Internal Quality Auditor Refreshment

INTERNAL QUALITY AUDITOR REFRESHMENT Presented By : Kokok Surya Nusantara

REFERENSI ISO 19011 – 2002 Guidelines For Quality Auditor/environmental management system auditing Diadopsi oleh BSN menjadi SNI1919011-2005 Panduan audit sistem manajemen mutu dan atau lingkungan

TEKNIK DASAR AUDIT Harus dilakukan dengan cara profesional Hindari pembuatan kesimpulan atau evaluasi di luar bukti yang sedang diuji Hindari membuat pengamatan tentang efisiensi pada cara penanganan atau saransaran mengenai cara yang lebih baik dalam menanganinya Tetap menjaga kerahasiaan, jangan mendiskusikan temuan dari departemen lain atau perusahaan lain

Checklist harus diisi sesuai kebutuhan Dokumen yang direview harus diidentifikasi pada checklist

TEKNIK WAWANCARA Tentukan informasi yang ingin didapatkan Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti,bila ada istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang berbeda Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksudhIndari memberikan pertanyaan yang mengandung beband anmemojokkan ( loaded &leading Question) Mengapa anda menggunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ? Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan?

TEKNIK WAWANCARA Gunakan bahasa tubuh ( mimik muka,gerak tangan,kontak mata) Perhatikan saat auditee berbicara Jangan pernah merasa lebih tahu dibandingkan dengan auditee mengenai proses yang diaudit, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada berbicara Katakan persetujuan anda terhadap penjelasan auditee yangs esuai dengan kriteria audit

TEKNIK WAWANCARA Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum mengajukan pertanyaan Catat informasi yang perlu dan penting Jangan melakukan interupsi bila tidak terpaksa Buat kesimpulan informasi yang didapat serta lakukan konfirmasi kepada auditee untuk mendapatkan persetujuan atau koreksi

JENIS PERTANYAAN DALAM AUDIT Pertanyaan Terbuka ( Open Question) Pertanyaan yang memmbutuhkan penjelasan

Pertanyaan Penyelidikan ( Probing Question) Pertanyaan yang bersifat memeriksa

Pertanyaan Tertutup ( Close Question) Pertanyaan yang meminta kepastian

JENIS PERTANYAAN DALAM AUDIT Open Question

Probing Question

Close Question

Keuntungan

Dengan satu Dengan pertanyaan ini Kita mendapatkan pertanyaan kita mendapatkan konfirmasi yang pasti mendapatkan informasi tertentu tentang sesuatu hal infromasi yang banyak secara mendetail

Kelemahan

Auditor dapat kehilangan kontrol terutama dalam hal waktu,dikarenakan banyaknya infromasi yang diberikan

Contoh

Dapatkan anda Berapa spesifikasi ceritakan mengenai yangtepat untuk test sistem inspeksi produkini pada produk jenis A jadi ditempat anda

Bila auditor tidak jeli Bila auditor terlalu dalam memilih sering informasi dan intensif menggunakannya dalam menanyakannya dapat berakibat audit maka inforamsi yang tidak hidup dan diterima bias dari informasi yang tujuan audit didapat terbatas JAdi kalau produkini keluar dari spesifikasi maka diberi tag merah?

JENIS PERTANYAAN DALAM AUDIT PERTANYAAN BURUK PERTANYAAN CUKUP BAIK / PERTANYAAN BAIK / GOOD (NAIF) / POOR QUESTION MEDIOCRE QUESTION QUESTION Apakah anda memiliki sistem Apakah anda menggunakan Apakah anda menggunakan pengendalian material tidak sistem pengendalian material laporan ketidaksesuaian sesuai tidak sesuai seperti yang tersebut dalam Bab V Quality Manual Adakah uraian bagian ketidaksesuaian yang diisi ditandatangani dan tanggal yang diperlukan Apakah anda memiliki sistmkalibrasi

Apakah aanda menggunakan Apakah mereka menggunakan daftar kalibrasi daftar kalibrasi seperti tersebut dalam prosedur A Apakah daftar kalibrasi diisi sesuai yang dibutuhkan Apakah ada tandatangan dari dinas meteorologi,tanggal dan pendistribusian daftar kalibrasi

JENIS PERTANYAAN DALAM AUDIT – METODE PDCA PLAN

1. 2. 3.

Apakah Proses anda? Jelaskan urutan dan keterkaitannya Apakah parameter proses yang penting? Bagaimana anda merencanakan proses tersebut?

DO

1. 2. 3. 4.

Bagaimana metode pengendalian proses? Apakah anda memiliki sistem informasi process ? Apakah ada pembagian tanggung jawab yang jelas ? Apakah ada acuan kerja yang tepat?

CHECK

1. 2. 3. 4.

Apa parameter proses yang diukur Bagaimana metode pengukurannya? Apa toolsnya? Apa hasil pengukurannya? Apakah dianalisis?hasilnya apa?

ACTION

1. 2. 3. 4.

Apa tindakan yang anda lakukan? Apahasil tindakan tersebut? Apa”pelajaran” yang diperoleh? Apa rencana anda selanjutnya ?

PERIKSA Tentukanitemyang perlu diperiksa Jangan puas hanya dengan ditunjukkan keberadaan dokumen, periksa kelengkapannya Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses pemeriksaan dilakukan dengan metode sampling Hindari Nit Picking ( mencari hal sepele) Hindari berdebat dengan auditee tentang suatu ketidaksesuaian , periksa sample berikutnya supaya terhindar dari perdebatan Catat dokumentasi ( nama,nomor,tanggal,lokasi) yang tidak sesuai

CARA PENGAMBILAN SAMPEL Jangan meminta untuk menunjukkan dokumen, akan lebih baik mengambil dari sampel yang tersedia Meminta untuk melihat suatu daftar,index atau yang sejenisnya dan pilih sampel yang diinginkan untuk diperlihatkan oleh auditee Meminta untuk melihat lemarifile / laci yang berisi dokumen dan ambil satu sampel dari bagian depan dan satu lagi dari bagian belakang Pilih sampel dari bagian yang berbeda dalam satu proses pekerjaan

TEMUAN AUDIT KESESUAIAN (CONFORMITY) Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses KETIDAKSESUAIAN (NONCONFORMITY) Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses PELUANG PENINGKATAN (IMPROVEMENT OPPORTUNITY) Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses akan tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan ketidaksesuaian atau untukmeningkatkan efektifitas proses

TEMUAN AUDIT – Major Non Conformity Major Nonconformity Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari sistem untuk memenuhi persyaratan ISO/TS 16949: 2002 Semua ketidaksesuaian yangd apat mengakibatkan kemungkinan terkirimnya produk yang tidak sesuai , suatu kondisi mungkin dapat mengakibatkan kegagalan atau berkurangnya kemampugunaan suat produk atau servis untuk penggunaan yang diharapkan Suatu ketidaksesuaian yang berdasarkan penilaian dan pengalaman mengindikasikan kemungkinan menghasilkan kegagalan baik dari sistem manajemen mutu atau mengurangi kemampuannya untuk menjamin proses atau produk yang terkontrol

TEMUAN AUDIT – Minor Non Conformity Kegagalan untuk memenuhi persyaratan ISO/TS 16949:2002 yang berdasarkan penilaian dan pengalaman sepertinya tidak akan berakibat kepada kgagalan dari sistem manajmen mutu atau mengurangi kemampuan untuk menjamin produk atau proses yang terkontrol Kegagalan pada sebagian dokumentasi Sistem manajemen mutu perusahaan sehubungan dengan ISO/TS 16949 Satu kekurangan minor pada satu item dari sistem manajemen mutu perusahaan

Audit Guidance Tools CHECKLIST Adalah sebuah daftar yang dikeluarkan sesuai kebutuhan yang akan direview selama proses, cheklist bermanfaat bagi pemenuhan auditee terhadap standar,kode ataupun peraturan MARKED UP PROCEDURE ini yang paling sederhana dari alat pandu audit untuk pengembangan, konsepnya dengan membuat fotokopi prosedur yang diaudit dan diberikan tanda khusus pada bagian yang akan diuji FLOWCHART Sebuah flowchart sangat berguna untuk analisa sistem yang sudah diimplementasikan dan membantu dalam mebuat keputusan dalam suatu proses MIND MAP dikembangkan sebagai jalan untuk membantu kita membuat catatan yang hanya menggunakan kata kunci dan gambar, Mind map dapat dibuat dengan cepat karena kualitas visualnya lebih mudah diingat dan ditinjau