Komunikasi Dan Interpersonal Skill.docx

1

KOMUNIKASI DAN INTERPERSONAL SKILL : KOMUNIKASI Makalah tugas Mata Kuliah Kewirausahaan

Disusun Oleh : ANDI GUNAWAN

5353165310

FAJAR BLESSILO

5353162907

KRESNA ABI MAULANA 5353164269 M.RAIHAN

5353163578

RUDI ARDIANSYAH

5353164421

SATRIA PRAYUDHA

5353162907

DIPLOMA III PROGRAM STUDI TEKNIK MESIN 2016 FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2018

2

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga kami berhasil menyelesaikan makalah yang berjudul “KOMUNIKASI DAN INTERPERSONAL SKILL : KOMUNIKASI”. Dari makalah ini semoga dapat memberikan informasi kepada kita semua bahwa pengambilan keputusan dalam organisasi itu juga penting. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan tanggung jawab serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir, Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Aamiin.

3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.

.

.

.

.

.

.

.

2

DAFTAR ISI.

.

.

.

.

.

.

.

3

.

.

.

.

.

.

4

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

4 5 5

.

.

.

.

.

6

. . . . . . . . .

6 6 10 11 13 15 22 23 24

.

BAB 1 PENDAHULUAN.

A. LATAR BELAKANG. . B. POKOK PERMASALAHAN. C. TUJUAN. . . BAB 2 LANDASAN TEORI. A. B. C. D. E. F. G. H. I.

.

PENGERTIAN KOMUNIKASI SECARA UMUM. . KOMPONEN KOMPONEN KOMUNIKASI. . HAMBATAN HAMBATAN KOMUNIKASI. . PENGERTIAN TUJUAN DAN FUNGSI KOMUNIKASI. KEGUNAAN MEMPELAJARI ILMU KOMUNIKASI. KONSEP DASAR KOMUNIKASI. . . . PRESENTASI. . . . . . . TEKNIK PRESENTASI. . . . . PERSIAPAN PRESENTASI. . . . .

BAB 3 PENUTUP. . A. KESIMPULAN.

.

.

.

.

.

.

.

30

.

.

.

.

.

.

30

4

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Komunikasi merupakan aktifitas manusia yang sangat penting. Bukan hanya dalam kehidupan organisasi, namun dalam kehidupan manusia secara umum. Komunikasi merupakan hal yang esensial dalam kehidupan kita. Kita semua berinteraksi dengan sesama dengan cara melakukan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan dengan cara yang sederhana sampai yang kompleks, dan teknologi kini telah merubah cara manusia berkomunikasi secara drastis. Komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja interaksi, senyuman, anggukan kepala yang membenarkan hati, sikap badan, ungkapan minat, sikap dan perasaan yang sama. Diterimanya pengertian yang sama adalah merupakan kunci dalam komunikasi. Tanpa penerimaan sesuatu dengan pengertian yang sama, maka yang terjadi adalah “dialog antara orang satu”. Organisasi

atau Organization bersumber

dari

kata

kerja

bahasa

latin Organizare“to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Tujuan organisasi tidak akan tercapai apabila tanpa manajemen dan komunikasi. Manajemen tidak akan mungkin ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai dan diselesaikan. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus pada manusia-manusia yng terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

5

B. Pokok Permasalahan Untuk memudahkan proses penjabaran dan penjelasan, makalah ini memiliki beberapa rumusan masalah, yaitu :        

Pengertian Komunikasi Komponen Komunikasi Tujuan Dan Fungsi Komunikasi Kegunaan Mempelajari Iimu Komunikasi Komunikasi Dalam Organisasi Presentasi Teknik Presentasi Persiapan Presentasi

C. Tujuan Tujuan penulisan makalah ilmiah ini adalah untuk mengetahui pengertian dari komunikasi dalam organisasi, proses komunikasi, apa saja hambatan komunikasi, bagaimana mengatasi hambatan komunikasi, apa saja jenis-jenis komunikasi, dan mengapa komunikasi menjadi inti kepemimpinan.

6

BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Komunikasi Secara Umum Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua individu atau lebih dengan efektif sehingga bisa dipahami dengan mudah. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan berita atau pesan dari dua orang atau lebih supaya pesan yang dimaksud bisa dipahami Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli 1. James A.F.Stoner: Komunikasi merupakan proses dimana seseorang yang sedang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. 2. Shannon & Weaver: Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh dan memengaruhi satu sama lainnya, baik itu secara disengaja ataupun tidak disengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. 3. William Albig: komunikasi adalah proses perpindahan kata yang memiliki makna di antara individu-individu maupun kelompok. Menurut William F. Glueck, komunikasi terbagi menjadi dua bentuk, antara lain sebagai berikut.  Interpersonal Communications atau komunikasi antar pribadi , maksudnya adalah proses pertukaran informasi dan juga pemindahan pengertian antara dua orang atau lebih di dalam suatu kelompok kecil.  Organization Communications merupakan proses dimana pembicara secara sistematis memberikan informasi serta memindahkan pengertian kepada banyak orang dalam suatu organisasi, kepada pribadi-pribadi dan lembagalembaga di luar yang masih terikat hubungan.

B. Komponen-komponen Komunikasi 1.Komunikator /Sumber/Pengirim Pesan (Communicator/Source/Sender) Dalam proses komunikasi, yang menjadi sumber komunikasi adalah sender atau pengirim pesan. Komunikator adalah seseorang yang mengirimkan pesan. Terdapat beberapa faktor dalam diri komunikator yang menentukan efektivitas komunikasi yaitu sikap komunikator dan pemilihan berbagai simbol yang penuh makna. Yang dimaksud dengan sikap komunikator adalah bahwa komunikator harus memiliki sikap yang positif.

7

Sementara itu, yang dimaksud dengan pemilihan berbagai simbol yang penuh makna yang dilakukan oleh komunikator adalah bahwa pemilihan simbol-simbol yang tepat bergantung pada siapa yang menjadi khalayak sasaran dan bagaimana situasi lingkungan komunikasi Dengan demikian, untuk menjadi komunikator yang baik, terdapat beberapa hal yang harus kita pertimbangkan, diantaranya adalah :    

kita harus mengenali siapa yang menjadi komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. pesan yang akan kita kirimkan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran harus jelas. kita juga harus memahami mengapa kita mengirimkan pesan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. hasil apakah yang kita harapkan. Jika sebagai komunikator kita tidak mempertimbangkan hal-hal di atas, maka proses komunikasi akan menemui kegagalan 2. Pesan (Message) Yang dimaksud dengan pesan adalah informasi yang akan kita kirimkan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. Pesan yang kita kirimkan dapat berupa pesan-pesan verbal maupun pesan nonverbal. Agar pesan menjadi efektif, maka komunikator harus memahami sifat dan profil komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran, kebutuhan khalayak sasaran, serta harapan dan kemungkinan respon yang diberikan oleh komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran terhadap pesan yang dikirimkan. Hal ini sangat penting baik dalam komunikasi tatap muka maupun komunikasi bermedia. Tanpa adanya pesan, maka kita tidak memiliki alasan untuk melakukan komunikasi. Jika kita tidak dapat mengemas informasi dengan baik, maka kita belum siap untuk memulai proses komunikasi 3. Encoding Encoding adalah proses mengambil pesan dan mengirim pesan ke dalam sebuah bentuk yang dapat dibagi dengan pihak lain. Informasi yang akan disampaikan harus dapat di-encode atau dipersiapkan dengan baik. Sebuah pesan harus dapat dikirimkan dalam bentuk dimana komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran mampu melakukan decode atau pesan tidak akan dapat dikirimkan.

8

Untuk dapat melakukan encode sebuah pesan, maka kita sebagai komunikator harus memikirkan apa yang komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran butuhkan agar dapat memahami atau melakukan decode sebuah pesan. Kita harus menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dimengerti dan konteks yang dikenal baik oleh komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. Orang yang melakukan encode disebut dengan encoder. 4. Media atau Saluran Komunikasi (Channel) Media atau saluran komunikasi adalah media atau berbagai media yang kita gunakan untuk mengirimkan pesan. Jenis pesan yang kita miliki dapat membantu kita untuk menentukan media atau saluran komunikasi yang akan kita gunakan. Yang termasuk ke dalam media atau saluran komunikasi adalah kata-kata yang diucapkan, kata-kata yang tercetak, media elektronik, atau petunjuk nonverbal. Dalam komunikasi modern, yang dimaksud media atau saluran komunikasi sebagian besar merujuk pada media komunikasi massa seperti radio, televisi, dan lain-lain serta internet sebagai media komunikasi. Pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat dapat menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita lakukan 5. Decoding Decoding terjadi ketika komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran menerima pesan yang telah dikirimkan. Dibutuhkan keterampilan komunikasi untuk melakukan decode sebuah pesan dengan baik, kemampuan membaca secara menyeluruh, mendengarkan secara aktif, atau menanyakan atau mengkonfirmasi ketika dibutuhkan. Jika sebagai komunikator kita menemui orang yang mengalami kesulitan atau kelemahan dalam keterampilan komunikasi, maka kita perlu untuk mengirim ulang pesan dengan cara berbeda. Atau, kita dapat membantu komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran untuk memahami pesan dengan cara memberikan informasi tambahan yang bersifat menjelaskan atau mengklarifikasi. Orang yang menerima pesan disebut dengan decoder. 6. Komunikate/Penerima pesan (Communicatee/Receiver) Komunikasi tidak akan terjadi tanpa kehadiran komunikate/penerima pesan. Ketika komunikate/penerima pesan menerima sebuah pesan, maka ia akan menafsirkan pesan, dan memberikan makna terhadap pesan yang diterima. Komunikasi dapat dikatakan berhasil manakala komunikate/penerima pesan/ menerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator

9

7. Umpan Balik (Feedback) Apapun media atau saluran komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan pesan, kita dapat menggunakan umpan balik untuk membantu kita menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita lakukan. Jika kita berada dalam komunikasi tatap muka dengan komunikate/penerima pesan, maka kita dapat membaca bahasa tubuh dan memberikan pertanyaan untuk memastikan pemahaman. Jika kita berkomunikasi secara tertulis maka kita dapat mengetahui sukses tidaknya komunikasi melalui respon atau tanggapan yang kita peroleh dari komunikate/penerima pesan. Dalam beberapa kasus, umpan balik memiliki peran yang tak ternilai dalam membantu kita sebagai komunikator untuk memperbaiki keterampilan komunikasi. Kita dapat belajar apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak sehingga kita dapat berlaku secara efisien ketika kita melakukan komunikasi di lain waktu. 8. Konteks (Context) Yang dimaksud dengan konteks dalam proses komunikasi adalah situasi dimana kita melakukan komunikasi. Konteks dapat berupa lingkungan dimana kita berada dan dimana komunikate/penerima pesan berada, budaya organisasi, dan berbagai unsur atau elemen seperti hubungan antara komunikator dan komunikate. Komunikasi yang kita lakukan dengan rekan kerja bisa jadi tidak sama jika dibandingkan dengan ketika kita berkomunikasi dengan atasan kita. Sebuah konteks dapat membantu menentukan gaya kita berkomunikasi. 9. Gangguan (Noise) Dalam proses komunikasi, gangguan atau interferensi dalam proses encode atau decode dapat mengurangi kejelasan komunikasi. Gangguan dalam proses komunikasi dapat berupa gangguan fisik seperti suara yang sangat keras, atau perilaku yang tidak biasa. Gangguan dalam proses komunikasi juga dapat berupa gangguan mental, gangguan psikologis, atau gangguan semantik. Dalam proses komunikasi, gangguan dapat berupa segala sesuatu yang dapat mengganggu dalam proses penerimaan, penafsiran, atau penyediaan umpan balik tentang sebuah pesan. 10. Efek (Effect) Yang dimaksud dengan efek dalam proses komunikasi adalah pengaruh atau dampak yang ditimbulkan komunikasi yang dapat berupa sikap atau tingkah laku komunikate/penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sikap serta tingkah laku komunikate/penerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. Namun, apabila efek yang diharapkan oleh komunikator dari komunikate/penerima pesan tidak sesuai maka dapat dikatakan komunikasi menemui kegagalan.

10

C. HAMBATAN HAMBATAN KOMUNIKASI Salah satu komponen komunikasi yang dapat mengganggu jalannya proses komunikasi adalah gangguan atau noise. Gangguan atau hambatan komunikasi adalah sebuah istilah yang digunakan untuk mengekspresikan berbagai gangguan dan hambatan dalam komunikasi antara komunikator dan komunikate/penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila pesan yang dikirimkan mengalami sedikit distorsi. Gangguan atau hambatan komunikasi dapat berupa gangguan atau hambatan fisik, gangguan atau hambatan psikologis, gangguan atau hambatan budaya, gangguan atau hambatan semantik, gangguan atau hambatan teknis atau melubernya informasi. Berikut ini adalah beberapa jenis hambatan komunikasi yang sering terjadi, diantaranya:  

 





Hambatan fisik terjadi manakala komunikator tidak dapat melihat komunikate secara fisik, misalnya karena letak geografi. Hambatan psikologis terjadi karena setiap individu memiliki perbedaan dalam hal sikap, minat, dan motivasi yang karenanya dapat membuat masing-masing individu melihat segala sesuatu dengan cara yang berbeda. Perbedaan ini dapat menciptakan hambatan komunikasi. Hambatan sosial budaya terjadi karena setiap individu memiliki latar belakang budaya yang berbeda sehingga akan berbeda pula ketika mengirimkan dan menerima pesan Hambatan linguistik terjadi manakala dalam proses komunikasi kita memberika ekspresi yang tidak tepat, penafsiran yang tidak tepat, menggunakan kata-kata yang ambigu serta penggunaan kosa kata yang tidak sesuai. Hambatan teknis terjadi manakala ketika kita sebagai komunikator menggunakan teknologi untuk mengirim pesan. Misalnya, tata suara yang buruk, sinyal video yang lemah, dan lain-lain Hambatan luberan informasi terjadi manakala begitu banyaknya informasi yang ada namun kita memiliki keterbatasan dalam menyerap informasi yang ada.

11

D. Pengetian Tujuan Dan Fungsi Komunikasi Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris yakni communication, yang berasal dari katacommunication ataupun communis yang berarti sama atau bersama. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) komunikasi ialah pengiriman serta penerimaan pesan atau berita dari dua orang atau lebih supaya pesan yang dimaksud dapat dipahami. Menurut Onong Uchjana Effendy, Komunikasi adalah sebuah proses dalam menyampaikan pesan dari seseorang kepada orang lain dengan memiliki tujuan untuk memberitahu, mengeluarkan pendapat, mengubah suatu pola sikap atau suatu perilaku baik langsung maupun tidak langsung.

Tujuan Komunikasi Berikut ialah beberapa tujuan komunikasi secara umum: a.

Agar bisa memahami maksud orang lain. Dengan melakukan komunikasi, setiap individu bisa memahami individu lain dengan menggunakan kemampuan mendengar apa yang sedang dibicarakan orang lain.

b.

Agar yang disampaikan komunikator bisa dimengerti oleh komunikan atau audience. Agar dapat dimengerti oleh komunikan maka komunikator harus menjelaskan pesan utama dengan sejelas-jelasnya dan sedetail mungkin pesan tersebut.

c.

Agar pendapat dapat diterima orang lain. Komunikasi dan juga pendekatan persuasif ialah cara agar gagasan kita dapat diterima oleh orang lain.

d.

Menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan atau kegiatan. Komunikasi dan juga pendekatan persuasif dapat membangun persamaan presepsi dengan orang lalu menggerakkannya sesuai keinginan kita.

12

Syarat-syarat Komunikasi Dalam melakukan komunikasi diperlukan syarat-syarat tertentu, antara lain sebagai berikut: a.

Source (sumber): merupakan dasar dalam penyampaian pesan dengan tujuan memperkuat pesan itu sendiri. Sumber komunikasi ialah orang, lembaga, buku dan lain-lain.

b.

Komunikator: ialah pelaku penyampai pesan yang berupa individu yang sedang berbicara ataupun penulis, dapat berupa kelompok orang, organisasi komunikasi seperti televisi, radio, surat kabar, dan sebagainya.

c.

Pesan: ialah keseluruhan yang disampaikan oleh komunikator. Pesan memiliki tema utama sebagai pengarah dalam usaha mengubah sikap serta tingkah laku orang lain.

d.

Saluran (channel): ialah komunikator yang digunakan dalam menyampaikan pesan. Saluran komunkasi dapat berupa saluran formal (resmi) dan juga saluran informal (tidak resmi).

e.

Komunikan: ialah penerima pesan dalam komunikasi yang dapat berupa individu, kelompok dan massa.

f.

Effect (hasil): merupakan hasil akhir dari sebuah komunikasi dengan bentuk terjadinya perubahan sikap danjuga perilaku komunikan. Perubahan ini bisa sajasesuai keinginan ataupun tidak sesuai dengan keinginan komunikator.

13

Fungsi Komunikasi Komunikasi pun memiliki berbagai fungsi. Berikut fungsi komunikasi secara umum: a.

Sebagai Informasi: Komunikasi dapat memberikan informasi yang diperlukan dari setiap individu maupun kelompok dalam mengambil keputusan dengan meneruskan data mengenai dan menilai pemilihan alternatif.

b.

Sebagai Kendali: komunikasi berfungsi sebagai kendali artinya bahwa komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku orang lain ataupun anggota dalam beberapa cara yang mesti dipatuhi.

c.

Sebagai Motivasi: Komunikasi dapat memberikan perkembangan dalam memotivasi dengan memberikan penjelasan dalam hal-hal di dalam kehidupan kita.

d.

Sebagai Pengungkapan Perasaan: Komunikasi mempunyai peranan dalam mengungkapkan perasaan kepada orang lain, baik itu berupa perasaan senang, gembira, kecewa, maupun tidak suka. dan lain-lainnya.

E. Kegunaan Mempelajari Iimu Komunikasi Ruben and Steward (2005) menyatakan bahwa alasan mempelajari ilmu komunikasi adalah : 1. Komunikasi adalah fundamental dalam kehidupan kita. Dalam kehidupan kita sehari-hari, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Kita tidak bisa tidak berkomunikasi. Tidak ada aktifitas yang dilakukan tanpa komunikasi, dikarenakan kita dapat membuat beberapa perbedaan esensial, manakala kita berkomunikasi dengan orang lain. Demikian pula sebaliknya, orang lain akan berkomunikasi Modul Pembelajaran Kewirausahaan 91 dengan kita, baik dalam jangka pendek ataupun jangka panjang. Cara kita berhubungan satu dengan lainnya, bagimana suatu hubungan kita bentuk, bagaimana cara kita memberikan kontribusi sebagai anggota keluarga, kelompok, komunitas, organisasi dan masyarakat secara luas membutuhkan suatu komunikasi. Hal ini menjadikan komunikasi tersebut menjadi hal sangat fundamental dalam kehidupan kita.

14

2. Komunikasi adalah merupakan suatu aktifitas kompleks. Komunikasi adalah suatu aktifitas kompleks dan menantang. Dalam hal ini ternyata aktifitas komunikasi bukanlah suatu aktifitas yang mudah. Untuk mencapai kompetensi komunikasi diperlulkan understanding dan suatu keterampilan sehingga komunikasi yang dilakukan menjadi efektif. Ellen langer dalam Ruben and Steward (2005) menyebut konsep mindfulness akan terjadi ketika kita memberikan perhatian pada situasi dan konteks, kita terbuka dengan informasi baru dan kita menyadari bahwa ada banyak perspektif tidak hanya satu persepektif di kehidupan manusia.

3. Komunikasi adalah vital untuk suatu kedudukan/posisi efektif. Karir dalam bisnis, pemerintah, atau pendidikan memerlukan kemampuan dalam memahami situasi komunikasi, mengembangkan strategi komunikasi efektif, memerlukan kerjasama antara satu dengan yang lain dan dapat menerima atas kehadiran ide-ide efektif melalui saluran saluran komunikasi. Untuk mencapai kesuksesan dari suatu kedudukan/posisi tertentu dalam mencapai kompetensi komunikasi antara lain melalui kemampuan secara personal dan sikap, kemampuan interpersonal, kemampuan dalam melakukan komunikasi oral dan tulisan, serta lain sebagainya.

4. Suatu pendidikan tinggi tidak menjamin kompetensi komunikasi yang baik. Kadang-kadang kita menganggap bahwa komunikasi itu hanyalah suatu yang bersifat common sense dan setiap orang pasti mengetahui bagaimana berkomunikasi. Padahal sesungguhnya banyak yang tidak memilki keterampilan berkomunikasi yang baik, karena ternyata banyak pesan-pesan dalam komunikasi manusia itu yang disampaikan tidak hanya dalam bentuk verbal, tetapi nonverbal, ada keterampilan komunikasi dalam bentuk tulisan dan oral, ada ketrampilan berkomunikasi secara interpersonal, ataupun secara kelompok, sehingga kita dapat berkolaborasi sebagai anggota dengan baik, dan lain-lain. Kadangkadang kita juga mengalami kegagalan dalam berkomunikasi. Banyak yang berpendidikan Modul Pembelajaran Kewirausahaan 92 tinggi, tetapi tidak memilki keterampilan berkomunikasi secara baik dan memadai sehingga mengakibatkan kegagalan dalam berinteraksi dengan manusia lainnya, maka komunikasi itu perlu kita pelajari.

15

5. Komunikasi adalah populer. Komunikasi adalah suatu bidang yang dikatakan sebagai populer. Banyak bidangbidang komunikasi modern sekarang ini yang memfokuskan pada studi tentang pesan, ada juga tentang hubungan antara komunikasi dengan bidang profesional lainnya, termasuk hukum, bisnis, informasi, pendidikan, ilmu komputer, dan lainlain.Saat ini komunikasi sebagai ilmu sosial/perilaku dan suatu seni yang diaplikasikan. Disiplin ini bersifat multidisiplin, berkaitan dengan ilmu-ilmu lain seperti psikologi, sosiologi, antroplogi, politik, dan lain sebagainya.

F. Konsep Dasar Komunikasi Pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia sebagaimana yang dikemukakan pada bagian terdahulu tidaklah dapat dipungkiri demikian pula halnya dalam suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik akan membantu kelancaran organisasi, demikian pula sebaliknya Komunikasi yang efektif adalah merupakan bagian yang penting bagi semua organisasi. Berikut ini beberapa pandanga mengenai definisi komunikasi. Rubben (dalam Muhammad. 2001:3) memberikan definisi mengenai komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut: Komu-nikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya. dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. Dari pandangan di atas dapat dilihat bahwa dalam proses komunikasi mempunyai hubungan yang sangat erat antara satu bagian dengan bagian yang lainnya dan mempunyai beberapa tahap untuk tetap saling melakukan hubungan. Dalam kenyataan yang ada komunikasi akan muncul dalam setiap proses organisasi. Bahkan dapat diilustrasikan bahwa organisasi yang tanpa komunikasi diibaratkan manusia yang kekurangan aliran darahnya, apabila kurang darahnya manusia yang menjadi lemah, demikian pula sebaliknya. Maka untuk itu komunikasi yang baik harus selalu dijaga agar tetap stabil sehingga tidak menimbulkan apa yang disebut miss comunication.

16

Barry Cushway menggambarkan fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk organisasi climate yakni iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja dalam organisasi (Panuju, 2001:2). Rubben (1988), mengemukakan bahwa komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut: Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. Pada definisi inipun komunikasi dikatakan sebagai suatii proses aktmtas yang mempunyai beberapa taliapan yang satu dengan yang laiimya saling berhubungan. Beberapa ahli mengemukakan beberapa pengertian tentang komunikasi dan pada prinsipnya komunikasi digambarkan sebagai suatu hubungan dua arah antara pemberi pesan yang penerima pesan. Secara garis besar dapat digambarkan model komunikasi yang banyak dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut:

Pengertian Konseptual Komunikasi dalam Organisasi Secara sederhana disebut, jika ada dua orang atau lebih dalam organisasi dengan sendirinya akan berlangsung komunikasi. Organisasi merupakan “wadah kegiatan” orang- orang yang melakukan berbagai tugas untuk mencapai tujuan bersama (common goals). Mereka bekerja dalam struktur hubungan yang dibatasi oleh peran tugasnya. Dinamika perilaku yang ditampilkannya diisi oleh posisi “tawar menawar” antara “needed accomplishment" dan “lask accomplishment” yang mewarnai

17

produktivitas kelompok maupun perorangan (Satoro, 2002- 2003:1). Sedangkan Daryanto (1996:3), mengungkapkan bahwa: “Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih yang secara sadar dimaksudkan untuk mencapai tujuan”. Dari pernyataan ini dapat disimpulkan bahwa setiap kelompok orang yang bekerjasama akan terjadi suatu komunikasi atau hubungan sesuai dengan tugas yang diembannya, sehingga menam-pilkan perilaku yang mendorong timbulnya kesadaran dalam berkomunikasi untuk mencapai tujuan organi-sasi yang telah ditentukan. Myers & Myers (1987: 21) menekankan bahwa komunikasi itu penting dan merupakan sentral dari kehidupan organisasi, tetapi menganggapnya hanya sebagai salah satu dari sejumlah proses yang berlangsung dalam organisasi. Berbagai pandangan kaum ilmuwan dalam bidang komunikasi menganggap komunikasi sebagai kekuatan dominan dalam kehidupan organisasi. Karena itu komunikasi merupakan inti organisasi, tanpa komunikasi tidak akan terdapat akativitas organisasi.

Proses Komunikasi dalam Organisasi Istilah proses dalam komunikasi pada dasarnya menjelaskan tentang bagaimana komunikasi itu berlangsung melalui berbagai tahapan yang dilakukan secara terus menerus, berubah-ubah, dan tidak ada henti-hentinya dalam rangka penyampaian pesan. Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karena antara si pengirim dan si penerima pesan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Dengan demikian akan terjadinya perubahan tingkah laku di dalam diri individu, baik pada aspek kognitif, afektif, atau psikomotor. Melalui proses komunikasi akan dapat ditentukan keputusan apa yang akan dilakukan oleh setiap individu atau kelompok tentang bagaimana menentukan langkah atau hasil yang akan diperoleh ke depan, karena dengan komunikasi akan dapat dijadikan pedoman dalam menentukan apakah kerjasama dapat dilanjutkan atau tidak dapat dilanjutkan.

18

Komunikasi sangat berperan dalam menjaga kebutuhan manusia, karena komunikasi dibangun sebagai sebuah mekanisme penyesuaian diri untuk manusia. Mekanisme penyesuaian diri adalah alat bagi manusia yang digunakan untuk menolong mereka mengenali dan merespon yang mengancam eksistensinya. Komunikasi menolong orang tetap selamat karena mereka diberikan informasi tentang ancaman yang akan datang dan menolong mereka menghindari atau mengatasi ancaman-ancaman ini (Kreps 1986:170). Apa yang dikemu- kakan di atas menjelas-kan bahwa komunikasi memang sangat berperan dalam memenuhi kebutuhan manusia sebaaai mahluk sosial yang satu sama lainnya akan berinteraksi agar mereka tetap eksis baik sebagai individu maupun sebagai anggota kelompok dalam suatu masyarakat yang lebih luas. Sementara itu seorane ahli komunikasi. Ross (1997: 110) mengatakan bahwa komunikasi sebagai “Proses di dalamnya mencakup pengertian, pemilihan dan pengiriman simbol-simbol dalam suatu cara untuk membantu seorang pendengar untuk merasa dan melukiskan kembali pikirannya yang berisikan pemahaman dari pemikiran si pengirim pesan”. Penjelasan ini menunjukkan bahwa komunikasi merupakan simbol aktivitas yang menggunakan orang dalam menolong mereka menginterpretasikan suatu pesan. Melalui proses tersebut diupayakan agar adanya data menjadikan informasi yang disampaikan akan menghasilkan penafsiran dan akan membantu untuk menolong predikat ke depan terhadap suatu rencana, dengan demikian komunikasi tersebut dapat merespon pesan dengan pemahaman yang kreatif. Dalam proses komunikasi akan ditemukan berbagai elemen-elemen, elemen inilah yang membuat komunikasi berjalan secara efektif dan efisien. Jika elemenelemen ini tidak digunakan maka komunikasi tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.

19

Menurut Djatmiko (2002:57). Klemen- elcmen yang dibutuhkan dalam suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Keterangan: 

Pengirim (Sender) yang memulai komunikasi. Dalam suatu organisasi, pengirim adalah



mengkomunikasi- kannya kepada satu atau lebih orang lain.



Pengkodean (Encoding) adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dengan cara

menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol

atau isyarat. 

Pesan (Message) adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. Pesan dapat

berupa segala bentuk yang dapat

dirasakan atau diterima oleh satu atau lebih indra penerima. 

Saluran (Chcmnel) atau kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk

pesan yang disampaikan

dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. 

Penafsiran kode (Decoding) adalah proses di mana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkanya menjadi



informasi yang berarti baginya.

Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.

20



Gangguan (Noise) adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses



komunikasi.

Umpan balik (Feed- back) adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi

dari pengirim.

Jaringan Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu organisasi, ia merupakan proses penyampaian dan menafsirkan ide-ide, pesan dan perintah yang terjadi di dalam totalitas unit suatu organisasi, dengan menggunakan komunikasi yang relevan untuk mencapai pertumbuhan, perkembangan dan konsistensi kehidupan organisasi. Komunikasi menjadi instrumen dalam menyebarkan berbagai informasi untuk dikerjakan oleh semua orang yang terlibat dalam organisasi, sehingga ia mampu menciptakan sinerji. Mencip- takan sinerji merupakan bagian penting dalam organisasi, sebab sinerji itu ‘‘the coperative actian of two or more persons working together to accomplish more than they could working separately” (Mondy & Premeaux, 1995:420). Terciptanya sinerja merupakan kontribusi yang diberikan oleh komunikasi, dan dengan terciptanya sinerji tersebut akan tercipta kinerja yang baik. Oleh karena itu menciptakan sinerji melalui komunikasi yang benar dan tepat akan mengefektifkan pen-capaian tujuan organisasi. Seorang pemimpin dapat diukur kualitas atau kualifikasi kepemimpinannya dari proses komunikasi yang dilakukannya. “Komunikasi organisasi menyampaikan dan menafsirkan pesan-pesan di antara unitunit komunikasi yang merupakan bagian dari fakta atau keterangan-keterangan organisasi” (Pace & Faules, 1989:17). Dengan demikian yang dituntut adalah bagaimana seseorang baik pimpinan, staf maupun bawahan mampu untuk mengungkapkan dan meng-ekspresikan ide-idenya kepada semua pihak dalam organisasi tersebut.

21

Oleh karena organisasi merupakan komposisi sejumlah orang yang memiliki posisi atau peranan yang berbeda, maka akan terjadi pertukaran pesan yang membutuhkan jalan atau jaringan komunikasi tertentu. Untuk itu setiap komunikator harus mampu memahami berbagai peranan dalam suatu organisasi. Menurut Muhammad (1989:104-105), ada enam pera-nan jaringan komunikasi yaitu: 1. Opinion leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. 2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. “Gate keepers ” dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini “gate keepers” mempunyai “powers ” dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika “gate keepers” memutuskan bahwa informasi tertentu tidak penting, kemudian seorang harus mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi tersebut tidak diberikan. 3. Cosmopolities, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orangorang tertentu pada lingkungannya. 4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok dan mengkoordinir kelompok.

22

5. Laison, adalah sama perannya dengan “bridge ” tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok, tetapi merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok dalam organisasi. 6. Isolate, adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.

G. Presentasi Menurut Guffey (1991), dalam melaksanakan suatu presentasi, setidak-tidaknya ada 9 (sembilan) hal penting yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Mulailah dengan sebuah pause. Bila pertemuan dengan audiens adalah yang pertama kalinya, maka pembicara harus menciptakan rasa nyaman pada dirinya sendiri dan membuat momen tersebut menjadi berkesan. 2. Menyajikan kalimat pertama yang ada dalam ingatan. Ingatan dalam kalimat pembukaan tersebut dapat menjalin hubungan dengan audiens melalui kontak mata, sehingga pembicara kelihatan tahu dan dapat mengontrol situasi. 3. Memelihara kontak mata. Tataplah audiens. Apabila banyaknya audiens membuat pembicara merasa takut, maka sebaiknya pembicara mengambil dua orang audiens di sisi kanan dan dua orang audiens di sisi kiri, kemudian pembicaraan diarahkan kepada orang-orang tersebut. 4. Kontrol kosa kata dan suara. Berbicaralah dengan lembut dan cukup keras untuk didengar. Hilangkan verbal static seperti ..eh..., ehm.....dan ...oh.... Lebih baik sunyi daripada diisi dengan verbal static pada saat pembicara berpikir atau mencari ide. 5. Pasanglah rem. Pembicara pemula biasanya berbicara dengan sangat cepat, seakan memperlihatkan suatu kegelisahan, sehingga membuat audiens sulit untuk mengerti maksud pembicaraan. Oleh karena itu, sebaiknya berbicara dengan perlahan dan dengarkan apa yang terucap dari mulut. 6. Bergerak secara alami. Gunakanlah podium untuk meletakkan catatan agar dapat dengan leluasa bergerak. Hindarilah kegelisahan akan catatan, pakaian atau materi pembicaraan yang diletakkan dalam saku. Belajarlah untuk menggunakan gerakan tubuh dalam mengekspresikan isi pembicaraan.

23

7. Menggunakan alat peraga visual secara efektif. Paparkan dan diskusikan materi pembicaraan dengan alat peraga visual, dengan cara menggerakkan ke kiri atau ke kanan agar terlihat utuh keseluruhan, kalau perlu dengan menggunakan pointer. 8. Hindarilah penyimpangan. Berpeganglah kepada garis besar dan catatan pembicaraan. Jangan menyimpang kepada pembicaraan yang tidak sesuai dengan materi yang akan dibawakan, karena pendengar mungkin tidak akan terpikat dengan topik yang menyimpang tersebut. 9. Ringkaslah poin-poin utama. Simpulkan presentasi dengan menyatakan poinpoin utama atau menekankan kepada apa yang harus didengarkan dan dipikirkan oleh audiens.

Pada intinya, didalam melakukan presentasi efektif diperlukan kemampuan mengatur posisi postur tubuh (menyentuh atau mendekat) di depan audiens, kemampuan menggunakan alat bantu, persiapan, menghadapi kecemasan, penyampaian dan Teknik tanya jawab.

H. Teknik Presentasi Salah satu hal yang paling ditakuti dalam kehidupan pribadi maupun kehidupan profesional adalah ketika harus berbicara atau berkomunikasi di depan banyak orang, baik untuk acara sosial, seminar, kuliah, presentasi bisnis, pidato perpisahan, bahkan dalam acara apa saja, dimana sebagian besar hadirin adalah orang yang telah dikenal dengan baik. Berbicara di depan publik bagi sebagian besar orang adalah sesuatu yang menegangkan dan menakutkan, seakan seluruh mata para hadirin sedang menghakimi dan seakan-akan menjadi terdakwa yang sedang diadili oleh para hadirin. Riset yang dilakukan oleh Malouf dalam Macnamara (1998) menyatakan bahwa indera pendengaran manusia hanya bisa menerima pesan 11%, sedangkan 75% diterima secara visual. Berbicara di depan publik, merupakan keterampilan yang harus dikuasai, karena pada suatu saat, pastilah seseorang harus berbicara dihadapan sejumlah orang untuk menyampaikan pesan, pertanyaan, tanggapan atau pendapat tentang sesuatu hal yang diyakini. Hal yang sederhana misalnya harus berbicara di depan para tamu dalam suatu acara keluarga atau pada momen yang menentukan karir seseorang seperti mempresentasikan proposal proyek atau tentang produk yang ditawarkan di hadapan sejumlah mitra bisnis atau calon pembeli.

24

Menurut Hart et al, dalam Tubbs dan Moss (2000), terdapat 3 (tiga) aspek pengalaman dalam komunikasi publik, yakni :  



Terjadi di tempat yang dianggap sebagai tempat publik, seperti auditorium, kelas, dan lain sebagainya, Cenderung mengemukakan masalah sosial daripada masalah informal dan tidak terstruktur, sehingga biasanya direncanakan terlebih dahulu atau agenda acara lain yang mendahului atau mengikuti penampilan pembicara, Menggunakan norma perilaku yang relatif jelas.

Dari sisi isi pembicaraan, sedikitnya pembicara memiliki satu dari tiga tujuan berikut, yaitu memberi informasi, menghibur, dan membujuk (meyakinkan) pendengar. Menginformasikan lebih terpusat kepada hasil perolehan informasi, menghibur diarahkan kepada kesenangan, sedangkan membujuk (meyakinkan) mengarahkan pada perubahan sikap. Perubahan sikap adalah tujuan antara yang harus dicapai sebelum mewujudkan tindakan. Presentasi adalah komunikasi lisan, atau pidato yang telah dipersiapkan dan disampaikan dengan cara formal. Presentasi dapat berupa laporan kemajuan, penjelasan produk/jasa baru pada klien, kuliah, pelatihan, wawancara pekerjaan, seminar ilmiah, bisnis dan sebagainya dihadapan khalayak yang lebih khusus. Selanjutnya menurut Macnamara (1998), presentasi cenderung menggunakan sarana pendukung seperti audiovisual dan berbagai teknik penyampaian pesan seperti demonstrasi, partisipatif interaktif, drama, humor dan teknik khusus lainnya. Hal inilah yang membedakan presentasi dari public speaking secara umum. Dengan menggunakan sarana pendukung dan teknik khusus dalam penyampaian, maka presentasi dapat mengubah pidato yang cenderung rumit menjadi hal yang menarik/sederhana.

I. Persiapan Presentasi Menurut Macnamara (1996), persiapan adalah kunci dari suatu presentasi sukses. Presentasi sukses adalah ibarat gunung es, dimana puncak gunung es dan keindahan yang terlihat di atas permukaan air, hanyalah ujung dari gunung es tersebut. Lebih dari 90% gunung es tersebut, berada di bawah permukaan air dan merupakan basis yang kuat dari gunung es tersebut.

25

Artinya, bahwa sebuah presentasi yang sukses, 90% bergantung pada persiapan. Abraham Lincoln pernah mengatakan : “Jika saya memiliki 8 (delapan) jam untuk merobohkan sebatang pohon, maka saya akan menghabiskan 6 (enam) jam untuk mengasah kapak“. Dale Carnegie mengatakan : “Pidato yang telah dipersiapkan, 9/10 (sembilan per sepuluhnya) akan tersampaikan”. Dengan adanya persiapan yang cermat, pembicara dan pendengar akan mendapatkan keuntungan utama, yakni hemat waktu dan pembicara akan terhindar dari kegugupan dan demam panggung yang terjadi sebelum presentasi. Kegugupan tersebut biasanya bukan disebabkan oleh karena adanya pendengar yang cukup banyak di depan mata pembicara, melainkan disebabkan oleh suatu ketakutan terhadap kemampuan diri pembicara yang tidak tahu harus mengatakan apa di depan pendengar. Memberikan presentasi tanpa persiapan/perencanaan yang memadai, ibarat menembak tanpa memiliki sasaran. Mungkin saja peluru ditembakkan tetapi tidak mengenai apapun (misal : penembak senapan mesin vs penembak jitu). Ada delapan langkah menuju presentasi yang sukses. Subyek pengetahuan adalah pondasi atau prasyarat, bahkan sebagai tulang punggung dari suatu presentasi yang sukses. Bila pembicara tidak memiliki banyak informasi, maka sebaiknya jangan melakukan presentasi (Macnamara, 1996). Pengetahuan tentang subyek yang hebat sekalipun atau menjadi pakar atas subyek pengetahuan tertentu, tidaklah cukup menjamin kesuksesan suatu presentasi, karena pembicara perlu memahami cara penyampaian informasi tersebut kepada pendengar. Oleh karena itu, 8 (delapan) langkah berikut ini, akan sangat membantu dalam memanfaatkan subyek pengetahuan secara optimal. 1. Analisa Pendengar Sebelum pembicara memikirkan judul presentasi, membuat slide bahkan menuliskan garis besar, perlu diselami isi kepala para pendengar. Beberapa pertanyaan penting yang biasanya digunakan wartawan untuk suatu reportase, adalah sangat membantu pembicara untuk memahami para pendengar. Pertanyaan tersebut adalah : a. Siapa pendengarnya ? Pembicara harus mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya tentang siapa yang menjadi pendengarnya. Beberapa hal menyangkut informasi tentang siapa para pendengar, antara lain berkaitan dengan profesi, jenis kelamin, umur, jumlahnya dan kehadirannya terpaksa/sukarela, serta harapan apa yang diinginkan.

26

b.

Apa yang ingin diketahui para pendengar ?

William D. Wells mengatakan bahwa komunikasi yang baik seharusnya memenuhi rumus ROI, yakni Relevance, Original dan Impact. Apabila presentasi tersebut tidak relevan, maka tujuannya tidak jelas. Presentasi yang tidak orisinil, tidak akan menarik perhatian, sedangkan presentasi yang tidak orisinal menimbulkan pengaruh yang kuat, tentunya tidak akan menimbulkan kesan (impresi) yang tak berkesudahan. 2. Peninjauan Lokasi Bagi seorang pembicara atau presenter, peninjauan lokasi sangat diperlukan sebelum pelaksanaan presentasi bisnis. Peninjauan lokasi akan menjawab pertanyaan Dimana presentasi akan dilaksanakan ? Yang dipertimbangkan dalam peninjauan lokasi, antara lain Ketersediaan sound system, layout ruangan (pengaturan tempat duduk, posisi podium, layar, dll), dan kondisi ruangan (ber-AC, tata lampu, dll). 3. Kerangka dan Susunan Tetapkan terlebih dulu apa tujuan atau sasarannya. Apa yang menjadi presentasi ini ? Apa yang menjadi harapan panitia, pembicara dan seluruh hadirin yang ada ? Penetapan tujuan ini sangat berkaitan dengan informasi yang didapatkan mengenai pendengar atau hadirin, apa yang menjadi tujuan dan harapannya ? Dapatkan umpan balik dari temanteman atau yang ahli dalam bidang yang akan dipresentasikan. Setelah itu, susunlah peta pemikiran dari topik yang dipilih. Ini merupakan cara untuk meringkas suatu tema, atau pokok pikiran yang ada dalam buku. Pertama, awali dengan menuliskan tema pokok di tengah-tengah halaman kertas kosong. Kemudian seperti pohon dengan cabang dan ranting, kembangkan tema pokok menjadi subtema di sekelilingnya dengan dihubungkan memakai garis seperti jari-jari roda. Setelah itu, buatlah agenda, outline atau catatan kecil tentang urutan pembicaraan yang akan disampaikan. Sisipkan anekdot, kuis, cerita ilustrasi, permainan dan latihan-latihan untuk menjaga agar audiens tidak bosan dan mengantuk. 4. Penelitian dan Penerapan Bagian ini lebih mengarah kepada kajian pembicara atau presenter terhadap tiga langkah sebelumnya, yaitu analisis pendengar, peninjauan lokasi dan kerangka presentasi.

27

5. Penulisan Naskah/ Catatan Dalam persiapan ini adalah menyusun makalah atau teks lengkap, pokok-pokok pikiran (bentuk powerpoint presentation, transparent sheets, handouts dan kertas berukuran kartu pos), video presentation, dan sebagainya sebagai materi utama presentasi anda 6. Penyajian dengan Alat Untuk meningkatkan penyampaian pesan (hukum ketiga audible), presenter harus menguasai kegunaan dan penggunaan alat bantu visual seperti misalnya slide, overhead projector, LCD (infocus) projector yang langsung dihubungkan dengan komputer atau notebook. Sebagian besar orang lebih mudah menangkap informasi yang berupa gambaran visual daripada mendengarkan. Apalagi jika menggunakan data numerikal, akan lebih menarik jika disajikan dalam bentuk grafik, tabel atau bagan warna-warni, atau menggunakan software tertentu, misalnya powerpoint, untuk menggabungkan pointers dengan suara, foto, clip art, animasi dan video dalam satu file e-presentasi. Kemampuan menggunakan alat bantu visual ini akan memberikan kesan pertama kepada audience bahwa presenter siap melakukan presentasi. Tetapi sekali lagi jangan terfokus pada alat bantu tersebut. Apalagi jika terjadi kesalahan atau gangguan teknis, presenter harus selalu siap dengan cara presentasi langsung dengan tanpa alat bantu. Atau sebaiknya ada teknisi yang siap untuk mengatasi gangguan teknis tersebut. Jangan sampai gara-gara alat bantu visual, akan kehilangan momentum untuk menyampaikan topik atau materi presentasi. Dalam penyampaian pesan kepada publik, baik berupa pertanyaan, pidato, kuliah, seminar, sepatah kata, dan sebagainya, yang paling penting adalah bahwa pesan dapat tersampaikan kepada penerima pesan dengan baik dan jelas. Berbicara di depan public bukan ujian ataupun pengadilan untuk mengadili penampilan, kecerdasan, kecantikan ataupun keluasan pengetahuan. 7. Praktek dan Latihan Teknik-teknik yang harus diperhatikan dalam praktek dan latihan : a. Suara Perhatikanlah ucapan suara yang keluar. Aturlah irama dan tempo suara dengan mengatur pernapasan dengan baik. Gunakan jeda suara secara jelas.

28

Ucapan yang keluar harus terdengar jelas, tetapi tidak terlalu cepat. Mutu suara merupakan faktor kunci yang menentukan, apakah hadirin memperhatikan baik kepada presenter maupun pesan yang disampaikan. Suara harus keras dan jelas terdengar, bahkan oleh hadirin yang duduk paling jauh sekalipun. Jika tersedia, selalu gunakan pengeras suara (loudspeaker), meskipun suara sudah cukup keras. Cobalah dengan berlatih mendengarkan suara sendiri. Caranya dengan menutup mata, berbicaralah, kemudian perhatikan mutu, kekuatan dan kejelasan suara. Suara merupakan aset yang paling berharga dalam berkomunikasi secara lisan. Oleh karena itu, memelihara mutu suara dan berlatih secara kontinu merupakan keharusan, jika ingin menjadi pembicara publik sukses. Jika suara kurang bagus dan sumbang, hal yang perlu dilakukan adalah mencari pelatih suara profesional atau mengikuti kursus/Pendidikan (misalnya, di Institut Kesenian Jakarta) untuk meningkatkan mutu suara. Apalagi, orang yang bercita-cita jadi presenter, pembicara publik, Master of Ceremony (MC) dan sebagainya. b. Jarak Pandang Saat berdiri di depan publik, pastikan bisa melihat ke segala arah. Arahkan pandangan tiap saat ke tiap bagian posisi pendengar. Gunakan kontak mata dan fokuskan perhatian pada orang yang memperhatikan presentasi anda. Tetapi dapat mungkin memproyeksikan pembicaraan ke seluruh ruangan dan seluruh hadirin. c. Perilaku Hindarkan perilaku teatrikal, seperti bermain-main dengan ballpoint atau pensil, karena selain mengganggu konsentrasi pendengar, juga mengurangi perhatian ke topik pembicaraan dan juga akan dicap tidak mampu menguasai diri. d. Menjadi Diri Sendiri Ini merupakan hal penting dari sebuah presentasi. Jangan terjebak pada gaya, atau ciri khas orang lain. Be your self, jadilah diri sendiri! Jangan meniru gaya orang lain atau menciptakan gaya baru yang dianggap menarik perhatian. Cara-cara seperti itu justru membuat kegiatan presentasi tidak berkembang secara wajar. e. Percaya Diri Dalam presentasi bisnis, sangat dibutuhkan keyakinan diri yang tinggi. Pembicara harus yakin, apa yang disampaikan menarik bagi yang mendengarkannya. Ingat pada saat presentasi jangan membacakan makalah atau terpaku pada bahan utama.

29

Berbicaralah seakan sedang berbicara dengan satu-dua orang saja. Ketidakpercayaan diri seorang pembicara atau presenter, akan terekspresi dalam berbagai macam sikap atau perilaku seperti gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering dan tenggorokan tersumbat. f. Sasaran Tentukan sasaran dan target yang ingin dicapai, sehingga pembicara dengan mudah dapat menyusun pokok-pokok yang akan disampaikan dalam presentasi. Dengan sasaran dan target yang jelas, audiens dapat lebih memahami isi pesan tersebut. g. Jangan Terlalu Banyak Informasi Berdasarkan pengalaman, pendengar lebih bisa memahami informasi yang singkat, disertai contoh visual maupun suara. Menjejali dengan informasi sebanyakbanyaknya kepada pendengar, sama artinya pembicara tidak memberikan informasi apa-apa. Sebab, daya tahan dan daya ingat seseorang amat terbatas. Apalagi, jika hal itu diperolehnya dari mendengarkan presentasi saja. Begitu pula, jargon dan statistik yang terlalu banyak, justru memusingkan ketimbang menyenangkan pendengar. h. Jangan Terlalu Lama Berbicara terlalu lama akan membosankan pendengar. Selain itu, membuat pendengar lupa apa yang telah disampaikan. Jadwalkan waktu presentasi sekitar 30 menit dan tetapkan tema yang akan memberi identitas bagi presentasi. Dari hal-hal yang telah dikemukakan, dapat dikatakan bahwa dalam praktek dan latihan presentasi diperlukan tahapan seperti merencanakan dan mengorganisasi presentasi, mengembangkan dan menggunakan alat bantu, bersiap dan menyampaikan presentasi. 8. Presentasi/ Penyampaian Berbicara di depan publik merupakan suatu seni berkomunikasi. Dalam berkomunikasi, pembicara atau presenter perlu memahami 5 (lima) komponen atau unsur penting yang harus diperhatikan. Kelima (5) unsur tersebut adalah pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau medium), penerima pesan (receiver), dan umpan balik (feedback).

30

BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN Beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan dalam makalah ini antara lain pentingnya seorang pemimpin dan bawahan untuk dapat membuka komunikasi secara efektif dan efisien sehingga roda organisasi dapat berjalan dengan lancar dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kemudian seluruh individu yang tergabung dalam sistem organisasi hendaknya menyadari perlunya ketanggapsegeraan untuk meminimalisir hambatan komunikasi yang terjadi dengan melakukan beberapa pendekatan / solusi yang ditawarkan yaitu menciptakan hubungan yang lebih baik. Maka itu dikatakan bahwa inti dari kepemimpinan adalah adanya komunikasi yang berjalan dengan baik.