La Contabilidad Y La Empresa

LA CONTABILIDAD

Se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

Definición técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos

Origen

La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

Importancia contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamie nto de su patrimonio.

Objetivos Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios.

EL ARCHIVO TIPOS DE DOCUMENTOS Es la memoria de la empresa, es el resumen de experiencias de la empresa a través del tiempo

Reseña histórica

Etapas

Pre archivista

Archivaría

Es la etapa en la cual se inicia a recoger la documentación de la empresa, ya sea interna o externa

Cumplido el trámite en la oficina el documento se lleva al archivo, donde pasa hacer archivaría, y su utilización es potencial. Archivaría es todo material escrito, grafico, sonoro, audiovisual. Proveniente de una empresa o entidad oficial.

Histori a En esta etapa el documento pasa a un archivo general o histórico. Es el momento en que se define se el documento debe ser guardado de forma permanente; este paso es el más delicado, ya que la clasificación de documentos, para ser descartados debe realizarse con sumo cuidado

A finales del siglo XVIII se reconoció el valor de los archivos como fuente y prueba de información; los archivos van conformándose, por medio de series de documentos, surgidas involuntariamente, como productos de la actividad comercial de las empresas y los individuos, que de acuerdo con la ley presenta testimonio irrefutable de su actividad. En el siglo XX se le dio relevancia para ser un valor probatorio en el campo jurídico.

MENTEFACTO Correspondencia comercial

➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Cartas Memorandos Circulares Telegramas Informes administrativos

Documentos especiales

➢ ➢ ➢ ➢

Actas Informes Escrituras Certificados

Documentos legales

➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Decretos Leyes Resoluciones Hojas de vida Solicitud empleo

de

Documentos contables

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Cotizaciones Pedidos Remisiones Facturas Notas débito Notas crédito Títulos valores

LEGALES PAPEL COMERCIAL SOPORTES CONTABLES

C

➢ Comprobar una transacción ➢ Base para registrar operaciones mercantiles

➢ ➢ ➢ ➢

O

➢ ➢

N T

➢ ➢

A B

Libros de Contabilidad: Comprobante de diario Libro Diario Libro Mayor Libros Auxiliares Títulos valores: Cheque Letra de cambio Otros: Cotización Letra de Cambio

E M P R E

I

S

L

A

I

CLAS

PARTE

D A D

ENTRAD

NEUTR

➢ Facturas de venta ➢ Recibos de caja ➢ Notas de contabilidad(Debito

SALIDA ➢ Factura de compra ➢ Comprobante de Egresos ➢ Nota de contabilidad(crédito)

➢ Consignación bancaria

➢ Nombre o razón social de la empresa ➢ Nombre, número y fecha de elaboración del documento. ➢ Partes generales ➢ Partes particulares

CAMARA DE COMERCIO

EL ENTORNO DE LA EMPRESA. COMPONENTES DE LA EMPRESA

Elementos materiales

Bienes duraderos: Son los que la empresa no destina a la venta. Bienes duraderos son el edificio o la nave industrial, el mobiliario y el equipo informático, entre otros.

Elementos inmateriales

Bienes no duraderos: Son los que se consumen durante el proceso productivo y los que están destinados a la venta: materias primas, productos en fase de elaboración.

Organización: La coordinación adecuada de las actividades de la empresa es un factor esencial para su éxito.

El elemento humano

Imagen pública: Cada vez es más importante la imagen que la empresa tiene entre los consumidores de los productos que elabora.

Representa la influencia de las personas se ejerce por el carácter y la habilidad de cada uno, por sus atribuciones y por las relaciones interpersonal es y colectivas que puedan establecerse.

NORMATIVIDAD El El entorno entorno especifico A continuación muestro los últimos decretos que se han publicado sobre

que tienen que ver con la normatividad que rige las sociedades comerciales

➢ Los proveedores y los Factores Factores Factores suministradores proporcionan sociales: económicos: tecnológi las materias primas y los cos: Ministerio denecesarios Comercio, Industria -Las -El nivel y Turismo de bienes de capital Decreto 525 creencias para producir. desarrollo. -La religiosas 23-02-2009 ➢ Las entidades financieras actividad -La facilitan créditos para poder "Por medio del cuallosse reglamenta 43 de la Ley de 590 de la 2000 -Los y atender gastos delel artículo disponibilidad de empresa sistemas de demás normas proceso concordantes”. de producción. materias organizació ➢ Los clientes las personas primas. -Los El Presidente de lason República de Colombia n de la físicas y las empresas que procedimi producción producen el mismo tipo de -Lay legales, especialmente de las En uso de las facultades constitucionales -El sistema entos de bienes y los servicios que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política. disponibilidad de educativo fabricació producidos por la empresa. mano de obra es otro DECRETA n ➢ La competencia son las otras adecuada. factor empresas que producen el Artículomismo 1°. Constituida e instalada la empresa en los términos del importante tipo de bienes y -El tipo de -La actitud artículo servicios 43 de la producidos Ley 590 de por 2000, la se entenderá que el primer año de mercado frente a los operación de qué trata el numeral 1 de dicho artículo se contará a partir empresa. gastos y el de la ➢fecha comoregula inicio el de la-El actividad principal en La reportada administración nivel económica de ahorro. el Formulario de Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN. funcionamiento de la empresa impuestos. y grava su producción con - La actitud Artículoimpuestos 2°. Paray efectos tasas. del cumplimiento del parágrafo primero del frente al Artículo 43 de la Ley 590 2000, se entenderá presentado el memorial ➢ La protección delde entorno trabajo. para la instalación de alalaMIPYME natural obliga empresacon a la expedición del RUT donde conste que se tener cumple cuidado con los requisitos con los exigidos en dicho artículo para el -La efecto. residuos y los vertidos. discriminaci ➢ La proximidad de las ón por Artículoinfraestructuras 3°. Las MIPYMES que selas hayan constituido e iniciado operación facilita razones de dentro de los tres años anteriores comunicaciones y ela la fecha de entrada en vigencia del sexo o raza presentetransporte decreto y quieran gozar del beneficio, deberán actualizar el de materias RUT para cumplir ycon de el requisito de la instalación. primas productos

Artículo 4°. Las empresas constituidas, instaladas y que estén operando tendrán derecho al beneficio consagrado en el artículo 43 de la Ley 590 de 2000 en el porcentaje que resulte aplicable dependiendo del tiempo transcurrido desde la fecha de inicio de la operación, de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de este Decreto.

Parágrafo. Las MIPYMES que a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto tengan más de tres años de operación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de este Decreto, no podrán acceder al beneficio. Artículo 5°. Lo establecido en el presente decreto se aplicará sin perjuicio de la situación de las MIPYMES constituidas e instaladas, que hayan tenido el derecho a solicitar la devolución de lo pagado en exceso, con anterioridad a la entrada en vigencia de este decreto. Artículo 6°. La DIAN deberá suministrar el nombre o razón social, NIT, dirección, actividad económica principal, tipo de organización, capital informado, fecha de instalación y fecha de inicio de la actividad económica principal, al Ministerio de la Protección Social o a quien éste autorice. Los autorizados por el Ministerio de la Protección Social solamente podrán utilizar esta información para los efectos del presente Decreto. Artículo 7°. De acuerdo con el artículo 43 de la Ley 590 de 2000, el beneficio le será aplicable a las MIPYMES que al momento de realizar cada liquidación y pago de aportes parafiscales, cumplan con los requisitos señalados en el artículo 2° de la Ley 905 de 2004. Artículo 8°. La Superintendencia de Sociedades reportará dentro de los cuatro meses posteriores al cierre de cada ejercicio contable, al Ministerio de la Protección Social o a quien éste autorice, aquellas empresas con activos superiores a los indicados en el Artículo 2 de la Ley 905 de 2004. Artículo 9°. No podrán acceder al beneficio contemplado en el Artículo 43 de la Ley 590 de 2000 las MIPYMES constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia del presente Decreto, en las cuales el o los establecimientos de comercio o la totalidad de los activos que conformen su unidad de explotación económica hayan pertenecido a una empresa disuelta, liquidada o inactiva con posterioridad a la entrada en vigencia de este Decreto. Las empresas que se hayan acogido al beneficio y permanezcan inactivas serán reportadas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para los fines pertinentes. Artículo 10°. La empresa que suministre información falsa, con el propósito de obtener los beneficios previstos en la Ley, será responsable de la sanción establecida en el parágrafo 3° del artículo 43 de la Ley 590 de 2000, sin perjuicio de las sanciones penales y tributarias a que haya lugar.

Artículo 11°. El Ministerio de la Protección Social, el SENA, ICBF y la Superintendencia de Subsidio Familiar harán seguimiento al impacto de las medidas adoptadas en este decreto. Artículo 12°. El presente decreto rige dos (2) meses después de su publicación, tiempo dentro del cual las entidades públicas que ejerzan alguna de las actividades aquí reguladas deberán adecuar su funcionamiento a las disposiciones del presente Decreto. Publíquese y cumpla: Dada en Bogotá, D.C., a los 23-02-2009 El ministro de hacienda y crédito público, ÓSCAR IVAN ZULUAGA ESCOBAR El ministro de la protección social, DIEGO PALACIO BETANCOURT El ministro de comercio, industria y turismo, LUIS GUILLERMO PLATA PÁEZ

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Decreto 450 17-02-2009 Por el cual se modifica el parágrafo del artículo 4.1.2.2. De la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores. El Ministro del Interior y de Justicia de la República de Colombia, delegatario de las Funciones Presidenciales Conforme al Decreto 427 de 2009, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por los numerales 11 y 25 del artículo 189 de la Constitución Política, y los literales a), c) y g) del artículo 4°, el artículo 67, y el inciso 2° del numeral 1 del parágrafo 3° del artículo 75 de la Ley 964 de 2005, DECRETA: Artículo 1. Modificase el parágrafo del artículo 4.1.2.2. De la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, modificado por el artículo 1° del Decreto 1120 de 2008, el cual quedará así: “Parágrafo. Nadie podrá ser beneficiario real de un número de acciones que represente más del treinta por ciento (30%) del capital social de las sociedades cuyo objeto social exclusivo es la administración de sistemas

de negociación de valores o de sistemas de registro de operaciones sobre valores. No obstante lo anterior, las bolsas de valores, las bolsas de futuros y opciones, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros comoditas, los depósitos centralizados de valores, las sociedades administradoras de sistemas de intercambios comerciales del mercado mayorista de energía eléctrica, los organismos de autorregulación y las sociedades extranjeras cuyo objeto sea desarrollar la administración de bolsas de valores, de sistemas de negociación de valores o de sistemas de registro de operaciones sobre valores y sean reconocidas internacionalmente por ello, podrán tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones equivalente al cien por ciento (100%) del capital social del administrador de los sistemas de negociación de valores o de los sistemas de registro de operaciones sobre valores. La Superintendencia Financiera de Colombia establecerá por norma de carácter general, las condiciones que se deben acreditar para ser considerada como una sociedad extranjera reconocida por desarrollar la administración de bolsas de valores, de sistemas de negociación de valores o de sistemas de registro de operaciones sobre valores”. Artículo 2. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese y cúmplase Dado en Bogotá, D. C., a 17-02-2009. FABIO VALENCIA COSSIO El Ministro de Hacienda y Crédito Público, Oscar Iván Zuluaga Escobar. Publicado D.O 47.266 del martes 17 de febrero del 2009.

Ministerio de la Protección Social Decreto 426 12-02-2009 Por el cual se modifica parcialmente el artículo 31 del Decreto 677 de 1995. El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 de artículo 189 de la Constitución Política, el inciso 2° del

artículo 245 de la Ley 100 de 1993, y en desarrollo del Decreto 1290 de 1994 DECRETA: Artículo 1°. Modificar el literal a) del numeral 1 del artículo 31 del Decreto 677 de 1995, el cual quedará así: “(…) a) Certificados de calidad para productos objeto de comercio internacional, expedido por la autoridad sanitaria del país de origen del exportador, el cual contendrá, como mínimo la siguiente información: - Certificación de que el producto ha sido autorizado para su utilización en el territorio del país exportador; en el evento en que el producto que se desee importar no se utilice en el país de origen o exportador, se aceptará el certificado del país fabricante, o de cualquiera de los países de referencia señalados en el parágrafo 2° del artículo 27 del presente decreto o de los países en donde exista acuerdo de mutuo reconocimiento. La certificación deberá indicar: Ingrediente activo, forma farmacéutica y concentración; Titular del registro; Fabricante; Número y fecha de vencimiento del registro, cuando sea el caso. - Certificación de que las instalaciones industriales y las operaciones de fabricación se ajustan a las buenas prácticas de manufactura aceptadas en el país. - Certificación de que las instalaciones en que se manufactura el producto son sometidas a inspecciones periódicas por parte de las autoridades sanitarias competentes; Artículo 2°. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de publicación, modifica en lo pertinente el artículo 31 del Decreto 677 de 1995 y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias. Publíquese y cúmplase. Dado en Bogotá, D. C., a 12-02- 2009.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ El Ministro de la Protección Social, Diego Palacio Betancourt. PROCESO DE LEGALIZACION COMERCIAL Y TRIBUTARIA

1. Personas naturales:

a. Tramites comerciales (Cámara de comercio de Bogotá) ➢ Comprar, diligenciar y presentar el formulario de matrícula mercantil(color verde) ➢ Presentar fotocopia de la cedula de ciudadanía ➢ Cancelar derechos de inscripción en el Registro Mercantil, de acuerdo con las tarifas estipuladas. ➢ Obtener el certificado de Matricula Mercantil. ➢ Renovar la matricula mercantil anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, diligenciando el formulario y cancelando los derechos de inscripción correspondientes. ➢ Si no se posee un establecimiento de comercio, pero se quiere proteger un nombre comercial, es necesario verificar el nombre de establecimiento, comprar, diligenciar y presentar el formulario de establecimiento y cancelar los derechos de inscripción, de acuerdo con las tarifas estipuladas. b. Tramites tributarios de orden Nacional ➢ Se sugiere acercarse a la sección de orientación al contribuyente de la oficina de la DIAN, para aclarar cualquier duda. ➢ Solicitar, diligenciar y presentar el formulario de Registro Único Tributario RUT. ➢ Inscribirse en el RUT, al régimen común o simplificado. En la actualidad, quienes están en el régimen simplificado no están obligados a retener por compras, a cobrar IVA, a presentar declaración de ventas o a expedir factura o documento equivalente, pero si deben llevar una contabilidad mínima mediante un Libro Fiscal de registro de Operaciones Diarias( no requiere inscripción), identificando el nombre del contribuyente y su NIT. Este debe permanecer totalmente actualizado dentro del establecimiento de comercio y todas sus hojas deben estar foliadas, de lo contrario se cierra el establecimiento durante 3 días.

➢ Solicitar el número de identificación tributaria, NIT, llevando fotocopia de la cedula de ciudadanía y certificado de matricula mercantil no mayor a tres meses de su solicitud. ➢ Establecer si es o no agente retenedor, presentando un certificado de la cámara de comercio no mayor a tres meses de su solicitud y fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal de la sociedad. ➢ Los impuestos de orden nacional son los siguientes: 1. Impuesto básico de renta (anual), para personas que cumplan con alguno de los requisitos establecidos por el gobierno. 2. Retención en la fuente (mensual), para contribuyentes que por sus funciones intervengan en actividades a las que la ley ha dispuesto efectuarles dicha retención. 3. Impuesto de valor agregado, IVA, (bimestral) para personas naturales pertenecientes al régimen común. c. Tramites tributarios de orden distrital: ➢ Inscribirse en el Registro de Información Tributaria, RIT, diligenciando el formulario respectivo, presentando fotocopia de la cedula de ciudadanía y certificado de la cámara de comercio. ➢ El impuesto distrital que cancelan las personas naturales es el ICA (Impuestode Industria Comercio y Avisos), y lo pueden cancelar de manera anual todas las personas naturales cuyos ingresos brutos sean inferiores a los establecidos por la ley. 2. Personas jurídicas

a. Tramites comerciales (cámara de comercio de Bogotá) ➢ Reunir los socios para elegir la forma jurídica que van a adquirir. ➢ Verificar en la cámara de comercio de Bogotá que no exista un nombre o razón social igual o similar al de la empresa que piensan constituir. ➢ Obtener la escritura pública autenticada, por medio de la elaboración y presentación de una minuta de constitución en la notaria. ➢ Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de comercio, presentando la segunda copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad. ➢ Comprar, diligenciar y presentar el formulario de matricula mercantil para sociedades (color azul), cancelando los derechos de inscripción en el registro mercantil, de acuerdo con las tarifas estipuladas. ➢ Registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio de Bogotá. ➢ Obtener el certificado de matricula mercantil.

➢ Renovar la matricula mercantil anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, diligenciando el formulario y cancelando los derechos de inscripción correspondientes. ➢ Si no se posee un establecimiento de comercio, pero se quiere proteger un nombre comercial, es necesario verificar el nombre de establecimiento, comprar, diligenciar y presentar el formulario de establecimiento y cancelar los derechos de inscripción, de acuerdo con las tarifas estipuladas. b. Tramites tributarios de orden nacional ➢ Se sugiere acercarse a la sección de orientación al contribuyente de la oficina de la DIAN, para aclarar cualquier duda. ➢ Solicitar, diligenciar y presentar el formulario de registro único tributario RUT. ➢ Inscribirse en el RUT, al Régimen Común como responsable del IVA. ➢ Solicitar el número de identificación tributaria, NIT, presentando copia de la escritura pública de constitución, fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal y certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio de Bogotá no mayor a tres meses de su solicitud. ➢ Establecer si es o no agente retenedor, presentando un certificado de la cámara de comercio no mayor a tres meses de su solicitud y fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal de la sociedad. Los impuestos de orden nacional son los siguientes: 1. Impuesto básico de renta (anual) 2. Retención en la fuente (mensual), para contribuyentes que por sus funciones intervengan en actividades a las que la ley ha dispuesto efectuarles dicha retención. 3. Impuesto de valor agregado, IVA, (bimestral) c. Tramites tributarios de orden distrital ➢ Inscribirse en el registro de información tributaria, RIT, diligenciando el formulario respectivo, presentando certificado de la cámara de comercio. El impuesto de orden distrital para las personas jurídicas es el ICA (impuesto de industria comercio y avisos), y se cancelara de manera bimestral.