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Gestion du temps et Organisation du travail Introduction : Nous pouvons définir notre vie comme le temps qui nous est imparti sur terre. Le temps c’est ce dont chacun dispose de la naissance à la mort. Il est réparti d’une manière universelle, la même pour tous. Notre tâche essentielle dans la vie est de tirer le meilleur parti possible de ce temps. Et se demander « qu’est ce que je fais de mon temps ? » c’est en fait se demander « qu’est ce que je fais de ma vie ? ». Le temps est notre patrimoine le plus précieux car nos ressources disponibles en temps et énergie sont limitées et il est bien connu que c’est la rareté qui crée la valeur. Aussi devons-nous veiller à bien investir notre capital temps car les pertes de temps ou plutôt la mauvaise utilisation du temps disponible coûtent cher tant en argent qu’en énergie et ce sont souvent ceux qui exploitent mal le temps qui ont tendance à se plaindre de sa brièveté ou au contraire de sa longueur.

Facteurs de perte de temps : Il est étonnant de constater combien nous passons de temps à faire des choses dont nous n’avons pas une conscience claire. Nous ne nous souvenons que des taches dont nous souhaitons nous souvenir et nous filtrons le reste.

Réunions : les réunions peuvent être de grandes consommatrices

de temps. Certaines d’entre elles sont peu productives, d’autres fournissent une somme importante d’informations qui permettent de prendre des décisions, ’autres encore sont une pure et simple perte de temps, elles consomment le temps sans produire aucun effet positif.

Administration : la paperasse et la routine administrative peuvent

constituer des pertes de temps considérables. Bien qu’il soit important de faire ce travail de routine qui assure sa pérennité à l’organisation, il faut admettre qu’il est parfois envahissant audelà du raisonnable et devient rapidement pure bureaucratie. Combien de temps y passez-vous chaque jour ?

Collaborateurs :

ce sont probablement les sources de perte de temps les plus importantes ! songer au nombre de fois où, penché sur un problème et essayant de le résoudre, un de vos collègues est entré dans votre bureau et a commencé à vous entreprendre sur un sujet secondaire quelle été votre volonté de vous concentrer, vous vous êtes laissé distraire, ne serait ce qu’un court instant vous vous êtes senti obligé de dire quelque chose et vous avez laissé votre travail combien de temps passez-vous à bavarder de tout et de rien ? toujours plus que vous ne pensez !

Déplacements :

combien de temps passez-vous en transports ? deux heures chaque jour ?c’est par excellence du temps improductif qui, soustrait de votre temps de repos, empiète considérablement sur vos loisirs. Tirer parti de ce temps mort, ne serait-ce que pour lire des rapports ou prendre des notes, ne peut que vous être bénéfique.

Analyse de la gestion du temps : Cette analyse se pratique en étapes : La première étape consiste en identification des tâches. Pour aller plus avant dans cette voie, nous devons évaluer le degré de rentabilité de chaque activité : nous avons passé toute la matinée en réunion sans autre bénéfice que celui d’avoir réglé quelques problèmes administratifs mineurs. Si nous sommes honnêtes, nous devrions apprécier à sa juste valeur le « coût immédiat » de cette réunion et éviter à l’avenir de répéter l’expérience, à moins que l’ordre du jour concerne des sujets plus important. Dans La deuxième étape nous devons introduire le concept de valeur ajoutée. Pouvonsnous identifier les tâches qui consomment du temps et qui ajoutent de la valeur au produit ou au service que nous fournissons ? Si nous trouvons que telle activité contient peu ou pas de valeur ajoutée, ne devrions-nous pas nous poser la question suivante : « mon temps ne serait-il pas mieux employé à autre chose ? ». Si par contre la valeur ajoutée est élevée c’est le signe que nous utilisons notre temps au mieux. Nous devons donc nous demander si la valeur ajoutée à nos activités est positive ou négative puis réagir en conséquence. L’étape finale de cette analyse devrait aider les cadres à prendre un peu de recul sur leur travail. Ils doivent, en premier lieu, évaluer le temps passé aux différents types d’activités (réunion, administration . . .).

Recherche de solutions : Il n’existe pas de méthode miracle pour se débarrasser une fois pour toute du problème de la temporisation, mais les trucs qui seront indiquées ci-dessous peuvent vous y aider. Les objectifs : Fixez-vous des objectifs réalistes et mesurables. Cela vous aidera à clarifier la situation. L’objectif que vous vous fixer doit être facile à évaluer afin que vous puissiez aisément savoir si vous l’avez atteint. Posez-vous la question suivante : « cet objectif est-il à ma portée compte tenu des diverses contraintes techniques et de temps dont je dispose ? » La cause principale de l’échec est que l’on a trop souvent tendance à considérer l’ensemble du projet, souvent énorme, alors que l’on devrait le découper en « tranches », plus pratiques à manipuler. L’examen attentif des étapes à franchir avant d’atteindre le but final sera d’une aide considérable. Arrivez à bon port en cheminant sur cette longue route, étapes après étapes. Voilà le secret de la réussite pour un projet à long terme. Il est inutile de tenter de tout faire en même temps. Planifier son travail : Planifier, c’est concevoir et ordonner l’ensemble des mesures à prendre, matériellement et dans le temps, en vue d’arriver au but visé. C’est préciser le chemin à suivre à cet effet. On voit que la planification suppose d’abord l’existence et la définition d’un objectif concret. Elle doit permettre ensuite de prévoir et de déterminer les différentes étapes qui y conduisent, ainsi que la nature, le déroulement et l’organisation des actions y relatives. Cela demande du temps et de réflexion mais, pour cette raison même, la planification est l’un des moyens les plus efficaces d’atteindre les objectifs qu’on s’est fixés. Pourquoi ?

→ Planifier c’est gagner du temps pendant l’exécution : Le temps investi dans la planification permit d’en économiser lors de l’exécution, tout en garantissant de meilleures performances. →Planifier c’est se donner les moyens de rester maître de la situation : De surcroît, correctement établie (par écrit), la planification des activités aide à : •Avoir une vue d’ensemble des opérations à effectuer jusqu’au but final. •Avoir un instrument de contrôle, au fur et à mesure de leur déroulement. •Se décharger l’esprit de détails secondaires, et à ne garder que ce qui est essentiel. •Progresser en ayant la certitude d’aller dans la bonne direction et de pouvoir corriger les écarts enregistrés en cours D’action. Pour toutes ces raisons, planifier, c’est se donner le moyen de rester maître de la situation jusqu’au moment où l’objectif doit être atteint. Maîtrise qui confère un sentiment de sécurité et de confiance personnelle, eux-mêmes facteurs d’efficacité dans l’action (les doutes et les craintes font toujours perdre du temps et nous privent de la lucidité nécessaire pour agir efficacement). Les récompenses : Nous avons insisté sur l’importance de la motivation, de l’engagement personnel et de l’auto-discipline. Mais nous devons également penser à nous récompenser lorsqu’une tâche a été accomplie avec succès. Cette récompense peut être modeste, mais elle doit parfaitement correspondre au succès obtenu. Un dîner dans un bon restaurant, l’achat d’un bon livre…etc. peuvent être considérés comme des récompenses adaptées. A contrario, on peut également envisager des pénalités. Le but de cette méthode est la modification du comportement. L’instauration d’un lien entre performance et récompense/pénalités agit comme un aiguillon et une incitation.

Vous récompenserez vos actions positives et pénaliserez vos actions négatives. Démarrez petit, visez grand : Ne vous attaquez jamais à un énorme problème de front. Préparez-vous à y travailler par petits morceaux. Fixez-vous des délais et progressez avec régularité. Plus tard, vous rassemblez les morceaux épars et la vue d’ensemble se formera petit à petit devant vos yeux. Ne tolérer pas les sources de perturbation : Un bureau trop chaud ou trop froid peut influer considérablement sur votre productivité. Les courants d’air, le bruit et toutes autres formes d’intrusion dans votre univers professionnel, réduisent votre pouvoir de concentration et favorisent la solution de temporisation. Ne tolérez donc aucune distraction. Créer un environnement dans lequel vous serez le plus productif……………………………………………………………………………………………

Les lois fondamentales de la gestion du temps :

lois des 20/80 ou le principe de Pareto : 20% Temps

RESULTATS

80% Temps

RESULTATS 20%

80%

« 20% du temps investi produit 80% du résultat » il faut se centrer sur les activités à haut rendement.

Loi de parkinson ou loi de l’auto-inflation : « Un travail qui pourrait être fait en une heure sera fait en une heure si je me limite à une heure. Ce même travail, peut être fait en 3 heures si je dispose de 3 heures »

Donc une stratégie ça me permet de voir qu’est ce que je fais en priorité, qu’est ce que je ne fais pas et sur quoi je fais l’impasse…

Loi de LINEMOU ou le gain par la qualité : « Tout gain de temps au détriment de la qualité est une perte de temps, d’énergie, d’argent, et d’estime de soi. » Il faut savoir investir le temps nécessaire pour bien accomplir le travail afin d’éviter de le refaire 2 ou 3 fois.

Loi du loto :

« 100% des gens qui ont gagné au loto ont joué au loto » Celui qui n’a pas d’objectif ne risque pas de l’atteindre.

Les alibis pour ne pas changer : Apprenez à dépister les phrases-alibis qui sont autant de barrages à la créativité, l’innovation, l’action, le changement :

• je n’ai pas le temps • ça ne me concerne pas • c’est très bien en théorie, mais en pratique ça ne marche pas • c’est trop compliqué • ça ne m’intéresse pas • c’est risqué • ce n’est pas prévu • ça ne s’est jamais fait • on verra plus tard • il faudrait que j’y réfléchisse un de ces jours • c’est une idée qui a 10 ans d’avance • ce n’est pas le moment …

Conclusion : Prends ton temps pour travailler, C’est le prix du succès. Prends ton temps pour réfléchir, C’est la source de la force. Prends ton temps pour jouer, C’est le secret de la jeunesse. Prends ton temps pour lire, C’est la base du savoir. Prends ton temps pour être amical, C’est la porte du bonheur. Prends ton temps pour rêver, C’est le chemin qui mène aux étoiles. Prends ton temps pour aimer, C’est la véritable joie de vivre. Prends ton temps pour être content, C’est la musique de l’âme.