Event Organiser.docx

EVENT ORGANISER Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event, Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk & susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (Venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spek produksi acara. Pada hari pelaksanaan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan.Membuat laporan hasil pelaksanaan & evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. Event organiser dijalankan antara lain oleh: Producer       

Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event (sponsor) Membuat rencana & strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat & efisien Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artist, sponsor dan subordinat. Bertanggung jawab atas kwalitas, kelancaran acara serta operational seluruh kegiatan pertunjukan Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi & laporan

Dalam pelaksanaan tugasnya Producer dibantu antara lain oleh : 1. General Affairs  Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis  Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H  Mennyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evalusai  Memeriksa semua kesiapan supplier sarana dan pra sarana pendukung event 2. Finance  Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan  Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event , dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event  Membuat perkiraan kelancaran arus dana (Cashflow – Cash in/Cash out)  Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo  Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan  Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cash flow beserta bukti pembayaran 3. Traffic  Mengumpulkan dan meng update seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan event  Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event  Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event  Merangkum informasi & jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian (panitia), manajemen artis , manajemen venue serta petugas resmi ( Polisi, PMK, Amb )

PRODUCTION DIVISION Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (Panggung, Lampu,Sound sistem, Generator dsb ) serta tenaga kerja produksi. Diperlukan data yang lengkap mengenai spek serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (Venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, Load In/ Load Out, soundchek, showtime dsb) Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Production Manager     

Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, load in sampai load outBerkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara diatas panggung, mulai dari sound chek, rehearsal dan show

Stage Manager         

Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung & pengisi acara Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan diatas panggung Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan Production manager serta pengisi acara / management artis Berkoordinasikan dengan Prod Man dan Talent Coord dalam hal teknis, materi dan susunan Mengawasi / memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara Mempersiapkan segala kebutuhan & sarana pendukung di atas panggung selama pertunjukan Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis Menentukan dan mengontrol boleh /tidaknya seseorang berada di area panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan

Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage Hand Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan tugas :        

Menata seting panggung beserta peralatannya sesuai plot (letak) yang telah ditentukan Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan diatas panggung Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out) segala peralatan diatas panggung Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (airminum, handuk) Membantu pengamanan panggung jika diperlukan Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader yang menangani naik / turunnya peralatan dari truk ke panggung dan sebaliknya

Production Runners    

Membantu Prod Mng dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas Mengetahui dimana tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi Berkoordinasi langsung kepada Production manager untuk kebutuhan pengadaan

Production runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Prod Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak dilapangan,dan membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga , untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan yang tepat sesuai pesanan Back Stage facilities    

Membantu Production mng dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung Menidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung Memastiakan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baiK

Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dsb), tapi jika ada pembagian area belakang panggung secara spesifik (R artis, Kamar Ganti, R Prod ,R Makan, R Tunning dsb) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) di perlukan daftar kebutuhan setiap ruangan untuk dipergunakan sebagai cek list. Back Stage security        

Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton Menjaga area vital belakang panggung lainnya ( area kemnbang api , dress room dsb ) Mengamankan jalan masuk / keluar ke belakang panggung Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya 4 jam sebelum pertunjukan Berkoordinasi dengan Production manager mengenai area yang diamankan beserta jumlah alokasi personal Berkoordinasi dengan Production manager tentang sistem dan strategi pengamanan Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali

Sedangakan Stage Security lebih menangani keamanan selama pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara diatas panggung, serta mencegah/ mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di atas panggung. Stage security biasanya diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar acara.

Production Design Team Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain pertunjukan, Production manager dibantu oleh suatu team desain yang d ikoordinasikan oleh seorang Production Designer) sesuai kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer mis: 1. Lighting Designer Mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dsb) sesuai karakter pengisi acara Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya) sesuai dengan permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spek jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yang memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara Sedangkan orang orang yang menangani antara lain :  Lighting Operator:  Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya  Menangani proses pemograman lampu & focusing (pengarahan cahaya)  Mengoperasikan ligting board / console selama pertunjukan berlangsung  Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik  Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan  Memberikan aba aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot)  Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara llain adalah:  Menagani pemasangan rigging (konstruksi dasar menara lampu) system sesuai kebutuhan  Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger)  Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkan lighting plot  Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer ( alat pengatur kekuatan cahaya )  Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger)  Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik  Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tatacahaya 2. Sound Designer Merancang tata suara (jenis& karakter suara sesuai karakter pengisi acara Artistic & Scenic Designer merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dsb, sesuai tema pertunjukan Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak penyelenggara , biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spek pengisi acara dan skala pertunjukan, pada umumnya tatasuara mencakup antara lain : speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor panggung, sidefill, mic, assoseriess, kabel pelengkap, microphone dsb. Sedangkan orang yang menangani antara lain:  Sound Operator  Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning, balancing, soundcek , rehearsal , dan pertunjukan  Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara

 Mengakomodir permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara yang dinginkan  Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan  Berkoordinasi dengan Production Manager mulai persiapan sampai pertunjukan Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Sound Engineer, dan Sound Technician / Crew yang tugasnya antara lain:       

Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan Memasang Instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas panggung Memastikan setiap peralatan tatasuara yang di pasang berjalan baik Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan

3. Multimedia Designer Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat & skala prod,serta manajement artis (tema & karakter pertunjukan).Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara. Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier, perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat berasal dari stu supplier atau lebih, tergantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut, Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas tanggung jawabnya. Stage: menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama & panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang telah ditentukan. serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan finishing panggung (cat, karpet) juga pemasangan backdrop (penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dsb) jika panggung tersebut di desain sesuai tema dan dilengkapi dengan elemen artistic (property, scenic dsb) maka biasanya stage supplier terlibat dalam pembuatandan pemasangan. Sedangkan orang yang menangani pembuatan panggung antara lain: Stage Builder Supervisor      

Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah ditentukan Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan

Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area belakang panggung jika fasilatas tersebut tidak tersedia, berbentuk ruangan (R ganti, R artis, R produksi, R makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara.

Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang dibutuhkan untuk menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik, biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrik untuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dsb), untuk keamanan sumber listrik di haruskan memasang generator dengan kapasitas 20%-30% diatas kebutuhan, juga biasanya dipersiapakan generator cadangan untuk mengantisipasi kekurangan kerusakan supli generator utama , Sedangakan orang orang yang menangani generator antara lain : Generator Operator:      

Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting, sound dsb) Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan

Dalam penanganan instalasi listrik Operator dibantu oleh Generator technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaiki kerusakan , menyediakan bahan bakar untuk waktu pemakaian yang telah ditentukan. Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api ,yang penempatan dan jenisnya serta waktu pengatifannya telah di rancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api ( unsur bahan peledak),maka penempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan,dalam mengoperasiannya dapat di picu secara elektrik maupun manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain: Pyrotechnics Operator  Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan  Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu peralatan lain  Berkordinasi dengan Venue manager mengenai lokasi (venue) yang dipakai  Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara  Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan Dalam pemasangan isntalasi kembang api dibantu oleh Pyrotechnic crew yang juga bertugas mengamankan area kembang api dari orang orang yang tidak seharusnya berada disekitarnya (pemasangan rambu bahaya, pita dsb), memastikan daerah jatuhnya kembang api aman dari orang (terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam untuk mengantispasi kebakaran.

Multimedia: memasang layar multimedia sesuai letak yang telah ditentukanmenempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar harus penempatan, teknis penempatan (di atas scaffolding, digantung) dan konstruksi & bentuk, jika pertunjukan di adakan ditempat terbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi. Multimedia dapat berupa kombinasi media yang berupa tampilan (visual) dalam bentuk film,slide, gambar, transparasi, slidedsb )dapat berupa kombinasi media.Multimedia memperkuat (secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide & film disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan . Sedangkan orang yang menangani antara lain: Multimedia operator  Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor & layar ditempat yang tepat dan aman (konstruksi & cuaca)  Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai skenario  Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik  Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan pertunjukan Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor di laksanakan oleh crew yang juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan proyektor & layar secara aman

FRONT OF HOUSE DIVISION Adalah divisi / bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa pihak (Pengelola Lokasi , Polisi , petugas perijinan, penonton dsb ) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (Venue), kota dimana venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping & data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang. Front of House Manager             

Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dll) Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara Menghitung jumlah tenaga kerja (Doorman, Ticket Takers, Usher, Securiti) yang dibutuhkan Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dll) Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam & teknis pengunaan pemadam Berkoordinasi dengan PPPK & Paramedik mengenai penempatan posko, Ambulans dan penanganan yang membutuhkan Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan renpam pada hari pelaksanaan Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan

Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue facilitator yang bertugas antara lain:  Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara  Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan  Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC, Rambu 2 pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll)  Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area prod, penonton, posko, PMK & PPPK dsb)  Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton, area parkir dll)  Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi (Baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dll ) dilokasi  Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukan

Field Security Coord  Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan  Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan  Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara  Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan  Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan renpam  Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H  Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara  Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field Security yang tugasnya antara lain  Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan  Memeriksa ID / Tiket yang menjadi tanda masuk area tertentu  Menjalankan Instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord  Dilarang meninggalkan area yang menjadi tanggung jawabnya  Berkoordinasi dengan Field security coord jika terjadi gangguan keamanan didaerah tanggung jawabnya Ticket Takers Coord            

Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Spv & Ticket Takers di lokasi Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton Berkoordinasi dengan Coord lain (Doorman, Usher) mengenai penempatan tiket takers disetiap pintu Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket Mengawasi pekerjaan ticket takers disetiap pintu/sector yang telah ditentukan Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu / sector yang menjadi tanggung jawabnya Membantu tiket takers yang menemui masalah dalam tugasnya Memastikan tiket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan tiket

Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton disebut Ticket Takers yang tugasnya adalah :       

Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada spv Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint) Berkonsultasi dengan tiket takers supervisor jika menemui masalah tiket

Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan tugas: Doorman Coordinator       

Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Spv & Doorman di lokasi acara Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi Memberikan komando saat pintu penonton dibuka Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan Doorman di setiap pintu  Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan arus penonton Untuk mempermudah pengawasan pintu sorang Doorman coordinator dapat dibantu beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya Doorman Supervisor  Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan  Mengatur mengawasi arus buka / tutup pintu penonton  Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk  Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton  Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai di buka  Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah Doorman  Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian  Memastikan penonton tidak membawa barang 2 yang dilarang masuk ke area pertunjukan  Mengamankan barang terlarang / berbahaya untuk diserahkan kepada petugas keamanan  Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada petugas kemanan  Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/ Coord  Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton

Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan penonton ke tempat yang benar, juga akan dikoordinasikan oleh seorng Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas: Usher Coordinator      

Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau sektor  Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton

Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas  Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu / sector yang telah ditentukan  Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket yang dimiliki  Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton  Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk  Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan penonton Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya    

Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan penonton

TALENT TREATMENT DIVISION Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara (diluar kebutuhan pertunjukan) mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah : Talent Treatment Coord            

Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi acara Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out) Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll) Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunya Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara

Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh : Talent / Artis Security  Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan  Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di pakai oleh pengisi acara  Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun venue  Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota, dalam kota, Hotel-Venue-Hotel)  Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show time)

Talent /Artis Transportation  Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan)  Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang & barang)  Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya  Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya  Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan operasional  Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas transportasi  Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acara Talent / Artis Runners     

Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis) Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis

Talent / Artis Doctor    

Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis Mendampingi artis selama sound chek dan show time Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau kecelakaan yang dialami pengisi acara  Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut diatas

IMPRESARIAT Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segala surat menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb). Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak. Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara lain      

Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis) Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait (Polisi) Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan

TICKETING DIVISION Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket, mulai dari pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket) system pemesanan, distribusi sampai penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing antara lain adalah Ticketing Coordinator              

Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan mendapatkan tiket acara Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada) Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan sobekan bukti tanda masuk penonton Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain: Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket PROMOTION DIVISION

Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion Manager dengan tugas Promotion Manager         

Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media Mengkoordinir kegiatan jumpa pers Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi

Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang, dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis (Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV

KERANNGKA GENERAL INFORMATION        

CLIENT EVENT THEME ARTIST VENUE SHOWDAY SHOW TIME PROD SPEC

GENERAL SCHEDULE       

MOU CONTRACT PRE PRODUCTION SURVAY PRODUCTION EVENT REPORT EVALUATION

BUDGET     

GENERAL BUDGET PRE/PROD/POST BUDGET CASH FLOW TICKET SALES ESTIMATION TERM OF PAYMENT

PRODUCTION  SHOW SPECIFICATION  TECHNICAL RIDERS VENUE DATA  PROD AREA  STAGE AREA PROD PLAN  DESIGN & CONSTRUCTION  STAGE PLOT  LIGHTING PLOT STAGE PLAN  TOP ELEVATION  SIDE ELEVATION  FRONT ELEVATION

PROD SCHEDULE     

ON THE ROAD LOAD IN/LOAD OUT SOUND CHECK/REHEARSEL SHOW TIME SHOW RUNDOWN

FRONT OF HOUSE           

CITY MAP / VENUE AREA MAPPING VENUE DATA VENUE MAP VENUE FACILITIES MAN POWER PLAN FIELD SECURITY PLAN PROD AREA MAP AUDIENCE ENTRANCE MAP PARKING AREA MAP ADDITIONAL AUDIENCE LIGHT FOH WORKING SCHEDULE

TALENT TREATMENT       

CONTRACT RIDERS ARTIST TEAM – TALENT / MANAGEMENT/ CREW ARTIST SCHEDULE ACCOMODATION DATA & ROOM LIST ARTIST TRANSPORTATION SCHEDULE ARTIST CONTRACT ADDITIONAL ARTIST DATA

PROMOTION    

PROMOTION PLAN MEDIA PLAN PROMOTION SCHEDULE PROMOTION DESIGN

IMPRESARIAT    

EVENT PERMIT VENUE PERMIT POLICE PERMIT CENCORSHIP

TICKETING     

TICKET DESIGN MOU / CONTRACT TICKET BOX DISTRIBUTION SCHEDULE – VOUCHER / TICKET TICKET BOX CONTROLL SCHEDULE TICKET BOX SALES FORM

SURVAY & MAPPING Survay & mapping adalah bagian dari pra produksi, setelah diolah akan berguna bagi semua divisi, karena hasil survay akan menjadi pedoman rencana kerja di lapangan. Begitu juga dengan mapping akan menjadi pedoman untuk mengalokasikan area kerja dan penempatan tenaga kerja, pos, parkir, pemadam, ambulans, area produksi dll. Oleh karena itu Survay & Mapping diharapkan dapat memberikan informasi keadaan setempat. Survay & Mapping sangat vital dalam lancarnya suatu rangkaian tur. Dengan rincian tugas sebagai berikut SURVAY  Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan, beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)  Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan (jembatan, trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi, jembatan timbang dll)  Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel (beserta rute alternatifnya)  Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan pemakaian venue  Pemilihan ticket box (jika tiket dijual)  Agent perekrut tenaga kerja lokal  Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll)  Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak, elektronik) VENUE MAPPING  Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama menuju venue dan jalan alternatif lainnya  Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran, bank, tempat ibadah, pom bensin dll)  Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor polisi, pemadam dsb)  Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans, pemadam, penonton, EO)  Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue  Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari pertunjukan  Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai (produksi, keamanan, artis, EO dsb)  Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko keamanan, PPPK, prod office, information desk, venue ticket box, engginering room, toilet, dress room, dll)  Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital yang harus di jaga  Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan  Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu masuk dsb  Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara  Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya  Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat  Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta

TICKET BOX     

Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak) Petugas yang bertanggung jawab mengontrol Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap pertunjukan/ tiket box) Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan

PROMOSI LOKAL       

Jadwal promosi terkait jadwal acara Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk, banner dsb) Radio network yang menjadi partner media promosi Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi Koordinator wartawan media peliput Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers dsb) Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local

REKRUTMEN STAFF & CREW LOKAL     

Identifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/ pagelaran setempat Data staff & crew yang akan bekerja Tugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (job des) Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasi lapangan dan jadwal mulai bertugas Jumlah tenaga kerja dan standard bayaran yang diterima

ORGANISER BASE CAMP    

Data Base Camp (Alamat, no tel/fax, email, kotntak) Data staff atau crew local yang membantu di base camp Jadwal Operasional base camp (kontrak & lama pemakaian tempat) Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel, listrik, ruang dll)

GOVERNMENT      

Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat, telefon/HP) Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin dll Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan pusat) Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local

INFORMASI UMUM     

Geografi kota yang dituju Demografi penduduk kota yang dituju Populasi penduduk kota yang dituju Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju