Hand Out 4 - Konsep Sistem Informasi

Hand Out 4. Konsep Sistem Informasi

KONSEP DASAR SISTEM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI A.

B.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. 1. SIA adalah kumpulan dari sumber-sumber daya semacam orang-orang dan peralatan, dirancang untuk mengubah data ekonomi kedalam informasi yang berguna (George H. Bodnar). 2. SIA adalah subsistem dari sistem informasi bisnis yang dihubungkan dengan tipe suatu informasi dan pengolahan informasi yang termasuk di dalam bagian fungsi akuntansi (John F Nash dan Martin B. Roberts) 3. SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memperoses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) Stephen A. Moscove dan Mark G Simkin. 4. SIA adalah suatu kesatuan komponen didalam suatu organisasi yang mengolah transaksi keuangan untuk menyediakan informasi scorekeeping, attention directing dan decision-making kepada pemakai informasi (Frederick H. Wu). C.

1.

2.

3.

PENDAHULUAN Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing) dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan.Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah laporan keuangan. Laporan tersebut merupakan suatu sistem informasi Menurut Johnson dan Gentry, Jr menyebut akuntansi sebagai sistem informasi ekonomis. Secara klasik sistem akuntansi hanya terdiri dari aspek formal dari sistem informasi suatu perusahaan. Hanya data finansial yang diolah, berorientasi pada transaksi dan melibatkan catatan masa lalu dan laporan-laporan keuangan saja. Sedikit informasi tentang perencanaan dan pengendalian, anggaran dikembangkan untuk keperluan internal, tidak diarahkan pada pengambilan keputusan. Data non finansial hanya untuk laporan statistik. Akuntan hanya sebagai penyedia informasi. Pada organisasi modern, akuntansi tidak hanya sebagai penyedia informasi, tetapi juga sebagai pemakai informasi, apalagi dengan diterapkannya akuntansi yang terkomputerisasi sehingga pekerjaan teknis telah ditangani komputer dan akuntan dapat difungsikan sebagai pengambil keputusan, pengembangan dan pengendalian sistem, pengembangan anggaran, memberikan usulan pada pihak manajemen terhadap tindakan yang harus diambil. Sistem informasi yang berbasis pada komputer tersebut dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi atau SIA (Acounting Information System atau AIS).

PERUBAHAN-PERUBAHAN AKIBAT KOMPUTERISASI. Adanya penerapan komputerisasi pada SIA menimbulkan perubahan-perubahan pada sistem yang cukup dramatis : Perubahan Terhadap Struktur Organisasi. Penerapan komputer pada perusahaan besar menimbulkan departemen baru yaitu Departemen Pengolahan Data Elektronik (PDE), juga akan merubah struktur organisasi desentralisasi menjadi sentralisasi. Dengan komputer dan peralatan komunikasi pengiriman dan pengaksesan data dapat dilakukan dari suatu tempat ke tempat lain sehingga data dapat terpusat pada suatu tempat. Perubahan Terhadap Simpanan Data. Perubahan pencatatan dari Jurnal dan ledger (buku besar dan buku pembantu) ke file-file data yang hanya dapat dibaca mesin (machine readable form) seperti hardisk, magnetis disk. Perubahan Pemrosesan Volume Data Besar yang Rutin. Perubahan dalam pemrosesan data yang sangat besar dengan cepat, tepat dan tidak mengenal lelah dibandingkan cara manual (manusia) yang cendrung lelah dan membuat kesalahan untuk pemrosesan data yang sangat besar. By : Drs. Idial Subakti, MT

1

Hand Out 4. Konsep Sistem Informasi

4.

Perubahan Terhadap Ketersediaan Informasi Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar karena komputer dapat menyediakan informasi pada saat yang dibutuhkan. Perubahan dalam Pengendalian Intern. Melalui komputerisasi menyebabkan pegendalian intern juga akan mengalami perubahan, terutama pada pengendalian akuntansi. Perubahan Penelusuran Akuntan. Penelusuran akuntan (audit trail) mengalami perubahan dari laporan-laporan yang dihasilkan ke catatan-catatan dan dokumen-dokumen dasar sebagai bukti transaksi ke sistem pemeriksaan komputer yang dikenal dengan audit through computer dan pemeriksaan tanpa menembus komputer dengan menganggapnya sebagai kotak hitam yang disebut dengan audit arround computer.

5. 6.

HUBUNGAN SIA DAN SIM Pada organisasi kecil SIA hampir mewakili semua SIM (Sistem Informasi Manajemen) atau dengan kata lain SIA adalah SIM, SIM adalah SIA. Tetapi pada organisasi yang besar SIA merupakan subsitem dari SIM. Sekitar sepertiga sampai setengah dari total transaksi yang diproses adalah transaksi akuntansi. SIM menangani semua data yang masuk kedalam organisasi dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen yang dapat berupa informasi keuangan dan informasi yang diahasilkan dari pengolahan data transaksi yang bukan bersifat keuangan.

E.

RUANG LINGKUP SIA. Sejak perkembangan teknologi komputer berkembang pula informasi yang dapat dihasilkan akauntansi dan pemakai informasi tersebut. Informasi yang cepat dan tepat serta relevan sangat dibutuhkan oleh manajemen. Sistem informasi tidak hanya terlibat dalam aspek finasial (financial accounting) saja tetapi aspek manajemen (managerial accounting) yang lebih ditekankan. Tidak hanya informasi ekstern berupa laporan keuangan tetapi juga informasi intern untuk keperluan perencanaan dan pengendalian manajemen. Jadi SIA adalah sistem akuntansi dengan pengembangan informasi lebih luas dengan lebih menekankan informasi kepada manajemen tanpa mengurangi informasi kepada pihak luar.

1.

D.

2.

Sistem Akuntansi Keuangan. Tujuan utama akuntansi keuangan (financial accounting) adalah menyediakan informasi yang relevan terhadap pihak-pihak luar seperti pemegang saham, kreditur maupun pemerintah. Hal itu dicapai dengan menerbitkan laporan keuangan priodik yaitu neraca, laporan rugi/laba, laporan laba yang ditahan dan laporan perubahan modal. Laporan ini juga bermanfaat bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Sekarang informasi akuntansi diperluas seperi laporan persediaan, laporan kas, laporan umur piutang dan sebagainya. Puluhan bahkan ratusan laporan yang dihasilkan akuntansi keuangan termasuk akuntansi manajerial untuk segenap manajemen. Periode laporan tersebut bisa harian, mingguan, bulanan, kuartalan dan tahunan. Hanya dapat dilakukan tepat pada waktunya bila diolah dengan bantuan komputer. Sistem Akuntansi Manajemen. Bagian akuntansi adalah akuntansi biaya (cost accounting) dan anggaran (budgeting) mempunyai fungsi untuk perencanaan (planning) dan pengendalian (controlling). Perencanaan menyangkut penerapan tujuan (goal) dan sasaran (objective) untuk kinerja perusahaan dimasa mendatang. Pengendalian merupakan prosedur pengawasan untuk meyakinkan manajemen bahwa tujuan dan sasaran yang direncanakan dapat terlaksana. Untuk mengambil tindakan koreksi manajemen harus didukung oleh informasi yang berbentuk laporan-laporan.

By : Drs. Idial Subakti, MT

2

Hand Out 4. Konsep Sistem Informasi

3.

4.

F.

Sistem Akuntansi Biaya Sistem akuntansi biaya membantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian kegiatan untuk membuat nilai tambah (vallue added) terhadap barang atau jasa yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, seperti biaya bahan, biaya tenaga langsung dan biaya overhead pabrik /biaya tak langsung). Teknik perencanaan dan pengendalian biaya biasanya biaya standar (standard cost) yang ditentukan sebelum proses produksi dimulai dengan menaksir biaya produksi yang paling efesien. SIA menentukan dalam memberikan informasi untuk menentukan komponen biaya dalam penyusunan biaya standar. Aspek pengendalian terjadi sewaktu produksi nyata telah dilakukan. SIA berperan dalam memberikan informasi penyimpangan yang terjadi dalam laporan tepat waktu, sehingga manajemen dapat bertindak siapa yang bertanggung jawab dan melakukan koreksi sebelum hal yang lebih parah terjadi. Untuk menentukan siapa yang bertanggungjawab terhadap penyimpangan kinerja yang tidak menguntungkan (unfavorable) dapat dilakukan dengan sistem akuntansi pertangungjawaban (responsibility accounting system). Sistem Anggaran Sistem anggaran juga merupakan sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen untuk perencanaan manajemen. Suatu anggaran digunakan untuk memproyeksikan sumber daya perusahaan dimasa mendatang. Perbedaan antara standar sistem akuntansi biaya dengan sistem anggaran adalah : a. Standar digunakan untuk mengukur efesiensi kinerja yang akan terjadi. b. Anggaran terutama digunakan untuk mewakili apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan terhadap operasinya dimasa mendatang. Anggaran umumnya dibuat dalam 2 macam yaitu anggaran dalam jangka pendek dan anggaran jangka panjang (satu tahun atau lebih). Sistem anggaran yang baik harus merupakan mekanisme pengendalian manajemen yang berguna. Karena anggaran merupakan harapan dimasa mendatang, manajemen juga terlibat terhadap penyebab selisih antara nilai yang telah dianggarkan dengan kenyataan. Melalui laporan kinerja manajemen dapat menyelidiki alasan-alasan selisih anggaran yang terjadi dan dapat memperbaiki selisih yang tidak menguntungkan. TUNTUTAN LAIN TERHADAP AKUNTAN. Pertumbuhan perusahaan yang lebih komplek membuat SIA menjadi lebih luas dan lebih sulit, melibatkan bidang selain akuntansi itu sendiri dengan metode kuantitatif, teknologi komputer dan analisis tingkah laku. 1. Metode Kuantitas. Model-model kuantitatif banyak digunakan dalam pengolahan data SIA seperti analisis statistik, program linier (linier programming), PERT (Program Evaluation and Review Technique), simulasi, regresi, trend, dynamic programming, analisis BEP, EOQ dan sebagainya. Untuk menentukan harga jual dan jumlah produksi yang harus dilakukan dapat digunakan model BEP, mengetahui faktor-faktor produksi yang efesien supaya dihasilkan output yang paling optimal digunakan model program linier, menentukan jumlah pembelian material atau persediaan barang dagangan dapat digunakan model EOQ. 2. Teknologi Komputer. Teknologi komputer mempunyai dampak yang sangat besar di dalam SIA, sebab dengan komputer informasi yang dihasilkan tepat waktu dan tepat nilai. Apalagi digunakannya model-model kuantitatif berisi perhitungan yang rumit penggunaan komputer tepat sekali. Dalam hal ini akuntan harus menggunakan teknologi ini supaya dapat menetukan teknologi komputer mana yang dapat dipergunakan.

By : Drs. Idial Subakti, MT

3

Hand Out 4. Konsep Sistem Informasi

3. Analisis Tingkah Laku Faktor pengaruh SIA lain yang tak kalah penting adalah manusia. Sebagai penyedia informasi selalu berhubungan dengan manusia dengan memperhatikan tingkah laku manusia penerimanya. Untuk level yang rendah informasi harus disajikan lebih terperinci sesuai dengan kebutuhannya seperti informasi untuk mandor produksi akan lebih tepat dalam bentuk unit bahan dari pada dalam bentuk nilai rupiahnya dengan perhitunganperhitungan yang rumit. Informasi untuk manajemen level yang lebih tinggi sifatnya harus lebih tersaring, sebab hanya membutuhkan informasi rangkuman yang berguna untuk pengendalian, perencanaan dan penyusunan strategi. Dalam studi sistem akuntan harus dapat memberikan motivasi kepada para personil untuk terlibat dalam memikirkan sistem yang telah ada. Sistem yang baik tidak hanya diatas kertas tetapi perlu didukung oleh semua personil yang terlibat. Akuntan juga harus dapat memotivasi pada personil-personil untuk dapat memberi usulan terhadap kelemahan sistem dan perbaikan yang ada. Perubahan harus dapat diterima oleh semua personil yang mengoperasikan. G.

INTEGRASI SIA Integrasi dibutuhkan untuk koordinasi dan sinkronisasi atau keselarasan dari operasi-operasi didalam organisasi. Suatu organisasi harus dipandang sebagai sistem utuh, yang mempunyai subsistem-subsistem yang berintegrasi membentuk satu kesatuan yang tak dapat dilepas. SIA sebagai salah satu subsistem harus dapat berintegrasi dengan subsistem yang lain sehingga sasaran SIA tercapai dan tujuan organisasi juga tercapai. Sasaran SIA adalah menyediakan informasi yang multi-level, cross-functional, tepat pada waktunya, akurat dan relevan untuk semua manajer di dalam subsistem-subsistem dalam organisasi. Integrasi dicapai dengan cara berkomunikasi terhadap data dan informasi yang mengalir dari dan ke subsistem lainnya. Arus komunikasi menerobos batas dari sistem melalui suatu penghubung.

Subsistem Pemasaran

Subsistem Produksi

Subsistem Personalia

Subsistem Akuntansi

Subsistem Informasi

Subsistem Persediaan

= arus data = arus informasi Subsistem Keuangan

Gambar. Integrasi Sistem Informasi Akuntansi dengan subsistem lain

Tugas : 1. Apa defenisi Sistem Informasi akuntansi menurut pakar (cari sebanyak mungkin)? By : Drs. Idial Subakti, MT

4

Hand Out 4. Konsep Sistem Informasi

2. Apa maksud istilah-istilah berikut : - audit trail - audit through computer - machine readable form - mental fatique - operation research - standard cost - responsibility accounting system 3. Apa maksud pernyataan Shoshana Zuboff dalam New Worlds of Computer Mediated Work,Harvard Business Review,1982, berikut ini : “If you work with a manual system and you want to see an account on given day, you have a paper file and you simply go to that particular section and pull out the file. When you’re on the computer system, in a sense all your accounts are kind of floating arround in space. You can’t get your hands on them”. 4. Jelaskanlah interaksi manusia di dalam suatu organisasi ! 5. Jelaskanlah korelasi antara SIA dan SIM pada suatu organisasi!

By : Drs. Idial Subakti, MT

5