Etude De Cas En Foad

Master AIGEME 2007-2008 Aspects organisationnels et conduite de projet FOAD

ETUDE DE CAS Vous avez une expérience de formateur au sein du milieu bancaire et une de vos dernières actions de formation a été remarquée par le directeur de votre organisme. Ce dernier souhaite proposer à sa direction générale un projet d'un dispositif de FOAD permettant de former rapidement plusieurs centaines de salariés du groupe. En effet, vous avez développé une formation à l’utilisation d’un logiciel spécifique qui peut intéresser de nombreuses agences, dispersées sur toute la France. Afin de donner à votre directeur les éléments qui lui permettront de persuader la Direction Générale de l’intérêt du projet, il vous demande de rédiger une note de 2 ou 3 pages. Vous devez vous attacher à développer tous les arguments qui peuvent dans une telle situation mettre en évidence l’intérêt d’un dispositif de FOAD. Au delà des quelques éléments de base que nous vous avons communiqués sur ce projet, vous avez toute liberté pour donner des caractéristiques complémentaires à la situation. L’objectif de ce devoir est de mesurer votre capacité à démontrer la pertinence d’un projet de FOAD en tant que réponse à une demande particulière de formation.

Anne-Charlotte Chaput

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Master AIGEME 2007-2008 Aspects organisationnels et conduite de projet FOAD

Pour une meilleure gestion de la formation au sein du groupe Introduction Analyse de l’existant (gestion de la formation au sein du groupe) et des grandes tendances et solutions adoptées par nos concurrents. (Commencer par quelques données chiffrées : dépenses de formation, nombre de salariés formés par an ou nombre moyen de journées de formation par salarié par an, etc.) Analyse des besoins La complexité de notre secteur d’activité et de nos différens cœurs de métiers nécessitent l’implémentation et l’utilisation de nombreux logiciels parfois très spécialisés. Les utilisateurs ont donc besoin de suivre régulièrement des formations en fonction de l’évolution de ces logiciels (nouvelles fonctionnalités). Ainsi, nous avons récemment développé au sein de notre organisme une formation à l’utilisation du logiciel X, déployé sur l’ensemble du groupe. Le feedback que nous avons reçu de la part des participants suite à cette formation a d’ailleurs été très positif. Cette action de formation répond à un besoin de formation qui dépasse le cadre d’une seule agence et peut en effet intéresser de nombreuses agences de notre groupe. Toutefois, notre mode actuel de gestion de la formation ne nous permet pas de former rapidement plusieurs centaines de salariés du groupe dispersés sur toute la France, sans engager des coûts importants de déplacement et de formation : soit en mobilisant plusieurs formateurs pour une intervention dans les différentes agences, soit en rassemblant tous les salariés concernés en un même lieu. Il est difficile de rentabiliser une telle solution sur une période donnée dans la mesure où les coûts moyens de formation engagés (par salarié) à chaque nouvelle session de formation restent du même ordre de grandeur. Offre de fomation classique ou dispositif de FOAD ? Alors que dans les formations classiques la formation est en général centrée sur un lieu (un centre de formation) et un temps (organisé à l’avance), en Formation Ouverte et A Distance, les lieux et les temps sont multiples (chaque apprenant construit en partie son emploi du temps, peut travailler sur son poste de travail). Cela constitue un réel avantage pour l’entreprise et pour les salariés.

Anne-Charlotte Chaput

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Master AIGEME 2007-2008 Aspects organisationnels et conduite de projet FOAD Les facteurs décisifs du choix d’un dispositif de FOAD La mise en place d’un dispositif de FOAD permettrait de : • • •

former des publics dispersés dans différents lieux géographiques former plus de salariés avec un même budget motiver les salariés à devenir acteurs de leur formation.

Souplesse et adaptabilité du système : les salariés n’ont pas tous le même profil. La formation en ligne avec le recours à un service d’accompagnement plus individualisé (tuteurs) les aidera à progresser selon un rythme plus souple et ils auront davantage la maîtrise de leur parcours de formation. Acteurs de leur formation, ils seront plus « fidélisables » et se formeront plus volontiers en continu. Interopérabilité du système : un dispositif de FOAD s’interconnecte avec d’autres applications de l’entreprise (ex : l’annuaire des salariés) et permet d’intégrer la formation et la documentation à l’ensemble du Système d’Information du groupe. Cela permet d’améliorer la qualité des processus et de simplifier la gestion de la formation d’un service à l’autre, dès lors que les données sont stockées dans un même référentiel. Rentabilité économique et gain de temps : Un dispositif de FOAD permet de former un grand nombre de salariés en même temps, sans avoir à prendre en charge des coûts de déplacement et de formation pour chaque session organisée. Le matériel requis pour chaque participant consiste essentiellement en un PC multimédia (connecté à l’Intranet), équipé d’un casque avec micro et de quelques applications permettant la lecture de fichiers audiovisuels et animés. Une grande partie des séances de formation se fait sur le poste de travail du salarié lui-même. Le suivi et l’évaluation des participants par les formateurs sont facilités : les formateurs ont recours à différents médias pour communiquer et maintenir le lien avec les participants avant, pendant et après la formation. Les participants peuvent facilement contacter les formateurs, répondre à un questionnaire de satisfaction en ligne, déposer des messages sur un forum, etc. Enfin, il est possible de réutiliser des des données stockées sur la plateforme pour une meilleure évaluation du dispositif : les données sur les participants (note/évaluation, activité en ligne/temps passé sur la formation, commentaires/feedback, nombre de formations suivies, etc.) sont de bons indicateurs.

Anne-Charlotte Chaput

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Démarche qualité et respect de l’environnement : Une plateforme Web s’appuie sur des ressources électroniques, telles que les supports de cours, les séquences interactives, les aides en ligne, mais aussi les messages sur les forums, les échanges lors de conversations type chat (écrit ou oral) entre participants et formateurs, etc. Toutes ces données sont stockées sur la plateforme d’apprentissage et d’échange, ce qui en qui facilite la gestion. Il devient dès lors possible de livrer de façon quasi instantanée des ressources, mais aussi de gérer les versions de ces ressources. Économie de papier et d’espace sur les postes de travail : un tel environnement numérique de travail permet d’accéder à la dernière version d’un document puisqu’il est désormais stocké en un lieu unique partagé. Ce qui incite les salariés à ne pas imprimer les supports de formation « à tout va » de peur de ne plus avoir accès au document ou de l’égarer. De plus, un dispositif FOAD privilégie l’apprentissage en ligne par la réalisation de séquences pédagogiques interactives avec des activités autocorrectives en ligne ne nécessitant pas le recours à des supports papiers. Des sessions en salle de formation peuvent être organisées à certaines étapes de la formation pour valider et vérifier l’acquisition des compétences et favoriser le maintien du dialogue entre les salariés et l’intérêt qu’ils portent à la formation. Industrialiser les bonnes pratiques : un dispositif de FOAD facilite l’harmonisation de l’offre de formation et de ses contenus, favorisant ainsi le développement des bonnes pratiques. Grâce à une mise en commun et une gestion harmonisée des ressources d’une part, et aux outils de collaboration et de communication mis à disposition d’autre part, ce type de dispositif de formation favorise l’harmonisation des pratiques et le partage des connaissances. La mise en place d’un dispositif de formation à distance permettrait à notre groupe de s’adresser à un public dispersé et plus important en nombre, faciliterait une individualisation de la formation et inciterait davantage chacun à devenir acteur de sa formation. Un tel dispositif s’inscrit dans une double perspective de qualité et d’efficacité, qui ne peut être que profitable à notre groupe.

Anne-Charlotte Chaput

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