Absenteismul Si Fluctuatia Personalului

Absenteismul şi fluctuaţia personalului

1

2

3

4

Ce reprezintă absenteismul ? Conform Dicţionarului Explicativ al Limbii Române, DEX: •ABSENT: - (adj.) care nu e de faţă, care lipseşte, care nu este prezent; - (fig.) care nu este atent la ce se petrece în jurul lui; care este dus pe gânduri •ABSENTEISM: - Absenţă îndelungată a proprietarului unei proprietăţi funciare, pe care o exploatează cu ajutorul unui intermediar; - Practică des întâlnită mai la parlamentarii partidelor de opoziţie, constând în neparticiparea la sesiunile Parlamentului cu scopul de a întârzia sau de a împiedica adoptarea unor legi; - Absenţă frecventă şi nemotivată de la locul de muncă; - Lipsă de asiduitate în muncă, comportament al celui care este adesea absent

5

Absenteismul şi fluctuaţia Reprezintă: • Disfuncţionalităţi sociale care afectează sau perturbă funcţionalitatea unei organizaţii; • Indicatori care relevă lipsa de performanţă a angajaţilor sau unei companii; • Dovezi unui comportament social deviant al angajaţilor, care reflectă un refuz temporar şi limitat de a munci şi, implicit, de a se implica în activitatea organizaţiei; • Reflectă insatisfacţia angajaţilor la locul de muncă. 6

Cauze ale absenteismului în muncă • • • • • • • • • • • • •

Insatisfacţia locului de muncă; Accidente sau îmbolnăviri; Condiţiile de muncă improprii; Organizarea necorespunzătoare a muncii Supervizarea sau controlul redus al activităţii angajaţilor; Problemele personale (financiare, familiale, îngrijirea copiilor etc.); Rezistenţa redusă a indivizilor solicitările fizice şi psihice specifice locului de muncă; Perturbaţii apărute în trafic; Stresul locului de muncă; Absenţa feedback-ului transmis către angajaţi privind rezultatele obţinute de către aceştia în muncă; Lipsa disciplinei în muncă; Practicile informale existente la nivelul unei organizaţii; Nivelul redus de integrare a individului în cadrul organizaţiei 7

Factorii absenteismului • Natura muncii: monotonă, repetitivă, plictisitoare; care nu stimulează individul din punct de vedere intelectual; • Managementul inadecvat; • Stresul locului de muncă; • Relaţiile interpersonale nesatisfăcătoare; • Caracteristicile personale: familia, disponibilitatea individului pentru efort susţinut, starea de sănătate, vârsta, sexul, religia, nivelul de pregătire profesională; • Recompensele obţinute în muncă; • Zona geografică; • Anotimpurile; • Sectorul de activitate; • Calificarea angajaţilor; • Mărimea organizaţiei; • Legislaţia muncii; • Alcoolul, drogurile etc. 8

Costurile absenteismului 1. COSTURI DE PERTURBARE A ACTIVITĂŢII: • -

Pierderile de productivitate: Producţia nerealizată sau nevândută; Nerealizarea target-ului de vânzări; Diminuarea profitului si a ratelor de rentabilitate Perturbaţii apărute în fluxul productiv 2.COSTURI DE REGLARE A ACTIVITĂŢII:

• -

Costuri financiare: Plata orelor nelucrate (concedii medicale, zile libere, ore suplimentare); Angajări temporare; Costul integrării şi instruirii noilor angajaţi la locul de muncă; Creşteri salariale suplimentare acordate angajaţilor.

• -

Costuri administrative: Salarii acordate superviserilor; Preţul de achiziţie al unor sisteme informatice de monitorizare a absenţelor; Resursele financiare alocate dezvoltării unor programe de evitare a absenteismului şi fluctuaţiei personalului

9

Costurile absenteismului • • • • • •

Aproximativ 3% din bugetul companiilor este destinat acoperirii costurilor generate de absenteismul angajaţilor; In 2002, în Marea Britanie, costurile absenteismului angajaţilor, la nivelul întregii economii, s-au cifrat la 11,5 miliarde de lire sterline; În anul 2005, în Marea Britanie, costurile totale determinate de absenteismul angajaţilor s-au cifrat la 17 miliarde de lire sterline; În 2005, în Marea Britanie, costul absenteismului a fost de 601 lire sterline/persoana, fata de 588 lire sterline/persoana (2004); În 2005, în SUA costul absenteismului a fost de 660 USD/angajat, comparativ cu anul 2004 – 610 USD/angajat (755USD/angajat – 2002) În SUA, la nivelul companiilor cu 250- 499 angajaţi, costurile anuale generate de absenteism au crescut în anul 2005 faţă de anul 2004, cu 38% de la 45.302USD la 62.636 USD, în timp în companiile cu 1000-2499 angajaţi, creşterea a fost de numai 36%, de la 687.041 USD la 934.789 USD/an.

10

Reglementări legislative privind absenteismul • Legea 53/2003, Codul Muncii, nu prevede precizări cu privire la absenteismul în muncă al salariaţilor unei companii; • Nici alte acte normative nu cuprind precizări, în mod expres cu privire la absenteism; • Absenteismul poate fi interpretat de către organizaţii ca fiind abatere disciplinară; • Regimul absenţelor se stabileşte la nivelul fiecărei companii, în Regulamentul Intern; • Perioada de absenţă a angajaţilor de la locul de muncă, variază în funcţie de tipul companiei, numărul de salariaţi şi specificul activităţii desfăşurate (3-5 zile) 11

Tipuri de absenţe • -

Absenţe normale: Pentru formare şi perfecţionare; Sărbători legale; Concediile legale (concediu de odihnă, concediu de maternitate, concediu pentru incapacitate temporară de muncă); Delegaţii oficiale; Pauzele de masă.

• -

Absenţe anormale: Boli de scurtă durată; Întârzierile faţă de programul normal de lucru; Accidente în timpul transportului de la şi la locul de muncă; Învoirile; Accidentele de muncă; Probleme personale; Conflictele de muncă sau grevele spontane

12

Indicatori de măsurare a absenteismului • Rata absenteismului : Ra = (Oa/Ot) x 100 unde: Oa – numărul de ore absente în decursul unei anumite perioade de timp T (din care se scade durata absenţelor considerate normale); Ot – total ore teoretice de muncă în aceeaşi perioadă de timp T, calculat pentru efectivul complet de angajaţi, pentru o durată normală de lucru (fără a lua în calcul orele suplimentare) • Durata medie a absenţelor: Da = (Oa/S) x 100 unde: S – numărul mediu de salariaţi în perioada de referinţă T • Frecvenţa absenţelor: Fa = (Sa/S) x 100 unde: Sa – numărul salariaţilor absenţi în perioada de referinţă T

13

14

FORMELE DE MANIFESTARE A ABSENTEISMULUI 1. ABSENTEISMUL FIZIC 2. ABSENTEISMUL MINTAL (presenteeism-ul) •

În SUA pierderile anuale medii de productivitate, generate de absenteism de 250 miliarde USD, dintre care de 180 miliarde USD reprezintă costurile anuale generate de absenteismul mintal.

•

Costurile absenteismului mintal se situează între 18-61% valoarea totală a pierderilor de productivitate.

•

În Irlanda absenteismul fizic generează costuri anuale de 1,5 miliarde de euro, în timp absenteismul mintal produce pierderi anuale de 1miliard de euro 15

Absenteismul în Europa Rapoartele Fundaţiei Europene pentru Îmbunătăţirea Condiţiilor de Viaţă şi Muncă, evidenţiază: Absenţe datorate accidentelor de munca, pe sectoare de activitate - %

Absenţe datorate bolilor profesionale, pe sectoare de activitate - %

16

Absenteismul în Europa Absenţe datorate bolilor profesionale, pe ţări- %

Absenţe datorate “altor motive”, pe ţări- %

17

Măsuri de prevenire şi control a absenteismului • Îmbunătăţirea condiţiilor de muncă; • Scheme de recompense pentru a stimula prezenţa angajaţilor la locul de muncă; • Acţiunile disciplinare: avertismente verbale, scrise, mustrări, sancţiuni disciplinare sau salariale; • Promovarea managementului participativ în adoptarea unor decizii privind regimul pauzelor de masă, concediilor de odihnă, învoirilor etc.; • Consultarea angajaţilor cu privire la deciziile care îi privesc şi furnizarea unor servicii de consiliere a acestora; • Derularea unor interviuri în vederea identificării cauzelor şi factorilor care generează absenteismul; • Îmbunătăţirea sistemului de comunicare cu angajaţii • Diminuarea beneficiilor acordate salariaţilor pentru zilele de absenţă; • Programe de dezvoltare a angajaţilor • Introducerea unor programe de lucru flexibile: - Contractele de muncă prin agent de muncă temporară; - Împărţirea postului; - Săptămâna de lucru comprimată; - Săptămâna de lucru redusă; - Contractele part-time; - Utilizarea deadline-urilor; - Munca la domiciliu

18

Fluctuaţia personalului Conform DEX: • Fluctuaţie - (sf)abatere foarte mică, întâmplătoare şi temporară faţă de o anumită stare; fluctuare; - schimbare neîntreruptă, oscilaţie, mutare dintr-un loc în altul; - variaţie faţă de o constantă; - Instabilitate Fluctuaţie – numărul angajaţilor care îşi schimbă locul de muncă în decursul unei perioade de timp T 19

Cauzele fluctuaţiei personalului • • • • • • • • •

Condiţii de muncă precare; Insatisfacţia muncii prestate; Lipsa motivării; Cultura organizaţională; Climatul social nefavorabil, existent la nivelul organizaţiei; Stresul locului de muncă; Deciziile conducerii companiei (concedieri, transferuri); Motive personale; Caracterul muncii. 20

Factorii care favorizează fluctuaţia personalului • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Situaţia familială; Starea sănătăţii angajatului; Experienţa în muncă; Nivelul de pregătire profesională; Presiunile altor companii concurente; Companiile de plasare a forţei de muncă; Zona geografică; Dimensiunile organizaţiei; Nivelul salarial; Facilităţile economico-sociale; Tehnologia de lucru; Oportunităţile de dezvoltare a competenţelor; Stadiile carierei individului; Vârsta, sexul; Relaţiile interpersonale; Personalitatea indivizilor; Imaginea de sine a angajatului; Salariile practicate în alte companii.

21

Costurile fluctuaţiei personalului •Costul plecării angajatului din companie: (indemnizaţii, plăţi compensatorii, despăgubiri în baza unor clauze contractuale sau decizii judecătoreşti, pierderile productivitate etc.) ; •Costul de angajare şi formare a noului angajat: -Costurile de recrutare şi selecţie (anunţuri de angajare, materiale consumabile, tarifele plătite consultanţilor sau responsabililor cu selecţia RU, costul testelor de selecţie); -Costul de integrare a noului angajat la locul de muncă (prima de instalare, costul materialelor informative, costul amenajării spaţiului de lucru, pierderile de productivitate înregistrate la nivelul colegilor sau şefilor pe perioada de integrare a noului angajat în cadrul colectivului); -Costul formării noului angajat (timpul şi cheltuielile alocate programelor de instruire a noului angajat la locul de muncă, costul programelor de trening etc.) •Costul curbei de învăţare, având în vedere faptul că noul angajat va atinge optimul de eficienţă ulterior integrării la locul de muncă (ca produs între pierderile de producţie înregistrate la nivelul postului şi veniturile medii la nivelul companiei sau postului în unitatea de timp). •Câştigurile sau pierderile salariale înregistrate de companie, în funcţie de mărimea salariului cu care este încadrat în muncă noul angajat, faţă de cel care a părăsit organizaţia, datorită unei experienţe în muncă redusă (diminuarea masei salariale). Dacă plecările din companie sunt semnificative atunci aceasta este obligată să facă promovări, ceea ce înseamnă o creştere a masei salariale. •Costul mişcărilor interne de personal – determinate de deciziile organizaţiei de a-şi transfera salariaţii în cadrul altor filiale (costurile de deplasare a salariaţilor, cheltuielile cu mutarea, indemnizaţiile de mutare etc.) 22

Măsuri de reducere a fluctuaţiei personalului • Îmbunătăţirea procesului de recrutare şi selecţie a resurselor umane; • Planificarea carierei angajaţilor în cadrul organizaţiei; • Instruirea şi dezvoltarea angajaţilor; • Îmbunătăţirea condiţiilor de muncă; • Îmbunătăţirea sistemului de recompense; • Evaluarea corectă a performanţelor; • Promovarea managementului participativ şi a muncii în echipă; • Comunicarea clară a obiectivelor organizaţionale şi individuale, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor; • Rotaţia, lărgirea şi îmbogăţirea posturilor. 23

•

Indi catorii de an ali ză a miş cării per sonal ul ui Coeficientul intensităţii intrărilor (Ci)– calculate ca raport între numărul

salariaţilor intraţi în organizaţie într-o anumită perioadă de timp (Ni), de obicei un an şi numărul mediu de salariaţi din perioada respectivă. Acest indicator exprimă numărul salariaţilor noi, raportat la numărul mediu de salariaţi.

•

Coeficientul intensităţii plecărilor (Cp) – calculat ca raport între numărul de salariaţi plecaţi din diverse motive (Np) într-o anumită perioadă de timp şi numărul mediu al salariaţilor din perioada respectivă. Acest indicator exprimă numărul salariaţilor care părăsesc organizaţia din motive variate comparativ cu numărul mediu de salariaţi.

•

Coeficientul mişcării totale (Cp) – calculat ca raport între numărul total al salariaţilor intraţi şi plecaţi din organizaţie şi numărul mediul al salariaţilor din perioada respectivă şi exprimă mişcarea personalului angajat comparativ cu numărul mediu de salariaţi

•

Coeficientul fluctuaţiei sau mişcării de prisos a forţei de muncă (Cf) – calculat ca raport între numărul celor demisionaţi (Nd) şi al celor cu contract de muncă desfăcut (Nc) şi numărul mediu de salariaţi. Acest indicator exprimă numărul total al celor care au demisionat şi/sau nu au respectat disciplina muncii raportat la numărul mediu de salariaţi din organizaţie.

•

Rata fluctuaţiei personalului (Rf) sau rata rulării salariaţilor (Rr) - calculată ca raport între numărul salariaţilor care au părăsit organizaţia (Np) şi numărul total de salariaţi (Nt) sau numărul de salariaţi la începutul perioadei de analiză. Acest indicator exprimă ponderea salariaţilor care au părăsit organizaţia din diferite motive faţă de numărul total de salariaţi. 24

An al iz a m işc ăr il or in ter ne de per sona l 1.

Matricea de tranziţii

Categorii de salariaţi

P1 60

muncitori necalificaţi - P1 muncitori calificaţi – P2 şefi de echipă – P3

P3

P4

P5

60

5

2

3

P6

P10

P11

P12

20

maiştri – P4

Anul N

P2 15

Anul N+1 P7 P8 P9

5

Np 15

N 90

30

100

5

25

2

10

1

2

tehnicieni – P5

3

1

1

5

şefi de secţie – P6

1

3

1

5

ingineri – P7

3

economişti – P8

10

2

şefi de birou – P9

5

10

operatori PC - P10 analişti P11

programatori

-

manageri departament P12 Număr total de salariaţi

3

2

5

8

20

2

20

5

2

3

2

3

5

10

2

10

2

6 74

300 25

Ana li za miş căril or inte rne de per sonal 2. Lanţurile MARKOV

Metodă utilizată în analiza mişcărilor interne de personal, furnizând următoarele rezultate: -Probabilitatea ca la nivelul unei anumite categorii de salariaţi să apară modificări faţă de perioada anterioară; -Previzionarea structurii personalului angajat pentru perioada următoare; -Posibilitatea elaborării traseelor de carieră la nivel organizaţional.

26

Analiza Markov - Aplicaţie La nivelul unei mari companii româneşti producătoare de mobilă, pentru a previziona structura personalului angajat pentru trimestrul IV al anului calendaristic şi pentru a urmări şi analiza mişcarea internă a personalului, pe categorii de salariaţi, la nivelul unui întreg an, a fost utilizată Analiza Markov. Compania are 4 filiale şi un număr de 1000 de salariaţi angajaţi la nivelul fabricii centrale, din Bucureşti. Structura personalului angajat la nivelul fabricii din Bucureşti, pe categorii de salariaţi, în decursul perioadei de analiză, este prezentată în tabelul nr.1. Tabelul 1 Structura personalului angajat, pe categorii de salariaţi la nivelul perioadei de analiză Perioada

Personal direct productiv (PDP) (%)

Personal indirect productiv(PIP) (%)

Personal de conducere (PC) (%)

trim. I (1.01 -31.03.)

46,9

40,5

12,6

trim. II -30.06.)

47,1

40,4

12,5

48,2

38,7

13,1

trim.III 30.09.)

(1.04

(1.07

–

27

Rezolvare Etapa I – calculul matricelor de tranziţie. Numărul matricelor de tranziţie este egal cu n-1, n reprezentând numărul de perioade pentru care există date. Tabelul 2Modificarea structurii personalului în trimestrul II faţă de trimestrul I al anului calendaristic

PDP

PIP

PC

Trim. I

Diferenţe

46,9

-

40,5

0,1

12,5

12,6

0,1

100

PDP

46,9

PIP

0,1

PC

0,1

Trim. II

47,1

40,4

12,5

Diferenţe

0,2

-

-

40,4

28

Tabelul 2 Modificarea structurii personalului în trimestrul III faţă de trimestrul II al anului calendaristic

PDP PDP

47,1

PIP

1,1

PIP

PC

38,7

PC

Trim. II

Diferenţe

47,1

-

0,6

40,4

1,7

12,5

12,5

-

100

Trim. III

48,2

38,7

13,1

Diferenţe

1,1

-

0,6

Etapa a II-a - calculul matricei totale de tranziţie Tabelul 3 Matricea totală de tranziţie

PDP PDP

94,0

PIP

1,2

PC

0,1

Total

95,3

PIP

PC

Total 94,0

79,1

79,1

0,6

80,9

25,0

25,1

25,6

200 29

Etapa a III-a calculul matricei probabilităţilor de tranziţie (A) - care se obţine prin împărţirea fiecărui element de pe linie la totalul pe linie (al matricei totale de tranziţie)

0 0   1   A =  0.01483 0.97775 0.00741  0.00398  0 0 . 99601   Etapa a IV-a – calculul structurii previzionate

 1 0.01483 0.00398   48.2   48.82605        0  ⊗  38.7  =  37.83892   0 0.97775  0 0.00741 0.99601   13.1   13.33449       

30

Tabelul 4 Structura previzionată a personalului angajat, pentru trimestrul IV al anului calendaristic

Categorii de personal

%

personal direct productiv

48,8

personal indirect productiv

37,8

personal de conducere

13,4

Perioada

Personal direct productiv (PDP) (%)

Personal indirect productiv(PIP) (%)

Personal de conducere (PC) (%)

trim. I (1.01 -31.03.)

46,9

40,5

12,6

trim. II -30.06.)

47,1

40,4

12,5

48,2

38,7

13,1

trim.III 30.09.)

(1.04

(1.07

–

31