Magang.docx

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam membentuk ketrampilan dan kecakapan seseorang untuk memasuki dunia kerja. Pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian teori dan praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa perlu melakukan

kegiatan

pelatihan

kerja

secara

langsung

di

instansi/lembaga yang relevan dengan program pendidikan yang diikuti, sehingga setelah lepas dari ikatan akademik di perguruan tinggi yang bersangkutan, mahasiswa bisa memanfaatkan ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh selama masa pendidikan dan masa pelatihan kerja untuk melanjutkan kiprahnya di dunia kerja yang sebenarnya. Sebab, untuk dapat terjun langsung di masyarakat tidak hanya dibutuhkan pendidikan formal yang tinggi dengan perolehan nilai yang memuaskan, namun diperlukan juga ketrampilan (skill) dan pengalaman pendukung untuk lebih mengenali bidang pekerjaan sesuai dengan keahlian yang dimiliki. Oleh karena itu, mahasiswa perlu melakukan penelitian yang rinci serta terjun langsung untuk memahami setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja. Salah satu program yang dapat ditempuh adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Magang dalam suatu perusahaan. KKN/Magang adalah kegiatan akademik (intrakulikuler) yang dilakukan oleh mahasiswa dengan melakukan praktek kerja secara

langsung pada

lembaga/instansi

yang relevan

dengan

pendidikan yang diambil mahasiswa dalam perkuliahan. Bentuk

1

kegiatan yang dilakukan adalah meneliti serta ikut berpartisipasi langsung dengan mengikuti semua aktifitas di lokasi KKN/Magang. Kegiatan ini sesuai dengan kurikulum program Strata 1, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Negeri Medan, bahwa

pada

semester

empat,

setiap

mahasiswa

diwajibkan

melaksanakan kegiatan KKN/Magang yang mempunyai bobot 1 sks. KKN/Magang digunakan sebagai bahan penulisan laporan tentang “PROSEDUR PENGEMBALIAN BARANG RUSAK PADA PT. SAI CABANG MEDAN”, yang mana PT. SAI sebagai obyek magang yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah magang pada semester IV. Sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam perusahaan karena unsur ini merupakan bagian yang menggerakkan sistem dalam perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Seiring dengan perkembangan waktu, kebutuhan sumber daya manusia yang berkualitas semakin meningkat sesuai dengan perkembangan sistem dan divisi-divisi yang terdapat dalam perusahaan.

B.

Tujuan Magang 1. Tujuan Umum a. Mengembangkan wawasan dan pengalaman mahasiswa dalam melakukan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki. b. Agar mahasiswa mengetahui prosedur pengembalian barang rusak pada PT. SAI cabang Medan. c. Agar mahasiswa memperoleh keterampilan dan pengalaman kerja praktis sehingga secara langsung dapat menemukan dan memberikan penyelesaian masalah yang ada dalam prosedur pengembalian barang rusak PT. SAI cabang Medan.

2

d. Meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai praktek dalam dunia kerja sehingga dapat memberikan bekal kepada mahasiswa untuk terjun langsung ke lapangan. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui prosedur pemberian fasilitas kesehatan PT. SAI cabang Medan. b. Untuk

memberikan

laporan

tertulis

tentang

prosedur

pengembalian barang rusak (retur) pada PT. SAI cabang Medan, sekaligus untuk memberikan bahan masukan pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Negeri Medan.

C.

Manfaat Magang 1. Bagi Mahasiswa a.

Dapat mengetahui lebih jauh realita ilmu yang telah diterima di

perkuliahan dengan kenyataan yang ada di lapangan. b.

Memperdalam dan meningkatkan ketrampilan dan kreativitas diri

dalam lingkungan yang sesuai dengan disiplin ilmu yang dimilikinya. c.

Dapat menyiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk

menyesuaikan diri dalam lingkungan kerjanya di masa mendatang. d.

Menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman selaku

generasi yang dididik untuk siap terjun langsung di masyarakat khususnya di lingkungan kerjanya. 2. Bagi Fakultas a.

Sebagai bahan evaluasi kurikulum yang telah diterapkan, serta

menemukan penyesuaiannya dengan kebutuhan tenga kerja yang kompeten dalam bidangnya. b.

Untuk memperkenalkan instansi pendidikan Jurusan Matematika,

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Negeri Medan kepada Badan Usaha yang membutuhkan lulusan Fakultas MIPA.

3

3. Bagi Instansi atau Perusahaan yang Bersangkutan a.

Membantu menyelesaikan pekerjaan sehari-hari di perusahaan

tempat KKN/Magang. b.

Sebagai sarana kerjasama antara perusahaan dengan Fakultas

Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam di masa yang akan datang.

4

BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI A.

Sejarah Singkat dan Perkembangan PT.SAI PT. SAI Indonesia sebagai realisasi dari keinginan besar DR. Martha Tilaar sebagai pendiri perusahaan. Ibu Martha Tilaar memulai usahanya dengan membuka salon kecantikan kecil di rumah orangtuanya di Jakarta pada tahun 1972. Usaha membuat dan memasarkan jamu-jamuan komersial sudah dimulai melalui salon kecil ini. Tahun 1976, usaha salon Ibu Martha Tilaar mulai berkembang ditandai dengan dibukanya salon kecantikan yang kedua. Beberapa tahun kemudian usaha salon kecantikan tersebut telah berkembang pesat. Pada tahun 1977, Ibu Martha Tilaar mulai memproduksi jamujamuan komersial berskala home industri yang diberi merek dagang Sari Ayu Martha Tilaar. Tahun 1981, home industry ini telah memproduksi 46 item produk. Home industri ini menghadapi permintaan produk yang melebihi kapasitas, sehingga sebuah industri modern yang menghasilkan produk dalam skala besar mulai diperlukan. Maka pada tahun 1981 itu juga, usaha home industri Ibu Martha Tilaar ini dikukuhkan dengan berdirinya PT. Martina Berto yang menempati pabrik 1 unit seluas 4200 M2 di kawasan industri Pulogadung Jakarta yang diresmikan oleh Nelly Adam Malik istri Wakil Presiden RI pada waktu itu. Pada tahun 2007 PT. Sari Ayu Indonesia merubah namanya

5

menjadi PT. SAI (Spirit, Attitude and Integrity) Indonesia karena ingin memperluas jaringan distribusinya. Pada tanggal 26 Desember 1994, PT. SAI Indonesia resmi membuka cabang di Medan. Alamat lengkap kantor pertama PT. SAI Indonesia cabang Medan, Jl. Medan- Tj. Morawa KM 12 No.28 DSN 1 RT 00 RW 00 Kel. Bangun Sari- Tanjung Morawa – Medan. (http://sai-indonesia.co.id/company.php?page=profile) B.

Filosofi Dasar Perusahaan Filosofi dasar yang dimiliki PT. SAI Indonesia cabang Pekanbaru adalah: a. We serve best to be the best (Memberikan pelayanan terbaik untuk menjadi yang terbaik) b. One goal different roll (Menyatukan beraneka ragam potensi yang ada untuk satu tujuan yang akan dicapai) (http://sai-indonesia.co.id/company.php?page=profile)

C.

Visi dan Misi Perusahaan Adapun visi PT. SAI Indonesia cabang Medan adalah menjadi perusahaan

distribusi

dan

6ogistic

terbaik

dengan

cakupan

nasional.Sedangkan misi PT. SAI Indonesia cabang Medan adalah

6

mendistribusikan beragam produk ke masyarakat di seluruh wilayah Indonesia sesuai dengan kebutuhan. (http://sai-indonesia.co.id/company.php?page=profile) D.

Struktur Organisasi Perusahaan Struktur perusahaan dari Martha Tilaar Group meliputi kelompok besar yakni Unit Usaha Pemasaran, Unit Usaha Distribusi dan Perdagangan, dan Unit Usaha Layanan. Masing-masing unit menaungi beberapa perusahaan seperti terlihat pada gambar 2.1. Sedangkan PT. SAI Indonesia cabang Medan secara struktural dipimpin oleh Kepala Manajer Cabang yang membawahi 5 divisi utama yaitu: a.

Divisi Keuangan dan Akuntansi

b.

Divisi Pemrosesan data Elektronik

c.

Divisi Logistik dan Distribusi

d.

Divisi Penjualan

e.

Divisi Sumber Daya manusia dan Masalah Umum

7

E.

Deskripsi Jabatan (Job Description) Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing posisi jabatan manajerial PT. SAI Indonesia cabang Pekanbaru dapat diuraikan sebagai berikut: a.

Branch Manager 1) Mengawasi kinerja dan menerima laporan pertanggung jawaban dari seluruh divisi perusahaan. 2) Merumuskan dan mengkomunikasikan pengembangan usaha dan strategi bisnis jangka panjang perusahaan. 3) Memberikan masukan ide, saran dan nasehat bagi para supervisor dalam mencapai kinerja yang optimal. 4) Melakukan evaluasi kinerja masing-masing departemen dalam perusahaan. 5) Mempertanggung jawabkan hasil kerja setiap departemen kepada pusat.

b.

Finance & Accounting staff 1) Menginput dan mencatat pembelian barang dagang, serta transaksi penjualan. 2) Memastikan ketaatan dan kepatuhan perusahaan dengan hukum dan undang-undang yang berlaku. 3) Mempertanggung jawabkan kinerja departemen kepada Branch Manager.

8

c.

Electronic Data Processing Supervisor 1) Merumuskan

strategi,

kebijakan,

standard

and

prosedur

pemanfaatan teknologi informasi. 2) Mengelola, melayani dan menyediakan kebutuhan informasi korporasi untuk mendukung fungsi dan tugas masing-masing divisi dan perusahaan. 3) Mengembangkan dan memelihara teknologi informasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya perusahaan. 4) Mempertanggungjawabkan hasil kinerja divisi kepada Branch Manager. d.

Chief of Warehouse 1) Membuat perencanaan persediaan yang optimal untuk mencapai penjualan yang maksimal . 2) Memelihara,

mengelola,

dan

mengembangkan

fasilitas

penyimpanan persediaan barang dagang perusahaan. 3) Melakukan kerjasama, koordinasi, pengawasan dan membina hubungan baik dengan seluruh pemasok perusahaan. 4) Melakukan perencanaan, pengelolaan, pengendalian evaluasi terhadap persediaan, standar mutu perusahaan. 5) Mempertanggungjawabkan kinerja departemen kepada Branch Manager.

9

f.

Personalia General Affair Supervisor 1) Merumuskan

kebijakan-kebijakan

umum

personalia

sesuai

dengan undang-undang dan peraturan pemerintah. 2) Melakukan seleksi dan perekrutan sumber daya manusia. 3) Menyusun program evaluasi kinerja, reward and punishment untuk meningkatkan kinerja karyawan. 4) Mempertanggungjawabkan hasil kerja divisi kepada Branch Manager.

10

BAB III RENCANA KERJA A.

Tempat dan Rencana Waktu Kerja 1. Tempat Pelaksanaan

: PT. SAI INDONESIA Medan. Jl. Medan- Tj. Morawa KM 12 No.28 DSN 1 RT 00 RW 00 Kel. Bangun Sari- Tanjung Morawa – 20362.

2. Waktu Kegiatan B.

: 15 Maret – 29 Maret 2018

Uraian Rencana Kerja Rencana Kerja yang dilakukan pada kegiatan Magang ini bersifat fleksibel dan dibuat penulis melakukan penyesuaian-penyesuaian kerja di obyek Magang. Rencana kegiatan ini, juga merupakan pedoman bagi peserta Magang. Sedangkan untuk pelaksanannya di lapangan, sangat memungkinkan terjadinya perubahan-perubahan dan penyesuaian. Perubahan ini dapat disebabkan oleh penyesuaian karena saran dari pembimbing Magang yang telah ditunjuk oleh perusahaan atau lembaga tempat penulis melaksanakan Magang. Sehubungan derngan hal tersebut, antara penulis dengan pihak PT. SAI INDONESIA cabang Medan telah membuat kesepakatan bahwa kegiatan Magang akan berlangsung sekitar 3 minggu, sesuai dengan kontrak perkuliahan dari Universitas terkait penulis. Maka penulis

11

mempunyai rencana kegiatan Magang pada PT. SAI INDONESIA cabang Medan sebagai berikut : Rencana Kerja

Minggu ke-

No. 1.

I Pengenalan

dan

beradaptasi

II

III

√

dengan lingkungan kerja 2.

Mempelajari profil perusahaan

√

√

3.

Mengobservasi fenomena yang

√

√

√

terjadi di lapangan Rencana kegiatan di atas dapat diuraikan dengan spesifik sebagai berikut: 1. Merencanakan untuk melakukan pengenalan terhadap profil perusahaan PT. SAI INDONESIA cabang Medan dengan beradaptasi dengan lingkungan kerja perusahaan serta bersosialisasi terhadap karyawan. Periode ini akan dimanfaatkan untuk lebih mengenal dan memahami kondisi serta suasana kerja di perusahaan secara umum, yang meliputi jenis-jenis pekerjaan yang ada di perusahaan, mekanisme pekerjaan, serta para karyawan di tempat Magang. 2. Rencana yang lain adalah mencari informasi mengenai sejarah, struktur organisasi, visi an misi, serta perkembangan perusahaan secara menyeluruh.

12

3.

Merencanakan

untuk

melakukan

observasi

dengan

cara

mewawancarai karyawan mengenai system kerja perusahaan terkait dan mencari informasi juga data yang berhubungan dengan penulisan laporan Magang. Informasi didapatkan dari beberapa karyawan yang memiliki peranan penting dalam perusahaan terkait.

13

BAB IV PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN A.

Pelaksanaan Rencana Kegiatan Kegiatan yang ditekuni selama Magang bersifat fleksibel dengan perintah dari pembimbing tempat Magang. Selama pelaksanaan kegiatan Magang, penulis ditempatkan di bagian Branch Manager. Berikut ini adalah uraian kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis selama melakukan Magang di PT. SAI INDONESIA Medan. No. 1.

PELAKSANAAN Minggu ke-1

KEGIATAN 

Perkenalan

dengan

karyawan

bagian Branch Manager yang berhubungan barang

dengan

yang

distribusi

masuk

ke

perusahaan. 

Pemberian

arahan

mengenai

gambaran umum dan struktur organisasi sekaligus pengenalan terhadap lingkungan kerja. 

Bersosialisasi

terhadap

lingkungan kerja. 

Memahami peraturan dan tata

14

kerja di PT. SAI INDONESIA cabang Medan. 2.

Minggu ke-2

Melakukan

wawancara

juga

penelusuran

secara

kepustakaan

mengenai

sejarah

berdirinya

perusahaan pusat juga cabang Medan sendiri. 3.

Minggu ke-3



Mencari informasi yang berkaitan dengan Magang.



Mengumpulkan data-data untuk penulisan laporan Magang.



Melakukan

bimbingan

laporan

Magang.

B.

Kegiatan Lainnya Adapun kegiatan lainnya yang dilakukan selama Magang antara lain: 1. Beradaptasi dengan lingkungan kerja dan bersosialisasi dengan karyawan di Unit Branch Manager. 2. Mempelajari profil perusahaan secara mandiri dengan membaca company profile PT. SAI INDONESIA di website PT. SAI INDONESIA.

15

3. Mempelajari prosedur pemasukan barang dan pengembalian barang yang perlu di retur. 4. Mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk penulisan laporan Magang baik secara mandiri maupun melakukan wawancara dengan karyawan yang beradda pada unit Branch Manager. C.

Hasil Magang Sistem retur persediaan barang dagang merupakan salah satu unsure dari keseluruhan gambaran proses dan operasional pengolahan data yang didalamnya terdapat tahapan-tahapan yang tidak boleh diabaikan. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian, tentunya saling berhubungan diantara satuan komponen secara teratur. PT. SAI INDONESIA cabang Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha distributor, yaitu perusahaan yang menjual barang dengan system adanya persediaan dari perusahaan pusat. System persediaan pada PT. SAI INDONESIA cabang Medan, mencakup tahap proses pendataan transaksi pemesanan, pemasukan, menyerahkan kosmetik yang siap dipasarkan kepada konsumen melalui bagian penjualan. Ruang lingkup Retur Persediaan Barang Dagang mulai dari pengecekan daftar usulan retur, menyiapkan buku yang akan diretur, pembuatan Bon/Nota retur sampai penyerahan buku yang diretur kepada

16

pemasok/supplier

yang

dimana

pemasok

disini

ialah

PT.SAI

INDONESIA pusat. 1. Defenisi a. Daftar usulan retur adalah dokumen yang berisi judul-judul yang akan diretur dari toko. b. Bon/Nota retur adalah dokumen untuk mencatat buku yang akan diretur dan digunakan sebagai bukti retur kepada pemasok. c. Buku retur adalah buku yang digunakan untuk mencatat nilai retur buku dari toko 2. Informasi umum yang digunakan dalam retur buku a. Informasi yang diperlukan dari kegiatan retur buku adalah : 1) Nama pemasok 2) Judul buku 3) Nomor urut Bon/Nota retur 4) Total nilai retur b. Fungsi yang terlibat dalam retur buku adalah fungsi penerimaan, fungsi penjualan, fungsi computer dan fungsi administrasi. Masingmasing fungsi tidak boleh merangkap.

17

c. Bukti sah retur adalah bukti sah retur yang telah ditandatangani pemasok an petugas pembelian. d. Petugas keamanan berwenang memeriksa barang yang keluar dari gudang. e. Bon/Nota retur dicetak rangkap tiga, Bon/Nota retur-1 diserahkan kepada

petugas

administrasi

pembayaran,

Bon/Nota

retur-2

diserahkan ke pemasok dan Bon/Nota retur-3 diarsip oleh staff computer. f. Bon/Nota retur yang dibuat diperhitungkan pada tagihan pemasok. g. Produk yang akan diretur diserahkan kepada staff computer setelah daftar usulan retur disetujui oleh supervisor penjualan dan supervisor pembelian h. Usulan retur diterima dari salesman i. Untuk retur yang bersifat masal, menggunakan bon retur yang dilampiri daftar retur atau dokumen lainnya untuk menghindari penulisan secara manual dalam jumlah banyak. 3. Prosedur dan tanggung jawab a. Salesman 1) Menyerahkan daftar usulan retur kepada supervisor penjualan

18

2) Melakukan otorisasi usulan retur yang dilakukan oleh supervisor penjualan 3) Menyerahkan usulan retur kepada salesman b. Supervisor Penjualan 1) Menerima daftar usulan retur dari salesman dan melakukan negosiasi kepada pemasok 2) Melakukan otorisasi daftar usulan retur, bila usulan retur sudah disetujui oleh pemasok 3) Menyerahkan usulan retur salesman c. Salesman 1) Menerima daftar usulan retur yang telah diotorisasi 2) Menarik produk/barang yang akan diretur sesuai dengan daftar usulan retur 3) Menyerahkan produk yang akan diretur dan daftar usulan retur kepada staff computer d. Staff Komputer 1) Menerima prosuk yang akan diretur dan daftar usulan retur 2) Menginput data usulan retur 3) Mencetak Bon/Nota retur rangkap tiga 19

4) Menyerahkan Bon/Nota retur rangkap tiga kepada petugas pembelian dan produk yang akan diretur kepada petugas penerimaan e. Staff Pembelian 1) Menerima Bon/Nota retur rangkap riga dan diotorisasi 2) Menyerahkan Bon/Nota retur rangkap tiga kepada petugas penerimaan f. Petugas Penerimaan 1) Menerima produk yang akan diretur dan Bon/Nota retur rangkap dua 2) Membungkus produk dan mencatat dibuku retur 3) Menyerahkan produk dan Bon/Nota retur dua kepemasok, sebelumnya pemasok

diminta

menandatangani

Bon/Nota

retur,

kemudian

menyerahkan Bon/Nota retur satu kepada petugas Administrasi Pembayaran.

20

BAB V PENUTUP A.

Kesimpulan Berdasarkan observasi di lokasi perusahaan terkait, yaitu PT.SAI

INDONESIA

cabang

Medan,

kesimpulan, bahwa fungsi-fungsi

maka

penulis

menarik

yang dilibatkan dalam

retur

persediaan barang dagang dan penjualan barang pada PT. SAI INDONESIA cabang Medan adlah fungsi gudang, fungsi computer, fungsi penerimaan, fungsi pembelian, fungsi penjualan, dan fungsi administrasipembayaran/fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi didalam proses pereturan persediaan barang dagang (kosmetik) pada PT. SAI INDONESIA cabang Medan suddah cukup baik dalam pelaksanannya dan telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan pusat. B.

Saran 1. Peningkatan

kerja

sama

antara

fungsi-fungsi

terkait

dalam

penerimaan, pengeluaran, penjualan dan pereturan persediaan barang dagang (kosmetik). Terutama dalam hal ketelitian agar tidak terjadi pencurian ataupun perselisihan persediaan didalam pelaksanaannya. 2. Lebih ditingkatkan kerjasama antara sesama karyawan. Terutama dalam menjaga persediaan barang dagang khususnya kosmetik. Agar

21

tidak terjadi selisih antara fisik kosmetik dengan data yang ada di computer. Hal ini akan meminimalis kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan. 3. Peningkatan kerjasama yang baik antara bagian, supervisor penjualan dengan salesman, supervisor pembelian dengan pemasok barang, terkait dengan pereturan buku supaya tidak terjadi kendala dalam proses pereturan kosmetik. 4. Pembagian tugas pada setiap departemen harus dipisahkan untuk memperkecil manipulasi data perusahaan.

22

DAFTAR PUSTAKA http://sai-indonesia.co.id/company.php?page=profile

23