Komunikasi Interpersonal Dan Organiasional.docx

PENGANTAR MANAJEMEN “KOMUNIKASI INTERPERSONAL dan ORGANIASONAL ”

Dosen Pengampu: Syahrizal,SE,M. Si

Disusun Oleh : Kelompok 7 : Arfan Zaki Eiadri Fadillah Ardianti Salsa Dilla Hayati Lubis

Universitas Negeri Padang 2019

A. a.

KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI (interpersonal)

Pengertian Komunikasi Antar pribadi Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi yang berlangsung dalam situasi tatap muka antara

dua orang atau lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang (Wiryanto, 2004). Komunikasi Interpersonal adalah interaksi orang ke orang, dua arah,verbal dan non verbal. Saling berbagi informasi dan

perasaan

antara

individu

dengan

individu

atau

antar individu di dalam kelompok kecil (Febrina, 2008). Jadi komunikasi interpersonal (antar pribadi) adalah proses hubungan yang tercipta, tumbuh dan berkembang antara individu yang satu dengan individu lain dengan gayanya sendiri menyampaikan pesan kepada yang lain sedangkan yang satu dengan gayanya sendiri menerima pesan dari sumber. b.

Tujuan Komunikasi antar Pribadi

·

Mengenal diri sendiri dan orang lain

·

Mengetahui dunia luar

·

Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna

·

Bermain dan mencari hiburan,

·

Membantu orang lain

c.

Ciri-Ciri Dari Komunikasi Antar Pribadi Yang Efektif

·

Keterbukaan (openness) Kualitas keterbukaan mengacu pada tiga aspek yaitu. Pertama, harus terbuka kepada

komunikannya.dimana kita harus bisa membuka diri mengungkapkan informasi asalkan pengungkapan diri ini patut dan wajar. kedua kesediaan komunikator untuk bereaksi secara jujur terhadap stimulus yang datang. Tidak diam secara pasif komunikator dapat memperlihatkan keterbukaan dengan cara bereaksi secara spontan terhadap orang lain.Ketiga bertanggung jawab atas apa yang ia ucapkan . ·

Empati (empathy)

Empati adalah kemampuan seseorang untuk mengetahui apa yang sedang dialami orang lain pada suatu saat tertentu, Berbeda dengan simpati yang artinya adalah merasakan bagian dari orang lain. Orang yang berempati mampu memahami motivasi dan pengalaman orang lain, serta perasaan dan sikap mereka, ·

Dukungan (supportiveness) Hubungan interpersonal yang efektif adalah hubungan dimana terdapat sikap mendukung dengan

bersikap deskriptif dan spontan ·

Rasa Positif (positiveness) Seseorang harus memiliki perasaan positif terhadap dirinya, serta mendorong orang lain lebih

aktif berpartisipasi, ·

Kesetaraan (equality) Komunikasi antarpribadi akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya dimana kedua belah

pihak saling menghargai, dan sama sama mempunyai kepentingan d. Fungsi Dari Komunikasi Antar Pribadi Adapun fungsi komunikasi antar pribadi ialah berusaha meningkatkan hubungan human relations, menghindari dan mengatasi konflik-konflik pribadi, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain. Melalui komunikasi antar pribadi, individu dapat berusaha membina hubungan yang baik dengan individu lainnya, sehingga menghindari dan mengatasi terjadinya konflik-konflik di antara individu-individu tersebut. (Cangara, 2005:56) B. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI a. Pengertian komunikasi dalam organisasi Pengertian komunikasi organisasi yang lebih sederhana dikemukakan Arnold & Feldman (1986: 154) bahwa komunikasi organisasi adalah pertukaran informasi diantara orang-orang di dalam organisasi, dimana prosesnya secara umum meliputi tahapan-tahapan: attention, comprehension, acceptance as true, dan retention.

Wiryanto juga mengungkapakan bahwa Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi dalam kelompok baik formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu perilaku yang dilakukan di dalam organisasi untuk pertukaran informasi seperti pengiriman dan penerimaan pesan di antara orang-orang yang berada di dalam organisasi. b. fungsi komunikasi dalam organisasi ·

Fungsi Regulatif Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat

dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: 1. yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestiny 2. Berkaitan dengan pesan.maksudnya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. ·

Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan tidak selalu membawa hasil sesuai dengan yang

diharapkan. Ada kalanya pimpinan lebih suka mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. ·

Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat

melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada saluran komunikasi formal seperti penerbitan

khusus dalam organisasi yang disebut (newsletter, buletin) ada juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. c.

proses dan jenis jenis komunikasi dalam organisasi

·

Proses ideasi

Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator. ·

Proses encoding

Gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. ·

Proses pengiriman

Gagasan atau pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak. ·

Proses penerimaan

Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya. ·

Proses decoding

Pesan-pesan yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berfikir. ·

Proses tindakan

Respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. jenis-jenis komunikasi dalam organisasi terdiri dari:

1. Komunikasi Internal: Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]. Komunikasi internal terdiri dari dua dimensi yakni komunikasi vertical, dan komunikasi horizontal. a. Komunikasi Vertikal Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. Komunikasi vertical ada dalam bentuk komunikasi kebawah dan komunikasi keatas. Fungsi komunikasi kebawah antara lain : ·

Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan

kerja bawahan. ·

Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.

·

Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi,

insentif Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami caracara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern. Sedangkan fungsi komunikasi keatas antara lain : ·

Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan

bantuan, dan keluhan. ·

Memperoleh

pekerjaan

informasi

dari

bawahan

mengenai

kegiatan

dan

pelaksanaan

dari tingkat yang lebih rendah.

Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya

dapat diterima

dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

b. Komunikasi horizontal Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis. 2. Komunikasi Diagonal (Cross Communication) Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain. d. Gaya komunikasi dalam organisasi ·

The Controlling Style ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur

perilaku orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. ·

The equalitarian style tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian

Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. Gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator dua arah (two-way communication). ·

The Structuring Style Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan

guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas. struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul. ·

The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented).The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). ·

The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan

orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. ·

The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada

keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. e. peranan komunikasi dalam organisasi Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan tertentu. Dimana interaksi tersebut bertujuan untuk menyatukan dan seluruh aspek untuk kepentingan bersama demi tercapainya tujuan berorganisasi. Dengan kata lain,. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2 orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang lain berperan sebagai penerima informasi.. Sebuah bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan dan bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang semata-mata semua berorientasi berdasarkan organisasi. Komunikasi tersebut sangat memberikan banyak manfaat dimana memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan atasan

dapat berinteraksi dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara verbal. Dengan demikian semua pelaku organisasi harus berbicara, bertindak satu sama lain guna untuk mencapai tujuan organisasi karena kesalahan komunikasi sekecil apapun pasti akan berakibat fatal. f.

Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

1.

Hambatan dari Proses Komunikasi

·

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau

pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. ·

Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak

jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. ·

Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,misalnya

gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan

pesan.

·

Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·

Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan

pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. 2.

Hambatan Fisik Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan

lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya. 3.

Hambatan Semantik Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam

komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional). 4.

Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan. 5. Hambatan Manusiawi Terjadi kecakapan

karena atau

adanya

faktor,

ketidakcakapan,

emosi

kemampuan

dan atau

prasangka

pribadi,

persepsi,

ketidakmampuan

alat-alat

pancaindera seseorang, dll. Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi 1. Gunakan umpan-balik Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah. 2. Kenali si penerima berita ·

Bagaimana latar belakang pendidikannya,

·

Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

·

Sejauh mana minat dan perasaan.

3. Rencanakan secara teliti Pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.