Isi.docx

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan radio atau musik dalam format CD (Compact Disc) atau DVD (Digital Versatile Disc), menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah, atau bercengkrama dengan anggota keluarga. Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media informasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi elektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas. Sedangkan media elektronik antara lain adalah media audiovisual (televisi), interkom, internet, telepon biasa, videoconference, dan telepon seluler. Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah,maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional, maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis. Seorang pimpinan suatu organisasi atau bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis . Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan rutin yang dilakukan dalam dunia bisnis. Dalam Komunikasi Bisnis dibahas mengenai pentingnya komunikasi di dalam dunia bisnis , meliputi komunikasi verbal dan nonverbal , proses komunikasi , sebabsebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi serta cara-cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, permasalahan yang akan diangkat adalah: a. Bagaimana memilih media elektronik untuk pesan singkat ? b. Bagaimana menciptakan pesan email yang efektif ? c. Bagaimana membuat pesan instan dan pesan teks efektif ?

1

C. TUJUAN Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, tujuan dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui jenis media elektronik untuk pesan singkat. b. Untuk menciptakan pesan email yang efektif. c. Untuk mengetahui langkah-langkah atau cara untuk membuat pesan instan dan pesan teks efektif.

2

BAB II PEMBAHASAN

A. Memilih Media Elektronik untuk Pesan Singkat Dalam beberapa tahun ini, pilihan untuk mengirim pesan bisnis singkat telah berkembang pesat, dari memo dan surat tradisional hingga berbagai macam bentuk media elektronik. Kapanpun teknologi komunikasi muncul, para pelaku bisnis yang kreatif biasanya menemukan cara untuk menerapkannya ke dalam tantangan dunia bisnis. Berikut media pesan pendek yang akan dihadapi dalam dunia kerja beberapa tahun lagi: 1. Memo dan surat Memo yang dicetak (untuk komunikasi internal) dan surat (untuk komunikasi eksternal) telah menjadi sarana komunikasi utama selama ratusan tahun, tetapi email Dan media elektronik lainnya telah mengganti memo cetak tradisional secara besar- besaran. Surat masih sering dipakai untuk komunikasi eksternal dengan pelanggan , tetapi media elektronik telah mengganti surat juga. Baik memo maupun surat dapat disampaikan melalui mesin fax, juga bisa langsung disampaikan atau melalui pos. 2. E- mail Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau sering juga disebut surat elektronik. Email atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya. Email merupakan fasilitas internet yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna. Dengan adanya adanya email maka akan mempermudah orang dari seluruh penjuru dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat. 3. Pengiriman pesan instan (instant messaging, IM) Merupakan perangkat lunak yang memfasilitasi pengiriman pesan singkat (instant messaging), suatu bentuk komunikasi secara langsung antara dua orang atau lebih menggunakan teks yang diketik. Teks dikirim melalui komputer yang terhubung

melalui

sebuah

jaringan,

3

misalnya Internet.

Setelah

penggunaan surel (email) yang mengubah cara orang berkomunikasi dari cara konvensional untuk mengirimkan surat, teknologi pengiriman pesan singkat (instant messaging) diciptakan untuk menutupi kelemahan surel yang kadangkadang kurang cepat dan tidak waktu nyata (real-time). 4. Pengiriman pesan teks Telepon yang memiliki layanan pesan singkat menyajikan komunikasi instan yang lebih dekat dengan IM, dengan manfaat tambahan yaitu bisa dilakukan dimana- mana. Tentu saja, ukuran layar yang kecildan kurangnya tempat untuk keyboard pada kebanyakan telepon saat ini sangat membuat pesan terkadang menjadi kurang nyaman, dibandingkan dengan computer yang memiliki IM. Pesan teks sekarang memulai jalan menuju dunia bisnis, dengan pesan pemasaran sebagai salah satu aplikasi pertama. 5. Blog Blog merupakan contoh hebat lain tentang bagaimana bisnis secara cepat mengadopsi teknologi yang menjanjikan komunikasi lebih efektif dan efisien. Dari komunikasi internal di antara keseluruhan tim hingga blog eksekutif, blog sekarang menjadi fitur yang umum dalam berkomunikasi. Kemampuan untuk mengupdate isi secra cepat dan mudah, membuat blog terasa wajar kapanpun komunikator merasa membutuhkan untuk mendapatkan pesan secra terburu- buru. Para blogger juga dapat mempublikasikan informasi ke audience dalam jumlah besar dengan usaha yang kecil saja. Mungkin kekurangan terbesar blog adalah jumlahnya yang sangat banyak, jutaan. Pada kenyataannya, dengan ciptaan baru di dunia maya setiap menit blogger individu akan tertantang untuk tetap tampil beda. 6. Podcast Podcast adalah salah satu istilah yang digunakan dalam proses penggunaan produk Apple. Meski produk Apple sudah banyak digunakan oleh kalangan menengah ke atas, namun ternyata masih banyak dari para pengguna tersebut yang tidak memahami istilah podcast dengan baik. Kata podcast sendiri berasal dari penggabungan kata iPod dan broadcasting. Istilah baru yang dipopulerkan oleh Apple ini mengacu pada bentuk file digital yang mayoritas berupa file audio hasil

4

unduhan dari internet. Istilah podcast menjadi populer di kalangan pengguna produk Apple karena biasanya para pengguna produk Apple akan mengunduh file audio dari internet untuk kemudian didengarkan kembali melalui iPod. Sebenarnya untuk memutar file podcast kita tidak hanya bisa menggunakan iPod, tapi juga bisa menggunakan media player lainnya yang terdapat pada desktop seperti Windows Media Player atau Itunes. Salah satu jenis file podcast yang paling populer dan sering digunakan untuk file lagu adalah file berformat mp3. Para pelaku bisnis sekarang menggunakan podcast untuk mengganti atau melengkapi conference call, kursus pelatihan dan kepentingan komunikasi lainnya. Meskipun kebanyakan komunikasi sekarang ini mungkin melalui media elektronik, jangan hilangkan manfaat pesan cetak begitu saja. Berikut bebrapa alasan yang baik ketika menggunakan pesan cetak dibandingkan alternatif media elektronik: 1. Ketika Anda ingin membuat kesan formal Untuk pesan khusus, seperti ucapan selamat atau belasungkawa, formalitas dokumen cetak biasanya membuat mereka merasa lebih nyaman dibandingkan pesan elektronik. 2. Ketika Anda harus mendampingi produk atau item lain yang Anda kirimkan secara fisik kepada seseorang Jika Anda mengirimkan brosuratau produk lewat e-mail, misalnya, surat cetak merupakan cara terbaik untuk menemani pengiriman barang dengan pesan singkat kepada penerima. 3. Ketika Anda ingin menjauh dari pesan elektronik Irpnisnya, perkembangan pesan elektronik yang pesat menciptakan keuntungan bagi memo dan surat cetak. Jika computer audiens Anda sudah terlalu padat dengan e- mail, IM, dan newsfeeds, pesan cetak bisa menjadi perhatian. 4. Ketika Anda diminta secra hokum untuk menyediakan informasi dalam format cetak. Peraturan pemerintah dan kontrak bisnis terkadang mensyaratkan informasi disediakan pada kertas. Peraturan yang meliput keterbukaan seperti selalu bertambah,

5

jadi pastikan Anda berkonsultasi dengan staf ahli hokum Anda juka Anda belum yakin. B. Membuat Pesan Instan dan Pesan Teks Efektif Meskipun e-mail di sini berfungsi sebagai media bisnis, kekurangannya yang meliputi virus, spam, dan penggunaan e-mail berlebihan yang merajalela mendorong orang untuk mencari alternative lain, alternative utama tersebut adalah pengiriman pesan instan (instant messaging, IM). IM sekarang digunakan secara luas diseluruh dunia bisnis dan mulai menggantikan e-mail untuk komunikasi internal dibeberapa perusahaan. System IM business-grade menawarkan

tingkat kemampuan, yang

mencakup chat sederhana, presence awarenedd (kemampuan untuk bisa melihat secara cepat apakah para karyawan telah berada di meja kerja masing-masing, remote display dokumen, fasilitas video, remote control terhadap computer lain, newsfeeds otomatis dari blog dan situs web, dan kemampuan bot otomatis. Pengiriman pesan teks (text messaging) mulai diterapkan juga. Meskipun pesan teks memiliki fungsi yang sama dengan komunikasi instan yang menggunakan dua perangkat, IM pada dasarnya merupakan teknologi dasar telepon. (tentu saja karena sering terjadi, inovasi yang terus menerus terkadang mengaburkan batas-batas teknologi, dan anda sekarang dapat mengirim pesan telepon dari computer anda dan sebaliknya). Pengiriman pesan teks kini telah popular dibeberapa tempat diseluruh dunia, yang sering diperingkat menjadi short messaging messaging service (SMS) dan telepon telah memiliki layanan tersebut selama beberapa tahun. dengan pmngiriman pesan teks yang sekarang menjamur antar konsumen muda di Amerika Utara, penerapan bisnis secara luas cenderung diikuti. Selain komunikasi orang ke orang diantara kolega, pesan teks menguasai area seperti pemasaran (yang mengingatkan pelanggan tentang diskon yang harga baru) dan hiburan (seperti memberi kesempatan kepada pemirsa untuk memprediksi hasil pertandingan olahraga atau voting secara program reality show di televisi). Karena IM sekarang lebih serba guna dan lebih digunakan dalam dunia bisnis dibandingkan pengiriman pesan teks, bagian berikut ini akan berfokus pada IM akan tetapi, sejalan dengan perkembangan pesan teks bersama dengan jaringan dan perangkat nirkabel, anda dapat mengharapkan banyak

6

keuntungan, risiko, dan panduan yang akan berhubungan ke IM ke pengiriman teks juga dapat akhirnya. 1. Memahami Manfaat dan Risiko pengiriman pesan instan. a. Manfaat IM 1) Respon yang cepat terhadap pesan yang penting. 2) Biaya lebih murah dibandingkan e-mail dan telepon. 3) Kemampuan untuk meniru percakapan lebih dekat dibandingkan e-mail. 4) Dan persediaan perangkat pada retan yang luas dari PXC hingga handphone dan PDA. Terlebih lagi, mekanisme penyiaran seperti yang terjadi pada e-mail. b. Kelemahan potensial IM 1) Masalah keamanan (risiko virus computer dan kekhawatiran bahwa pesan yang sensitive akan diketahui pihak luar). 2) Perlunya user outhentication (memastikan bahwa korespondensi online benar-benar dilakukan oleh orang yang sebenarnya). 3) Tentang log in pesan untuk peninjauan ulang dan pengarsipan yang akan dating. 4) Dan ketidak cocokan diantara system IM yang bertentangan. Untungnya, dengan perkembangan enterprise instant messaging (EIM), system IM didesain khusus untuk penggunaan diperusahaan berskala besar, sehingga banyak masalah tersebut dapat diselesaikan. Namun keamanan tetaplah menjadi masalah utama, yakni dengan serangan ke system IM, baik pabrik maupun perusahaan, terus terjadi. 2. Mengadaptasi Proses Tiga Langkah agar IM Sukses Meskipun pesan instan sering dipahami, ditulis, dan dikirimkan dalam beberapa detik saja, prinsip-prinsip tiga langkah berikut masih harus diterapkan: 1) Rencanakan pesan instan Lihat setiap perubahan IM sebagai percakapan; meskipun anda tidak merencanakan secara langsung setiap pernyataan pribadi yang anda buat atau pernyataan yang anda ajukan, sediakan waktu sebentar untuk merencanakan perubahan secara keseluruhan.

7

2) Tulis pesan instan Seperti e-mail, gaya penulisan yang layak untuk business IM adalah lebih formal dibandingkan gaya yang biasa anda lakukan dengan personal IM atau pengiriman pesan teks. 3) Menyelesaikan pesan instan Salah satu daya tarik terbesar IM adalah tahap penyelesaian sangatlah mudah. Sekali anda memilih beberapa setting font dasar yang diterapkan pada semua pesan anda, anda tidak harus melakukan apapun terkait menghasilkan setiap pesan, dan mengirimkannya hanyalah sederhana mengeklik tombol “kirim”. Namun, jangan lewatkan bagian revisi dan koreksi. Untuk

menggunakan

IM

secara

efektif,

semua

pengguna

harus

memperhatikan masalah perilaku yang penting: potensi interupsi yang terus menerus, kemungkinan mencampur pesan pribadi dan bisnis, risiko keluar dari jalur (jika ada diskusi panas atau marah atas pertemuan dadakan saat anda sedang tidak berada ditempat PC ke perangkat IM anda), dan banyak potensi yang menghabiskan waktu (menurut ahli ekonomi ketenaga kerjaan MIT David Autor). Puncak dari semua itu, para pengguna beruntung berkat kemampuan mengetiknya, yang dapat membuat IM lambat sekali. Tanpa meggunakan system yang anda gunakan, anda dapat membuat IM lebih efisien dan efektif dengan mengikuti tips berikut ini: 1) Jika pertemuan tidak dijadwalkan, buat anda tidak bisa dihubungi ketika anda ingin berfokus pada kerja lain. 2) Jika anda tidak menggunakan system keamanan, jangan mengirimkan informasi yang sifatnya rahasia. 3) Sangat berhati-hatilah dalam mengirimkan pesan pribadi pesan pribadi cenderung muncul pada computer lain pada saat yang tidak menyenangkan. 4) Jangan gunakan IM untuk pertemuan mendadak jika anda tidak dapat memastikan bahwa semua orang bisa hadir. 5) Jika system anda tidak dirancang untuk itu, jangan gunakan IM untuk pesan yang panjang, rumit; email akan lebih baik untuk hal ini.

8

6) Cobalah menghindari melakukan beberapa percakapan IM pada waktu yang sama, untuk meminimalisir kemungkinan mengirimkan pesan kepada orang yang salah. 7) Jika system IM anda memiliki filter untuk spim, spam versi IM, pastikan filter terebut aktif dan selalu diupdate. 8) Untuk meninjau ulang saran IM efektif ini ditempat kerja, lihat “daftar periksa: menggunakan IM secara produktif”. 3. Menggunakan IM secara Produktif 1) Beri perhatian pada isu keamanan dan privasi, dan pastikan untuk mengikuti seluruh panduan perusahaan. 2) Perlakukan IM sebagai media komunikasi professional bukan sebagai media informal dan personal hindari penggunaan slang IM dengan semua orang kecuali kolega yang dekat. 3) Pertahankan etiket yang baik, bahkan selama perubahan sederhana. 4) Lindungi produktivitas anda dengan membuat diri anda tidak bisa dihubungi saat anda perlu berfokus. 5) Pada banyak kasus, jangan gunakan IM untuk pesan rahasia pesan kompleks, ataupun pesan pribadi. C. Menciptakan Pesan E-mail yang Efektif 1. Memperlakukan e-mail sebagai Media Komunikasi Profesional. a. Kualitas tulisan email dalam dunia kerja lebih tinggi dibandingkan dengan email pribadi. b. Bobot email dan dokumen elektronik lainnya sudah setara dengan dokumen cetak, sehingga dapat dijadikan bukti hukum. Contohnya pada kasus penipuan melalui email. c. Selain mempermudah komunikasi profesional, email juga mempunyai resiko yang tinggi yaitu jaringan keamanan serta terbukanya informasi rahasia. 2. Mengadaptasi Proses Tiga-Langkah Agar email sukses a. Merencanakan pesan email

9

Mengirimkan pesan email kelebihannya adalah sangat mudah digunakan. Namun

kelemahannya juga pada terlalu mudahnya

penggunaan email. Maka dari itu, sebelum membuat email, terdapat halhal yang perlu diperhatikan. 1) Ketika

menganalisis

penerima

harus

diperhatikan

sebelum

mengirimkan kopian ke semua penerima melalui "cc" (kopian yang disahkan). 2) Sebaliknya sebagai manajer harus memastikan bahwa email tidak menghambat produktivitas staf. 3) Pastikan mengikuti rantai perintah (sesuai hierarki petusahaan). 4) Tips agar pesan email efektif. Tip Ketika meminta informasi atau tindakan, buat jelas apa yang diminta, mengapa itu penting, dan seberapa cepat dibutuhkannya; jangan membuat pembaca mengirim balik untuk menanyakan detailnya. Baca ulang email asli ketika akan merespon permintaan. Hindari penulisan yang panjang dan rumit. Sesuaikan tingkat formalitas dengan penerimanya. Aktifkan signature file Jangan menumpuk pesan tidak terbaca pada "penyimpanan pesanpesan". Jangan mengetik dengan huruf kapital semua. Jangan melakukan format yang berlebihan seperti pada font dan background. Ingat bahwa pesan dapat diteruskan kemana saja dan tersimpan selamanya. Gunakan fitur "return receipt requested" pada pesan penting.

10

Pastikan komputer terproteksi antivirus baru. Perhatikan tata bahasa, pengejaan, dan penggunaan huruf kapital. Gunakan akronim sesedikit mungkin

b. Menulis pesan email Tiga hal utama yang harus diperhatikan dalam menulis email. 1) Pesan email harus ditulis secara jelas dan sederhana. Hal tersebut dikarenakan penerima membutuhkan lebih banyak waktu untuk memahami email dibanding dengan pengirim. Hal tersebut juga agar tidak terjadi kebingungan atau salah penafsiran email oleh penerimanya. 2) Kualitas penulisan dapat dilihat dan dinilai oleh kalangan eksekutif atau atasan. 3) Apabila mengirim email melalui komputer lain dapat menyebabkan email berada dimana saja, pada tempat yang tidak semestinya. Hal yang harus diperhatikan lainnya: Contoh judul yang efektif dan tidak efektif 1) Judul email yang jelas dapat menarik minat pembaca dengan penggunaan kata kunci, kutipan, arahan, atau pertanyaan. Judul yang efektif Hasil penjualan bulan juli

Judul yang tidak efektif Laporan penjualan juli berita baik dan buruk

Rapat besok

Bawa laporan konsultan ke rapat hari jum'at

Laporan pemasaran

Batas waktu laporan pemasaran adalah minggu pagi

11

Parkir karyawan

Jadwal revisi ulang area parker

Laporan status

Pendesainan ulang website mundur dari jadwal semula

2) Selain itu ada hal yang perlu diperhatikan yaitu pada email yang saling berbalasan. Pada beberapa program email dapat mengkopi judul email sebelumnya dengan mengklik "balas". Hal tersebut dapat mengurangi kekeliruan pengiriman balasan apabila ada judul email yang sama. c. Menyelesaikan pesan email 1) Revisi, produksi, dan koreksi harus diterapkan pada email, terutama pada email penting. 2) Kesederhanaan dalam menghasilkan email juga penting agar mudah dipahami. 3) Selain itu font yang digunakan harus sesuai dan jelas. 4) Background hitam atau putih juga mempengaruhi email yang dikirim. 5) Manfaatkan pula fitur signatur pada email yang merupakan file teks kecil yang otomatis muncul pada email keluar.

12

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Pada saat ini penggunaan pesan elektronik menggunakan berbagai media lebih cenderung dipilih dibandingkan dengan pesan yang dicetak. Penggunaan pesan elektronik ini tidak hanya digunakan pada pesan pribadi saja, melainkan pada pesan dalam dunia kerja juga. Meskipun pesan elektronik memiliki kelebihan dengan kemudahan serta kecepatan penggunaan, nyatanya pesan elektronik juga masih memiliki kekurangan. Diantanya, dapat terjadinya kekeliruan penyampaian pesan apabila tidak memperhatikan kepenulisan dan siapa penerima pesan. Karna kualitas penulisan elektronik juga dapat dinilai oleh atasan atau kalangan eksekutif, yang mempengaruhi kualitas diri dihadapan mereka. Adapun resiko lainnya yaitu, dapat terancamnya jaringan keamanan dan terbukanya informasi rahasia. Maka dari itu, pengirimnan pesan elektronik tidak boleh menggunakan sembaragan medianya. Sebaiknya media yang digunakan yaitu melalui komputer maupun telepon genggam pribadi.

13