Kewangan Bab A-bab F

TAKLIMAT PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Kementerian Kewangan Malaysia

TUJUAN TAKLIMAT Memberi penjelasan mengenai Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

KANDUNGAN TAKLIMAT Taklimat akan disampaikan dalam 2 sesi: SESI PERTAMA Penjelasan Mengenai PKP Bil. 5 Tahun 2007 SESI KEDUA Penjelasan Mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

PENDAHULUAN Pengurusan Aset Alih Kerajaan merupakan satu aspek pengurusan kewangan yang penting kerana Kerajaan telah menyediakan jumlah peruntukan yang besar bagi pembelian aset. Tahun 2007 - Pembelian Aset Belanja Mengurus: RM4.236 billion daripada keseluruhan peruntukan RM112.99 billion iaitu merupakan 3.7%.

PENDAHULUAN Pengurusan Aset Alih Kerajaan secara menyeluruh belum pernah digubal sebelum ini. Pengurusan Aset Alih sebelum ini merujuk kepada berbagai dokumen seperti Arahan Perbendaharaan (AP), Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).

PERBANDINGAN PERATURAN LAMA DENGAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PERATURAN LAMA

14 DOKUMEN – AP,PP-TPS, PP,SPP & SURAT

Keliru •Pertindihan •Terlalu lama •Kurang jelas •Tidak selari dengan perkembangan semasa •

TPA

1 DOKUMEN

•Lebih mudah •Lebih jelas •Proses kerja teratur •Seragam •Selari dengan perkembangan semasa

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a)

Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b)

Melantik: (i) (ii) (iii) (iv)

Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(d)

Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: (i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib.

(e)

Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (a)

Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi: • • • • • •

Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

b)

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyia

(c)

Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d)

Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e)

Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(f)

Menyelaras penyediaan laporan berikut: • Harta Modal dan Inventori • Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori • Pelupusan Aset Alih Kerajaan • Tindakan Surcaj/Tatatertib

JAWATANKUASA PENGURUSAN ALIH KERAJAAN (JKPAK)

ASET

Pengerusi

:

Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat Ibu Pejabat) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha

:

Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

Ahli

:

Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) AGENDA MESYUARAT: • • • • •

Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PELAKSANAAN

Dengan pelaksanaan TPA, Kementerian/Jabatan hendaklah memindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari Borang: Kew. 312

Kew. PA-2 dan Kew. PA-4

Kew. 313

Kew. PA-3 dan Kew. PA-5

dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh 6 bulan dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

PELAKSANAAN Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3) dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: (a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; • PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; • PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8 Pengurusan Stor dan aset sahaja;

PEMBATALAN

(h)

Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i)

Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(g)

Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 (10) bertarikh 7 Januari 2002.

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

SESI KEDUA Penjelasan Mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

KANDUNGAN TPA PENDAHULUAN

BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA

BAB E PELUPUSAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB A PENERIMAAN

TPA

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENDAHULUAN TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab Bab Bab

A B C

: : :

Bab Bab Bab

D E F

: : :

Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINISI ASET ALIH Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

  



HARTA MODAL •

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b)

Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

INVENTORI

•

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b)

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: (i)

Loji/Jentera Berat

(v)

Kenderaan

(vii)

Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a)

Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: (i)

Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI (b)

Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii)

Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir (iv) Pinggan mangkuk

BAB A PENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN

(a)

Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b)

Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

BAB A - PENERIMAAN (c)

Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: •

Semak butiran dalam dokumen.

•

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji”.

BAB A - PENERIMAAN •

Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(e)

Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(i)

Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(l)

Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

BAB B PENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

OBJEKTIF TEMPOH MENDAFTAR

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENDAFTARAN PENGESAHAN PENDAFTARAN URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN

BUTIRAN MAKLUMAT

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK • Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya. • Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Dibeli: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)

Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT Aset yang disewa beli: (a) (b)

Surat Ikatan Perjanjian Dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain (a)

Salinan Daftar jika diterima secara pindahan

(c)

Salinan surat kelulusan menerima hadiah

(f)

Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Belum Berdaftar: Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN (a)

Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b)

Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (h) (i) (j)

Format yang sama diguna pakai. Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

URUSAN PENDAFTARAN (a)

Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3.

(b)

Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.

URUSAN PENDAFTARAN (c)

Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i)

Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii)

Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

URUSAN PENDAFTARAN (iii)

Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

URUSAN PENDAFTARAN (d)

Daftar aset dikemaskini bila berlaku: (i)

Penambahan/penggantian/ penaiktarafan

(ii)

Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan (iv) Hapus kira

PELABELAN ASET Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM). Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

PELABELAN ASET Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian:} Berasaskan kod fail Kod Jabatan: } oleh MAMPU Kod Kumpulan sama ada: Harta Modal H Inventori I Tahun Pembelian: No. Siri: CONTOH

:

KK/BKP 10/H/07/1

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar

• Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. • Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. • Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

SENARAI ASET DI LOKASI Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. • 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. • Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

(b)

PENGGUNAAN Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)

Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c)

Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d)

(e)

Perlu direkodkan. Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

PENYIMPANAN •

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

•

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

•

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

•

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PEMERIKSAAN Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) (b) (c)

Fizikal Rekod Penempatan

PEMERIKSAAN Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; (b)Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN •

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.

•

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun.

•

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastika peraturan ini dipatuhi.

BAB D PENYELENGGARAAN

PENYELENGGARAAN JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PANDUAN PENYELENGGARAAN Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian /Jabatan: (e) (b) (c) (d) (e) (k)

Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan Kew. PA-13. Merancang penyelenggaraan Melaksana program penyelenggaraan Merekod penyelenggaraan Menilai program penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

BAB E PELUPUSAN

ISI KANDUNGAN • • • • • • • •

Definisi Pelupusan Objektif Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan

ISI KANDUNGAN • • • • • • •

Pelanjutan Tempoh Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

(a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(f)

Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut: -

Hadiah Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri Tukar Beli (trade in) Tukar Barang (barter trade) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 . •

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

URUS SETIA PELUPUSAN Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

URUS SETIA PELUPUSAN Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan Untuk tindakan. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. PA-18

URUS SETIA PELUPUSAN Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16 (a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. (i) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA (a)

Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.

(c)

Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA (a)

Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan.

(b)

Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c)

Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang setaraf.

(l)

Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

(o)

Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA (a)

Menyedia dan mengemuka Jadual Pelupusan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan.

(b)

Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c)

Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d)

Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e)

Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f)

Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.

PELANJUTAN TEMPOH • Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. • Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN (a)

Jualan secara : Tender Sebut harga Lelong

(b)

Jualan Sisa

(c)

Tukar Barang (Barter Trade)

(d)

Tukar Beli (Trade in)

(e)

Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN (g) (h) (i)

Pindahan Hadiah Musnah secara: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam

(j)

Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai a tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

a)

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebih RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

h)

Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab ebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

T U G A S

(a)

(b)

(c)

(b)

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syo daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.

T U G A S

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Seti Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuas Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m)Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatert dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindak Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

)

b)

PROSES HAPUS KIRA 1. Melaporkan Kehilangan

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28

•

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediaka oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian Ibu Pejabat.

b)

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i)

Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii)

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihanta kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (i) Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat

(c)

Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysi Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat 1.

Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2.

Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3.

Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4.

Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5.

Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6.

Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

1.

Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8.

Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(h)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

c)

Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

d)

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

)

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untu (i)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii)

Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan ha siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i)

Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii)

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

g)

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukaka untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan (a)

)

(a)

d)

Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kua Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarik kelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

SOAL JAWAB

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA

SEKIAN TERIMA KASIH