Format, Sk,kak,pedoman.doc

PEMERINTAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS ABCD Alamat : Jl……………………, Wonosari, Gunungkidul Tlp. (0274) …………

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS ABCD NOMOR 440 (kode klasifikasi)/1/PKM-ABCD/2018 TENTANG PENANGGUNG JAWAB PROGRAM KEPALA UPT PUSKESMAS ABCD, Menimbang

:

a. b.

Mengingat

:

1. 2.

3. 4. 5.

bahwa .................................................................................; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a perlu menetapkan keputusan Kepala UPT Puskesmas ABCD tentang ................ = judul………………………………….; ………………………………………………; Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2015 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UndangUndang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5657); Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah; ………….; Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor 7 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah; MEMUTUSKAN:

Menetapkan KESATU

: :

KEDUA

:

KETIGA

:

KEEMPAT

:

Menunjuk Penanggung Jawab Program dengan susunan sebagaimana tersebut dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini. Penanggung jawab program sebagaimana dimaksud diktum KESATU mempunyai tugas …………………………….. Penanggung jawab program sebagaimana dimaksud diktum KESATU bertanggung jawab langsung kepada Kepala UPT Puskesmas. Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Wonosari pada tanggal ………………………. KEPALA UPT PUSKESMAS ABCD, ERLANGGA 1

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS ABCD NOMOR …./…/PKM-ABCD/2018 TENTANG ……….= JUDUL SK………..

SUSUNAN PENANGGUNG JAWAB PROGRAM No 1 2 3 4 5 6 7

Jenis Upaya Pelayanan umum Pelayanan gigi Pelayanan KIA, USG Pelayanan KB Pelayanan imunisasi Pelayanan konsultasi Pelayanan MTBS

Nama Penanggung jawab

KEPALA UPT PUSKESMAS ABCD, ERLANGGA

Catatan: a.Naskah Keputusan diketik dengan jenis huruf Bookman Old Style, dengan huruf 12, di atas kertas F4. b.Naskah Keputusan diparaf oleh KaSubag TU c.Hierarki Peraturan berdasarkan UU no.12 thn 2011: 1) UUD 1945 2) Tap MPR 3) UU/Perpu 4) Peraturan Pemerintah 5) Peraturan Presiden 6) Keputusan Presiden 7) Peraturan Menteri 8) Keputusan Menteri 9) Perda Provinsi 10) Pergub 11) Perda Kabupaten

2

Kode klasifikasi penomoran surat:

3

Sistematika atau format kerangka acuan upaya /Kegiatan sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar belakang c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan f. Sasaran g. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Contoh penomoran KAK:

4

Penomoran: 1. KAK :Kode/KAK/nama program atau kegiatan (kia,gizi)/no urut/bulan terbit/ thn 2.

Pedoman:

a.

Kode/ pedoman pelayanan disingkat (PP) / no urut / bulan terbit / tahun

b.

Kode/ pedoman pengorganisasian unit kerja (PPUK) / no urut/ bulan terbit / tahun Kode maksudnya apakah masuk Admen kodenya A, UKM kodenya B, Klinis Kodenya C Pengendalian pedoman : Semua pedoman pakai sampul Yang tidak pakai sampul memakai:

No Dok Tgl terbit

5

a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I

Pendahuluan

BAB II

Gambaran Umum Puskesmas

BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V

Struktur Organisasi Unit Kerja, Uraian Jabatan, dan Tata Hubungan Kerja

BAB VI Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB VII Kegiatan Orientasi: orientasi dilakukan pd karyawan baru, pemegang program baru, dan kapusk baru, tentukan jangka waktu, evaluasi, analisa, dan RTL BAB VIII Pertemuan/ Rapat: pertemuan rutin dilakukan setiap …… BAB IX

Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan (jumlah tenaga yang seharusnya ada {sesuai standar yang sudah ditetapkan} beserta tugasnya C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (jika ada jadwal jaga: narasi) BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang (letak ruangan unit kerja di dalam puskesmas) B. Standar Fasilitas (sesuai standar yang sudah ditetapkan) BAB IV BAB V BAB VI

TATALAKSANA PELAYANAN LOGISTIK (sarana-prasarana yang skrg ada di unit kerja, lihat cth bab logistik) KESELAMATAN PASIEN

BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX

PENUTUP

c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I

DEFINISI

BAB II

RUANG LINGKUP

BAB III

TATALAKSANA

BAB IV

DOKUMENTASI 6

7

PEDOMAN ……… UPT PUSKESMAS ABCD

No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit

Diberikan kepada No. Copy Dokumen Tanggal Pemberian

Disiapkan oleh:

Disahkan oleh:

Nama

Nama KaPusk

NIP

NIP

8

PENGENDALIAN DOKUMEN

SOP

UPT PUSKESMAS ABCD

No. Dokumen

: C/VII/SOP/Yanis/ 01 /V/2017

No. Revisi

: 00

Tanggal Terbit

: 06 Mei 2017

Halaman

:

9/4 Dr ABCDEFGH NIP 196703271990031004

1. Pengertian A. Pengendalian dokumen adalah suatu cara yang digunakan untuk mengatur tata cara pembuatan pengesahan, pendistribusian dan penyimpanan dokumen yang berhubungan dengan mutu (keputusan, pedoman, prosedur, formulir, gambar {leaflet, poster, dan lain-lain}, standar) baik dokumen internal maupun dokumen eksternal, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri. B. Pedoman mutu Pedoman mutu merupakan gambaran umum tentang aktivitas puskesmas dan pendekatan yang dilakukan oleh puskesmas dalam menerapkan sistem manajemen mutu. C. Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP berisi uraian tentang urutan pekerjaan/langkah-langkah suatu kegiatan, dan hubungan kegiatan yang satu dengan yang lain secara kronologis/berurutan, 9

D. E. F. G.

H.

I.

dilengkapi dengan identifikasi aktivitas-aktivitasnya dibuat/ditulis oleh orang yang berkaitan langsung dengan aktivitas tersebut. Dokumen Internal adalah semua dokumen yang diterbitkan oleh internal puskesmas. Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar puskesmas yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen Master adalah dokumen asli yang disimpan oleh Sekretariat Mutu sebagai master. Dokumen asli ditandai dengan adanya stempel ”MASTER” yang ada dalam cover atau halaman pertama dokumen. Salinan Terkendali adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan kepada pengguna dokumen yang tercantum dalam Daftar Pengendalian Dokumen Internal sebagai panduan penerapan sistem yang ditandai dengan stempel ”SALINAN TERKENDALI” dan dituliskan nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar Pengendalian Dokumen Internal. Sekretariat Mutu akan menarik salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada revisi baru. Salinan Tidak Terkendali: adalah salinan dokumen yang didistribusikan kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam Daftar Induk Dokumen Internal, ditandai dengan stempel ”UNTUK INFORMASI” yang ada dalam cover dokumen. Sekretariat Mutu tidak akan menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku apabila ada revisi baru. Dokumen Tidak Berlaku: adalah dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel ”TIDAK BERLAKU”. Dokumen internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretariat Mutu.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pelaksanaan pengendalian dokumen 3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas ABCD Nomor ……… tentang Kebijakan Pengelolaan UPT Puskesmas ABCD (SK Bab II) 4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015, tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi

5. Prosedur: A. Pembuatan Dokumen Internal 1) Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka Wakil Manajemen menerima usulan untuk pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen. Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen. 2) Wakil Manajemen menerima usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen di sertai dengan usulan draft dokumen (yang ditulis sesuai dengan pedoman tata naskah) jika usulan berasal dari pemilik proses. 3) Wakil Manajemen melakukan pemeriksaan kelayakan draft dokumen dengan mempertimbangkan proses kegiatan puskesmas dan peraturan lain yang terkait. 4) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu memasukkan dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan tandatangan) ke dalam Daftar Induk Dokumen Internal dan mendistribusikan salinan dokumen sesuai ketentuan yang berlaku dan didata pada formulir Daftar Pengendalian Dokumen Internal. B. Penerbitan Dokumen 1) Wakil Manajemen memastikan setiap dokumen yang akan diterbitkan diidentifikasi dengan format yang terdapat dalam tata naskah. 2) Wakil Manajemen memastikan formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode dan nomor formulir yang ada dalam tata 10

naskah. 3) Wakil Manajemen memastikan dokumen yang terbit harus diberi stempel “MASTER” pada sampul/halaman pertama dokumen dan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Internal. C. Perubahan Dokumen 1) Wakil Manajemen menerima usulan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen apabila ada kebutuhan perubahan dokumen. 2) Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan unit terkait pemilik dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan. 3) Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka di buat draft revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan kepada Wakil Manajemen. 4) Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka langsung di sertai dengan usulan draft revisi dokumen. 5) Wakil Manajemen melakukan pemeriksaan kelayakan draft revisi dokumen dengan mempertimbangkan proses kegiatan puskesmas dan peraturan lain yang terkait. 6) Apabila draft revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat mutu melakukan proses pendokumentasian, yaitu : a) Melakukan editing dokumen b) Merubah nomor revisi dan tanggal mulai berlakunya dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Internal c) Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen terkait d) Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai aturan pengesahan dokumen e) Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai Daftar Pengendalian Dokumen Internal f) Memberikan nomor salinan g) Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan Dokumen h) Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku. i) Menyimpan bukti penyerahan dokumen j) Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” pada dokumen master yang telah direvisi. D. Pemberlakuan Dokumen Eksternal 1) Wakil Manajemen melalui masing-masing unit mendaftar dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal. 2) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu membagikan kepada masingmasing unit salinan Daftar Dokumen Eksternal agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal. 3) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu melakukan pemberitahuan kepada masing-masing unit apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal dengan melampirkan Daftar Dokumen Eksternal yang baru. E. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku. 1) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu menyatakan Dokumen Master dan Terkendali yang lama sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari penggunaan apabila dokumen diubah. 2) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu mengeluarkan Dokumen Master yang tidak berlaku dari tempat penyimpanan dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU”, sedangkan dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat Mutu untuk dimusnahkan dengan 11

menggunakan Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman. 3) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu menyimpan secara terpisah Dokumen Master yang masih berlaku dengan Dokumen Master yang Tidak Berlaku . 4) Wakil Manajemen melalui sekretariat mutu melakukan penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen tidak berlaku (Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal) 6. Diagram Alir

Pembuatan Dokumen Internal

Penerbitan Dokumen

Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku

Perubahan Dokumen

Pemberlakuan Dokumen Eksternal

7. Unit Terkait: Semua unit di puskesmas 8. Dokumen Terkait: A. Form Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen B. Daftar Induk Dokumen Internal C. Daftar Dokumen Eksternal D. Daftar Pengendalian Dokumen Internal E. Form Penyerahan Dokumen F. Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman 9. Rekaman Historis Perubahan

12

Contoh Pengendalian Dokumen: DAFTAR PENGENDALIAN DOKUMEN POLI UMUM

TANGGAL NO

NAMA DOKUMEN

NO DOKUMEN

BERLAKU

STATUS REVISI

JML HAL

DISTRIBUSI DOKUMEN 1

2

PU

PG

3 KIA

4

5

6

7

8

9

10

LAB

IMUN

PERS

UGD

RI

MTBS

Kesling

1

SOP Persiapan Pelayanan Poli Umum

1.11.2009

1

3

√

2

SOP Pelayanan Poli Umum

1.11.2009

1

4

√

3

SOP Pembuatan Resep di Poli Umum

1.11.2009

1

3

√

√

4

SOP Penanganan Demam Berdarah Dengue

1.6.2009

1

4

√

√

5

SOP Penanganan Diare

1.6.2009

0

3

√

√

6

SOP Post Pelayanan Poli Umum

1.6.2010

0

2

√

7

SOP Alur Pemeriksaan Pasien Secara Umum

2.1.2011

0

2

√

√

13

14