Kan U-01-fb-oke_270319.pdf

KAN U‐01 Syarat dan Aturan Akreditasi  Lembaga Penilaian Kesesuaian

Prinsip Perubahan Proses Akreditasi dalam KAN U‐01

2

Perubahan Siklus Akreditasi Siklus Akreditasi Lalu • Masa Akreditasi 4 Tahun Bulan Kegiatan

6

12 S1

18

24 S2

30

36

42 Re

48

Per Keputusan Akreditasi  Maret 2019

Siklus Akreditasi (perubahan) • Masa Akreditasi 5 Tahun Bulan Kegiatan

3

6

9

12 15 18 21 24 27 30 33 36 39 42 45 48 51 54 S1

S2

Re

57

Pertimbangan Perubahan Periode Siklus Akreditasi penguatan persyaratan witness (asesmen penyaksian) dalam ISO  17011: 2017 yang diberlakukan untuk seluruh jenis LPK; AB harus memberikan justifikasi bila witness tidak dapat dilakukan, 

kondisi saat ini: witness untuk LS  berbasis 17021 belum sepenuhnya sesuai dengan persyaratan IAF  MD, khususnya terkait dengan critical scope

witness untuk LS Pro  masih mengacu pada 2  digit kelompok produk,  yang pada bidang tertentu masih terlalu umum

witness untuk LI hanya dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan asesmen, dan dalam banyak situasi hanya dilakukan dengan simulasi

witness untuk laboratorium belum direncanakan dan belum dilaporkan secara terstruktur sebagai pertimbangan keputusan akreditasi

4

Perubahan Periode Siklus Akreditasi • sertifikat akreditasi berlaku untuk jangka waktu 5 tahun dengan 3 kali office on‐site assessment

Perubahan utama pengelolaan siklus akreditasi:

• witness dapat dilakukan dalam waktu yang berbeda atau bersamaan dengan pelaksanaan office on‐site assessment • ketidaksesuaian dalam witness diklasifikasikan dalam katagori yang sama dengan temuan on‐site assessment  • hasil witness memiliki konsekuensi yang sama dengan hasil on‐site assessment • program asesmen untuk siklus akreditasi berikutnya,  ditetapkan berdasarkan program asesmen siklus akreditasi awal.

5

Perubahan utama pengelolaan siklus akreditasi (lanjutan):

20 Nov  2020

o jika LPK belum mendapatkan keputusan akreditasi ulang sampai dengan berakhirnya masa sertifikat akreditasi, maka LPK tidak diperbolehkan menggunakan simbol akreditasi dan tidak diperbolehkan melaksanakan kegiatan penilaian kesesuaian yang tercakup dalam lingkup akreditasinya. o apabila keputusan akreditasi ulang ditetapkan sebelum siklus akreditasi berakhir, masa akreditasi pada siklus berikutnya berlaku sampai dengan 5 tahun sejak berakhirnya akreditasi siklus sebelumnya. o apabila keputusan akreditasi ulang ditetapkan setelah siklus akreditasi berakhir, masa akreditasi pada siklus berikutnya terhitung sejak tanggal keputusan sampai dengan 5 tahun sejak berakhirnya akreditasi siklus sebelumnya.

6

Akreditasi Maret 2019

Maret 2024 1 Reakreditasi Januari 2024

Maret 2029

Mei 2024

Maret 2029

2 Reakreditasi

7

o Perubahan utama pengelolaan siklus akreditasi (lanjutan):

o apabila keputusan akreditasi ulang belum ditetapkan sampai dengan 6 (enam) bulan sejak berakhirnya siklus akreditasi, maka proses akreditasi ulang dihentikan, LPK dapat mengajukan akreditasi sebagai pemohon akreditasi awal dengan nomor akreditasi baru. o pada saat hasil perluasan ruang lingkup akreditasi diperoleh, KAN menerbitkan suplemen atau amandemen lampiran sertifikat akreditasi yang berlaku sejak tanggal ditetapkan hingga berakhirnya sertifikat akreditasi. o seluruh skema akreditasi KAN tidak lagi menggunakan sistem “approved signatory” karena LPK berkewajiban melakukan risk management dan menanggung liability dari seluruh kegiatannya

8

PENYELESAIAN   TINDAKAN  PERBAIKAN Jenis

LAMA

BARU

AKREDITASI AWAL

3 BULAN

3 BULAN

RE AKREDITASI

3 BULAN

2 BULAN

PERLUASAN RUANG LINGKUP

3 BULAN

2 BULAN

SURVAILEN

1 BULAN

2 BULAN

9

Klausul 7 Persyaratan Proses – ISO/IEC 17011:2017 information  on completed  application assessment  plan application  for  accreditation  (7.2)

information  on the  adequacy of  AB resources

application review (7.2.3)

resource review (7.3)

information on  the substantial  adequacy of  documented  information

assignment of  assessment  team

preparation for assessment (7.4)

documented information review (7.5)

closed out of  NCs

information on  the substantial  adequacy of  assessment  report and  recommendation accreditation  certificate (7.8.1)

assessment  report

assessment (7.6)

assessment report review (7.6.7)

decision making (7.7)

accreditation  requirements  (7.1)

accreditation  scope (7.8.3)

accreditation cycle (7.9); extending accreditation (7.10) suspending, withdrawing, reducing accreditation (7.11); complaints (7.12); appeals (7.13); records on CAB (7.14)

knowledge requirements for AB (permanent and or external) human resources 10

Umum  • Permohonan akreditasi yang disampaikan berlaku  1 (satu) tahun sejak persetujuan perjanjian  akreditasi oleh LPK. • Apabila proses akreditasi tidak dapat diselesaikan  dalam waktu tersebut, proses akreditasi  dinyatakan gugur, dan untuk melanjutkan proses  akreditasi LPK harus mengajukan permohonan  akreditasi kembali. 11

KAN U ‐ 01 Permohonan  Akreditasi • Permohonan akreditasi diajukan oleh pimpinan atau personil di  dalam organisasi yang  diberikan kewenangan untuk bertindak atas nama organisasi melalui Sistem Informasi KAN  dengan alamat http://akreditasi.bsn.go.id.  • Permohonan akreditasi harus  lengkap  dengan  dilampiri  informasi mengenai  legalitas  LPK  atau  organisasi induknya,  dokumen  dan rekaman LPK  sesuai  dengan  persyaratan  skema  akreditasi  dalam  bentuk  soft  copy  serta  bukti  pembayaran  biaya  pendaftaran  sesuai  dengan  peraturan  yang  berlaku.  Formulir  permohonan  akreditasi  dapat  diperoleh  melalui  laman  www.kan.or.id atau melalui Sekretariat KAN. • Apabila  LPK  atau  organisasi  induk  memiliki  lebih  dari  satu  lokasi  dan  menginginkan  untuk  mendapatkan  akreditasi  sebagai  satu  entitas  terakreditasi,  LPK  harus  memberikan  informasi  rinci  mengenai  hubungan  antara  kantor  pusat  yang  akan  diakreditasi  dengan  lokasi  atau  kantor  cabang yang tercakup dalam sistem manajemen serta menunjuk perwakilan  dari tiap lokasi atau kantor cabang. 

KAN U ‐ 01 Pra Asesmen • Pra asesmen dilakukan atas permintaan tertulis dari LPK  kepada KAN  setelah LPK mengajukan permohonan akreditasi.  • KAN dapat merekomendasikan kepada LPK untuk dilakukan  pra asesmen  apabila hasil kaji ulang permohonan dan/atau audit  terhadap dokumen dan rekaman LPK  mengindikasikan adanya perbedaan yang  signifikan dengan persyaratan akreditasi.  • Pra  asesmen  dilakukan  oleh  personel  yang  ditunjuk  oleh  KAN  untuk  melakukan: • Penjelasan syarat dan aturan akreditasi;  • Konfirmasi kecukupan persyaratan permohonan akreditasi;  • Konfirmasi lingkup akreditasi termasuk lokasi (multilokasi);  • Konfirmasi implementasi sistem dan dokumentasi;  • Diskusi tentang temuan terkait audit dokumen dan rekaman LPK; dan • Evaluasi awal kecukupan organisasi dan sumber daya. • Pelaksanaan pra asesmen akan dikenakan biaya terpisah dari biaya akreditasi awal dan dilakukan dengan maksimum 2 (dua) orang‐hari.

KAN U ‐ 01 Kajian Permohonan dan Sumber daya

• Kajian  permohonan  adalah  pemeriksaan  oleh   KAN  atas  kelengkapan permohonan akreditasi serta dokumen dan rekaman yang  diajukan oleh LPK.  • Apabila permohonan dinyatakan lengkap,   KAN  menetapkan rencana asesmen yang   terdiri dari audit  dokumen dan rekaman LPK,   kegiatan asesmen serta teknik asesmen yang   akan dilakukan untuk menilai unjuk kerja LPK  sesuai dengan persyaratan skema akreditasi.

KAN U ‐ 01 Persiapan Asesmen • Asesmen dilakukan oleh tim asesmen yang ditunjuk oleh KAN yang terdiri dari seorang ketua tim yang memenuhi kualifikasi dan dibantu oleh 1 (satu)atau lebih anggota tim yang memenuhi kualifikasi sebagai asesor dan/atau tenaga ahli. Jumlah anggota Tim Asesmen disesuaikan dengan keahlian yang diperlukan untuk menilai kompetensi LPK dan lingkup yang diajukan akreditasinya. • KAN akan memberitahukan kepada LPK rencana susunan tim asesmen (termasuk apabila ada observer atau asesor magang), lokasi dan waktu (durasi) pelaksanaan serta biaya pelaksanaan asesmen. LPK dapat mengajukan keberatan tertulis terhadap susunan tim asesmen dengan menyatakan alasannya. KAN akan mempertimbangkan alasan keberatan oleh LPK dan memutuskan keberatan tersebut diterima atau ditolak. Apabila keberatan tersebut diterima, KAN akan mengganti bagian dari tim asesmen yang diajukan keberatan dan jika diperlukan mengatur ulang waktu pelaksanaan asesmen. • KAN menugaskan tim asesmen untuk melaksanakan audit dokumen dan rekaman LPK, asesmen lapangan dan penyaksian unjuk kerja LPK berdasarkan persyaratan terkait. KAN memastikan bahwa tim asesmen memiliki kompetensi yang dibutuhkan dan bebas dari konflik kepentingan dengan LPK yang akan diases.

prinsip perubahan proses akreditasi KAN U ‐ 01

KAN menetapkan “assessment program” untuk setiap LPK dalam satu siklus akreditasi KAN menetapkan “assessment plan” untuk setiap kegiatan asesmen berdasarkan hasil dari kegiatan “resource review” dan “application review” untuk setiap permohonan akreditasi awal dan penambahan ruang lingkup akreditasi (asesmen plan berisi: lingkup yang menjadi tanggung jawab setiap anggota tim asesmen, kegiatan yang harus di witness sesuai dengan peryaratan 7.4.7 dari 17011: 2017 Ketua tim asesmen menyusun “agenda asesmen” untuk dapat melaksanakan asesmen lapangan atau witness sesuai dengan “asesmen plan” yang ditetapkan oleh badan akreditasi Penambahan ruang lingkup dapat dilakukan bersamaan dengan atau terpisah dari kunjungan asesmen terjadwal (survailen) dan dilaksanakan dengan biaya dan proses yang sama dengan asesmen awal, termasuk proses audit terhadap “documented information” (audit kecukupan)

16

KAN U ‐ 01 Audit Dokumen dan Rekaman

• Tim  asesmen atau personel yang  ditunjuk oleh KAN  melakukan audit dokumen dan rekaman LPK. • Setelah LPK  dinyatakan memenuhi persyaratan audit  dokumen dan rekaman  LPK,  KAN   melanjutkan  proses  akreditasi  ke  tahapan   asesmen lapangan. • LPK  yang  proses  akreditasinya dinyatakan tidak dapat dilanjutkan,  dapat mengajukan permohonan ulang dan membayar kembali biaya permohonan

KAN U ‐ 01 Asesmen • Tim  asesmen atau personel yang  ditunjuk oleh KAN  melakukan audit  dokumen dan rekaman LPK. • Tim  asesmen menyampaikan hasil audit  dokumen dan rekaman LPK  kepada LPK.  Jika hasil audit  dinyatakan belum memenuhi,  LPK  harus menindaklanjuti hasil audit  hingga dinyatakan memenuhi.  Proses  tindak lanjut hasil audit dokumen dan rekaman LPK harus diselesaikan LPK dalam jangka waktu 2 (dua) bulan sejak laporan hasil audit (pertama) diterima oleh LPK. • Setelah LPK  dinyatakan memenuhi persyaratan audit  dokumen dan rekaman  LPK,  KAN  melanjutkan  proses  akreditasi  ke  tahapan  asesmen  lapangan. • Apabila LPK tidak memenuhi persyaratan audit  dokumen dan rekaman LPK  atau hasil audit tidak dapat diselesaikan sampai dengan batas waktu yang   ditetapkan,  KAN  dapat  memutuskan  untuk  tidak  melanjutkan  proses   akreditasi. • LPK  yang  proses  akreditasinya dinyatakan tidak dapat dilanjutkan,  dapat mengajukan permohonan ulang dan membayar kembali biaya permohonan

• laporan asesmen diserahkan 10 (sepuluh) hari setelah pelaksanaan asesmen, form laporan asesmen menggunakan form self declaration, form laporan ringkas dan laporan ketidaksesuaian disederhanakan • setelah seluruh temuan ditindaklanjuti dan dinyatakan memenuhi persyaratan, asesor hanya menyerahkan verifikasi tindakan perbaikan yang juga memuat rekomendasi asesor setelah seluruh temuan ditindaklanjuti. 19

KAN U ‐ 01 Pengkajian Laporan Asesmen (Review) • Pertimbangan teknis oleh panitia teknis dilakukan dengan mengkaji bahan pertimbangan yang disampaikan oleh Sekretariat KAN tanpa tatap muka. Jika diperlukan pertimbangan teknis dapat Pertimbangan teknis oleh panitia teknis dilakukan dengan mengkaji bahan pertimbangan yang disampaikan oleh Sekretariat KAN tanpa tatap muka. Jika diperlukan pertimbangan teknis dapat dilakukan dalam bentuk pertemuan antara panitia teknis (yang anggotanya dapat ditunjuk dari asesor yang tidak terlibat dalam asesmen dari LPK yang laporannya dikaji) dengan tim asesmen. • Dalam pelaksanaan review, panitia teknis mengkaji : • Rangkaian proses akreditasi yang dilakukan sesuai dengan persyaratan skema termasuk pelaksanaan penyaksian. • Pemenuhan tindak lanjut ketidaksesuaian • Kemampuan LPK dalam memenuhi persyaratan akreditasi • Ruang lingkup yang dimohonkan, diproses dan direkomendasikan tim asesmen. • Dalam hal terdapat perbedaan pertimbangan yang diberikan oleh anggota panitia teknis, maka akan ditindaklanjuti dengan pelaksanaan ulang pertimbangan teknis melalui mekanisme tatap muka antara panitia teknis dan tim asesmen.

prinsip perubahan proses akreditasi Keputusan Akreditasi • Konsil membuat keputusan akreditasi terhadap LPK berdasarkan hasil asesmen, pertimbangan panitia teknis dan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal. 5 Hari

Sirkulir I I  Pengiriman Bahan

2 hari

Rapat Konsil Keputusan

5 Hari

Sirkulir 2 I Pengiriman Bahan

Keputusan

• Bahan Rapat KAN dikirimkan 5 hari sebelum pelaksanaan konsil untuk dimintakan tanggapan. Keputusan akreditasi diberikan sesuai dengan rekomendasi Sekretaris Jenderal jika tidak ada tanggapan yang berbeda dengan rekomendasi. Tanggapan berbeda dengan rekomendasi Sekretaris Jenderal akan dibahas pada rapat Konsil untuk diambil keputusannya. • Setelah pelaksanaan rapat konsil, apabila dibutuhkan sekretariat KAN dapat meminta keputusan Anggota Konsil terhadap bahan pengambilan keputusan melalui mekanisme sirkulir. • keputusan pemberian, penolakan, perluasan, pengurangan dan pencabutan akreditasi dilakukan oleh Konsil KAN. Sedangkan pemeliharaan dan pembekuan LPK dilakukan oleh Sekretaris Jenderal.

prinsip perubahan proses akreditasi

Siklus Akreditasi • Survailen Terjadwal • Selama 5 (lima) tahun masa akreditasi, KAN akan  melaksanakan kunjungan survailen 2 (dua) kali dan jarak antara survailen lapangan tidak lebih dari 2 (dua)  tahun,   kecuali  ada  keputusan  akreditasi  untuk  dilakukan   survailen dipercepat. • Apabila  survailen  tidak  dapat  dilaksanakan  sampai   dengan  bulan  ke‐18 (untuk S1) atau ke‐39 (Untuk S2) sejak tanggal ditetapkan akreditasi, maka status akreditasi akan dibekukan. Apabila LPK  belum dapat menindaklanjuti status  pembekuan akreditasi dalam waktu 1 (satu) tahun,  maka status akreditasi akan dicabut.

Re Akreditasi •

•

• •

LPK  yang  akan memperpanjang status  akreditasi harus mengajukan permohonan melalui Sistem Informasi KAN  dengan alamat http://akreditasi.bsn.go.id  dan mengunggah dokumen LPK  termutakhir paling  lambat 9  (sembilan)  bulan sebelum status  akreditasi berakhir. Kunjungan reakreditasi dilakukan paling  lambat 6  (enam)   bulan sebelum masa  berlaku sertifikat akreditasi berakhir.  Hal  ini untuk mengantisipasi proses reakreditasi tidak dapat diselesaikan sampai dengan tanggal berlaku sertifikat akreditasi berakhir. Jika LPK  belum menyerahkan permohonan perpanjangan masa  akreditasi dan semua dokumen pendukungnya hingga masa  berakhirnya status akreditasi,  maka status   akreditasi LPK  tidak berlaku lagi.  LPK  dapat mengajukan permohonan akreditasi kembali dan akan diperlakukan sebagai pemohon akreditasi awal. Proses  reakreditasi dilaksanakan dengan mempertimbangkan unjuk kerja LPK pada siklus akreditasi sebelumnya. Jika LPK  belum mendapatkan keputusan reakreditasi sampai dengan berakhirnya masa  sertifikat akreditasi,  maka LPK  tidak diperbolehkan menggunakan simbol akreditasi dan tidak diperbolehkan melaksanakan kegiatan penilaian kesesuaian yang  tercakup dalam lingkup akreditasinya. 23

Perluasan ruang lingkup •

LPK  yang  telah terakreditasi dapat mengajukan perluasan ruang lingkup akreditasi.   Pengajuan perluasan ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan setelah 3 (tiga) bulan sejak keputusan akreditasi awal. 

•

Perluasan ruang lingkup dapat diajukan LPK apabila: a. LPK tidak dalam status dibekukan; b. LPK  telah mendapat keputusan terkait proses  asesmen sebelumnya (misal keputusan survailen,  keputusan penambahan ruang lingkup, keputusan reakreditasi); dan c. Tidak ada catatan terkait survailen dipercepat dalam keputusan akreditasi.

•

Apabila pelaksanaan asesmen lapangan untuk perluasan ruang lingkup akreditasi dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kunjungan survailen,  LPK harus menyampaikan permohonan perluasan ruang lingkup dan menyerahkan dokumen pendukung paling  lambat 2  (dua)  bulan sebelum pelaksanaan survailen.  Batas  waktu penyampaian permohonan perluasan ruang lingkup dapat ditetapkan kurang dari 2   (dua)  bulan didasarkan pada hasil kajian permohonan. 24

Asesmen tidak terjadwal •

•

Asesmen tidak terjadwal dalam siklus akreditasi dapat dilaksanakan jika terdapat, namun tidak terbatas pada: a. KAN memutuskan untuk dilakukan survailen dipercepat; b. tindakan perbaikan tidak dapat diverifikasi dengan dokumen atau rekaman; c. terjadi perubahan penting yang  secara nyata mempengaruhi kompetensi LPK  (perubahan personel inti,  perubahan lokasi, perubahan fasilitas, dan lain‐lain); d. hasil yang “tidak memuaskan” dari suatu program uji profisiensi; e. pengaduan tertulis yang meragukan kompetensi LPK; f. Indikasi bahwa LPK tidak lagi memenuhi kriteria akreditasi KAN; atau g. LPK  yang  bermaksud memperoleh kembali status  akreditasi ruang lingkup yang dibekukan. Pelaksanaan asesmen tidak terjadwal dapat dilakukan dengan atau tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada LPK. Asesmen tidak terjadwal tanpa pemberitahuan dilakukan dalam kasus penyelidikan keluhan terhadap LPK. 25

26