Informe Pasantias Luis Castro.docx

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CINECIA Y TECNOLOGÍA INSTITUO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

PLAN PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO BASADO EN EL MODELO EOQ EN LA EMPRESA ALL DISTRIBUTIONS, C.A UBICADA EN SURCURSAL NUEVA ESPARTA. Informe de Pasantías presentado como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial

Autor: Br. Luis Castro Asesores: Lcda. Leidys Rodríguez Ing. Manuel E Rodríguez Lcdo. Héctor Ramos

Maturín, Marzo 2018

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DE LA ASESORA EMPRESARIAL

Quien suscribe, LCDA. LEIDYS RODRÍGUEZ, titular de la Cédula de Identidad Nº 19.115.626, en mi carácter de Asesora Empresarial del Informe Final presentado por el Bachiller: LUIS CASTRO, Titular de la Cédula de Identidad Nº 24.126.715, como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero en la especialidad de Ingeniería Industrial titulado: PLAN PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO BASADO EN EL MODELO EOQ PARA LA EMPRESA ALL DISTRIBUTIONS, C.A UBICADA EN SURCURSAL NUEVA ESPARTA. Después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo resultó ___________________, por lo que le asigné una calificación de _________ puntos sobre un valor total de 20 puntos (50%) que me correspondía evaluar.

En

la

Ciudad

de

Maturín,

a

los

_________

días

_____________________ de 2018.

____________________________________ Lcda. Leidys Rodríguez Asesora Empresarial C.I. Nº 19.115.626

ii

del

mes

de

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO

Quien suscribe, ING. MANUEL E RODRÍGUEZ, titular de la Cédula de Identidad Nº 19.415.088 en mi carácter de Asesor Académico del Informe Final presentado por el Bachiller: LUIS CASTRO, Titular de la Cédula de Identidad Nº 24.126.715, como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero en la especialidad de: Ingeniería Industrial titulado: PLAN PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO BASADO EN EL MODELO EOQ PARA LA EMPRESA ALL DISTRIBUTIONS, C.A UBICADA EN SURCURSAL NUEVA ESPARTA. Después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo resultó ___________________, por lo que le asigné una calificación de _________ puntos sobre un valor total de 20 puntos (50%) que me correspondía evaluar.

En

la

Ciudad

de

Maturín,

a

los

_________

días

_____________________ de 2018.

____________________________________ Ing. Manuel E Rodríguez Asesor Académico C.I. Nº 19.415.088

iii

del

mes

de

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL EXTENSIÓN MATURÍN

ACTA DE REVISIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO

Quien suscribe, LCDO. HÉCTOR RAMOS, titular de la Cédula de Identidad Nº 12.792.426, en mi carácter de Asesor Metodológico del Informe Final presentado por el Bachiller: LUIS CASTRO, Titular de la Cédula de Identidad Nº 24.126.715, como requisito indispensable para optar al Título de Ingeniero en la especialidad de Ingeniería Industrial, titulado: PLAN PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO BASADO EN EL MODELO EOQ PARA LA EMPRESA ALL DISTRIBUTIONS, C.A UBICADA EN SURCURSAL NUEVA ESPARTA. Después de haber realizado la revisión correspondiente, considero que el mismo está APTO PARA SER PRESENTADO.

En

la

Ciudad

de

Maturín,

a

los

_________

_____________________ de 2018.

_____________________________ Lcdo. Héctor Ramos Asesor Metodológico C.I. Nº 12.792.426

iv

días

del

mes

de

ÍNDICE GENERAL P.p

ACTA DE REVISIÓN DE LA ASESORA EMPRESARIAL ................................ ii ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO .................................... ii ACTA DE EVALUACIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO ......................... iii ÍNDICE DE CUADROS ............................................................................................ vi ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................. vii ÍNDICE DE GRÁFICOS......................................................................................... viii INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1 ASPECTOS DE LA EMPRESA ................................................................................ 3 Descripción de la Empresa ............................................................................................ 3 Filosofia de la empresa.................................................................................................. 3 Estructura Organizativa ................................................................................................. 4 DESARROLLO DE LA PASANTÍA…………………………………………………….....6

Diagnóstico Inicial .................................................................................................... …6 Descripción del Plan de Trabajo ................................................................................... 7 Cronograma de Actividades .......................................................................................... 8 Descripción de Actividades Realizadas...…………………………...…………...........9 APORTES DEL PASANTE ..................................................................................... 26 Conocimiento y Experiencias Adquiridas ................................................................... 26 Conocimiento y Experiencias Aplicadas .................................................................... 26 CONCLUSIONES ..................................................................................................... 28 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 29 REFERENCIAS ........................................................................................................ 31

v

ÍNDICE DE CUADROS CUADRO

P.p

1. Cronograma de Actividades……………..………………………………………... 8 2. Matriz FODA…………………...............................................................................10 3. Codificación de fallas …………………..................................................................13 4. Fallas existentes en el control y manejo de inventario……………………….........14 5. Lista de los diez (10) Principales productos ……………………………………….18 6. Calculo de costos………………………..……………………..…..……................19 7. Cálculo de la CEP ……………………………………………………….………...21 8. Conocimientos y experiencias aplicadas en el período de pasantía…….…..……....27

vi

ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA

P.p

1. Estructura Organizativa All Distributions, C.A....……….……………....................5 2. Almacén de productos terminados….…………………………….……………….11 3. Diagrama Causa-Efecto…………………………………………….………….......12 4. Pantalla Principal……………………………......……….…...………....................22 5. Registro de Clientes…………………………......……….……………...................23 6. Registro de Proveedores……….……………......……….…...………....................24 7. Modelo de Inventario………………………......……….……………....................25

vii

ÍNDICE DE GRÁFICOS GRÁFICO

P.p

1. Diagrama de Pareto………...……………………………..…………….................15

viii

INTRODUCCIÓN

Desde la antigüedad, se acostumbraban a almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o calamidades; es así como surge o nace la necesidad de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que asegurará la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los mismos; pero no fue hasta comienzos del siglo XIX, cuando se comenzaron hacer intentos por aplicar técnicas analíticas para su estudio sistemático, racionalización y adecuada resolución. En la medida que se fueron desarrollando estas teorías y análisis, surgió la necesidad de emplear métodos matemáticos, debido al desarrollo de las distintas ramas de la ingeniería y a la implantación de nuevas técnicas de análisis. A nivel empresarial, los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa: almacenes, patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, entre otros. Al respecto, refieren además que tener estos que se encuentran disponibles puede costar, al año, entre 20% y 40% de su valor. Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles de existencias tiene un buen sentido económico. Estas gestiones se entienden como la serie de políticas y controles que monitorean y determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener los pedidos. Un sistema de inventario provee las políticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar. Este es responsable de ordenar y recibir los bienes; de coordinar la colocación de los pedidos y hacerle seguimiento al mismo. Es por esta razón, que se

1

propone para esta empresa All Distributions, un plan que permita mejorar su administración y propiamente su gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos. El informe está conformado por tres aspectos, el primero los Datos de la Empresa, donde se desglosa la reseña de la Empresa Misión, Visión, Objetivos, valores y Estructura Organizativa; el segundo es el Desarrollo de Pasantías donde se señala un Diagnóstico Inicial, el Plan de Trabajo, Cronograma de Actividades, y la realización de las mismas. Por último punto se presentaron los Aportes del Pasante o Propuesta, presentándole alternativas a la empresa, los, Conocimientos y Experiencias Adquiridas dentro de la misma así como también los Conocimientos y Experiencias Aplicadas para finalizar se tendrán las Conclusiones (Resultados), Recomendaciones Bibliografía y Anexos correspondientes.

2

ASPECTOS DE LA EMPRESA

Descripción de la Empresa

La empresa All Distribution C.A encargada de fabricar, vender y distribuir productos de limpieza, artículos en general a nivel doméstico e industrial, esta compañía posee su sede principal en el estado Anzoátegui, con sucursales en Maturín y Nueva Esparta, siendo esta última donde se está realizando el estudio. La empresa nació con la firme convicción de elaborar productos de limpieza de calidad, contribuyendo a aumentar las expectativas de vidas y mejorar las condiciones del ser humano; debido a la demanda de sus productos, la empresa ha crecido a una tasa bastante aceptable tanto en la propia ciudad como en sus áreas adyacentes. Actualmente la empresa All Distribution C.A tiene 6 años en el mercado, durante los cuales ha experimentado un incremento sustancial y sostenible. En estos tiempos los productos que fabrica son los siguientes: Limpiador de alfombras y tapicería, Ambientadores, Desinfectantes (en diferentes aromas), Bactericidas, Ceras acrílicas y parafinadas, Detergente liquido multiuso y Jabón líquido para manos.

Misión

Exceder las expectativas de nuestros clientes mediante el compromiso e involucración. Seguiremos desarrollando productos de limpieza para construir un entorno limpio y agradable. Filosofía

La calidad en nuestro servicio es nuestra principal Prioridad.

3

Visión Satisfacer las necesidades de nuestros clientes mediante soluciones, basándose en productos sin preservantes de alto valor percibido y de alto valor agregado porque estamos comprometidos con el uso responsable del medio ambiente.

Valores y Principios La Justicia Social: es el fin de toda discriminación contra los individuos y la igualdad de derechos y oportunidades. Exige que las desigualdades cualesquiera que ellas sean se vean compensadas, aminoradas y de ser posible totalmente suprimidas por la sociedad y el Estado, sin que estos fines resulten supeditados ni a quienes detentan el poder económico ni a quienes ejerzan el poder político. La Igualdad: Que no se define como una imposible uniformidad o identidad de todos los seres humanos, sino como principio que reconoce las diferencias y al mismo tiempo sostiene que ellas no pueden ser soporte para ningún tipo de discriminaciones. La Solidaridad: Como virtud humana y democrática que se expresa en la concurrencia y cooperación entre los seres humanos, en la contribución de sus aptitudes y potencialidades, en la aportación recíproca de esfuerzos y voluntades tanto para lograr fines individuales y sociales como para superar sus dificultades. La Honestidad: La promoción, exigencia y salvaguarda de nuestras actuaciones individuales y colectivas dentro o fuera del Partido caracterizadas por la ética, probidad, rectitud, honradez y transparencia.

Estructura Organizativa

A continuación se muestra el organigrama de la empresa All Distribution C.A la cual posee una estructura organizativa, (Ver figura 1, pág. 5) cabe destacar que se

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encuentra resaltado en color rojo el lugar ocupado por el pasante en el desarrollo de la pasantía, el cual dependió del departamento de operaciones.

Departamento de ÁLMACEN Figura 1. Estructura organizativa de la empresa.

Departamento de ALMACÉN

La gestión de almacenes tiene como principal propósito optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento. El objetivo general de la gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de producción de una organización, se encuentra en gran medida condicionado por el ritmo del almacén.

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DESARROLLO DE LA PASANTIA

Diagnóstico Inicial

La empresa All Distribution C.A encargada de fabricar, vender y distribuir productos de limpieza, artículos en general a nivel doméstico e industrial, esta compañía posee su sede principal en el estado Anzoátegui, con sucursales en Maturín y Nueva Esparta, siendo esta última donde se está realizando el estudio. La empresa nació con la firme convicción de elaborar productos de limpieza de calidad, contribuyendo a aumentar las expectativas de vidas y mejorar las condiciones del ser humano; debido a la demanda de sus productos, la empresa ha crecido a una tasa bastante aceptable tanto en la propia ciudad como en sus áreas adyacentes. Actualmente la empresa All Distribution C.A tiene 6 años en el mercado, durante los cuales ha experimentado un incremento sustancial y sostenible. En estos tiempos los productos que fabrica son los siguientes: Limpiador de alfombras y tapicería, Ambientadores, Desinfectantes (en diferentes aromas), Bactericidas, Ceras acrílicas y parafinadas, Detergente liquido multiuso y Jabón líquido para manos. A través de la realización de la observación directa al almacén, así como las entrevistas no estructurada al personal del mismo, se pudo detectar que el manejo inadecuado de los materiales genera pérdidas de ventas potenciales, así como también reduce la credibilidad en el abastecimiento por parte de los clientes, lo que en oportunidades trae aparejado la pérdida de los mismos. Por otra parte, la empresa no efectúa una revisión periódica de los niveles de stock lo que disminuye su acción en función de los cambios de variables del contexto, costo del dinero, aparición y desaparición de clientes y competidores, entre otros. Asimismo, se observó que cuando ealizan el conteo físico jamás se pueden valorar totalmente, ya que ocurren errores de

6

transcricpión por parte del personal que anota los códigos, mostrándose la evidencia de la existencia de artículos sin codificación.

Descripción del Plan de Trabajo

Objetivos Específicos Propuestos Para El Pasante: Presentar una propuesta de un Plan para la gestión y control de inventario basado en el modelo EOQ de la organización All Distributions C.A.

Metas A Alcanzar En El Lapso De Pasantías: Ordenación y control con el objeto de mejorar la gestión de almacén por medio del Plan para la gestión y control de inventario basado en el modelo EOQ en la empresa All Distributions C.A. Indicadores Para El Logro De Las Metas: Aplicación del modelo EOQ, Cuantificación de materiales, Ordenación de materiales.

Cronograma de Actividades A continuación, se muestra el cuadro 1 (ver pág.8), el cual es una representación gráfica del cronograma de actividades donde se precisan respectivamente todo lo realizado con una duración de diez semanas:

7

RIF. V-15631977-1

Cuadro 1. Cronograma de Actividades ACTIVIDADES

1

2

3

07/11/17 al 15/11/17

15/11/17 al 21/11/17

21/11/17 al 28/11/17

SEMANAS 4 5 28/11/17 al 05/12/17

05/12/17 al 12/12/17

6

7

8

12/12/17 al 10/01/18

10/01/18 al 17/01/18

17/01/18 al 24/01/18

Inducción en la empresa, presentación del equipo de trabajo, charla de seguridad y Determinación del tema a desarrollar. Diagnosticar la situación actual dentro de los almacenes de la empresa All Distributions C.A. Analizar las distintas fallas que conllevan a la problemática de las entradas, salidas y almacenamiento de materiales. Establecer los procedimientos necesarios basados en el modelo EOQ para el plan propuesto con el propósito de facilitar el manejo de los materiales. Elaboración del Plan para la gestión y control de inventario basado en el modelo EOQ.

Pasante: Luis Castro Especialidad: Ingeniería Industrial Firma: _______________________ Organización Productiva: All Distributions, C.A Dependencia de Desempeño: Departamento de ÁLMACEN. Trabajo Asignado: Plan para la gestión y control de inventario basado en el modelo EOQ para la empresa All Distributions, C.A ubicada en Surcursal Nueva Esparta. Asesor Empresarial: Lcda. Leidys Rodríguez Firma: _______________________ Asesor Académico: Ing. Manuel E Rodríguez Firma: _______________________ Asesor Metodológico: Lcdo. Héctor Ramos Firma: _______________________

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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Inducción en la empresa, presentación del equipo de trabajo, charla de seguridad y Determinación del tema a desarrollar Semana 1 (Del 07/11/17 al 15/11/17) En la primera semana se realizó la inducción al pasante en la empresa All Distributions, C.A, además re realizó la presentación del equipo de trabajo al pasante. Semana en la que también se proporcionó al pasante la charla de inducción de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional de modo que el mismo pudiera adoptar una conciencia de trabajo seguro para desarrollar todas sus actividades laborales con el objetivo establecido de cero accidentes. De acuerdo a las necesidades presentadas en la organización se asignó al pasante en el área de almacén, ya que en éste departamento se evidenciaron algunas deficiencias en cuanto al manejo de materiales, referente a la vigilancia de registro de salidas/ entradas de materiales y organización de éstos en el almacén, ya que no cuenta con su propio inventario, los cuales se han venido formando prácticamente sin ningún control a lo largo del tiempo, existiendo incertidumbre respecto a si sus niveles actuales son los más adecuados a los requerimientos de las empresas..

Diagnosticar la situación actual dentro de los almacenes de la empresa All Distributions C.A. Semana 2 y 3 (Del 15-11-17 al 28-11-17) Para realizar el diagnóstico de la situación actual dentro de los almacenes en la empresa All Distributions, C.A se aplicó una matriz FODA, siendo ella una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la identificación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias. (Ver cuadro 2, Pág. 10)

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Cuadro 2. Matriz FODA FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Buena ubicación 1. Personal poco 2. Cuenta con el espacio capacitado en el físico para el manejo de materiales almacenamiento de 2. Gran volumen de materiales información y 3. Personal de confianza productos 3. Falta de control interno OPORTUNIDADES 1. Crecimiento de la demanda de materiales 2. Cursos en el área de manejo de inventarios

AMENAZAS 1. 2. 3.

Competencia existente Insatisfacción del cliente Pérdida de clientes potenciales

FO 1. Aprovechar la infraestructura de la empresa para mejorar el manejo del inventario 2. Utilizar las nuevas tecnologías de la información para el control adecuado del inventario

DO 1. Adiestrar al personal en el manejo de inventarios 2. Garantizar el control del inventario a través de la aplicación de procesos actualizados

FA 1. Aprovechar la ubicación y los productos que comercializa para la captación de clientes potenciales. 2. Satisfacer a los clientes a través de un servicio de calidad

10

DA 1.

La empresa debe adiestrar al personal en cuanto al manejo de inventario, con el propósito de mejorar su control interno y satisfacer las necesidades de sus clientes.

Como se puede observar en el cuadro 2, existe poco personal para llevar a cabo el inventario, lo que genera cansancio y el regsitro ineficiente del mismo, por la culminación del tiempo estipulado para tal labor. Sumado a esto, el área de contaduría efectúa la valoración del inventario, ya que deben verificar constantemente los códigos, tanto en el almacén, ocasionando contratiempos y descontrol en la empresa. Ver Figura 2.

Figura 2. Almacén de productos terminados de la Empresa All Distribution C.A.

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Analizar las distintas fallas que conllevan a la problemática de las entradas, salidas y almacenamiento de materiales. Semana 4 y 5 (Del 28-11-17 al 12-12-17) Con la finalidad de conocer las deficiencias que tiene por la falta de no llevar un sistema de inventario, por esto se elaboró un diagrama causa-efecto y así conocer a fondo las causas principales que puedan estar originando los problemas y centrar el esfuerzo de mejora en aquellas que sean relevantes en el origen de la problemática, para así poder lograr un impacto de mejora en la empresa con propuestas de solución adecuadas y efectivas. (Ver Figura 3).

PERSONAL

PROCEDIMIENTOS Pérdida de clientela

Falta de capacitación.

No se llevan los procesos dentro del almacén No sabe exactamente cuándo pedir para que no falte nada

Ausencia de un software que ayude a planear

No se lleva un registro específico de la entrada y salida de mercancía.

No se realiza un inventario de lo que entra y sale del almacén

No hay un orden a seguir

Falta de planeación de compras.

Falta de normas y políticas para el manejo de los productos

Fallas en la entrega de productos

Fallas en el manejo de materiales Por la carencia de estas no se logra tener un proceso adecuado para llevar el control de la entrada y salida de los productos

MÉTODOS

Falta de un sistema de inventario de manejo y control de los productos del almacén

CONTROL

Figura 3. Diagrama Causa Efecto sobre las fallas en el manejo de materiales. El almacén carece de un procedimiento que permita que este funcione de manera eficaz, no posee un personal adecuado y experto que se encargue del orden,

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generando desorientación en la empresa a la hora de saber con cuanto inventario dispone. Por otra parte el control es deficiente, ya que el registro es realizado en forma escrita; siendo esto lo que origina que éste no sea totalmente efectivo. Para establecer las necesidades que debían ser corregidas con prontitud con respecto a las debilidades en el manejo y control del inventario, se estableció una escala de ponderación cuya puntuación va del 1 al 20, para calificar la prioridad del cumplimiento del inventario, en el cual el 20 representa la actividad con mayor prioridad y el 1 la actividad con menor prioridad. A fin de organizar los datos antes descritos se utilizó un Diagrama de Pareto de forma que estos queden en orden descendentes de izquierda a derecha y separados por barras, permitiendo así asignar un orden de prioridades. En primera base, se procedió a codificar cada una de las causas identificadas en el Diagrama Ishikawa, para hacer más sencilla la manipulación de estas variables, para esto se utilizó la letra F, haciendo referencia a las fallas seguidamente del número asignado (Ver Cuadro 3). Para efectos de esta investigación se reconocieron diez (10) deficiencias en el manejo y control del manejo de materiales en la empresa All Distribution C.A.

Cuadro 3. Codificación de las fallas existentes en el control y manejo del inventario de la empresa All Distribution C.A. Código F.1 F.2 F.3 F.4 F.5 F.6 F.7 F.8 F.9

Fallas Identificadas No se llevan los procesos dentro del almacén No sabe exactamente cuándo pedir para que no falte nada Falta de planeación de compras. Fallas en la entrega de productos No se realiza un inventario de lo que entra y sale del almacén Ausencia de un software que ayude a planear Falta de normas y políticas para el manejo de los productos No se lleva un registro específico de la entrada y salida de mercancía. Por la carencia de estas no se logra tener un proceso adecuado para llevar el control de la entrada y salida de los productos

F.10

Falta de un sistema de inventario de manejo y control de los productos del almacén

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Con la tipificación de las causas más importantes que ocasionan estos errores, es necesario desarrollar un análisis que permita observar las fallas que generan las no conformidades para el control y manejo del inventario en la empresa All Distribution C.A, esto con la finalidad de observar que aspectos se debieron tomar en consideración. Logrando las acciones correctivas. Para dicho análisis se tomaron en cuenta las deficiencias descritas anteriormente, partiendo de la información obtenida en un periodo de treinta (30) días consecutivos para la toma de datos. Para obtener el valor acumulado se utilizó la fórmula que se muestra a continuación.

𝑄=

𝑓𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎 ∗ 100% 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎

Cuadro 4 Fallas existentes en el control y manejo del inventario de la empresa All Distribution C.A. Código

Causa

Frecuencia Acumulada

%Frecuencia %Frecuencia Acumulada

F.1

19

19

16%

16%

F.2

17

36

14%

31%

F.3

15

51

13%

43%

F.4

14

65

12%

55%

F.5

12

77

10%

65%

F.6

11

88

9%

75%

F.7

9

97

8%

82%

F.8

8

105

7%

89%

F.9

7

112

6%

95%

F.10

6

118

5%

100%

127

100%

TOTAL 127

14

Estas fallas estan relacionadas estrechamente con las actividades identificadas en el desarrollo de la investigación y permitiendo la busqueda de soluciones efectivas para evitar su reincidencia. Tomando en cuenta los resultados obtenidos en el cuadro anterior, se confirmó las fallas con respecto al control y manejo del inventario . En este sentido se permitió la realización del diagrama de Pareto, que es una comparación ordenada de factores relativos a un problema, esta comparación va a ayudar a identificar y enfocar los pocos factores vitales diferenciándolos de los muchos factores triviales. Esta herramienta es especialmente valiosa en la asignación de prioridades a los problemas de calidad, en el diagnóstico de causas y en la solución de las mismas, su interpretación se lleva de la siguiente manera los que existen (número de categorías) contribuyentes relacionados con (efecto). (Ver Gráfico 1)

DIAGRAMA DE PARETO 20

140

18 120 16 100

14 12

80

10 60

8 6

40

4 20 2 0

0

F.1

F.2

F.3 Causa

F.4

F.5

F.6

80-20

F.7

F.8

F.9

F.10

Frecuencia Acumulada

Gráfico 1. Diagrama de Pareto elaborado con la información obtenida en la investigación.

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De acuerdo a los resultados expuestos en el Diagrama de Pareto, las primeras seis (6) fallas principales representan el 80%, y las siguientes seis (6) representan el 20%, esto viene a ser interpretado de la siguiente manera: si las causas vitales sobre las deficiencias del control y manejo de inventario, es decir, la falta de criterio para la clasificación de materiales, la carencia de trazabilidad de consumo, la estimación de demanda por requerimiento de los usuarias, las inconsistencias en la toma física del inventario debido al volumen del Stock, el registro del inventario en forma manual y la deficiencia en la revisión del inventario son corregidas, las siguientes cuatro (4) puede ser mejoradas o eliminadas.

Establecer los procedimientos necesarios basados en el modelo EOQ para el plan propuesto con el propósito de facilitar el manejo de los materiales. Semana 6, 7 y 8 (Del 12-12-17 al 24-01-18) La importancia del control de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda organización, el cual es obtener la mayor cantidad de utilidades. Si la función del inventario no opera con efectividad, la parte operativa no tendrá suficientes recursos para trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay productividad. El control de inventarios es uno de los aspectos que a menudo es desantendido, sin tener registros fehacientes, un responsable o políticas o sistemas que ayuden a esta tarea. En todos los sentidos resulta vital el control de inventarios, ya que permite enfrentar fluctuaciones de la demandas, evita quiebres de stock, permite obtener economías de escala con una mayor flexibilidad productiva y se puede usar como un armar competitiva. La metodología de la Cantidad Económica de Pedido es el modelo fundamental para el control de inventarios. Es un método que, tomando en cuanto la demanda de un producto, el costo de mantener el inventario y el costo de ordenar un pedido, produce como salida la cantidad óptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto. El principio es simple, y se basa en encontrar el punto de equilibrio entre los costos por ordenar un producto y los costos por mantener en

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inventario. Este modelo de cantidad económica de pedido es ampliamente utilizado como herramienta de gestión de inventario en multitud de empresas a nivel mundial. Esta herramienta abre una ventana a la optimización de la cantidad por orden minimizando los costos. El modelo de cantidad económica de pedido se caracteriza por su sencillez a la hora de calcular la cantidad por orden o pedido. Asimismo, los supuestos que introduce este modelo facilitan su aplicación pues se asume la existencia de variables constantes como la demanda (tanto la demanda anual es constante, como la demanda durante el “lead time”). A pesar de ello, es robusto a la hora de calcular la cantidad óptima por orden minimizando los costes, pues aunque se produzcan cambios más o menos significativos en las variables que se asumían constantes (v.gr: demanda), el aumento de los costes totales respecto a su punto mínimo es relativamente moderado. Por otro lado, la sencillez a la hora de calcular y comprender el modelo de cantidad económica de pedido, que viene dada por los supuestos que utiliza, también tendrá algunos inconvenientes. Así, el hecho de que la demanda sea constante se aleja de la realidad, donde encontraremos demandas estacionales, demandas irregulares, etc. De hecho, la demanda será uno de los elementos más inestables a los que se enfrentará la empresa a la hora de planificar su producción. En algunos casos, esta incertidumbre a la hora de predecir la demanda provocará la utilización de métodos probabilísticos para facilitar el cálculo de la cantidad óptima por pedido. Asímismo, este método considera que el nivel de inventario se reabastece instantáneamente, fenómeno que en la práctica no va a ocurrir en la mayoría de los casos y que llevará a la utilización del Lote Económico de Producción. Finalmente, se ignoran los descuentos por grandes volúmenes que en la práctica van a ser un elemento a considerar a la hora de establecer la cantidad por perdido. El modelo EOQ, parte de los siguientes pasos básicos: 1. La demanda es conocida, constante e independiente. En general se trabaja con unidades de tiempo anuales pero el modelo puede aplicarse a otras unidades de tiempo. 2. No se permiten roturas de stock.

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3. El lead time (tiempo de carga o tiempo de reabastecimiento) del proveedor, es constante. 4. El inventario se reabastece instantáneamente cuando llega a cero, con la llegada del lote pedido. 5. La cantidad a pedir es constante. 6. Los costes totales son la suma de los costes de mantener el inventario y los costes de ordenar, y son constantes a lo largo del tiempo. La metodología EOQ básicamente consiste en una herramienta para determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de inventario.

Elaboración del Plan para la gestión y control de inventario basado en el modelo EOQ. Semana 6, 7 y 8 (Del 12-12-17 al 24-01-18) Para el caso de la presente investigación el sistema de inventario propuesto se utilizó para controlar los materiales en existencia de la empresa ALL Distributions, C.A, por ende se tomaron los diez (10) principales productos que utilizaba la organización, para efectos de cálculos de inventario se elaboró una lista en donde se describieron los mismos. Cuadro 5. Lista de los diez (10) Principales productos ÍTEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DESCRIPCIÓN Limpiador de alfombras Limpiador de tapicería Ambientadores Desinfectantes Bactericidas Ceras acrílicas Ceras parafinadas Detergente liquido Detergente multiuso Jabón líquido para manos

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ESPECIFICACIÓN 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML 900 ML

Como la principal actividad económica de la empresa All Distribution C.A es la de venta de productos para la limpieza, los materiales destinados a esta área de producción son los que tienen mayor salida o rotación en el almacén, para los cuales se calcularon los costos que se deben tener en cuenta para la implementación de este modelo y se pueden definir de la siguiente manera: Costos de pedido, Costos de mantenimiento del inventario y Costos totales Una vez conocidos los costos a calcular se elaboró una tabla donde se describieron cada uno de los ítems considerados para luego conocer cuál es la cantidad económica de pedido correspondiente a cada material. El método de deducción aplicado en esta investigación fue el modelo matemático, una de las variaciones del modelo cantidad económica de pedido, en el que se establece lo siguiente:

𝐶𝐸𝑃 = √

2𝑅𝑆 𝐶

Cuadro 6 Cálculo de costos de los diez (10) principales productos de la empresa All Distribution C.A

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Seguidamente, al conocer la cantidad de cada pedido, el número de pedidos realizado para cada tipo de material, el costo que conlleva a hacer cada pedido, el costo anual de pedido, el cálculo de la inversión promedio, el costo de mantenimiento del inventario, el costos anual de mantenimiento y el inventario promedio, se procedió a calcular la Cantidad Económica de Pedido, para cada uno de los ítems evaluados, se procedió a calcular la cantidad económica de pedido con la fórmula expresada con anterioridad (F2), a continuación se da un ejemplo del procedimiento.

Cálculo de la Cantidad Económica de Pedido para el Item 1 Limpiador de alfombras:

2. R = 500 (Se obtiene de la columna -1- Cantidad de Pedido) 3. S = 7.500.000 (Se obtiene de la columna -4- Cantidad Anual de Pedido) 4. C = 2.500 (Se obtiene de la columna -6- Costo de mantenimiento de inventario por unidad por año)

2 ∗ 500 ∗ 7.500.000 𝐶𝐸𝑃 = √ = 1732 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 2.500

Esto quiere decir, que el costo total mínimo se representa en un pedido por una cantidad de 1732 unidades de Limpiador de alfombras, en consecuencia, esta es la cantidad económica de pedido. Asimismo, se procedió a calcular la cantidad económica de pedido para los nueve (9) productos restantes que se comercializan en esta empresa, tomando en consideración los datos originados y descritos en los cuadro 5 y 6, los resultados del EOQ fueron estructurados de la siguiente manera: (Ver Cuadro 7, pág, 21)

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Cuadro 7. Cálculo de la Cantidad Económica de Pedido para los productos de la empresa

Ítem

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Descripción

Cantidad Económica de Pedido

2∗500∗7.500.000

Limpiador de alfombras

√

Limpiador de tapicería

√

Ambientadores

√

Desinfectantes

√

Bactericidas

√

Ceras acrílicas

√

Ceras parafinadas

√

2∗425∗6.600.000

Detergente liquido

√

2∗415∗6.300.000

Detergente multiuso

√

Jabón líquido para manos

√

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2.500

2∗400∗6.000.000 2.000

2∗400∗6.000.000 2.000 2∗300∗4.500.000 2.500 2∗400∗6.000.000 2.500

2∗180∗3.000.000 2.000

1.500

1.500 2∗400∗6.000.000 2.500 2∗500∗7.500.000 2.500

= 1732 unidades. = 1549 unidades = 1549 unidades = 948 unidades = 1385 unidades

= 734 unidades = 1933 unidades = 1867 unidades = 1385 unidades = 1732 unidades

De esta forma se calculó la cantidad económica de pedido para los diez (10) productos que comercializa la empresa All Distribution C.A, para llevar a cabo la elaboración de sus diversas ventas. Los resultados obtenidos no son más que recomendaciones hechas a la medida para la organización con respecto al número más económico de unidades por pedido, ya que el modelo sugiere una compra de una cantidad mayor en una de menor número de órdenes para tomar ventaja de un mayor descuento al comprar y a su vez minimiza los costos de la orden. La organización además de establecer criterios para la organización de su inventario, debe poseer la herramienta tecnología para registrar toda la información, de manera que los procesos que se habían estado haciendo de forma manual pueda ser más rápido y fácil, ahorrar tiempo es sinónimo de ahorra dinero, por lo que se propuso el Software SISADMI, como medio a través del cual la empresa pueda organizar sus diferentes productos, al ser estos codificados y poseer en el sistema de inventario la información necesaria para conocer el estatus de los mismos. Estructura del Software SISADMI propuesto Este software está en capacidad de funcionar bajo un ambiente multiusuario o bajo red (varios computadores interconectados entre sí, que manejan y comparten los mismos datos). Al abrir el sistema se presenta una pantalla inicial, donde aparece en la parte superior los iconos como registro, transacciones, compras ventas, listados y utilidad (Ver Figura 4)

Figura 4. Pantalla principal. Fuente:http://sisadmi.com/productos_servicios.htm Registro de Clientes

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Permite registrar toda la base de datos de todos los clientes, mediante el cual va ayudar a manejar todo tipo de información tales como: datos de los clientes de la empresa, cuenta por cobrar, estado de cuenta de los clientes, pagos y abono de los mismos, notas de créditos y débitos, devoluciones, retenciones de impuestos que nos hacen estos clientes según lo indique el SENIAT tales como: retenciones de impuesto sobre la renta, impuesto municipales, impuesto de timbre fiscal, retenciones del IVA, etc. (Ver Figura 5)

Figura 5. Registro de clientes. Fuente: http://sisadmi.com/productos_servicios.htm Registro de Proveedores Permite registrar toda la base de datos de todos los proveedores, mediante el cual va ayudar a manejar todo tipo de información tales como: datos de los proveedores, cuenta por pagar, estado de cuenta de los proveedores, pagos y abono de los mismos, notas de créditos y débitos, etc. (Ver Figura 6, pág. 24)

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Figura 6. Registro de proveedores. Fuente:http://sisadmi.com/productos_servicios.htm Módulo de Inventario En este módulo se codifican todos los productos o artículos agrupándolos por departamento o áreas, se puede definir: la descripción, marca, referencia, existencia, Stock mínimo y máximo, costos, precios: 1, 2, 3 y 4, proveedores que venden los mismos. También permite generar: listas de precios, existencia, reposiciones de inventario, toma de inventario físico, análisis de costos, históricos o estadísticas de ventas (el producto que más se vende), ajustes de inventarios (darle entrada o salida a los productos con un justificativo como por ejemplo mercancía dañadas), etc. (Ver Figura 7, pág. 25)

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Figura 7. Modelo de inventario. Fuente: http://sisadmi.com/productos_servicios.htm

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APORTES DEL PASANTE Conocimientos y Experiencias Adquiridas Durante el lapso de nueve (8) semanas que comprendió el periodo de pasantías, se emplearon técnicas que permitieron el desarrollo de cada una de las actividades propuestas donde se pudo visualizar que el departamento consta de diferentes etapas en lo que se refiere a la ejecución de tareas. Debido a la pro actividad mostrada fue posible el adiestramiento en todos los aspectos y la retroalimentación que servirá como base para futuras referencias, así como también para el desempeño de roles profesionales a largo plazo. Las experiencias en la planta fueron de gran importancia, ya que a través de ellas se desarrollaron habilidades que fueron adquiridas durante la formación académica, permitiendo así obtener los resultados esperados y el alcance de los objetivos propuestos por la organización. Los conocimientos adquiridos han sido los siguientes: 1.

Importancia de la responsabilidad y puntualidad en un ambiente de trabajo.

2.

Manejo de las relaciones interpersonales en el área laboral

3.

Ampliación de las destrezas y habilidades en el manejo de sistemas de

inventarios.

Conocimiento y Experiencias Aplicadas Durante la preparación profesional en el Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”- Extensión Maturín son impartidas distintas asignaturas con la finalidad de ampliar los conocimientos de los estudiantes en todas las etapas de la carrera universitaria en estudio, con la finalidad de emplearlas en el ejercicio de la profesión. En el (cuadro 8, p. 27) se pueden observar las asignaturas involucradas en la descripción de las actividades realizadas durante la pasantía.

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Cuadro 8. Conocimientos y experiencias aplicadas en el período de pasantía Actividad

Logro

Metodología de la Investigación I y II

Se establecieron los pasos básicos para la investigación y redacción del informe de pasantías.

Investigación de Operaciones I y II

Higiene y Seguridad Industrial

Ética y Deontología Profesional

Aportó el aprendizaje acerca la toma de decisiones entre diferentes medios o métodos disponibles para realizar todo objetivo productivo que se proponga, de modo que se alcance un resultado en relación a un cierto criterio de optimización. Ciertamente, fundándose en la experiencia y la intuición. Conocimiento de condiciones inseguras en los puestos de trabajo, la prevención de accidentes a través de la señalización y los riesgos en las actividades realizadas del trabajador. Desenvolvimiento en el ambiente profesional considerando las leyes y los principios morales como factores importantes.

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CONCLUSIONES

Mediante la inducción a la empresa, se logró conocer al equipo de trabajo, recibir charlas de seguridad acerca del tema que se tenía planeado desarrollar, en este caso el método EOQ. Asumiendo nuevas responsabilidades con la empresa para así, lograr terminar en buen término la pasantía Se detectó mediante el diagnóstico de la situación actual entre las fallas más relevantes que no existía ningún tipo de sistema de inventario, lo que traía como consecuencia que la ejecución de las operaciones realizadas fuesen lentas, tediosa, y muy poco confiables, lo que conllevaba a un descontrol en cuanto a los materiales que entran y salen. El análisis de las causas efectuadas determinó la falta de codificación de los productos, así como la ubicación inadecuada de los mismos. Por otra parte, existe inconsistencia en el registro de datos y pérdida de tiempo en la búsqueda de información, falta de recursos para la contratación de personal para el área de almacén y la no clasificación de los productos que comercializa la organización. Se estableció los lineamientos que expone la Metodología de la Cantidad Económica de pedido, para dar introducción a la aplicación del método y establecer el paso a paso todas las etapas que deben cumplirse para llevar a cabo el Sistema. El método seleccionado es el EOQ, con el cual se estará ofreciendo la información para abastecerse de la mezcla correcta de inventario. Al utilizar la demanda del cliente como su base para el análisis, se terminará almacenando una mejor combinación de los elementos que los clientes requieren.

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RECOMENDACIONES

A la Empresa All Distributions, C.A. 

Revisar periódicamente la documentación ejecutada y adecuarlas a los formatos existentes con el objeto de identificar cambios y poder ajustar la documentación a las necesidades actuales de la organización.



Hacer la publicación debida de los documentos y cambios efectuados para dar conocimiento a los empleados de los mismos.



Establecer una relación estrecha y permanente con las universidades e institutos de la zona, con la finalidad de darle la oportunidad a todos los estudiantes del décimo semestre de Ingeniería para que se vayan desarrollando como profesional y a su vez obtener personal calificado.



Seguir apoyando de forma voluntaria los pasantes en el desarrollo integral para la adquisición de experiencia laboral ya que representa el progreso del país. Al Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”



Implementar nuevos programas de estudios tales como: AutoCAD, Lulowin, SAP, IP3, entre otros, para un mejor desarrollo en el ámbito laboral.



Incluir salidas de campo mediante el desarrollo de la carrera, para que el estudiante tenga una visión más clara de la práctica laboral.



Continuar ofreciendo excelencia académica con el fin de seguir formando profesionales de alta calidad.

A los Futuros Pasantes 

Cumplir con las actividades que se le establezcan por la organización, de igual

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forma poner todo el interés posible por aprender cada día más para formase en el ámbito laboral. 

Respetar y acatar las normas que rige la empresa para mantener buenas relaciones interpersonales con el equipo de trabajo.



Mantener comunicación continua con los asesores empresariales y académicos para así cumplir con el proceso de pasantía establecido por la coordinación de pasantía.



Mostrar un nivel de disciplina y responsabilidad ante la empresa.



Llevar un control diario de forma escrita acerca de todas las actividades que realicen, de esta manera adecuarlas y fácil redacción del informe final de pasantías



Desarrollar las actividades asignadas de manera ordenada, eficiente y responsable con el fin de obtener nuevos conocimiento.

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REFERENCIAS

Arias, G. (2012). El proyecto de investigación. Editorial Episteria. Balestrini, K (2006). Metodología de la Investigación. (2da ed.) Barcelona España: Anagrama. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999, Diciembre 20). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 5.453, Marzo, 24, 2000. González, F (2013). “Sistema de control de inventario para la empresa distribuidora Las Camelias C.A. Maturín Estado Monagas” trabajo especial de grado presentado en el Instituto Politécnico “Santiago Mariño” en Maturín Estado Monagas. Hurtado, J. (2010). El proyecto de investigación. Ediciones Quiron.

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