Informe-aa2.docx

LISBETH MARYERLYS MENDOZA P. CC 1007012068 INFORME AA2 Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

1. OBJETIVO Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios 2. ALCANCE Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso. 3. RESPONSABILIDAD El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional. El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:         

Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet. Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. Se socialicen los documentos. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento. Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES 4.1

ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO ASOCIADO

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

  









Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente. No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:         

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos: debe ser verificado. Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable. Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo. Claros: debe ser entendible para todos. Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible. No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc. Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos de sus usos son:



Toma de muestras



Procesamiento y análisis de información



Almacenamiento y distribución



Exámenes realizados



Calibración de equipos



Abastecimiento y vigencia de los insumos



Control de calidad



No conformidades



Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Líder del proceso

Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de Biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo para su respectiva revisión.

INICIO

1

Identifica necesidad de creación o mejora de documento

Revisa la adecuación de la documentación

2

Corrector de Estilo

Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la documentación en los casos donde la mejora sea evidente. Sin embargo, en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el corrector enviará sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envío como versión final al Sistema de Gestión de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada.

3

La documentaci ón requiere ajustes?

SI

Modifica y envía nuevamente al corrector

Líder del proceso

En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para la interpretación el líder del proceso hará las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviará nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.

Líder del proceso

Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector de estilo)

NO

1

4

Revisa solicitud y verifica necesidad

No

ACTIVIDAD

NO Aprobada la Solicitud?

5

SI

RESPONSABLE

Informa al líder del proceso

OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la QHSE necesidad de crear, modificar o anular el documento. Auxiliar del SG-QHSE

3 Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina

Registra aprobación en la Solicitud de creación, Mejora o Anulación de Documentos

Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.

6

Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.

Codifica y/o actualiza la versión

7 Auxiliar del SG-QHSE

8

9

10

Profesional de Apoyo SGQHSE Para el caso de creación de documentos se realiza la respectiva codificación y Auxiliar del para mejora se actualiza la versión. SG-QHSE

Emite y Aprueba Documento

Al editar los documentos se deben Coordinador del Área de registrar las firmas de elaboró, revisó y aprobó, si aplica. El coordinador del Área Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo de Salud Ocupacional informa al líder sobre la aprobación del documento.

Retira de Intranet los documentos obsoletos

Actualiza Listado Maestro Control de Documentos

Se diligencia la Parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, diligenciando la fecha de implementación del cambio.

Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se graban en PDF (No Aplica para formatos) Auxiliar SG-QHSE y se adaptan en el aplicativo disponible.

Listado Maestro de Control de Documentos F-SO-OH-013

Profesional de Apoyo SGActualizar Listado Maestro Control de QHSE Documentos F-SO-OH-013

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

2 Profesional de Apoyo SGQHSE

11

Auxiliar del

Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.

SG-QHSE

Libera Documento Aplica documento en el proceso correspondiente

Coordinador del Área de Informar los cambios de la documentación a los participantes del Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo proceso.

3

12

Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

13

Líder del proceso

FIN

5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No 1

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

INICIO

Identificar los registros a controlar

2

Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene Los líderes de proceso con apoyo del coordinador del Área de salud, seguridad e en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud, seguridad e Higiene en el trabajo Líderes de procesos

3

Enviar por correo al Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SGQHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento FSO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración

NO Hay solicitud o necesidades de registros SI

1

Líderes de procesos

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Coordinador de Gestion en Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de Salud, Seguridad e Higiene crear, modificar o anular el documento. en el Trabajo

Revisar solicitudes o necesidades de registros

4

OBSERVACIONES

Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. NO Aprobación de solicitud o necesidad de registros

5

Informa al líder del proceso

SI

Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza Coordinador de Gestion en los registros que se generaron cambios y Salud, Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos documentos en el Trabajo relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE

Se autoriza y controla los registros

6

Cuando se considere necesario define la Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su en el Trabajo aprobación final.

1

7

8

Establecer criterios de control de registros

Actualización del listado maestro

El Coordinador de Gestion en Salud, Coordinador de Gestion en Seguridad e Higiene en el Trabajo establece Salud, Seguridad e Higiene criterios de control sobre los registros del en el Trabajo SG-QHSE

Listado Maestro de Control de Documentos

Actualizar Listado Maestro Control de Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013 Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud

9

Libera Documento 1

Se comunica al líder que el documento se Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso. Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Líder del proceso

Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.

1

Aplica documento en el proceso correspondiente

13

Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO

NOMBRE

RESPONSABLE DILIGENCIARLO

DISPONIBLE

F-SO-OH-012

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion Intranet /Proceso Gestión en CREACIÓN, MEJORA en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el O ANULACION DE Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del DOCUMENTOS Líder del Proceso Sistema

F-SO-OH-013

LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS

Coordinador de Gestion Intranet / Proceso Gestión en en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del Profesional de Apoyo Sistema

7. GLOSARIO  Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.

 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.  Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación.  Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).  Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.  Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.  Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.  Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.  Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.  Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo  Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE  LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos.  LMCR: Listado Maestro Control de Registros  Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.  Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.  Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.  Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTCISO-9000)  Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)  Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos  Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.  Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.  SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental  Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración  Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.