Iso Presentation 3 Amendment)

Usaha, Usaha, Taqwa, Taqwa, Mulia

Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Terengganu (ISO 9001:2000) Prof Madya Wan Dorishah Wan Abdul Manan Timbalan Pengarah Kampus (Akademik) 15 Mac 2007

Apakah ISO 9001?

Kandungan Taklimat • Pengenalan kepada ISO 9001:2000 • Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Terengganu

Persijilan

• Satu MODEL bagi Sistem Pengurusan sesebuah organisasi • Model ini dirangka oleh International Organisation for Standardisation • Model ini menyediakan standard bagi mewujudkan amalan pengurusan yang berkesan

• Sesebuah organisasi yang mematuhi keperluan yang telah ditetapkan dalam standard ISO boleh memohon sijil ISO dari badan persijilan yang diiktiraf • UiTM memperolehi sijil ISO dari Lloyds LRQA • Antara keperluan persijilan pihak Lloyds akan mengunjungi kampus setiap 6 bulan untuk melakukan “Audit Surveillance”

Lapan Prinsip Asas Standard ISO 9001 8

1

Perhubungan antara pembekal yang beri faedah kedua pihak

Organisasi yang fokus kepada pelanggan

• Mengandungi lima tajuk utama: 2

7

6

ISO 9001:2000

Pendekatan berasaskan fakta dalam membuat Keputusan

3

Penambahbaikan Berterusan

5

Pengurusan Sistem

4

Kepimpinan

Penglibatan Pekerja

– Sistem Kualiti (Klausa 4) – Tanggungjawab Pengurusan (Klausa 5) – Pengurusan Sumber (Klausa 6) – Realisasi Produk (Klausa 7) – Pengukuran, analisis dan penambahbaikan (Klausa 8)

Pendekatan Proses

1

Keperluan Am SPK (Klausa 4.1) • Organisasi perlu mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara sistem pengurusan kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard.

Dokumen yang ada di UiTM Terengganu: • • • • •

Dasar dan objektif kualiti UiTM Terengganu Objektif kualiti setiap Bahagian Manual Kualiti Prosedur Kualiti Polisi dan peraturan UiTM, pekeliling Kerajaan, akta dll • Rekod pada kertas dan di dalam sistem komputer (disket, thumbdrive dll dalam bentuk tulisan atau gambar)

Objektif Kualiti (sehingga Disember 2009) • Mencapai 70% pelajar sepenuh masa tamat dalam tempoh minima pengajian untuk setiap semester. • Mencapai 50% daripada pelajar gugusan Sains Pengurusan yang tamat memperolehi CGPA 3.00 ke tas dan pelajar gugusan Sains teknologi yang tamat memperolehi CGPA 3.00 ke atas pada setiap semester. • Menyediakan kemudahan dan peralatan yang mencukupi untuk pelajar sepenuh masa. • Memastikan 3 penyelidikan atau projek dengan agensi luar didaftarkan setiap tahun.

Keperluan dokumentasi • Penyataan dasar kualiti dan objektif kualiti • Manual kualiti • Prosedur yang perlu didokumenkan mengikut standard • Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh organisasi bagi memastikan perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses dijalankan dengan berkesan • Rekod-rekod yang diperlukan oleh standard

Dasar Kualiti UiTM Terengganu UiTM Terengganu komited untuk mengendalikan Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda yang berkualiti demi melahirkan graduan bumiputra profesional dan beretika yang global serta sentiasa memenuhi keperluan pelanggan. UiTM Terengganu akan melaksanakan sistem pengurusan profesional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas perancangan, pelaksanaan program dan penambahbaikan secara berterusan untuk menjadi sebuah universiti yang bertaraf dunia.

Objektif Kualiti (sehingga Disember 2009) • Mencapai penglibatan staf akademik dalam penerbitan ilmiah pada kadar purata satu per staf akademik pada setiap tahun.

2

Skop SPK (Mulai 1 Januari 2005)

Carta Hubungkait Proses SPK dan Bahagian-Bahagian di UiTM Terengganu Pej. Pengarah

Pentadbiran

Kewangan

HEA

Latihan Staf

Sedia Budget

Perlunjuran Pelajar

Aduan Pelanggan

Perolehan

HEP

BPS

Perpustakaan

Penyelenggaraan Bangunan

Penyediaan Bahan Bacaan

Hebah Dasar

• Sistem Pengurusan Penyediaan Perkhidmatan Pendidikan Tinggi bagi Program Diploma dn Ijazah Sarjana Muda (Kepujian) sepenuh masa.

MKSP

Perlantikan Pensyarah Sambilan

Persekitaran

Audit Keselamatan Kampus

Analisa Pembekal

Pendaftaran Pelajar

Pendaftaran Kolej

Penyediaan Jadual Waktu

Orientasi Pelajar

Pendaftaran Kursus Kokurikulum Pembelajaran & Pengajaran

Kaunseling Tatatertib Kesihatan

Peperiksaan Rayuan

Penambahbaikan Berterusan

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

HEA

Objektif Kualiti 1.

Memastikan sekurang-kurangnya 90% daripada kumpulan kuliah telah mempunyai pengajar pada minggu pertama kuliah bermula.

2.

Memastikan tiada pindaan dilakukan terhadap jadual waktu kuliah 3 minggu selepas kuliah bermula.

3.

Memastikan setiap pensyarah baru menghadiri sekurang-kurangnya satu bengkel pengajaran dalam tempoh 6 bulan dari tarikh melaporkan diri.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

HEA

Objektif Kualiti 7.

Memastikan sekurang-kurangnya satu kolokium penyelidikan diadakan pada setiap semester.

8.

Memastikan setiap pensyarah baru menghadiri sekurang-kurangnya satu bengkel penyelidikan dan satu bengkel penulisan dalam tempoh satu tahun dari tarikh melaporkan diri.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

HEA

Objektif Kualiti 4.

Memastikan sekurang-kurangnya 95% kelengkapan pengajaran dan pembelajaran dapat digunakan oleh pelajar dan pensyarah pada setiap semester.

5.

Memastikan tiada berlaku kesilapan markah pelajar di dalam keputusan peperiksaan akhir.

6.

Menerbitkan sekurang-kurangnya satu jurnal setiap tahun dan satu buletin setiap bulan.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

HEP

Objektif Kualiti 1.

Mensasarkan tidak kurang daripada 95% bilik-bilik di kolej kediaman sesuai dan selamat didiami pada setiap semester pengajian.

2.

Mensasarkan semua pengusaha dewan makan mendapat lebih daripada 80% dalam penilaian prestasi perkhidmatan makanan mingguan pada setiap semester.

3.

Memastikan 90% kemudahan dan peralatan sukan berkeadaan baik dan boleh digunakan setiap masa.

3

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

Objektif Kualiti 4.

Menetapkan pencapaian objektif program Minggu Mesra Siswa mendapat markah purata tidak kurang daripada 85% dalam penilaian program.

HEP 5.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

Objektif Kualiti 6.

Menerapkan sekurang-kurangnya 80% pesakit di klinik pelajar mendapat rawatan dalam tempoh menunggu kurang dari 30 minit setiap hari.

HEP

Memastikan sekurang-kurangnya 80% kehadiran ke program-program pembangunan dan kepimpinan pelajar setiap semester.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

Objektif Kualiti 1.

PENTADBIRAN 2.

3.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

Meningkatkan kompetensi staf melalui latihan, di mana sekurang-kurangnya 80% dari staf akademik dan 50% dari bukan akademik diberi latihan sebanyak 56 jam setahun. Mensasarkan 50 kakitangan yang mencapai umur 40 tahun ke atas membuat pemeriksaan kesihatan menyeluruh.

Objektif Kualiti 4.

Mensasarkan sekurang-kurangnya 90% pelanggan berpuashati terhadap perkhidmatan pengangkutan yang disediakan pada setiap semester.

5.

Mensasarkan kehilangan harta benda sifar di dalam kampus pada setiap semester.

6.

Mensasarkan tiada staf dan pelajar terlibat dengan kegiatan dadah pada setiap semester.

PENTADBIRAN

Memastikan pengambilan kakitangan akademik berbanding dengan pelajar sentiasa berada di tahap tidak lebih 1:25 pada setiap semester.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO – Bahagian

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO – Bahagian

Bahagian

Bahagian

Objektif Kualiti 1.

PEMBANGUNAN 2. DAN SELENGGARAAN 3.

Mensasarkan paling kurang 80% daripada gangguan bekalan elektrik dipulihkan dalam masa 1 jam. Mensasarkan tahap kebersihan keseluruhan bangunan pada tahap paling kurang 90%. Memastikan semua alat pemadam api mudah alih di kampus sentiasa berfungsi dengan baik pada setiap masa.

Objektif Kualiti 4.

PEMBANGUNAN DAN SELENGGARAAN 5.

Mensasarkan sekurang-kurangnya 90% daripada kemudahan/kelengkapan elektrik di bilik kuliah berfungsi ketika kuliah dijalankan dan melakukan pemantauan 2 kali setiap semester. Mensasarkan 90% penyediaan dokumen projek yang telah diluluskan disediakan dalam tempoh 9 bulan pertama pada setiap tahun.

4

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian

Bahagian

Bahagian

Objektif Kualiti 1. Memastikan belanjawan tahunan dibelanjakan sepenuhnya sekurangkurangnya mencapai tahap “encumbrance”.

KEWANGAN

2. Memastikan bayaran dibuat dalam tempoh 7 hari dari tarikh bil/invois diterima oleh Pejabat Bendahari.

Objektif Kualiti 4.

Memastikan sekurang-kurangnya 90% Pesanan Jabatan bagi sebut harga rasmi dikeluarkan dalam tempoh 5 hari selepas surat setuju terima dikembalikan oleh pembekal yang ditawarkan kontrak.

KEWANGAN

3. Memastikan teguran audit dalaman dan audit luaran dipatuhi dan jawapan bertulis dikemukakan dalam tempoh satu bulan dari tarikh teguran audit diterima.

OBJEKTIF SISTEM KUALITI ISO - Bahagian Bahagian

Objektif Kualiti 1.

Mencapai sekurang-kurangnya 30% judul buku dipinjam oleh pengguna perpustakaan.

PERPUSTAKAAN 2.

Meningkatkan kehadiran pengguna ke program pendidikan pengguna sebanyak 2% setahun.

3.

Mensasarkan 80% dari perolehan terdiri daripada bahan akademik.

Tanggungjawab Ketua Bahagian / Unit • Memantau kerja-kerja yang dilaksanakan bagi mencapai objektif Bahagian • Menilai pencapaian objektif Bahagian dengan mengutip dan menganalisis data dan seterusnya melakukan penambahbaikan jika telah tercapai (klausa 8.4) • Menyiasat punca aduan pelanggan dan mengambil tindakan susulan yang bersesuaian (klausa 7.2.3)

Tanggungjawab Ketua Bahagian / Unit • Faham peranan masing-masing di dalam SPK • Memastikan semua staf di bahagian dan unit masing-masing mengetahui dan faham tugas mereka di dalam perlaksanaan SPK (klausa 5.1a & 5.5.3) • Memastikan objektif bahagian diadakan (klausa 5.1c) berdasarkan keperluan pelanggan (klausa 5.2)

Tanggungjawab Ketua Bahagian / Unit • Memastikan kerja-kerja yang dibuat adalah berdasarkan prosedur / peraturan yang ditetapkan (klausa 7.5.1 & 8.2.3) dan menyimpan rekod-rekod kerja dengan sempurna (klausa 4.2.4) • Membuat perancangan latihan untuk staf masing-masing (klausa 6.2.2) • Menilai keberkesanan latihan yang telah dijalani oleh staf (klausa 6.2.2)

5

Tanggungjawab Koordinator

Tanggungjawab Koordinator

• Memastikan dokumen terkini mengenai kurikulum pengajian, silabus dan lainlain disimpan dengan sempurna (klausa 4.2.3) • Merancang tindakan pencegahan, pembetulan dan penambahbaikan bagi memastikan objektif kualiti tercapai (klausa 5.4, 7.1, 8.1, 8.2, 8.3, 8.5)

• Memastikan semua portfolio kursus disemak (klausa 7.5 & 8.2.3) • Memastikan pensyarah-pensyarah sambilan / pensyarah-pensyarah baru dipantau (klausa 8.2.3) • Memastikan semua urusan pentadbiran program dilakukan berdasarkan peraturan akademik (klausa 8.2.3)

Tanggungjawab Pensyarah

Tanggungjawab Pensyarah (samb)

Pengajaran

PENGAJARAN

• Memberi kuliah dan tutorial di dalam kelas serta mengendalikan kerja-kerja amali di dalam makmal komputer secara menyeluruh mengikut kehendak silibus (klausa 7.5) • Menyediakan nota-nota kuliah serta nota makmal terkini sesuai dengan kehendak silibus yang ditetapkan (klausa 7.5)

• Menyediakan soalan-soalan kuiz, latihan dan peperiksaan bagi menilai pemahaman pelajar (klausa 7.1) • Memeriksa tugasan pelajar, kuiz dan kertas jawapan peperiksaan (klausa 7.1) • Menyediakan dan melaporkan markah keseluruhan setiap pertengahan dan akhir semester (klausa 7.1)

Tanggungjawab Pensyarah (samb)

Tanggungjawab Pensyarah (samb)

• Memastikan tugas-tugas yang dijalankan direkodkan di dalam portfolio kursus (klausa 7.1)

SUMBANGAN KEPAKARAN

• Menjadi penyelia/ahli panel penilai bagi projek akhir pelajar tahun akhir (klausa 7.5) PEMBANGUNAN DIRI

• Melibatkan diri dalam aktiviti penyelidikan dan penulisan (klausa 5.1 & 5.4)

6

Tanggungjawab Staf • Memastikan dokumen yang menjadi rujukan dalam melaksanakan tugas dapat diperolehi • Memastikan tugas-tugas dijalankan berdasarkan prosedur kerja yang telah ditetapkan • Memastikan rekod-rekod (hasil kerja) disimpan di tempat yang selamat dan mudah diperolehi apabila diperlukan

Usaha, Taqwa, Mulia

7