Form Ii 28_9_2007

Lớp Học kỳ Nhóm Tên tài liệu Ký hiệu tài liệu

C0608M DISM 4 (Thái Hà, Ngọc Sơn, Ngọc Tú, Duy Thuận,Đức Sơn) Customer Requirements Form No.2 / CRS / Ver 1.0

Xác định yêu cầu khách hàng A. Các chức năng của hệ thống Để đảm bảo được nhiệm vụ của bài toán đặt ra, hệ thống cần phải có những chức năng sau: Quản lý đặt hóa đơn hàng; Quản lý nhập, xuất, lưu kho; Quản lý nhóm và danh mục hàng; Quản lý hàng; Quản lý bảo hành; Tổ chức dữ liệu; Hệ thống báo cáo kho, Quản lý người dùng, Tìm kiếm, Sao lưu và phục hồi dữ liệu 1. Quản lý mua hàng Khi khách hàng đến cửa hàng đặt mua sản phẩm, họ sẽ được nhân viên của cửa hàng tư vấn việc lựa chọn linh kiện, loại máy tính, trạng… Sau khi khách hàng đã đồng ý chọn sản phẩm, họ sẽ được đưa đến nhân viên kế toán của cửa hàng để làm phiếu xuất kho, đồng thời giao tiền ngay tại đây. 2. Quản lý xuất kho Tại kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra tính chính xác và trung thực của phiếu xuất đồng xác định vị trí của hàng theo tổ chức của không gian kho để lấy hàng giao cho khách. Sau khi hàng được giao nhân viên quản lý sẽ đóng dấu và yêu cầu khách hàng ký tên vào phiếu xuất kho, nhận phiếu bảo hành và quá trình xuất kho hoàn tất, thông báo cho phòng kĩ thuật phục vụ khách hang nếu khách có yêu cầu. Ngoài ra, chức năng quản lý xuất kho còn cho phép cập nhật lượng hàng trong kho tại các thời điểm và có thể thống kê lượng hàng xuất theo các tiêu chí như: thời gian, tên hàng, chủng loại,… 3. Quản lý nhập kho Khi có quyết định nhập hàng từ phòng kinh doanh, người thủ kho sẽ kiểm tra thông tin của các kho và phiếu nhập hàng để quyết định sẽ nhập vào kho nào. Trước hết là kiểm tra địa điểm nhập hàng gần kho nào nhất, tiếp đến là kiểm tra không gian kho xem có đáp ứng được lượng hàng nhập không, nếu đáp ứng cả hai tiêu chí trên hàng sẽ được nhập vào kho có địa điểm phù hợp nhất, nếu kho không đủ chứa thì thủ kho phải tính đến chi phí để nhập hàng vào nhiều kho cho đỡ tốn nhất khi quá trình hoàn tất phiếu nhập hàng sẽ được gửi cho người giao hàng.

Nhân viên giao hàng sẽ đưa hàng đến kho đã được xác định để làm thủ tục nhập hàng vào kho, tại kho nhân viên quản lý sẽ nhập thông tin từ phiếu nhập và kiểm tra xem hàng có chính xác hay không tiếp đó sẽ xác định vị trí kho để lưu hàng, quá trình nhập hàng hoàn thành nhân viên quản lý sẽ ký vào đơn đã nhận hàng. Chức năng quản lý nhập kho cũng cho phép người quản lý có thể cập nhật được lượng hàng trong kho tại các thời điểm đồng thời có thể thống kê lượng hàng đã nhập theo các tiêu chí như: thời gian, tên hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp,… 4. Quản lý hàng hoá lưu kho Theo không gian của kho, mỗi mặt hàng sẽ được sắp xếp theo 1 vị trí khác nhau, trong đó hàng có thể được sắp xếp theo ngăn, kệ, giá. Chức năng sẽ cho phép người quản lý có thể quản lý hàng hoá theo vị trí của nó dựa vào mã ngăn, mã kệ, mã kho. Tại bất kỳ thời điểm nào khi nhập hàng thì chi tiết của mặt hàng đó sẽ hiện ra cùng với vị trí tương ứng của nó trong kho giúp cho quá trình xuất nhập dễ dàng. Hệ thống phải đảm bảo danh sách hàng hoá tồn kho sẽ luôn được cập nhật mỗi khi có nghiệp vụ xuất, nhập xảy ra, đồng thời có thể thống kê lượng hàng trong kho theo các tiêu chí như: nhà cung cấp, nhóm hàng, tên hàng,… Ngoài ra hệ thống sẽ đưa ra các lời cảnh báo mỗi khi kho sắp hết hàng hoặc trong kho hết chỗ chứa hàng. 5. Quản lý nhóm và danh mục hàng hoá Khái niệm nhóm hàng hóa chỉ thuần túy mang ý nghĩa quản lý, không ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm. Người sử dụng hoàn toàn có thể sử dụng 1 nhóm duy nhất cho tất cả các hàng hóa của mình. Tuy nhiên, để thuận tiện cho quản lý và thống kê báo cáo, nên phân chia hàng hóa làm 2 mức: nhóm hàng và loại hàng. Người dùng (ở đây là nhân viên được cấp quyền hoặc quản trị) sẽ có các chức năng: thêm, sửa và xóa nhóm hàng. Việc xóa nhóm hàng nên tránh vì nó sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu của các mặt hàng tương ứng trong nhóm hàng đó. 6. Quản lý hàng hóa Việc quản lý hàng trong kho là công việc thiết yếu cần phải có, người dùng có thể liệt kê tất cả các mặt hàng theo tiêu chí đã chọn như: Nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp,… Ngoài ra người dùng có thể sửa được thông tin của 1 mặt hàng cụ thể trong kho qua chức năng cập nhật hàng. Người dùng cũng có thể dùng chức năng xóa hàng để xóa 1 mặt hàng nào đó, trừ khi mặt hàng đó công ty không kinh doanh hoặc vì nó thật sự không cần thiết hãy sử dụng chức năng này vì nó sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo về kho. Các mặt hàng trong kho đều có mã riêng để phân biệt với các loại khác, ngoài ra mỗi mặt hàng còn được đánh số theo số Serial nhằm dễ quản lý về thời gian bảo hành. Ví dụ như, MLG21040506W24 có thể hiểu là Monitor LG 21'' được nhập ngày 04/05/2006 và thời

gian bảo hành là 24 tháng. Mã hàng cũng có cách đánh tương tự nhưng sẽ đơn giản hơn vì không thể hiện thời gian nhập và bảo hành. Ví dụ: MAHDD80S tương ứng với ổ cứng Maxtor SATA 80 GB. 7. Quản lý bảo hành sản phẩm Khi khách hàng mua sản phẩm của cửa hàng, họ sẽ được phát phiếu bảo hành gồm các thông tin như: ngày mua, tên thiết bị, mã số, số lượng, … các thông tin này đều được lưu trong Cơ sở dữ liệu của hệ thống. Khi khách hàng có yêu cầu bảo hành sản phẩm thì nhân viên bảo hành sẽ dựa trên thông tin được lưu trong hệ thống để thực hiện chính sách bảo hành của công ty.Trường hợp sản phẩm mang đến bảo hành không phải là sản phẩm mua của công ty thì sẽ được đội ngũ kĩ thuật sửa dịch vụ. 8. Tổ chức dữ liệu hệ thống Dữ liệu hệ thống bao gồm danh mục các nhóm thông tin cần xác lập trước, thiết yếu phải có để đảm bảo hoạt động bình thường của hệ thống. Dữ liệu hệ thống ít biến động theo thời gian sử dụng phần mềm. Khi cần thiết cần phải bổ sung. Nếu xóa dữ liệu hệ thống mà đã được sử dụng trong các chứng từ đã phát sinh, dữ liệu quản lý trong chương trình có thể bị sai lệch. Các loại dữ liệu hệ thống bao gồm: Danh mục kho (mã kho, tên kho, người quản lý,…), Danh mục đơn vị tính (cái, chiếc, bộ,…), đơn vị tiền tệ (VNĐ, USA, EUR,…), Danh mục nhà cung cấp (mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ,…). Việc quản lý tổ chức dữ liệu hệ thống được thực hiện bởi quản trị hoặc nhân viên được cấp quyền, với mỗi loại danh mục trên thì hệ thống sẽ có các chức năng như: thêm, sửa và xóa. Việc xóa danh mục là điều phải tránh vì nó sẽ tác động đến dữ liệu về hàng hóa (các thông tin về hàng hóa có trong danh mục đó sẽ bị xóa). 9. Quản lý người dùng Việc quản lý người dùng nhằm tăng tính bảo mật, trong hệ thống thì "Admin" là người có quyền cao nhất với tất cả các chức năng của phần mếm. Tài khoản này không thể xóa và là duy nhất trong hệ thống. Đối với những người dùng khác, hệ thống có chức năng phân quyền theo từng menu, nhiệm vụ của từng người dùng. Mỗi người dùng sẽ có 1 Account, account này do Admin cấp. Thông tin về 1 Account bao gồm: Tên người dùng và mật khẩu. Sau khi khởi tạo người dùng, Admin sẽ phân quyền cho account đó, người dùng sẽ chỉ có quyền mà quản trị cấp. Ngoài ra Admin có thể sửa thông tin hoặc xóa Account tồn tại trong hệ thống.

Admin và người dùng trong hệ thống có thể thay đổi được mật khẩu thông qua chức năng đổi mật khẩu, khi đổi mật khẩu, người dùng sẽ phải nhập vào mật khẩu cũ, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu mới, nếu dữ liệu hợp lệ thì việc thay đổi mật khẩu hoàn tất. Trong trường hợp bị mất mật khẩu, người dùng có thể đến gặp Admin để xin cấp lại. 10. Báo cáo thống kê Hệ thống mẫu biểu báo cáo giúp người quản lý có thông tin đầy đủ về: tình hình bán hàng, doanh thu, tình hình nhập - xuất hàng hóa, tình trạng của hàng trong kho… Hệ thống sẽ có những loại báo cáo sau: Báo cáo doanh thu, Báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo về danh mục hàng, báo cáo về danh mục nhà cung cấp và khách hàng, báo cáo hàng tồn, bảo hành. Để xem được báo cáo, bạn phải chọn loại báo cáo và có thể thêm 1 số thông tin cần thiết về báo cáo đó. Điều kiện thời gian để lập báo cáo có thể chọn một trong hai chế độ: Theo tháng, quý, 6 tháng, năm hoặc theo thời gian cụ thể. Giá trị ngày bắt đầu phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc. Nếu bằng, báo cáo lập trong một ngày. Ngoài ra thì giá trị ngày tháng cũng phải cùng trong 1 năm vì hệ thống quản lý dữ liệu theo năm Chức năng quản lý báo cáo còn có chức năng in ra báo cáo, sau khi hệ thống sinh ra báo cáo, người dùng có thể xuất báo cáo đó ra theo dạng Word hoặc Excel rồi mới in ra. 11. Sao lưu và phục hồi dữ liệu Quản trị có thể sao lưu hoặc phục hồi dữ liệu tại bất kì thời gian nào. Thường thì việc đó xảy ra vào cuối kì hoặc khi gặp sự cố. Việc sao lưu dữ liệu sẽ làm cho lượng dữ liệu mất mát do sự cố máy tính là ít nhất.