Makalah_pengadaan_sediaan_farmasi..doc

MAKALAH MANAJEMEN FARMASI “ PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN OBAT”

Dosen Pengampuh Lana Sari, M.Sc,.Apt

Yang Disusun Oleh Arya Fico Bastian

(174840102)

Dede Gunawan

(174840103)

Ergi Widyastuti

(174840107)

Heru Kristian

(174840109)

Theresia Tampubolon (174840125) Umma Syarah

(174840127)

Wulan Septiyana

(174840128)

PRODI FARMASI POLTEKKES KEMENKES PANGKALPINANG TAHUN PELAJARAN 2019/2020

KATA PENGANTAR ‫ﺑﺳﻡ ﷲ ﺍﻟﺮﺤﻤﻦ ﺍﻟﺭ ﺤﻴﻢ‬ Puji syukur penulis

kepada Allah SWT. Karena dengan rahmat dan

hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan sebaik mungkin. Disini penulis mengucapkan rasa terima kasih yang tiada terhingga kepada ibu Lana Sari, M.Sc,.Apt selaku dosen mata kuliah manajemen farmasi, yang telah memberikan tugas kepada kami guna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan. Makalah yang kami susun ini berjudul “Penerimaan dan penyimpanan obat” Kami menyusun makalah ini berdasarkan sumber-sumber yang tertulis yang kami kutip dari berbagai sumber yang berkaitan dengan makalah ini. Sebagai insan yang tidak pernah luput dari kesalahan, kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan dan sangat dekat dengan kesalahan dan kekurangan, maka kami sebagai penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang sifatnya membangun, guna menambah wawasan bagi penyusun khususnya serta meningkatkan cara penulisan maupun kata demi kata. Akhirnya kami sebagai penulis mengucapkan terima kasih. Pangkalpinang, 4 April 2019

(Penyusun)

DAFTAR ISI ii

KATA PENGANTAR.......................................................................................................ii DAFTAR ISI.....................................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................1 1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah....................................................................................................3 1.3 Tujuan......................................................................................................................3 1.4 Manfaat....................................................................................................................3 BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................4 2. 1 Sediaan Farmasi......................................................................................................4 2.1.1 Obat...................................................................................................................4 2.1.2 Bahan obat.........................................................................................................6 2.1.3 Obat tradisional.................................................................................................6 2.1.4 Kosmetik...........................................................................................................7 2.2

Perencanaan........................................................................................................8

2.2.1

Pengertian perencanaan..............................................................................8

2.2.2

Tujuan perencanaan....................................................................................9

2.2.3

Tahapan−tahapan perencanaan sediaan farmasi........................................10

2.3

Pengadaan........................................................................................................20

2.3.1 Pemesanan.......................................................................................................22 2.3.2 Penerimaan......................................................................................................26 2.3.3 Pencatatan.......................................................................................................28 2.3.4 Pembayaran.....................................................................................................28 BAB III PENUTUP.........................................................................................................29 3.1 Kesimpulan............................................................................................................29 3.2 Saran......................................................................................................................29 DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................30

iii

iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Upaya kesehatan merupakan kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan menyeluruh, terpadu, serta berkesinambungan

(1)

. Upaya kesehatan dilakukan

melalui sarana kesehatan yang meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit Khusus, praktik dokter, praktik dokter gigi, praktik dokter spesialis, praktik dokter gigi spesialis, praktik bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan, selain sarana kesehatan juga diperlukan sediaan farmasi. Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang dimaksud dengan sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Sediaan farmasi merupakan komponen paling penting dari pelayanan kesehatan di apotek, terutama obat. Mengingat pentingnya sediaan farmasi dalam pelayanan kesehatan, maka diperlukan sistem manajemen yang baik dan berkesinambungan terkait pengelolaannya. Kekurangan jumlah sediaan farmasi, terutama obat di sarana pelayanan kesehatan akan menurunkan tingkat kepercayaan konsumen

1

terhadap suatu apotek, oleh sebab itu sistem manajemen pengadaan menjadi hal penting untuk dikelola dengan baik (2). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014, pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksud untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan dilakukan untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi (3). Pelaksanaan pengadaan harus tersedia dalam jumlah yang cukup pada waktu yang tepat dan harus diganti dengan cara teratur berdasarkan ketentuan yang berlaku. Awal dari proses pengadaan adalah menentukan kebutuhan. Penentuan kebutuhan merupakan dasar atau landasan bagi kegiatan pengadaan. Dalam menentukan kebutuhan perlu diperhatikan bahwa barang yang dibutuhkan itu memerlukan waktu agar proses pengadaan tersebut dapat dilaksanakan (4). Penentuan kebutuhan sangat penting karena merupakan landasan kerja bagi pelaksanaan pengadaan. Apabila terjadi kesalahan dalam menentukan kebutuhan dapat menimbulkan pemborosan dan kerugian, baik itu pemborosan waktu kerja juga kerugian material berupa uang. Kerugian semacam ini sering terjadi dikarenakan kurangnya informasi mengenai persediaan barang dalam gudang yang diakibatkan kesalahan dalam perencanaannya (4). Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan dan pembayaran (3).

2

Pentingnya peran pengadaan yang tidak terlepas dari perencanaan dalam pelayanan kefarmasian pada khususnya dan pelayanan kesehatan pada umumnya membuat penulis tertarik untuk mengambil tema “Pengadaan Sediaan Farmasi” dalam makalah ini.

1.2

Rumusan Masalah Bagaimana alur proses pengadaan sediaan farmasi dan hal−hal apa saja yang

terkait dengan pengadaan sediaan farmasi tersebut?

1.3

Tujuan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1.

Mengetahui macam−macam bentuk sediaan farmasi.

2.

Memahami alur atau proses pengadaan sediaan farmasi, serta hal−hal yang terkait didalamnya.

1.4

Manfaat Makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan tentang manajemen

pengelolaan sediaan farmasi dalam pelayanan kesehatan terutama dalam hal perencanaan dan pengadaan sediaan farmasi.

3

BAB II PEMBAHASAN

2. 1 Sediaan Farmasi Menurut Undang−Undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 yang dimaksud dengan sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. 2.1.1 Obat Menurut Undang−Undang Kesehatan No. 36 tahun 2009 obat adalah bahan atau

paduan

bahan,

termasuk

produk

biologi

yang

digunakan

untuk

mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia. Obat terbagi menjadi 4 golongan sebagai berikut. 1.

Obat bebas Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa

resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : parasetamol.

Gambar 2.1 Logo obat bebas 2.

Obat bebas terbatas Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi

masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter dan disertai dengan tanda peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : CTM. 4

Gambar 2.2 Logo dan peringatan obat bebas terbatas 3.

Obat keras dan psikotropika Obat keras adalah obat yang hanya dapat dibeli di apotek dengan resep

dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket adalah huruf K dalam lingkaran merah dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : asam mefenamat. Obat psikotropika adalah obat keras baik alamiah maupun sintetis bukan narkotik yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh : diazepam, fenobarbital.

Gambar 2.3 Logo obat keras dan psikotropika 4.

Narkotika Narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik

sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan ketergantungan. Contoh : morfin, petidin (5).

5

Gambar 2.4 Logo narkotika 2.1.2 Bahan obat Bahan obat berupa substansi yang memenuhi syarat−syarat Farmakope Indonesia atau buku resmi lainnya yang ditetapkan oleh pemerintah. 2.1.3 Obat tradisional Obat tradisional adalah bahan atau ramuan yang berupa bahan tumbuhan, bahan hewan, bahan mineral, sediaan galenik atau campuran dari bahan−bahan tersebut yang secara tradisional telah digunakan untuk pengobatan berdasarkan pengalaman. Obat tradisional dibuat atau diramu dari bahan tumbuh−tumbuhan, bahan hewan, sediaan sarian (galenik), atau campuran bahan−bahan tersebut. Obat tradisional secara turun−temurun telah digunakan untuk kesehatan berdasarkan pengalaman. Obat tradisional telah digunakan oleh berbagai aspek masyarakat mulai dari tingkat ekonomi atas sampai tingkat bawah karena obat tradisional mudah didapat, harganya yang cukup terjangkau dan berkhasiat untuk pengobatan,

perawatan

dan

pencegahan

penyakit

(6)

.

Obat

tradisional

dikelompokkan menjadi tiga sebagai berikut. 1.

Jamu Jamu adalah obat tradisional yang diracik secara turun−temurun digunakan

untuk pengobatan dan belum dibuktikan secara ilmiah (uji praklinis dan klinis).

6

Gambar 2.5 Logo jamu 2.

Obat herbal terstandar Obat herbal terstandar adalah obat tradisional atau jamu yang telah

dibuktikan dengan uji praklinis.

Gambar 2.6 Logo obat herbal terstandar 3.

Fitofarmaka Fitofarmaka adalah obat tradisional paling modern yang telah melewati

pembuktian ilmiah baik uji praklinis maupun uji klinis.

Gambar 2.7 Logo fitofarmaka 2.1.4 Kosmetik Kosmetik adalah bahan atau sediaan yang dimaksudkan untuk digunakan di luar tubuh manusia (epidermis, rambut, kuku, bibir dan organ genital wanita bagian luar) atau gigi dan mukosa mulut terutama untuk membersihkan, mengharumkan, mengubah penampilan, memperbaiki bau badan atau melindungi dan memelihara tubuh dalam kondisi baik (7).

7

2.2 2.2.1

Perencanaan Pengertian perencanaan Perencanaan adalah suatu proses penyusunan secara sistematis mengenai

kegiatan−kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah−masalah yang dihadapi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

(8)

. Pengertian

perencanaan mempunyai banyak macamnya akan tetapi yang dianggap penting antara lain dikemukakan sebagai berikut (9). 1.

Billy E. Goetz yang mengemukakan bahwa perencanaan adalah kemampuan untuk memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.

2.

Drucker mengemukakan bahwa perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus−menerus meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting

yang

akan

dilaksanakan

secara

sistematik,

melakukan

perkiraan−perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan yang ada tentang masa depan, mengorganisir secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik. 3.

Menurut Levey dan Loomba, perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari 8

berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih, serta mengikatnya dalam suatu sistem pengawasan yang terus−menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut. Perencanaan sediaan farmasi adalah suatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi untuk menetapkan jenis dan jumlah obat, bahan obat, jamu atau kosmetik yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan (8). Berdasarkan Permenkes RI Nomor 35 Tahun 2014 dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. 2.2.2

Tujuan perencanaan Adapun tujuan perencanaan secara umum diantaranya sebagai berikut (9).

1.

Membantu

para

pelaksana

dalam

melaksanakan

program

dengan

perencanaan yang baik maka setiap pelaksana akan memahami rencana tersebut dan akan merangsang para pelaksana untuk dapat melakukan beban tugas masing−masing dengan sebaik−baiknya. 2.

Membantu para pelaksana untuk membuat perencanaan pada masa depan, jadi hasil yang diperoleh dari suatu pekerjaan perencanaan pada saat ini dapat dimanfaatkan sebagai pedoman untuk menyusun rencana kerja pada masa depan dan demikian seterusnya.

3.

Sebagai upaya pengaturan baik dalam bidang waktu, tenaga pelaksana, sarana, biaya, tujuan, lokasi serta macam organisasi pelaksananya.

9

4.

Guna memperoleh dukungan baik berupa dukungan legislatif (melalui peraturan ataupun perundang−undangan), dapat berupa dukungan moril (persetujuan masyarakat ataupun dukungan materiil dan finansial (biasanya dari para sponsor). Dengan demikian dapat disimpulkan adapun tujuan perencanaan sediaan

farmasi adalah sebagai berikut. 1.

Mengetahui jenis dan jumlah sediaan farmasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

2.

Menghindari terjadinya kekosongan sediaan farmasi, terutama obat.

3.

Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

4.

Meningkatkan efisiensi penggunaan sediaan farmasi, terutama obat. Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan sediaan

farmasi yaitu DOEN, formularium

rumah sakit, standar terapi rumah sakit,

ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, serta rencana pengembangan. 2.2.3

Tahapan−tahapan perencanaan sediaan farmasi Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2002) berbagai

kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan sediaan farmasi adalah sebagai berikut (10). 1.

Tahap pemilihan Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian adalah untuk menentukan apakah

sediaan farmasi tersebut benar−benar diperlukan dan sesuai dengan jumlah

10

penduduk serta pola penyakit. Pengadaan obat yang baik diperoleh dengan diawali dasar−dasar seleksi kebutuhan obat diantaranya sebagai berikut. 

Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit.



Obat memiliki keamanan, kemanjuran yang didukung dengan bukti ilmiah.



Obat memiliki manfaat yang maksimal dengan risiko yang minimal.



Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas maupun bioavaibilitasnya.



Biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dengan biaya yang baik.



Apabila pilihan lebih dari satu, maka dipilih yang paling baik, banyak diketahui dan farmakokinetiknya yang paling menguntungkan.



Mudah diperoleh dengan harga terjangkau.



Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal. Pada tahap seleksi sediaan farmasi harus pula dipertimbangkan dampak

administratif, biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan, kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan untuk didistribusikan, dosis yang sesuai dengan kebutuhan terapi, sediaan farmasi yang dipilih sesuai dengan standar terjamin. Guna menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga efek samping dari sediaan farmasi yang dipilih. 2.

Tahap kompilasi pemakaian Kompilasi pemakaian berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan tiap

jenis sediaan farmasi selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian sebagai berikut. 

Jumlah pemakaian sediaan farmasi. 11



Persentase pemakaian sediaan farmasi terhadap total pemakaian setahun.



Pemakaian rata−rata tiap jenis sediaan farmasi untuk tingkat kabupaten/kota. Manfaat dari informasi−informasi yang didapat yaitu sebagai sumber data

dalam menghitung kebutuhan sediaan farmasi untuk pemakaian satu tahun mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung stok atau persediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana distribusi. 3.

Tahap perhitungan kebutuhan Menentukan kebutuhan merupakan tantangan berat yang harus dihadapi oleh

Apoteker. Masalah kekosongan atau kelebihan sediaan farmasi, terutama obat dapat terjadi apabila informasi semata−mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis terkait kebutuhan pelayanan kesehatan. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan sediaan farmasi secara terpadu serta melalui tahapan seperti di atas, maka diharapkan sediaan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu. Menurut Wheelright yang dikutip dari Silalahi (1989) ada tiga cara yang mendasar dalam hal penetapan jumlah persediaan sediaan farmasi, terutama obat yang harus diperhatikan pada saat perencanaan manajemen persediaan yaitu sebagai berikut. 

Populasi yaitu berdasarkan banyaknya jumlah pasien yang datang dengan keluhan penyakit tertentu, maka dapat dilihat jenis obat atau kebutuhan sediaan farmasi apa yang banyak digunakan untuk mengatasi keluhan tersebut dan berapa banyak jumlah yang dibutuhkan.



Pelayanan yaitu jenis pelayanan apa yang banyak dilakukan dalam kegiatan perawatan dan pengobatan, serta tentukan jenis dan jumlah sediaan farmasi 12

yang digunakan (berdasarkan jenis pelayanan dan jenis penyakit yang dominan). 

Konsumsi yaitu jumlah sediaan farmasi yang pemakaiannya berdasarkan data pemakaian yang digunakan pasien secara rutin, biasanya dilakukan pada penggunaan obat dan cara ini pemakaiannya stabil (pengumpulan data berdasarkan pemakaian sebelumnya). Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan

berbagai metode yaitu sebagai berikut. 

Metode konsumsi Didasarkan atas analisis konsumsi tahun sebelumnya untuk menghitung

jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan hal−hal seperti pengumpulan dan pengolahan data, analisis data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan, penyesuaian jumlah kebutuhan dengan alokasi dana. Jenis−jenis data yang perlu dipersiapkan dalam metode konsumsi yaitu alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, sediaan hilang atau rusak, kadaluarsa, kekosongan, pemakaian rata−rata atau pergerakan sediaan farmasi per tahun, lead time, stok pengaman dan perkembangan pola kunjungan (11). Adapun langkah−langkah perhitungan dengan metode konsumsi adalah dengan menghitung pemakaian rata−rata sediaan farmasi X per bulan pada tahun sebelumnya (a), kemudian hitung pemakaian pada tahun sebelumnya (b), hitung stok pengaman yang pada umumnya berkisar 10−20 % dari pemakaian dalam satu bulan (c), serta menghitung kebutuhan pada waktu tunggu (lead time) yang

13

umumnya berkisar antara 3−6 bulan (d). Kebutuhan sediaan farmasi tahun sebelumnya adalah (e) = b + c + d. Rencana pengadaan tahun selanjutnya adalah hasil perhitungan dari kebutuhan tahun sebelumnya (e) – sisa stok (10). 

Metode morbiditas Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan berdasarkan pola

penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan lead time. Langkah−langkah dalam metode ini adalah dengan menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan

jumlah

kunjungan

kasus

berdasarkan

frekuensi

penyakit,

menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang digunakan, menghitung perkiraan kebutuhan dan penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia. Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan menggunakan metode morbiditas yaitu perkiraan jumlah populasi, menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur dan penyakit, frekuensi kejadian masing−masing penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada, menghitung perkiraan jumlah dan masing−masing jenis sediaan farmasi untuk setiap diagnosa yang dibandingkan dengan standar pengobatan, menggunakan pedoman pengobatan yang ada untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat. Menurut pedoman pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut. Menghitung masing−masing jumlah yang diperlukan tiap penyakit berdasarkan pada pedoman pengobatan, pengelompokkan dan penjumlahan masing−masing sediaan farmasi, menghitung jumlah kebutuhan yang akan datang dengan mempertimbangkan factor peningkatan kunjungan, lead time, dan stok pengaman (buffer stock),

14

menghitung jumlah yang harus diadakan pada tahun anggaran yang akan datang dengan rumus : kebutuhan obat yang akan datang – sisa stok. Buku defekta harus dipersiapkan pada tahap ini untuk mencatat sediaan farmasi apa saja yang habis stoknya. Dari buku defekta inilah, seorang apoteker mengambil keputusan untuk pemesanan barang. Metode perencanaan yang paling sering digunakan adalah metode epidemiologi, konsumsi, kombinasi dan just in time. 4.

Tahap proyeksi kebutuhan Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut (11).



Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara

waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata−rata tiap bulan ditambah stok penyangga (buffer stock). 

Menghitung rancangan pengadaan periode tahun yang akan datang. Perencanaan pengadaan tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai

berikut : a = b + c + d – e – f Keterangan : a : Rancangan pengadaan tahun yang akan datang b : Kebutuhan untuk sisa periode berjalan ( Januari–Desember) c : Kebutuhan untuk tahun yang akan datang d : Rancangan stok akhir e : Stok awal periode berjalan per stok per 31 Desember di gudang f : Rencana penerimaan pada periode berjalan (Januari–Desember) 

Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan. 15

Rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dihitung dengan melakukan analisis ABC−VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian, serta menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan data 10 penyakit terbesar. 

Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran. Dilakukan

melalui

kegiatan

penetapan

kebutuhan

anggaran

untuk

masing−masing sediaan farmasi bersumber per anggaran, menghitung persentase belanja untuk masing−masing sediaan farmasi terhadap masing−masing sumber anggaran, serta menghitung persentase anggaran masing−masing sediaan farmasi terhadap total anggaran dari semua sumber (10). 5.

Tahap penyesuaian rencana pengadaan Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaaan sediaan farmasi

dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing−masing jenis sediaan farmasi dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan sediaan farmasi tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi adalah sebagai berikut (11). 

Analisis ABC Berdasarkan berbagai observasi dalam inventori manajemen yang paling

banyak menemukan tingkat konsumsi per tahun dengan hanya diwakili oleh sejumlah item yang relatif kecil. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai bahwa sebagian besar dana (70%) digunakan untuk pengadaan, dimana 10% dari jenis atau item yang paling banyak digunakan, sedangkan sisanya sekitar 90% item (sebagian besar item) menggunakan dana 16

sebesar 30%. Analisis ABC biasa digunakan untuk pengadaan obat dengan mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya. Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat keseluruhan. Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat keseluruhan. Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan. Analisis ABC dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu analisis ABC pemakaian yang dilakukan dengan mengumpulkan daftar jenis obat dalam satu periode, membuat daftar pemakaian dari masing−masing jenis obat, jumlah pemakaian masing−masing jenis obat diurutkan berdasarkan jumlah pemakaian terbanyak ke jumlah pemakaian yang terkecil, menghitung persentase untuk masing−masing dan persentase kumulatifnya, serta mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok berdasarkan persentase 70−20−10 (sampai dengan 70% masuk kelompok A, 71–90% masuk kelompok B, lebih dari 90% masuk kelompok C). Analisis ABC investasi yang dilakukan dengan mengumpulkan seluruh daftar jenis obat selama satu periode, mencatat harga pembelian masing−masing jenis untuk periode tersebut, menghitung biaya pemakaian setiap jenis dengan cara mengkalikan antara jumlah pemakaian dengan harga satuan, menyusun nilai investasi dari yang terbesar hingga yang terkecil, menghitung persentase dan kumulatifnya, mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok dengan persentase 70−20−10 (10).

17



Analisis VEN Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang

terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan dalam 3 kelompok, yaitu kelompok V (kelompok obat−obatan yang harus tersedia atau vital karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian, contohnya life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat untuk mengatasi penyakit−penyakit penyebab kematian terbesar), kelompok E (kelompok obat−obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai di seluruh unit Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit) dan kelompok N (obat−obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan). Penggolongan obat dengan analisis VEN dapat digunakan untuk penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia, obat−obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokkan obat menurut VEN. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Terlebih dahulu diperlukan kriteria penentuan VEN dalam penyusunan daftar VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing−masing wilayah. Kriteria yang

18

disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya (10). 

Analisis ABC−VEN Selain menggunakan analisis ABC dan VEN dalam penyesuaian jumlah

sediaan farmasi berupa obat dengan dana yang tersedia untuk mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC−VEN yang merupakan penggabungan analisis ABC dan VEN kedalam suatu matriks, sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti berikut. Matriks Analisis ABC−VEN

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Matriks diatas dapat dijadikan dasar untuk menetapkan prioritas, dalam rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian khusus, sebaliknya barang yang non esensial tetapi menyerap anggaran banyak (NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar belanja. Hasil analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan harga satuan obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok dan monitoring umur pakai obat (12).

19

2.3

Pengadaan Menurut keputusan Menteri Kesehatan, pengadaan sediaan farmasi harus

melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang−undangan untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian. Pengadaan sediaan farmasi merupakan suatu proses yang dimaksud untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Proses manajemen sediaan farmasi dapat terbentuk dengan baik apabila didukung dengan kemampuan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Tujuan utama pengadaan adalah tersedianya sediaan farmas yang berkualitas baik, tersebar secara merata, jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan (4). Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan agar tersedianya sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Kriteria yang harus dipenuhi dalam pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut (1). 

Hanya membeli sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang telah memiliki izin edar atau nomor registrasi.



Mutu sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dapat dipertanggung jawabkan.



Pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dari jalur resmi, yaitu pedagang besar farmasi, industri farmasi, apotek dan lain−lain



Dilengkapi dengan persyaratan administrasi seperti faktur dan lain−lain. Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, produksi atau pembuatan

sediaan farmasi dan sumbangan (drooping) atau hibah. Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau

20

lebih pemasok, apoteker harus memilih berdasarkan kriteria, seperti mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan

pemasok,

dapat

dipercaya,

kebijakan

tentang

barang

yang

dikembalikan dan pengemasan. Sistem pengadaan merupakan faktor penting dari ketersediaan atau biaya yang dikeluarkan. Keefektifan proses pengadaan dapat menjamin ketersediaan sediaan farmasi yang baik, jumlah yang cukup, harga yang sesuai dan dengan standar kualitas yang diakui. Pengadaan yang efektif dan efisien diharapkan dapat menjamin tersedianya rencana kebutuhan sesuai dengan jenis dan jumlah sediaan farmasi, tersedianya anggaran pengadaan yang dibutuhkan sesuai dengan waktunya, terlaksananya pengadaan yang efektif dan efisien, terjaminnya penyimpanan sediaan farmasi dengan mutu yang baik, terjaminnya pendistribusian sediaan farmasi yang efektif dengan waktu tunggu (lead time) yang pendek, terpenuhinya kebutuhan sediaan farmasi yang mendukung pelayanan kesehatan, tersedianyan sumber daya manusia dengan jumlah dan kualifikai yang tepat, penggunaan obat menjadi rasional sesuai dengan pedoman yang telah disepakati, serta tersedianya informasi pengelolaan dan penggunaan obat yang benar

(13)

. Prosedur pembelian barang

dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut. 2.3.1 Persiapan Melakukan pengumpulan data sediaan farmasi yang akan dipesan sebagai hasil dari pencatatan dan perhitungan dalam perencanaan.

21

2.3.1 Pemesanan Pemesanan dilakukan ke supplier yang telah menjadi rekanan baik melalui tender ataupun tidak. Pada fasilitas pelayanan kesehatan besar, seperti rumah sakit, supplier umumnya dipilih dengan menggunakan sistem tender karena pemesanan sediaan farmasi dalam jumlah yang sangat besar. Proses pemilihan tender dapat dilakukan secara terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan dan tender secara terbatas, sering disebut lelang tertutup karena hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Pemesanan juga dapat dilakukan setelah terjadi proses tawar−menawar antara apoteker dengan pihak supplier yang dapat dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu. Pembelian atau pemesanan langsung juga dapat dilakukan untuk pemesanan dalam jumlah kecil atau perlu segera tersedia yang tentunya disesuaikan dengan harga tertentu dan umumnya relatif agak lebih mahal. Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk setiap supplier. Surat pemesanan ada empat macam yaitu surat pesanan narkotika, surat pesanan prekursor, surat pesanan psikotropika dan surat pesanan untuk obat selain narkotika, prekursor dan psikotropika. SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk supplier dan arsip) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan nomor SIPA serta cap apotek atau rumah sakit yang melakukan pemesanan.

22

Surat pesanan golongan obat bebas, bebas terbatas dan keras dibuat dua rangkap satu untuk pemesan dan satu untuk PBF. Dalam satu lembar SP dapat diisi dengan beberapa jenis (item) obat. Pemesanan dapat dilakukan secara langsung melalui sales PBF ataupun secara tidak langsung, misalnya melalui telepon.

Gambar 2.8 Contoh surat pesanan golongan obat bebas, bebas terbatas dan keras 23

SP untuk prekursor dan psikotropika, format telah ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 2, satu lembar (asli) untuk PBF dan lembar lainnya (tembusan) untuk arsip pemesan. Dalam satu SP dapat memuat lebih dari satu item obat, pemesanan bisa dilakukan selain ke PT. Kimia Farma. Pemesanan narkotika, prekursor dan psikotropika hanya dapat dilakukan secara langsung ke sales PBF tidak dapat melalui telepon.

Gambar 2.9 Contoh surat pesanan obat dan bahan baku prekursor 24

Gambar 2.10 Contoh surat pesanan psikotropika Surat Pemesanan (SP) pembelian narkotika dibuat 4 rangkap, 1 lembar merupakan arsip untuk administrasi pemesan dan 3 lembar dikirim ke PBF Kimia Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma menyalurkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kota atau Kabupaten, BPOM dan penanggung jawab narkotika di

25

Depot Kimia Farma Pusat. Satu lembar surat pesanan untuk memesan satu jenis narkotika.

Gambar 2.11 Contoh surat pesanan narkotika 2.3.2

Penerimaan Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima sediaan farmasi yang telah

diadakan sesuai aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan sediaan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus ada tenaga farmasi. 1.

Penerimaan obat bebas, obat bebas terbatas dan obat keras



Obat yang datang dari PBF diterima bersama dengan fakturnya.



Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang datang. 26



Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat yang datang.



Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek atau rumah sakit.

2.

Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika



Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika dari pedagang besar farmasi

harus diterima oleh apoteker pengelola apotek

atau dilakukan

dengan sepengetahuan APA atau apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). 

Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan fakturnya.



Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang datang.



Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat yang datang.



Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek atau rumah sakit. Petugas gudang yang menerima sediaan farmasi harus mencocokkan barang

dengan faktur dan surat pesanan lembaran kedua dari gudang

(14)

. Tujuan

penerimaan adalah untuk menjamin sediaan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Sediaan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah sebagai berikut (15). 1.

Mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya.

2.

Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai sertificate of origin.

3.

Sertifikat analisa produk.

27

2.3.3 Pencatatan Daftar pesanan sediaan farmasi yang tertera pada faktur disalin dalam buku penerimaan barang, ditulis nomor urut dan tanggal, nama supplier, nama sediaan farmasi, nomor batch, tanggal kadaluarsa (ED), jumlah, harga satuan, potongan harga dan jumlah harga. Pencatatan dilakukan setiap hari saat penerimaan barang, sehingga diketahui berapa jumlah barang disetiap pembelian. Dari catatan ini yang harus diwaspadai adalah jangan sampai jumlah pembelian tiap bulannya melebihi anggaran yang telah ditetapkan, kecuali bila ada kemungkinan kenaikan harga (spekulasi dalam memborong sediaan farmasi, terutama obat yang fast moving). Faktur kemudian diserahkan ke bagian administrasi untuk kemudian diperiksa kembali, lalu disimpan dalam map untuk menunggu waktu jatuh tempo (14). 2.3.4 Pembayaran Pembayaran dilakukan bila sudah jatuh tempo dimana tiap faktur akan dikumpulkan per debitur, masing−masing akan dibuatkan bukti kas keluar serta cek atau giro, kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk ditandatangani sebelum dibayarkan ke supplier

(14)

. Pengadaan sediaan farmasi selain dengan

pembelian juga dapat dilakukan melalui konsinyasi yang mana dalam hal ini pembayaran dilakukan setelah barang konsinyasi terjual dalam tempo yang telah disepakati bersama antara supplier dan unit pelayanan kesehatan tempat menitipkan barang.

28

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan Pengadaan sediaan farmasi perlu memperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. Pengadaan tidak dapat dipisahkan dari proses perencanaan yang terdiri dari tahap pemilihan, kompilasi pemakaian, perhitungan kebutuhan, proyeksi kebutuhan dan tahap penyesuaian rencana pengadaan yang dapat dilakukan dengan analisis ABC, VEN atau ABC−VEN. Pengadaan dilakukan melalui lima tahap yaitu persiapan, pemesanan yang menurut peraturan Menteri Kesehatan harus dilakukan di Pedagang Besar Farmasi (PBF) dengan jalur resmi sesuai undang–undang yang berlaku, penerimaan, pencatatan dan pembayaran. Pengadaan yang efektif, efisien dan sesuai peraturan yang berlaku ditujukan untuk menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan pelayanan kesehatan yang berkualitas. Alur pemesanan sediaan farmasi, terutama obat berbeda−beda. Apoteker sangat berperan dalam pemesanan sediaan farmasi, hal itu bisa dilihat dari setiap pemesanan dan penerimaan yang memerlukan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

3.2 Saran Pengetahuan dan skill apoteker terkait proses perencanaan dan pengadaan harus terus diperbaharui dan ditingkatkan mengingat pentingnya proses tersebut dalam menjamin kualitas pelayanan kesehatan.

29

DAFTAR PUSTAKA

30