cartera

11

Verificar gasto

Comercial

Director de Cartera

Revisión diligenciamiento Formato de Pedido

Comercial

Director de Cartera

Consulta de cupo y mora

Comercial

Director de Cartera

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

DESPACHO 12

13

Analizar y estudiar factibilidad

14

Aprobar o documento

15

Autorizar mediante firma

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

16

Devolución de documentos

Administrativa y Comercial

Subgerente, Director Comercial y de Cartera

no

la

petición

o

387

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas establecidas en la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.

1.4

OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobación o no.

1.5

GENERALIDADES. El análisis de las acciones y documentos permite conocer los factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la información y actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas. PUNTO FINAL: Devolución de documentos.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Ordenes de pedido.  Facturas.  Recibos de gastos.  Devoluciones.  Etc.

1.9

RIESGOS:  Inadecuada interpretación de la información.  Equivocación en la aprobación o negación de la autorización.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la documentación.  Consulta y verificación de la información.  Determinación de la factibilidad de la aprobación. 1.11 OBSERVACIONES.

388

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

AUTORIZACIONES Nº

1

Actividad Recepción consulta

de

documentos

Responsable y/o

2

Consulta del contenido documento

3

Revisión del diligenciamiento de los documentos

4

Análisis de la información contenida

5

Clasificación del concepto o tipo de autorización

6

Establecer factibilidad

7

Tomar decisión

8

Aprobar o negar

9

Firmar documentos

10

Devolución de documentos

Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

389

Página Área Administrativa y Comercial

Frecuencia D

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

Administrativa y Comercial

X

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Comunicación con proveedores.

1.2

AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.

1.3

OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los productos.

1.4

GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitación del personal de ventas.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.7

RIESGOS:  Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor).

1.8

CONTROLES EJERCIDOS: 

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Nº Orden 1 2

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

Administrativa

Subgerente

Administración

Subgerente

Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitar asesoría muy especializada para clientes

390

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas.

1.2

MARCO NORMATIVO.

1.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4

OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus características y especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la asesoría correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.

1.5

GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el producto(s) indicado ante su requerimiento.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocer especificaciones de los productos.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la empresa.

en

detalle

las

características

y

PUNTO FINAL: Programación de actividades conjuntas. 1.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.9

RIESGOS:  Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y ventajas.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Programación de capacitación y actualización de información sobre productos. 1.11 OBSERVACIONES.

391

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EQUIPO DE VENTA Nº

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D S

M O

1

Consultar la lista de los productos comercializados

Subgerente

Administrativa X

2

Analizar el nivel de conocimiento de los productos y sus especificaciones

Subgerente

Administrativa

X

3

Establecer información

Subgerente

Administrativa

X

4

Asistir al lanzamiento de nuevos productos

Subgerente

Administrativa

X

Subgerente

Administrativa

X

Subgerente

Administrativa

X

requerimientos

de

6

Solicitar mayor información de los productos y/o actualización de la información Conocer las especificaciones de los productos

7

Indagar sobre las ventajas del nuevo producto

Subgerente

Administrativa

X

8

Verificar su diferenciación de los demás productos

Subgerente

Administrativa

X

9

Mantener comunicación proveedor

Subgerente

Administrativa

10

Programar asesoría y capacitación conjunta con el proveedor para el equipo de ventas

Subgerente

Administrativa X

5

con

el

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

392

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

2.4

OBJETIVO: Tramitar asesorías para clientes.

2.5

GENERALIDADES: La tramitación de asesoría muy especializada para los clientes permite mantener la comunicación y trabajo conjunto con los proveedores y de esta manera garantizar las satisfacción de las necesidades de los clientes.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Asesoría muy especializada para los clientes.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

2.9

RIESGOS:  Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor.  No satisfacción de los requerimientos del cliente.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Acompañamiento de la asesoría. 2.11 OBSERVACIONES.

393

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES Nº

Actividad

Responsable

1

Identificar necesidad del cliente

2

Establecer proveedor

3

Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente

4

Conocer asignación del asesor del proveedor

5

Acompañar al cliente durante la asesoría

6

Establecer satisfacción necesidades del cliente

contacto

Código:

con

de

el

las

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

394

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

Administrativa

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión contable.

1.2

AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3

OBJETIVO: Manejar la información contable de la empresa.

1.4

GENERALIDADES: La gestión contable brinda la información financiera que permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al conocimiento de datos reales a cerca de los recursos económicos y los estados financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o pérdida generada.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Información financiera.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Informes.

1.7

RIESGOS:  Errores de registro de información.  Cuentas cruzadas.  Estados financieros falsos.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Registro, revisión y verificación de la información contable.

395

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:

GESTIÓN CONTABLE Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Consulta de saldo en bancos

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

2

Registro de consignaciones

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

3

Cuadre y revisión de la caja

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

4

Registro de reembolso de caja menor

Contabilidad

Auxiliar Contable

5

Conciliación bancaria

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

6

Revisar cuenta con clientes y proveedores

Contabilidad

Auxiliar Contable o de Nómina

7

Revisión de la cartera de la empresa

Contabilidad

Auxiliar Contable

8

Cancelación de anticipos de clientes

Contabilidad

Auxiliar Contable

9

Manejo de información contable y general de las sucursales

Contabilidad

Auxiliar Contable

10

Control de costos de inventario

Contabilidad

Auxiliar Contable

11

Documentación e informes requeridos por entidades estatales

Contabilidad

Auxiliar Contable

396

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.

1.4

OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en los diferentes bancos.

1.5

GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las obligaciones contraídas con proveedores y acreedores.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa dinero de la empresa en bancos.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Relación de saldos de bancos y general.

1.9

RIESGOS:  Consulta por personal no autorizado.  Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos.  Filtración de la información.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Manejo de clave para acceder a la información. 1.11 OBSERVACIONES.

397

de

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS N°

Actividad

Código: Responsable

1

Establecer comunicación con bancos vía Internet o telefónica

los

2

Internet: Ingresar a la página Web del banco y digitar la clave.

3

Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior.

4

Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad

5

Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco

6

Revisar y anotar el # de los cheques para guardar consecutividad

7

Totalizar el saldo de cada uno de los bancos

8

Consolidar el saldo de todos los bancos

9

Relacionar los saldos de cada banco y el general

10

Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos

Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable

Área

Frecuencia D

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

398

Página

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Nómina.

2.4

OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.

2.5

GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las mismas y respalda el manejo de la información de los bancos.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada. PUNTO FINAL: Revisión que la consignación corresponda al banco donde se envía.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de registro del software.

2.9

RIESGOS:  Consignación faltante de registro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación del registro de las consignaciones. 2.11 OBSERVACIONES.

399

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE CONSIGNACIONES Nº

Actividad

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área Contabilidad

X

D

1

Verificar consignación realizada

Auxiliar de Nómina

2

Señalar en el cuaderno de bancos

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Registrar en el paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente Colocar a la consignación sello de contabilizado

5

Registrar con fecha de consignación y con fecha de registro en caja

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Revisar que la consignación corresponda al banco donde se envía

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

400

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisión de la caja.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

3.4

OBJETIVO: Verificación y control de los cuadres de caja.

3.5

GENERALIDADES: La revisión y verificación de los cuadres de caja permite conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la información real o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las reportadas.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Revisión y cuadre de la caja.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos). PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de cuadre de caja.

3.9

RIESGOS:  Descuadre de caja.  No determinación de las razones de las diferencias encontradas.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES.

401

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA Nº

Página

Responsable

1

Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos)

Auxiliar Contable

Contabilidad X

2

Ingresar al software por contabilidad

Auxiliar Contable

Contabilidad X

3

Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno de bancos y marcarlas para no volverlas a ingresar

Auxiliar Contable

Contabilidad X

4

Ingresar consignaciones al sistema

Auxiliar Contable

Contabilidad X

5

Determinar cuales comprobantes de egreso no están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago efectuado

Auxiliar Contable

Contabilidad X

6

Analizar los gastos

Auxiliar Contable

Contabilidad X

7

Determinar reembolso

Auxiliar Contable

Contabilidad X

8

Elaborar comprobante de egreso

Auxiliar Contable

Contabilidad X

9

Pasar los gastos a nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor

Auxiliar Contable

Contabilidad X

10

Archivar los demás documentos

Auxiliar Contable

Contabilidad X

Auxiliar Contable

Contabilidad X

Auxiliar Contable

Contabilidad X

Auxiliar Contable

Contabilidad X

la

necesidad

de

Área

Frecuencia

Actividad

D

13

Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad Ingresar al software por paquete comercial

14

Hacer interfase de recibos de caja y de ventas, para cuadrar la caja

Auxiliar Contable

Contabilidad X

15

En el sistema por contabilidad, subir las interfases

Auxiliar Contable

Contabilidad X

16

Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema

Auxiliar Contable

Contabilidad X

17

Imprimir el cuadre de caja

Auxiliar Contable

Contabilidad X

18

Pasar documento del cuadre a Cajera

Auxiliar Contable

Contabilidad X

11

12

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

402

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.

4.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4.4

OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.

4.5

GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gastos facilitado por caja. PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Nota de contabilidad de los gastos.

4.9

RIESGOS:  Registro de reembolso desfasado.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro del reembolso de dinero para caja menor. 4.11 OBSERVACIONES.

403

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE CAJA MENOR Nº

REEMBOLSO

DE

Actividad

2

Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja Acumular los gastos diarios y sus facturas

3

Revisar diligenciamiento autorización de los gastos

1

4

5

y

Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día con la fecha de la tirilla entregada por Cajera Ir adicionando a la nota los gastos diarios e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor

Código:

Página Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

D

S

M

O

6

Imprimir la nota contable

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Elaborar comprobante de egreso por el valor del costo del reembolso

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8 9 10

11

Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema Confrontar la información y realizar las correcciones necesarias Adicionar el valor a la cuenta de gastos asumidos cuando la factura sea ingresada Colocar sello de contabilizada a la nota cuando sea ingresada al sistema

12

Pegar las facturas en hojas de block

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

13

Archivar nota con facturas

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

14

Desembolsar menor

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

15

Iniciar nueva nota de contabilidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

dinero

para

caja

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

404

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliación bancaria.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.

5.4

OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.

5.5

GENERALIDADES: La conciliación bancaria permite conocer el valor cobrado por los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con las cuentas de la empresa el mes anterior.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones financieras.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios. PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Extractos bancarios.  Formato de conciliación bancaria.  Libro de bancos.

5.9

RIESGOS:  Inadecuado registro del valor de la consignación.  Registro de la información en el libro de bancos equivocado.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y registro de la información. 5.11 OBSERVACIONES.

405

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

CONCILIACIÓN BANCARIA N° 1

2

Actividad

Responsable

Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web de la entidad Revisar los impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes de cada banco.

3

Registrar la información en formato de Excel (predefinido)

4

Calcular uno a uno los ítems para cada banco y totalizarlos

5

Elaborar nota de contabilidad con la fecha del último día del mes en conciliación

6

Registrar la nota

7

Imprimir bancos

8

Comparar extracto del banco con la información del libro impreso

9

Verificar concordancia información del extracto

10

11

borrador

del

libro

de

de

la

Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomalía, cuando la información no coincida Cuando la información no presente inconsistencia: diligenciar formato de conciliación bancaria

12

Archivar conciliación en la carpeta del banco respectivo

13

Imprimir libro de bancos

14

Archivar libro

Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina Auxiliar Contable o de Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

406

Página Área

Frecuencia D

S

M

O

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Contabilidad

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.

6.2

MARCO NORMATIVO.

6.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

6.4

OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.

6.5

GENERALIDADES: La revisión de las cuentas con los clientes y proveedores permite establecer la cuantía adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes necesarios.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Información y ajuste de cuentas con clientes y proveedores.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores solicitando información. PUNTO FINAL: Información y Ajustes.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Relación de pagos y cuantía adeuda.  Documento de información de la cuenta.

6.9

RIESGOS:  Descuadre de la cuantía adeudada.  Inconvenientes y generación de conflictos.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro y verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES.

407

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES N°

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

CLIENTES

2

Recibir petición de información del estado de la cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente) Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores

3

Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente

4

Confrontar cuantía pagos realizados

5

Establecer diferencias

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

6

Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

7

Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefónicamente

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

1

adeudada

Asesor Comercial o cliente Asesor Comercial

y

Comercial

X

Comercial

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

PROVEEDOR

Contabilidad

8

Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando información sobre facturas canceladas y la fecha de pago

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

9

Consultar los pagos realizados

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

10

Imprimir información de la cuenta cuando se trata de varias facturas

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

12

Revisar la cuenta confrontando la información con las facturas del archivo Solicitar a proveedores el estado de la cuenta de la empresa

13

Recibir informe

14

Verificar los proveedores

15

Efectuar los ajustes necesarios

11

saldos

con

los

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

408

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión cartera de la empresa.

7.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

7.4

OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuantía adeudada a la empresa.

7.5

GENERALIDADES: La revisión de la cartera actúa como mecanismo de control ya que otorga información del comportamiento de pago, detección de errores, y determinación del valor total adeudado por los clientes.

7.6

RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por los clientes.

7.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al software. PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.

7.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Informe de cartera.

7.9

RIESGOS:  Descuadre de la cuantía adeudada.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro y verificación de la información impresa y del software. 7.11 OBSERVACIONES. Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta cuando el recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.

409

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA N°

Código:

Actividad

Responsable

1

Ingresar al software

2

Seleccionar cartera

3

Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial

4

Verificar la concordancia de la información

5

6 7

la

información

de

Señalar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos Establecer en lo posible las causas por las que las cuentas de los clientes no cuadran Totalizar la cartera de la empresa

Asesor Comercial o cliente Asesor Comercial

Página

Área

Frecuencia D

S

M

Comercial

X

Comercial

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

410

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de anticipos de clientes.

8.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

8.4

OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.

8.5

GENERALIDADES:

8.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.

8.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos. PUNTO FINAL: Verificación de la cancelación de las facturas.

8.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

8.9

RIESGOS:  Cancelación de factura equivocada.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro y verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES.

411

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES N°

Actividad

Código: Responsable

Página Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir de Director de Cartera la relación de los anticipos de los clientes

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

2

Ingresar al sistema

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

3

Consultar la información de los clientes

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

4

Establecer las facturas a cancelar

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

5

Visualizar en pantalla las facturas del cliente

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

6 7

Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera Verificar la cancelación de las facturas

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

412

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de información contable y general de las demás sucursales.

9.2

MARCO NORMATIVO.

9.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

9.4

OBJETIVO: Consolidar y revisar la información contable y general de la empresa.

9.5

GENERALIDADES: El manejo de la formación contable y general de las sucursales conlleva a la consolidación de la información financiera de la empresa permitiendo la determinación de los aspectos más relevantes y el planteamiento de las estrategias organizacionales.

9.6

RESULTADOS ESPERADOS: Consolidación de la información financiera.

9.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos. PUNTO FINAL: Revisión y ajuste.

9.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

9.9

RIESGOS:  Informes no ajustados a la información del software.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información. 9.11 OBSERVACIONES.

413

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES N° 1

Actividad Mantener contacto permanente con las sucursales

Código:

Página

Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar Contable

Contabilidad

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Cajera

Comercial

X

D

S

M

X

INFORMACIÓN CONTABLE 2 3

4

5

6 7

Recibir de las sucursales los listados de cartera e informes contables Revisar y confrontar la información de los listados y la contable Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicándose y preguntando a la persona indicada Recibir información y documentación de los movimientos realizados en las sucursales Informar los gastos generados en las demás sucursales y que corresponden a cada una Revisar y efectuar los ajustes necesarios DOCUMENTOS

11

Recibir de las sucursales los formatos de bancos, Cámara de Comercio, Industria y comercio, etc. Diligenciar los documentos o solicitar esta labor a Auxiliar General Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales Solicitar el envío de los documentos por correo a cajera

12

Enviar los documentos a la sucursal respectiva

8

9

10

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

414

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario. 10.5 GENERALIDADES: 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario. PUNTO FINAL: Ajustes. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Informe de compras a proveedores.  Informe costo de inventario. 10.9 RIESGOS:  10.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro y verificación de la información registrada en contabilidad. 10.11 OBSERVACIONES.

415

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL COSTOS DE INVENTARIO N°

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

1

Realizar interfase del costo de inventario

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

2

En el software: Retirar información y colocarla en la cuenta correcta

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

3

Imprimir información del costo del inventario

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

4

Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

5

Si se presentan diferencias en la información :  Imprimir información de las compras realizadas a cada uno de los proveedores  Comparar la información de las compras con la registrada en comercial  Realizar los ajustes necesarios

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

416

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentación e informes requeridos por entidades estatales. 11.2 MARCO NORMATIVO. Legislación vigente. 11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del estado. 11.5 GENERALIDADES: La documentación e informes requeridos por las entidades estatales se diligencian para todas las sucursales. 11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes. PUNTO FINAL: Envío de los documentos e informes. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Informes y documentos. 11.9 RIESGOS:  Vencimiento del plazo para la presentación de los informes.  Multas por no entrega de la documentación. 11.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de las fechas de presentación de los informes y revisión del diligenciamiento de los mismos. 11.11 OBSERVACIONES. El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a que siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances.

417

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN E REQUERIDOS POR ESTATALES N° 1

2 3

INFORMES ENTIDADES

Código:

Actividad

Responsable

Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la página Web Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero.

Página

Área

Frecuencia D

S

M

A

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

MEDIOS MAGNÉTICOS (DIAN)

Contabilidad

4

Ingresar al software por información fiscal

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

5

Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

6

7

Amarrar los formatos a cada una de las cuentas que se manejan a la empresa Verificar los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos

8

Imprimir el listado del plan de cuentas

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

9

Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

10

Imprimir un listado de los formatos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

11

12

13

14

Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc. Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer digito de verificación a colocar a cada cliente Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la DIAN

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.

418

Frecuencia N°

Actividad

Responsable

Área

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

18 Generar listado final

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

19 Ingresar a la página Web de la DIAN

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Empezar a transmitir la información vía 20 Internet adicionando los formatos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Realizar actualización automática de 15 medios Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con 16 los datos amarrados a cada una de las cuentas) Revisar que cada concepto contenga la información necesaria, en caso de que 17 falte algún dato, este debe ingresarse por medios manuales

Si se presentan inconvenientes: 21 Revisar la información de los clientes y realizar las correcciones necesarias Enviar la información, cuando los 22 formatos sean habilitados SUPERSOCIEDADES

D

S

M

A

Contabilidad

Bajar de Internet el formato para reporte 23 de la información

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los 24 accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Contar o solicitar la información de:  Total de empleados.  Número de hombres y mujeres.  Total de los sueldos por departamentos. 25  Cantidad de artículos que se venden.  Cantidad de artículos devueltos.  Productos comprados y su costo.  Área ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administración. Diligenciar toda la información en cada 26 uno de los anexos de la superintendencia A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es 27 el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) 28 Enviar el informe físicamente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.

419

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Nómina.

1.2

AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3

OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.

1.4

GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecución de sus labores.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande (soporte de pago de los empleados).

1.7

RIESGOS:  Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios.  Billetes falsos.  Pagar mayor o menor valor al personal.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la vinculación de cada persona a la empresa.  Revisión de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los empleados.  Revisión de los billetes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: NÓMINA Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Liquidación de nómina

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

2

Pago de nómina

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

3

Pago de parafiscales

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

4

Liquidación de vacaciones

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

5

Interfase de Nómina

Contabilidad

Auxiliar Contable

420

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de nómina.

1.2

MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

1.4

OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores desarrolladas.

1.5

GENERALIDADES: La liquidación de nómina estima la cantidad de dinero que la empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecución de sus labores.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la cuantía total que se debe pagar a los empleados de la empresa por concepto de nómina.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa. PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista de pago de nómina en formato grande (original y borrador) y pequeño

1.9

RIESGOS:  Error de liquidación de la nómina.  Cálculo errado de las deducciones o adiciones.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información.  Revisión de los cálculos, deducciones, etc. 1.11 OBSERVACIONES.

421

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

Página

LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA N°

Actividad

Responsable

Área

Frecuencia D S M

Q

1

Consultar la base de datos de los empleados de la empresa

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Verificar datos y vinculación del personal

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

LIQUIDACIÓN PAGO EN SEGUNDA QUINCENA DEL MES

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Efectuar descuento para salud y pensión

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Adicionar Auxilio de Transporte para personas que devenguen hasta dos SMLV

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Consultar y liquidar horas extras a empleados del Área de Bodega

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Realizar los cálculos necesarios

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

9

Establecer cuantía a pagar a cada empleado

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

10

Imprimir borrador de la lista de pago de nómina

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

11

Revisar y verificar la información

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

12

Realizar los ajustes necesarios

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

13

Imprimir lista de pago de nómina en formato grande (soporte de pago) y pequeño (colilla de pago)

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

14

Totalizar el valor de la nómina

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

15

Informar el valor de la nómina a Cajera

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3 4

Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados Deducir préstamo, cuotas o afiliaciones

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal

422

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nómina.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4

OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.

2.5

GENERALIDADES: El pago de la nómina se realiza en efectivo dentro de las instalaciones de la empresa.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación el dinero correspondiente al salario devengado por los empleados.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa. PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nómina).

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Lista o formato de pago de nómina.

2.9

RIESGOS:  Pérdida de dinero.  Errores en el pago a los empleados.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los billetes.  Verificación de liquidación y cantidad a pagar a los empleados.  Firma de formato de pago de nómina. 2.11 OBSERVACIONES.

423

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PAGO DE NÓMINA N°

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

Q

1

Recibir de Cajera el dinero

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Contar el dinero y revisar los billetes

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Esperar a completar el dinero correspondiente al valor total de la nómina Disponer el dinero para el pago a los empleados

5

Recibir en la oficina una persona a la vez

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Consultar la lista de pago de nómina

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

7 8

Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona Entregar el dinero y colilla de pago al empleado

10

Otorgar las explicaciones o respuestas a los interrogantes sobre el salario recibido Hacer firmar la lista de pago de nómina (formato grande)

11

Archivar formato de pago

9

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.

424

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.

3.2

MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo de Trabajo.

3.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

3.4

OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.

3.5

GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet por medio de un operador contratado para tal fin.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes. PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de pago único.  Formato de pago de aportes a cada entidad.  Formato de pago efectuado por el operador contratado.

3.9

RIESGOS:  Error de liquidación de los aportes.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información.  Grabación de la información.  Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad. 3.11 OBSERVACIONES.

425

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PAGO DE PARAFISCALES N°

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

1

Provisión de pago de aportes

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

2

Revisar provisión en el sistema y liquidación interna

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Realizar liquidación interna

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Imprimir listado de aportes a las entidades

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Comparar información impresa con la provisión del sistema

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Realizar los ajustes necesarios

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Ingresar a la página Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Diligenciar formato de pago único

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

9

Guardar información si el pago se realizará después

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

10

Asignar # de cuenta para realizar el pago

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

11

Imprimir formato de pago único

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

13

Consultar autoliquidaciones de la página Web del operador 24 horas después de efectuar el pago Imprimir por entidad los aportes cancelados a cada una de ellas

14

Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado

12

15 16

Imprimir documento soporte del pago efectuado arrojado por la página del operador Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

426

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de vacaciones.

4.2

MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo.

4.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4.4

OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.

4.5

GENERALIDADES: La liquidación de las vacaciones otorga al empleado el reconocimiento del dinero generado por la prestación de sus servicios durante un año cumplido, causándose para un periodo de quince días.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación correspondiente a las vacaciones.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.

a

los

empleados

del

dinero

PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones. 4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de liquidación de vacaciones.  Comprobante de egreso.

4.9

RIESGOS:  Errores de liquidación.  No realizar los descuentos del periodo.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de los cálculos de la liquidación y los descuentos a realizar. 4.11 OBSERVACIONES.

427

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

LIQUIDACIÓN DE VACACIONES N°

Actividad

Página Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

D

S

M

O

2

Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de nómina (software) Revisar y realizar los descuentos pertinentes del periodo

3

Imprimir borrador de la liquidación realizada en el sistema

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Efectuar el cálculo manual de la liquidación

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Comparar liquidación del sistema con la calculada manualmente

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Realizar los necesarios

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Imprimir original de la liquidación

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Elaborar comprobante de egreso

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

9

Pasar comprobante de egreso a caja para su pago

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

10

Informar a la persona descuentos realizados

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

11

Pagar el valor de las vacaciones

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

1

ajustes

que

sean

los

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

428

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nómina.

5.2

MARCO NORMATIVO.

5.3

RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

5.4

OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina.

5.5

GENERALIDADES: La interfase de nómina permite establecer la cuantía de dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contraídas con los empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales, etc.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación del dinero correspondiente a las obligaciones generadas por la nómina de la empresa.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software. PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nómina.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de liquidación de vacaciones, primas, cesantías, parafiscales.  Comprobante de egreso.

5.9

RIESGOS:  Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  5.11 OBSERVACIONES

429

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

INTERFASE DE NÓMINA N°

1

2

3

4

5

6

Actividad

Página Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando Corregir las cuentas de provisión por liquidación de contratos y vacaciones pagadas Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado pendiente en el periodo anterior Expedir los certificados de retención de salarios Entregar los certificados de retención de salarios a la Auxiliar de Nómina para que los haga firmar de los empleados Guardar los certificados en la declaración de renta

D

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

430

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestión de caja.

1.4

GENERALIDADES:

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación y control de actividades de caja.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Recibos de caja.  Facturas  Cuadre de caja.  Tirilla de cuadre de caja.

1.7

RIESGOS:  Descuadres de caja.  Pérdida de dinero.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

MANEJO DE CAJA Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Cuadre de caja

Comercial

Cajera

2

Manejo del dinero en caja

Comercial

Cajera

3

Administrar la caja menor

Comercial

Cajera

4

Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo

Comercial

Cajera

5

Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja

Comercial

Cajera

6

Cheques devueltos

Comercial

Cajera

7

Recepción pago del cliente

Comercial

Cajera

431

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Cajera.

1.4

OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.

1.5

GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el monto del dinero recaudado en el día y la destinación del mismo.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato manual del cuadre de caja.

1.9

RIESGOS:  Descuadre de caja.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la información reportada. 1.11 OBSERVACIONES.

432

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CUADRE DE CAJA N° 1 2

3

4

Actividad

Código:

Responsable

Establecer cuantía de las ventas de contado Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema Diligenciar formato del cuadre del día: valor de venta, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones Revisar formato manual del cuadre de caja

Página

Área

Frecuencia D

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

6

Efectuar los cálculos necesarios y sacar una relación del valor total (tirilla) Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable

7

Recibir el formato revisado por Auxiliar contable

Cajera

Comercial

X

8

Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

5

9 10

Anotar en la nueva hoja del cuadre del día el número consecutivo de recibo de caja y consignación Revisar, firmar y archivar formato de cuadre de caja

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

433

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Cajera.

2.4

OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.

2.5

GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en bancos a favor de proveedores o de la empresa.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Depósito de dinero.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja. PUNTO FINAL: Depósito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o consignación en cuenta de la empresa.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Consignaciones.

2.9

RIESGOS:  Pérdida de dinero.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 2.11 OBSERVACIONES.

434

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MANEJO DEL DINERO EN CAJA N°

Actividad

Código: Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Recibir el dinero en efectivo que ingresa a caja

Cajera

Comercial

X

2

Contar el dinero acumulado en caja

Cajera

Comercial

X

3

Informar a Auxiliar Contable la cuantía de dinero recaudado cuando la suma supera el monto establecido para su manejo

Cajera

Comercial

X

4

Esperar autorización e indicaciones

Cajera

Comercial

X

en

efectivo

GUARDAR EN CAJA FUERTE 5

Dirigirse a área de contabilidad

Cajera

Comercial

X

6

Entregar dinero a Auxiliar Contable

Cajera

Comercial

X

7

Contar nuevamente el dinero y verificar su autenticidad

Auxiliar Contable

Contabilida d

X

8

Depositar el dinero en caja fuerte

Auxiliar Contable

Contabilida d

X

PAGO A PROVEEDORES 9

Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados

Cajera

Comercial

X

10

Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor

Cajera

Comercial

X

11

Efectuar el pago a proveedores

Cajera

Comercial

X

CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA EMPRESA 12

Consignar en cuenta de bancos de la empresa

Cajera

Comercial

X

13

Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados

Cajera

Comercial

X

14

Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada

Cajera

Comercial

X

15

Efectuar la consignación

Cajera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

435

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración caja menor.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Cajera.

3.4

OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.

3.5

GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y demás ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelación de compras de baja cuantía.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor. PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Relación de gastos.

3.9

RIESGOS:  Pérdida de dinero.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 3.11 OBSERVACIONES.

436

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR N° 1 2 3

Actividad

Código: Responsable

Recibir reembolso del dinero de caja menor Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado Entregar recibo de gastos y dinero al empleado

Página Área

Frecuencia D

Cajera

Comercial

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos

Cajera

Comercial

X

5

Relacionar los gastos

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

7

Informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

437

M

O X

4

6

S

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.

4.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3

RESPONSABLE: Cajera.

4.4

OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.

4.5

GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de control de los mismos y permite contablemente registrar la información de los egresos de dinero generados por las actividades desempañadas por los integrantes de la empresa.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos. PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas y recibos de gastos.  Relación de los gastos.  Comprobante de egreso.

4.9

RIESGOS:  Pérdida de facturas, recibos, dinero.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación del diligenciamiento de los documentos. 4.11 OBSERVACIONES.

438

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO N°

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

2

Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos

3

Verificar el gasto

Cajera

Comercial

X

4

Autorizar los gastos

Cajera

Comercial

X

5

Generar relación de los gastos

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

6

Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización

Cajera

Comercial

X

7

Recibir facturas y recibos de gastos

Cajera

Comercial

X

8

Verificar la autorización de los gastos por Director de Cartera

Cajera

Comercial

X

9

Revisar la numeración recibos de gasto

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

1

de

los

11

Consultar el # del recibo de gasto y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, señalar con una pequeña marca Revisar el diligenciamiento de los documentos

12

Totalizar los gastos

10

13

14

Efectuar el cuadre del día anterior (devolución del dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado) Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

439

S

M

O

Frecuencia N°

Actividad

Responsable

En caso de que haya sobrado dinero: recibir el dinero devuelto por la persona 15 De lo contrario: establecer la cuantía a pagar y realizar el pago de la suma adeudada Elaborar comprobante de egreso 16 con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregada Pegar el formato de gasto y/o 17 facturas al comprobante de egreso

Área

D

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Hacer firmar el comprobante de la 18 persona que realiza el gasto

Cajera

Comercial

X

19 Ordenar los gastos según su tipo

Cajera

Comercial

X

Enviar documentos a contabilidad 20 para su archivo

Cajera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

440

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Cajera.

5.4

OBJETIVO: Elaborar documentos.

5.5

GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado con la elaboración de recibos de caja, consignaciones y otros.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: elaboración de documentos.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los documentos. PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de consignación.  Recibos de caja.  Formatos de gastos.

5.9

RIESGOS:  Pérdida de dinero.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 5.11 OBSERVACIONES. El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeño de las funciones de cu cargo.

441

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS N°

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

CONSIGNACIONES

2

Recibir de Auxiliar Contable cheques y autorización y o petición de elaboración de consignación Diligenciar formato de consignación de respectivo banco

3

Entregar a mensajero formato de consignación

4

Enviar copia de Auxiliar Contable

5

Archivar copia de la consignación

1

cheque

y

consignación

a

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Auxiliar Contable

Contabilidad

X

RECIBOS DE CAJA 6

Ingresar al sistema cuantía de los cheques y efectivo recaudado

Cajera

Comercial

X

7

Realizar registro de los movimientos (flujo de caja)

Cajera

Comercial

X

8

Imprimir los recibos de caja

Cajera

Comercial

X

9

Revisar los recibos

Cajera

Comercial

X

10

Totalizar el recaudo

Cajera

Comercial

X

11

Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende el recaudo

Cajera

Comercial

X

12

Archivar recibos de caja

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

RECIBOS DE GASTO 13

Recibir petición sufragar gastos

del

dinero

para

14

Entregar recibo de gasto a la persona solicitante

Cajera

Comercial

X

15

Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # recibo y nombre de la persona solicitante

Cajera

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

442

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.

6.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3

RESPONSABLE: Cajera.

6.4

OBJETIVO: Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras.

6.5

GENERALIDADES: El conocer la devolución de los cheques permite establecer comunicación con el cliente para buscar una pronta solución de la situación o inconveniente presentado.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades financieras. PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Nota de devolución de cheques.

6.9

RIESGOS:  No comunicación con clientes.  Pérdida del cheque.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Comunicación con el cliente.  Registro de la devolución del cheque. 6.11 OBSERVACIONES.

443

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

MANEJO DEL DINERO EN CAJA N°

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

1

Recibir cheques devueltos entregados por mensajero

Cajera

Comercial

2

Informar al Asesor Comercial: cliente y causal, y a Auxiliar Contable: cliente, causal y vendedor

Cajera

Comercial

X

3

Establecer comunicación con el cliente

Asesor Comercial

Comercial

X

4

Ingresar al software

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

5 6 7

Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente

M

O X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

444

S

X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción pago del cliente.

7.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3

RESPONSABLE: Cajera.

7.4

OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la empresa.

7.5

GENERALIDADES: La recepción del pago de la obligación del cliente se realiza en efectivo o cheque.

7.6

RESULTADOS ESPERADOS: Recepción de dinero, consignación o cheques.

7.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente. PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.

7.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Recibo de cancelación de deuda.

7.9

RIESGOS:  Billetes falsos.  Cobrar menor valor al registrado en la factura.  Errores en la devolución del dinero sobrante.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes recibidos.  Relación de las consignaciones.  Archivo de copia de factura. 7.11 OBSERVACIONES.

445

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE N° 1

Actividad

Código: Responsable

Establecer forma de pago

Página Área

Frecuencia D

Cajera

Comercial

X

PAGO EN EFECTIVO 2

Recibir las facturas y sus copias

Cajera

Comercial

X

3

Consultar facturas

Cajera

Comercial

X

4

Verificar la cuantía

Cajera

Comercial

X

5

Informar el valor total de la compra al cliente

Cajera

Comercial

X

6

Recibir el dinero

Cajera

Comercial

X

7

Revisar y verificar la autenticidad de los billetes

Cajera

Comercial

X

8

Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias

Cajera

Comercial

X

9

Entregar tres copias de la factura al cliente

Cajera

Comercial

X

10

Devolver el dinero sobrante, si es el caso

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

12

Archivar una copia de la factura en caja CHEQUES Recibir cheques o copia del formato de consignación

13

Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario

Cajera

Comercial

X

14

Informar de los cheques recibidos a Auxiliar Contable

Cajera

Comercial

X

15

Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelación de la deuda

Cajera

Comercial

X

11

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

446

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.

1.2

AREA TITULAR: Contabilidad (Nómina).

1.3

OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de protección personal y dotación.

1.4

GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y proteger la integridad física de los integrantes de la empresa buscando la búsqueda la minimización de los accidentes de trabajo.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Minimización de los factores y accidentes de trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de entrega de elementos de protección personal y dotación.

1.7

RIESGOS:  Accidentes de trabajo.  Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación.  Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y seguimiento del uso de los elementos de protección y uniformes.

1.9

OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.

447

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código: SALUD OCUPACIONAL Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

1

DOTACIÓN ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL

a

DE

Responsable

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

Determinación de los elementos a comprar

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

b

Cotización proveedor

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

c

Recepción elementos

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

2

DOTACIÓN DE UNIFORMES

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

3

BOTIQUÍN

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

4

ACCIDENTE DE TRABAJO

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

a

Reportar accidentes de trabajo

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

b

Sistematizar el reporte de los accidentes

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

c

Registrar las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

d

Tramitar la incapacidad

Contabilidad

Auxiliar de Nómina

y y

selección entrega

liquidación

de

de

del los

la

448

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de los elementos de Protección Personal.

1.2

MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

1.4

OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la protección de su integridad física en el desarrollo de las actividades encomendadas.

1.5

GENERALIDADES: La dotación de elementos de protección personal se constituye en el medio para garantizar la protección de la persona ante eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeño de la labor, por ello se hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega porte los elementos.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Utilización de los implementos y minimización de los accidentes de trabajo.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar. PUNTO FINAL: Recepción y entrega de los elementos de protección.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de entrega de elementos.

1.9

RIESGOS:  Inadecuada elección de elementos.  Mala calidad de los elementos de protección personal.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Registro y firma del formato de entrega de los elementos. 1.11 OBSERVACIONES.

449

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DOTACIÓN DE IMPLEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

N°

Código:

Actividad

Responsable

a

DETERMINACIÓN DE ELEMENTOS A COMPRAR

1

Revisar o recibir información del estado de los elementos

2

Confirmar elementos

3

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

LOS Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Calcular las cantidades existentes de cada producto

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Establecer la cantidad a comprar si se requieren los elementos

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

b

COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

5

Evaluar la calidad de los productos del proveedor anterior

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

   6  

el

estado

de

los

Buscar nuevo proveedor si se requiere Consultar los proveedores de los productos Solicitar información del precio de los productos si cumple con los normas del ministerio, de lo contrario finalizar comunicación Evaluar la información y pociones ofrecidas Elegir la mejor opción

7

Consultar las políticas de compras de la empresa

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Efectuar el pedido

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

c

RECEPCIÓN Y ELEMENTOS

9

Recibir los elementos de protección enviados por el proveedor

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

10

Verificar que los elementos correspondan a los solicitados

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

11

Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, valor y fecha de recepción

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

ENTREGA

DE

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

450

Frecuencia N°

Actividad

Responsable

Organizar y disponer los elementos 12 para la entrega

Área

D

S

M

O

13 Diligenciar formato de entrega

Auxiliar de Nómina Auxiliar de Nómina

Realizar entrega oficial de los 14 elementos de protección y dotación

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Entregar los implementos viejos y 15 recibir los nuevos

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

16 Firmar el formato de entrega

Auxiliar de Bodega

Bodega

X

17 Archivar el formato de entrega

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Botar los 18 (deteriorados)

elementos

viejos

Contabilidad

X

Contabilidad

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

451

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Uniformes.

2.2

MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo de Trabajo.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4

OBJETIVO: Facilitar la identificación de las personas vinculadas a la empresa.

2.5

GENERALIDADES: La dotación de uniformes permite brindar a las personas vinculadas a la empresa los elementos de identificación que les acrediten como integrantes de la compañía, adicionalmente de convertirse en implementos que adicionan protección a su integridad física.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le acredita como integrante de la empresa.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal. PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotación.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de tallas.  Formato de entrega de dotación.

2.9

RIESGOS  Compra de productos de baja calidad.  Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor desarrollada.  Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS  Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.).  Verificación del equipamiento del botiquín. 2.11 OBSERVACIONES

452

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

DOTACIÓN DE UNIFORMES N°

Actividad

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Consultar fecha de dotación de uniforme

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Establecer los tallajes requeridos

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Imprimir formato para recopilación de tallas Entregar formato a los empleados para que lo diligencien

Contabilidad

X

5

Anotar en el formato talla de pantalón, camisa, zapatos, delantal.

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Verificar las tallas

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas informadas por los empleados

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Realizar pedido al proveedor

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

9

Recibir los uniformes enviados por el proveedor

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

10

Imprimir formato de entrega de dotación

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

11

Efectuar la entrega de uniformes a los empleados

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

12

Anotar las cantidades entregadas a cada empleado

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

13

Firmar formato de entrega

Bodega

X

14

Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones

Contabilidad

X

3

los

Personal de Bodega y Mensajero Auxiliar de Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

453

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Botiquín.

3.2

MARCO NORMATIVO

3.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

3.4

OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el botiquín del planta y de los vehículos de la empresa.

3.5

GENERALIDADES: La dotación de botiquín con los elementos necesarios para atender una emergencia, es uno de los recursos mínimos con los que debe contar tanto la empresa como los vehículos vinculados a la misma para la solución de eventualidades en las que se vea involucrada la integridad física de la persona.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiquín con los elementos necesarios.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento de dotación del botiquín. PUNTO FINAL: Verificación de la dotación del botiquín con los elementos necesarios.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Factura de compra de implementos y medicamentos.

3.9

RIESGOS:  Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.).  Verificación del equipamiento del botiquín. 3.11 OBSERVACIONES.

454

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN

Página Frecuencia

N° 1

2 3

Actividad Recibir la observación de requerimiento de dotación del botiquín Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa Listar los medicamentos y elementos faltantes y

Responsable

Área

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

D

S

M

O

4

Solicitar los medicamentos elementos a droguería

5

Recibir los elementos pedidos

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Equipar el botiquín de planta y entregar los elementos para el botiquín del vehículo al conductor

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Verificar la dotación del botiquín

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

455

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4a. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo. 4a.2 MARCO NORMATIVO. 4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa. 4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de presentarse. 4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este encomendadas. 4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales. 4a.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad. 4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Copia del reporte de accidente. 4a.9 RIESGOS:  No información del accidente de trabajo. 4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Consulta de la página Web de la ARP contratada. 4a.11 OBSERVACIONES.

456

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REPORTAR TRABAJO N°

ACCIDENTES

DE

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Establecer riesgo del accidente

Empleado

Todas

X

2

Comunicar al Jefe inmediato

Empleado

Todas

X

Empleado

Todas

X

Empleado

Todas

X

Empleado

Todas

X

Empleado

Todas

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

4

5

6

7

Ante accidente grave:  Remitirse inmediatamente a la clínica  Al regresar a la empresa, dirigirse a Nómina para la sistematización del accidente. Ante accidente leve:  Informar y narrar a la Auxiliar de Nómina lo sucedido.  Esperar y recibir copias empresas del reporte  Dirigirse a la clínica. Accidente muy leve: solicitar a la persona encargada del botiquín elementos y/o medicamentos Si la persona recibe incapacidad:  Informar a jefe inmediato  Entregar o hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nómina Archivar copia del reporte y de la incapacidad

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

457

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4b. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de trabajo. 4b.2 MARCO NORMATIVO. 4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo. 4b.5 GENERALIDADES: La sistematización de los accidentes de trabajo permite contar con la información inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia. 4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos profesionales contratada. 4b.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada. PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte. 4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Reporte del accidente de trabajo. 4b.9 RIESGOS:  Equivocación en el registro de los datos del empleado.  No sistematización del accidente por desinformación del mismo. 4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los accidentes de trabajo reportados a la ARP. 4b.11 OBSERVACIONES

458

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SISTEMATIZAR EL REPORTE ACCIDENTES DE TRABAJO N°

DE

Actividad

Código:

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Ingresar a la página Web de la ARP

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Digitar la calve asignada

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Diligenciar formato de la página con la información del empleado

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Complementar la información faltante del formato, novedades y/o información de lo ocurrido al trabajador

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Radicar el accidente

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

6

Imprimir formato diligenciado

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Fotocopiar y entregar dos copias al trabajador

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

8

Archivar una copia del reporte del accidente

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

de

reporte

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

459

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 4c.2 MARCO NORMATIVO. 4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores. 4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitación de la liquidación de las mismas ante la entidad de riesgos profesionales. 4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades. 4c.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. 4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:  4c.9 RIESGOS:  Pérdida del documento de incapacidad. 4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:  4c.11 OBSERVACIONES.

460

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO N°

Actividad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir información y documento de incapacidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

Ingresar a la página Web de la ARP

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Digitar la clave asignada

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Establecer la incapacidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

6 7

duración

de

la

Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de incapacidad Tramitar la liquidación de la incapacidad si esta es mayor a tres (3) días Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del trabajador

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

461

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4d. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de la liquidación de la incapacidad. 4d.2 MARCO NORMATIVO. 4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad. 4d.5 GENERALIDADES. El trámite de la liquidación se realiza para aquellas incapacidades superiores a tres (3) días, mediante la elaboración de carta o diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la misma. 4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad. 4d.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad. PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. 4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:  Carta o formulario de autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad. 4d.9 RIESGOS  4d.10 CONTROLES EJERCIDOS  Revisión del documento de incapacidad. 4d.11 OBSERVACIONES

462

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD N° 1

Actividad Revisar documento de incapacidad

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad Adjuntar al documento elaborado copia de la incapacidad

4

Enviar documentos a la entidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Esperar respuesta de la entidad

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

2

6 7

Recibir autorización del descuento en pago de aportes del siguiente mes o cheque Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado.

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

463

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICCIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión del Recurso Humano.

1.2

AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.

1.3

OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.

1.4

GENERALIDADES: La gestión del recurso humano busca la selección del personal idóneo para el desempeño de las actividades inherentes a su cargo y participación en el logro de los objetivos institucionales.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el desempeño eficiente de las actividades inherentes a su cargo.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Hojas de vida.  Contrato de trabajo.  Formato de liquidación de contrato de trabajo.  Carta de solicitud de vacaciones.

1.7

RIESGOS:  Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía.  Falta de compromiso de los colaboradores.  Desmotivación de los empleados.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Aplicación de correctivos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Selección de personal

Administrativa

Gerente y Subgerente

2

Afiliaciones y contrato de trabajo

Administrativa

Gerente y Subgerente

3

Inducción

Todas

Jefe inmediato

4

Asesoría y capacitación equipo de ventas

Administrativa

Subgerente

5

Liquidación contrato de trabajo

Administrativa

Gerente y Subgerente

6

Autorización y programación de vacaciones

Administrativa

Gerente y Subgerente

464

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal.

1.2

MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.

1.4

OBJETIVO: Obtener el personal idóneo para cada puesto de trabajo.

1.5

GENERALIDADES: La contratación de personal es el procedimiento en el cual se busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona más idónea y que cumpla con todas las características del puesto de trabajo y realizar su respectiva vinculación a la empresa.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Elección de la persona que cumpla en mayor medida los requisitos del cargo.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición. PUNTO FINAL: Contratación del candidato.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Hojas de vida.  Contrato de trabajo.

1.9

RIESGOS:  Elección incorrecta de la persona para el cargo.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la información y referencias de los aspirantes al cargo. 1.11 OBSERVACIONES.

465

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

SELECCIÓN DE PERSONAL N°

Actividad

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal

Gerente y Subgerente

Administrativa

X

2

Recibir información de solicitud de personal

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

3

Establecer comunicación entidades o publicar requerimiento de personal

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

4

Recibir hojas de vida

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

5

Seleccionar los candidatos

Gerente y Subgerente

Contabilidad

X

6

Convocar a los aspirantes

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

7

Efectuar técnica

Gerente y Subgerente

Administrativa

X

8

Verificar referencias

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

9

Evaluar los resultados entrevista y/o pruebas

Gerente y Subgerente

Administrativa

X

10

Elegir al candidato

Gerente y Subgerente

Administrativa

X

11

Informar al candidato

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

12

Vincular al candidato a la empresa mediante contrato de trabajo

Auxiliar de Nómina

Contabilidad

X

entrevista

y/o

con el

prueba

de

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

466

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.

2.2

MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del trabajo.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4

OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de protección social y el contrato de trabajo.

2.5

GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de protección social y elaborar el contrato de trabajo.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Contratación de nuevo personal y afiliación a las entidades de salud.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa. PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la información del empleado.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Contrato de trabajo.  Carnet de afiliación a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantías, Comfamiliar.  Examen médico.

2.9

RIESGOS:  No afiliación del colaborador a alguna de las entidades.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Sistematización de la información del nuevo colaborador.  Archivo de documentos. 2.11 OBSERVACIONES.

467

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO N°

Código:

Actividad

2

Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la empresa de parte del Gerente o Subgerente Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa

3

Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc.

1

4

5

6

Determinar estado civil del nuevo colaborador para indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y las de sus familiares a las entidades respectivas Solicitar documentación adicional: fotocopias de documento de identificación, etc. Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión, riesgos profesionales, etc., si la persona no se encuentra suscrito; de la contrario, realizar los ajustes necesarios

Página Frecuencia

Responsable

Área

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

D

S

M

O

7

Tramitar cita para examen médico

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

8

Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización del examen médico

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

9

Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

10

Elaborar contrato de trabajo

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

11

Pasar contrato al Gerente para su firma

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Gerente

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina y Gerente

Administrativa

X

Firmar contrato de trabajo 12

Recibir y archivar contrato examen médico en la carpeta del colaborador

13

Alimentar paquete contable con la información del empleado

y

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

468

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Jefe inmediato.

3.4

OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de pertenencia que debe despertar hacia la empresa.

3.5

GENERALIDADES: La inducción brinda al empleado nuevo, información clara amplia de la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como de su grupo humano.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ubicación del personal en la compañía y conocimiento sobre la importancia del cargo a desempeñar.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno organizacional. PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

3.9

RIESGOS: 

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Concientización de los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento. 3.11 OBSERVACIONES.

469

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

INDUCCIÓN

Página Frecuencia

N°

Actividad

Responsable

Área

Jefe inmediato

Todas

X

Jefe inmediato

Todas

X

D

S

M

O

1

Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional

2

Presentar empresa

3

Realizar un recorrido institucional

Jefe inmediato

Todas

X

4

Presentar a los compañeros de trabajo

Jefe inmediato

Todas

X

5

Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo

Jefe inmediato

Todas

X

6

Efectuar seguimiento de la actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa

Jefe inmediato

Todas

X

las

políticas

de

la

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

470

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría y capacitación equipo de humano.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Subgerente.

4.4

OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y motivación del personal.

4.5

GENERALIDADES: La asesoría y capacitación permanente del equipo de ventas es una herramienta a través de la cual el personal del área comercial de la empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las características y especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación. PUNTO FINAL: Retroalimentación de la información.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

4.9

RIESGOS:  Inasistencia a la capacitación por parte del personal.  Deserción del personal durante la capacitación.  Falta de presupuesto para la realización de la actividad.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Evaluación de los resultados obtenidos. 4.11 OBSERVACIONES. Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente, ello para mantener actualizada la información de los productos y comportamiento del sector.

471

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ASESORÍA Y CAPACITACIÒN DEL EQUIPO HUMANO N°

Código:

Actividad

Frecuencia D S M O

Responsable

Área

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

1

Identificar las capacitación

2

Determinar objetivos capacitación

3

Definir temática

Jefe o Director de área

Todas

X

4

Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad

Jefe o Director de área

Todas

X

5

Coordinar las actividades

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

Jefe o Director de área

Todas

X

6 7

Establecer participantes personal Determinar capacitación

necesidades de

Página

o

de

la

número de seleccionar al

lugar

de

la

11

Capacitación en las instalaciones de la empresa:  Realizar la programación de horario y fechas  Brindar herramientas el expositor Capacitación fuera de la empresa:  Facilitar la asistencia de las personas Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitación Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas

12

Acompañar la capacitación y realizar seguimiento de la misma

Jefe o Director de área

Todas

X

13

Evaluar los resultados

Jefe o Director de área

Todas

X

14

Retroalimentar los resultados de la capacitación

Jefe o Director de área

Todas

X

8

9

10

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

472

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación contrato de trabajo.

5.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

5.4

OBJETIVO: Tramitar finalización de contrato de trabajo.

5.5

GENERALIDADES: La liquidación del contrato de trabajo es el reconocimiento que por ley se da a los empleados por la prestación de sus servicios y el desempeño de sus actividades dentro de la organización.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Terminación de contrato y desvinculación del colaborador de la empresa.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: colaborador.

Recibir

información

sobre

desvinculación

PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidación de contrato. 5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de liquidación de contrato.  Comprobante de egreso.

5.9

RIESGOS:  Errores en el cálculo de dinero a cancelar a la persona como liquidación.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación y revisión de los cálculos de la liquidación. 5.11 OBSERVACIONES.

473

del

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO

Página Frecuencia

N°

Actividad

Responsable

Área

D

S

M

O

1

Recibir información sobre desvinculación del colaborador

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

2

Establecer asuntos pendientes: prestamos, deudas, etc.

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

3

Diligenciar formato del sistema para liquidación de contrato

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

4

Verificar los descuentos parafiscales

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

5

Imprimir borrador de la liquidación

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

6

Revisar liquidación prestaciones sociales

las

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

7

Realizar cálculo liquidación

la

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

8

Confrontar la información arrojada por el sistema con calculada manualmente

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

9

Imprimir liquidación en original si la información es correcta, de lo contrario, realizar ajustes

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

10

Elaborar comprobante de egreso

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

11

Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró)

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

12

Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

13

Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a la Contadora

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

14

Pasar comprobante a Cajera para su cancelación

Auxiliar Contable

Administrativa

X

15

Pagar a la persona dinero por concepto de liquidación de contrato

Cajera

Comercial

X

de

manual

de

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

474

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.

6.2

MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo.

6.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

6.4

OBJETIVO: Facilitar la programación de las vacaciones a los empleados de la empresa.

6.5

GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado previa solicitud.

6.6

RESULTADOS ESPERADOS: Programación y liquidación del periodo de vacaciones.

6.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Elaboración de carta de solicitud de vacaciones. PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los días de sus vacaciones.

6.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Carta de solicitud de vacaciones.

6.9

RIESGOS:  Programar periodo de vacaciones por mayor número de días.  Errores de liquidación de vacaciones por mayor o menor valor.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de los días programados y los pendientes. 6.11 OBSERVACIONES.

475

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

VACACIONES N°

Página Frecuencia D S M O

Actividad

Responsable

Área

1

Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de solicitud de programación de vacaciones

Empleado solicitante

Todas

X

2

Elaborar carta de solicitud de vacaciones

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

3

Imprimir carta

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

4

Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

5

Entregar carta a Subgerente

Empleado solicitante

Administrativa

X

6

Autorizar vacaciones

Subgerente

Administrativa

X

7

Programar las vacaciones de los empleados

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

Auxiliar de Nómina

Administrativa

X

8

9

10

Si se requiere descontar los días antes tomados y calcular los pendientes Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso)

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

476

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Mensajería.

1.2

AREA TITULAR: Comercial.

1.3

OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.

1.4

GENERALIDADES: Mensajería se encarga de tramitar la consecución y entrega de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las actividades de cobro y recaudo de cartera.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y recaudo.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas de compra.  Cartas, certificados, reportes, etc.  Reporte de entrega de documentos.

1.7

RIESGOS:  Asaltos y pérdida del dinero.  Accidentes de Tránsito.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Reporte de entrega de documentos.  Verificación de la entrega de los documentos y consignaciones.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

MENSAJERÍA Nº Orden

Procedimiento y

consignaciones

Área Responsable

Responsable

Comercial

Mensajero- Cobrador

1

Pagos bancos

en

2

Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes

Comercial

Mensajero- Cobrador

3

Entrega de documentos a clientes

Comercial

Mensajero- Cobrador

4

Solicitar y entregar documentación en entidades

Comercial

Mensajero- Cobrador

5

Compras eventuales de oficina

Comercial

Mensajero- Cobrador

477

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.

1.4

OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.

1.5

GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las obligaciones contraídas por la empresa con proveedores y entidades (servicios públicos: agua, energía, aseo; teléfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y depositar dinero en las cuentas de la empresa.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contraídas y depósito de dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento al área de contabilidad de la empresa. PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas.  Cheques, consignaciones.

1.9

RIESGOS:  Pérdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en efectivo.  Asaltos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y conteo del dinero recibido para los pagos.  Archivo de documentos pagados.  Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo. 1.11 OBSERVACIONES.

478

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PAGOS Y BANCOS N°

CONSIGNACIONES

EN Código:

Actividad

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

1

Desplazarse al área de contabilidad de la empresa

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

2

Recibir el dinero de Auxiliar Contable

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

3

Contar el dinero recibido y dirigirse a área de Caja de la empresa

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

5

Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que s debe hacer con efectivo consignaciones y cheques Separar el dinero para cada pago y e que debe consignarse

6

Consultar la información contenida en los documentos

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo a documento que presente mayor monto Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

Entregar a la Cajera de la empresa, a día siguiente, los documentos de la diligencias

Mensajero – Cobrador

Comercial

X

4

7 8 9

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

479

S

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.

2.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3

RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.

2.4

OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.

2.5

GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la recuperación de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación o listado de recaudos a realizar. PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelación de su deuda.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Listado de recaudos a realizar.  Recibo de cancelación de la deuda del cliente.

2.9

RIESGOS:  Pérdida de dinero por asalto o descuido.  Pérdida del listado de recaudo.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo. 2.11 OBSERVACIONES.

480

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECAUDO DE DINERO POR LOS CLIENTES N° 1 2 3

4

5

6

7 8 9

10

PAGADO

Actividad Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los recaudos a realizar Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicación del cliente Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa Si es una cantidad considerable:  Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones  Desplazarse al banco  Realizar consignación a cuenta de proveedor o de la empresa Regresar a la empresa Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a Cajera de la empresa Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la empresa Desplazarse a oficina del cliente para entregarle recibo de cancelación de su deuda

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

Mensajero Cobrador

Comercial

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Cajera

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

481

S M X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.

3.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3

RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.

3.4

OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.

3.5

GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en oficina o sitio de ubicación, ya sea en obra o ferretería.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: recepción de documentos por parte del cliente.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas a entregar. PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no entregadas.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Facturas.

3.9

RIESGOS:  Pérdida de facturas.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Consulta de las facturas para determinación de lugar de entrega.  Reporte de entrega de facturas. 3.11 OBSERVACIONES. Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes.

482

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ENTREGA CLIENTES

DE

N°

FACTURAS

A

Actividad

Código:

Responsable

1

Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia)

2

Consultar las facturas y programar su entrega

3

Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura

4

Hacer firmar la factura original y copia

Subgerente y/o Director Comercial Subgerente y/o Director Comercial Auxiliar de Inventario

Página

Área

Frecuencia D

S

M

O

Administrativa

X

Administrativa

X

Comercial

X

Subgerente y/o Director Comercial

Administrativa

X

5

Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al día siguiente al Director de Cartera

Subgerente y/o Director Comercial

Administrativa

X

6

Acumular entregadas

Subgerente y/o Director Comercial

Administrativa

X

las

facturas

no

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

483

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentación en entidades.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.

4.4

OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.

4.5

GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con las exigencias para la tramitación de acciones y la entrega, con el cumplimiento de los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes organizaciones.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Recepción o entrega de documentos.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la empresa. PUNTO FINAL: Entrega o devolución de documentos.

4.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Cartas, certificados, reportes, etc.

4.9

RIESGOS:  Pérdida de documentos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  4.11 OBSERVACIONES.

484

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITUD Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES N° 1 2

Actividad

3 4

Responsable

Recibir de personal administrativo de la empresa o llamada telefónica e indicaciones Desplazarse hasta la entidad respectiva SOLICITAR DOCUMENTOS

O

Código:

Página

Área

Frecuencia D

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

RECIBIR

Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa Entregar los documentos a la persona que los solicitó ENTREGAR DOCUMENTOS

5 6

7

8

Entregar en entidad respectiva los documentos Responder las inquietudes que se presenten sobre el estado de entrega de los documentos Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa)

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

485

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.

5.2

MARCO NORMATIVO.

5.3

RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador.

5.4

OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.

5.5

GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del personal administrativo, incluye artículos como teléfonos, cables, calculadoras, etc., elementos necesarios para la ejecución de las actividades de oficina.

5.6

RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artículos de oficina.

5.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la empresa. PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.

5.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Listado de productos a comprar.  Recibo de egreso.

5.9

RIESGOS:  Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las demás actividades propias del cargo.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Cuadre de los gastos generados por las compras. 5.11 OBSERVACIONES.

486

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA N°

Actividad

Código: Responsable

Página Área

Frecuencia D

S M

1

Recibir de personal administrativo de la empresa

Mensajero Cobrador

Comercial

X

2

Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello

Mensajero Cobrador

Comercial

X

3

Efectuar la compra de los productos solicitados

Mensajero Cobrador

Comercial

X

4

Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

Mensajero Cobrador

Comercial

X

5 6 7 8

Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana Esperar revisión y autorización de los gastos Dirigirse al área de caja de la empresa y entregar las facturas autorizadas Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos

10

Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina

11

Firmar el recibo de elaborado por la Cajera

9

egreso

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

487

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.

1.2

AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.

1.3

OBJETIVO: Guardar la documentación de relevancia generada en la ejecución de las actividades desarrolladas en la empresa.

1.4

GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo físico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta posterior de documentos, convirtiéndose además en el mecanismo para respaldar las acciones o para salvar responsabilidad.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Contar con documentación que permita respaldar y esclarecer inquietudes y posibles inconvenientes.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS:  Formato de préstamo de documentos.

1.7

RIESGOS:  Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.  Pérdida de documentos.  No devolución de los documentos ante préstamo.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de documentación a archivar.  Creación de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su contenido.  Archivo comercial y contable.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código:

MANEJO DE ARCHIVO Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Archivo de documentos

Comercial y Administrativa

Auxiliar de Inventario y Auxiliar General

2

Préstamo de documentos

Comercial y Administrativa

Auxiliar de Inventario y Auxiliar General

488

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.

1.2

MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.

1.4

OBJETIVO: Guardar la documentación en la carpeta o caja dispuesta para el tipo de información contenido en él.

1.5

GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos físicos.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.

1.9

RIESGOS:  Pérdida de documentos.  Equivocación en la puesta de documentos en carpetas o cajas.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la documentación a archivar.  Ubicación de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento.  Marcación de carpeta o caja donde se ubicarán los documentos. 1.11 OBSERVACIONES.

489

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

ARCHIVO DE DOCUMENTOS N°

Actividad

Responsable

1

Recibir la documentación

2

Consultar la información contenida en el documento.

3

Verificar el correcto diligenciamiento y autorizaciones requeridas

4

Identificar tipo de documento

5

Seleccionar documentación

6

Ordenar documentos por número

7

Revisar consecutividad

8

Efectuar las acciones respectivas a su preparación (cortes, perforaciones, etc.)

9

Buscar, ubicar o crear carpeta.

10

Seleccionar carpeta

11

Verificar que correspondan seleccionada

12

Introducir carpeta

13

Guardar la carpeta en el archivador o caja

y

separar

la

los documentos a la carpeta

los documentos en la

Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General Auxiliar de Inventario o General

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

490

Página

Área

Frecuencia D S

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

Comercial o Administrativa

X

M O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo de documentos.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.

2.4

OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.

2.5

GENERALIDADES: El préstamo de documentos facilita la consulta de la información contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de información.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición de búsqueda de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Formatos de préstamo de documentos.

2.9

RIESGOS:  Pérdida de documentos.  No devolución del documento.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Verificación de la devolución de la documentación prestada. 2.11 OBSERVACIONES.

491

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS N°

Actividad

Responsable

Página Área

Frecuencia D

S

M

O

1

Recibir petición del préstamo (personal o telefónicamente)

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

2

Preguntar por información identificación del documento

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

3

Establecer tipo de documento

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

4

Ingresar al Software de la empresa

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

5

Ubicar en pantalla el documento

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

6

Identificar posición física

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

7

Buscar y ubicar físicamente documento en carpeta

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

o

el

9

Diligenciar formato de préstamo (tipo de documento, a quién, fecha de préstamo y de devolución, estado (si fue o no devuelto)) Entregar documento a la persona solicitante

10

Hacer firmar formato de préstamo

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

11

Esperar devolución

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

12

Recibir documentos devueltos.

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

13

Registrar la documento en préstamo

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

14

Archivar documento

Auxiliar de Inventario

Comercial

X

8

devolución el formato

del de

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

492

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1

NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.

1.2

AREA TITULAR: Administración.

1.3

OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el área de oficinas y apoyar la atención de los clientes ofreciendo el servicio de cafetería.

1.4

GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen la limpieza diaria del área de las oficinas y la atención a clientes externos e internos brindando el servicio de cafetería.

1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del área de las oficinas y atención de cafetería para personal y visitantes.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: 

1.7

RIESGOS:  Accidentes de trabajo.  Inadecuada atención de los clientes.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS: 

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: SERVICIOS GENERALES Nº Orden

Procedimiento

Área Responsable

Responsable

1

Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería

Operativa

Servicios Generales

2

Servicio de cafetería

Operativa

Servicios Generales

3

Aseo del área de las oficinas

Operativa

Servicios Generales

4

Oficios varios

Operativa

Servicios Generales

493

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería.

1.2

MARCO NORMATIVO.

1.3

RESPONSABLE: Servicios Generales.

1.4

OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y víveres de cafetería.

1.5

GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y víveres de cafetería garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y brindar el servicio de cafetería a empleados y clientes.

1.6

RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetería.

1.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse. PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería.

1.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Recibo de egreso.

1.9

RIESGOS:  No compra de algún producto de gran consumo.  Errores de determinación de los productos y sus cantidades existente y por comprar.  Contaminación de los productos de cafetería con elementos de aseo.  Agotamiento de los productos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:  Revisión de la cantidad existente de los productos.  Verificación de los gastos. 1.11 OBSERVACIONES. Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la disponibilidad y consumo de los elementos de cafetería y aseo. Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el servicio a domicilio.

494

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VÍVERES DE CAFETERÍA N°

Actividad

Código:

Responsable

Hacer lista de los elementos que deben comprarse. Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc.

Página

Área

Frecuencia D S

M O

Servicios Generales

Operativa

X

2

Implementos de aseo: jabones para baños y cocina, límpido, fabuloso, guantes, etc. Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras

Servicios Generales

Operativa

X

3

Entregar el dinero y elaborar recibo de gasto por la cantidad conferida

Cajera

Comercial

X

4

Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera

Servicios Generales

Operativa

X

5

Dirigirse al supermercado a realizar las compras

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

1

6

7

Regresar a la empresa y solicitar a cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte Entregar factura de compra y recibo de gasto del transporte a Director de Cartera

8

Autorización de los gastos

Director de Cartera

Comercial

X

9

Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero

Servicios Generales

Operativa

X

10

Revisar al total de los gastos

Cajera

Comercial

X

11

Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante

Servicios Generales

Operativa

X

12

Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos

Servicios Generales

Operativa

X

13

Separar los utensilios y productos de aseo de los víveres de cafetería

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

Servicios Generales

Operativa

15

Guardar en la cocina los productos de cafetería y algunos implementos de aseo. Guardar en la nevera los productos que requieran conservación

16

Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería

14

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

495

X X

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetería.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Servicios Generales.

2.4

OBJETIVO: Brindar servicio de cafetería a visitantes y integrantes de la empresa.

2.5

GENERALIDADES: La atención de visitantes y personal de la empresa constituye un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluación a la atención brindada.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Atención de cafetería a visitantes y empleados.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender a los visitantes. PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

2.9

RIESGOS:  Equivocación en la atención de los requerimientos de las personas.  No contar con el producto solicitado por la persona.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:  2.11 OBSERVACIONES

496

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SERVICIO DE CAFETERÍA N° 1 2

Actividad Recibir llamado de los integrantes de la empresa solicitando bebidas o atención a clientes y proveedores Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados de la empresa

Código:

Responsable

Página

Área

Frecuencia D

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

3

Preguntar y establecer las bebidas solicitadas

Servicios Generales

Operativa

X

4

Preparar las bebidas

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

5

6

Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentren Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

497

S

M

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.

3.2

MARCO NORMATIVO.

3.3

RESPONSABLE: Servicios Generales.

3.4

OBJETIVO: Realizar el aseo del Área de las oficinas, baños, cocina.

3.5

GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los elementos en ellas contenidos, así como ventanas, paredes, etc.

3.6

RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baños, cocina y todo los dispuesto en ellas.

3.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Aseo de pisos. PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.

3.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

3.9

RIESGOS:  Accidentes de trabajo.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:  3.11 OBSERVACIONES.

498

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:

LIMPIEZA N° 1

Actividad Barrer y trapear los pisos de las oficinas

Página Frecuencia

Responsable

Área

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

Servicios Generales

Operativa

X

D

3

Sacudir el polvo de los escritorios, teléfonos, muebles, computadores, etc. Limpiar vidrios de las ventanas de las oficinas

4

Limpiar y (cafetería)

5

Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.)

Servicios Generales

Operativa

X

6

Realizar la limpieza de los baños

Servicios Generales

Operativa

X

7

Lavar y cambiar las toallas de los baños

Servicios Generales

Operativa

X

8

Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baños

Servicios Generales

Operativa

X

2

ordenar

la

cocina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

499

S M

X

O

HIERROS HB S.A

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.

4.2

MARCO NORMATIVO.

4.3

RESPONSABLE: Servicios Generales.

4.4

OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.

4.5

GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar están estrechamente relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.

4.6

RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organización.

4.7

LIMITES PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL:

4.8

FORMATOS O IMPRESOS: 

4.9

RIESGOS:  Accidentes de trabajo.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:  4.11 OBSERVACIONES

500

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código:

OFICIOS VARIOS N°

Actividad MANTENER LIMPIA ORGANIZADA LA COCINA

Página

Responsable

Área

Frecuencia D

O

Y

1

Conservar vasos, pocillos y platos lavados

Servicios Generales

Operativa

X

2

Tener la vajilla organizada

Servicios Generales

Operativa

X

3

Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina

Servicios Generales

Operativa

X

4

Asear la greca

Servicios Generales

Operativa

X

Servicios Generales

Operativa

X

X

5

S M

Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos, pocillos y platos CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS

6

Proporcionar agua a las plantas

Servicios Generales

Operativa

7

Podar las plantas dispuestas en las oficinas

Servicios Generales

Operativa

X

8

Quitar el polvo de las plantas

Servicios Generales

Operativa

X

ASEAR LA NEVERA 9

Lavar la nevera

Servicios Generales

Operativa

X

10

Eliminar los productos vencidos

Servicios Generales

Operativa

X

11

OTRAS COMPRAS Comprar toallas para limpiones para la cocina

12

Comprar loza, vasos, elementos faltantes

baños

y

Servicios Generales

Operativa

X

platos

y

Servicios Generales

Operativa

X

13

Limpiar y organizar los escritorios y pisos cuando se presente el derrame de líquidos, en el momento de su ocurrencia.

Servicios Generales

Operativa

X

14

Estar pendiente de que las ventanas de la oficina del Gerente queden bien cerradas, todo organizado y el computador bien tapado al finalizar la jornada laboral

Servicios Generales

Operativa

OTRAS

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

501

X

ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Gerente Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. OBJETIVO Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 14. Desempeñarse como representante legal de la empresa. 15. Direccionar y administrar la compañía. 16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. 17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. 18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. 19. Aprobar y realizar la contratación de personal. 20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. 21. Determinar el orden de pago a proveedores. 22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 23. Tomar decisiones. 24. Implementar las políticas de la empresa. 25. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica. 26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compañía. 28. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. 29. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. 30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación

502

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Gerente Administrativa

Cargo: Área:   

   

Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.

503

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Subgerente Administrativa Gerente II. OBJETIVO

Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseñando y direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Coordinar los departamentos que conforman la empresa. Responder por las compras y ventas realizadas. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la más conveniente. Realizar las compras de los productos a los proveedores. Mantener relación y comunicación directa con clientes y proveedores a fin de promover la integración con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de acción y estrategias planteadas. Análisis y revisión de cartera de los clientes. Efectuar el pedido de la mercancía a los proveedores. Aprobar y realizar la contratación de personal. Manejo de personal. Representar la compañía en diversos eventos. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia, integración y apoyo entre los colaboradores. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificación del procedimiento.  Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobación de crédito a clientes.  Autorizar devoluciones en ventas.  Autorizar despacho de pedido o clientes.  Autorizar precio de venta.

13. Establecer precio de venta de los productos. 14. Fijar precio de negociación y descuento que es posible otorgar a los clientes. 15. Diseñar e implementar estrategias o líneas de acción para el cumplimiento de las metas. 16. Revisar la información correspondiente a las ventas del día. 17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercancía para verificación física aleatoria de productos almacenados en bodega. 18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la actualización en productos, cambios del mercado y estrategias de comercialización. 19. Presentar informes de gestión, de los logros alcanzados y estado de la empresa a gerencia. 20. Recibir y analizar informes. 21. Garantizar el flujo de información a todos los niveles de la empresa. 22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores. 23. Logística de despacho de productos. 24. Realizar reuniones de carácter comercial con Asesores, Director Comercial y Director de Cartera.

504

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Subgerente Administrativa

25. Inventario semestral y de fin de año. 26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente. 28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivación de cada uno de los integrantes de la compañía. 29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. 30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de información; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior Mínimo un año de experiencia en Economía, Administración de empresas, labores afines al cargo. Ingeniería Industrial o carreras afines. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.

505

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Director Comercial Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales, diseñando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18. 19. 20. 21.

22. 23.

24. 25.

Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales. Ofrecer acompañamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus actividades. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados por la empresa. Establecer precio de venta de la mercancía. Establecer precio de negociación y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la más conveniente. Mantener comunicación con los proveedores. Revisión de los reportes y proyección de ventas. Ejercer control de inventario de mercancía mediante verificación física aleatoria de productos. Programar y publicar la atención del mostrador. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales. Ventas. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de comercialización. Apoyar el control de la cartera para que su recuperación sea más eficiente. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa. Presentar informes a gerencia. Tramitar autorizaciones.  Autorizar devoluciones.  Autorizar pedidos.  Autorizar despacho de mercancía en vehículos extras.  Autorizar gastos que tengan relación con el proceso de ventas. Prestar colaboración en el manejo de personal. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.  Anular facturas previa verificación de la información.  Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de negociaciones anteriores con clientes.  Revisar notas de mercancía.  Autorizar cartera, para despacho y facturación a clientes con visto bueno del Director de Cartera. Establecer comunicación permanente con los proveedores, verificando las entregas y al pago oportuno a estos. Contestar el teléfono.

506

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Director Comercial Administrativa

26. Conocer los precios de la competencia. 27. Realizar compra específica y eventual de un producto no comercializado por la empresa. 28. Ejercer control del cargue de los vehículos. 29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 30. Revisar y autorizar el pago de fletes. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con conocimientos en mercadeo, estadística, informática, procesos de comunicación, normas de manejo de personal. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior en Mínimo un año de experiencia en Economía, Administración de empresas, labores afines al cargo. Ingeniería Industrial o carreras afines. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.

507

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Director de Cartera Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la información correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

31.

Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la empresa. Recibir y verificar la facturación relacionada y despachada del día inmediatamente anterior. Entregar facturas y relación de cobros a realizar a los diferentes clientes al Mensajero (Cobrador). Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y de inmediato cobro. Realizar reunión de cartera con vendedor para conocer la evolución, cobro, recaudo y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un día ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, análisis y vencimientos, circularizaciones, libros auxiliares, relación de recaudos y otros listados. Codificar nuevos productos que serán comercializados por la empresa. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las actividades relacionadas con el desempeño de los cargos de los integrantes de la empresa. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor. Autorizar pedidos, su despacho y facturación a los clientes. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las áreas locativas de la empresa, bodegas y oficinas, en óptimas condiciones de funcionamiento. Manejar y controlar los inventarios. Autorizar devoluciones. Revisar las notas de devolución y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la Auxiliar de Inventario. Revisar las facturas de los proveedores. Revisar los ajustes de inventario. Revisar la liquidación y aprobar el pago de los fletes de mercancía. Crear terceros (clientes comerciales). Efectuar estudio de crédito a clientes nuevos. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresión. Recibir observación de clientes faltantes por cobrar. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes. Generar estado de cuenta de los clientes. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora. Facilitar el manejo de personal. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.

508

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Director de Cartera Administrativa IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crédito a clientes y los gastos ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Debe contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.

509

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar Contable Área: Administrativa Cargo del Jefe Gerente Inmediato: II. OBJETIVO Apoyar la gestión contable de la empresa mediante el manejo de la información financiera y la adecuada distribución de los recursos. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes. Mantener al día el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas. Revisión y control de conciliación bancaria. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercancía y valores transportados, impuestos de los vehículos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crédito, libros oficiales, documentos del Gerente. Efectuar el manejo de los activos fijos. Realizar interfase de activos fijos. Realizar el pago de los impuestos de la empresa. Manejar la cartera de la empresa. Cancelar anticipos de clientes. Revisar las cuentas de clientes y proveedores. Crear clientes. Cuadrar la caja y revisarla. Realizar el pago a proveedores. Relación de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los proveedores. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa. Diligenciar la documentación e informes requeridos por entidades estatales. Recibir y consolidar la información contable de las sucursales. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. Efectuar el traslado de cuentas de fletes. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crédito de tesorería. Revisar y pagar cuenta de celulares. Analizar gastos con las sucursales. Realizar interfase de nómina. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios. Hacer comprobantes de gastos. Revisar el Balance General. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnéticos. Reportar la información de la empresa a supersociedades. Imprimir información de bancos. Efectuar la amortización de los activos. Realizar interfase de compras. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte. Revisar notas de proveedores en general. Efectuar el pago de seguro de los automotores. Devolución del IVA. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.

510

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar Contable Área: Administrativa 39. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. ESPECIALES. 40. Manejar la contabilidad de Aspgo. 41. Pagar los impuestos del Gerente. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el área financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Contaduría, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con las funciones a realizar.

511

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Nómina Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nómina de los empleados, contratación, la respectiva vinculación al régimen de seguridad social y liquidación de contratos. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES NÓMINA. 1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía para facilitar el proceso de pago de nómina. 2. Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa. 3. Realizar la tramitología inherente a la contratación de nuevo personal. 4. Archivar la documentación correspondiente al personal. 5. Efectuar la liquidación de contrato. 6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo. 7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el respectivo trámite. 8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la empresa. 9. Reclamar y tramitar la cancelación del subsidio familiar de los trabajadores de la empresa. 10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello diseñado. 11. Liquidar primas, vacaciones, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley y que protegen a los trabajadores. 12. Efectuar la tramitología inherente a la contratación de practicante universitario o aprendiz del SENA. 13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 14. Presentación de informes de personal. 15. Entregar a los empleados los carnets de afiliación a las diversas entidades. 16. Elaborar cartas de cesantías. 17. Entregar documentos al mensajero. 18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y elementos de protección personal. 19. Adelantar la búsqueda y préstamo de documentos a empleados del área de inventario. 20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera. 21. Manejar el botiquín de la planta y de los carros de la empresa. 22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa. 23. Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas. 24. Fotocopiar documentos por solicitud de compañeros y por requerimiento de la labor desempeñada. 25. Atender asesores de diversas entidades. 26. Administrar información Fondo de Empleados. 27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 28. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.

512

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Nómina Administrativa

PROVEDORES Y ACREEDORES. 29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos necesarios. 30. Manejar la cartera de los proveedores. 31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda contraída y los plazos para su pago. 32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efectúa la cancelación de varias facturas. 33. Enviar documentos a los proveedores vía fax. 34. Realizar pago de las obligaciones contraídas con acreedores. 35. Causación de facturas acreedores varios. OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias. Procesar información de conciliaciones bancarias. Comprar papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempeñar al interior de la empresa. IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

513

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Nómina Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Cargo: Área:

Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Normas de administración de personal, Régimen de la seguridad social en Colombia, conocimientos en normas de contratación, manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de computador y sistemas de información, normas básicas de archivo; manejar temas relacionados con el área financiera, específicamente en contabilidad general. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo.

514

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Inventario 1 Comercial Subgerente II. OBJETIVO

Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Ingresar mercancía al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega de la empresa. 2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el ingreso. 3. Tramitar la consecución de facturas de los proveedores manteniendo una comunicación constante con estos. 4. Elaborar notas a proveedores por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado. 5. Elaborar remisiones de mercancía para llevar a cabo la venta de los productos al cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor. 6. Facturar las remisiones de los materiales. 7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercancía. 8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado. 9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos. 10. Solicitar cemento al proveedor de este material. 11. No permitir el bloqueo del código de cliente. 12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creación de obras. 13. Solicitar traslado de mercancía a la sucursal respectiva. 14. Efectuar la liquidación y pago de los fletes a los transportadores de los materiales. 15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales. 16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de negociaciones anteriores. 17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores. 18. Realizar verificación física aleatoria de inventario. 19. Reporte de los inventarios periódicos por escrito para archivo. 20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario. 21. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 22. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados

515

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Inventario 1 Comercial

Cargo: Área:  

  

Reacción ante problemas Responsabilidad

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller y/o educación de nivel superior.

Mínimo cuatro meses desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.

516

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de inventario 2 Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4.

Manejar el archivo general del área comercial: seleccionar documentación, verificar su información y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo. Elaborar notas por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado o descuento financiero. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores. Diligenciar cartas generales y específicas para :    

5. 6. 7.

Realizar los pedidos a proveedores. Autorización al portador. Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente). Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director Comercial y Asesores Comerciales. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el Director de Cartera. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes actividades que implica el cargo:  

8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes. Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas, enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisión y autorización de Subgerente.  Fotocopiar y enviar físicamente la carta al proveedor.  Tomar datos y efectuar liquidación de fletes.  Realizar el cierre del día (presentar informes de ventas del día y acumuladas del mes). Facturar remisiones. Seleccionar documentación depositada en la bandeja ubicada en el área de dirección de cartera. Entregar notas de contabilidad por devolución o descuento financiero a mensajero para hacerlas llegar a los clientes. Organizar documentación del área de inventario y hacer más visible para facilitar su consulta. Asesorar y colaborar a los vendedores en la búsqueda de documentos. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.

517

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de inventario 2 Comercial

Cargo: Área: EVENTUALMENTE.

15. Revisar el registro de la información en el cuaderno de facturación, por solicitud del Director de Cartera. 16. Contestar el teléfono y direccionar las llamadas. 17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Mínimo cuatro meses Para desempeñar el cargo es desempeñando labores afines indispensable contar con título de bachiller al cargo y/o educación de nivel superior. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.

518

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar General Administrativa Gerente II. OBJETIVO

Ofrecer apoyo a las áreas que así lo requieran mediante el desempeño de funciones diversas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Manejar el archivo general del área contable. Elaborar comprobantes. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor. Realizar revisión de documentos y/o listados. Diligenciar formularios. Elaborar cartas. Elaborar carta de pago a proveedores. Contestar el teléfono. Enviar y recibir fax. Fotocopiar documentos. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 12. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

519

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar General Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Cargo: Área:

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimiento y manejo de computador y programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel), presentación (PowerPoint). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Para desempeñar indispensable contar bachiller.

Experiencia

el cargo con título

es de

Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.

520

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cajera(o) Comercial Subgerente II. OBJETIVO

Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la comercialización de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

27.

Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero. Archivar los recibos de caja. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeño de su cargo. Registrar los gastos del personal. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal. Organizar el cuadre del día anterior. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos producto de las ventas efectuadas. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes. Diligenciar formato de consignación para depositar dinero en cuenta de la empresa o para pagar a proveedores. Revisar consignaciones contra recibos de caja. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales. Procesar cheques devueltos. Archivar facturas de ventas de contado. Recibir el dinero producto de las ventas de contado. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero. Recibir el dinero que ingresa a la empresa. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la entrega a la persona a quien viene dirigida. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales. Iniciar la anulación de facturas de venta cuando estas presenten errores de diligenciamiento o por cambios. Archivar documentos en fuelle. Firmar cheques (una de dos firmas). Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero. Pagar a proveedores locales y nacionales. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio día. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.

521

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cajera(o) Comercial IV. COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos básicos de contabilidad e informática; manejo computador y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Para desempeñar indispensable contar bachiller.

Experiencia

el cargo con título

es de

Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.

522

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Asesor Comercial Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente II. OBJETIVO Ofertar los productos comercializados por la compañía a todas las personas y empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificación o ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del departamento de ventas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES GENERALES. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

18.

Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente. Ofrecer servicio de crédito a clientes mayoristas solicitando la información y documentación requerida para el estudio del mismo. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera vía telefónica o desplazándose a la oficina del cliente. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignación en caja o en cuenta de la empresa en los bancos. Efectuar la venta de la mercancía. Realizar pedido. Consultar disponibilidad de la mercancía en el sistema asegurándose de la existencia física en bodega. Llevar a cabo la facturación de los productos. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al cliente. Efectuar seguimiento del cliente. Tramitar Devoluciones. Brindar asesoría técnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones producto de las ventas realizadas. Atender el teléfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada. Atender los clientes de los compañeros. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.

ESPECÍFICA. 19. Atención de mostrador. OTRAS. 20. 21. 22. 23. 24.

Entregar facturas. Realizar vueltas de oficina. Manejo de facturas no entregadas. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los demás compañeros. Estar pendiente de la mercancía. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar la salida de la mercancía sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.

523

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Asesor Comercial Comercial

Cargo: Área: 25. 26. 27. 28.

Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios. Vigilar la competencia. Tramitar solicitud de guardar mercancía al cliente. IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si mismo, percepción y análisis para la adecuada atención de los visitantes y clientes. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimiento en técnicas de mercadeo y comunicación, atención al cliente, manejo computador y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Debe poseer como mínimo título de bachiller.

Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo.

524

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Jefe de Bodega Operativa Director Comercial II. OBJETIVO

Desarrollar las actividades logísticas que garanticen la colocación de los productos en manos de los clientes, así como mantener control de la mercancía que ingresa y sale de la bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Programar la ruta de entrega de la mercancía respecto a la ubicación del cliente para que se efectúe el mayor número de entregas posibles. 2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercancía en las bodegas de la empresa. 3. Recibir las facturas de los proveedores. 4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compañía en cuanto a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepción. 5. Iniciar al trámite de devolución de la mercancía.   

Mercancía traída por el conductor de la empresa cuando el cliente no la recibe o devuelve. Mercancía traída por el cliente. Cuando la mercancía no alcanza a ser despachada.

6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada por la empresa.  Venta de contado.  Venta a crédito. 7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercancía. 8. Determinar el peso de la carga del vehículo para evitar el sobrepeso y sus consecuencias. 9. Programar la recepción o descargue de los camiones de los proveedores. 10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho. 11. Realizar seguimiento y control de las entregas a través de la Planilla de Horario. 12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral. 13. Manejar personal extra de la planta física de la empresa. 14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o permiso concedido. 15. Programar y evaluar las actividades desempeñadas por el personal extra. 16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa. 17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones, incapacidades o para facilitar permisos. 18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 19. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.

525

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Jefe de Bodega Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor y debe tener cuidado con el adecuado manejo de la información sobre los inventarios y almacenamiento de la mercancía. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Para desempeñar el cargo es indispensable contar con educación de nivel superior en Ingeniería o Tecnología Industrial, Logística o carreras afines.

Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.

526

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Operativa Jefe de Bodega II. OBJETIVO

Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades logísticas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

18.

Coordinar el despacho de la mercancía a los clientes en los vehículos de la empresa. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercancía al cliente. Coordinar la recepción de la mercancía que llega proveniente de los proveedores. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o encontrando espacios. Participar o solicitar a los compañeros el alistar material. Verificar y contar la mercancía cargada a los vehículos de la empresa y de los clientes para aprobar su salida. Participar en la recepción de la mercancía enviada por los proveedores verificando cantidades y especificaciones. Despachar mercancía al cliente. Estar pendiente de todas las bodegas. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignación de compañeros para realizar diferentes actividades. Manejar el botiquín y suministrar elementos a compañeros ante accidente de trabajo leve o medicamentos por enfermedad. Recibir la consulta o llamado de los compañeros ante inconvenientes presentados en las entregas o en bodega de la empresa. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar soluciones. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo. Solicitar la autorización y programación de vacaciones. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas

527

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Operativa

Cargo: Área: 

 

Responsabilidad

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

Relación con compañeros Trabajo en equipo

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Debe poseer como mínimo título de bachiller.

Haber desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.

528

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en la recepción de la mercancía, almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los compradores.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

27.

Despachar la mercancía para los clientes, en los camiones de la empresa. Cargar los productos al vehículo. Solicitar transporte extra cuando el camión ya se encuentra cargado, para que no se presente sobrepeso. Alistar la mercancía a despachar. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa. Recibir la mercancía en bodega. Descargar la mercancía enviada por los proveedores. Ingresar y almacenar la mercancía en la bodega. Efectuar verificación de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y especificaciones. Verificar el peso de la mercancía enviada por los proveedores. Contar la mercancía ingresada en la bodega. Organizar la bodega. Devolución de mercancía. Relevar o reemplazar a los compañeros en sus funciones. Ayudar a los compañeros a ubicar la mercancía en la bodega cuando requieran efectuar despachos. Brindar colaboración en la capacitación del personal extra en la manipulación de los productos y en las funciones asignadas. Efectuar inventario físico aleatorio del producto o productos indicados. Participar en el inventario físico semestral y/o anual de todos los productos almacenados en bodega. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulación de los productos y aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor. Informar a cerca de accidentes de trabajo. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de protección personal y dotación. Efectuar inventario físico aleatorio de los productos de bodega. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.

ESPECÍFICAS. BODEGA 1. 28. Manejar productos SIKA. 29. Realizar inventario de productos SIKA.

529

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Operativa

Cargo: Área:

BODEGA 2. 30. Manejar el puente grúa. BODEGA 3. 31. Operar el montacargas. 32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente grúa. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia Haber desempeñando labores afines al cargo.

Debe poseer como mínimo título de bachiller.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.

530

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Auxiliar de Bodega Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO Brindar apoyo y colaboración en las actividades de recepción, almacenamiento de la mercancía y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos o lugares indicados. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES EN LA BODEGA DE LA EMPRESA. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Despachar la mercancía para los clientes en los vehículos de la empresa. Cargar la mercancía almacenada en la bodega a los carros de la empresa. Alistar la mercancía a despachar. Recibir la mercancía que llega a bodega proveniente de los proveedores. Almacenar en bodega la mercancía que llega. Participar en el inventario físico semestral o anual de todos los productos almacenados en las bodegas de la empresa. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las obras. Revisar e informar sobre las averías y fallas encontradas en la mercancía. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercancía. Colaborar en la capacitación del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.

EN LOS CARROS. 12. Descargar la mercancía de los carros en la bodega o en la obra del cliente. 13. Cargar la mercancía al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por devolución. OTRAS. 14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 15. Solicitar con antelación los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en horario laboral. 16. Solicitar la programación y autorización de vacaciones. 17. Solicitar y/o recibir los elementos de protección personal y dotación. 18. Reportar los accidentes de trabajo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.

531

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Auxiliar de Bodega Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES No requiere de conocimientos básicos. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar como mínimo con básica primaria.

Haber desempeñando labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.

532

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Conductor Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega II. OBJETIVO Movilizar la mercancía desde la empresa a los establecimientos de los clientes, tratando de conservar la integridad y óptimas condiciones de los estos y realizando las entregas en el lapso de tiempo convenido. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Conducir el vehículo en el que se transporta la mercancía de la empresa. 2. Transportar la mercancía desde la bodega de la compañía hasta las instalaciones locativas de los clientes. 3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y cumpliendo oportunamente con la programación de entrega de pedidos. 4. Desarrumar mercancía almacenada en el camión. 5. Diligenciar planilla de horario. 6. Recoger mercancía en obras de los clientes por concepto de devolución de mercancía. 7. Traer a la bodega de la compañía la mercancía por devolución o no aceptación del cliente. 8. Arrumar mercancía en el camión cuando se recoge mercancía en la obra del cliente. 9. Diligenciar los recibos de gastos. 10. Solicitar autorización de los gastos causados por el desempeño de la labor. 11. Cuadrar los gastos con la cajera. 12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompañamiento en los vehículos. 13. Reportar la mercancía averiada durante el transporte al regresar a la empresa. 14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las fallas mecánicas del vehículo. 15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercancía tanto en la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar pérdidas o inconvenientes. 16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de protección personal y primeros auxilios. 17. Realizar el inventario al recibir el vehículo de todos los elementos que este posee. 18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar reparaciones costosas y pérdidas de tiempo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES  PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.

533

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Conductor Operativa

Cargo: Área:     

     

Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos de mecánica automotriz y normas de tránsito. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar como mínimo con básica primaria.

Mínimo cuatro meses de haber conducido vehículos de carga pesada.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo.

534

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Mensajero – Cobrador Comercial Subgerente II. OBJETIVO

Apoyar a la administración en el cobro de cartera y la tramitación de documentos necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17.

Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes. Realizar el cobro de las obligaciones contraídas por los clientes con la compañía. Efectuar pagos y consignaciones en bancos. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la documentación requerida por la empresa. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes áreas de la empresa. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compañía. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y proveedores. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el cumplimiento de sus funciones. Reportar y solicitar autorización de los gastos generados en el desempeño de su labor. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades propias del cargo. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la misma. Solicitar y recibir los elementos de dotación entregados por la empresa. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.). Efectuar diligencias personales del Gerente. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

535

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Mensajero – Cobrador Comercial

Cargo: Área:

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fácil cumplimiento. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos de mecánica automotriz. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar como mínimo con básica primaria.

Mínimo tres meses de haber desempeñado labores afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo.

536

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Servicios Generales Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. OBJETIVO Brindar apoyo al funcionamiento de la organización, manteniendo debidamente aseadas y ordenadas todas las áreas, e igualmente proporcionando el servicio de cafetería a los empleados y clientes de la empresa. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

Ofrecer bebidas y brindar atención a visitantes, clientes y proveedores, durante su permanencia en las instalaciones de la compañía. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baños, cocina, pisos, ventanas, paredes, etc. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los víveres de la cafetería. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos. Mantener limpia y ordenada la cocina. Organizar y mantener aseada la nevera. Cuidar las plantas de las oficinas. Solicitar, comprar y usar la dotación de uniforme. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral. Tener presentes consideraciones de protección personal en el desempeño de la labor para evitar la ocurrencia de accidentes. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  Aptitud ante las reglas  Aptitud frente al cambio  Autocontrol y estabilidad emocional.  Honestidad e integridad  Motivación  Orientación a los resultados  Reacción ante problemas  Responsabilidad

 INTERPERSONALES  Atención, trato y respeto hacia los demás  Colaboración  Comunicación escrita  Comunicación oral  Liderazgo  Manejo de conflictos  Relación con compañeros  Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  Capacidad de aprendizaje  Capacitación  Creatividad  Solución de problemas  Toma de decisiones

 ORGANIZACIONALES  Control  Comportamiento  Cuidado y protección  Manejo de la información  Planteamiento de estrategias  Resultados y medioambiente de trabajo

537

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Servicios Generales Operativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

Cargo: Área:

Rutinaria. Las actividades que realiza son de carácter repetitivo y solo sigue instrucciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES No requiere de conocimientos básicos. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios

Experiencia

Contar como mínimo con básica primaria.

No requiere experiencia para realizar esta labor.

VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de un día para conocer las actividades y tareas que debe desempeñar.

538