Hdsd-qthstailieu.docx
This document was uploaded by user and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this DMCA report form. Report DMCA
Overview
Download & View Hdsd-qthstailieu.docx as PDF for free.
More details
- Words: 1,424
- Pages: 18
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HỒ SƠ CÔNG VIỆC ÁP DỤNG THEO VĂN BẢN 599/QĐ-EVN
Mã hiệu dự án: <EOFFICE> Mã hiệu tài liệu: Phiên bản tài liệu: <1.0>
Hà Nội – 06/2018
MỤC LỤC 2. Hồ sơ công việc: ...................................................................................................................... 3 2.1.
Thêm hồ sơ ....................................................................................................................... 3
2.2.
Sửa hồ sơ........................................................................................................................... 4
2.3.
Xóa hồ sơ .......................................................................................................................... 5
2.4.
Thêm tài liệu vào hồ sơ..................................................................................................... 6
3. Hồ sơ phòng ban. ..................................................................................................................... 9 3.1.
Chờ xác nhận. ................................................................................................................... 9
3.2.
Chờ nộp lưu trữ. .............................................................................................................. 11
3.3.
Hồ sơ đã nộp lưu trữ. ...................................................................................................... 12
3.4.
Hồ sơ trả lại. .................................................................................................................... 13
4. Hồ sơ lưu trữ cơ quan. ........................................................................................................... 14 4.1.
Hồ sơ chờ tiếp nhận. ....................................................................................................... 14
4.2.
Hồ sơ đã tiếp nhận. ......................................................................................................... 17
4.3.
Văn bản trả lại. ................................................................................................................ 17
Chuyên viên sau khi đăng nhập vào Eoffice 3.0 vào Hồ sơ tài liệu sẽ hiện ra 3 mục gồm có: Hồ sơ công việc, Hồ sơ phòng ban, Hồ sơ lưu trữ cơ quan. 1. Hồ sơ công việc: Gồm những hồ sơ tài liệu do chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng/ban tạo ra để nộp lưu và đưa lên Hồ sơ phòng ban.
1.1.
Thêm hồ sơ Người dùng khi muốn tạo mới hồ sơ thì click Thêm hồ sơ sẽ hiện ra cửa sổ sau.
Nhập đầy đủ các thông tin:
Tên hồ sơ. Thời hạn: Vĩnh viễn, 20 năm, 10 năm, 5 năm. Người duyệt.
Sau đó click Đồng ý để lưu lại thông tin hồ sơ vừa nhập.
1.2.
Sửa hồ sơ Khi muốn sửa lại thông tin hồ sơ đã lưu, người dùng chọn vào hồ sơ cần thay đổi và click vào Sửa hồ sơ.
Sau đó người dùng thay đổi thông tin của hồ sơ và chọn Đồng ý để lưu lại thông tin đã thay đổi.
1.3.
Xóa hồ sơ Khi muốn xóa hồ sơ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa và click vào Xóa hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc xóa hồ sơ. 1.4.
Chọn OK để tiến hành xóa hồ sơ. Chọn Hủy để hủy thao tác xóa hồ sơ.
Thêm tài liệu vào hồ sơ. Người dùng click vào hồ sơ cần bổ sung thêm tài liệu sau đó sẽ hiện ra cửa sổ.
Thêm tài liệu: có 2 cách để thêm tài liệu vào hồ sơ. Tìm kiếm trong mục Văn bản đến: chọn văn bản cần cho vào hồ sơ, sau đó click Đồng ý để lưu văn bản vào hồ sơ.
Tải lên: Tìm kiếm các file đang lưu trữ trong máy tính bằng cách ấn Choose để tải các file từ máy tính lên hồ sơ.
Nhập Số ký hiệu, Trích yếu, Ngày văn bản của văn bản vừa tải lên sau đó ấn Đồng ý để lưu vào hồ sơ.
Kết thúc hồ sơ: hồ sơ sau khi được bổ sung xong tài liệu sẽ được chuyển sang xét duyệt.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt. Ấn OK để hoàn tất việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt. Ấn Hủy để hủy việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt.
Người dùng có thể xem lại hồ sơ đã được chuyển sang xét duyệt ở tab Hồ sơ đã giải quyết. 2. Hồ sơ phòng ban. 2.1.
Chờ xác nhận. Hồ sơ sau khi được chuyển sang xét duyệt sẽ hiển thị ở mục Chờ xác nhận của Lãnh đạo Ban.
Lãnh đạo Ban click vào hồ sơ cần xét duyệt, sẽ hiện ra Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ. Nếu đồng ý với những thông tin và tài liệu được lưu trong hồ sơ thì người dùng nhập nội dung và ấn nút Duyệt hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc duyệt hồ sơ.
Chọn OK để hoàn tất quy trình duyệt hồ sơ. Chọn Hủy để hủy quy trình duyệt hồ sơ. Trong trường hợp lãnh đạo Ban không đồng ý duyệt với thông tin và tài liệu có trong hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả hồ sơ.
Chọn OK để hoàn tất trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
2.2.
Chờ nộp lưu trữ. Hồ sơ sau khi được lãnh đạo Ban xét duyệt sẽ được chuyển sang mục Chờ nộp lưu trữ.
Văn thư Ban click vào hồ sơ cần nộp lưu sẽ hiện ra Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ. Nếu đồng ý với những thông tin và tài liệu được lưu trong hồ sơ thì người dùng nhập nội dung và ấn nút Nộp lưu.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc nộp lưu.
Chọn OK để hoàn tất việc nộp lưu hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc nộp lưu hồ sơ. Trong trường hợp văn thư ban không đồng ý duyệt với thông tin và tài liệu có trong hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả lại hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
2.3.
Hồ sơ đã nộp lưu trữ. Hồ sơ sau khi được văn thư ban nộp lưu được chuyển sang mục Hồ sơ đã được lưu trữ. Người dùng click vào Chi tiết để xem Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ.
2.4.
Hồ sơ trả lại. Hồ sơ sau khi bị Lãnh đạo Ban/ Văn thư Ban trả lại sẽ hiển thị trong mục Hồ sơ trả lại. Người dùng click vào Chi tiết để xem lý do hồ sơ bị trả lại.
3. Hồ sơ lưu trữ cơ quan. 3.1.
Hồ sơ chờ tiếp nhận. Hồ sơ sau khi được văn thư Ban nộp lưu sẽ hiển thị trong mục Hồ sơ cơ quan/Hồ sơ chờ tiếp nhận của lãnh đạo Văn phòng.
Lãnh đạo Văn phòng sẽ vào phân công người tiếp nhận hồ sơ chờ xét duyệt.
Sau khi được phân công, chuyên viên Văn phòng tiếp nhận hồ sơ sẽ vào Hồ sơ lưu trữ cơ quan để xét duyệt hồ sơ.
Người dùng có thể xem thông tin chi tiết hồ sơ và danh mục văn bản trong hồ sơ.
Nếu người dùng đồng ý xét duyệt hồ sơ thì ấn Duyệt.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc đồng ý duyệt hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc duyệt hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc duyệt hồ sơ.
Nếu người dùng không đồng ý duyệt hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả lại hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
3.2.
Hồ sơ đã tiếp nhận. Hồ sơ sau khi được chuyên viên Văn phòng đồng ý duyệt sẽ được chuyển sang mục Hồ sơ đã tiếp nhận. Người dùng có thể vào mục này để tìm kiếm và xuất ra file excel những hồ sơ đã được duyệt. Nội dung tra cứu gồm có: Phòng ban nộp Tiêu đề hồ sơ Năm STT Mã hồ sơ Thời gian bảo quản
3.3.
Văn bản trả lại. Những hồ sơ bị trả lại (đối với account Chuyên viên) hoặc đã trả lại (đối với account lãnh đạo Ban/ lãnh đạo Văn phòng/chuyên viên văn thư) sẽ được hiển thị trong mục văn bản trả lại.
Người dùng có thể vào mục này để xem lý do hồ sơ bị trả lại và chỉnh sửa nội dung để kết thúc hồ sơ chuyển sang xét duyệt.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HỒ SƠ CÔNG VIỆC ÁP DỤNG THEO VĂN BẢN 599/QĐ-EVN
Mã hiệu dự án: <EOFFICE> Mã hiệu tài liệu:
Hà Nội – 06/2018
MỤC LỤC 2. Hồ sơ công việc: ...................................................................................................................... 3 2.1.
Thêm hồ sơ ....................................................................................................................... 3
2.2.
Sửa hồ sơ........................................................................................................................... 4
2.3.
Xóa hồ sơ .......................................................................................................................... 5
2.4.
Thêm tài liệu vào hồ sơ..................................................................................................... 6
3. Hồ sơ phòng ban. ..................................................................................................................... 9 3.1.
Chờ xác nhận. ................................................................................................................... 9
3.2.
Chờ nộp lưu trữ. .............................................................................................................. 11
3.3.
Hồ sơ đã nộp lưu trữ. ...................................................................................................... 12
3.4.
Hồ sơ trả lại. .................................................................................................................... 13
4. Hồ sơ lưu trữ cơ quan. ........................................................................................................... 14 4.1.
Hồ sơ chờ tiếp nhận. ....................................................................................................... 14
4.2.
Hồ sơ đã tiếp nhận. ......................................................................................................... 17
4.3.
Văn bản trả lại. ................................................................................................................ 17
Chuyên viên sau khi đăng nhập vào Eoffice 3.0 vào Hồ sơ tài liệu sẽ hiện ra 3 mục gồm có: Hồ sơ công việc, Hồ sơ phòng ban, Hồ sơ lưu trữ cơ quan. 1. Hồ sơ công việc: Gồm những hồ sơ tài liệu do chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng/ban tạo ra để nộp lưu và đưa lên Hồ sơ phòng ban.
1.1.
Thêm hồ sơ Người dùng khi muốn tạo mới hồ sơ thì click Thêm hồ sơ sẽ hiện ra cửa sổ sau.
Nhập đầy đủ các thông tin:
Tên hồ sơ. Thời hạn: Vĩnh viễn, 20 năm, 10 năm, 5 năm. Người duyệt.
Sau đó click Đồng ý để lưu lại thông tin hồ sơ vừa nhập.
1.2.
Sửa hồ sơ Khi muốn sửa lại thông tin hồ sơ đã lưu, người dùng chọn vào hồ sơ cần thay đổi và click vào Sửa hồ sơ.
Sau đó người dùng thay đổi thông tin của hồ sơ và chọn Đồng ý để lưu lại thông tin đã thay đổi.
1.3.
Xóa hồ sơ Khi muốn xóa hồ sơ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa và click vào Xóa hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc xóa hồ sơ. 1.4.
Chọn OK để tiến hành xóa hồ sơ. Chọn Hủy để hủy thao tác xóa hồ sơ.
Thêm tài liệu vào hồ sơ. Người dùng click vào hồ sơ cần bổ sung thêm tài liệu sau đó sẽ hiện ra cửa sổ.
Thêm tài liệu: có 2 cách để thêm tài liệu vào hồ sơ. Tìm kiếm trong mục Văn bản đến: chọn văn bản cần cho vào hồ sơ, sau đó click Đồng ý để lưu văn bản vào hồ sơ.
Tải lên: Tìm kiếm các file đang lưu trữ trong máy tính bằng cách ấn Choose để tải các file từ máy tính lên hồ sơ.
Nhập Số ký hiệu, Trích yếu, Ngày văn bản của văn bản vừa tải lên sau đó ấn Đồng ý để lưu vào hồ sơ.
Kết thúc hồ sơ: hồ sơ sau khi được bổ sung xong tài liệu sẽ được chuyển sang xét duyệt.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt. Ấn OK để hoàn tất việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt. Ấn Hủy để hủy việc chuyển hồ sơ sang xét duyệt.
Người dùng có thể xem lại hồ sơ đã được chuyển sang xét duyệt ở tab Hồ sơ đã giải quyết. 2. Hồ sơ phòng ban. 2.1.
Chờ xác nhận. Hồ sơ sau khi được chuyển sang xét duyệt sẽ hiển thị ở mục Chờ xác nhận của Lãnh đạo Ban.
Lãnh đạo Ban click vào hồ sơ cần xét duyệt, sẽ hiện ra Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ. Nếu đồng ý với những thông tin và tài liệu được lưu trong hồ sơ thì người dùng nhập nội dung và ấn nút Duyệt hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc duyệt hồ sơ.
Chọn OK để hoàn tất quy trình duyệt hồ sơ. Chọn Hủy để hủy quy trình duyệt hồ sơ. Trong trường hợp lãnh đạo Ban không đồng ý duyệt với thông tin và tài liệu có trong hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả hồ sơ.
Chọn OK để hoàn tất trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
2.2.
Chờ nộp lưu trữ. Hồ sơ sau khi được lãnh đạo Ban xét duyệt sẽ được chuyển sang mục Chờ nộp lưu trữ.
Văn thư Ban click vào hồ sơ cần nộp lưu sẽ hiện ra Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ. Nếu đồng ý với những thông tin và tài liệu được lưu trong hồ sơ thì người dùng nhập nội dung và ấn nút Nộp lưu.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc nộp lưu.
Chọn OK để hoàn tất việc nộp lưu hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc nộp lưu hồ sơ. Trong trường hợp văn thư ban không đồng ý duyệt với thông tin và tài liệu có trong hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả lại hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
2.3.
Hồ sơ đã nộp lưu trữ. Hồ sơ sau khi được văn thư ban nộp lưu được chuyển sang mục Hồ sơ đã được lưu trữ. Người dùng click vào Chi tiết để xem Danh mục văn bản trong hồ sơ và Thông tin chi tiết hồ sơ.
2.4.
Hồ sơ trả lại. Hồ sơ sau khi bị Lãnh đạo Ban/ Văn thư Ban trả lại sẽ hiển thị trong mục Hồ sơ trả lại. Người dùng click vào Chi tiết để xem lý do hồ sơ bị trả lại.
3. Hồ sơ lưu trữ cơ quan. 3.1.
Hồ sơ chờ tiếp nhận. Hồ sơ sau khi được văn thư Ban nộp lưu sẽ hiển thị trong mục Hồ sơ cơ quan/Hồ sơ chờ tiếp nhận của lãnh đạo Văn phòng.
Lãnh đạo Văn phòng sẽ vào phân công người tiếp nhận hồ sơ chờ xét duyệt.
Sau khi được phân công, chuyên viên Văn phòng tiếp nhận hồ sơ sẽ vào Hồ sơ lưu trữ cơ quan để xét duyệt hồ sơ.
Người dùng có thể xem thông tin chi tiết hồ sơ và danh mục văn bản trong hồ sơ.
Nếu người dùng đồng ý xét duyệt hồ sơ thì ấn Duyệt.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc đồng ý duyệt hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc duyệt hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc duyệt hồ sơ.
Nếu người dùng không đồng ý duyệt hồ sơ thì phải nhập nội dung và ấn nút Trả lại hồ sơ.
E-Office sẽ gửi cho người dùng thông báo xác nhận thực hiện việc trả lại hồ sơ. Chọn OK để hoàn tất việc trả lại hồ sơ. Chọn Hủy để hủy việc trả lại hồ sơ.
3.2.
Hồ sơ đã tiếp nhận. Hồ sơ sau khi được chuyên viên Văn phòng đồng ý duyệt sẽ được chuyển sang mục Hồ sơ đã tiếp nhận. Người dùng có thể vào mục này để tìm kiếm và xuất ra file excel những hồ sơ đã được duyệt. Nội dung tra cứu gồm có: Phòng ban nộp Tiêu đề hồ sơ Năm STT Mã hồ sơ Thời gian bảo quản
3.3.
Văn bản trả lại. Những hồ sơ bị trả lại (đối với account Chuyên viên) hoặc đã trả lại (đối với account lãnh đạo Ban/ lãnh đạo Văn phòng/chuyên viên văn thư) sẽ được hiển thị trong mục văn bản trả lại.
Người dùng có thể vào mục này để xem lý do hồ sơ bị trả lại và chỉnh sửa nội dung để kết thúc hồ sơ chuyển sang xét duyệt.
More Documents from "Nhật Tuấn"
Laporan Berat Molekul.docx
November 2019 48
Percobaan 4 Diprint - Copy - Copy.docx
November 2019 40
A2-ket-test 1
October 2019 45
2015-pwint-thit-sa-100.pdf
April 2020 21
Techcv
May 2020 12