Licitacoes - Fluxo De Trabalho

Licitações – Macrofluxo de Trabalho Representação simplificada

Busca

S Filtro

Interessa?

Busca

Avaliação do Edital

Confirmação Colegiada

Participação Confirmada?

Check-list

Documentação

Atestados

Sala

Acompanhamento

Priorização

Registro na Rede

Atribuição de Responsável

Registro na Rede

Equipe

Orçamento

Seleção

Ver

S

Proposta

Ver

Participação

Ver

Ver

Proposta Comercial

Fechamento

Remessa

Licitações – Fluxo de Trabalho - Busca Avaliação do Edital Considerar: 1) Editais indicados 2) Serviços de busca (RHS, Disk&Licit, SELIC; Comprasnet; CELIC, etc.) 3) Sites de órgãos Filtro

Interessa?

Sites LIC

Considerar: 1) Objetos da área de informática 2) Objetos de prestação de serviços 3) Objetos de mão -de-obra 4) Outras coisas que poderíamos tentar fazer

Definir prioridade do Edital

Considerar: PRI 1 - "Tem que buscar" Fazer o Edital chegar em casa, o mais cedo possível. PRI 2 - "Buscar, sem custo" Fazer o Edital chegar, se encontrar pela Internet ou conseguir por email PRI 3 - "Buscar somente se tiver na Internet" No máximo, mandar um email para o órgão solicitando.

Busca do Edital

Considerar: 1) Buscar os editais preferencialmente usando a Internet: sites de Editais (Comprasnet, etc.) ou os sites dos órgãos 2) Não sendo possível, fazer solicitação por email ao órgão 3) Em terceiro lugar, por telefone, solicitando que o Edital seja encaminhado por email 4) Em quarto lugar, solicitar que seja encaminhado por SEDEX a cobrar 5) Em último lugar, contratar alguém para mandar buscar e enviar por SEDEX a cobrar.

S

Registro na Rede

Planilha de Edtais

Revisar #TRIAGEM

Rede LIC$

#ANALISE?

Último do Dia?

Divulgar Conclusão do DIA

Seleção

Definir Motivo Não Participação

Status = Conforme legenda na planilha Data Status = Dia de atualização Status 2 = Situação do acompanhamento Prazo S2 = Prazo existente para Status 2 Avaliado por: Sigla (XX) quem avaliou pelo objeto « “LIC” para avaliação colegiada «

Licitações – Fluxo de Trabalho - Seleção Avaliação do Edital Planilha Editais #TRIAGEM #ANALISE

Rede

Confirmação Colegiada

Defesa de Tese

Repassar em grupo os argumentos

Decisão Favorável?

Avaliar Objeto

S

Avaliar Habilitação

Avaliar Viabilidade

Avaliar Complexidade e Custos de Participação

Hablitação Jurídica Habilitação Técnica Habilitação Economico-Financeira

Viabilidade Técnica Viabilidade Financeira Viabilidade Logística

Publicar Decisão

Esforço requerido Custos Iniciais (viagem, visita técnica, contratações,etc.)

Recomendar Ação

Análise Preliminar

Atribuir Responsável

E outros documentos de apoio, como Orçamento, Memórias de cálculo, etc.

Considerar: 1) Participações 2) Não participações 3) Reavaliações (prancheta)

Planilha Editais

E-mail Ata/Resumo

Análise Colegiada (participar)

Análise Colegiada (não participar)

Proposta

Arq NÃO Temp

Avaliação em 3 fases: 1) Identificar restrições (porque não dá pra participar) 2) Identificar complexidades e características especiais (porque queremos participar) 3) Leitura final detalhada

Licitações – Fluxo de Trabalho – Proposta

Abrir Pasta do Edital

Pasta do Edital

Considerar: 1. Palavras-chave nas margens identificando pontos de consulta do Edital: DOC; DECL; VISITA; CONTATO; PROP; ATESTADO; EQUIPE; VT; VR

Marcar Edital Check-list

Plano de Trabalho

Documentação

Check-list + Datas e Responsáveis

Arquivo Documentos

Atestados Empresa

Arquivo Atestados

Dados da Equipe

Arquivos Currículos e Certificados

Orçamento

Modelos

Proposta de Preço

Fechamento

Remessa

Participação

Considerar: 1) Edital 2) Avaliação 3) Acompanhamento 4) Outros documentos existentes

Considerar: 1. Combinado em reunião (ao vivo) 2. Resumo impresso na Pasta do Edital

Considerar: 1. Certidões Padronizadas 2. Novas necessidades de certidões 3. Documentos Elaborados (declarações, etc.)

Considerar: 1. Atestados existentes 2. Controle de Estoque 3. Atualizações, Melhorias ou Complementos necessários

Considerar: 1. Arquivo Existente 2. Novas da Equipe 3. Recrutamento Internet 4. Recrutamento por Indicação 5. Recrutamento Convencional

Atestados

Currículos e Certificados

Considerar 1. Salários: pisos e mercado 2. Dissídos: vigência, jornadas e benefícios 3. Tributos 4. Encargos 5. Outros custos 6. Faixas de CC 7. Margens para Compromissos. Considerar: 1. Regras do edital 2. Salários a apresentar 3. Encargos a apresentar 4. Tributos a apresentar 5. Taxa Adm a apresentar

Conferência Cruzada

Considerar: 1) Viagem para participação 2) Representante em outro local 3) Envio para o órgão

Licitações – Atividades de Apoio - Atestados Obtenção

Arquivo / Registro

Considerar: » Necessidades específicas » Encerramentos de contratos » Renovações de contratos » Modificações de objeto/equipe

Digitalização

Modelos e versões anteriores

Urgente e NÃO exige CRA?

Minuta Contrato

S

Planilhas de execução Cópia Autêntica (emergência) Minuta (digital)

Registro na entidade profissional Solicitação

Atestados Originais Resumo Atestados

Busca ou recebimento

Digitalização (sobrepor)

Atestados na Rede

Cópia Autêntica (rotina)

Atestado

Considerar: Nome do arquivo: « “CLIENTE – Atestado aaaa-mm-dd (complemento)”

Considerar: Definir Mínimo e Ordem « Elaborar Folha de Controle « Posicionar Controle no Arquivo « de forma a aparecer quando for atingida a quantidade mínima

Atestados Cópias

Licitações – Atividades de Apoio - Equipe Currículos

Certificados

Certificados Originais Digitalização e Descritivo Resumo Certificados Urgente e NÃO exige Tradução? Considerar: P&B e/ou Escala de Cinza « 300 DPI « Incluir texto no descritivo «

S

Cópia Autêntica (emergência)

Tradução Juramentada

Digitalização da tradução

Certificados Cópias

Cópia Autêntica (rotina)

Licitações – Busca e Divulgação

A rotina é varrer: (i)

os editais indicados (que foram identificados e sugeridos por alguém),

(ii) os serviços de informação (e-mails que recebemos de sites em que estamos cadastrados), depois então (iii) os sites de busca (sites em que abrimos para vasculhar e ver se tem algum edital que nos interesse),



A comunicação/registro de progresso deve ser padronizada da seguinte maneira: Os editais indicados e os editais dos serviços de informação devem ser esgotados para um determinado dia (considerar a data de recebimento dos e-mails). Ou seja, quando todos os e-mails recebidos com indicações e dos serviços de busca (rhs, disklicit,e tc.) e de sites em que estamos cadastrados (comprasnet, procergs, etc.) forem abertos, avaliados e tratados, neste momento deve-se encaminhar uma mensagem com assunto "EDITAIS - Tratados emails de dd/mm/aaaa". As pesquisas de editais em sites de busca devem ser registrados na planilha "Sites - LIC.xls". » Buscar em conformidade com a aba “Plano de Busca”. » Lá devem ser registrados a data da última busca e o código de quem buscou. » O registro da busca deve ser feito, mesmo que não se tenha localizado nenhum edital de interesse. » Caso o site não esteja cadastrado, fazer o registro.

Busca em Resultados Objetivo: » Semanalmente, fazer a busca das palavras-chave indicadas em publicações de resultados, Fontes de Busca » DOU (Diário Oficial da União) Baixar arquivos do Diário Oficial Seção 3 no diretório Licitacoes\DOU Padrão de nome: DOU aaaa-mm-dd.pdf Fazer a busca posteriormente usando Acrobat Reader. Salvar as folhas que interessam no diretório indicado. » DOE-RS (Diário Oficial do Estado / RS) Fazer a busca no site e salvar as folhas que interessam no diretório indicado. Padrão de nome: DOE-RS aaaa-mm-dd – palavra-chave.pdf. *** salvar a folha cada vez que uma palavra-chave for identificada. » Net RESULTADO (RHS Licitações) Criar regra no programa OE para mover os emails em uma pasta específica. Fazer busca pelas palavras chave. Salvar trecho do email que contém informação procurada no diretório indicado Padrão de nome: Net RESULTADO aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt *** salvar todos os trechos em que uma palavra-chave for identificada. » Disk&Licit e ConLicitação e outros e-mails recebidos em [email protected] Idem acima Padrões de nome: » DiskLicit aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt » ConLicitacao aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt » Net LICITACAO aaa-mm-dd – palavra-chave.txt » Orgao TP NNN-AAAA aaaa-mm-dd – palavra-chave.txt Diretório Indicado: \Licitações$\PesquisaEmResultados\Busca em aaaa-mm-dd Palavras-chave: » CTZ » PRODITEC » FAURGS » LNXOpen » Execução [Gestão e Consultoria em informática Ltda.] » 3ia » PILE [Consultoria & Informática Ltda.] » Winfo [Informática Ltda.] » iBrowse [Consultoria & Informática Ltda.] » Z2 [Serviços Especializados Ltda.] » Kenta [Informática Ltda.] » Qualit[á] » Advanced [IT]