Estagio Supervisionado I - Fsg

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INTRODUÇÃO

Esquadrias de Alumínio ************** atua no mercado de fabricação de esquadrias de alumínio há 18 anos, com sua infra-estrutura física e administrativa razoável, a empresa vem ganhando força no mercado competitivo. A maioria das empresas fecha suas portas nos primeiros anos por não saber a importância do setor financeiro, pois o objetivo desse setor é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido proveniente das atividades operacionais. Uma boa administração financeira permite que se visualize a atual situação da empresa no seu contexto financeiro, pois a falta dessa administração poderá acarretar prejuízo inerente ao desempenho da empresa. A metodologia utilizada para realizar o referido trabalho consiste em pesquisas bibliográficas em diversas obras relacionadas ao assunto, e levantamento de dados coletados durante a permanência no ambiente de estágio, abrangendo as áreas de finanças, marketing, aspectos de infra-estrutura física e administrativa, bem como as suas diretrizes, os dados obtidos foram analisados de forma qualitativa, visando descrever a situação da empresa junto ao mercado.

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1.

IDENTIFICAÇÃO DO ESTÁGIO

1.1.

DADOS DA EMPRESA

a) Razão social: b) Endereço: c) CNPJ: d) Fone/Fax: e) Ramo de atividade: f) E-mail: g) Site:

1.2.

DADOS DO ALUNO

a) Nome: b) Endereço: c) Fone: d) E-mail:

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2.

JUSTIFICATIVA DO ESTÁGIO

No mundo globalizado, o cenário atual da administração no Brasil é caracterizado por fortes influências nos moldes americanos e japoneses. Hoje vemos que algumas administrações tem tido êxito seja na agricultura, tecnologia etc., mas também é bastante comum à saída de novas e pequenas empresas do mercado, causada pela inexperiência e falta de informação de seus administradores. A empresa que estagie se localiza na cidade ***********************, é uma cidade que vem se transformando numa das cidades que mais crescem no Distrito Federal. O comércio local desenvolve-se rapidamente resultando a certeza do crescimento da cidade com geração de empregos. O trabalho realizado durante o estágio foi de fundamental importância, principalmente pela experiência adquirida no Setor Financeiro. Trata-se de uma empresa idôneo no mercado de Fabricação de Esquadrias de Alumínio. Portanto, foi importante vivenciar os seus processos referentes a rotinas da área financeira, bem como as atividades desenvolvidas como: contas a pagar e receber, liquidações, baixas de duplicatas, contatos com bancos, conciliações bancárias com lançamentos contábeis. Todas essas atividades foram desenvolvidas utilizando uma série de softwares e ferramentas que são utilizadas no mercado financeiro.

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3.

OBJETIVOS DO ESTÁGIO

Aprimorar conhecimentos do que foi aprendido em sala de aula e aplicar no estágio, pois a interação entre a teoria e a prática enriquece o saber com a realidade nos aspectos técnicos, profissional, cultural e social, mediante a aprendizagem e participação junto ao departamento financeiro da empresa concedente.

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REFERENCIAL TEÓRICO

4.1.

PLANEJAMENTO

O planejamento empresarial é um recurso fundamental que norteia e baseia o funcionamento responsável de uma empresa, por meio dele torna-se viável a estruturação do perfil empresarial, pois o planejamento bem como sua estratégia empresarial estudará os recursos disponíveis, as potencialidade da empresa, as competições de mercado, os riscos, as ameaças, a disponibilidade ambiental, e até mesmo a definição do serviço ou produto que será oferecido. Assim sendo, o futuro é incerto e inevitável, é importante observar o que acontece em seu ambiente, sendo criterioso na análise externa e interna da organização. Em função disso, algumas organizações preparam planos estratégicos específicos para o futuro, pois a falta de planejamento acarreta prejuízos inerentes à organização e o mercado. As empresas não funcionam na base da pura improvisação. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa , bem como a avaliação das forças e fraqueza da empresa, sua capacidade atual e potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes. Assim, a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. (CHIAVENATO, 2000: 145)

O planejamento requer planos específicos para se atingir os objetos principalmente quando envolve produtos e mercados, e necessários níveis de planejamentos, “... Dependendo da abrangência e do impacto que têm sobre a organização, eles podem ser classificados em três níveis principais: estratégicos, funcionais e operacionais.” (Maximiano, 2000: 196). Por meio de um planejamento estratégico, funcional e operacional a empresa ganha flexibilidade, utilizando seus pontos fortes para o desejado dos produtos e serviços juntos aos mercados e clientes. Nas citações de Chiavenato (2000: 145) e Maximiano (2000: 196) sobre o planejamento, ambos procuram mostrar que a organização deve planejar estrategicamente a longo prazo para encarar o futuro e seus efeitos seja ela externa ou interna da empresa, pois “planejar estrategicamente, de forma geral, significa raciocinar para o longo prazo (Maximiano, 1995: 215). O planejamento estratégico relaciona-se com os objetivos de longo

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prazo e com as maneiras de alcançá-las, os objetivos que a organização quer alcançar no futuro devem ser “projetado a longo prazo, pelos menos em termos de seus efeitos e conseqüências” (Chiavenato, 2000: 147). A empresa deve desenvolver planos específicos para os três níveis, a fim de atingir seus objetivos de longo prazo. Sabendo que é impossível prever todos os eventos e impor qual dos planos específicos irá modelar o futuro da organização.

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4.2.

ORGANIZAÇÃO

A organização é a ação responsável para organizar um sistema, pois “consiste em dividir cada tarefa em tarefas menores, atribuí-las a pessoas ou grupos e coordená-las entre si” (Maximiano, 1995: 254), garantindo eficiência nas unidades organizacionais e cargos, alcançando os objetivos propostos pela organização. Segundo Chiavenato “organização denota qualquer

empreendimento

humano

moldado

intencionalmente para atingir

determinados objetivos”. (Chiavenato, 2000: 201). Observar-se que as pessoas agem mutuamente para alcançar os objetivos estabelecidos. A organização pode ser entendida sob dois aspectos, a formal (organização planejada e formalizada) e informal (antagonismo) como uma unidade ou grupo, no qual as pessoas interagem entre si, para alcançar objetivos específicos. Esse fato é comum em toda a organização humana, permitindo alteração do que já está estabelecido, desde que beneficie a organização. No modelo formal é fundamental para os administradores compreenderem a importância dessa autoridade para validar suas decisões. Mas é necessário ter outros requisitos como competência técnica, relações pessoais e qualidades intrínsecas, pois conforme nos afirma o Chiavenato “o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração é estabelecer relações entre as atribuições de cada um deles”. (CHIAVENATO, 2000: 202). Sabendo que esse modelo tende a ser mais impessoal e rígido em seus segmentos. O modelo informal procura dar maior ênfase ao sistema social e as potencialidades das pessoas, pois tem sua origem na necessidade do indivíduo em conviver com os demais seres humanos. Esse modelo atribui confiança entre os superiores e os subordinados, a interação entre eles é aberto e intensivo, a comunicação nos níveis hierárquicos flui livremente. Maximiano (1995: 264), por exemplo, reforça a idéia do modelo informal quando escreve: A formalização pode, portanto, ser medida pelo grau de manualização – muito embora a existência de manuais não seja um indicador perfeito. Uma organização pode ter um grande número de normas não-escritas, mas que foram acordadas e são aceitas e seguidas por todos.

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Entende-se então que no modelo informal é bastante significativo, porque aparece invariavelmente em todas as organizações formais, a sua existência e bastante influente nos destinos de qualquer instituição. Para Chiavenato (2000: 202) e Maximiano (1995: 264), no que concernis à organização como uma função destinada a desempenhar finalidades específicas para alcançar os objetivos; enfatizam que o comportamento das pessoas depende do modelo.

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4.3.

DIREÇÃO

Na direção os planos devem ser conduzidos aos objetivos da organização, pois toda organização em seus níveis hierárquicos de sua estrutura necessitam a especialização da direção, ou seja, a distribuição e responsabilidade em cada um dos níveis da organização. Os principais meios de direção são: “comunicar, liderar e motivar [...] orientação, assistência à execução, comunicação, motivação”. (Chiavenato, 2003: 175). O administrador deve criar condições que proporcionem os meios de direção e envolver os empregados a executarem as tarefas (ou serviços) dentro do processo administrativo. Ainda conforme Chiavenato (2000: 285), a direção e que coloca o planejamento e a organização em funcionamento: É necessário que as atividades empresariais, as tarefas departamentais e as operações sejam cumpridas de acordo com o que foi planejado e organizado. E aqui entra a função de direção, predominantemente voltada para o desempenho das pessoas, já são as pessoas os recursos que verificam os demais recursos empresariais.

Observando os parâmetros de direção de uma organização, Chiavenato (2002: 127/8) se posiciona esclarecendo duas teorias, nas quais as empresas optam por um sistema de direção que seja compatível com a idealização da empresa, a saber: A Teoria X força as pessoas a fazerem exatamente aquilo que a organização pretende que elas façam, independentemente de suas opiniões ou objetivos pessoais A Teoria Y desenvolve um estilo de administração aberto, dinâmico e democrático, através do qual administrar torna-se um processo de criar oportunidades, liberar potencias, remover obstáculos, encorajar o crescimento individual e proporcionar orientação quanto a objetivos.

A outra teoria chamada Z fundamenta-se em idéias, experiências e comportamentos extraídos do estilo de administração japonesa e que despertaram interesses em inúmeros países, inclusive o Brasil, o sucesso dessa administração está ligada à valorização e motivação humana em contraste a tecnologia. Sobre esse assunto Chiavenato (2002: 130) destaca que:

[...] um conjunto de idéias, experiências e princípios extraídos do estilo japonês de administração, os quais devem ser considerados no cenário da cultura e das tradições peculiares ao Japão e que são completamente diferentes do nosso meio cultural. Na ocasião, o sucesso econômico do Japão e o elevado padrão de vida da sociedade japonesa despertaram o interesse dos demais países do mundo [...] O Japão passou a ser modelo ideal.

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Cada organização possui um estilo de direção que adere ou a teoria X ou teoria Y ou teoria Z, mas aos administradores cabem esses desafios, em optar com sucesso ao estilo que será vigorada na empresa, pois gerir, coordenar e delegar pessoas exige do administrador paciência e compreensão da complexidade humana. Outro autor a desenvolver estudos sobre o estilo de liderança e o Maximiano que classifica os comportamentos em: autocrático, democrático e liberal. A respeito desse aspecto conceitua Maximiano (1995: 372/3/4): Comportamento autocrático “correspondem ao uso propriamente dito da autoridade formal”. Comportamento democrático “pressupõem alguma espécie de influência ou participação dos subordinados no processo de decisão ou de uso de autoridade por parte do dirigente”. Comportamento liberal “o gerente ou líder transfere sua autoridade para os subordinados, conferindo-lhes poder de tomar decisões que os afetam e que afetam o próprio gerente ou líder”. Estabelecendo um paralelo entre as teorias: X, Y e Z de Chiavenato e os comportamentos: autocrático, democrático e liberal de Maximiano, observa-se que ambos denotam os três estilos de liderança sendo que na primeira as pessoas são apenas recursos para produção, desconsiderando, portanto, seus objetivos pessoais; na segunda se baseia, portanto, na administração moderna, levando em consideração os valores individuais, já na terceira é um modelo de administração participativa, as pessoas são valorizadas, motivadas e os empregos são estáveis mesmo em época de crise.

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4.4.

CONTROLE

É o processo administrativo responsável pela realização e modificação dos objetivos (quando necessários) afim de que se concretize o que foi objetivado no planejamento, pois “o planejamento sem controle, no mínimo, consegue fazer com que os planos não saiam do papel” (Maximiano, 1995: 421). O controle também pode ser entendido como o monitoramento de atividades diretas e indiretas realizadas de acordo com o planejamento, porém estas atividades são passíveis de mudanças e os objetivos podem ser repensados ou mesmo reestruturados. Para Chiavenato (1995: 262), o controle tem por finalidade:

[...] de assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados

Para acompanhar ou mesmo controlar o processo administrativo são utilizados variados tipos de avaliações sejam elas de forma qualitativa ou quantitativa, onde os resultados são estudados e analisados , o que poderá despertar no administrador responsável mudanças estratégicas que visem vencer etapas para que os objetivos se concretizem. O uso das informações coletadas possibilita uma avaliação do trabalho desempenhado e quando detectado a instabilidade ou o mau desempenho, uma ação de reestruturação que vise reforçar ou corrigir atividades que assegurem o sucesso torna-se evidentemente necessária, neste aspecto o controle deve ser atento.

De acordo com Chiavenato (2000: 347), o controle se divide em níveis, a saber: Assim, os controles podem ser classificados de acordo com sua atuação nesses três níveis organizacionais, isto é, de acordo com sua esfera de aplicação – em três amplas categorias: controles no nível institucional, controles no nível intermediário e controles no nível operacional.

A sua adequada aplicação diária sobre cada uma desses níveis é de suma importância para que se atinjam os resultados mais favoráveis evitando desperdícios. Para que a aplicação seja aceito, é necessário que as pessoas compreendam o seu objetivo e a sua importância participação desse projeto. Maximiano (2000: 468) afirma que “a aceitação do sistema de controle diz respeito tanto ao projeto do sistema em si, quanto à forma de implantação. As pessoas tendem a resistir, a serem controladas e a sabotar os sistemas de controle”. É necessário esclarecer o porquê estão sendo controladas, que percebam esse sistema como um processo importante para seu trabalho.

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Desse modo, Chiavenato e Maximiano citados acima, focalizam a importância de se manter um controle, pois uma empresa precisa estabelecer critérios de controle para cada nível, assegurando a possibilidade de sucesso bem como a segurança das atividades e projetos estruturados alcançando os objetivos que foram planejados, organizados e direcionados.

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5.

DESCRIÇÃO DA EMPRESA

5.1.

BREVE EVOLUÇÃO HISTÓRICA

A Empresa Esquadrias de Alumínio ************* tem 18 anos de história, nasceu na cidade ************* com o propósito de oferecer produtos com qualidade garantida, com passar dos tempos houve mudanças na sociedade, vindo o desequilibro financeiro, com o tempo foi necessário mudar de região e ser instalada na cidade ****************, com a nova sociedade e espírito renovador a empresa começou a reestruturar, tendo uma infraestrutura razoável, com poucas máquinas para trabalhar com precisão.

5.2.

INFRA-ESTRUTURA FÍSICA

A estrutura física da empresa matriz tem aproximadamente 100m² de área construída e constituída de uma sala, um banheiro e um espaço para a realização de suas atividades de fabricação e montagem.

5.3.

INFRA-ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

5.3.1. ORNOGRAMA DA EMPRESA

Sócio Diretor Geral

Departamento

Departamento

Departamento

Departamento

Administrativo

Vendas

Produção

Financeiro

DRH

Marketing

Montagem

Fornecedor

Instalação

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5.3.2. DESCRIÇÕES DAS FUNÇÕES

a) Sócio/Diretor – Assegura cumprimento da missão na empresa; estabelece estratégias operacionais; determina política de recursos humanos; coordena departamentos e supervisiona negócios da empresa. b) Departamento Administrativo – Executa serviço de apoio, atende os clientes, trata de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; prepara relatórios e planilhas; executa serviços gerais de escritórios. c) DRH – Tem a finalidade de escolher quem seja qualificado para trabalhar para a empresa diante de uma série de candidatos. d) Departamento de Vendas – Elabora planos estratégicos das áreas de comercialização e marketing. e) Marketing – Executar atividades de planejamento, concepção e concretização, que visam a satisfação das necessidades dos clientes, presentes e futuras, através de produtos/serviços existentes ou novos. f) Departamento de Produção – Fabrica diversas peças relacionadas a esquadrias de alumínio. g) Montagem – Executar as montagens das peças conforme os modelos apresentados. h) Instalação – Executar as instalações nos vãos onde os serviços estão sendo realizados. i) Departamento Financeiro - Organiza documentos e efetua sua classificação contábil; gera lançamentos contábeis, auxilia na apuração dos impostos, concilia contas e preenchimento de guias de recolhimento e de solicitações, junto a órgãos do governo; emite notas de venda e de transferência entre outras. j) Fornecedores – Atende os fornecedores e negociam os produtos.

5.3.3. QUADRO PESSOAL

a) Departamento Administrativo – 01 pessoa b) Departamento de Vendas – 01 pessoa c) Departamento de Produção – 06 pessoas d) Departamento Financeiro – 01 pessoa

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5.4.

INFRA-ESTRUTURA DO SETOR ONDE FOI REALIZADO O ESTÁGIO

O estágio que realizei foi na área financeira. As atividades desenvolvidas concentraram-se na Emissão de Notas Fiscais, Contas à Pagar, Contas a Receber, Conciliação Bancária, Fluxo de Caixa. Todas essas atividades foram desenvolvidas numa infra-estrutura de 15m², sendo ocupado nesse espaço físico uma mesa, duas cadeiras, um computador, uma impressora, um fax e uma série de softwares e ferramentas que são utilizadas no mercado financeiro.

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6.

ANÁLISE DA EMPRESA

6.1.

DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL DA ORGANIZAÇÃO - ANÁLISE

SWOT

FATORES EXTERNOS OPORTUNIDADES

AMEAÇAS

 Aumento de número de obras na construção civil.

 Impostos

 Demanda por serviço de alta qualidade  Facilidade

de

 Falta de mão-de-obra especializada

financiamento

 Novas tecnologias

para

construção e reforma.

FATORES INTERNOS FORÇAS

FRAQUEZAS

 Material de alta qualidade

 Sistema informatizado incompleto

 Imagem de empresa sólida (18 anos de

 Falta

mercado)  Tratamento diferencial

de

equipamento

tecnológico

avançado  Estoque para entrega de curto prazo  Investimento na empresa

6.2.

POSSÍVEIS CAUSAS E CONSEQÜÊNCIAS

Ausência de mão-de-obra especializada, infra-estrutura inadequada, impostos altos, falta de investimento em novos equipamentos tecnológico, sistema informatizado incompleto. A empresa vem enfrentando problemas com faturamento e perda de clientes.

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6.3.

SUGESTÕES

Investir na infra-estrutura física, levantar os fornecedores das matérias-primas para diminuir o impacto dos impostos, cadastrar e atualizar dados completos dos clientes e inclusive a satisfação dos serviços realizados, adquirir outros equipamentos para setor de produção, manter os estoques adequados para produção rápida.

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7.

DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ESTÁGIO

7.1.

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

As atividades desenvolvidas concentraram-se na Emissão de Notas Fiscais, Contas à Pagar, Contas a Receber, Conciliação Bancária e Fluxo de Caixa.

7.2.

CONHECIMENTOS TÉCNICOS ADQUIRIDOS

O estágio foi desenvolvido utilizando conhecimentos obtidos na disciplina de Contabilidade Geral como: Plano de Conta, Noções de Débito e Crédito, Conta de Resultado e Lançamentos. Os principais trabalhos desenvolvidos, cujas realizações ocorreram foram: Emissão de Contas a Pagar,

Contas a Receber, Fluxo de Caixa, Notas Fiscais e Conciliação Bancária.

7.3.

ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DA REALIZAÇÃO DO ESTÁGIO

Sempre tive vontade de exercer uma profissão onde fosse possível trabalhar com finanças. Quando iniciei o curso de Administração tive oportunidade de exercer uma parte dessa atividade na empresa de um amigo, com passar do tempo observei que o mercado de trabalho está cada vez mais exigente com seus profissionais - a especialização é uma delas. O desenvolvimento das atividades no estágio proporcionou-me oportunidade de visualizar e executar os processos referentes ao setor financeiro, adquirindo aspectos positivos como aprender a usar ferramentas essenciais para o desenvolvimento do meu trabalho, a prática da livre iniciativa e oportunidade para o desenvolvimento de habilidade. A atividade em que participei atingiu o objetivo proposto considerando o curto espaço de tempo destinado ao estágio.

7.4.

SUGESTÕES PARA A EMPRESA EM RELAÇÃO AO ESTÁGIO

Sugiro a empresa que estabeleça estratégias para ampliar seus departamentos, e que abra suas portas para estagiários atuarem com parceria para a troca de experiências e conhecimentos que venham a colaborar com o crescimento da empresa.

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8.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 3. ed. São Paulo: McGraw – Hill do Brasil, 1983. _________________ Introdução à Teoria Geral da Administração. 4. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1995. ________________ Administração – Teoria, Processo e Pratica. 3. ed. São Paulo: Makron Books, 2000. _________________ Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. 4. ed. rev. e ampl. São Paulo: Atlas, 1995. __________________Teoria geral da administração: da escola competitividade na economia globalizada. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

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