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UNIDAD 1: - ELEMENTOS DE LA TEORIA DE LA ORGANIZACION Y LA TEORIA GERENCIAL

1.1. Aspectos conceptuales: Definición de administración: La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestión de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios científicos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. La Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. Permite implementar nuevas estrategias para el logro de las metas para tener éxito en la empresa. Principios de la administración Catorce son los principios de administración de Henri Fayol: 1. División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades; de tal modo, pueda ser cada vez más productivo. 2. Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir equilibrada la responsabilidad de su función. 3. Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos caras: los empleados obedecerán, solo la gerencia hace su parte proporcionando una buena lección. 4. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras líneas de mando en conflicto.

5. Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de actividades debe de tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la dirección, pero no fluye necesariamente de ella. 6. Subordinación del interés individual (al interés general). La administración debe de considerar que las metas de las empresas son siempre supremas. 7. Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol analiza un número de posibilidades, precisa que no existe un sistema de remuneración perfecto. 8. Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado dependiendo de la condición del negocio y de la calidad del personal. 9. Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es necesaria para la unidad de la dirección. Pero la comunicación lateral es también fundamental, mientras que los superiores sepan que está ocurriendo tal comunicación. La cadena escalonada se refiere al número de niveles en la jerarquía desde la autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de la organización. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles. 10. Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero disminuye la pérdida de tiempo y la manipulación innecesaria de materiales. El segundo se logra con la organización y la selección. 11. Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinación de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr equidad. 12. Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratación insegura y un alto índice de rotación de personal de forma contraria a la organización. 13. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organización. Aun cuando puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos gerentes. 14. Espíritu de cuerpo. La administración debe de fomentar la motivación moral de sus empleados. Fayol llega aún más lejos: ”El necesario un verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar el entusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, y recompensar a cada uno según sus méritos, sin despertar posibles celos y disturbar las relaciones armoniosas.” Elementos de la administración: Los principales elementos de la administración son planificación, organización, dirección, coordinación y control. Estos elementos fueron elaborados en el siglo XX por el ingeniero y administrador francés Henri Fayol, precursor de la teoría de la administración.

Los 5 elementos básicos de la administración

1- La planificación La planificación es el primer paso y también el más importante, ya que una planificación inadecuada o errónea puede descarrilar el proyecto de manera rotunda, o crear ineficiencias tan grandes que provoquen una falla a largo plazo. Una porción grande de cualquier negocio es lidiar con lo desconocido. Por ejemplo, no se sabe qué dirección tomarán los gustos del público cuando se vende un producto, o que pasará en la tasa de valores. La planificación de las actividades es indispensable para darle forma a los proyectos y para el control de un ambiente lleno de eventos azarosos y repletos de riesgos financieros.

2- La organización Como la mayoría de los componentes de la administración, el elemento de la organización comprende varias actividades. La idea principal es identificar cuáles son los elementos que conforman la empresa y crear una estructura basada en dichos elementos, dispuestos de tal forma que se optimice el uso de los recursos y se puedan cumplir las metas trazadas por la administración. 3- La dirección Los administradores deben conocer los puntos fuertes y débiles de su organización y de los recursos dentro de la empresa. La dirección requiere de esta habilidad, ya que es la encargada de la asignación apropiada de los recursos disponibles.

Esta categoría también incluye la motivación a los empleados para que puedan cumplir de forma óptima con las tareas que deben cumplir.

4- La coordinación Una empresa es un sistema complicado. Por lo tanto, se deben coordinar todos sus componentes para que funcionen en grupo de manera armoniosa. En este componente también se incluye la delegación de las tareas a los recursos más hábiles, para así completarlas efectivamente. La comunicación se considera la herramienta central para poder coordinar todas las partes de la compañía a tiempo. Si el administrador no se puede comunicar con todos los departamentos de la empresa, habrá muchos problemas de coordinación.

5- El control El control se refiere a mantener las actividades de la empresa en dirección hacia las metas que se definieron en la sección de la planificación. Por esto se considera el último paso en la administración. Un buen control permitirá identificar imperfecciones mediante el análisis o la evaluación de recursos, y corregirlas cuanto antes. 1.2 la gerencia La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

Otra definición: Se denomina gerencia a la dirección o coordinación de una empresa, de un área de una empresa denominada departamento, de una institución, etc. Puede igualarse el término al de “dirección”, en la medida en que orienta los esfuerzos y recursos en una determinada dirección, intentando maximizar los beneficios obtenidos o utilidades. Objetivos de la gerencia. Algunos de los objetivos son: ·

Posición en el mercado.

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Innovación.

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Productividad.

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Recursos físicos y financieros.

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Rentabilidad (rendimientos de beneficios).

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Actuación y desarrollo gerencial.

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Actuación y actitud del trabajador.

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Responsabilidad social.

El Gerente: Es la persona que tiene los conocimientos, la capacidad, el talento y la habilidad para dirigir una empresa u organización, que visualiza los cambios y los acepta como restos y oportunidades, que posee criterio personal y sentido común y se preocupa por el mejoramiento continuo de la empresa, propio y de sus colaboradores. Funciones del gerente: Las funciones de un gerente no varían tanto entre unas y otras empresas, ni siquiera cuando se trata de industrias diferentes. Algunas de las competencias de quienes ocupan este rol dentro de un negocio son clave para el futuro del mismo y, por eso, este tipo de posiciones, tan elevadas en el organigrama de la compañía, suelen quedar reservadas a los profesionales más experimentados y mejor preparados. 1. Planificar: una vez conocidos los objetivos a alcanzar por la compañía, el gerente se encarga de concretar los pasos necesarios para llegar hasta allí. Definiendo un marco de trabajo, todas las acciones y procesos que

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deberán ponerse en marcha quedan concretados en un plan. Este documento, no sólo sirve para aumentar la eficiencia de funciones como el abastecimiento o el reclutamiento, sino que facilita al ejecutivo la adquisición de un mayor control sobre el curso de las operaciones, al simplificar el seguimiento ofreciendo una referencia. Organizar: herramientas, materiales, equipos… la organización es una de las funciones de un gerente que mayor incidencia tienen en los beneficios. Saber aprovechar los recursos disponibles, hacer una correcta distribución del trabajo y tomar buenas e, por ejemplo, en lo que respecta a la externalización de algunos servicios son medidas necesarias y que sólo la práctica y lo aprendido en un Máster en Dirección de Empresas permiten aplicar. Controlar: una vez que todo está en marcha, una de las funciones de un gerente es la supervisión. Validar, verificar y ofrecer retroalimentación son formas de no perder ajuste y mantener la alineación con los objetivos fijados. Cuando la monitorización es proactiva, se garantiza el contar con el margen de maniobra necesario para introducir modificaciones o implementar acciones correctivas, en los casos en que se considere necesario. Desarrollar: quizás se trate de una de las funciones de un gerente menos visibles, pero se trata de la que mayores efectos producirá a medio y largo plazo en la empresa. Establecer programas para contribuir a impulsar el crecimiento de los miembros de la organización equivale a potenciar el talento y sentar las bases para asegurar que, el día de mañana, el negocio contará con los activos de conocimiento y habilidades necesarios. Además de trabajar con la colaboración del departamento de recursos humanos, el gerente debe apoyar la cultura empresarial inspirando y motivando a la plantilla. Liderar: en esa misma línea, cabe destacar que un profesional en esta posición necesita hacer algo más que planear, organizar y supervisar. Las funciones de un gerente no sólo tienen que ver con sus habilidades técnicas, sino que las capacidades de comunicación y habilidades interpersonales resultan clave a la hora de lograr el compromiso del equipo para lograr una meta conjunta. Liderar implica motivar, comunicar, guiar y alentar, requiere de saber escuchar de forma activa, resolver problemas y conectar con las personas.

Desarrollo de las habilidades gerenciales. Para poder ejercer las funciones y roles propios de la gerencia, un gerente debe poseer ciertas habilidades. Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales, que debe dominar un gerente para ser exitoso: 

Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.

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Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc. Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas, entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.

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Dependiendo del nivel gerencial, se vuelven más o menos importantes las distintas habilidades. Si bien en todos los niveles son importantes las habilidades humanas, en los altos niveles gerenciales se hacen más importantes las habilidades conceptuales (para poder ver a la organización como un todo, planificar, etc.), mientras que en los niveles más bajos, tienen mucha importancia las habilidades técnicas. A medida que el mundo de los negocios cambia, también lo hace la necesidad de determinadas habilidades gerenciales. Es por ello que todo gerente, o quien aspire serlo, debe estar en una constante actualización y mejora de sus habilidades gerenciales. En esta sección identificamos y desarrollamos las principales habilidades que un gerente debe poseer. Tendencias y enfoques gerenciales. Ante los grandes cambios tecnológicos, económicos, sociales, políticos, demográficos, que enfrenta el mundo en general, las organizaciones han tenido que cambiar de forma rápida y constante la forma de manejar sus negocios, buscando cada día ser más competitivas en un mundo globalizado en el cual se encuentran, por lo tanto la gerencia tendrá que incursionar en las tendencias gerenciales y adaptarse a los nuevos enfoques que le permitan alcanzar eficiencia, competitividad y sostenimiento en el mercado, con el objetivo de mejorar su gestión empresarial y la capacidad de respuesta de la organización a las nuevas exigencias del mercado actual. La gerencia debe ser proactiva y estar en la capacidad de enfrentar los cambios tanto a nivel interno como externo que se presenten en su entorno de mercado, convirtiéndolos en oportunidades, que le permitan alcanzar la innovación en sus procesos, productos y servicios, implementando nuevas tecnologías logrando de esta manera tener una visión clara del futuro de su organización.

UNIDAD 2: ASPECTOS EVOLUTIVOS Y DESARROLLO DEL AREA Aspectos evolutivos y desarrollo del área informática. La informática juega un rol de suma importancia, primero por el uso de tecnologías de la información como facilitadoras de un proceso de cambio, creando nuevas formas de trabajo, permitiendo el rediseño creativo de la organización, haciendo un uso óptimo de los recursos, y la vez, mejorando significativamente la calidad del servicio y creando un ambiente de trabajo propicio para que se desempeñe con la calidad que el usuario demanda y a la vez encuentre en su trabajo las mejores condiciones posibles.

La organización de los servicios informativos.

Una buena organización depende de la consecución de los objetivos fijados en una empresa, asegurando el óptimo aprovechamiento de los recursos disponibles, la utilización de los recursos informáticos en una empresa es de suma importancia ya que permite una forma más organizada de todos los departamentos de la empresa.

Funciones del departamento de servicio informático

Al cambiar el paradigma de administración, cambia también la estructuras de las organizaciones, por lo tanto es natural que las funciones de algunos departamentos y entre estos el de servicios informáticos cambie dentro de esta nueva estructura, la principal función del departamento de servicio informático se orienta a la asesoría y administración de los recursos que al desarrollo especifico. Los usuarios adquieren nuevas responsabilidades que deben ser coordinadas con las entidades involucradas en la planificación informática. El punto clave de este enfoque es que los servicios informáticos deben centrar su acción en brindar soporte a la infraestructura tele-informática de la organización, con metas muy claras como reducir costos, ampliar alcances del servicio, mejoramiento continuo de la calidad, productividad interna y del servicio, agilidad, disponibilidad, continuidad, y funcionalidad de los servicios.

También que se deben mantener canales de comunicación eficientes con la alta dirección y los usuarios, para lograr el desarrollo de los proyectos informáticos que han sido planificados, previamente en conjunto y además trabajar sistemáticamente en la construcción innovadora del futuro. Desarrollo organizacional.

El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo planificado de toda la organización, y controlado desde el nivel más alto para incrementar la efectividad y el bienestar de la organización mediante intervenciones planificadas en los procesos de la organización, es decir, un programa educativo a largo plazo, orientado a mejorar los procesos de solución de problemas y de renovación de una organización,

mediante una administración que se base en la colaboración y en la efectividad de la cultura de la empresa.

Su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su aparición. Funciones gerencial.

· Definir y desarrollar el Programa Institucional de Desarrollo Informático para la planeación estratégica en materia de tecnologías de cómputo y de información. Coordinar la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir las necesidades de sistematización de información de las áreas usuarias.

· Ejecutar un plan de investigación de mercado de nuevos productos y tecnología con miras a adquirir el hardware y el software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información.

· Determinar el plan presupuestal y el programa para la adquisición de equipos, programas y paquetes de cómputo, desarrollo de sistemas con apoyo externo, contratación de asesorías y gastos de mantenimiento y soporte a la base instalada, para garantizar la operación informática.

· Determinar las bases de concursos y dictámenes técnicos que coadyuven a lograr las adquisiciones más ventajosas en servicio y precio. Apoyar en la licitación, calificación y certificación de bienes informáticos que se adquieran.

· Coordinar los trabajos de desarrollo de sistemas para proporcionar las herramientas de automatización de las actividades de la empresa, así como supervisar el diseño de aplicaciones en internet para apoyar la difusión y promoción de la empresa.

· Mantener un control y registro de los gastos presupuestales del hardware, software y servicios contratados.

· Administrar los servicios de asesoría y soporte técnico para asegurar la operación y uso adecuado de los equipos y paquetes de cómputo.

· Coordinar los servicios de correo electrónico, de seguridad de información de acceso corporativo a internet, así como la operación de la página de intranet e internet, para asegurar el acceso a los medios informáticos de comunicación institucional.

· Promover y apoyar la capacitación especializada al personal técnico de la Subdirección de Sistemas y coordinar el programa de capacitación en materia

informática de los usuarios en general, para elevar el nivel de la cultura informática de la empresa.

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Implementar la operación del Comité de Informática de la empresa.

Tendencias

La tendencia es una inclinación o propensión hacia determinados fines. Se habla mucho de Tecnología Informática, y de cómo ésta influye en nuestro diario vivir. Sabemos que la tecnología está siendo innovada y reinventada cada día con el fin de hacernos la vida más simple.

Desarrollo de los planes informáticos.

Un plan informático es una estrategia que articula todos los recursos en el área de las Tecnologías de Información que le permiten a cualquier organización cumplir con su Misión y Visión en el presente y en el futuro.

El plan informático debe iniciarse en el estudio de la Misión de la empresa y sus objetivos estratégicos. Deben identificarse las áreas de intervención críticas del plan y su prioridad. El plan informático normalmente debe concluir con la identificación de muchos proyectos ordenados cronológicamente que van dando cuenta de las implementaciones armónicas en las áreas de infraestructura y sistemas de información de la empresa. Estos proyectos deben tener una evaluación económica aproximada para poder garantizar que el plan es compatible con los recursos disponibles para su implementación.

Necesidad de los planes informáticos.

Los planes informáticos apuntan a las necesidades informáticas estratégicas y a la arquitectura tecnológica requeridas para cumplir misión, metas y propósitos de la empresa.

Para realizar un plan informático, es necesario que se analice la situación actual de la empresa, en cuanto a los sistemas informáticos actuales, se deberán determinar la orientación de cada uno de estos sistemas hacia los objetivos empresariales y las estrategias que utilizan para lograr este alineamiento. El resultado final de la planificación informática, deberá ser un Plan detallado de actividades en donde luego de analizada la brecha existente de “en donde estamos” y “en donde queremos estar”, se propongan las modificaciones a realizar en el plan informático actual, un análisis de los requerimientos que debe cumplir, la determinación de los modelos de arquitectura e información, un cronograma detallado para el desarrollo de los planes propuestos, la estimación de los recursos necesarios para su desarrollo y un plan de seguimiento que permita determinar el avance y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Igualmente es necesario que un plan informático contenga elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Información Administrativos, planes de continuidad operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestión, arquitecturas de integración e interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el área de Tecnología Informática, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan.

Importancia de los planes informáticos.

En el emprendimiento de un plan informático, el apoyo de los directivos es de vital importancia, además de poseer los recursos económicos necesarios para realizar el plan, deben mostrar abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la realización del plan y determinar las actividades en las cuales su participación activa permita garantizar el éxito del proyecto. Este equipo es además el encargado de motivar la ejecución, implementación e implantación del plan informático, el efecto de su aplicación debe aplicarse desde la cima de pirámide hacia sus bases, es decir debe empezar por los directivos de más alto cargo. Modelos.

Los modelos relevantes para planes de informática son:

· Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales. · Modelo de Equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software básico · Modelo de Mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software · Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una describe una actividad, algo que la firma hace, independientemente de la estructura organizacional. Una de las características de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la compañía, sin sujetarse a ataduras institucionales.

· Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informáticas vistas desde la óptica corporativa, describiendo las entidades de interés para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos se presenta como mapa lógico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en forma separada de las características de software, hardware o desempeño.

Requerimientos de los planes informáticos.

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Objetivos y funciones de la unidad de Informática.

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Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos.

· Nivel de recursos, se requiere para una operación estable, considerando el plan de sistemas vigentes. ·

Actividades que tenderán a, o podrían ser discordantes.

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Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente.

· Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea o actividad de cada plan componente. · Impacto que tendrán las consideraciones anteriores en términos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cuál será la magnitud del esfuerzo involucrado

· Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de las tecnologías usadas para su desarrollo y explotación. Infraestructura de los planes informáticos.

Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático, básicamente debido a lo apresurado de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas.

Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente. Referencia http://gerenciainformatica-ronal-hernamelis.blogspot.com