Expo Sic Ion Control Joel Lucho

2009 ROSARIO

JOEL LUCHO LICENCIATURA EN MERCADOTECNIA 28/11/2009

PROFESOR: JUAN ANTONIO TRIANA

CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

TEMARIO DE EXPOSICION JOEL LUCHO ROSARIO 5.6 ETAPAS DEL CONTROL 5.7 CARACTERISTICAS DEL CONTROL 5.8 CONTROL POR AREAS FUNCIONALES 5.9 TECNICAS DE CONTROL

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LO BASICO Consideraciones para establecer un sistema de control Tipos de medición: Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser: •

Estándares históricos: Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización.

•

Estándares externos: Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.

•

Estándares de ingeniería: Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes

•

El número de mediciones: El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a cómo y cuándo ejecutarlo.

•

Autoridad para establecer medidas y estándares: Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas.

•

Flexibilidad de los estándares: Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.

•

Frecuencia de la medición: La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas. •

Dirección de la retroalimentación: La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.

ETAPAS DEL CONTROL Establecimiento de Estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos. Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Corrección Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

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Factores que comprenden el control Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. a) b) c) d)

Cantidad. Tiempo. Costo. Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. • • •

•

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control Cantidad Tiempo Costo Calidad Presupuestos

Estudios tiempos

de Presupuestos

Evaluación de la actuación

Estimaciones

Fechas límite

Costo por metro Pruebas cuadrado psicológicas

Productos

Programas

Costos estándar

Inspecciones

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO terminados

visuales

Unidades vendidas

Tiempo máquina

Unidades rechazadas

Medición trabajo

- Pronósticos del Contabilidad

Coeficientes Rendimiento del personal

Inventarios personal

de Procedimientos

Productividad

Informes

Medición trabajo

del Estándares

Rendimiento s/inversión

Procedimientos

Pronósticos Control inventarios

Estándares de

Calificación méritos

de

CARACTERISTICAS DE CONTROL Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como: • Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma. • Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada. • Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad. • Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos. • Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados. • Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos. • Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella. • Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado mas que a coaccionar. • Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa. • Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio. LICENCIATURA EN MERCADOTECNIAPágina 7

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CONTROL POR AREAS FUNCIONALES Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como: Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas. Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc. Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén. Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores. b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material. d) Determinación del punto de pedido y re-orden. e) Comprobación de precios. Control de mercadotecnia. LICENCIATURA EN MERCADOTECNIAPágina 8

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas establecimiento de este control. La función de medir la actuación de la fuerza de ventas en pronosticadas y adoptar las medidas correctivas

son esenciales para el este sistema sirve para relación con las ventas adecuadas.

Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones.

TIPOS DE CONTROL Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La LICENCIATURA EN MERCADOTECNIAPágina 9

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran. Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

TECNICAS DE CONTROL . Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: ✔ Contabilidad ✔ Auditoria ✔ Presupuestos ✔ Reportes, informes ✔ Formas ✔ Archivos (memorias de expedientes) ✔ Computarizados ✔ Mecanizados ✔ Gráficas y diagramas ✔ Proceso, procedimientos, Gannt, etc. ✔ Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. ✔ Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. ✔ Métodos cuantitativos ✔ Redes ✔ Modelos matemáticos ✔ Investigación de operaciones ✔ Estadística ✔ Cálculos probabilísticas A continuación describiremos algunas de ellas: LICENCIATURA EN MERCADOTECNIAPágina 10

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Reportes e informes Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Para diseñar un informe se considera: Unidad del tema ✔ Concentración sobre las acepciones ✔ Claridad y concisión ✔ Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales ✔ Equilibrio entre la uniformada y la variedad ✔ Frecuencia de los reportes ✔ Evaluación de la información

Administración por objetivos: Ha de resaltar que no constituye una técnica o sistema totalmente novedoso, sin embargo ha enfocado realidades muy antiguas y trascendentales. La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por ejemplo el control presupuestal. • Principios generales de la administración por objetivos: La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse. Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos. La administración por objetivos se aplica a los jefes o administradores de todos los niveles. Consiste realmente en un medio para medir su verdadera aportación. •

Descripción general del sistema: El requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general. 2. Ordinariamente deben operar por años. 3. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos en estándares. 4. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre todo en la organización de la empresa. 1.

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 5. Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u objetivos. 6. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados. 7. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá problemas. De lo contrario de deberá estudiar el caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada uno mejor sus metas o reorganizar las existentes. 8. Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el jefe superior y sus jefes subordinados inmediatos, pueden crear la necesidad de modificar o ajustar los objetivos generales, lo que en realidad constituye una línea de retroalimentación. 9. Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado. Deben pedirse y analizarse las razones por las que no se pudo obtener lo señalado. 10. Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas. 11. Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente período. • Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin. Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades. • Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros.

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Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program

Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT/costo. • La técnica CPM: Simultáneamente con el estudio del método PERT, aunque de forma independiente, las compañías Dupont de Niemours, y Remington Rand, buscaban un procedimiento que les permitiera resolver problemas típicos de programación. Llegaron al resultado de redes de actividades, como en el caso del PERT, por lo que la primera fase del CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos, para lograr un mínimo costo. Se podría definir como la técnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible. • La técnica RAMPS: Es el más reciente entre los métodos de Ruta Crítica. Su nombre se forma también de las siglas Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia. Además de las ideas e instrumentos comunes a PERT y PCM, introduce conceptos de competencia entre varias actividades, que utilizan los mismos recursos a la vez, y que permiten programar dichos recursos en conjunción al programa de actividades. Es posible comparar los costos de diversas alternativas en proyectos, identificar los recursos más efectivos, y es factible, a través del uso de una computadora electrónica, hacer evaluaciones del progreso y perspectiva de trabajo en un momento determinado según opinión de la oficina en México de la firma inventora.

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CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Auditorias El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorías: las externas y las internas. • Auditorías externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoria externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están terminados. Auditorías internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Además sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias también puede variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa. •

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