Managementul Timpului

Gestiunea timpului OBIECTIVE: 1. Definirea conceptului de gestiune a timpului şi a conceptelor asimilate; 2. Identificarea factorilor care influenţează gestiunea timpului; 3. Identificarea cauzelor care generează risipa.

1. Gestiunea timpului - GT implică noţiunea de eficacitate. - Eficacitatea cere ca timpul fiecărui individ să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în funcţie de ritmul şi de resursele personale, cu scopul de a îndeplini anumite activităţi precise într-o perioadă dată. - GT are trei puncte de sprijin: planificarea, organizarea şi controlul timpului.

Gestiunea timpului GT este un proces: - de alocare a unor secvenţe de timp precise pentru fiecare activitate de îndeplinit (planificare), - de direcţionare a tuturor eforturilor în vederea respectării alocărilor făcute (organizare) şi, - de evaluare a rezultatelor obţinute (control).

Concepte derivate - Timpul: este o durată limitată considerată în raport cu activitatea pentru care este destinat. - Măsurarea timpului: nu se poate face decât prin rezultatul fiecărei activităţi realizate într-un timp specificat anterior.

Istoric Antichitate: - speranţa de viaţă foarte scurtă (30 ani); - oamenii lucrau în ritmul lor; - sărbătorile erau mai numeroase.

Prima jumătate a secolului XX: - preocupările se orientează către eliminarea pierderilor de timp; - organizarea ştiinţifică a timpului (Taylor); - apariţia sindicatelor şi a legislaţiei de protecţie a salariaţilor.

Istoric După cel de-al doilea război modial: - îmbunătăţirea condiţiilor de muncă; - flexibilizarea orarelor de muncă.

Astăzi: - salariatul occidental îşi împarte timpul pe trei destinaţii: timp de muncă, timp pentru familie, timp pentru propria persoană. - timpul a devenit preţios pentru organizaţie (optimizare) dar şi pentru salariaţi (cele trei destinaţii).

Utilizarea timpului disponibil - 168 ore/săptămână: 40 ore pentru activităţi profesionale; 56 ore pentru somn; 72 ore activităţi personale. Lucrul prelungit conduce la oboseală, raţionamente greoaie, demotivare, stres, uzură fizică şi mentală.

Percepţia timpului Legi generale: - cu cât o activitate este mai fracţionată cu atât ea pare mai lungă (bandă, lucrul artizanal); - cu cât o activitate este mai interesantă, ea pare mai scurtă şi invers; - timpul pare mai lung când aşteptăm.

Mituri legate de timp - Pierdem timp din cauza celorlalţi; - Cu cât lucrăm mai mult cu atât facem mai multe lucruri; - Cu cât suntem mai încărcaţi, cu atât suntem mai indispensabili; - Rapiditatea este lucrul cel mai important; - Judecăţile îndelungate conduc la decizii mai bune; - Cu cât delegăm mai mult cu atât înfăptuim mai multe; - Timpul este duşmanul nr. 1. (De fapt timpul este totdeauna neutru dar gestiunea sa poate fi eficace sau dezastruasă.)

2. Factori care influenţează GT - factori culturali; - factori individuali; - factori organizaţionali; - factori sociali; - factori tehnologici.

Influenţe culturale în GT Ţarile latine: - se acţionează pe mai multe fronturi; - se admit întreruperile şi schimbarea ocupaţiilor; - în comunicare se fac dese referiri la context; - relaţiile dintre indivizi sunt mai importante decât atingerea scopurilor; - programele şi proiectele sunt frecvent şi uşor de modificat; - exactitatea este relativă; - relaţiile sunt mai intense şi mai durabile; - indivizii sunt lipsiţi de răbdare şi tind să treacă direct la acţiune; - angajamentele considerate cele mai restrictive privesc persoanele.

Influenţe culturale în GT Ţări anglo-saxone, Germania: - nu se acţionează decât pe un singur front; - există o consacrare totală şi exclusivă faţa de sarcinile întreprinderii; - în comunicare, referirile la context sunt rare; - executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate faţă de raporturile dintre indivizi; - se urmează întocmai programele stabilite; - exactitatea este împinsă la extrem; - relaţiile sunt mai superficiale şi mai efemere; - indivizii sunt mai lenţi, mai metodici şi mai puţin angajaţi; - constrângerile cele mai importante privesc timpul, datele, duratele.

3. Cauze care generează risipa - telefonul; - vizitele neaşteptate; - urgenţele; - incapacitatea de a spune NU; - încercarea de a face prea mult; - delegarea insuficientă; - lipsa spiritului organizatoric; - lipsa autodisciplinei; - tendinţa de amânare; - birocraţia; - proasta comunicare; - reuniunile...

Telefonul Efecte pozitive: permite economisirea considerabilă de timp şi reduce deplasările. Efecte negative: riscă să-i transforme pe indivizi în sclavi ai muncii lor, riscă să deranjeze în permanenţă;

Telefonul Soluţii posibile: - limitarea apelurilor personale; - înregistrarea mesajelor; - răspunsul la apeluri în momentele cele mai favorabile; - definirea scopului apelurilor şi a punctelor de discuţie, pregătirea documentelor şi a informaţiilor necesare; - reducerea duratei apelurilor şi concentrarea politicoasă asupra lucrurilor esenţiale; - încercarea de a vorbi direct cu persoana cea mai avizată; - transferarea rapidă a apelului către persoana solicitată; - întocmirea unei note de serviciu dacă mesajul trebuie transmis mai multor persoane...

Vizitatori neaşteptaţi Efecte pozitive: permite testarea capacităţii de adaptare a unei persoane în muncă; Efecte negative: anulează concentrarea persoanei în muncă, reduce productivitatea muncii.

Vizitatori neaşteptaţi Soluţii posibile: - stabilirea de perioade specifice în care nici o întrerupere nu este acceptată şi avizarea persoanelor implicate; - lucrul la proiecte speciale se va desfăşura la ore ideale; - fixarea unei întâlniri la o anumită dată şi oră pentru persoanele care sosesc neanunţat, indiferent de subiectul discuţiei şi de timpul necesar; - zgârcenia cu propriul timp în toate situaţiile; - utilizarea unor semne foarte vizibile pe perioada în care nu doriţi să fiţi deranjaţi...

Urgenţe Efecte pozitive: permite verificarea eficacităţii gestiunii aplicate în condiţiile de muncă existente. Efecte negative: deranjează organizarea activităţilor anterior stabilite, pune în mod constant în discuţie capacitatea salariatului de a regla lucrurile la momentul prevăzut.

Urgenţe Soluţii posibile: - evitarea panicii şi a supraîncărcării; - verificarea deţinerii autorităţii de a acţiona şi a documentelor necesare; - judecarea caracterului de urgenţă şi stabilirea priorităţilor; - culegerea informaţiilor necesare pentru buna definire a problemei; - formarea unei echipe speciale, competentă pentru rezolvarea urgenţelor; - fixarea termenelor scadente pentru fiecare urgenţă şi respectarea lor întocmai...

Reuniunile Înaintea reuniunii: - nu sunt invitate la reuniune decât persoanele implicate; - pregătirea ordinii de zi; - distribuirea acesteia înaintea reuniunii; - respectarea unor reguli de bază privind ordinea de zi. Aceasta va include: obiectivul reuniunii, ora de început şi de sfârşit, subiectele de abordat, persoanele responsabile cu fiecare subiect şi timpul acordat, data, locul… Subiectele vor fi aşezate în ordinea importanţei: mai întâi temele care presupun decizii, apoi subiectele care presupun consultare şi în final informaţiile care trebuie difuzate. Se vor indica şi distribui documentele ce trebuie consultate în vederea adoptării deciziilor şi cele care vor servi consultărilor. Se va verifica dacă participanţii au primit documentele necesare.

Reuniunile La începutul reuniunii: - începerea la ora fixată; - prezentarea fiecărui participant (dacă este o reuniune specială) şi exprimarea de către aceştia a aşteptărilor pe care le au de la reuniune; - definirea cu claritate a motivelor şi a obiectivelor reuniunii şi a rolului fiecăruia; - prezentarea punctelor de pe ordinea de zi;

Reuniunile La începutul reuniunii: - trecerea în revistă a deciziilor şi a acţiunilor desfăşurate în urma ultimei reuniuni; - verificarea existenţei documentelor ce urmează a se dezbate şi a cunoaşterii lor; - stabilirea unei persoane care să prezideze reuniunea şi care să aibă calităţile necesare: animator, spirit de sinteză, calităţi de lider… - desemnarea persoanei care va nota informaţiile privind derularea reuniunii.

Reuniunile Pe parcursul reuniunii: - asigurarea dreptului de exprimare liberă; - abordarea succesivă a punctelor propuse; - menţionarea intervalului prevăzut pentru fiecare punct abordat; - limitarea discuţiilor la subiectele în cauză; - evitarea tuturor întreruperilor provocate de ceilalţi participanţi sau din exterior; - orientarea participanţilor către oferirea de soluţii la problemele abordate; - reţinerea unor intervenţii adecvate; - impunerea unei discipline dar conservarea simţului umorului; - încheierea la ora prevăzută.

Reuniunile Finalizarea reuniunii: - rezumarea subiectelor care vor fi urmărite, cărora li se vor asocia sarcini specifice, date de realizare, persoane responsabile, supunerea la vot; - fixarea datei şi locului următoarei reuniuni; - încheierea reuniunii la momentul prevăzut şi adresarea de mulţumiri participanţilor; - redactarea unui proces verbal şi difuzarea lui în termen de trei zile; - punerea în practică a deciziilor adoptate în timpul cel mai scurt posibil (24-36 ore); - culegerea informaţiilor necesare pregătirii următoarei reuniuni.