Manajemen Personalia

MANAJEMEN PERSONALIA 1. Pengertian manajemen personalia Manajemen personalia adalah : "Suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, controlling, sehingga efektivitas dan efesiensi personalia dapat di tingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan. Perkembangan managemen personalia 1. Managemen sebagai kegiatan 2. Ilmu Unsur-unsur Manajemen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Manusia Uang Mesin Metode Material Market Menurut Drs. Suwarsono ME :Pentingnya pengadaan tenaga kerja mengandung implikasi pokok sbb : a. Memerlukan informasi secara reguler b. Menganalisa permintaan dan penawaran tenaga kerja masa dini dan masa yang akan datang serta mencari keseimbangan yang timbul c. Menggunakan hasil analisa untuk menyususn kebijakan di bidang ketenaga kerjaan d. Menyangjut pengembangan dan pemanfaatan SDM tingkat nasional, sektoral, wilayah dan menurut jenis jabatan e. Melakukan monotoring terus-menerus terhadap kebijakan yang di lakukan f. Mengintegrasikan pengadaan tenaga kerja terhadap kebijakan pembangunan.

Adapun fungsi pengadaan tenaga kerja terutama adalah :Membantu pimpinan untuk memberi inpormasi yang lengkap baik saran nasihat-nasihat yang berkaitan dengan bidang ketenaga kerjaan. Hal-hal yang di bahas di dalam ketenaga kerja: 1. 2. 3. 4.

langkah-langkah perencanaan peramalan dan audit SDM analisis jabatan reguitment (penarikan) a.d. 1. langkah-langkah perencanaan

1. 2. 3. 4.

perencanaan kebutuhan untuk waktu yang akan datang. perencanaan keseimbangan untuk waktu yang akan datang . perencanaan untuk mengrekkrut, menyeleksi dan memberhentikan perencanaan untuk pengembangan

a.d.2.langkah dan audit SDM Peramalan berusaha mengetahui kebutuhan tenaga kerja, organisasi yang menyangkut tenaga kerja dan syart-syart perorangan. Analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu sebaik-baiknya. Analisis pemegang jabatan (worker analisis) adalah :Suatu istilah dengan analisis jabatan. Analisis pemegang jabatan 1. Menitik beratkan studi jabatan dalam hubungannya dengan pemegang jabatan. 2. Menitik beratkan pada syarat-syarat 0pegawaqi dengan menggunakan ujian badaniah, wawancara dan sebagainya. Analisis pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang di gunakan sebagai dasar penempatan. Laporan analisis jabatan adalah : Suatu iktisitar informasi yang di peroleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar pertanyaan jabatan. Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan (Job Discription) dan persyaratan jabatan (Job Spesification). Gambaran Jabatan : Suatu informasi yang abstrak yang di peroleh dari laporan analisis jabatan. Job unit discription menggambarkan a. Apa yang di lakukan b. Tanggung jawab c. Kecakapan atau pelatihan dan pendidikan yang di perlukan Kondisi di bawah mana jabatan itu di lakukan d. Jenis atau kualitas orang yang di perlukan untuk jabatan tersebut. Spesifikasi jabatan atau Job spesification atau di sebutkan dengan persyaratan atau job reguitment adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat minimum yang di perlukan untuk menghasilkan suatu jabatan dengan baik . Penilaian jabatan atau job evalution adalah : Proses penetuan nilai suatu jabatan di bandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis dan teratur. Manfaat analisis jabatan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sebagai dasar untuk menentukan jumlah pegawai Sebagai dasar untuk mengadakan latihan Sebagai dasar melaksanakan promosi Sebagai dasar mengadakan mutasi Sebagai dasar melaksanakan kompensasi Sebagai dasar menetapkan peralatan

Requitment (pengadaan karyawan) Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi. Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka. Saluran-saluran pegawai 1. Work in writing. 2. Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai). 3. Iklan 4. Melalui jawatan pemerintah. 5. Agensi (agen). 6. Lembaga pendidikan. 7. Perusahaan peneliti profesi. 8. Melalui perhimpunan profesi 9. Organisasi indonesia (labour organisasi) 10. Lising temporer 11. Melalui organisasi militer. 12. Program-program latihan yang di biayai pemerintah. 13. Open house. 14. Nepotisent (nepotisme). Hambatan-hambatan penarikan pegawai 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Hambatan kebijakan kompensasi. Kebijakan status. Rencana SDM. Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang). Kondisi pasar tenaga kerja. Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka. 7. Persyaratan jabatan. 8. kondisi lingkungan. 9. Persyaratan kerja. Seleksi berasal dari select (memilih) Seleksi adalah Suatu proses untuk menentukan orang yang di ramalkan akan berhasil pemangku jabatan itu nanti. Menurut komaruddin Seleksi adalah Pemilihan terhadap orang-orang, suatu proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan pekerjaanya. Sedangkan tujuan Seleksi menurut Manullang adalah Memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kwalifikasi sebagaimana tercantum di dalam Job Description.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi: 1. Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai. 2. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya. 3. Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari. Proses seleksi Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel. Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian. Bahwa kunci sukses organisasi. Proses seleksi kita gambarkan sebagai berikut. Metode seleksi Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu: 1. Keahlian. Mencakup 3 aspek Tehnikal skill, human skill, dan konseptual skill. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

pengalaman kerja. Umur. Jenis kelamin. Keadaan fisik. Perfonmance (penampilan) Bakat. Temperamen. Karakter. Untuk eksternal

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

penerimaan pendahuluan. Test-test penerimaan. Wwancara seleksi. Pemeriksaan referensi. Evaluasi medis (test kesehatan). Wawancara kepada atasan langsung. Keputusan.

Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi. Bentuk-bentuk test ini mencakup 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

intelegensi test. Pesonality test. Aptuted test (bakat). Interes test. Achiment test. Knowledged test. Fermonce test. Latihan dan pengembangan personil Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :

1. Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya. 2. Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi). Prinsip-prinsip ini antara lain : • • • •

Prinsip partisipasi Prinsip relevansi Pinsip pengulangan Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.

Teknik latihan dan Pengembangan Ada dua teknik yaitu : 1. Metode praktis atau on the job training 2. Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job) Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko. 1. Perbaikan prestasi kerja 2. Untuk Penyesuain Kompensasi 3. Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi 4. Latihan pengembangan 5. Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik 6. Pengembangan karier 7. Informasi mengenai prestasi kerja karyawan 8. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan 9. Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil 10. Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.

Yang menilai adalah : 1. 2. 3. 4.

Atasan langsung. Group line Panitia Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.

Tujuan penilaian adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi. Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan. Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru. Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi. Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.

Berbagai bias / penyimpangan penilaian. 1. 2. 3. 4.

Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi Penilaian cenderung terpusat di center. Prasangka-prasangka pribadi. Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir. Metode-metode penilaian :

1. Metode beriontasi kepada masa lalu. o Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik o Memakai cek lis. o Metode peninjauan lapangan o Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik. o Metode peninjauan lapangan. o Metode test prestasi kerja. 1.Metode    

beriorientasi pada masa depan. Metode penilaian diri. Metode fsikologis. Pendekatan melalui MBO. Pusat penilaian terhadap karyawan. KOMPENSASI

1. Pengertian dan arti pentingnya Kompensasi adalah Merupakan balas jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap. Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi masalah kompensasi ini penting juga karena kompensasi yang diberikan ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawannya. Pemberian kompensasi adalah keseluruhan balas jasa bagi employed maupun employer baik yang langsung berupa uang atau financial maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial).

Ada 3 Dasar pemberian kompensasi adalah : 1. logic 2. Rasional 3. Punya landasan yang kuat. Fungsi kompensasi adalah : 1. 2. 3. 4.

Penentuan kebutuhan ekonomi Pengkaitan kompensasi dengan peningkatan kerja. Pengkaitan kompensasi dengan sukses tidaknya perusahaan. Keseimbangan keadilan. Penilaian pemberian upah berdasarkan

1. 2. 3. 4.

Upah menurut prestasi kerja. Upah menurut lamanya kerja. Upah menurut kebutuhan kerja. Upah berdasarkan prioritas. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kompensasi.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Penawaran permintaan tenaga kerja. Organisasi buruh. Kemampuan perusahaan untuk membayar. Produktif karyawan. Tinggi rendahnya biaya hidup setempat. Peraturan pemerintah. Konsisten eksternsl dan internal. Kompensasi diluar gaji dan upah. Yaitu : Pensiun, uang pesagon, asuransi,kesehatan. Wujud kompensasi ada 3 yaitu ;

1. Uang /gaji dan upah. 2. Natural seperti, pembagian beras, pakaian, obat-obatan. 3. Kenikmatan seperti, rumah, fasilitas kenderaan, pemeriksaan kesehatan, dan lainlain. Pemutusan hubungan kerja/alasan PHK karena : 1. Keinginan perusahaan, tidak cakap pada masa percobaan, di hukum sakit, usia lanjut. 2. Keinginan karyawan . Tidak cock dengan tugas, alasan-alasan mendesak (gaji kurang, pekerjaan membanyak). 3. Sebab-sebab lain-lain . Seperti, Meninggal dunia.

Tiga tantangan proses seleksi pegawai 1. Tantangan saple (masukan). Semakin banyak pelamar memenuhi syarat semakin mudah unt5uk seleksi. 2. Tantangan Etis. Bisa didalam proses penerimaan pegawai di mana mereka menerima surat-surat sakti. 3. Tantangan organisasi. Anggaran organisasi keterbatasan kwalitas SDM. Tantangan berbeda jenis kelamin tetentu. Di dalam penyeleksian pegawai ada 2 model, dan pilih salah sat yang di pakai. 1. suksesi Test – Gagal - Test II – Gagal - Test IV – Gagal - Hasil 2. Kompensasi Test I - Test II – Test III – Test IV – Hasil.

Latihan dan pengembangan Hasil seleksi di tempatkan dan mengikuti program. 1. Program orientasi dan induksi. Yaitu memperkenalkan para pegawai baru dengan peranan atau kedudukan mereka dengan organisasi dan dengan para pegawai lainnya terutama para pegawai senior. Penanggung jawab program organisasi ini adalah bagian kepegawaian dan atasan langsung. Program orientasi ini akan menurunkan perasaan terasing/cemas dari pegawai baru dan mereka melaksanakan bahagian organisasi perusahaan dan secara lebih cepat merasa lebih di perhatikan. Hal ini penting karena dengan kecemasan yang rendah tugas dapat di kerjakan dengan baik. Program orientasi merupakan proses yang berkelanjutan adaptasi dan bersosialisasi. Tetapi program orientasi tidak menjamin setiap pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Untuk itu di latih dan di kembanmgkan dalam bidang tugas-tugas tertentu.

Latihan dan pengembangan mempunyai manfaat : 1. Perode jangka panjang Menbantu tanggung jawab yang lebih besar dalam diri pegawai di masa yang akan datang. Langkah-langkah pendahuluan dalam mempersiapkan latihan sebagai berikut 1. Penilaian dan identifikasi kebutuhan 2. Sasaran latihan dan pengembangan 3. Isi program prinsip-prinsip belajar.