Fluxo De Caixa

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA Data: Local: Horário: Instrutor:

25/09/2008 Auditório da Associação ão Comercial de Sarandi Sarand 19:00 às 23:00 Marcelo Del Trejo

Maringá/PR

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Processo Administrativo Administrar é muito mais do que simplesmente tocar o dia--a-dia dia da empresa. É mais que apenas comprar e vender, pagar contas, receber, comandar equipes e tantas outras tarefas bem conhecidas dos empresários. Administrar é, entre outras coisas, um processo. O processo administrativo administr divide-se se planejamento, execução e controle.

basicamente

em

três

etapas:

O Planejamento é a etapa onde a empresa, através de uma análise de seus pontos fortes e de suas fraquezas, das oportunidades e das ameaças, define como pretende atingir seus objetivos e metas. A Execução é a etapa apa do processo administrativo no qual a empresa, de acordo com o que foi planejado, põe em prática as decisões tomadas. Este é o momento no qual se dá geração de valor. Por fim, temos a etapa de Controle, momento no qual verificamos se o planejamento está es sendo seguido, se as metas estão sendo atingidas, e fazemos os ajustes necessários no processo de execução ou mesmo no planejamento. A essência do controle reside em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos objetivos ou resultados esperados. esperados.

Planejamento

Execução Ajuste

Controle Ajuste

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

1

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Gestão do Caixa Sobra de caixa significa lucro? lucro Ou o lucro é a sobra na Demonstração de Resultado? Qualquer que seja a resposta, porém, uma coisa é certa: sem caixa a empresa não vive. Sem ele a empresa fica inadimplente e pode falir, mesmo esmo que sua Demonstração Demonstra de Resultado apresente lucro. lucro Assim, gerenciar o caixa é uma das principais tarefas do gestor do negócio. Ao fazê-la, la, o gestor deve ter em mente dois principais objetivos: • Controlar ontrolar “de onde veio” e para “onde foi” o dinheiro, classificando classificando-os de forma a possibilitar as tomadas de decisões; azer previsões de caixa, ou seja, tentar desenhar o futuro de um • Fazer determinado período. É tentar saber com antecedência de “onde virão” e para “onde irão” os recursos da empresa. Desse modo, a gestão do caixa passa a ser um importante instrumento de gestão para toda a empresa. A empresa que não faz a gestão do caixa, e que não realiza os controles adequadamente, mas apenas considera que “se tem dinheiro em caixa” está tudo indo bem, e não se importa em saber a origem dos do recursos e suas destinações, corre sérios riscos. A vida empresarial nos prega peças, e se não estivermos atentos cairemos em algumas “armadilhas”. Uma empresa em crescimento acelerado, por exemplo, na maioria das vezes apresenta senta problema de caixa, pois o próprio crescimento demanda investimentos, em especial nos estoques e no financiamento aos clientes, e muitas vezes também na ampliação das instalações. Situações como essa por vezes provocam profundo desânimo no empresário, pois na visão dele “Não ão entendo... quanto mais os negócios vão bem e a empresa cresce mais eu devo... Tenho enho saudades de quando éramos só uma lojinha.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

2

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Naquele tempo, eu não ganhava muito dinheiro, mas também não faltava e a vida era muito mais tranqüila”.

Por outro lado, uma empresa em desaceleração quase sempre tende a apresentar num primeiro momento SOBRA DE CAIXA! Como ela não repõe o estoque, pois não vendeu, o recurso que seria anteriormente destinado ao estoque fica disponível. Do mesmo modo, ao diminuírem-se di se as vendas, o volume total financiado aos clientes também diminui e, novamente, há a liberação de recursos, que muito provavelmente acabarão disponíveis no caixa da empresa e serão mal aplicados. aplicados Se lembrarmos que as vendas estão em desaceleração, desaceleração, não é difícil prever o desastre que se aproxima. E então, ouviremos dessa vez o comentário: comentário “Não entendo... estava tudo tão bem até dois meses atrás... atrás. Vinha pagando tudo certinho, inclusive mês passado até sobrou dinheiro e troquei de carro! E agora, de e repente, virou tudo...”

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

3

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Lucro X Fluxo de Caixa Qual a diferença entre Lucro e Saldo de Caixa? Lucro é a diferença entra o valor da venda menos o custo da venda. Saldo de Caixa é o que sobra após efetuarmos os recebimentos e pagamentos.

É possível possível ter lucro, mas não ter dinheiro em caixa? Suponha a seguinte situação: situação: a empresa compra uma mercadoria por 500,00 para pagamento em 30 dias, e após 15 dias vende-as vende as por 900,00, para recebimento em 30/60. É evidente que a empresa teve, com este produto, um lucro de 400,00. 4 Porém, ao 30º dia a empresa deverá efetuar o pagamento de 500,00 ao fornecedor da mercadoria, e nesse momento ela ainda não recebeu nada, pois somente receberá no 45º dia (15+30). Neste dia, o 30º, a empresa não apenas não terá caixa caixa para honrar seu compromisso, mas também estará em dificuldade financeira e terá que recorrer a empréstimos. Mesmo no 45º dia, quando entrará a 1ª parcela da venda, venda, se não tivesse recorrido a empréstimos a empresa continuaria inadimplente, pois o valor a receber é de apenas 450,00, e não cobriria os 500,00 que a empresa deve ao fornecedor. Somente após mais 30 dias, ao 75º dia, a empresa finalmente receberá a 2ª parcela da venda e efetivará seu lucro, voltando o caixa a ser positivo e podendo quitar a dívida. vida.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

4

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Assim, vemos que embora lucrativa, a empresa passou praticamente todo seu ciclo operacional endividada, endividada, ou mesmo inadimplente, e a resposta à pergunta que abre o tópico é: SIM!

Se tenho dinheiro em caixa, então tenho lucro? No exemplo anterior, suponhamos que a empresa tivesse comprado o produto 800,00, e os prazos de venda fossem 0/30/60. Neste caso, o lucro será pequeno, de apenas 100,00. Mas, ao 15º dia, a empresa recebe a 1ª parcela da venda, a parcela a vista, no valor e 300,00. Como ela só deverá pagar o fornecedor ao 30º dia, nesse intervalo de 15 dias,, do 15º ao 30º, ela terá 300,00 de saldo de caixa positivo. Note que mesmo que a empresa tivesse feito um péssimo negócio e comprado por 1.100,00 100,00 um produto que ela só conseguirá vender por 900,00, ainda assim, nas condições deste exemplo ela terá um saldo de caixa positivo de 300,00 por 15 dias, mesmo tendo feito um negócio com prejuízo de 200,00. Desse modo, fica evidente que a resposta à pergunta do tópico é: NÃO! E aqui, meus amigos,, é que mora o perigo.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

5

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Ciclo Operacional da Empresa Representa o espaço de tempo entre o momento da compra e o momento em que o empresário recebe do seu cliente.

Como podemos verificar pelo gráfico, existe um período em que o empresário necessita ita de recursos para financiar sua operação. operação Quanto menor for esse período melhor será a situação financeira da empresa. Para que isso aconteça, algumas decisões podem ser tomadas: • • • •

aumento do prazo de pagamento aos fornecedores; redução do prazo de recebimento recebi dos clientes; um sistema de cobranças eficiente; controle das compras em função das previsões de vendas, reduzindo o prazo médio de estoques.

As duas primeiras opções são geralmente mais difíceis de controlar por práticas de mercado o no ramo de atuação atuaç da empresa Oss prazos concedidos pelos fornecedores são semelhantes em todos os fornecedores e há uma grande resistência por parte deles em mudar essa prática.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

6

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Quanto ao prazo de recebimento, geralmente o empresário tende a acompanhar os prazos praticados pelos seus concorrentes. Mesmo sendo mais difíceis de controlar, o empresário deve fazer todo o empenho para negociar esses prazos, e ter especial atenção para com os atrasos. Assim, a alternativa que está sob maior controle do empresário é o controle de compras em função da previsão de vendas, que só poderá ser praticada se houver um bom planejamento. O ideal é que o empresário planeje suas compras em função dos prazos de entrega de seus fornecedores. Ou seja, manter estoques suficientes para atender as vendas previstas até à próxima entrega de mercadorias pelo fornecedor, considerando uma margem de segurança em função de imprevistos que possam vir a atrasar essas entregas.

O Prazo Médio de Estoques (PME) Vamos ver então como é calculado o Prazo Médio de Estoque, para que possamos nós mesmos calcular o nosso Ciclo Operacional. O primeiro passo, será o cálculo do Estoque Médio, supondo que no decorrer de um mês tenhamos tido a cada dia o saldo de estoque indicado na tabela:

Dia Estoque

1 2 3 4 5 6 20 18 15 15 14 12

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Méd 8 23 21 20 14 12 11 11 11 9 3 27 23 22 18 16 15 11 6 22 21 19 15 12 15,5

Estoque Médio = ∑ Saldos de Estoques Diários / Nº Dias Estoque Médio = Estoque Médio =

464

/

30

15,47 Unidades

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

7

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Em seguida, já sabendo qual é o nosso estoque médio, e supondo que tenhamos realizados vendas conforme indicado na tabela a seguir, podemos calcular o Giro do Estoque e finalmente o Prazo Médio de Estoque.

Dia Vendas

1 4

2 2

3 3

4 0

Giro do Estoque = Giro do Estoque = Giro do Estoque =

5 1

6 2

7 4

8 3

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Total 2 1 6 2 1 0 0 2 6 2 4 1 4 2 1 4 5 3 1 2 4 3 75

Vendas / Estoque Médio 75 / 4,85

Prazo Médio do Estoque =

15,5

Vezes

Nº Dias / Giro do Estoque

Prazo Médio do Estoque =

30

Prazo Médio do Estoque =

6,19

/

4,85

dias

Assim, chegamos à conclusão de que cada item permaneceu em estoque por 6,19 dias em média. Outra informação importante que obtivemos no decorrer da execução dos cálculos é o Giro do Estoque, que nesse nosso exemplo é de 4,85 vezes. Isso quer dizer que, no intervalo de um mês, eu vendi o meu estoque inteiro por 4,85 vezes. Não é difícil perceber que quanto maior o giro, mais vendas eu realizo com o mesmo estoque. Em outras palavras, ganho mais dinheiro investindo a mesma coisa.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

8

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Prazo Médio de Pagamentos (PMP) Para obtermos o prazo médio de pagamentos devemos antes ajustar os prazos aos valores, de modo que os prazos referentes aos valores maiores tenham proporcionalmente maior peso na nossa média. Suponhamos que a empresa tenha efetuado 5 compras no período, sendo elas: 1. 2. 3. 4. 5.

1.000,00 para pagamento em 30 dias; 500,00 a vista; 1.200,00 para 60 dias; 2.000,00 para 0/30/60/90 e dias; 3.000,00 para 30/60 dias.

O cálculo então ficará da seguinte maneira: Compra 1 2 3 4 4 4 4 5 5

Valor 1.000,00 500,00 1.200,00 500,00 500,00 500,00 500,00 1.500,00 1.500,00 7.700,00

Prazo 30 0 60 0 30 60 90 30 60

Prazo Médio de Pagamento = Prazo Médio de Pagamento = Prazo Médio de Pagamento =

Vlr*Prz 30.000,00 0,00 72.000,00 0,00 15.000,00 30.000,00 45.000,00 45.000,00 90.000,00 327.000,00

Valor Ajustado Total / Valor Total 327.000,00 / 7.700,00 42,47 dias

Neste exemplo, o prazo médio de pagamento é de 42,47 dias.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

9

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Prazo Médio de Recebimentos (PMR) O Prazo Médio de Recebimentos deve ser calculado exatamente como o P.M.P. Porém, como o volume de transações de vendas é muito grande, no dia-a-dia da empresa é praticamente impossível realizar este cálculo sem o auxílio de um software de gestão, pois mesmo com o uso de uma planilha eletrônica seria muito trabalhoso alimentar todos os dados e mantê-los atualizados diariamente. Neste caso, podemos adotar um atalho, que nos dará uma boa estimativa do P.M.R., no entanto depende muito do conhecimento que o empresário tem do seu negócio. Vamos dizer que a empresa venda mensalmente 20.000,00, e as vendas dividam-se da seguinte forma: 1. 2. 3. 4.

20% a vista; 30% 30 dias; 10% 60 dias; 40% 0/30/60/90 dias.

O que fazemos então é tratar cada grupo de vendas como se fosse uma única venda, e procedemos o cálculo da maneira já vista anteriormente. Venda 1 2 3 4 4 4 4

Valor 4.000,00 6.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00 20.000,00

Prazo 0 30 60 0 30 60 90

Prazo Médio de Recebimento = Prazo Médio de Recebimento = Prazo Médio de Recebimento =

Vlr*Prz 0,00 180.000,00 120.000,00 0,00 60.000,00 120.000,00 180.000,00 660.000,00

Valor Ajustado Total / Valor Total 660.000,00 / 20.000,00 33,00 dias

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

10

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Ciclo Operacional da Empresa

Pagamento

Recebimento

Venda

Compra

Vamos, agora, ver graficamente como fica o Ciclo Operacional da empresa.

Prazo Médio de Pagamento Prazo Médio de Estoque

Prazo Médio de Recebimento Período de Tempo Financiado por Terceiros

Neste exemplo, vemos que a empresa conseguiu vender e receber antes de efetuar o pagamento ao fornecedor, inclusive gerando caixa por cerca de 2 dias. É uma empresa privilegiada e está tendo seu Ciclo Operacional integralmente financiado por terceiros. Ou, num linguajar menos técnico, “está ganhando dinheiro sem ter que por a mão no bolso”.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

11

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Exercícios Vamos agora Calcular o Ciclo Operacional da nossa empresa.

PME (Prazo Médio dos Estoques) Dia

1

2

3

4

5 Total

Estoque

Estoque Médio = ∑ Saldos de Estoques Diários / Nº Dias Estoque Médio =

/

Estoque Médio =

Dia

1

2

3

4

5 Total

Vendas

Giro do Estoque =

Neste exercício, como estamos utilizando apenas 5 dias, multiplicaremos o valor total das vendas obtido por 6, e adotaremos este resultado para o mês.

Vendas / Estoque Médio

Giro do Estoque =

/

Giro do Estoque =

Vezes

Prazo Médio do Estoque =

Nº Dias / Giro do Estoque

Prazo Médio do Estoque = Prazo Médio do Estoque =

/ dias

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

12

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

PMP (Prazo Mé Médio de Pagamento) Pagamento)

Compra

Valor

Prazo

Vlr*Prz

Total

Prazo Médio de Pagamento =

Valor Ajustado Total / Valor Total

Prazo Médio de Pagamento =

/

Prazo Médio de Pagamento =

dias

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

13

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

PMR (Prazo Médio de Recebimento)

Venda

Valor

Prazo

Vlr*Prz

Total

Prazo Médio de Recebimento =

Valor Ajustado Total / Valor Total

Prazo Médio de Recebimento =

/

Prazo Médio de Recebimento =

dias

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

14

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Ciclo Operacional da Empresa

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

15

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Relatório de Fluxo de Caixa

Para que serve o Relatório Relatório de Fluxo de Caixa? •

Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado;

•

Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa;

•

Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado;

•

Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro;

•

Planejar melhores políticas de prazos os de pagamentos e recebimentos;

•

Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; compromissos

•

Conhecer previamente (planejamento estratégico) os grandes números do negócio e sua real importância importância no período considerado;

•

Avaliar se o recebimento recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período per considerado;

•

Avaliar o melhor momento; momento

•

para efetuar as reposições de estoque em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa;

•

Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa do negócio.

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 3262 - www.flowconsultoria.com

16

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

Relatório de Fluxo de Caixa 29/09/2008 a 26/10/2008

Saldo Inicial Entradas Vendas a Vista Recebimentos Empréstimos Outras Entradas Saídas Fornecedores Despesas Salários e Encargos Pro-Labore Investimentos Outras Saídas Saldo Final

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Total

5.000,00

34.000,00

13.000,00

1.300,00

5.000,00

35.000,00 10.000,00 25.000,00 0,00 0,00

27.000,00 20.000,00 5.000,00 2.000,00 0,00

15.000,00 10.000,00 5.000,00 0,00 0,00

20.000,00 10.000,00 10.000,00 0,00 0,00

97.000,00 50.000,00 45.000,00 2.000,00 0,00

6.000,00 5.000,00 1.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00

48.000,00 22.000,00 5.000,00 10.000,00 4.000,00 7.000,00 0,00

26.700,00 21.500,00 2.500,00 0,00 0,00 0,00 2.700,00

29.000,00 28.800,00 200,00 0,00 0,00 0,00 0,00

109.700,00 77.300,00 8.700,00 10.000,00 4.000,00 7.000,00 2.700,00

34.000,00

13.000,00

1.300,00

(7.700,00)

(7.700,00)

Informações importantes •

O valor do saldo inicial da primeira coluna deve corresponder aos recursos financeiros existentes, sejam em dinheiro, cheques, e também os saldos em conta corrente do banco;

•

As entradas de caixa “Recebimentos” correspondem aos valores que serão recebidos naquela data, referentes às vendas a prazo efetuadas em períodos anteriores. Devem ser informados os valores correspondentes a duplicatas a receber, notas assinadas, cheques pré-datados e vendas realizadas anteriormente por meio de cartão de crédito e débito, cujos valores estarão sendo disponibilizados naquela data;

•

As saídas de caixa “Fornecedores” referem-se aos pagamentos que serão efetuados pela empresa aos fornecedores de mercadorias;

•

“Despesas” refere-se aos pagamentos das despesas operacionais necessárias para manter a atividade empresarial, tais como contas de água, luz, telefone e aluguel do prédio; FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

17

GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA

•

Em “Salários” lançamos os salários e comissões dos vendedores, e também os adiantamentos;

•

Na conta “Pro-Labore”, incluiremos todas as retiradas dos sócios, bem como as despesas particulares pagar pela empresa. Se é a empresa que paga o colégio dos filhos do dono, e a mensalidade vence todo dia 10, nessa data deve haver no Relatório de Fluxo de Caixa uma saída referente a pro-labore, no valor a mensalidade. O mesmo vale para consórcios e financiamento de veículos particulares;

•

E, novamente, nunca é demais lembrar: SALDO FINAL E O LUCRO LÍQUIDO NÃO SÃO A MESMA COISA!

Exercício Faça, a mais fiel possível, o seu Relatório de Fluxo de Caixa:

Relatório de Fluxo de Caixa 29/09/2008 a 26/10/2008 Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Total

Saldo Inicial Entradas Vendas a Vista Recebimentos Empréstimos Outras Entradas Saídas Fornecedores Despesas Salários e Encargos Pro-Labore Investimentos Outras Saídas Saldo Final

FLOW Consultoria - Maringá - Paraná Fone (44) 3262-1344 - www.flowconsultoria.com

18