Katsarelis 11

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ : ΠΡΟΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ και ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ

Τριαντάφυλλος Κατσαρέλης Πολιτικός Μηχανικός ΕΜΠ - ΜΒΑ, Επιστημονικός Συνεργάτης ΕΜΠ

Περίληψη Η παρουσίαση επιχειρεί μία περιήγηση στα πεδία των Έργων, των χαρακτηριστικών τους καθώς και στη Διοίκηση Έργων. Γίνεται αναφορά στη Προτυποποίηση γενικώς και στα υπάρχοντα Πρότυπα για τη Διοίκηση Έργων και την Πιστοποίηση Διαχειριστών Έργων. Παρατίθενται βιβλιογραφία και χρήσιμοι υπερσύνδεσμοι στο διαδίκτυο. Την παρουσίαση συνοδεύουν το παρόν κείμενο καθώς και χρήσιμα έγγραφα.

1

ΕΡΓΟ και ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΡΓΟΥ Έργο είναι μία προσωρινή προσπάθεια, η οποία εκτελείται προκειμένου να δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία με προδιαγεγραμμένα χαρακτηριστικά. (oρισμός κατά PMBOK) Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα, το οποίο αναλαμβάνεται προκειμένου να δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία. (ορισμός κατά ISO 10006) 1. Προσωρινότητα : Κάθε έργο έχει προσδιορισμένη χρονικά αρχή και προσδιορισμένο χρονικά τέλος. •

Το τέλος επέρχεται όταν : o Επιτευχθούν οι στόχοι του έργου. (πχ. target price για χρηματιστηριακή θέση !..)

o Καταστεί σαφές ότι οι στόχοι του έργου δεν πρόκειται, ή δεν μπορούν να επιτευχθούν. (πχ. stop loss για χρηματιστηριακή θέση !..) o Καταστεί σαφές ότι η ανάγκη για το έργο δεν υφίσταται πλέον. (πχ. σημαντική κληρονομιά !..)

•

Προσωρινότητα δεν σημαίνει - κατ’ ανάγκην - συντομία σε διάρκεια : o Πολλά έργα διαρκούν αρκετά χρόνια. o Ωστόσο η διάρκεια είναι πεπερασμένη, τα έργα δεν είναι διηνεκείς προσπάθειες !

•

Προσωρινότητα του έργου δεν σημαίνει - εν γένει – προσωρινότητα στο προϊόν, ή υπηρεσία, ή το αποτέλεσμα, το οποίο προκύπτει από το έργο ! o Τα περισσότερα έργα αναλαμβάνονται προκειμένου να δημιουργήσουν ένα διαρκές, ή έστω μακροχρόνιο παράγωγο… o Τα έργα επίσης συχνά έχουν –εκούσιες ή ακούσιες – οικονομικές, κοινωνικές και περιβαλλοντικές επιδράσεις, οι οποίες ξεπερνούν κατά πολύ τη διάρκεια των ίδιων των έργων, αλλά και τη διάρκεια των προϊόντων των έργων ! Προσωρινότητα όμως – παραπλεύρως - σημαίνει : o Ότι το παράθυρο ευκαιρίας είναι συνήθως προσωρινό (βλ. παραπάνω : τέλος έργου - λόγω τέλους της ανάγκης του). o Η ομάδα έργου – ως εργασιακή μονάδα – σπανίως επιβιώνει μετά το τέλος του έργου. Θα εκτελέσει το έργο και θα διαλυθεί, ενώ τα μέλη της θα εκχωρηθούν αλλού. (Αντιλαμβάνεσθε τη σημασία για τη Διαχείριση

•

Γνώσης – Μάθησης, αλλά και τη Διαχείριση Κινδύνων σε επόμενα έργα !..)

2. Μοναδικότητα : Κάθε έργο δημιουργεί παραδοτέα, τα οποία είναι προϊόντα, υπηρεσίες, ή αποτελέσματα : •

Ένα προϊόν ή ένα δημιούργημα το οποίο παράγεται είναι μετρήσιμο (βλ. προδιαγεγραμμένα χαρακτηριστικά) και μπορεί να είναι: o Ένα εξάρτημα ή ένα συστατικό εξαρτήματος. o Μία δυνατότητα εκτέλεσης μιας υπηρεσίας, (πχ. μία επιχειρησιακή λειτουργία, η οποία υποστηρίζει την παραγωγή ή διανομή). 2

o Ένα αποτέλεσμα, όπως ευρήματα ή τεκμηριώσεις. (πχ. μία ανάλυση των θεμελιωδών εταιρίας αναδεικνύει ενδεχομένως ευκαιρίες επένδυσης και προσδιορίζει τη «δίκαιη αποτίμησή» της).

•

Η Μοναδικότητα αποτελεί ένα σημαντικό χαρακτηριστικό των παραδοτέων ενός έργου : o Πολλά έργα έχουν την ίδια λειτουργία (πχ. «κόμβοι» στην «Αττική Οδό»). Καθένα όμως είναι - για πολλούς λόγους - διαφορετικό. o Πολλά έργα έχουν επαναλαμβανόμενα στοιχεία (πχ. σταθμοί του Μετρό), όμως αυτό δεν αλλάζει – πιστέψτε με - σημαντικότατες αφανείς διαφορές, οι οποίες τεκμηριώνουν τη θεμελιώδη μοναδικότητα των αντίστοιχων έργων.

3. Προοδευτική Ανάπτυξη : Είναι ένα χαρακτηριστικό των έργων, το οποίο παρότι δεν αποτυπώνεται στον παραπάνω ορισμό, συνοδεύει τις έννοιες της προσωρινότητας και της μοναδικότητας : •

Σημαίνει ανάπτυξη σε βήματα και αυξητική συνέχιση. o Το αντικείμενο του έργου περιγράφεται γενικά, ίσως και θολά, στα πρώιμα στάδια και γίνεται πιο συγκεκριμένο και λεπτομερές, καθώς η ομάδα του έργου αποκτά καλύτερη και πληρέστερη αντίληψη των αντικειμενικών στόχων και των παραδοτέων. o Η Προοδευτική Ανάπτυξη δεν πρέπει να συγχέεται με τη διολίσθηση του φυσικού αντικειμένου. (Η οποία με απλά λόγια σημαίνει : άλλο ξεκινήσαμε να κάνουμε και άλλο κάνουμε, ή κάνουμε ότι γνωρίζουμε να κάνουμε και όχι ότι απαιτείται. βλ. πασίγνωστο Πανεπιστημιακό ανέκδοτο «…το οποίο μυρμήγκι» ).

o Αυτές οι ανεξέλεγκτες αλλαγές είναι ανεπίτρεπτες και προβλέπεται διαδικασία ελέγχου, ώστε οι αναπόφευκτες – αναγκαίες – πραγματικές αλλαγές να μην οδηγούν σε διολίσθηση. •

Μιας και έγινε αναφορά σε κίνδυνο, ας προσθέσουμε εδώ άλλη μία μάστιγα : Την παρά φύση παραβίαση της Μοναδικότητας. o Δράστες είτε η ομάδα του έργου, η οποία χρησιμοποιεί τη λογική “one size fits all”… (Κυκλοφορούν πανομοιότυπα «Συστήματα Διαχείρισης για την Ποιότητα», υποτίθεται μοναδικά για μία εταιρία, ταυτόσημα όμως για πολλές, με τα ίδια ορθογραφικά λάθη δε…)

o Δράστες όμως και οι παραλήπτες του έργου, οι οποίοι χρησιμοποιούν τη λογική «ε, δεν θα ξαναπληρώσουμε για το ίδιο»… Ακόμη και αν το «ίδιο» προσφέρεται σε πολύ χαμηλή τιμή - για τις απαραίτητες τροποποιήσεις – ακόμη και δωρεάν !.. Έργα και Λειτουργίες : Οι Οργανισμοί (κερδοσκοπικές επιχειρήσεις ή ΟΧΙ) εκτελούν εργασίες - έργα ή λειτουργίες - προκειμένου να επιτύχουν ένα σύνολο αντικειμενικών στόχων. Υπάρχουν στις δύο παραπάνω κατηγορίες κοινά στοιχεία και διαφορές και δεν πρέπει να παραλείψουμε το σημαντικότερο : Όλοι οι Οργανισμοί εκτελούν ένα μίγμα έργων και λειτουργιών ! Η ποσοστιαία αναλογία είναι καθοριστική μεν αλλά… Ας εξετάσουμε μόνο τις διαφορές, διότι οι ομοιότητες είναι προφανείς στην οξυδερκή αναγνώστρια και αναγνώστη :

3

•

•

•

•

Ο στόχος ενός έργου είναι να επιτύχει το αντικείμενό του και να τερματισθεί. o Ο στόχος μιας λειτουργίας είναι να διατηρήσει την επιχείρηση. Ο χρόνος περάτωσης ενός έργου – προσωρινότητα - είναι πεπερασμένος (εύστοχος ο αγγλικός όρος : dead line…) o Οι λειτουργίες είναι αέναες. Η διαθεσιμότητα και η δυνατότητα αξιοποίησης - χρήσης Πόρων στα έργα έχει πολλούς περιορισμούς : Δύο εκσκαφείς δεν είναι δυνατόν να εκσκάπτουν στο ίδιο σημείο. Δύο σχεδιάστριες δεν είναι δυνατό να σχεδιάζουν πάνω στο ίδιο σχέδιο (1). Τα παραπάνω συνδέονται – καλώς ίσως - με τη μη δυνατότητα δημιουργίας αποθεμάτων (κάτι το οποίο η λιτή – lean μέθοδος παραγωγής σε συνθήκες λειτουργίας προσπαθεί να υπερβεί ! Επ’ αυτού θα επανέλθουμε αναλυτικώς…)

•

Εν κατακλείδι και σε μαστορική γλώσσα : «Ένα καράβι πηγαίνει στην Αμερική σε δέκα (10) μέρες. Δύο καράβια ΔΕΝ πηγαίνουν σε πέντε (5) μέρες».

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ Ποιες είναι οι τρεις (3) μεταβλητές ενός έργου, όπου εντοπίζονται και οι κίνδυνοι (χωρίς η παρακάτω σειρά παράθεσης να σηματοδοτεί ιεράρχηση) : •

Χρόνος : Προκύπτει από την Προσωρινότητα : Κάθε έργο έχει προσδιορισμένη χρονικά αρχή και προσδιορισμένο χρονικά τέλος.

•

Κόστος : Προκύπτει μάλλον από τη Μοναδικότητα : Η επαναλαμβανόμενη παραγωγή - με τη μορφή Λειτουργίας ενός προϊόντος ή υπηρεσίας – οδηγεί προφανώς σε μείωση του κόστους ανά μονάδα προϊόντος, ενσωματώνοντας τα αρχικά – εφ’ άπαξ έξοδα. Ο Προϋπολογισμός όμως ενός έργου «είναι αυτός που είναι» και η υπέρβασή του δεν είναι δυνατόν να απαλυνθεί από μεταγενέστερες της περάτωσής του εξελίξεις

•

Ποιότητα : Αφορά στα προδιαγεγραμμένα χαρακτηριστικά.

Η ισορροπία μεταξύ αυτών των τριών μεταβλητών - στόχων είναι πολύ δύσκολη ! Συνηθέστερο και ευχερέστερο είναι να υπάρξει δέσμευση (όχι ότι τηρείται, αλλά τουλάχιστον παρακολουθείται και είναι μετρήσιμη…) για την τρίτη ως άνω μεταβλητή : την Ποιότητα, με τη στενή έννοια της ανταπόκρισης - συμμόρφωσης σε κανονισμούς – πρότυπα επιδόσεων προδιαγραφές κλπ. Με την ευκαιρία ένα Quiz : Ποια είναι η πιθανότητα ολοκλήρωσης ενός έργου ακριβώς στον προβλεπόμενο – συμβατικό χρόνο παράδοσης ? α) Ελλάδα β) Ε.Ε. γ) Ιαπωνία δ) ΗΠΑ ε) αναπτυσσόμενες δυναμικά οικονομίες.

4

Το συνεχές της Προτυποποίησης Γράφημα 1 Αρχές Κώδικες Αξίες

Κανόνες &

Πρότυπα

Μοντέλα

Δεοντολογίας Οδηγίες Πίνακας 1: Ορισμοί και χαρακτηριστικά Προτύπων

ΠΡΟΤΥΠΟ

Αξίες

Αρχές

Κώδικες Δεοντολογίας Κανόνες & Οδηγίες - Πλαίσια

Πρότυπα

Μοντέλα

ΟΡΙΣΜΟΣ - ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Οιοσδήποτε στόχος ή αποτέλεσμα, του οποίου η επιδίωξη είναι αυταπόδεικτη. Παράδειγμα: «Κοινωνική ωφελιμότητα». Θεμελιώδης αλήθεια ή κανόνας, οι οποίοι αποτελούν τη βάση διαμόρφωσης της Στρατηγικής και Πολιτικής, καθώς και του σχεδιασμού των Δράσεων. Παράδειγμα: «Εξισορρόπηση Οικονομικών, Περιβαλλοντικών και Κοινωνικών Αποτελεσμάτων». Σύνολο κανόνων ή / και «επίσημη διατύπωση» των Αξιών, Αρχών και Τρόπων Δραστηριοποίησης. Χαρακτηριστικό: Αποδοχή από ένα Σύνολο Οργανώσεων Παράδειγμα: (επισυνάπτεται) Πρότυπο ευρύτατης αποδοχής, το οποίο όμως δεν οδηγεί σε πιστοποίηση. Ιδιαίτερη σημασία έχουν τα «Πλαίσια», των οποίων η υιοθέτηση δεν οδηγεί σε πιστοποίηση, αλλά συνιστούν εργαλεία υποστήριξης Προτύπων (τα οποία οδηγούν σε πιστοποίηση ή Μοντέλων ( τα οποία συμπεριλαμβάνουν αξιολόγηση). Παραδείγματα: • ISO 24000 («Κοινωνικής Υπευθυνότητας» – δεν προβλέπεται πιστοποίηση) • ISO 9004 («Υποστηρίζει» το ISO 9001) • Πλαίσιο «Κοινωνικής Υπευθυνότητας» EFQM («Υποστηρίζει» το Μοντέλο Αριστείας EFQM) Εντελώς απλουστευτικά χρησιμοποιείται εδώ ο όρος για τα Πρότυπα (ευρύτατης αποδοχής ) τα οποία οδηγούν σε Πιστοποίηση ( με όλες τις γνωστές διαδικασίες και απαιτήσεις). Χαρακτηριστικό: Πιστοποίηση «ποιοτική» = Ναι / Όχι Παραδείγματα: ISO 9001 , ISO 14001 Πρότυπο ευρύτατης αποδοχής, το οποίο οδηγεί σε αξιολόγηση. Χαρακτηριστικό: Πιστοποίηση «ποσοτική» = Βαθμολόγηση 5

Παραδείγματα: Μοντέλα Αριστείας. EFQM, Balridge, Deming

Πρότυπα για τη ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ A Guide to the Project Management Body Of Knowledge - P.M.B.O.K.® του Project Management Institute Οδηγός Βασικών Γνώσεων στη Διοίκηση Έργων - P.M.B.O.K.® Ελληνική Μετάφραση : Δημήτρης Μ. Εμίρης Επικ. Καθηγητής Πανεπιστημίου Πειραιώς (Εκδόσεις ΠΑΠΑΣΩΤΗΡΙΟΥ 2006 : ISBN 960-7530-77-2) ISO 10006:2003 “Guidelines for Quality Management in Projects” http://www.iso.org/iso/home.htm http://www.elot.gr/home.htm IPMA Project Exellence Awards Σε λίγο καιρό και στην Ελλάδα ! http://www.ipma.ch/awards/Pages/default.aspx Οδηγίες για τη Διοίκηση Έργων – Ανθρωπιστική Βοήθεια - ΜΚΟ Ευρωπαϊκή Επιτροπή - Project Cycle Management Guidelines Ένα συνοπτικό εγχειρίδιο Διοίκησης Έργων για όλους ! (επισυνάπτονται τα δύο έγγραφα της παρουσίασης) Μοντέλο Αριστείας EFQM - για συνεχή λειτουργία, όχι έργα – Πολύ χρήσιμο για όλους τους Οργανισμούς και αυτούς οι οποίοι ασχολούνται με Έργα. Σε αυτό βασίζεται και το παραπάνω IPMA Project Exellence Awards. http://www.efqm.org/Default.aspx?tabid=35 Εγχειρίδιο Διαχείρισης Κινδύνων Έργων Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Επικ. Καθηγητής Πανεπιστημίου Αιγαίου (Εκδόσεις ΚΛΕΙΔΑΡΙΘΜΟΣ 2006 : ISBN 960-209- 937-2)

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ για ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΕΡΓΩΝ Πιστοποίηση κατά IPMA • Ελληνικό Δίκτυο Διαχειριστών Έργων – PM-GREECE o http://pmgreece.gr/ • Επισυνάπτονται τρία σχετικά έγγραφα • Πιστοποίηση στην Ελλάδα - σε λίγο καιρό και στα ελληνικά. o http://pmgreece.gr/content.php?cid=certification Πιστοποίηση κατά PMI • PMI GREECE Chapter 6

• •

http://www.pmi-greece.org/ Πιστοποίηση στην Ελλάδα

7