Gh-p-sig-006 Auditorías Internas V02.docx

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

AUDITORÍAS INTERNAS.

GH-P-SIG-006

FECHA

02 09/01/2019.

HOJA

1 de 6

VERSIÓN

AUDITORÍAS INTERNAS.

ROL

NOMBRE

Elaborado por:

Juan Carlos Ramos

Revisado por:

Felipe Quispe A.

Aprobado por:

Grimaldo Quispe P.

CARGO

FECHA

Jefe Corporativo de SIG

11/12/2018

Gerente Comercial

09/01/2019

Sub Gerente General

09/01/2019

www.ghcoin.com.pe Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la red interna de la empresa.

FIRMA

SIG

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

AUDITORÍAS INTERNAS. 1.

GH-P-SIG-006

FECHA

02 09/01/2019.

HOJA

2 de 6

VERSIÓN

OBJETIVO Definir el procedimiento y los lineamientos para establecer la programación, planificación, ejecución y reporte de resultados de las auditorías internas al Sistema integrado de gestión con la finalidad de determinar si se ha implementado, si es conforme con las disposiciones planificadas y si se mantiene de forma eficaz, para el logro de los objetivos de la organización.

2.

ALCANCE El presente procedimiento aplica al sistema integrado de gestión de la empresa. En el caso de omisiones respecto a situaciones de SIG que este procedimiento indica o que se genere como consecuencia de su aplicación (revisiones, actualizaciones, difusiones y versiones); primará el solo hecho que estas sean reconocidas y aprobadas en el Comité Central y/o Sub Comité de SST.

3.

RESPONSABILIDADES Posición Representante de la dirección JEFE DEL SIG Gerencia General Gerente de proyecto Responsable de área.

4.

Responsabilidades •

Verificar el cumplimiento del presente documento.

•

Brindar soporte para el cumplimiento de lo descrito en el presente documento. Hacer cumplir lo descrito en el presente documento. Asegurar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de lo descrito en presente documento, Cumplir con lo descrito en el presente documento, según su competencia.

• • •

REFERENCIAS -

Manual del sistema integrado de gestión. Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001. Sistema de Gestión la Seguridad y Salud en el Trabajo – Norma ISO 45001. Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para su uso Norma ISO 14001. Directrices para la auditoría de sistemas de gestión Norma ISO 19011. Respecto a temas legales referirse a la Matriz de requisitos legales. DS 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería y modificatoria. DS 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo de la Ley 29783 y sus modificatorias.DS 023 – 2017 – EM.

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SIG

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

AUDITORÍAS INTERNAS. 5.

02 09/01/2019.

HOJA

3 de 6

DEFINICIONES Nº

6.

GH-P-SIG-006

FECHA

VERSIÓN

Termino

Definición

1

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

2

Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

3

Criterios de auditoría

4

Evidencia de la auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.

5

Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria frente a los criterios de auditoría.

6

No conformidad

Incumplimiento de un requisito.

DESARROLLO 6.1

LINEAMIENTOS

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA •

La propuesta del programa de auditoria interna se elabora una vez al año antes o dentro del primer trimestre, y una vez aprobada podrá ejecutarse a partir del segundo trimestre. Así mismo el programa debe estar considerado en el programa anual de SIG, para su seguimiento.

•

Para la elaboración del programa de auditoria interna, se tomará en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas, asimismo, los resultados de evaluación de riesgos de las actividades de la organización y la importancia ambiental de las actividades involucradas (de acuerdo al sistema de gestión que aplique).

•

El programa de auditoría interna aprobado podrá modificarse en cualquier momento considerando el inicio de nuevos proyectos u obras, para el cual se haya previsto la necesidad de realizar auditorías internas, siendo necesario la aprobación del Gerente General.

SELECCIÓN DE AUDITOR INTERNO – ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA •

El Auditor / auditores seleccionados son aquellos que forman parte del equipo de Auditores calificados de la organización y no tendrán compromiso directo con el proceso a auditar

•

Los auditores internos deberán haber aprobado los siguientes cursos: - Interpretación de la norma (ISO 9001:2008, I S O 4 5 0 0 1 – 2 0 18, e ISO 14001:2004; dependiendo del sistema de gestión a auditar) - Formación de Auditor Interno (ISO 9001:2008, I S O 4 5 0 0 1 - 2 0 1 8 e ISO 14001:2004; dependiendo del sistema de gestión a auditar).

•

Estos cursos pueden haber sido dictados por personal de la organización que cuente con la competencia para ello en cada caso ó en su defecto dichos cursos pueden haber sido dictados por un tercero con la competencia debida.

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PROCEDIMIENTO

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AUDITORÍAS INTERNAS.

GH-P-SIG-006

FECHA

02 09/01/2019.

HOJA

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VERSIÓN

•

En el caso que los auditores internos, hayan obtenido como mínimo una certificación como auditor interno, en cualesquiera de las normas mencionadas; será requisito suficiente para estar habilitados y poder participar en las auditorías internas de los sistemas que correspondan con su competencia.

•

Los Auditores que no pertenezcan a la organización, pueden realizar auditorias internas, siempre que se sustente su competencia.

•

La relación de auditores calificados será administrada por el Responsable SIG de Sede Central (según sea el caso).

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA •

La auditoría iniciará con una revisión documental por parte del auditor/equipo auditor designado, la cual preferentemente se realizará en sede central, a fin de afinar la realización de la auditoría. En caso de requerirse una reprogramación de la fecha u hora de la auditoria por parte del grupo auditor o del auditado, éstos deben informar vía e-mail al responsable de SIG los motivos por los cuales no es factible ejecutar la auditoria según lo programado, dicha comunicación se debe realizar por lo menos diez (10) días antes al periodo de Auditoria programado. El responsable de SIG, de ser pertinente, realizará la actualización del Plan de Auditoría Interna GH-F-SIG-009 y de ser el caso, el Programa de Auditorías Internas GH-F-SIG-010.

•

En caso los auditores y/o auditados no puedan participar en el proceso por motivos de fuerza mayor, se debe comunicar al responsable de SIG para que tome las acciones pertinentes.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA •

Los auditores internos proceden a recoger evidencias y determinan los hallazgos. Finalizada la auditoria, el auditor / equipo auditor comunica los hallazgos a los dueños de los procesos auditados, los cuales serán clasificados en base a los siguientes criterios:

No Conformidad (NC)

Incumplimiento de un requisito incluido en el criterio de la auditoria. Incumplimiento detectado durante el desarrollo de los procesos de la organización. Las observaciones pueden ser:

Observación (OBS)

- Alertas (cuando se quiere prevenir defectos a futuro). - Defectos (cuando existen incumplimientos de menor impacto). Nota: Las observaciones pueden ser detectadas al producto y/o a la gestión.

Oportunidad de Mejora (OM)

Situaciones que no representan incumplimiento, pero pueden ser revisadas por la organización, cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia del proceso.

Nota - La búsqueda de evidencias se efectuará en las siguientes fuentes: entrevistas, observación directa, toma de muestras, mediciones in situ y revisión de registros, entre otros. - En relación al cumplimiento del presente procedimiento, para el caso de auditorías internas realizadas por un tercero (externo a GH COIN), sobre la documentación a generar durante el proceso de auditoría interna, es perfectamente viable el uso de los formatos proporcionados por este, tales como: Plan de auditoría interna, Informe de auditoría interna, entre otros.

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02 09/01/2019.

HOJA

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VERSIÓN

SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS •

El seguimiento de las acciones correctivas o preventivas puede efectuarse a través de inspecciones puntuales o de una nueva auditoría, según disponga el responsable de SIG (Sede Central, según sea el caso).

6.2

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

N°

Posición

1

Responsable de SIG

2

Representante de Alta Dirección

3

Gerente General

4

Auditor / Equipo Auditor

5 Responsable de SIG

6

Descripción de la Actividad Elaborar propuesta de Programa de Auditoria Interna En el Formato GH-F-SIG-010 Programa de Auditorías Internas y considerado dentro del programa de SIG en donde se definen los procesos a auditar, así como las fechas correspondientes para la ejecución de las auditorias. Validar la propuesta de Programa de Auditoria Interna El Representante de la Alta Dirección validará la propuesta presentada a fin de evidenciar la inclusión de todos los procesos declarados. Aprobar el Programa de Auditoria Interna Enviar al responsable de SIG según corresponda. Elaborar propuesta de Plan de Auditoria Interna Empleando el Formato GH-F-SIG-009 Plan de Auditoría Interna, en donde propone los procesos a auditar, junto con el detalle de fechas, horas y personas / áreas a auditar que participarán en el proceso obtenido del GH-F-SIG-012 Listado de Auditores Calificados, luego se realiza el envío de la propuesta a responsables de las áreas. Aprobar el Plan de Auditoria Interna Verifican el contenido del Plan de Auditoria Interna, garantizando la identificación del auditor o grupo de auditores internos que participarán en el proceso. Asimismo, lo enviaran a los dueños de procesos u obras a auditar, vía correo electrónico como mínimo con una semana de anticipación. Coordinar la realización de auditoria El responsable SIG coordinará con los responsables de áreas, dueños de procesos u obras el desarrollo de la auditoría a fin que faciliten la información, documentación y recursos necesarios Preparar la auditoria Realizar la revisión de la documentación de los procesos a auditar y define la estrategia a seguir para auditar.

7

8 Auditor / Equipo Auditor 9

10

Realizar la auditoria e identificar los hallazgos Para lo cual realiza la evaluación de las evidencias de la auditoria frente a los criterios de auditoria. Comunicar los hallazgos a los interesados Con la finalidad de dar a conocer los hallazgos encontrados, al personal auditado. Elaborar informe de auditoría interna Empleando los formatos propios y en base a los criterios de auditoría se presentará el informe de Auditoria.

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PROCEDIMIENTO

AUDITORÍAS INTERNAS. N°

Posición

11

12 Responsable de SIG

02 09/01/2019.

HOJA

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Revisar informe de auditoría interna Asimismo, revisa los hallazgos enviados por el Auditor / Equipo auditor. Solicitar atención de hallazgos a responsables La atención de los hallazgos será realizada por cada responsable de proceso, en la medida de lo posible sin demora injustificada.

REGISTROS • • •

8.

Descripción de la Actividad

Remitir informe de auditoría a Gerencias. Remite el informe de auditoría a la Gerencia de Área y/o Gerencia General. Fin de procedimiento

13

7.

GH-P-SIG-006

FECHA

VERSIÓN

GH-F-SIG-010 Programa de auditorías internas GH-F-SIG-009 Plan de auditoría interna GH-F-SIG-012 Listado de auditores calificados

HISTORIAL DE VERSIONES Fecha

Versión

Descripción

04/01/2017

1.0

Versión inicial.

SIG

20/08/2017

2.0

Se añadió el DS 024-2016-EM y Ley 29783 y sus modificatorias; Caratula y pie de pagina

SIG

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Autor

SIG