Gh-p-cl-001 Compra De Bienes Y Servicios A Proveedores.docx

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

VERSIÓN

COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A PROVEEDORES

FECHA HOJA

GH-P-CL-001 02 . 07/01/2019 1 de 5

COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A PROVEEDORES

ROL

NOMBRE

CARGO

FECHA

Elaborado por:

Edwin Tinoco A.

Jefe de Logística

07/01/2019

Revisado por:

Felipe Quispe A.

Gerente Comercial

07/01/2019

Aprobado por:

Cleofe Quispe A.

Gerente de Administración y Finanzas

07/01/2019

FIRMA

www.ghcoin.com.pe Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la red interna de la empresa.

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1.

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OBJETIVO Optimizar la contratación de bienes y servicios por parte de terceros, así como también prestar el servicio oportuno al personal interno garantizando una calidad adecuada y asegurando un apropiado funcionamiento continuo en todas las demás áreas.

2.

ALCANCE Desde las demás áreas que solicitan mediante un requerimiento algún bien o servicio, hasta el personal del departamento de Logística que aseguran la calidad y el compromiso de brindar una atención eficaz.

3. DEFINICIONES Seguimiento Se ha creado un archivo en Excel donde se ingresa todas las órdenes de compra creadas este es un control de vista compartida y sirve para realizar el seguimiento respectivo donde se lleva un control de requerimientos al detalle según lo solicitado ítem por ítem de cada pedido. Requerimiento Documento interno donde se plasma los requerimientos y necesidades con sus especificaciones técnicas y están a cargo de las Áreas Usuarias en elaborarlo. Requerimiento de compra Requerimiento de bienes, repuestos, insumos, otros. Requerimiento de servicio Requerir los servicios de mano de Obra, asesoría, tasación, servicio de mantenimientos, etc. PRIORIDAD Nivel de criticidad de atención del requerimiento y pueden ser: Normal. - Necesidades que saltan a manera de trabajos eventuales y los cuales demandan un trabajo adicional por la rápida atención durante la semana. Requerimientos que deben ser emitidos en fechas no específicas los cuales tendrán como un máximo de atención de hasta 5 días útiles los cuales deberán ser ítems de las siguientes familia: Repuestos eléctricos, motor, Chasis, Neumáticos, Carrocería, etc. Urgente. - Necesidades que deberán ser atendidas a la brevedad y asumiendo el costo altísimo que nos pueda generar. Requerimientos que deben ser emitidos en fechas no especificas los cuales tendrán como un máximo de atención 1 días útil los cuales deberán ser ítems de las siguientes familias: Repuestos eléctricos, motor, Chasis, Neumáticos, Carrocería, etc. Especificando que la atención de los mismos involucra parada y perdida de labores en obra, etc. Orden de compra Documento comercial que soporta las condiciones del negocio pactados con el proveedor, y que debe estar soportado en el sistema de información. Orden de compra de bienes Documento comercial que indica una responsabilidad para realizar la adquisición de bienes en específico, abarca desde suministros hasta repuestos en general para la línea automotriz.

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Orden de compra de servicios Documento comercial que indica la responsabilidad de contratar algún servicio para la ejecución de una actividad específica. 4.

REFERENCIAS Manual del Sistema Integrado de Gestión Organigrama de la División de Administración y Finanzas Manual de Obligaciones y Funciones de la División de Administración y Finanzas

5.

RESPONSABILIDADES POSICIÓN

Gerente de Administración y Finanzas

Jefe de Logística

Comprador

Almacén

RESPONSABILIDAD Otorgar un presupuesto estimado al departamento de Logística para realizar compras según división o proyectos específicos. Revisar y evaluar el presupuesto otorgado. En caso sea necesario, ampliar el presupuesto previa revisión. Asignar objetivos entendibles y medibles al departamento de logística para analizar su eficacia. Asegurar el cumplimiento del proceso logístico desde el requerimiento hasta la entrega del bien o servicio. Planificar y proyectar las compras a corto, mediano y largo plazo. Actualizar los indicadores de gestión. Valida los requerimientos solicitados. Supervisa y aprueba las compras realizadas durante el mes. Actualizar el registro de proveedores. Presentar informe mensual al Gerente de División sobre avance y resultados. Control de requisiciones y órdenes de compra. Recibe y organiza las requisiciones de compra. Revisa la descripción del producto o servicio solicitado. Coordina con el encargado del almacén sobre la disposición de stock. Cotiza con proveedores. Evalúa y compara las alternativas de propuestas. Ejecuta la compra y coordina el envío. Coordina con el proveedor hasta la entrega del bien o servicio. Actualiza la relación de productos en stock. Coordina con el proveedor la disposición en almacén. Codifica bienes adquiridos

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DESARROLLO A continuación, se describe el proceso de la compra:

Nro. 1

2

POSICIÓN Solicitante Usuario Autorizado Almacenero de sucursal

ACTIVIDAD Coordina el pedido con su jefe directo. Emite la requisición de compra.

5 6

Comprador

Recibe la requisición

Comprador

Cotiza con un mínimo de 3 proveedores a través del sistema Starsoft, define el tiempo de espera.

Comprador

Evalúa los requerimiento técnico del proveedor y prepara cuadro comparativo contemplado: calidad, tiempo de entrega, facilidad de pago, precio y garantía

Comprador

¿Se trata de un monto mayor a S/ 300? Si, continua en actividad 10 No, continua en actividad 11

Comprador

Coordina con Tesorería la disponibilidad de efectivo, continua la actividad 11 Revisa el cuadro comparativo con el comprador, aprueba la generación de la orden de compra según la disposición del presupuesto.

4

7 8

9 10 11

Jefe de Logística

Procede a despachar el producto Revisa el pedido y origina la requisición vía Starsoft

Comprador

Genera la Orden de compra vía Starsoft

13

Jefe de Logística Comprador

Aprueba la Orden de compra Coordina la emisión de la factura antes de realizar cualquier pago al proveedor.

14

Comprador

Remite la factura original a Contabilidad para la programación de pago.

15

Tesoreria

Avisa al comprador el pago al proveedor

RD

¿Se genera alguna devolución del producto o disminución en el precio total? Si, continua en actividad 16 No, continua en actividad 17

Comprador

Coordina con el proveedor la emisión de la nota de crédito Coordina con el encargado de almacén para realizar la entrada del producto

16 17 18 19

Comprador Almacenero de sucursal / Comprador Comprador

Requisición de compra/servicio

Aprueba la requisición originada

12 13

Requisición de compra/servicio

Comprueba la disposición del producto ¿Se dispone del producto? Si, continúa en actividad 3. No, continúa en actividad 4.

Almacenero de sucursal Almacenero de sucursal Jefe de Logística

3

REGISTRO DOCUMENTARIO

Solicitud de cotización Cuadro comparativo de cotizaciones

Orden de compra

Coordinan la entrega del producto al solicitante Verifica y documenta si fue recibido de manera conforme el producto/servicio

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DISPOSICIONES GENERALES Toda Orden de Servicio enviada al proveedor, el proveedor deberá firmar o confirmar la recepción y aceptación del compromiso vía email. Mantener en copia en los correos enviados al Jefe de Logística y demás compradores, así como también al almacenero. Para servicios menores de S/ 300.00 (trescientos soles) se podrá efectuar a través de la caja chica, pero siempre deberán ser visados por el Jefe de Logística. Todos los servicios deben estar planificados, coordinados, deben ir respaldados por una Orden de Servicio emitida por la Oficina de Compras, de lo contrario el área de Finanzas no se hará responsable del pago. Las cotizaciones deben describir con idénticas referencias, por mano de obra, o proveedor homologado en los servicios específicos por marcas, modelos, especificaciones técnicas, costos por rendimientos en la unidad comparable.

8.

CONTROL Y SEGUIMIENTO Estará a cargo del Jefe de Logística, se realizará vía software a través de los mecanismos de control de requisiciones recibidas, ordenes de compras emitidas y pendientes de atención por parte de los proveedores. La responsabilidad de toda atención será a cargo del comprador, el jefe de logística deberá revisar y supervisar el correcto flujo de trabajo en el área.

9.

REGISTROS GH-F-CL-001 Solicitud de cotización GH-F-CL-002 Cuadro comparativo de cotizaciones GH-F-CL-003 Registro de proveedores GH-F-CL-004 Requisición de compra GH-F-CL-005 Requisición de servicio GH-F-CL-006 Orden de compra nacionales - bienes GH-F-CL-007 Orden de compra nacionales - servicios GH-F-CL-008 Orden de compra importación

10. HISTORIAL DE VERSIONES Fecha 15/07/2016

Versión 01

01/08/2017

02

Descripción Versión inicial Se modificó lo siguiente: - Procedimiento en compras menor a S/ 300 - Añadir al registro de documentos de acuerdo al formato vigente de documentos en Starsoft.

Autor Edwin Tinoco A. Edwin Tinoco A.

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