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¿Por qué es importante evaluar la información documentada? La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización correspondiente a la conformidad o no conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha finalizado con la conformidad o no conformidad. Entonces, a través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación, donde se indica de manera clara si se encuentra un documento equis en estado de conformidad o de no conformidad, esto, en pocas palabras para saber si es correcto lo desarrollado o no, según lo expresado en la norma NTC ISO 9001. En primera instancia, la conformidad radica en el cumplimiento de la norma, mientras que por el otro bando: la no conformidad, implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial. En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de Calidad, comparten grandes cualidades de acuerdo a los errores comunes que tienen a la hora de desarrollar los documentos guías para este. Dentro de ellas dejan pasar detalles que convierte en no conformidad muchos de estos, según lo que señala la norma NTC ISO 9001, pues solo van a lo que toma de modo explícito, como el claro ejemplo de no firmar los documentos por la alta dirección de la organización, o el no ser divulgada al cliente interno y externo, solo se basa en una documentación y no en la implementación-, corroborando la mala gestión al realizar los procesos dentro del desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la compañía.

Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y externos, buscando una motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos y servicios que la compañía implemente, así, como principal motivo, debe ser cada proceso que este en el modo del Sistema de Gestión de Calidad. Por lo anterior, se concluye que todos los procesos deben ser eficaces a la hora de intervenir de manera de en términos de calidad, viéndolo desde el punto de vista del S.G.C., y por esto, la evaluación de la información documentada cumple una gran importancia, pues adecua lo que está bien y lo que no, todo, según la norma NTC ISO 9001, guía del desarrollo total del Sistema de Gestión de Calidad en las organizaciones.